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摘要：隨著互聯網時代發展，高職院校應切實從傳統思維轉變，強化檔案意識，改新檔案工作機制，提高促進檔案信息化管理，提高檔案資源開發力度，加強檔案管理隊伍素質建設，探索新舉措，創造高職院校檔案管理新時代，以更好服務校外內人員教育事業。
關鍵詞：高職院校；檔案；管理問題
高職院校檔案能為學校、師生、社會各界提供價值信息。加強學校檔案管理工作建設力度，轉變原有傳統觀念和工作模式，才能更好服務校外內人員教育事業。高職院校在檔案管理工作中應該歸納總結豐富經驗，遵循科學化的檔案管理原則，有效解決目前所面臨的問題，不斷提升檔案管理工作質量與水平，為其發展夯實基礎。
一、高職院校檔案管理的價值
高職院校檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、教學檔案、實物檔案、聲像檔案等。“文書檔案”指的是高職院校單位在黨務、行政管理等活動檔案直接形成的，運行整個高職院校的檔案資料建設進行管理，包括指示、通知、會議記錄等由通用文書轉化而來的那一部分檔案的稱謂，對校內外人員服務中都發揮著十分重要的作用，有著很大的意義。第一，高職院校的檔案資料反映不僅是高職院校的整個運行過程，還是高職院?；顒拥挠涗?。為高職院校單位等繼續開展工作，其顯出整體的質量和管理運行的效果。第二，高職院校的行政部門平時通過高職院校檔案的管理就可以帶來為外界各種信息性的需求決策提供依據和咨詢材料。此外，在為未來高職院校的變動，很多的管理決策提供檔案作為教育參考各方面的基礎和依據材料，對高職院校檔案起著十分重要的影響。同時高職院校的檔案資料還可以實現對高職院校行政管理的發展現狀，執行歷史進行全面的記載，這些記載包括對高職院校質量的評價、對高職院校事件的相關登記、其中的原因分析還有對高職院校糾紛的記錄，還包括整理檔案分類、立卷、排列和編目，這些信息都和高職院校有著十分緊密的聯系。并且我們借助這些方面的具體的記載，可以從各方面以及快捷地來了解到一些高職院校其他的狀況。在高職院校檔案管理的發展過程中，我們的檔案業務人員一定要仔細負責，往往是不同部門人員負責管理，使得檔案工作在某種程度上脫節。比如重要的文件容易散失，也有存在著不規范現象，否則會造成檔案資料信息的不準確和不完善的嚴重問題，這些問題都會帶來許多不利的影響，所以要運用管理檔案手段的知識，在進行高職院校檔案的整理編輯時保證其科學規范性。
“科技檔案”記載高職院?？茖W發展研究管理和科研實踐活動過程中形成的生產技術、科學研究、基本建設管理活動等各種形式載體的文件材料。高職院校負責的檔案歸檔范圍主要分為有基建檔案、設備檔案、科研檔案等，肯定對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用；例如記載高職院?；n案，指的是各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基建工程的勘察、設計、施工、竣工圖還有維修管道等的直接記錄，是高職院校檔案的重要構成部分。特點是以基建工程項目成套，一個基建工程項目檔案的收集、整理、鑒定保管和開發利用材料等就是一項專門工作，記述了基建工程項目的進展過程及成果，是一個有機的整體，不可任意分散。它所具有的雙重價值，即檔案歷史能夠為現實服務的使用價值與資料有效保管價值的統一性是其它門類檔案所無法比較的，在高職院?；顒邮且豁検钟欣墓ぷ鳎仨殞W校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。“會計檔案”是記錄和反映高職院校單位各項經濟業務活動的重要史料和原始憑證；使用價值主要包括會計總結、經濟業務、審查監督方面等活動中形成的文件材料，對學校和社會當前與長遠發展具有參考價值和憑證作用。在法律上具有證據作用，并在發揮會計的作用中具有重要的意義。“教學檔案”也是教學檔案管理，指的是歸檔制度保存教學文件材料的管理，包括學期計劃、課程反思、課程教案等。不僅是對教學資料的搜集，記載長期的教學工作情況的經驗和總結等檔案管理，更重要的是對各種教學材料的系統研究歸檔、整理、分析存檔，提供決策需要參考的具體材料。
