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[摘要]檔案管理作為企業的重要管理內容，能否提高檔案管理水平，直接影響著企業的發展。特別是信息化大力發展的形勢下，企業要根據自身的發展需要，注重發揮信息技術的優勢，實現檔案管理的信息化建設，提高企業檔案管理水平，充分發揮出檔案管理的優勢，使其更好地為企業服務，以此來促進企業實現又好又快的發展。
[關鍵詞]企業；檔案管理；信息化
在信息化大力發展的新形勢下，企業檔案管理要堅持與時俱進，注重檔案管理的信息化建設。檔案管理作為企業的重要部分，主要對企業運營進行追蹤，為企業的戰略規劃提供重要的數據信息。由此可見，檔案管理對于企業發展的意義。在這種情況下，企業要認識到信息技術的重要性，并且要注重檔案管理的信息化目標，其建設的意義具體主要體現在：其一，在信息資源共享的時代，企業無論出自于政治的角度，還是發展的角度，都需要注重信息化管理工作的開展，充分發揮出企業的表率作用。企業要注重創新和開拓，不斷拓寬企業的發展渠道。其二，通過信息技術的有效運用，能夠對企業的發展起到助推的作用，同時可以實現檔案管理信息化建設，為企業改革提供重要的數據保障，以此來實現企業改革的最優化。其三，檔案信息化管理目標的實現，在一定程度上推動了企業的文化建設，企業通過檔案管理工作的開展，實質上也是對固有企業運營的記載，清晰地記錄著企業的文化及發展。鑒于此情況下，企業要認識到檔案管理信息化的優勢，使其更好地服務于企業各項工作的開展，進而促進企業實現又好又快發展。其四，提高企業的工作效率。在網絡時代企業計算機信息化建設中，最顯著的特點就是各種先進技術和設備的應用，信息化的建設使得企業在開展工作時，醫務人員能夠利用各種信息化技術和先進的設備來開展工作，能夠加強對病患信息數據的收集和分析，減少失誤和漏洞的出現，同時還可以對企業的信息進行有效的收集和整理，將其作為企業改革發展的依據，提高企業的醫療水平和服務水平。因此，企業通過信息化建設能夠有效提高工作的效率，改變醫護人員的工作模式和工作流程，可以通過精準的信息數據分析進行病癥的診斷和治療，減少醫患糾紛的出現，這對于醫護人員工作的開展會起到極大的便利。其五，提高企業工作的便捷性。網絡時代企業的信息化建設能夠有效提高企業工作的便捷性，能夠減輕醫護人員的工作壓力和工作強度。工作過程中，企業能夠利用各種專業設備和系統進行數據的收集和分析，可以利用各種專業軟件配合應用開展工作，企業可以建立官方網站和信息服務平臺，使病人通過手機和電腦進行遠程預約掛號，企業內部的智能發藥機，還可以根據診斷醫生的操作進行自動發藥，這些都有效提高了企業工作的效率，減輕了工作人員的壓力，使企業的服務更加便捷。
2.企業檔案管理信息化建設優化措施
企業檔案管理信息化建設涉及的內容很多，需要對其進行優化，才能確保檔案信息化建設的水平，主要優化措施如表1所示。
2.1建立檔案信息化管理系統。企業在檔案管理信息化建設過程中，需要重點加強檔案信息化管理系統，具體主要包括兩方面內容：其一，提高檔案管理效率：在檔案管理過程中，檔案信息化管理成為提高其管理的重要保障。企業要根據檔案管理的需要，結合企業當前具體實際情況，深入分析具體業務流程，結合企業的行業特點，要有針對性地設計檔案信息管理系統，將相關檔案信息納入檔案信息管理系統當中，實現檔案的信息化管理目標。其二，完善文件信息管理系統：實現藏紙質檔案信息化，通過掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案，建立電子檔案管理系統。針對當前這個系統而言，能夠兼容不同文件格式的存在，兼容企業使用的各類軟件。通過當前管理信息化建設，有助于提高企業檔案管理水平，使得檔案管理效率得到提升，促進企業的長足發展。
