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【摘要】資料檔案管理工作在任何職業、任何工作中都是十分重要的，這一流程能把所做的工作真實的反應出來，并能通過這一流程及時查漏補缺，在后期遇到同類型工作時，還可進行借鑒。所以應當重視起資料檔案管理工作，尤其是水電工程竣工的資料檔案管理，因為水電工程程序繁雜，涉及的資料檔案種類頗多，每項流程都環環相扣，錯漏了哪一處都會產生不小的影響。因此對從事水電工程資料檔案管理工作的人員要求極高，對工作人員的操作規范也要求的格外嚴格，以求讓整個工程項目能順利圓滿的完成。
【關鍵詞】提高意識；制定規范；實施制約與監督
引言
工程竣工的資料檔案能全方位的鑒定及考核工程的質量，也是后期運營與維護的主要參考。因此，作為項目的經營建造單位，必須將整個項目的所有流程涉及的資料檔案，嚴格的遵照管理規范進行分類封存，務必確保資料的真實性，可靠性以及準確性，為整個工程的安全、高效及持久性提供保障。但從建立檔案，到收集資料，再到資料審核整理、驗收與結算，直至最后封存，有很多方面的問題要注意，因此需要相關單位提高資料管理意識以及工作素養，將資料檔案更好地進行管理，以保障整個工程的進程。
1提升相關人員對竣工資料檔案管理的意識
水電工程竣工的重要組成部分就是竣工資料檔案的管理，因為這一環節可以起到參考、審核、驗收及維護等重要作用，并且跟整個工程的效益是有直接關系的[1]。所以一定要將竣工資料收集完整，將整個檔案做的真實有效并且準確。要是沒能將這部分做好，將會為項目埋下不小的隱患。因此，整個項目相關的領導和工作人員，一定要將竣工檔案的管理意識提升上來，在實際工作中，嚴格的遵照管理流程以及檔案歸檔的規范，認真的對待檔案管理這項工作，務必將工程真實，準確并完整的呈現出來，為工程做好輔助工作。畢竟一旦出現資料不全或管理不善的局面，就會導致一部分的資料失真或缺失，或者一旦產生問題便很難查詢因由，無法及時正確的將隱患消除，為工程后期的運營造成不必要的麻煩，還會為社會埋下多種不安全隱患。即便如此，資料檔案管理也不是一朝一夕就能完成的，靠后期填補，或是突擊制作檔案，是沒有辦法保證檔案的準確性，真實性及全面性的。必須在工程一開始，就有專人跟進，進行資料的收集、分類及歸納總結。要讓檔案管理工作與工程的施工同步進行，這樣到竣工時，只要稍加整理和檢查就可以了。
2將資料呈現的內容規范化
水電工程的圖紙編制和各個項目的所有資料文件都是有明確規定與要求的，但總會出現檔案管理工作不規范，監管力度不嚴格，或是其他原因，使檔案管理工作依然存在不少問題。比如在用紙方面沒有符合檔案要求，或者紙張表面不整潔，整份材料用紙大小和質地不同，字寫得潦草看不清，圖樣繪制的不規范，或是對資料隨意進行涂改，修改又未經許可，改后修改人也沒有簽字確認或者加蓋公章等[2]。除此以外，還有未將資料收集全面，或是出現只有圖紙沒有原始資料的情況，甚至是監理報告或是竣工書的缺失，還有就是在最后收尾工作中不按要求進行分類成冊，或是成冊的未制定目錄，有目錄的制定的又不準確，明顯與內容不符等問題層出不窮，更有因管理上的不到位，造成重要資料丟失的狀況。這些問題在工程施工中時常出現，對工程的進度和后期運作維護造成了不小的影響，因此需要相關人員加大資料管理的力度，經常組織學習《驗收規程》和《檔案法》等相關的重要文件，明確制定好相關的規范制度，將制度盡量細化，包括用紙，格式，涂改規定，字體要求等，并做好檔案管理工作的宣傳，提高檔案管理人員的工作素養及檔案管理意識，讓檔案管理工作得到充分重視，并將《規范法》形成制度，這樣才能保證資料的全面、統一、整潔及準確。
3加強檔案管理人員的職業素養
