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摘要
在新媒體環境下，高職院校檔案管理人員既面臨著機遇也面臨著壓力和挑戰。要克服壓力迎接挑戰，高職院校檔案管理人員必須在能力、情懷、技能等方面不斷提高和增強修養，才能做好本職工作。把上述幾個方面概括成高職院校檔案管理人員的“長寬高”，以形象的語言來表達，以期促進高職院校檔案管理人員素質、能力的提高和發展。
關鍵詞
新媒體；高職院校；檔案管理人員
新媒體就是以互聯網為基礎，借助云計算、大數據、計算機和數字電視、移動互聯網等技術實現的新媒體形態。它具有信息容量大、傳播速度快、覆蓋范圍廣、自由便捷、互動性強等基本特征。在此形勢下，高職院校檔案管理人員既面臨著機遇也面臨著壓力和挑戰。要把握機遇克服壓力迎接挑戰，高職院校檔案管理人員必須在能力、情懷、技能水平、知識面、眼界等方面不斷提高和增強修養，把握好自己的“長寬高”，才能完成好本職工作。
一、“長”就是指高職院校檔案管理人員要有善于收集、長于梳理的能力
新媒體的集成性使其具有了“多媒體”的特性，在此環境下，高職院校檔案管理人員在能力方面必須要有善于收集、長于梳理的能力，才能克服新媒體帶來的工作壓力和挑戰。
1.要有善于收集的能力。
在新的時代背景下，新媒體平臺已經逐漸成為人們獲取信息和溝通交流的首要途徑[1]105。面對繁雜多樣、海量的信息，檔案管理人員能否從中發現和找到對學校和教職工以及學生有用的信息資料尤為重要。它不僅是一種工作態度的問題，而且是一種工作能力的問題。善于收集新媒體環境下學校生成的各種有用信息，是考量檔案管理人員工作態度和工作能力的尺度。面對海量的信息資料，檔案管理人員要做好工作就必須善于把方向、管導向、抓傾向，扭住根本，審時度勢，隨時而動，順勢而為，及時、主動地去各基層處室、各教學環節收集各種信息材料，而不是守株待兔地等人送，坐失機遇。要主動出擊，定期不定期地到基層去，循著學校工作中的重點、熱點和難點，以及全局性、普遍性工作做信息資料收集工作，切實發揮好檔案管理工作為學校決策咨詢、教師教學科研和學生成長就業服務的功能。
2.要有長于梳理的能力。
信息資料收集工作的認真負責是做好檔案管理工作的第一步。對信息資料的梳理、編輯和開發也是十分重要的環節。在新媒體環境下，對信息資料的梳理對于檔案管理人員來說尤為重要，要從海量的信息資料中梳理出有用的資料就成為一種基本的能力。梳理信息資料的過程就是研究分析的過程，開展研判、編輯和分類的過程。既是檔案管理工作的一部分，也是能力訓練提升的過程。因此，面對新媒體環境，檔案管理人員要不斷地訓練和提高自己對信息資料的梳理能力。
二、“寬”就是指高職院校檔案管理人員必須眼界要寬、知識面寬、情懷要寬
新媒體的融合性使其具有了“全媒體”的特性，面對此情此景，高職院校檔案管理人員必須眼界要寬、知識面寬、情懷要寬，才能應對新媒體給予的挑戰，順利完成歷史和時代賦予的使命。
1.眼界要寬。
在新媒體環境下，我國改革進入深水區、攻堅期，經濟發展進入新常態、各種社會矛盾復雜化，在此形勢下，高職院校檔案管理人員工作也面臨著挑戰和巨大壓力，提高和增強高職院校檔案管理人員工作實效性，特別需要高職院校檔案管理人員具有開放性、務實性和前瞻性的戰略思維。要積極主動開闊眼界，在工作中不能滿足于當下，要站得高、看得遠，具有前瞻性，及時了解黨政工作、教職工和學生對檔案管理工作的基本訴求，做到接地氣、切實際，把檔案管理工作中可能遇到的各種可能性想清楚，做好預判，在細節中體現功夫。要練就一雙能夠敏銳發現檔案管理工作存在問題的“慧眼”，洞悉問題產生的原因，找準問題解決的辦法，達到事半功倍的效果。
