前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的企業檔案管理體制探討(4篇)，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
［摘要］
在企業管理過程中，檔案管理是必不可少的組成元素，關乎企業經營者科學決策，合理制定發展戰略，優化配置各項資源。而在時展浪潮中，企業檔案管理體制改革已成為一種必然趨勢，是企業得以生存發展的首要前提。為此，需要全方位分析主客觀影響因素，不斷規范企業內部各項工作，加快企業檔案管理體制改革步伐，提高企業檔案信息資源利用率，充分展現自身價值，不斷增強企業的核心競爭力，不斷發展壯大。
［關鍵詞］
企業；檔案管理；體制；改革；探討
隨著社會市場經濟不斷發展，企業數量、種類不斷增多，運營規模不斷擴大。隨之，在數量、種類方面，企業檔案已達到歷史新高。在信息化時代下，作為一種重要的資源，檔案信息在不同程度上影響著企業的生產、決策等活動，在企業整個運營過程中發揮著特殊作用。但新時期企業檔案管理工作存在各種問題，急需要改革對應的管理體制，使檔案信息資源更好地服務于企業，不斷增加企業的運營效益。
1企業檔案管理體制現狀
在科技日益發展的浪潮中，社會市場經濟持續變化，不同行業、領域各類企業如雨后春筍般不斷涌現，企業之間的競爭日漸激烈，面對著各方面挑戰。企業已有的檔案管理體制已經無法滿足社會市場發展的客觀要求，各方面存在的問題不斷顯現。一是：企業檔案管理思想落后。在傳統思想的作用下，企業領導者、企業職工都忽視了企業檔案管理的重要性，誤認為檔案管理一項服務保障性工作，不會直接影響企業的運營效益。在此情況下，企業經營者沒有結合自身實際情況，制定科學的硬性考核指標，調動內部員工工作的積極性、主動性，企業檔案的整理、歸檔、利用等工作存在各種問題，檔案數據信息準確率低下，嚴重阻礙企業的持續發展。二是：企業檔案管理模式不規范化。當下，企業檔案管理工作沒有健全而統一的檔案管理制度，不具有其規范性，導致相關工作無法順利開展。通常情況下，為了減少自身運營成本，企業采用分散化檔案管理方法，減少內部檔案管理人員數量，重要的應用型檔案文件被分散到不同部門中，檔案信息得不到應有的保護，丟失現象十分嚴重，檔案信息資源利用率低下。三是：檔案管理技術手段滯后。在新時代下，部分企業對各種新技術的應用程度不高，檔案存檔等設備不夠健全，導致檔案管理工作的正常運行，檔案管理的“現代化、科學化”進程較慢，無法滿足社會市場的動態變化。
2企業檔案管理體制改革策略
2．1加強檔案管理，做好依法治檔工作
在新時代下，政府檔案管理部門需要從不同角度不斷健全企業檔案管理體制。在此過程中，政府檔案管理部門要使執法和指導關系明確化，實現法律、管理、服務三元素的有效統一，為企業檔案管理工作有序進行提供更加優質的服務。由于私營企業檔案管理工作存在鮮明的私有性，政府要充分發揮執法管理、監督的重要作用，使其不再處于無人管理的狀態，確保檔案管理工作更加規范化、科學化。
2．2實現檔案信息一體化管理模式
在生存發展道路上，企業需要根據自身運營情況，構建科學化的信息管理體系，采用一體化的檔案信息管理模式，有效篩選、整合等企業內部各方面有用的檔案信息資源，構建一體化化的檔案信息中心，集中接收、應用等檔案信息內容，使企業檔案管理工作更具合理性、規范性。以此，優化配置企業內部各項資源，提高內部“無形資產”利用率，不斷增強企業的核心競爭力，提升企業整體形象，在行業中更具影響力，能夠更好地應對社會市場中來自各方面的挑戰，實現最大化的經濟效益。
2．3優化利用各種新技術
