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【摘要】
本文就本公司現使用的檔案管理系統展開論述，詳細介紹了BS系統及CS系統各自的優點和缺點，通過對比BS系統與CS系統之間的不同之處，使我公司能更好地選擇合理適宜的檔案管理系統，充分體現了檔案管理系統在檔案現代化管理中的重要作用。
【關鍵詞】
檔案管理系統；BS系統；CS系統；現代化管理
目前我公司使用的檔案管理系統V5.0版分為BS版本及CS版本。檔案管理系統以CS版本為基礎，BS版本主要提供與之配套的WEB部分功能。BS版本，即瀏覽器版本，提供給項目部的檔案人員，進行錄入檔案數據、上傳電子原文，系統V5.0版BS版本不提供打印輸出功能。CS系統提供給專職檔案人員，進行錄入、打印卷內目錄等報表、移交清冊的統計等移交統計收進統計、設置項目的錄入界面與授權。
一、BS系統體系
（一）BS系統簡介。
當前BS結構作為企業信息系統體系結構已基本成熟。在結構上，BS系統采用三層分布式，它是以BS應用系統結構為基礎，縮小了整個系統的維護量，為客戶機提供便利。該結構省去客戶機與數據庫互動的過程，客戶機可以直接調用服務器的應用邏輯，然后由邏輯替代客戶機對數據庫進行存取。從而減少向服務器發SQL請求的次數，提高了服務器性能。在BS系統的三層分布式中，整個系統由三部分組成：應用服務器、數據庫服務器及客戶機?？蛻魴C主要負責處理與用戶之間的交互和應用服務器的交互。而應用服務器的職責則是處理應用邏輯，接收客戶機方應用程序的請求，然后通過轉化為數據再與數據庫服務器交互，將結果傳達到客戶機方的應用程序中。
（二）BS系統在企業檔案管理中的重要作用。
項目應用檔案BS系統大大提高了工作規范性及工作效率。通過給項目開放檔案室數據，項目檔案人員可瀏覽到全公司相應類別檔案館藏，對比其他項目檔案著錄項，規范錄入本項目檔案。同時，相對項目傳統的利用Excel錄入檔案數據而言，效率明顯提高了很多。BS的批量編輯功能是一個亮點，它最多可執行20條目錄同時批量編輯，對于錄入相同著錄項或改寫相同著錄項，這一功能非常實用。BS的檢索功能也值得一提，通過查詢界面，利用錄入框中的相應條件，即可查詢到相應文件，如果不知道文件字號，可在題名框中輸入最有可能在題名中出現的文字即可顯示查詢結果，方便快捷。在BS系統中還可進行庫房日常溫濕度記錄，需要的時候打印輸出記錄即可。此外BS系統還可實現檔案預約借閱功能，簡化了檔案管理工作流程。
二、CS系統體系
（一）CS系統簡介。
CS模式體系的結構分為兩層：一是在客戶機系統的基礎上添加了用戶界面與業務邏輯的客戶端程序。二是利用網絡結合了數據庫的服務器端。CS結構能夠合理地將任務分配到服務器端及客戶端，大大降低了系統的通信開銷，充分發揮了服務器端與客戶端硬件環境的優勢。在早期軟件系統中，客戶端需要安裝專用的軟件。CS結構的優點在于其能夠充分發揮客戶端的處理能力，大部分工作可以先經客戶端處理然后提交給服務器，從而使客戶端的響應速度快，便于操作。
（二）CS系統在企業檔案管理中的重要作用。
CS系統較BS系統具有更強大的功能。在BS系統錄入檔案數據后，在CS系統可打印卷內目錄、案卷目錄等各類表報，實現移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等統計功能，免去了制作大量表格的麻煩。機關檔案管理人員可給項目設置用戶并授予相應權限，從而通過網絡檢查檔案數據錄入是否規范，指導項目完成檔案數據錄入及更改。較傳統的指導、答疑方式節省了專職檔案人員的時間，從而使專職檔案人員有更多的時間從事檔案開發利用工作。在檔案年報管理方面，在系統中填寫年報數據后，利用數據上傳功能，即可將數據上傳至上級檔案管理部門進行數據接收，無需報送紙質報表，極大地提高了工作效率、簡化的工作流程。
三、BS系統與CS系統的比較
企業管理檔案信息的兩種常見模式是CS系統與BS系統，他們各有優點和缺點，同時適用的業務范圍也不相同。在系統的投入成本上，BS系統由于只有一次投入成本，之后的投入只在服務器端的特點，它的投入成本比CS系統少很多。在系統的安全維護上，BS系統相比于CS系統略顯不足，因為BS系統的前臺效率不高，表現力低下所以安全系數并不高。企業應當根據自身發展狀況及業務需求來選擇適合的檔案管理模式。通常來說，CS系統適用于業務量較大且復雜的企業，因為CS系統能使企業在檔案管理上更快捷更有效。而BS系統則適用于有眾多異地分支機構的集團及企業或者業務量小且邏輯簡單的企業，因為BS系統能簡化網絡模式，減少投資成本開支。筆者公司檔案部門用的是CS及BS，BS主要用于錄入，CS用于管理管理。
四、結束語
綜上所述，檔案綜合管理系統的使用能夠提高檔案管理的效率，促進檔案管理的標準化、規范化。它是檔案現代化管理進程中的里程碑，是檔案現代化管理模式的必然發展趨勢。
作者：金鑫 單位：中鐵大橋工程局集團第二工程有限公司
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