2.知識面要寬。
新媒體以其互動性、及時性、便捷性、海量信息等特點，迅速展現了其在信息傳播方面的獨特優勢，高職院校檔案管理人員要及時了解和掌握新知識，特別要學習掌握與新媒體相關聯的知識，學習和領悟新媒體的傳播特性、方式手段和發展方向，了解新媒體受眾捕獲、消化信息的習慣，融會貫通，在工作中使其與檔案管理工作相結合，用科學知識、技術等豐富檔案管理工作過程和內容；同時也要掌握更多的社會人文知識，涵養自身人文知識素養，豐富知識儲備，優化知識結構，不斷拓寬自身的知識視野，提高自己從事檔案管理工作的水平和能力。
3.情懷要寬。
在新的形勢下，檔案服務高校辦學要改“被動服務”為“主動服務”、“單一服務”為“立體服務”[2]36。這就要求檔案管理人員要有寬廣的職業情懷。情懷寬廣是高職院校檔案管理人員職業道德情懷的體現，是做好檔案管理工作的一項重要保證。檔案管理工作是服務性工作。檔案服務就需要有愛心，有了愛心就會把工作做好。在新媒體環境下，檔案管理人員面對學校管理人員、教師和學生就必須要有愛心。為教學服務、為教師服務、為學生服務，心里裝著他們，工作中想著他們，一切圍繞他們的工作服務，這不僅是一種職業情懷，也是一種崇高的人文關懷的體現。
三、“高”就是指高職院校檔案管理人員要有較高理論素養，案卷設計水平高、案卷布局藝術性高
新媒體具有的集成性和融合性使其具有了“多媒體”、“全媒體”的功能和特性，這就要求高職院校檔案管理人員在技能水平、案卷設計和案卷布局的藝術性方面必須要有較高的水平和素養，才能把工作做好做活。
1.技能水平要高。
在新媒體環境下，新知識、技術、信息等層出不窮，面對此情此景，檔案管理人員必須要有駕馭新媒體技術的能力，靈活運用新媒體手段來開展檔案管理工作，使檔案管理工作聲情并茂實現“全媒體”。這是高職院校檔案管理人員應對新媒體、適應檔案工作新常態的必然選擇。在工作之余，有計劃地擠時間學習和掌握計算機等多媒體制作技術，應是高職院校檔案管理人員的一種自覺選擇和“新常態”。把掌握的新媒體技術及時地運用到檔案管理工作中來，讓新媒體技術成為得心應手的工作本領，避免檔案管理工作的枯燥、呆板，掌握和利用新媒體技術實現檔案管理工作的信息化、現代化和媒體便捷化。
2.案卷設計水平要高。
新媒體的普及和廣泛運用，使人們的視野更加寬廣，獲取信息和知識的渠道更加多樣、便捷自由，極大地影響著人們的生活和工作。高職院校檔案管理人員對案卷的設計要堅持高標準，堅持新穎、適當、合宜的原則，既不能墨守成規、濤聲依舊，也不能只顧眼前、亦步亦趨，要做一件成功一件，既要滿足當前，也要能滿足以后，培養檔案工作者在檔案收集、利用、傳播優秀文化實踐上的主動意識。案卷設計要謀求高標準、新高度，牢固樹立服務理念，在具體的工作中堅持創新精神，突出重點、突破難點，使教職工、學生查閱檔案的過程時間縮減、效率提高，增加查閱的愉悅度。用科學正確的方法，依靠先進技術的支持，有計劃、有步驟地推進檔案管理工作向前發展，用檔案工作一個個實實在在的“顯績”來匯總成服務于教育事業長遠發展的“潛績”。
3.布局藝術性要高。