隨著社會不斷進步，企業也需要以社會市場為導向，遵循時展的客觀規律，緊跟時展的步伐，注重自身轉型，才能在激烈的市場競爭更好地生存發展。為此，在企業檔案管理體制改革道路上，需要優化利用各種新技術，巧妙地引入計算機網絡技術、集成光盤技術，充分利用各方面優勢，實現檔案信息的一體化管理，實現企業檔案信息聯網，檔案信息資源共享，為企業領導者科學決策提供有利保障。同時，簡化檔案管理程序，減少檔案管理人員工作量，提高檔案信息整理、存檔等工作效率與質量，也能在一定程度上提高企業內部人力資源利用率，有效防止企業檔案信息丟失、不全等問題頻繁出現，避免大量無形資產流失，確保企業內部各項工作順利進行，不斷促進企業的飛速發展。
2．4注重企業檔案信息的開發利用
從某種角度來說，在檔案管理過程中，企業需要做好檔案信息資源的收集、歸類工作，還需要綜合利用檔案數據信息，而開發檔案信息是不可缺少的重要環節。具體來說，企業需要多角度分析當下的運營現狀，收集各種關乎自身運營管理的檔案信息，確保內部各項運營活動的順利開展。還要以網絡技術為基點，構建合理的電子檔案數據庫，為規定范圍內用戶提供更加優質的服務，能夠不受時空限制，及時檢索到所需的檔案信息，提高檔案信息資源的利用價值。更為重要的是，在日常運營過程中，企業可以隨時獲取同行業重要運營信息資料，及時找到自身運營發展各方面重要的信息資料，不斷優化內部結構，順利開展各項業務活動。
3結語
總而言之，隨著社會市場經濟體制不斷完善，企業想要緊隨社會市場前行的步伐，必須走上深化改革的道路。由于檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分，在日常運營過程中，企業必須意識到檔案管理體制改革的重要性，注重檔案管理的法制建設與信息一體化建設，通過不同途徑，巧妙地融入現代化技術元素，優化利用企業檔案信息資源。以此，改變新時期企業運營現狀，使企業檔案管理體制更加規范化、科學化，提高內部檔案管理工作整體質量，促進我國新時期不同行業、領域各類企業走上長遠發展道路。
作者：曾昌波 單位：深圳市深潤福檔案技術服務有限公司
主要參考文獻
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［2］梁沙，李本強．我國檔案管理體制改革研究綜述［J］．檔案，2011（5）．
［3］劉東斌．局館合一體制下履行兩種職能研究文獻綜述［J］．檔案管理，2012（1）．
第二篇：企業圖紙檔案管理信息化建設思考
[摘要]
本文以中國汽車工業工程有限公司為例，從企業圖紙檔案管理方式的發展過程出發，對企業圖紙檔案管理信息化建設過程中出現的問題及對策進行了分析與思考。隨著信息技術的產生和不斷發展，其帶來的深刻變革影響到社會的方方面面。對于企業來說，信息技術決定一個企業的管理方式能否在科技發展的浪潮中處于領先地位，是關乎企業生存與發展的重要因素，而檔案管理工作作為企業管理信息化建設過程中的重要部分也在不斷進步和發展。本文以中國汽車工業工程有限公司(以下簡稱中汽公司)近十年圖紙檔案工作發展為例，對圖紙檔案信息化建設進行了思考。
一、圖紙檔案信息化建設發展過程
中汽公司成立于2005年，是由原機械工業部第四、第五設計院兩家單位合并而成，現隸屬于中國機械工業集團有限公司，是中國機械行業、中國建筑設計行業內實力雄厚的大型國有設計企業。十年來，隨著公司的不斷發展壯大，檔案工作也經歷了翻天覆地的變化，從傳統的單純依靠手工的檔案管理方式逐漸轉變成現代的信息化、電子化的檔案管理方式。
1.初期階段
圖紙檔案管理對象為單純的紙質載體的底圖和藍圖，圖紙在歸檔、保管、提供利用等工作環節需要完全依靠手工來完成。具體來說，底圖歸檔時，檔案人員在對歸檔底圖核對無誤后將其整理、登記入賬及入庫。當需要調曬底圖時，檔案人員在庫房中找出需要的底圖并送去調曬，調曬結束后再將圖紙整理后放回原處。這些工作看似簡單，但實際上卻費時費力，因為不僅歸檔圖紙數量多，日常調曬圖紙較頻繁，而且檔案人員又大多數都是女同志，每天都要抱著很重的圖紙在庫房里進進出出、爬上爬下。當時唯一能依靠計算機完成的工作只有錄入一個簡單的圖紙賬簿目錄，以便于完成一些基礎性的圖紙管理工作。