2.2完善檔案信息化管理安全管控。隨著信息技術的快速發展，先進的信息技術促進了各行各業的信息化建設，實現了管理方面的網絡化與數字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞，對于企業的信息安全造成威脅。眾所周知，企業檔案涉及到諸多企業商業機密以及商業信息，要想保證信息的安全，避免商業機密外泄，則需要注重完善檔案信息化管理安全管控，在當前這個過程當中，企業除了要注重完善相關管理制度以外，還需要注重發揮出信息技術的優勢，采取信息化的管控手段。企業管理者必須高度重視信息化建設安全工作，建立健全網絡安全理制度，加大信息化建設的投入，加強網絡安全技術防范措施，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。另外，在網絡信息化時代，網絡可以實現多點互聯，但是網絡也存在一定的風險，由于網絡空間中存在大量的病毒、黑客等，檔案信息關系到個人的隱私，因此在實施檔案的信息化建設時要做好安全管理，一方面避免電子檔案信息被黑客盜取，另一方面避免檔案在管理的過程中出現數據損壞或者流失的問題，及時修復和還原檔案的數據信息。但是一些病毒在對檔案管理信息系統進行攻擊時會造成檔案信息數據的破壞或者丟失，并且在檔案沒有備份的情況下容易流失，在流失或者損壞以后通常也難以修復和還原，因此需要檔案管理部門針對信息管理系統進行升級和完善，從而增強檔案信息系統管理的安全性與可靠性。
2.3建立檔案信息化管理的安全體系。檔案管理不同于其他管理工作，往往有著一定的特殊性與保密性特征，尤其其自身的性質所限制和影響，要求企業檔案管理信息化建設，以此來滿足檔案管理工作的開展需要，這就要建立超強的安全保障體系，具體主要包括：硬件設施安全保障：企業在實際經營管理中，要意識到檔案管理的重要性，在檔案管理信息建設過程中，必須確保檔案管理信息系統的環境安全、線路安全和設備安全。一旦出現不可預知的問題時，能夠對檔案信息進行很好地保護，避免信息丟失對企業造成較大的損失。網絡安全保障：網絡具有開放性的特點，在企業檔案管理中發揮著重要的作用，但也存在較大的威脅，一旦黑客、木馬等病毒對系統進行攻擊，將會造成企業檔案信息被竊取的風險，嚴重威脅著檔案信息的安全性。鑒于當前這種情況下，企業可注重防火墻技術的應用，通過該技術部署內外網安全策略，定期對文件等進行掃描。與此同時，還需要進一步完善數據庫建設，安裝先進的數據庫系統軟件，只有做好當前方面的工作，才能夠保證網絡的安全性，進而實現對企業檔案信息的安全管理。
2.4加大對計算機信息化建設的投入力度。企業必須要加強各項資源的有效投入，進行資源科學合理配置，例如購買相關設備有助于促進企業計算機信息化可持續發展?？梢再徺I大量與企業工作密切關系的先進信息設備，有助于營造良好的信息化建設氛圍。另外，人才對于企業信息化建設的重要性是不言而喻的，人才的素質會直接影響到企業信息化建設的水平。企業想要開展信息化建設，就必須要努力提高人才的專業素養，培養一些具備專業信息技術的人才，能夠熟練應用各種先進的信息化設備和信息系統開展工作，以此來保證信息化建設的有效開展。企業還可以從當前的員工中選擇出一些具有潛能和資質的人員進行培養，使其掌握信息化知識和相關的專業技能，并將其安排到合適的崗位上，這也能夠發揮出其作用，對企業信息化建設的開展也有著積極作用。增強檔案管理人員的素質水平。企業在招聘檔案管理人員時應盡可能地選用那些專業的檔案管理人員，并為其提供可靠的福利待遇機制，使其能夠更好地為企業的發展提供優質的服務。另外，檔案信息化建設要求工作人員具備高度的責任心，認真對待檔案管理的工作，才能最終完成檔案管理的數字化轉型，提高檔案信息化建設的效率。
2.5將檔案信息化與傳統方式聯合起來。檔案的信息化建設過程中，傳統檔案的保存方式也具備一定的優勢，因此不能完全否定傳統檔案的重要性，比如消費者在購置房產時通常會擁有一份紙質的房產證明文件，這種文件非常重要，紙質文件是需要長期保存的，因此對于類似的文件則需要采用紙質保存的方式。在進行檔案管理時，可以采用數字化檔案與紙質檔案并重的方式，既要實現檔案管理的信息化與數字化轉型，同時也要保留傳統的紙質檔案，發揮紙質檔案的優勢。部分原始的紙質檔案具備較高的歷史價值與學術價值，因此需要檔案管理人員加以重視，避免檔案管理的片面化。
3.結語
在企業檔案管理的過程中，要結合國家有關部門對檔案行政管理的要求以及有關信息社會的要求，有效管理、收集、保存檔案的內容與信息，并將檔案工作作為管理的依據，將檔案管理學作為最新的理論指導，將檔案資源作為企業管理的對象，增強企業檔案的數字化水平，推動企業發展實現網絡資源的共享，增強企業數字管理一體化的水平。
作者:劉亞玲 單位:甘肅萬泰建設工程有限公司