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摘要：我國的檔案管理工作普遍還處于一種比較落后的環境之中，與互聯網時代的需求脫節，跟不上社會的快速變化，這是檔案管理工作面臨的巨大挑戰，放任不管甚至會造成更嚴重的影響。因此，本文主要從數字化管理入手，探討檔案管理工作如何從五個方面開始改善，逐漸完成向數字化的轉型，以供其他機構參考。
關鍵詞：數字化；檔案管理
隨著科學技術的不斷發展，大數據時代帶給人們的不僅僅有便利性，隨之而來的還有激烈的行業競爭和對以往傳統理念的不斷變革。檔案數字化的管理打破了傳統的檔案管理方式和方法，在當前這個大數據時代之下，電子檔案管理給人們帶來了一定的便利性，但是也為檔案工作人員的管理帶來了不小的考驗。
一、大數據的概念
大數據的目的最早是為了對網絡上各種數據進行整理分析。大數據其實也并不是最近幾年才出現的新概念，早在20世紀，大數據就已經在各個領域實現了應用，但是由于當時的環境和社會比較落后，就導致了不同行業和不同領域對于大數據的定義也不相同。大數據一般又可以分成三種類型：結構化數據、半結構化數據和非結構化數據。結構化數據指的是能夠通過表結構來進行實現的數據。反之，沒有辦法通過表結構來進行實現的數據就叫做非結構化數據。介于結構化數據和非結構化數據兩者之間的就是半結構化數據。
二、檔案管理的概述
檔案的重要性不言而喻，而如何管理檔案更是有著其獨有的重要性。但是傳統的檔案管理方法好像已經似乎并不適用于這個飛速發展的社會。當今社會的主題是創新，在各行各業都要進行創新的理念。在這個信息化的時代之下，任何行業多多少少都會與互聯網、計算機等技術結合在一起。當然，檔案管理工作也是不例外的。在大數據時代，隨著社會的不斷發展，檔案管理工作的方法也要隨著社會的不斷進步而完善自身，不能再以落后的姿態出現在人們的視野當中。
三、檔案管理工作發展面臨的困境
1.檔案整理不夠系統化，工作效率低下
在日常生活中，大部分企業的檔案管理部門都更像是一間倉庫，堆滿了很多資料，長久不見天日，檔案分類混亂，想要查找自己所需要的文字或者影像資料十分困難。而管理工作人員大多由很多年紀較大的人擔任，他們缺乏對現代化檔案管理的認識，堅持沿用傳統的老一套方法，導致檔案管理的效率非常低。到了需要進行盤點總結工作的時候，往往是部門所有人齊上陣，也仍舊費時費力，難以快速整合分析。追根溯源地來看，這種現象的普遍存在是因為管理層對于檔案管理工作沒有明確的規章制度，而是更多的采取忽視的態度。當檔案管理工作出現問題時，管理層一般選擇追究到個人頭上，而不是思考整個體系的弊端。這樣的態度完成了檔案管理工作進行混亂，效率極低的結果，對于公司來說，發生了檔案缺失帶來的影響是很大的。如果長期忽視檔案管理工作的重要性，將會造成更嚴重的利息損失。根據現實的實際情況來看，大數據時代之下企業檔案管理工作存在規劃落后的問題。檔案的管理容易受到很多方面的影響，比如檔案管理的權限和檔案管理的資金等等。正式上述問題的出現，導致了檔案的管理工作難以出臺出一個全國統一的方案來進行解決。這些問題就決定了檔案管理的方式具有很強的不確定性。這就要求各地的政府和相關企業進行自我改造和自我完善。
2.檔案管理設備老舊，無法應對時代需求
在幾乎人均一部手機的大數據時代，越年輕的群體越習慣在線上處理問題。網絡世界四通八達，讓距離不再是距離，人與人之間的溝通也更加有效和及時。然而在檔案管理部門，企業卻很少有配備先進的設備，用于管理工作使用。管理工作人員始終采用紙質記錄的方式，這種方式很容易出現漏洞，導致檔案丟失后找不到源頭和線索。很多高等學校的圖書館也是在近兩年才取消了讀書卡，轉而采用線上預約借還的新方式。除此之外，檔案管理其實對于環境的要求很高，但是很多企業并不明白這一點。放大了來說，故宮博物館之所以能夠完好無損地把中華五千年來的寶藏保存地這么好，是因為每天都有非常多的檔案管理人員在這背后默默努力。什么樣的溫度和濕度能夠保證書畫不易破損腐朽。要達到怎樣的存儲條件，才能讓瓷器一直擁有盛世時期的光澤。這些都是故宮博物館的工作人員們經過了無數的學習和研究之后總結出來的的經驗。然而在企業的檔案管理工作部門，我們經?？吹降氖腔覊m飛舞，這些珍貴的資料在不合適的環境下，逐漸褪去墨跡。失去意義，甚至有很多文檔已經被老鼠咬爛。陳舊的設備，不恰當的環境，這些遠遠不足以應對當下日漸增多的檔案管理需求，給企業的檔案管理帶來了很多麻煩。