2.中期階段
隨著信息化建設在企業管理工作中的不斷發展，檔案信息化建設作為其中的重要部分也愈發重要。為此，公司信息技術部門建立了基于公司內部存儲各類信息資源的網絡資源中心，利用信息技術將圖紙的電子信息錄入到資源中心，形成一個電子圖紙的網絡存儲中心，為圖紙檔案存儲提供了更多的途徑。相關人員可以在資源中心查詢、調取電子圖紙及其相關信息，有利于對圖紙進行更加系統、準確的統計和管理。這個轉變使公司檔案管理工作邁上了一個新臺階，也為將來實現更高層次的圖檔信息化一體化管理打下了堅實基礎。
3.后期階段
作為一個設計圖紙數量從之前的一年幾萬張增加到現在的一年十幾萬張的企業，隨著業務的不斷擴大與發展，中汽公司對于圖檔資源管理的要求也逐漸提高，采用更高效、更便捷的圖檔信息化管理方式迫在眉睫。為此，中汽公司繼續加大對檔案信息化建設的投入，檔案部門無論從硬件還是軟件都得到了進一步的提升。公司信息技術部門對網絡資源中心、OA平臺這兩個重要的信息系統平臺進行了升級，將圖檔歸檔工作納入到辦公自動化系統中去，還對相關硬件設備進行了更新，購買了數碼藍圖機，將圖紙材質由以前的硫酸圖變為數碼藍圖。最終實現了工程項目從立項、出圖，直到圖紙歸檔、調曬利用等環節的工作全部都可以在電腦上操作完成的圖檔信息一體化管理。這種變革徹底改變了檔案人員純手工的檔案管理方式，極大地節省了勞動力，檔案人員不必再為圖紙調曬而反復搬運底圖，同時也節省了存放圖紙檔案的庫房空間。更重要的是，通過優化圖紙歸檔、調曬流程，極大地滿足了施工現場對發廠圖紙的時間要求，提高了檔案工作的質量與效率，為公司生產和建設提供了更加有力的支持。
二、圖紙檔案信息化建設中產生的問題
1.技術上還存在缺陷
(1)系統平臺之間不兼容
目前中汽公司日常辦公相關的系統平臺有兩個，分別是網絡資源中心和OA平臺，這兩個平臺都與檔案工作密切相關，資源中心負責存儲電子檔案，OA平臺負責接收和處理與檔案有關的各種工作流程。在檔案實際工作中，會出現為了完成一個工作要經常同時在兩個系統平臺之間來回切換的情況，但是這兩個平臺是互相獨立、無法兼容的，因此很多信息可能無法實時共享和更新，給圖檔管理工作帶來了不便。
(2)信息安全問題
檔案信息化管理具有快捷、優質、高效的特點，特別是對于圖紙檔案來說，數量巨大且牽涉部門、人員眾多，檔案信息化能極大地提高工作效率和節約人力資源。但同時，如果出現信息安全問題，也將嚴重影響日常的生產工作。因此，信息安全問題不容忽視。首先是電子檔案長期保存中的信息安全問題。電子檔案的長期保存受多種條件制約，包括載體壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性。這些因素處置不當，可能會造成檔案信息的損害和丟失。[1]其次是電子檔案的真實性、合法性問題。紙質圖紙上的單位蓋章和設計人員簽字具有法律效力，其真實性、合法性比較容易鑒別，而電子圖紙由于其易于復制、修改的特點，其真實性、合法性的鑒別受一定條件的制約。
2.外部環境的阻礙
(1)企業內部阻礙
對于一個設計企業來說，圖紙檔案信息化建設不僅僅與檔案部門有關，也與全公司的生產、運行工作有著緊密的聯系。圖紙產生與流轉的每一個工作環節，上到設計人員歸檔圖紙，下到印刷部門打印、調曬圖紙，隨著檔案信息化建設的每一步發展，都會發生調整和變化，檔案信息化建設可以說是一個“牽一發而動全身”的關鍵選擇?；诖穗m然檔案信息化建設從本質和長遠上來說是有利于工作發展的，但對于一些人來說，出于自身利益的考慮及惰性，會質疑甚至排斥新技術，從而影響檔案信息化建設的推行。