檔案管理工作是一項具有藝術性的工作。之所以如此是由檔案管理工作內容的本質屬性決定的。因此，檔案管理人員在整體布局中必須要有高超的藝術性。這種藝術性是指在檔案館的檔案信息平臺的整體布局過程中，建立欄目設置較為齊全、網站內容相對豐富、運作機制比較健全的網站，既要考慮保密性、科學性，也要考慮藝術性，否則會使人有一種進入故紙堆的感覺和印象。這種藝術性是一種適應新媒體時代的認知和體現，把藝術帶給服務對象的不僅是一種創新，也是一種改變人們對檔案管理工作認知的大膽開拓。通過改變環境形象來提高師生對檔案管理工作的新認知，爭取他們對檔案管理工作的支持和理解。
作者：姚萍 張曉林 單位：楊凌職業技術學院
參考文獻
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第二篇：高職院校離退休人員檔案管理利用
摘要：
在信息化社會環境下，檔案越來越受到各行各業的重視。對于高職院校來說，離退休人員檔案也是學校未來發展的寶貴資源，如何高效地管理和利用離退休人員檔案是本文要研究的主要問題。
關鍵詞：
淺議；高職院校；離退休人員；檔案；管理；利用
0引言
延安職業技術學院成立于2005年8月，由6所中專學校合并組建而成，在2014年年底又合并3所中專學校，截至2015年年底有在職教職工1018人，離退休人員452人，其中離退休人員有專業技術職務的242人，占全體離退休人員的54%，經過十年左右的發展，由這些離退休人員的發展變動形成的檔案資料成為了學院發展的一項寶貴資源。尤其是隨著我國人口老齡化進程的加快，學院的離退休人員數量也在不斷上升，相應的檔案資料的管理和利用也成為了學院檔案工作人員要研究的重要課題。如何做好離退休人員檔案的管理和利用工作，更好的為離退休人員服務，使其充分發揮余熱，是本文要研究的主要問題。
1高職院校離退休人員檔案管理內容
高職院校離退休人員的檔案內容涉及的范圍比較廣，包括其個人基本情況以及在校工作期間各種行為動態的變動記錄。按類型來說，離退休人員檔案管理的內容主要包括以下三個方面。第一，人事檔案。人事檔案是教職工進入學校工作時建立的，記錄教職工在職期間所有相關的資料，包括黨團情況、職務任免、獎懲、工資、考核記錄、科研成果等在內的多項內容。對于離退休職工來說，其人事檔案資料除了上述基本內容之外，還要包括退休人員退休履歷表、標注好退休時的歸屬單位；離退休人員社保醫保資料登記表，以便學校及相關部門后期更好的為離退休人員服務。學校檔案管理部門一定要在詳細查訪之后對這些資料進行仔細登記，保證檔案資料的真實性和完整性，以方便后期檔案資料的開發利用。第二，健康檔案。在教職工離退休之后，學院會有計劃、有組織地安排其中一些身體好、有能力的老同志開展一些社科活動，發揮其余熱為年輕的教職工或學生傳授經驗和知識，離退休職工的健康檔案就是一項重要參考。學校要以服務為宗旨為離退休人員建立健康檔案，其中記錄著離退休人員定期檢查的身體健康狀況，對于患有特殊病癥的離退休人員要建立特種病定期檢查記載檔，以確保各人員身體健康狀況資料完整詳細，為離退休職工活動的組織安排提供參考。第三，專業技術檔案。專業技術檔案也是高職院校離退休人員檔案管理的一項重要內容，在延安職業技術學院當中，所有的離退休人員當中有專業技術職務的占到了一半以上，足以說明加強專業技術檔案管理的必要性。離退休人員當中有許多經驗豐富、專業能力強，并且取得了不小的成就，為了充分發揮這些老專家的專業特長為學校的未來發展貢獻更多的力量，學校有必要利用專業技術檔案做好人才資源的二次開發利用。檔案部門要注意加強對離退休人員在職期間參加過的科研活動、技術職稱報告、各類證書資料等進行搜集整理，并將其作為學校的寶貴財富進行歸檔，以便后人查閱利用。
