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摘要：在我國社會各個行業相關企業當中，檔案管理工作占據的地位其實都是十分重要的，施行有效性比較強的文件整理方法，可以有效控制文件的搜索時間，假如沿用以往的人工管理模式，就難以滿足我國社會發展過程中提出的要求。大多企業都將信息一體化檔案管理理念投入使用，不單單是可以讓辦公及管理效率得到大幅度提升，也是可以創造出更多的社會效益及經濟效益，在此詳細分析信息一體化背景下企業檔案管理效率的提升方法，希望可以在日后相關工作人員對此問題進行分析的過程中，起到一定借鑒性作用。
關鍵詞：信息一體化；企業；檔案管理；效率；提升；分析
1信息一體化背景下企業檔案管理效率提升途徑的研究背景
檔案管理措施是整理文件的過程中經常使用到的一種方法，科學合理的完成管理工作，不單單是可以對檔案文件內容形成清晰的認識，也是可以節省下來一定檔案查詢及翻閱的時間，適應性比較強的檔案管理模式實際運行的過程中，就可以讓企業各項工作效率得到大幅提升，也是可以讓企業實際運行過程中產生的成本得到有效的控制，不同類型企業使用到的管理模式也是不同的，因此適應本企業實際情況的檔案管理模式，可以在企業發展的過程中，發揮出十分重要的作用。以往一段時間當中，在我國市場體制改革工作進行的過程中，我國經濟發展也進入到了一個嶄新的時期當中，企業檔案管理模式自然會隨之發生一定變化。在社會主義市場經濟體制越發完善起來的背景下，企業逐漸向著多元化的方向發展，甚至還有一些企業發展成跨地區的集團，總公司和各個分公司之間形成了一種將資產作為聯系的紐帶關系，在這樣一種關系當中，檔案管理的行政作用就會逐漸被弱化。以往一段時間中，在信息技術發展速度迅速提升的背景下，檔案載體呈現出一種多樣化發展趨勢，各種類型新技術措施發展的過程中，都對現代化的檔案管理模式提出了新的要求。在此背景之下，各個企業應當積極滿足市場變革的過程中提出的要求，積極去對原本的檔案管理理念及管理措施進行改革，促使檔案資源的利用率得到大幅度提升，最終也就可以在本企業走上可持續發展道路上的過程中，做出一定貢獻。
2信息一體化對企業檔案管理的影響
2.1切實提升檔案管理效率
企業各項工作效率會直接對企業的競爭力造成一定影響。選取文檔管理系統的過程中，應當詳細對輸入速度、文本規范性以及檔案輸入難度等問題進行分析，在信息一體化檔案管理系統正式投入應用之前，企業檔案人工管理模式當中涉及到的程序比較多，檔案類型也比較多，在新系統投入使用之后，各項信息數據會直接從客戶端進入到檔案系統當中，通過系統對各項數據進行分類整理之后向公司中的各個部門提供服務，促使檔案數據利用率得到大幅提升，從辦公效率的角度上進行分析，新系統投入使用之后，數據輸入速度以及傳輸速度都得到了大幅提升。雖然此系統在實際應用的過程中，也暴露出安裝難度高等問題，但是實際應用過程中展現出的優勢更為明顯一些，為了可以對各項檔案信息的安全性做出保證，一定是需要在此系統當中嵌入信息安全控制功能模塊，施行權限管理及口令管理模式，實時動態的對系統中電子檔案資料的流程進行監督管理，為各個崗位上工作人員賦予不同的權限，保證本系統實際運行的過程中，可以將自身的作用充分發揮出來。
2.2有效降低企業運行成本
電子化檔案管理模式實際應用的過程中，可以為企業無紙化辦公目標的實現奠定堅實的基礎，有效控制企業在文印、歸檔以及外發等領域中的成本損耗問題，除此之外，本檔案管理系統實際運行的過程中，可以將企業實際運行過程中產生的價值較高信息及經驗轉換為本企業獨特的信息資源，這一信息資源會在企業參與市場競爭的過程中起到一定推動性作用。除此之外，信息資源也帶有檔案信息資源的優勢，凸顯出檔案的信息服務功能，推動檔案管理逐漸向著一體化管理的方向發展。
3信息一體化背景下企業檔案管理效率提升途徑
3.1積極在原本檔案管理人員培訓機制的基礎上進行創新
在企業檔案管理數字化水平不斷提升的背景下，企業檔案管理人員的綜合素質水平及理論知識水平也應當得到一定程度的提升。在此背景下，筆者認為企業內部應當構建出檔案管理人員培訓機制，切實依據本身的實際情況，構建出適應性比較強的培訓機制，為了可以滿足大部分員工日常工作過程中提出的實際要求，應當將網絡培訓作為主體，實體培訓作為補充性內容，在對管理人員開展基礎知識培訓的過程中，重視對其軟件操作能力及檔案管理知識進行培訓，為了可以將各個崗位上工作人員的工作積極性及主動性充分激發出來，企業可以構建出適應性比較強的獎懲機制，引導各個崗位上工作人員不斷對自身的技能進行訓練，更好的在檔案管理工作進行的過程中做貢獻。
3.2積極的在原本檔案管理制度的基礎上進行創新
制度可以為各項工作的順利開展做出一定保證，在此制度當中，既應當對檔案管理人員有一定限制，也需要對檔案使用者做一定限制，甚至還需要對企業領導者做一定的限制，才可以對檔案管理的獨立性及平等性做出保證，除此之外，完善的制度體系也可以讓檔案安全性得到大幅度提升，從而也就可以讓企業更好的利用檔案信息，保證企業實際運行的過程中，可以創造出更多的社會效益及經濟效益。
4結束語
信息一體化背景下可以讓檔案管理效率得到大幅度提升，與此同時也可以讓檔案管理成本得到有效的控制，更是可以在檔案管理模式創新及提升國企競爭力的過程中，發揮出十分重要的作用。在積極開展信息一體化建設工作的背景下，企業就可以統一的去對信息資源進行管理，促使企業的信息資源控制力得到大幅增強，從而企業也就能夠在參與市場競爭的過程中，展現出更為強勁的核心競爭力，最終也就可以在我國構建可持續發展型社會的過程中，起到一定推動性作用。
參考文獻
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[3]吳蕾.在市場經濟條件下企業加強檔案管理工作的必要性核心要點構架[J].現代經濟信息，2019（16）：108.
作者:張瑩 單位:秦皇島市市政設計院