(2)企業外部阻礙
檔案信息化帶來的新技術也會使檔案本身產生一些新變化。比如近兩年由噴墨繪圖儀和激光繪圖儀發展而來的激光數碼曬圖機，由于其數碼技術相比模擬曬圖機的獨特優勢，正逐漸淘汰傳統曬圖方式。CAD或其他格式的電子文件，通過數碼曬圖機直接打印成藍圖，省略了傳統曬圖必須打印底圖的中間步驟，也省略了硫酸紙打印設備、曬圖設備和傳統曬圖所需的大量人工。這對于檔案工作可以說是一大進步，但是由于這種設備和技術相對較新，企業外部的一些相關機構和部門對此還持謹慎態度，依舊只承認底圖及其曬出來的藍圖，而不愿接受數碼藍圖。因此新技術在為檔案工作帶來便利的同時，也需要時間來檢驗和證明其安全可靠性。
三、圖紙檔案信息化建設的思考與對策
1.建立并完善相關規章制度
檔案信息化建設作為一項發展較快的工作，其相應的制度建設也要緊緊跟上信息化發展的步伐。企業檔案部門應積極組織貫徹落實國家檔案信息化相關標準和規范,從為企業全局服務的角度出發,結合企業檔案信息化建設的實際情況，適時制定相關檔案管理標準和規范，[2]充分發揮制度的控制和指導作用。不能讓檔案信息化建設無章可依，或是由于制度更新的不及時，影響檔案信息化工作的順利開展。
2.確保檔案信息安全
信息安全是檔案信息化建設的第一要務，企業檔案信息化建設中，應當充分考慮影響檔案信息安全的各種因素，制定和完善檔案信息安全防護措施，加強檔案信息安全保障體系建設。構建檔案信息安全保障體系應從以下幾方面著手：第一，應確保網絡傳輸安全；第二，加強電子檔案的信息存儲安全；第三，加強操作系統的安全性；第四，建立安全檢測系統，包括安裝殺毒軟件、防火墻并適時升級；第五，加強應用系統安全建設。[3]要防患于未然，把可能出現的安全問題控制在最小范圍，同時又不放松對紙質載體檔案的管理。
3.提高認識，更新觀念
檔案信息化建設的順利進行離不開企業領導對于檔案工作的重視與支持。對于企業領導來說，要更新觀念，提高認識，從有利于企業可持續發展的全局觀出發，將檔案信息化建設納入到企業管理信息化建設總體規劃中去，使企業檔案信息化建設與企業管理信息化建設有機結合，并且從人員、資金、設備等方面給予保障。對于普通員工來說，要把檔案信息化建設帶來的改變看成是企業管理信息化建設中的必然過程，要放眼將來，不要局限在個人的短期利益得失之中。
4.增強檔案服務意識，做好檔案服務工作
作為企業檔案工作人員，在新的發展形勢下，要解放思想，注重溝通，努力學習新技術與新方法，增強檔案服務意識，積極主動參與檔案信息化建設，從單純被動的檔案管理方式轉變到多元主動的檔案管理方式。檔案人員還要對普通員工加強檔案宣傳，培養他們的檔案意識，讓更多人認識到檔案信息化建設的優勢，使檔案信息化建設更加順利地進行。
5.檔案部門與信息技術部門要注重協調合作
檔案信息化建設離不開信息技術部門的支持，檔案部門與信息技術部門要加強溝通、協調和配合。檔案部門不能僅是被動地接受改變，要主動提出新想法，發現問題要及時與信息技術部門溝通，真正讓信息技術為檔案工作所用，而不只是把檔案信息化建設當做“面子工程”；信息技術部門不能“閉門造車”，對檔案部門提出的要求和意見要給予充分重視及積極配合，共同努力為檔案信息化建設貢獻力量。
作者：吳瓊 單位：中國汽車工業工程有限公司
參考文獻：
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[2]裴玉花.大力加強企業檔案信息化建設[J].蘭臺世界，2006(4)
[3]王玉杰,蘇衛東.檔案信息化與檔案信息安全保障體系建設[J].機電兵船檔案，2012(4)
第三篇：企業信息化檔案管理發展
［摘要］
