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［摘要］
社保檔案信息化管理不僅實現了社保檔案信息的接收、傳遞、利用一體化服務，而且實現了城鄉居民社保檔案信息的網絡化和社保信息的社會共享化。由此可以看出加強對社保檔案信息技術的研究具有重要的現實意義。本文首先闡述了社保檔案信息化管理的相關理論，其次分析了信息技術在社保檔案管理中應用的現狀與問題，最后提出了推進社保檔案信息化管理的對策與建議。
［關鍵詞］
信息技術；社保檔案管理；應用
0引言
社保檔案不僅關系著社會主義和諧社會建設的進程，而且也關系著社保體系的健康運行。同時作為民生檔案的重要組成部分，也記錄著參保人員及參保單位的真實權益，既是參保人員享受正當權益的重要依據，又是我國社會保險事業發展的歷史見證。但隨著新型農村和城鎮居民社會保險的全面實施，參保人員數量的急速上升，對檔案管理提出了新的要求。
1社保檔案信息化管理的理論闡釋
1．1信息技術在社保檔案管理中應用的必然性
1．1．1是推進電子政務健康發展的必然要求
社保檔案信息化建設實質上是電子政務建設的一部分，它是電子政務的后臺應用系統。隨著電子信息技術的不斷發展，政府各級社保部門的電子政務工作也在不斷推廣，為適應電子政務的建設發展，社保檔案管理就必須要加強對信息技術的運用，才能完成以下任務。（1）以各級檔案部門的內部局域網和連接各機關的外部網建設為基礎，以與黨政機關聯網和網站建設為重點，加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施建設。（2）以加快檔案數字化進程為基礎，以電子文件歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設。（3）以檔案管理軟件優化和推廣應用為基礎，以數字化檔案館試點與電子文件歸檔系統研制為重點，加強檔案應用系統建設。（4）以研制和推行電子文件歸檔管理標準為重點，加快檔案信息資源管理標準規范的制定和實施。
1．1．2是社會發展的必然要求
社保檔案工作的根本目標是滿足社會對檔案的管理、利用需求。傳統的管理模式是在原有工作手段的基礎上發展起來的，其合理性基于使用已有手段最大限度地滿足社會檔案需求。隨著計算機、網絡等現代信息技術手段的引入，極大地改變了檔案業務的程序和模式。數字環境下對社保檔案的管理工作實現了最大限度地滿足社會對檔案保管、利用的需求，如數據挖掘技術的引用不僅拓寬了社保檔案服務的廣度和深度，而且提高了社保檔案的使用效率。因此，利用信息技術提高社保檔案的綜合使用效能是社會發展的必然要求。
1．2信息技術在社保檔案管理中的應用原則
1．2．1文檔一體化原則
事實上，文檔一體化管理是指文件管理工作與檔案管理工作的一體化管理。所謂社保檔案一體化，就是以系統理論為基礎，將文件數據和歸檔檔案這兩個相對獨立又互相作用的元素有機地結合起來，組織、協調各個環節的運行，實現檔案管理規范一體化、使用一體化，以及業務與檔案工作無縫銜接。為了實現對這個過程的有效管理，把文件數據管理工作和檔案管理工作整合為一個系統，立足于文件數據、檔案的形成規律，運用系統理論和計算機管理方法，將文件管理和檔案管理數據化、信息化、網絡化，形成一個完整的信息系統，對文件和檔案進行統一控制和管理，充分發揮數據與檔案管理的整體最佳效益，提高工作效率，實現信息共享。
1．2．2前瞻性原則
信息技術的引入提高了對社保檔案的有效利用率，實現了社保檔案信息的社會共享。但信息技術需要相應的硬件、大量經費、人力等資源的支持，因此各級社保部門需要立足自身實際分層次、分步驟地有序開展，并進行深入調查、多次論證，確保信息設備配置、軟硬件接口的開發標準與網絡權限結構保持一致。此外，為了適應今后信息社會的發展，還要確保軟硬件設備具有可持續性，能夠適應未來升級和應用的發展。
1．2．3歸檔雙軌制原則
“歸檔雙軌制”是社保檔案管理工作中的一項重要原則。其基本要求是：對社保檔案紙質文件的收集、整理、歸檔和信息化文件檔案的移交應堅持同步進行。主要是由于一方面信息化文件的法律效力還不確定，還有待商榷；另一方面還無法確保檔案信息化文件的真實性，無法對文件是否被修改做出有效的鑒定，因此紙質檔案和信息化檔案文件還將長期共存。
2信息技術在社保檔案管理中的應用存在的問題分析
2．1信息孤島現象
信息孤島是各部門信息無法正常交流、積累到一定程度的產物，它使得各部門之間的各種系統難以兼容，信息資源難以共享，相互封閉，不僅浪費了大量的財力和時間，而且大量的信息資源不能充分發揮其應有的作用。從社保檔案信息化管理的角度來看，“信息孤島”的形成主要在于部門格局與管理體制上的條塊分割。目前，各級社保部門紛紛建立本地區的社保系統，但這些社保信息系統在網絡平臺、應用軟件等方面都存在不同程度的技術設施異構和數據結構異構問題，使得各級社保單位信息資源難以共享，信息資源難以互聯互通，導致信息維護和應用的成本相對趨高。