3.缺乏專業性較強的人才，數字化意識薄弱
任何時候任何領域，人才都是引領未來發展的重中之重?，F在的年輕人處在壓力極大的社會競爭之下，整個大環境都驅使著他們一切以利益為重，要用最少的時間創造最大的財富。因此，很多年輕人不愿意選擇檔案管理之類的工作，他們認為這樣的工作工資比較低，日常多重復瑣碎無聊，不能夠帶來很大的價值。這種市場需求的收窄直接導致了各大高校對于檔案管理專業的開設。舉個例子來說，很多高校新開設了電競專業，卻取消了歷史悠久的檔案管理專業。當然這么做也無可厚非，高校需要保障學生的畢業就業率，但是在這種長期的發展之下。在檔案管理工作上愿意鉆研的人就會越來做少。流動到企業這一末端，能夠招聘到的檔案管理專家也十分稀少，企業為了提高效率，所以更多的選擇招聘一些不懂得這份工作的人來坐這個位置。總體上還是因為企業對于檔案管理工作的意識非常薄弱，導致了這樣的惡性循環。而缺乏專業性的人才，會直接體現在檔案管理工作跟不上時展。如果想要讓檔案管理工作得到優化，與數字時代接軌，當下的企業急需改變這一點。
4.網絡安全事件頻發，檔案管理具有一定風險
網絡科技的廣泛應用和飛速發展使得人們的生活越來越便捷，數據化在檔案管理中的運用，增加了檔案管理工作的系統性、條理性、全面性，多樣性。同時數字化工具還節約了時間，提高了工作效率，但是不可忽視的一個情況就是。信息泄露的情況每天都在發生，往小了說，存在著手機號碼被賣給貸款公司，之后用戶接到無數個貸款電話的騷擾的事情；往大了說，知名的互聯網企業突然被黑客攻擊，要求企業用戶支付比特幣才能解決封鎖，否則產品會無法正常使用的事情在近兩年也非常常見；一些著名的演員，網絡紅人經常被莫名其妙盜號；甚至發生過企業機密被黑客盜用的事件?？梢?，數字化的飛速列車除了帶來便捷的春風，也給身處其中的人帶來了一定的風險。而檔案管理工作在進行數字化轉型時，同樣面臨著這樣的困境，如果沒有經過專業程序人員的重重保護，機密文件很有可能被盜或者被惡意損壞，即使安裝上了防火墻，也需要有人定時看管，以應對突發狀況的來臨。
四、應用數字化優化檔案管理工作的具體方法
1.專項人才儲備充足，從核心上提升競爭力
人才就是最核心最尖端的競爭力，一位在檔案管理領域卓有建樹的專家，能夠大大提升公司的檔案管理效率，進而產生長遠的影響，促進公司在數字化時代更好的發展。因此，企業在進行招聘的過程中，需要舍得下成本，用較高的薪資吸納人才，讓這些人才為己所用，改變公司的檔案管理工作存在的問題。同時通過這種對于檔案管理工作的重視，能夠提升市場的活力，讓檔案管理這個看似不起眼但實際上非常重要的專業恢復往日活力。這樣才能有源源不斷的專業人才輸送到企業當中，幫助企業優化檔案管理工作，促進其他部門與檔案管理部門的協同合作，最終從核心出發，提升企業的競爭力，獲得更加長遠的收益。一定要加強檔案管理的工作人員的服務意識，強化他們服務的觀念。因為檔案管理人員的工作并不是一項可有可無的簡單工作，其實它關系到很多方方面面。檔案工作人員應該把檔案管理信息化工作當成是一個作為國家信息建設的其中一個非常重要的分支。有些機密檔案只能夠永久保存和給有關部門的人員進行查閱，除了那些絕對機密的文件，其它的文件可以加強其服務的領域。并且一定要把國家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財力發揮到正確的地方，不要造成成本的浪費，使所有的經濟效益達到最大化。
2.數據培訓定期進行，提高員工數字化意識
只有一個人懂得要進行符合現代的檔案管理工作，這是不夠的。如今的網絡時代，對我們每個人都提出了明確的要求，想要在大浪淘沙中得以生存，就必須順應時代做出改變。數字化意識是每個在當今時代的人必須具有的素養，從小事談起，每個人的日常生活中，都應該保持數字化的好習慣。對于很多文檔的存儲和查找。要學會熟練利用數字化工具。從而跟上時代。放在工作條件下，這種高度的數字化素養能夠幫助企業規避很多問題。在各部門的溝通上更加及時和高效，文件丟失或者損壞的現象更少大聲。如何達到這種全體的意識提升，需要我們的檔案管理工作專家結合當下情景，定期對全體員工展開培訓，傳授相關的正確做法。從而提高全體員工的數字化意識。最終促進公司整體水平的提升。