隨著經濟全球化日益發展，提升核心競爭力已成為在新時期企業管理的重中之重。為了更好地滿足社會發展的客觀要求，作為經濟運行的主體，企業必須把檔案管理信息化建設放在核心位置，不斷完善企業檔案管理模式，加快檔案信息共享和利用的步伐。以此，不斷提高企業運行效率與質量，使企業檔案館管理更好地走上信息化道路，更好地發揮自身的作用。
［關鍵詞］
企業；檔案管理；信息化；道路
在新時代下，計算機網絡技術持續發展，被應用到不同行業、領域中，滲透到企業發展的全過程。在企業日常管理過程中，檔案管理已成為不可或缺的重要組成元素，發揮著不可替代的作用。同時，在計算機互聯網技術作用下，信息化理念已被融入到檔案管理中，沖擊著傳統企業檔案管理。在此過程中，要多角度、多層次分析各種主客觀因素，采取各種有效措施，促進企業檔案管理發展的信息化建設。以此，確保相關工作的順利開展，促使企業走上健康持續發展的道路。
1企業檔案管理信息化的必要性
檔案屬于一種重要的信息資源，是企業、組織、機關在社會活動中直接形成的不同形式與載體的關鍵性歷史記錄，比如，音像、文字。在社會市場經濟體制不斷完善的浪潮中，社會信息化腳步日益加快，現代企業必須意識到開發、利用檔案信息資源的重要性，要以社會市場為導向，優化利用各種先進技術，注重檔案管理信息化建設，提升自身的核心競爭力。就企業檔案管理信息化建設而言，以計算機、網絡硬軟件為基點，優化檔案管理模式，具有鮮明的“無紙化、規范化”特點。在企業日常工作中，檔案管理信息化建設是非常必要的。第一、檔案管理信息化能夠提高日常工作效率。在實現微機處理后，企業檔案信息不需要集中立卷，不用受到時空限制，隨時整理各類檔案文件，及時做好歸檔工作。在分散工作量的基礎上，能夠隨時更新、完善檔案信息，為檢索利用檔案信息資源提供便利。在微機網絡管理過程中，大大縮短了檔案文件插入時間，簡化了工作流程，減少了檔案管理人員的工作量，極大地提高了檔案信息的準確率，還提高了檔案管理工作效率與質量。第二、保持了企業檔案信息的原貌，實現了分級管理。在檔案管理過程中，各種先進設備被應用其中，比如，掃描儀，在原文掃描作用下，整個檔案文件瞬間變進入到對應的軟件系統中，成為一種電子格式文檔，能夠更加直觀地再現檔案原文。同時，在實現分級管理之后，只需要結合實際情況，合理設置權限，明確使用者調閱檔案信息級別，便能有效保護檔案信息，具有其保密性。還能全面而真實地記錄下所有檔案調閱具體情況，為實現責任倒查在做好了鋪墊。
2企業檔案管理信息化建設措施
2．1制定檔案信息化標準規范
在企業檔案信息建設過程中，標準規范、規章制度都是不可或缺的重要元素，是提升企業檔案信息資源價值的首要前提。在運營過程中，企業需要結合自身實際情況，構建完善的檔案信息化管理機構，在強化檔案管理人員檔案信息化管理意識的同時，規范他們的日常操作，確保檔案管理工作順利進行。要不斷健全已有的檔案信息化管理制度，逐漸提高制度體系的執行力，為實現檔案信息化管理提供重要的法律保障，使檔案信息化管理更加規范化、科學化。
2．2注重檔案管理信息化人才的培養
想要促使企業檔案管理更好地走上信息化發展道路，必須注重內部人員的系統化培訓，培養檔案信息化管理方面的專業人才。在日常工作中，企業要以社會市場為導向，適當提高企業檔案管理信息化人才招聘要求，進行必要的崗前測試，合格者才能被錄用，優化調整內部檔案管理人員結構，提高檔案管理隊伍的整體質量。在此基礎上，企業要定期對內部檔案人員進行系統化地培訓，對他們進行再教育學習，學習檔案信息化管理的必備知識以及相關學科知識，比如，法律、管理，不斷優化他們已有的知識結構體系，逐漸提高他們的檔案信息化管理綜合技能。此外，還要加大檔案管理信息化的宣傳力度，使檔案管理人員充分意識到其重要性，能夠與時俱進，轉變思想觀念，強化他們的檔案管理市場意識，不斷加快檔案管理信息化建設步伐，更好地順應時展的客觀規律。還要優化各種先進的技術，從不同角度入手做好檔案管理信息化隊伍建設工作，不斷提升企業檔案信息資源的綜合價值，保證企業的順利運轉。
