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摘要：加強教學檔案管理不僅能為教學檢查和評估提供依據，為教學改革和發展提供支撐，而且有利于推動教學質量提升。目前高職院校教學檔案管理存在不足，主要表現為教學檔案管理信息化和標準化建設不到位，管理人員綜合素質有待提升，安全管理存在不足。學校應加強教學檔案管理信息化和標準化建設，提升教學檔案管理人員綜合素質，重視教學檔案的安全管理工作。
關鍵詞：高職院校；教學檔案管理；創新策略
高職院校教學檔案是指在教學過程中所產生的檔案資料，一般以文字、圖片、視頻、音頻等多種形式存儲。它是開展教學管理，進行教學質量評估和檢查的重要依據。同時，高職院校教學檔案還能為教學改革發展，提升教學質量提供參考。因此，加強新時代高職院校教學檔案管理是十分必要的。然而，由于相應的管理規章制度沒有得到嚴格落實，部分檔案管理人員綜合素質有待提升，再加上計算機和互聯網的作用不明顯，制約了新時代高職院校教學檔案管理水平的提升。
一、新時代高職院校教學檔案管理的變化
新時代隨著計算機和互聯網普及，高職院校教學檔案管理出現新變化，主要表現在以下方面。
（一）教學檔案歸檔效率更高
傳統紙質教學檔案歸檔流程復雜，效率較低，同時還需要大量紙張，教學檔案管理成本高。而新時代在大數據和云計算支持下，教學檔案管理模式出現變革。通過計算機和掃描器的應用，管理人員將傳統紙質檔案轉化為電子檔案。電子檔案大大提升了教學檔案歸檔效率，管理人員只需在計算系統錄入檔案信息就可以實現長時間保存，便利教學檔案的分類和匯總。[1]這不僅降低檔案管理人員勞動強度，減少教學檔案管理的工作量，還有利于促進高職院校教學檔案管理效率提升。
（二）教學檔案保存質量更好
傳統紙質檔案抗風險能力弱，易受火災、水災等影響，而導致寶貴的檔案資料丟失。即使是在正常狀態下保存的檔案資料，如果時間過長，紙張也會老化，字跡可能模糊。而新時代在互聯網、大數據和掃描器支持下，高職院校教學檔案可實現電子化存儲，有利于檔案的永久保存，能有效彌補傳統紙張檔案管理的不足。通過硬盤、云存儲等多種手段，有利于對檔案資料進行備份，避免檔案在自然災害中受損或丟失。此外，在高職教學檔案管理系統中通過設置用戶訪問權限，對檔案進行加密處理，可以確保教學檔案的安全，[2]提升教學檔案資料保存質量，使其更好滿足使用者需要。
（三）教學檔案服務功能更強
以前在高職教學檔案管理中，主要對檔案進行標號和歸檔，將其存放于檔案室，實現檔案管理的規范化和標準化。查詢和使用過程中主要根據編號進行，以滿足使用者需要。然而，管理人員難以對教學檔案進行深層次統計分析，難以為教學檔案后期的科學利用提供有價值的決策與參考。而在新時代背景下，高職教學檔案管理模式發生根本變化。例如，在大數據技術支持下，能對高職教學檔案數據進行深層次挖掘和分析，掌握不同檔案材料之間的關聯性，有利于進行加工和提煉，為使用者提供有參考價值的信息。
二、新時代高職院校教學檔案管理的意義
教學檔案管理是高職院校的一項重要工作，其管理流程是：教學檔案驗收，整理，分類編目、輸入電腦，裝訂、分類入檔，保管，查閱，清理，銷毀。新時代，加強教學檔案管理，對任課老師教育教學和高職院校創新發展都具有重要作用。
（一）為教學檢查和評估提供依據
教學檔案能客觀、公正、詳細記錄高職院校教育教學基本情況。通過加強教學檔案管理，有利于獲取豐富檔案數據資料，進而為高職院校開展教學檢查，進行教學評估提供依據。同時，也有利于更為詳細和全面掌握高職院校教學基本情況，對改進教學中的不足具有積極作用。
（二）為教學改革和發展提供支撐
通過加強教學檔案管理，對完整的、原始的、系統的教學檔案進行研究和綜合分析，了解高職教師教學和學生學習現狀，能為制定科學合理的決策提供依據，對推動高職教學改革和發展具有重要意義。
（三）有利于推動教學質量提升
教學檔案是高職院校進行教學檢查、評比、評估的重要依據，能為教學活動改進提供參考。在日常工作中，通過詳細收集并整理教學檔案，查閱并比較教學檔案資料，不僅能客觀了解高職院校教學的基本情況，同時通過與其它學校的對比，開展對外教學交流，學習并借鑒其他學校的經驗，有利于改進高職院校教學工作中的不足，進而有利于優化教學方案，提升高職院校教學質量。
三、新時代高職院校教學檔案管理的不足
（一）教學檔案管理信息化和標準化建設不到位
傳統的高職教學檔案管理，主要由管理人員按照管理規章制度對檔案資料進行整理和保管，為廣大師生提供檔案服務。管理員的日常工作主要是對檔案進行維護，對過期的、可報廢的教學檔案則按規定進行報廢處理。在新時代，部分管理人員仍然沿用傳統模式開展教學檔案管理，工作效率偏低，已難以有效滿足新時代高職院校對教學檔案管理的需要。此外，由于高職院校教學檔案管理信息化和標準化建設不到位，未能構建有效的管理系統，忽視對檔案資料進行數字化處理，信息化管理系統建設滯后，信息檢索和檔案資料查詢不方便。[4]
