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實現檔案管理工作效能的提升，信息化建設是有效手段之一。目前我國檔案管理中存在許多弊端，諸如管理效能低，耗用時間長等，而信息化建設正是解決這些問題的最好辦法。信息化建設的目的是轉變檔案管理重點，不僅僅限于保管和單一利用，還包括信息資料的采集、管理和多元化服務等多種，這樣檔案管理部門就從一個較為封閉的職能部門，具備了更多的開放性特點，這對于檔案資料的豐富和信息的科學高效配置有積極作用。對于任何一個單位的領導者來說，其要制定管理決策，或是進行常規管理，都需要以被管理人員的檔案信息資料為依據，如果檔案資料真實、完整、提供及時，則就能夠為領導決策的制定提供更多參考，有助于提升領導個人工作能力，檔案管理的目的借助于信息化建設得以更好的實現。檔案的作用通過信息化建設可以更充分的體現出來，也可以說信息化建設是檔案資料實現更多價值的有效途徑。通過檔案管理信息化建設，那些需要使用檔案資料的人可以更方便的達成目的，只要在互聯網上認證個人信息，就可以調取相關資料，而不是必須到檔案管理所在地去查閱。對于檔案管理人員來說，信息化建設大大節約了他們的工作時間，人工操作減少，取而代之的是計算機操作，以計算機和互聯網為載體，檔案信息資源的利用價值大大提升，而且有更多的人可以直接體會到檔案信息服務的便捷性，因而人們對于檔案的關注度會更高，檔案管理工作得到的重視會更多。
二、檔案管理信息化建設的策略分析
（一）不斷提升檔案系統整體水準
檔案管理信息化的首要要求是實現信息資料的集成化，信息化建設要求應當貫穿于檔案管理的整個系統，而且應當重點體現在系統的關鍵節點上，系統各環節要銜接得當、運轉流暢。如果系統中幾個節點尤其是重點節點出現問題，則檔案管理的整個系統都會受到影響。當然這并不是說所有節點的管理水準都要達到統一標準，有的管理節點可能較易操作，因而容易收到成效，而有的管理節點實際操作難度較高，則見效會較慢。有的單位管理基礎較好，信息化建設速度較快，就可以先在這些單位進行試點，結合試點情況在更大范圍內進行推廣，當然也有可能有一些節點無法融入到整體系統中，則需要繼續做出改進。
（二）確保檔案信息管理人員業務能力符合檔案信息化建設要求
實現檔案建設的信息化，前提要求之一是要配備足夠的、符合要求的信息管理人才，而目前大部分檔案管理單位中，負責檔案管理工作的一般是檔案管理專業的人才，而實現信息化建設，現有人員的資質不符合要求，他們日常工作中一般是采用傳統檔案管理方式，對信息技術了解不多，能夠既具備檔案管理知識、又有信息技術基礎的人才非常少，與檔案管理的信息化建設要求存在就較大缺口。可以從以下幾方面解決這一問題，第一是學校應當對檔案管理專業作出改革，要結合檔案信息化具體目標來調整教育內容、形式和方法，以培養更多的綜合性管理人才；第二是對于現有的檔案管理人員，應當開展各種職業培訓，按照檔案管理信息化要求逐步優化他們的職業素質；第三是應當引進更多的綜合性人才，改變現有檔案管理人員結構單一的現狀，通過人力資源的不斷豐富來為檔案管理的信息化建設提供保障。
（三）為檔案管理信息化建設提供技術支撐和充足資金
除了綜合性檔案管理人才外，要實現檔案管理的信息化建設，還需要在技術方面加大投入，這是確保檔案資料信息完整和高效使用的必要前提。第一，應當為檔案管理信息化建設提供技術支撐。應當在地方財政資金預算中專項列支檔案信息化所需資金，同時聘請專職機構來負責檔案信息化建設工作；第二，除了軟件配備到位外，硬件設施也不可或缺，包括對檔案資料進行信息化處理的計算機和系統軟件等，要對當前所采用的檔案信息管理系統進行升級改造和更新；第三，高度重視檔案信息安全基礎建設，信息化建設意味著檔案信息載體不再是紙質資料，而是成為電腦中的數據，因此在應用信息管理系統時，必須安裝所要求的殺毒軟件，應用防火墻和監控技術，并定期維護升級，避免系統出現漏洞。
（四）實現檔案數據庫資料的應有價值
應當根據國家對檔案信息化管理的要求來探索研發科學的檔案管理系統，同時各地區和各行業部門的管理系統應當能夠實現信息共享和傳遞，對于選擇自行開發或是購買管理軟件的單位，要求如下：第一，管理系統軟件應當具備統一標準，目前管理軟件一般是開放式的，這樣在管理時既有一定獨立性也可隨時進行調整。所購進、配備的設備應當以國際標準為準，這樣管理系統可以在任何環境下應用，選取的通信網絡要有一定互聯性，這有利于網絡信息的更快流通；第二，在承擔范圍之內，所選取的管理系統軟件應當是最先進的，當然并不是說最先進的系統就是最完美的，還要考慮到系統技術水準是否與檔案管理工作實際相吻合，先進系統的標準是操作簡單，效率高，功能豐富，同時可以隨時進行維護。還需要注意一點，就是所引進的系統要具備一定使用周期，不能頻繁更新換代，要兼顧系統的技術價值和經濟價值，用盡可能小的成本獲取最大收益，既不能使檔案管理單位承擔過多經濟負擔，也要盡量貼合信息化建設要求。
三、結語
當前我國經濟和科技信息技術不斷發展，對于檔案管理提出更高要求，而信息技術的不斷更新也是檔案管理實現發展的有利時機。檔案管理人員應當認真思考和領會信息化建設的總體要求，并在個人實際工作不斷努力落實，檔案管理機構應當在軟件和硬件兩方面為信息化建設做好準備，同時引進更多專業人才，積極提高現有人員能力水準，才能使檔案管理工作效能真正實現突破。
作者：劉艷琴 單位：呂梁市科學技術情報研究所