2．3優化檔案管理硬、軟件設施，做好檔案安全保護工作
在檔案管理信息化建設道路上，需要全面而客觀地分析各方面影響因素，優化配置硬軟件實施。為此，企業需要綜合考慮自身實際情況，開發適合本行業、本部門的專門型檔案利用軟件，優化相關的硬、軟件設施，比如，交換器、信息安全系統、數據庫管理系統，確保檔案信息化管理工作的有序進行。此外，在信息化建設過程中，需要通過不同途徑，采用多樣化的方法，優化利用各種先進的技術，比如，數據加密技術、認證訪問權限技術，加強檔案信息的儲存安全，并借助防火墻技術、網絡監控技術，全面做好系統保護工作，使相關的網絡系統處于安全、穩定運行中，有效防止外來因素破壞相關運行系統，影響檔案信息資源的準確，造成嚴重的經濟損失。
3結語
總而言之，在新時代下，企業必須把檔案管理信息化建設放在重要位置，充分發揮檔案信息的作用，不斷完善企業日常管理，提高管理效率與質量，也能更好地順應時展地客觀規律，促進企業的全面發展。但企業檔案管理信息化建設是一項系統而復雜的工程，周期較長，難度較大，需要動態化監督社會市場動態變化，不斷優化檔案管理模式，優化利用檔案信息資源。以此，在減少企業運營成本的基礎上，實現最大化的運營效益，使企業能夠在激烈的市場競爭中走上長遠的發展道路，擁有更好的發展前景。
作者：韓春霞 單位：深圳市春暉信檔案技術服務有限公司
主要參考文獻
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第四篇：企業檔案管理與知識產權保護
[摘要]
知識產權在國際經濟中的地位與作用與日俱增，伴隨著我國加入世貿組織，企業的科技創新能力和知識成果轉化能力成為企業參與國際國內競爭的新要素，增強自主知識產權的保護與利用成為企業發展新戰略，本文立足于此背景，探討企業檔案及檔案工作與知識產權保護的關系，對知識產權戰略下的企業檔案工作提出幾點建議。
一、知識產權與知識產權保護
知識產權的英文是IntellectualProperty，即智力成果權，是國家賦予公民對其智力成果在一定時期內享有的專有權力。早在18世紀，智力成果權就與物權、債權并列于財產權之中。[1]尤其是進入21世紀，國際競爭的激烈化和互聯網技術的飛速發展，促使知識成果的占有、傳播、轉化和應用進入白熱狀態，知識產權保護成為國際經濟秩序新的制高點。
二、企業檔案與知識產權保護的關系
企業檔案作為企業生產經營活動中形成的對社會及企業有保存價值的信息集合，其必然包含了企業在研發中形成的智力成果以及智力成果的形成記錄，因此企業檔案是知識產權的存在形式，是知識產權保護的內容之一。涉及企業知識產權的檔案包括科技檔案、專利檔案、商標檔案、商業秘密檔案等。其中科技檔案的范疇較大，是技術研發過程中形成的具有保存價值的一切圖、文、聲、像記錄，如企業編制的手冊、標準、規范、通用圖，企業自主研發的軟件或程序，企業的工程圖紙、設備數據等；專利檔案是專利申請、受理、保護過程中形成的直接記錄，也是企業科技創新的核心智力資源；商標檔案是企業商標注冊及管理活動中形成的文件材料，包括注冊名稱、域名、商標、圖形標識等；[2]商業秘密檔案是指能為企業帶來經濟利益且采取保護措施的技術信息、經營信息等，如企業的產品配方、項目設計方案、招投標計劃等。廣義上說這四類檔案都屬于企業的科技檔案范疇，是企業的科技結晶，受知識產權保護。檔案的本質屬性是原始記錄性，企業檔案是對企業活動的真實記錄，對企業行為的真實反映。檔案的參考憑證價值和法律效力決定了企業檔案可以作為維護企業知識產權的有力憑證，是企業知識產權保護的重要手段，企業知識產權保護戰略的發展對檔案工作提出了更高的要求。
三、知識產權戰略下企業檔案工作存在的問題