（二）教學檔案管理人員綜合素質有待提升
高職院校教學檔案管理具有復雜性、重要性和保密性等顯著特征，對檔案管理人員的綜合素質要求也比較高。他們不僅要熟悉教學檔案管理流程，嚴格遵守檔案管理規章制度，在新時代還要注重提高計算機使用技能，能對檔案資料進行數字化處理，滿足新時代教學檔案信息化管理需要。但目前高職教學檔案專職管理人員數量不足，甚至許多是由行政管理人員兼職的。部分檔案管理人員專業基礎知識缺乏，甚至連計算機和掃描器都不能熟練使用，根本不能勝任教學檔案管理信息化需要。
（三）教學檔案的安全管理工作存在不足
傳統高職教學檔案以紙質為主，為確保檔案資料安全，要做好防潮、放水和防火等工作，不存在網絡安全隱患。而新時代背景下，如何保證教學檔案的安全成為重要話題。由于高職院校的教學檔案從紙質轉變為電子形式，存在安全隱患，容易受病毒、木馬、黑客等攻擊，如果防護工作不到位，很容易導致教學檔案數據損壞甚至丟失。主要原因有，教學檔案的部分管理人員網絡安全意識淡薄，沒有認真做好安全防御工作，忽視檔案資料備份。部分管理人員在計算機使用時比較隨意，在瀏覽網頁或者使用軟件時存在不當操作，導致木馬或病毒入侵，給高職教學檔案帶來破壞。
四、新時代高職院校教學檔案管理的創新策略
為改進高職院校教學檔案管理的不足，順應新時代的要求，把握大數據和“互聯網+”帶來的機遇，高職院校有必要采取以下措施加強教學檔案管理。
（一）加強教學檔案管理信息化和標準化建設
新時代高職學生檔案管理人員要更新管理理念，改變傳統的“重保存、輕利用”觀念，更加注重教學檔案的綜合利用，為廣大師生提供優質服務。要樹立現代化管理理念，加大新時代教學檔案管理重要性的宣傳力度，宣傳新時代檔案管理方式變革和服務理念轉變，強調教學檔案的服務功能，注重對教學檔案信息資源的二次挖掘和分析利用，讓教學檔案更為有效地發揮作用。順應新時代的要求，推進教學檔案管理信息化和標準化建設。把握新時代大數據和“互聯網+”時代給教學檔案管理帶來的機遇，做好檔案整理、加工和利用工作，運用互聯網構建學生檔案全文數據庫，方便檔案資料查詢、檢索、借閱和統計分析（見圖1），讓高職教學檔案更好發揮服務功能，為教學和管理決策提供參考。在教學檔案信息化建設中要加大資金投入，完善硬件和軟件設施，開發學生檔案管理系統軟件和搜索引擎。注重高職教學檔案管理設備和檔案管理系統優化升級，方便對教學檔案資料的充分合理利用。[5]做好教學檔案整理和信息化處理工作，對教學檔案資料進行分類和歸檔，方便檔案數據資料查詢和使用。推進高職院校教學檔案標準化建設，建立標準化的高職教學檔案管理制度。管理員要嚴格遵循檔案管理規章制度，規范教學檔案歸檔、整理、信息化建設、綜合利用等流程。學校要嚴格落實教學檔案管理規章制度，明確教學檔案管理人員具體職責，嚴格落實責任制，提升高職教學檔案管理水平。
（二）提升教學檔案管理人員綜合素質
引進專業化檔案管理人才，滿足檔案管理需要。檔案管理人員既要具備扎實的檔案管理基礎理論，還要熟練掌握計算機和互聯網應用技能，確保勝任高職教學檔案管理需要。注重對檔案管理人員的培訓，不斷更新他們的知識結構，豐富他們的專業知識儲備，使其能掌握計算機使用技巧，能熟練應用大數據挖掘和分析技術，確保勝任教學檔案管理需要。[6]此外，還要組織檔案管理人員開展經驗交流與研討會，相互學習和借鑒，從而豐富自身教學檔案管理工作經驗，提高新時代檔案管理綜合技能。
（三）重視教學檔案的安全管理工作
增強檔案管理安全意識，將安全管理擺在突出位置，防止安全事故發生。要建立完善的檔案安全管理規章制度，明確規定：為確保檔案室安全，非檔案管理人員不得入內；檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品；檔案室內必須清潔，要有防火、防鼠、防蟲等設施。此外，還要組織檔案管理人員加強學習，確保教學檔案管理人員認真遵守各項規章制度，提升檔案管理水平。教學檔案管理是新時代高職院校的一項重要工作，對教學活動開展和學校發展具有重要作用。應該認識教學檔案管理存在的不足，順應新時代的要求，把握大數據和“互聯網+”帶來的機遇，推動教學檔案管理信息化和標準化建設，提高檔案管理人員素質，重視教學檔案安全管理。從多個方面入手，提升新時代高職院校教學檔案管理水平，使其更為有效地發揮作用，也為高職院校的創新發展創造有利條件。
參考文獻
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[6]倪春美,于正永.大數據背景下高職院校系部教學檔案管理的問題與對策[J].常州信息職業技術學院學報,2018(05):23-25
作者:王詠梅 單位:九江職業大學