“實物檔案”主要包括高職院校實物檔案，具有十分重要的保護價值，也是一個檔案全宗的重要組成部分。更重要的是高職院校單位各項活動形成的、或校外形成的與本校有關的實物載體，如獎杯、榮譽證書、相關照片字畫等都屬于實物檔案。這些實物檔案反映高職院校單位組織在特別階段的工作過程以及成果，例如組織單位長期參加比賽所獲得的證書、獎杯等，這些實物檔案記載了各高職院校單位和個人發展的軌跡重要價值方向。“聲像檔案”指的是對高職院校在社會活動形成對國家社會有永久保存價值的檔案，包括高職院校各項活動中形成的，或校外單位形成的與本校有關的常規照片、錄像帶、光碟等專門載體的真實記錄，它記載各方面不同的歷史時期的過程，具有文字檔案所不可替代的作用，是一個單位檔案重要的文化資源組成部分，這些對現實和歷史有著重要價值，對學校和社會當前與長遠發展具有參考價值和憑證作用。
二、目前普通高職院校檔案工作存在的困難
一是檔案管理意識不夠高，工作開展比較被動。高職院校因存在升學率要求，教學管理等工作壓力，導致對檔案管理工作存在一定疏忽，檔案意識不夠高，無法提高發揮教育教學的作用。二是管理制度不夠完善，檔案工作不夠規范。由于工作管理制度不完善，各級各類檔案管理狀況疏散不規范保管、防潮防蟲防火設施不到位、缺乏兼職檔案管理員，弱化了檔案資源管理的系統性、完整性、有效性。三是檔案信息化建設水平不夠高。硬件設備不齊全，網絡基礎建設水平不夠高；儲存技術不夠熟悉；學校各類檔案資料以傳統紙質資料為主，查找檢索速度慢，利用率不夠高；檔案管理信息化建設認識程度不深，在一定程度上阻礙了高職院校檔案管理工作推進。四是管理人員隊伍素質有待提高。對檔案工作有疲倦心理，檔案管理工作理念保守，認為檔案工作呆板，沒有上升空間，大部分學校檔案員為兼職人員或抽調派遣的兼職教師，對檔案工作的認識片面。
三、高職院校檔案管理發展思考
（一）做好檔案宣傳工作，強化檔案意識
1.利用現代化互聯網智能工具開展宣傳工作。如通過微信公眾號、QQ群等進行國家有關檔案工作發展的宣傳教育，普及檔案知識，認識檔案管理對高職院校管理發展的重要意義及價值所在。2.開展檔案專題展覽。以高職院校檔案室為主要對象，通過校史、大事記、名人名師錄，通過不同角度展示學校價值歷史資料，充分宣傳檔案工作的重要意義。3.通過影音形式進行宣傳。利用現代化影音工具、口述等形式進行錄制通過網絡傳播放，記錄見證高職院校歷史、教育教學科研發展，掌握高職院校文化歷史價值。4.利用檔案舉辦百年后脫貧攻堅偉大功績歷史檔案網上展覽、百年黨史雷鋒精神的最杰出成就不平凡紀錄片榮譽檔案網上展覽、最近兩年抗擊新冠肺炎疫情斗爭記錄檔案網上展覽等活動，發表一批主題明晰、內容淵博、形式活潑的檔案編研成果，推進數字信息化宣介呈現，靈活反映新時代取得的歷史性成就，展現中國富有強烈的說服力和感染力。
（二）創造檔案工作機制、完善管理體系
1.建立健全檔案工作細則、獎懲、繼續教育等工作機制、抓好各環節各時段檔案工作，使檔案工作與學校其他各部門工作協調發展，加強部門、區域和行業協同，鼓勵、指導、規范社會力量參與檔案事務，優化檔案工作檢查考核機制，各高職院校將檔案管理工作納入年度考核內容。2.建立健全復合型人才檔案管理工作團隊，做好專業職稱評聘工作、使檔案管理工作向專業化發展，在一定程度上制約人才流失。3.由傳統檔案管理向信息化管理模式轉變，推動檔案管理工作的信息化和數據化進程，使之運用于高職院校的行政黨群教學科研財會等各項工作。
