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【摘要】
本文結合工作實際，論述了檔案工作的重要性；檔案管理工作存在的不足；檔案管理工作的發展和創新以及檔案安全工作的體會認識。
【關鍵詞】
檔案管理工作；體會；認識
檔案管理是依照特定的原則，采用科學的方法對檔案進行管理的一項重要工作，其目的是為了健全單位檔案的保管制度，促進檔案開放與運用，發揮檔案的功能。在當今社會，檔案的管理對單位或部門職能的實現有著重要的意義，這對規范單位建設，提高單位工作水平等方面能起到積極的促進作用。本文作者從事檔案管理工作數年，對檔案管理工作有一定體會和見解，并嘗試在工作中對管理工作進行創新，將在以下文中進行簡要介紹。
一、檔案工作的重要性
在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區，就是檔案管理可有可無，分量很輕，對檔案管理工作缺乏足夠的認識。筆者認為，這樣的觀點是非常不足取的。首先檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，是提高工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的重要工作。其次，科學、規范、有效的檔案管理是衡量一個單位管理水平的重要標準。第三，優質的檔案管理工作能夠為高層管理人員及時了解單位發展趨勢，適時調整管理策略提供決策支持證據。“檔案工作是各項事業發展重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們是要負歷史責任的。”這句話點明了檔案的重要性，只有從上到下重視檔案管理工作，才能使其更好地服務單位。
二、檔案管理工作存在的不足
對于檔案管理，作者在具體的工作當中總結了幾點不足之處。第一，檔案管理制度不健全。雖然制定了制度，但是在檔案的收集、保管和利用的過程中沒有嚴格按照既定制度執行，從而導致類似檔案損毀、缺失、利用價值低等現象的產生，不能夠完全地發揮檔案應有的價值。第二，信息化水平低下。紙質、光盤、磁帶和數據庫等多種載體同時存在，沒有將其整合為統一的存儲模式，引入信息化管理方法的力度小、速度慢，導致檢索速度慢、精度低，制約了檔案工作的發展。第三，檔案管理人員素質需要繼續提高。檔案管理需要具備專業知識，要有積極的態度和工作主動性，同時要適應不斷發展的各項工作要求，這些方面我們還是比較欠缺。
三、檔案管理工作的發展和創新
為了能夠適應日益變化的新形勢，更好地發揮檔案的作用，我們應該在制度完善、信息化引進和提高檔案管理人員的專業素質等方面進行改進和創新。
（一）完善各項檔案管理制度，進一步規范檔案管理工作。
根據我國《檔案法》等相關法律法規以及管理規定，結合我院的具體情況，沿著檔案收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定的路線，制定更加完整的檔案管理制度。引入科學的管理方法，實現以電子存儲方式為主，其他媒介為補充的管理方式，明確分類標準，逐步完善檔案管理機制。
（二）引進先進的信息管理方法，提高信息化管理水平。
多媒體技術的廣泛應用在各個行業中都得到了體現?，F代化的進程也促使檔案管理發生相應的變革，傳統的以紙質媒介為代表的存儲模式逐步被光盤、微縮、數據集中存儲等新技術所代替，這些新技術的廣泛利用，極大地縮小了檔案室的占用空間，增大了信息的存儲量，同時具備直觀性、易檢索、易操作、易備份不易丟失的特性。同時結合我院辦公自動化系統在院內網絡上完成部分檔案進行收集、傳遞和共享，方便使用者進行及時查閱，滿足網絡辦公的發展趨勢，提供高效優質的服務。這樣能夠將檔案管理人員從繁雜的手工操作中解放出來，從而進行專業知識的學習和對檔案信息的利用價值發掘，有利于醫院管理水平的提升。
（三）提高檔案管理人員專業素質。
檔案管理的發展對檔案管理人員提出了更高的要求，傳統的管理方式和經驗已經不能滿足工作的需要。作為新時期的檔案管理員要在具備基礎業務知識的前提下，努力學習和掌握新技術的應用，強化信息化管理意識，培養更高的檔案信息挖掘能力。要組織檔案管理人員進行相關培訓，做到熟練掌握信息化操作，靈活運用信息化工具，提高業務能力和綜合管理水平。樹立終身學習的意識，加強責任感和工作主動性，愛崗敬業，堅守原則。
四、檔案安全
伴隨著信息化程度的提高和網絡的應用，檔案管理的安全性也提升到了一個新的階層。第一，要嚴格執行《檔案管理安全保密制度》，并不定期地進行各項檢查，加強監督，不斷進行查缺補漏，消除隱患。開放檔案與加密檔案差別化管理，涉密檔案不在網絡上流通。查閱、借閱和復制等嚴格按章、按流程操作，做好檔案的交接工作。第二，要針對現在的檔案室進行安全改造。不僅要有防盜門窗，而且要對電氣線路，消防監控、空氣質量、溫濕度等方面進行規范和整改。第三，建設專用的電子檔案室，配備專用服務器和存儲設備，安裝防火墻、入侵檢測、殺毒軟件和檔案審計設備，杜絕病毒、黑客等對檔案系統進行破壞，并提供審查日志報表。第四，要加強檔案管理員的安全意識，設置必要的治安防范設施。定期召開安全工作會議，加強安全知識教育，提高安全意識，增強安全責任感，掌握安全防范操作，庫房專人負責，安全區域落實到人。要安排保衛人員巡視，重點位置設置監控報警。以上是作者在實際工作中的幾點體會，醫院檔案管理的目標是能夠完成信息化管理，加強檔案合理的開發利用，方便使用者及時、快速地提取使用，同時有效地挖掘潛在的檔案信息，積極發揮檔案的作用和價值，促進醫院整體管理水平的提高。作為檔案的管理人員，我們將發揮團隊精神，留心、用心地去收集歸納整理各種有用的文件資料，把檔案工作做到標準化、規范化、現代化！
作者：韓娜 單位：萊蕪市人民醫院