2加強高職院校離退休人員檔案管理與利用的途徑
2.1加強高職院校離退休人員檔案信息化管理
進行檔案管理信息化建設是加強高職院校離退休人員檔案管理和利用的一條重要途徑。進行檔案信息化管理主要可以從以下幾個方面來開展。
2.1.1建立離退休人員檔案數據庫
隨著學校離退休人員數量不斷擴大，檔案管理工作也變得越發復雜，信息化管理已經成為必然趨勢。進行檔案管理信息化建設是為了提高檔案管理工作的整體效率，也為實現檔案資源的共享提供便利，而實現這些目標的基礎都必須依靠數據庫的構建。學院要根據自身離退休人員的具體情況，利用現代科學技術引進符合實際的檔案數據庫，這會為學校、政府部門、社會組織等獲得離退休人員的全面信息掃清障礙，方便實現檔案信息的共享，進而推進離退休人員檔案社會化進程的發展。
2.1.2明確離退休人員檔案管理信息化建設標準
在離退休人員檔案管理信息化建設過程中，要明確相關規范標準，依靠相關的政策指導檔案信息化建設，確保低成本、高效率地建成符合學校離退休人員檔案管理需要的信息管理系統。如果條件允許，學校還可以建立檔案管理信息化建設指導委員會，全權負責監督、考察檔案管理信息化建設的執行情況，確保各項標準、政策落實到位，切實建立起滿足發展需求的離退休人員檔案信息化管理系統。
2.1.3提高檔案管理人員信息化工作技能
為了真正實現高職院校離退休人員檔案信息化管理，除了要建立必要的數據庫之外，還要配備專業工作人員。要求離退休人員檔案信息化管理工作人員除了要具備檔案管理相關的專業知識和技能之外，還要掌握計算機相關的操作技能，熟悉檔案信息系統的各項功能，具備信息化意識，能夠理解離退休人員檔案資源開發利用的積極意義，進而積極投身到檔案管理工作當中，使檔案資源的價值得到充分的開發。
2.2提高高職院校離退休人員檔案管理規范化水平
2.2.1規范離退休人員檔案管理與利用流程
加強高職院校離退休人員檔案管理與利用的一個必然要求就是要提高管理工作的規范化水平，明確各項管理流程和標準。與其他人員的檔案管理不同，高職院校在開展離退休人員檔案管理時還要建立專門的離退休初始檔案，除了要對其基本情況的人事檔案進行搜集整理和落實之外，還要由檔案人員對離退休人員進行家訪，了解其離退休前后的具體情況，包括退休歸屬單位、家庭住址、聯系方式等，并對相關信息逐一記錄歸檔，錄入數據庫。以便后期更好地為離退休人員提供服務。
2.2.2健全相關的管理制度
為了提升高職院校離退休人員檔案管理的規范化水平，學校還要建立健全相應的管理制度。首先，學校的管理層要及時轉變觀念，意識到離退休人員檔案的重要性，明確離退休人員檔案管理流程和標準，并制定相應的管理制度。改變過去落后的檔案管理模式，充分發揮信息化環境下檔案管理系統的優勢，嚴格按照離退休人員檔案管理相關的制度政策開展工作，確保各項工作有章可循。其次，學校還要意識到離退休人員檔案的價值，明確檔案資源查詢、借閱、使用的具體流程，嚴格按照制度執行，從而在確保離退休人員檔案完整、真實的前提下發揮檔案資源的價值。
2.3強化離退休人員檔案的開發利用