2．2內熱外冷現象
在信息化技術的浪潮下，各級社保部門都對社保檔案信息化建設投入了極大的熱情，并建立了與信息化政務、信息化商務相適應的管理系統。但從總體來說，我國社保檔案信息化管理意識還未形成，對社保檔案信息化的基石作用還不夠重視，對信息技術在社保檔案管理中應用的支持度比較有限。同時檔案管理部門的人員編制和領導職數有著一定的限制，檔案管理也缺乏專業性的人才，導致社保檔案管理工作處于邊緣化狀態，難以實現檔案資源服務的真正價值。
2．3基礎沙灘現象
各級社保部門在加大信息技術的引用時，大多只關注網上業務辦理，對檔案信息化模塊與其他辦公模塊的有效銜接并沒有過多的關注。盡管這樣做提高了社保業務的辦理效率，但卻增大了后臺社保檔案管理數據的實時存儲和更新的難度，甚至會出現檔案人員對數據的手工輸入現象。并且個別地區社保系統還存在一定的瑕疵，社保檔案信息化過程中在對象選擇、組織管理上還存在一定的盲目性，這些既制約了信息技術在社保檔案管理應用中優勢的發揮，又增加了信息化運行的成本。
3推進信息技術在社保檔案管理中應用的對策與建議
3．1確保社保檔案信息化管理有法可依
信息技術在社保檔案管理中的應用在我國仍不成熟，雖然國家檔案局提出了檔案信息化建設的目標，但還遠未構成體系或標準，各地各部門仍存在著各自為政的現象，有些社保部門甚至認為將社保檔案信息數字化加信息上網就是檔案信息化，對檔案信息化的認識存在著一定的誤區。此外，信息技術的應用是一項艱巨的系統工程，國家需要投入巨大的人力、物力和財力，因此，我們必須考慮投入和產出的效益問題。為避免各級社保檔案部門在檔案信息化建設工作中出現盲目性，應盡快出臺有關檔案信息化的法規政策和標準，在方便社會大眾對檔案信息利用的同時，使檔案信息化沿著統籌規劃、統一規范的道路前進。
3．2加大對云計算、大數據等高科技手段的應用
3．2．1使用云計算技術進行存儲
云計算作為一種技術手段和實現模式，使得計算資源成為向大眾提供服務的社會基礎設施，將對信息技術本身及其應用產生深刻影響。軟件工程方法、網絡和端設備的資源配置、獲取信息和知識的方式等，無不因云計算而產生重要變化，改變著信息產業現有狀態，催生新型的產業和服務。云計算在社保檔案管理中的應用，極大地提高了社會計算資源利用率和檔案資源獲得的便利性，社保管理員可以從云端快速獲得所需的數據，提高了檔案數據的利用率。云盤是互聯網“云”技術的產物，是一種基于“云端”的存儲服務。具有以下三個優點：一是價格低。相比較同樣容量的存儲設備，云盤存儲成本較低，數據傳輸速度較快；二是虛擬化。虛擬化管理是云計算機平臺的最大特點，用戶只需一部手機或一臺計算機便可以通過網絡了解到自己想要的信息；三是靈活性較好。能夠根據用戶的需求定制出相應的服務。
3．2．2對用戶信息價值的深度挖掘
大數據包含了許多復雜的、類型繁多的數據，通過對這些數據的深度挖掘、對比分析，能夠從中提煉出對使用者有價值的信息數據，再結合統計學、人工智能等高端技術進行分析，可以從中發現一些不為人知的規律和理論。在對社保檔案管理的應用中，為給每一位利用者提供個性化的服務，可以利用挖掘技術，在保持用戶處于自然狀態的條件下，對這類人員的喜好、性格等數據進行深度分析，并記錄到檔案管理系統中，進而得出具有一定意義的規律，根據這些規律為利用者提供服務。
3．3加強社保檔案信息化管理的隊伍建設
在信息化形勢下，社保檔案人員不僅要精通檔案專業知識，而且要掌握相關新知識新技能，特別是信息網絡技術、數字化技術、數據庫技術、信息挖掘技術等，只有這樣，才能勝任新形勢下的社保檔案信息化與檔案信息資源開發利用工作。這就要求檔案人員必須加強學習，更新知識結構，努力成為符合檔案信息化與檔案信息資源開發利用需要的復合型人才，也只有這樣，方能為公眾提供更加優質的信息資源和信息服務。
4結語
在信息化社會中，網絡改變了人類對信息資源的獲取、傳遞、保管、存儲、開發和利用的傳統方式，網絡不僅成為信息資源生存的基本環境，而且帶來了自動化、流程化、規范化和高效率。面對這種改變，在社保檔案管理過程中，也應當順應時代的進步，運用網絡及現代信息技術，更新管理理念，改變服務手段，進行管理創新，帶動體制改革，開發檔案資源，為社會提供更優質、更有效的信息服務。
作者：周秦 單位：福鼎市機關事業單位社會保險管理中心
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