知識產權工作在企業、行業間的發展存在巨大的差異性及不均衡性，知識密集型企業重視知識產權保護工作，視知識產權為企業發展的生命力，但在大多數中小企業中，知識產權意識及保護力度依然薄弱，甚至屢有侵權事故發生。[3]總體來看，知識產權在企業間的運作水平仍然較低，體現在企業檔案管理工作中，就反映出諸多與知識產權戰略不相適應的問題。
1.知識產權檔案范疇界定不清
知識產權檔案或重要的科技檔案較一般檔案而言，凝聚了更多的企業智力成果，其經濟效用、科技效用乃至法律效用決定了知識產權檔案的特殊性，一般涉及知識產權的檔案應當采取特別的保護策略。但是目前一些企業檔案工作者缺乏知識產權法律知識，知識產權意識淡薄，在歸檔過程中存在不能將知識產權檔案與其他類型檔案區分的情況，各類檔案無差別保管，給知識產權信息的遺失、泄露或產權糾紛的發生帶來風險；[4]有些企業雖然將知識產權檔案單獨設類保管，但由于對知識產權檔案范疇界定不清，會存在歸檔不全的情況，如只關注各類專利，而對于知識產權所包含的其他涉及到著作權、商標權以及商業秘密的資料未能給予同等重視；另外，不同類型產權資料其保護期限、開放范圍以及權利歸屬的界定都存在差異，檔案工作者如果不具有充分的產權意識和產權知識，就難以區分各類技術成果對檔案管理的不同要求，對知識產權檔案的保密、降密及解密工作也就難以為繼。
2.知識產權檔案歸檔質量不高
產權檔案的詳實完備是保證企業知識產權保護工作有效開展的基礎，但是由于產權檔案的特殊性，在現實管理中，其歸檔質量往往難以控制。首先產權檔案的經濟價值致使一些技術人員在歸檔時不愿意將自己所掌握的全部資料提交檔案部門，少數技術人員拖延歸檔或將核心資料占為己有，以大量的一般性材料或復印件應付檔案部門，致使一些高價值的知識產權資料隨著技術人員的流動而遺失；其次產權檔案的科技價值致使一些部門只專注于科技成果獎的申報或科技成果的推廣而忽視了對科技文件的專利申請以及對技術文件的保護，致使一些技術成果長期堆積在技術部門，或被其他企業搶先申請專利；[5]另外檔案人員由于專業受限或權利意識不足，對待知識產權檔案的歸檔工作采取被動的態度，不督促項目組及時提交材料，對提交后的材料不仔細檢查核對，發現遺漏或問題不及時處理，也會導致大量技術資料伴隨項目結束而難以收集。
3.科技檔案管理缺乏監督機制
科技檔案的形成取決于技術資料的積累，技術資料的積累滲透于項目開發的各個環節，從項目的立項、研發，到小試、中試，再到申報、投產，每一個環節都會形成種類繁多的技術文件，技術人員由于工作接替或缺乏檔案意識，在日常的文件材料積累過程中可能會存在不規范、不重視或不全面的情況，這就需要檔案人員深入課題組，督促、指導技術人員做好技術文件材料的日常積累工作，定期監督、檢查項目文件材料的移交和歸檔。但是許多企業的檔案管理部門并沒有建立健全的項目監督機制和規范的科技檔案管理制度，檔案人員與科研項目相脫節，與項目管理人員缺乏溝通，對項目形成過程技術文件材料的積累不能形成有效的過程管理及前端控制，不但影響了科技檔案及產權檔案的完整性，也使企業產權保護工作受到掣肘。
4.科技檔案的利用與保密工作難以協調
企業開展知識產權保護工作的目的是為了確保企業內部智力成果為企業專享，并激勵企業智力成果的積累和增長。科技檔案作為企業智力成果的結晶，由于其價值性與機要性并存，在開發利用方面往往難以掌握好“度”，容易產生極端情況。一般情況下，檔案部門出于對安全性的考慮，對科技檔案以“守”為主，為了確保科技資料的不泄密、不遺失，通常將歸檔后的科技檔案束之高閣，不開發、不解密、不轉讓、不銷毀。[6]由于知識產權受法律保護具有時效性，同時知識的更新周期日漸縮短，長期擱置的科技檔案其知識價值會隨著時間的推移而自然流失，因此科技檔案的被動保管實際上帶來的是資源的流失，與企業知識產權戰略的初衷相違背。另一種情況是，企業對科技檔案的機要性沒有采取應有的重視和特別加以保護，檔案部門對技術資料的借閱和利用不加以限制，致使技術部門或技術人員出于利益、職位或評獎等考慮，而隨意復制、翻譯、傳播、轉讓技術成果及專利，同樣造成企業知識資源的損失。