由于歷史因素的影響，很多高職院校離退休職工往往看不到自身的價值，存在嚴重的消極情緒，認為自己離開了工作崗位就不會創造什么價值了，因而也就缺乏參與各種科學研究、學術討論等活動的積極性，再加上這些教職人員退休之后居住相對分散，難以集中起來開展活動，離退休人員的價值就難以被真正發揮出來，這就給高職院校離退休人員檔案管理工作提出了新的要求。面對這種局面，高職院校要樹立必要的檔案意識，加強離退休人員檔案的管理，完善離退休人員的個人信息，并保持動態更新，以離退休人員的需求為根本提供必要的服務，體現出組織對他們的關懷，尤其是要加強對那些有特殊困難的人員的扶持幫助。同時，高職院校還可以通過對檔案資料的分析發現離退休教職工中尚可發揮余熱的人員，挖掘離退休人員中的能量，為學院的教育教學改革服務。比如，學?？梢云刚埳眢w狀況良好、專業經驗豐富的離退休人員成立科研協會，指導在職教師、在校學生的科研工作；還可以邀請曾經擔任管理者的離退休人員參與學校的黨團工作當中，為組織的建設發展出謀劃策，從而促進高職院校在新時期更快更好地發展。由此可見，通過對離退休人員檔案進行開發利用，不僅豐富了他們的晚年生活，還為他們發揮余熱提供了舞臺，對于學校和離退休人員來說實現了雙贏，值得提倡和推廣。
3結語
綜上所述，高職院校離退休人員檔案管理涉及的內容比較復雜，類別多樣，因此在管理過程中要強調規范化，還可以通過建立檔案信息化管理系統來提升離退休人員檔案管理水平，高職院校還要充分利用檔案資料來為離退休人員服務，并挖掘其價值，使離退休人員繼續為學校的發展服務。
作者：李亞林 單位：延安職業技術學院
參考文獻
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第三篇：高職檔案管理五常法應用
摘要：
檔案管理是高職管理中的基礎工作，目前正在朝著規范化、制度化、現代化的方向進行發展，為了實現這樣的目的，就需要將“五常法”應用到高職的檔案管理中，針對檔案管理的具體特點來開展工作，從而提升檔案管理的科學化和條理化，從而促進高職檔案的高效開展。
關鍵詞：
五常法；高職檔案管理；模式
高職院校在工作開展中，除了要做好教學工作以外，還需要注重教學檔案的整理工作。檔案管理工作開展的科學與否是衡量教學管理開展的質量、水平以及績效的重要依據，但是目前許多高職院校在開展檔案管理工作的時候，存在著不收集、不管理的現狀；檔案整理起來也往往是束之于高閣，并不加以利用；在進行檔案管理的時候，往往是以人工工作為主，這樣就會降低檔案管理的效率。基于此就需要將的“五常法”的檔案管理模式應用起來。
一、高職檔案管理模式的常見弊端
目前高職檔案管理工作水平還存在著較大的弊端，管理質量參差不齊，具體表現在以下三個方面：
1.高職院校的檔案管理工作是處于一種邊緣化的狀態
國家在頒布的《高等學校檔案管理辦法》中規定，學校行政部門要注重檔案管理的工作。但是目前地區的高職教育過程中，依舊是以教學工作為主，而對檔案管理工作不重視，而地區人民政府對高職院校的檔案管理工作也不重視，因此高職院校在檔案管理過程中受到的指導就比較有限，往往會在檔案管理過程中出現各自為政、自行探索的狀態。
2.高職院校檔案管理機構缺乏獨立性
盡管說目前一些高職院校已經建立了專門的檔案保管機構，也就是綜合檔案室。但是這些管理室成立的時間并不長，沒有形成自己的獨立管理模式，檔案管理人員也都不能直接參與到學校的重大決策的制定過程，因此檔案管理也缺少一定的權威。而且，檔案管理人員除了需要對檔案進行整理以外，還有一些其他的工作，這樣就不能及時開展檔案管理工作，這就會影響檔案管理工作的效率。
3.檔案管理人員的素質不高