工程檔案要由專人負責，且對負責檔案管理的人員時常進行培訓，培訓內容涵蓋檔案管理工作的基本常識、檔案法規以及管理標準等，除此以外，檔案管理工作人員要具有一定的穩定性[3]。因為這部分人員不穩定，會造成整個工程的各項措施與制度不能持續的落實。而且中途換人管理就會出現交接問題，后來人員對工程前半部分的實施不了解，通過人員交接一知半解，無法與后續工作進行更好的串聯，容易造成材料的遺失，或是數據上的錯誤，或者進行某項資料查詢時耗費的時間相對較長，造成不必要的人力物力財力的浪費。因此，檔案管理人員要將自己的業務水平不斷提高，除了將檔案進行規范標準的管理外，還要努力的搜集信息資源，給水電工程的運行與維護提供更高效的服務。
4移交驗收竣工檔案
一些大型的水電工程項目的流程比較多，耗時也很長，投資及涉及面比較大，分項的工程也少不了，所以竣工的資料檔案數量也非常多。如果等到工程竣工將檔案整體移交，便很難保證資料的完整性，對施工單位的安全生產與維護也難以保障，因此將不同部門和不同項目的資料分別移交，最終進行正式的統一檢查驗收，效果會更好。具體操作方式，最好先從人員分配開始。首先讓部分人員形成初驗小組，在初驗小組的帶領下，將工程檔案管理工作從完整性、準確度及質量編制等方面進行初次整理驗收，然后提交第一次的驗收報告，報告要將目前存在的問題及整改的方案詳細的記錄[4]。對驗收合格的部分項目，明確標注好資料的保管單位以及使用范圍，以保障使用單位能及時使用并及時進行維護。在工程竣工資料正式驗收之前，組織各部門人員同監理施工等各單位進行對接，將整個工程所有資料進行進一步的匯總整理，準備迎接上級部門的最終驗收。驗收時謹防施工單位過度自信，認為檔案完成的十分完整詳細，且已經經過了多重審核，多重把關，已經不存在任何問題。但實際上經過建設部門人員的詳細審核后，還是會發現一些問題。所以工程檔案必須嚴格遵照歸檔要求進行管理歸檔，并得到管理機構的認可后，才可以進行下一步的完工結算。
5對施工過程進行制約與監督
為了確保工程檔案的準確、完整與真實性，應當將檔案管理工作納入日常工作范疇，并建立起嚴格的監管機制。具體做法就是在施工一開始的時候，檔案管理的工作人員就要深入施工場地，緊跟施工的各項流程，跟進施工的進展，及時發現問題并制定解決方案。還應多方面搜尋資料并密切配合監理，將檔案資料與工程報量內容結合，使資料整理和工程的進展保持一致步伐[5]。除此以外，在工程進展過程中建設部門和監管部門要把好驗收這一關，爭取能高質量高效率的上交竣工驗收材料。此外，竣工驗收時，應集中檢查檔案資料的整理情況，以及資料的真實、完整和準確性。當確認工程資料符合規定后，再進行結算工程量的工作。務必要督促施工單位將檔案管理工作認真做好，提高管理水平，為工程的順利進行做好輔助工作。
6結束語
綜上所述，工程竣工檔案的管理工作，在整個水電工程項目中的作用非常重大，工作流程及工作量也十分的繁瑣復雜，因此需要檔案管理部門及工作人員具備超強的責任心以及出色的工作能力，并且擁有良好的工作素養，對檔案管理工作的重要性有高度的認知，且能細心，耐心的進行每一項工作，及時的發現與解決工作中遇到的問題。這樣才能保證整個水電工程順利的進行下去，后期運營與維護也能得到最好的保障。千萬不要抱有僥幸心理或是過度理想化的心理，認為差不多就可以。一旦產生這樣的心態，就很容易出現大紕漏，對整個工程以及對社會的影響都非常大。所以，檔案管理工作人員一定要收集精準的資料，按照工作規范，嚴謹的完成竣工資料管理工作，為工程圓滿完成以及為社會的發展和人民的安定提供保障。
參考文獻
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[5]林海英.論水利工程技術資料收集整編與檔案管理[J].科學技術創新，2017（13）：288.
作者:楊喻涵 單位:四川華電雜谷腦水電開發有限責任公司
