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1統計報表統計報表
統計報表的作用主要體現在為檔案管理員或借閱人員在相應的模塊中自定義查詢的類型、時間、輸出文檔的格式，制定并確定輸出文檔的位置，再通過系統將按照先前設定路徑進行統計，最后將結果輸出。
2借閱管理
對于紙質檔案，用戶可以在查閱檔案后申請借閱檔案，但必須在規定的時限內返還，如在借閱期滿后未有及時交還的，應追催其予以返還。對于電子類檔案，則在審核批準后予以直接下載，不受歸還時間限制。但對這一操作，需要檔案管理人員對下載用戶和文檔現存量進行跟蹤統計。上述兩種類型的文檔，都應進行檢索統計與借閱統計，以便日后完善管理措施。
3銷毀管理
由于檔案數量是日積月累，庫存日益龐大的，對于其中超出時效的檔案，應及時進行銷毀處理。由此，在進行這一操作時，先要確保銷毀的卷宗對各個部門工作并無影響；其次要進行文件鑒定，對于符合銷毀鑒定的劃入執行銷毀處理類目，但需要對該范疇內的檔案建立系統日志，以供日后查詢。而未能通過銷毀鑒定的檔案則應重新收編入庫。
4.1系統設計原則主要遵循以下幾點
第一，操作簡易原則。檔案管理人員對電腦硬件及系統軟件的了解度和實踐經驗各有不同，差別較大，但大多數工作人員對Windows微軟系列的辦公軟件認知度較高。所以從操作角度出發，對于檔案管理系統的設計，應盡量保持與Windows微軟系統一致，降低培訓難度，順應常態操作慣性。第二，新穎先進原則。系統設計應結合時下最新計算機科技技術，與先進的檔案管理理念高效融合，保證系統的設計具有一定現實意義和前瞻性。第三，權限分明原則。鑒于用戶類型與檔案使用目的的不同，應當對用戶權限作出分類，以免檔案資料直接面向復雜的用戶群，埋下安全隱患。
4.2系統架構設計
信息化實踐中，系統開發三層B/S結構（如圖3-1所示）即瀏覽器、服務器、數據庫。第一層——操作層。用戶操作后，通過瀏覽器將操作指令傳輸到服務器。瀏覽器的主要功能是用戶操作與呈現查詢的結果。第二層——服務器。技術這是一個功能層，主要負責分析和執行用戶的要求，并直接與數據庫進行連接。第三層——數據層。而本次系統開發使用的是SQLServer數據庫。首先，對系統數據庫的設計包括兩大模塊：數據庫概念結構與數據庫邏輯結構的設計。數據庫邏輯結構就是數據庫中的各類數據表，而正是這些數據表定義了數據存儲方式。其次，對用戶信息表的設計。用戶基本信息就是登記使用系統的每一用戶的詳細信息（如圖3-2所示）。再有，對統計查詢功能的設計。統計報表類數據要包括審核人、審核時間、報表編號、報表類型、備注、報表類型、操作員編號、生成時間、有效期限等。統計查詢功能是本系統開發的特點之一，其統計結果可以在上級決策時作為重要參考。最后，對檔案表的設計。檔案表是系統區分不同類型檔案的重要依據，規定了不同檔案的類型（如圖3-3所示）。針對紙質檔案，需要加設檔案存放地址與卷標；對于電子文檔，則要加入電子存放網址。如檔案名為漢字，最長可以允許25個漢字，檔案編號最長可以允許32位長度，即50位寬度。
5結語
上述對系統模塊劃分、解析及每一功能模塊的子功能進行了論證，確定了系統設計目標及原則，明確了系統數據庫的邏輯及概念結構，編制了相應的數據表及實體屬性圖，以期為檔案管理信息化系統實現提供參考建議。
作者：熊煒 單位：中共湖南省委黨校