民辦高職在管理過程中，往往希望低投入、高回報，因此人員在進行事務安排的時候，往往身兼數職，檔案管理工作往往是由各系的秘書來進行管理，但同時秘書還有處理日常教學事務、行政事務等多方面的內容，這樣就造成檔案管理人員的工作內容教學繁重，因此就缺少時間和精力進行學習，因此高職檔案管理人員的素質就較低，這就會為檔案管理工作帶來一些不利的影響。
二、創新管理模式，開展“五常法”管理的必要性
1.“五常法”管理的基本理論
“五常法”是一種現代化的管理方法，是由香港的何廣明教授于1994年提出來的，分別指常組織、常整頓、常清潔、常規范、常自律。常組織是指需要對完成任務的物品進行整理，將必需品和非必需品分離開來；常整頓：是指要將必需品放在容易獲取的地方，這樣就能提升工作的效率；常清潔：是指需要經常對工作場所和使用的物品進行清理，對灰塵、污垢進行處理，從而保持工作環境的美觀性；常規范：就是指需要將常組織、常整頓、常清潔的過程當做是一種的工作習慣，形成自己的工作方式；常自律：主要是指員工在工作過程中需要遵守規章制度，并且對自身的行為進行約束，形成良好的工作習慣。
2.“五常法”應用于高職檔案管理的必要性
當前，高考人數在逐年遞減，因此高職院校的生源在不斷較少，為了吸引學生報考高職院校，就需要高職加強其內部的管理，提升自身的軟實力，這也是未來高職院校需要努力的方向。“五常法”對檔案管理的優勢已經逐漸凸顯出來，因此高職院校就需要將“五常法”引入到其自身的檔案管理過程中，促進檔案管理的科學性、條理性，營造出良好的檔案管理環境，規范化檔案管理的過程，這樣就能提升檔案管理的效率，在檔案管理中遇到一些問題也能夠積極進行解決。
三、應用“五常法”進行管理的檔案管理模式探討
將“五常法”具體應用到高校的檔案管理過程中，具體從以下五部分來進行開展：
1.常組織
在進行檔案管理的過程中，需要對一些必需品和的非必需品來進行劃分。首先，需要對辦公區和借閱區進行整理，保證辦公桌上的整潔有序，在桌面上只擺放一些經常使用的物品，比如電腦、文件夾、打印機等，辦公桌面需要保持干凈，在文件柜中的物品需要擺放整齊，桌面保持無灰塵。對借閱區的物品進行定期清理，對于一些不需要的物品需要及時移走或者入庫，營造出良好的閱覽環境；其次，是對檔案進行分類處理，一些不必存檔的文件就需要及時進行處理。要做好文件的轉移工作。檔案要分類擺放，不能隨意凌亂擺放，這樣就能保證資料的安全。
2.常整頓
對檔案整理過程中，需要對檔案進行分類整理，從而提升檔案整理效率。對文件進行分類整理，對每個文件都編上可查詢的文件號，然后輸入到計算機檢索系統中，這樣就能保證檢索文件的快捷性。在對珍貴文件可以進行掃描，這樣就能實現數字化的加工，提升檔案利用的效率。
3.常清潔
檔案管理中的清潔工作，首先就需要做到“防塵”，同時還需要保證檔案管理環境無垃圾。在做清潔的過程中需要全方位處理，從上到下，從里到外對檔案室進行全方位的清潔處理，定期對密集架、檔案柜進行處理，從而營造出一個良好的工作環境。
4.常規范
檔案管理人員需要養成規范的檔案管理習慣，做好清潔、嚴禁煙火，做好檔案室的通風、排氣工作，還需要避免卷宗受到蟲蛀的影響，檔案管理人員要形成科學高校的工作習慣，制定量化的考核制度，對管理人員的行為進行規范。
5.常自律
管理人員需要對自己的行為進行約束，養成自律的習慣，檔案館無論何時都需要保持有序、干凈，給人一種美好的形象，用積極的態度來對待自己的工作，養成隨時整理檔案、隨時清潔的習慣。
作者：蘇和 單位：內蒙古自治區鄂爾多斯職業學院
參考文獻：
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