3.推陳出新完善設備，為優化提供堅實保障
好的開始是成功的一半。想要改善檔案管理工作，就必須提前準備好專業的最新的設備。企業需要改變觀念，意識到這項工作的重要性，在資源分配的選擇上，更多地支持檔案管理部門設備的采買。我們要把這份工作從線下轉移到線上，就要用專業的數字化設備來完成。每一份檔案都要經過掃描以后上傳保存，增加其安全性，實現雙重保障，避免紙質版本丟失。掃描機器，電腦組建，高功能攝像機，這些必不可少。只有數字化設備到位，環境適宜，我們才有討論后續管理工作的基礎。“安全第一”不管在那個行業都是一個非常重要的理念。在大數據時代的環境之下，檔案信心的安全性也是企業檔案管理當中不能夠被忽視的一個部分。檔案信息的安全性威脅一方面來自于電腦和計算機的設備管理，另一方面的威脅來自于互聯網。所以說，想要做好企業檔案管理的安全性管理，就要從這幾個方面來進行出發，才能最大程度上保證企業檔案管理的安全性。首先，要加強對于企業檔案管理人員的思想意識培養，加強每一個員工的安全責任意識，在日常的企業檔案管理工作當中，工作人員應該定期對各種企業檔案管理的設備和機器進行檢查和定期維護，一旦發現了問題或者說是問題出現的隱患應該及時上報。其次，還要建立安全的網絡屏障，要利用各種軟件來建立起屬于本電力公司的檔案管理網絡，并且一定要保障企業檔案網絡的安全性。企業不能因為成本的增加，就選擇性疏忽的檔案管理的需求，嚴肅對待，現在的付出是為了以后的一本萬利，而不是一直承受檔案缺失損壞的困擾。
4.設置合理獎懲機制，監督數字化工作開展
合理的獎懲機制能夠讓員工的工作更有動力，更加高效。因此，在檔案管理工作像數字化轉變的過程中，企業并不能撒手不管，放任新工作模式的開展。而是要設計一個專門的監督小組，從新的策略開始實行的第一天起，監督小組的成員就必須活躍外各個部門之間，認真履行自己的職責。對于數字化工作完成地積極高效的工作人員進行適當獎勵，而對那些沒有嚴格按照制度執行的工作人員，也要提出相應的批評。同時，監督小組可以及時的接收工作人員對于數字化新政策的反饋，吸收有用的意見，讓制度更加完善。這是一個長久而雙向的互動與溝通，通過這種方式，能大大提升各部門之間的聯系，并且快速提高全體員工的數字化管理意識。
5.明確制度規范流程，讓數字化工作有據可依
沒有明確的制度，沒有清晰的流程，即使員工想要開展數字化工作，也會無從下手。良好的約束才能確保事情的穩步發展。對于網絡世界充滿重重風險的現狀，規范流程就顯得尤為重要，一旦進行了數字化的轉型，就意味著負責檔案管理的人員并不是只有在公司的時間才需要履行職責，而是24小時都必須守護好檔案的安全。這對于工作人員的互聯網各項操作的熟練掌握能力要求很高，同時也需要相關的人員具有比較強的責任意識，能夠把自己的使命和檔案管理的重要性牢記心中。除此之外，公司需要對于檔案數字化平臺的維護制定嚴格明晰的流程，平日里數字化平臺的維護和管理需要做哪些工作，遇到緊急情況需要怎么申報流程如何處理等等，這樣才能使得檔案管理更加規范化，安全化。企業負責檔案管理工作的專業人士，需要結合部門的情況，以企業的發展現狀作為依據，制定出一套規范化的流程，高度清晰明確，下發到管理人員手中，這樣才能在開展數字化工作的時候，有據可依，不至于產生溝通之間的矛盾，降低管理效率。
結語
從全文的分析我們可以看出，企業在檔案管理工作中存在的主要問題是對于檔案管理不夠重視，缺乏數字化的意識導致工作跟不上時展，沒有專業的團隊來進行檔案管理工作的轉型。如果想要在未來的環境里，把檔案管理工作做的更好，企業必須采取措施，促進檔案管理工作的改善。具體可以從優化管理設備，招聘專業管理人才，制定明確規章流程，提升數字化素養這些方面來入手。從而使得企業在未來的發展中能夠更加順利和成功。
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作者:謝迎杰 單位:河北省秦皇島市北戴河區就業服務局