（三）推進檔案信息化管理，創造高職院校檔案管理新時代
1.加強基礎設施現代化建設。升級檔案信息網絡系統和添加檔案數字化設備，對檔案信息采集、搜索、接收共享等功能提供優化基礎。2.建立檔案目錄數據中心庫。不僅是加強檔案數字轉型數據建設核心工作，也是一項長期進行的工作。包括建立案卷級、文件級檔案目錄，建立檔案目錄全文數據中心庫，發布可以公開的數據中心庫，如學生學籍信息、班級人員信息、相關教學信息、科研信息，自動檢索、統計、打印，滿足校外內人員需求，進而實現校園信息資源在線共享應用。3.強化檔案管理人員信息化教育。一是要做好技術應用教育，明確培訓目標，提升專業知識。二是要培養良好電子信息管理能力，加強信息網絡維護，確保檔案信息安全。
（四）提高檔案資源開發力度，服務校外內人員教育事業
1.積極拓展服務模式。通過檔案信息傳遞、上線咨詢、專題信息服務、跟蹤地方服務等多樣化服務，提供檔案加強宣傳指導，開掘其利用價值。2.真實提升各高職院校檔案室職能活動服務能力，持續完善檔案利用環境，簡化檔案利用措施，滿足校外內人員的檔案信息和檔案文化需要。鼓勵有條件的綜合檔案室向社會人民群眾開放時間。3.開展檔案收集編研工作。一是編撰高職院校檔案工作指南、大事記、各類專題匯編等形成特色教育總結的形式作為宣傳內容、推進有思想、有溫度的高職院校檔案文化作品，真正做到“讓歷史說話，用史實發言”，重視檔案就是重視高職院校的歷史。二是利用教學、科研、高考等材料，開展教學專題檔案編研工作，讓優秀教學思路、方法得到共享，使檔案真正服務于校外內人員教育事業。4.完善檔案開發與利用方式。首先，擴大檔案服務范疇，檔案人員不僅要做好檔案工作，還要加強檔案宣傳力度讓校外內人員對檔案資料有充分了解，明確檔案使用價值；其次，結合時代發展，積極使用現代信息化技術，更新服務方式，方便檔案信息使用者隨時查閱檔案資料，提供準確快捷的現代信息化檔案服務；最后，需要深化檔案研究編輯和查閱。融入主動服務化理念，加強檔案信息化開發利用管理，選擇適當的編輯研究檔案方向，例如制度匯編，對高職院校資料進行編輯和研究，便于校外內人員查閱和使用。檔案管理利用工作需要加強基礎專業知識和技能，只有這樣，才能將檔案信息傳遞價值全面發揮，讓高職院校查閱工作在實際中提升到新的高度。
（五）加強檔案管理人員隊伍素質建設，保障高職院校檔案工作健康發展
1.開展檔案管理專業學位研究生教育，鼓勵各地方檔案主管部門與高等教育學校合作辦學。2.開展職業道德教育。通過理論學習、工作實踐、自我培養中提升檔案管理人員的責任感。3.開展專業技能學習培訓，建立復合型檔案管理工作團隊。一是組織專業技能知識培訓，設置考核制度、納入高職院校工作績效；二是每年度組織到上級單位開展業務知識扎實學習；三是參加高院校檔案專業學習；四是利用數字信息化技術，有針對性地開展遠程學習。
四、結語
綜合檔案管理工作是高職院校一項重要工作，高職院校應對加強綜合檔案信息化建設給予足夠重視，積極加強綜合檔案信息化建設，助力高職教育發展。在對綜合檔案管理信息化的現狀及必要性進行分析的基礎上，探究增強綜合檔案管理信息化的有效措施，以期為高職院校綜合檔案管理信息化工作提供借鑒。綜上所述，要解決目前高職院校檔案管理所存在問題，高職院校應切實轉變傳統思維，強化檔案意識，改新檔案工作機制，提高促進檔案信息化管理，提高檔案資源開發力度，加強檔案管理隊伍素質建設，探索新舉措，創造高職院校檔案管理新時代。
作者：劉書漩 單位：廣西幼兒師范高等?？茖W校