四、知識產權戰略下如何加強企業檔案管理工作
完善的檔案工作是企業知識產權保護的前提。當前企業檔案工作中存在的諸多與知識經濟要求、知識產權戰略不相匹配的問題，如何從法律、制度及技術層面加強檔案工作，尤其是科技檔案工作，使企業的科技檔案真正參與到企業知識產權戰略的規劃與應用中是知識時代給檔案工作者提出的新的要求。
1.提高知識產權意識，增強法律運用能力
知識產權意識淡薄是目前大多數企業管理人員存在的問題，也是產權保護工作在企業間應用不均衡，甚至難以為繼的思想根源。檔案工作者要做好科技檔案的管理與開發工作，首先應該具備一定的產權意識和產權知識；其次，科技檔案的開發與保護離不開法律法規的支持，產權保護的有效性也是以法律保證為前提的，因此檔案工作者必須增強自己的法治素養和法律知識。
2.建立健全科技檔案管理制度
科技檔案是涉及企業技術核心的專有檔案類型，其專業性的特點及價值對于企業的知識積累及知識創新具有重要的意義，也是企業知識產權保護工作密切聯系的對象。為了保證科技檔案的完整、準確、系統、安全，需要從制度層面上給予更嚴格的管理與控制。首先是歸檔制度，這里值得說明的是，檔案部門應當根據企業科技成果的類型對企業科技檔案的歸檔范圍給予明確的界定和說明，以防止由于檔案人員的主觀認識差異而帶來的差異化歸檔，歸檔制度還應對歸檔時間、歸檔手續、歸檔內容的連續性和完整性進行嚴格的控制，以便將科技檔案歸檔工作落實到具體的階段、部門乃至人員，從而使歸檔工作有據可憑、有據可查。[7]其次是監督制度，檔案工作者應該在項目開展之初就對技術部門提出文件質量控制要求，在項目進行過程中實時跟進，定期監督、檢查文件收集情況；在項目結束后清點全部文件，對遺漏的文件應及時催補，并就項目的文控工作進行總結報告。另外就是關于科技檔案的安全制度，如檔案的復制、借閱、利用的程序控制和手續控制，對涉密或涉及產權的文件材料的保密控制等，都應納入到安全制度規范內。
3.提高電子文件的技術保護手段
網絡技術的飛速發展使電子辦公更加便捷，文件的形成、傳遞、加工都更加高效，電子文件與檔案之間的聯系也更加密切，但信息技術的發展也給電子文件的安全帶來了更大的風險，惡意篡改、刪除、盜取信息的情況屢見不鮮。因此對于企業科技檔案乃至產權檔案的保護，除了實體的安全控制外，更要注意信息在個人IP端和局域網系統中的保護。一般的技術保護分為宏觀保護和微觀保護，[8]宏觀保護即防止外來計算機對用戶計算機信息的獲取，主要通過加強網絡信息管理的“防火墻”系統來實現，除此之外文件系統過濾驅動技術也可以實現對文件的訪問控制、對重要文件的還原處理以及對機密文件的加密操作；另外加強網絡監測系統對于控制內部人員的規范化操作，防止對機密信息的有意傳遞和泄露有監督作用。[9]微觀保護即對電子文件本身的保護，在其被惡意訪問或竊取后仍能保持內容的機密性，目前微觀保護的主要手段即數字加密技術。
二十一世紀是知識大爆炸的時代，知識產權對于企業的重要性不僅是保護自主技術的問題，也是企業創新能力和競爭力的一種體現。企業檔案是企業高價值信息的凝聚，其中技術檔案和產權檔案更與企業知識產權戰略息息相關，既是產權保護的對象，也是產權保護的依據，同時是產權開發利用的基礎，檔案工作者應當從知識產權需求角度出發，思考如何通過完善檔案管理工作，促進企業檔案在推動企業科技進步、技術創新方面發揮更大的價值。
作者：吳京 單位：航天檔案館
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