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摘要：伴隨市場經濟的繁榮發展與信息技術水平的提高，基層文書檔案管理模式逐步趨向智能化。為此，切實強化文書檔案管理員職業素養至關重要。文章簡要論述了基層文書檔案管理工作的基本內容與實際意義，同時分析了其中存在的各類問題，并提出了切實可行的改進策略，以供參考。
關鍵詞：文書檔案管理;智能化;職業素養;改進策略
文書檔案管理工作的執行效果能夠如實反饋各基層行政管理水平與黨務公開情況。文書檔案管理工作是指，采用文字或圖表等形式生成各類公共管理活動的完整檔案，進而為需求者提供準確的參考資料。在新形勢背景下，基層檔案管理人員應當秉承與時俱進的基本原則，積極創新文書檔案管理模式，提升公共事務管理水平。
一、開展基層文書檔案管理工作的實際意義
積極落實基層檔案管理工作，能夠為企業的發展提供必要的協助與支持。為此，在實際檔案管理過程中，基層文書檔案管理人員要樹立正確的價值觀念，深化對檔案管理工作的職責認知。
（一）完整且準確的紀實憑證
開展基層文書檔案管理工作，能夠為相關工作人員提供完整且準確的紀實憑證。當需求者急需調取某一特定時間段的歷史記錄時，檔案管理工作的重要性進一步得到凸顯，同時，其與企業的經營發展也存在緊密的內在聯系。
（二）具有突出的參考價值
文書檔案能夠為各企業組織開展多元化經營管理活動提供必要的參考。文書檔案具有引導和規范企業實踐工作的作用。相關工作人員可以根據文書檔案提供的參考信息，適當調整社會實踐工作形式，進而促進企業的良好發展。
二、開展基層文書檔案管理工作的基礎條件
按照管理層次架構分化，基層文書檔案管理工作主要包括本級組織與上級組織兩部分。而這兩種檔案管理模式，都是基層文書檔案管理工作的重要組成內容。為此，將文書檔案管理責任落實到各崗位及個人勢在必行。開展文書檔案管理需要一定的基礎條件，如公文的屬性、文書檔案的記錄格式與處理程度等?；鶎游臅鴻n案管理主要服務于預先完成的文件資料，在實際管理過程中，需要促進檔案管理與文書管理的有機整合，進而提高整個基層檔案管理效率。
三、基層文書檔案管理工作存在的各類問題
縱觀國內基層文書檔案管理工作開展情況可知，其中仍存在諸多亟待解決的問題，如文秘與檔案管理工作銜接不暢、各基層部門缺乏協調配合、檔案管理人員專業水平不足、職業道德素養較差等，這些問題的存在，極大地降低了基層文書檔案管理工作效率，導致整體工程執行效果不達標。
（一）文秘與檔案管理工作銜接存在偏差
文書與檔案工作既存在著緊密聯系，又互有分工，既協調配合，又不互相干預。在實際工作過程中，文書與檔案形成了一個分體式的內部管理體系，而這也構成了行之有效的管理制度。然而，該體制的運行在某種程度上拉大了文書與檔案工作的距離。部分文秘人員對檔案管理工作一知半解，而基層檔案管理人員缺乏對文秘工作的正確解讀，這導致二者在工作認知層面存在差異，執行效果不夠理想。再者，文秘與檔案管理工作出現銜接主體的偏差，也使得公文格式與處理程序存在諸多錯誤，如用紙不規范、裝訂不合理、版面不完善、附件不完整等。
（二）各部門缺乏協調配合
各部門的文檔工作配合不默契，整體工程執行效果難以達到理想水平。企業的歸檔工作需要整合收集各部門的相關文件資料，而各部門為了一己之便，往往不樂于將需要歸檔的文件交由檔案員統一保管，這使得檔案集中管理工作因缺乏部門間的協調配合而陷入混亂。部分責任心較強的檔案管理員在多次催繳無果后，只能暫時放棄，而間隔時間越長，出現重要文件丟失的概率也就越高，追究相關責任人的難度較大，該類問題極大地制約了整體檔案管理工作的運轉。
四、檔案管理人員的職業培訓落實不到位
部分企業的檔案管理人員并未經受專業技能培訓，對檔案分類與立卷等基本工作一知半解，綜合素質不符合新時期檔案管理工作的基本要求。盡管部分檔案管理人員獲取了職業資格證書，但并未定期參加專業技能培訓與職業素質教育，導致整體檔案管理水平無法達到令人滿意的水平。隨著計算機系統的優化普及與現代信息技術的快速發展，文書檔案管理逐步向著智能化方向轉變，然而，各基層檔案管理人員對尖端技術的接受能力與適應能力不足，使得整體工作執行效果不夠理想。由此可見，加大對檔案管理人員的專業技能培訓與職業素質教育的投入具有實際意義。
五、提升基層文書檔案管理工作水平的可行性策略
結合上文提出的基層文書檔案管理中存在的各類問題，應當采取如下幾點解決措施。
（一）執行一體化文檔管理模式
文件資料是檔案的前身，文件資料的完整性與準確性，直接決定了檔案的質量等級。高水平的檔案管理是建立在文書檔案部門規范處理文件基礎上的。為此，基層文書管理人員要樹立正確的價值觀念，強化檔案意識，采取切實可行的措施，積極做好文書材料的立卷歸檔工作。在處理文件資料的過程中，要兼顧檔案工作，執行文書與檔案一體化工作模式，而這也對文書檔案管理人員的職業素養提出了更高的要求。例如，紙張規格要統一，文體格式要標準化，嚴禁使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、譽印、批閱文件材料等等。此外，應及時且準確的處理相關文件；第一時間登記收發文件，一旦發現文件缺失，要查缺補漏。尤其是賬外資料，如針對領導會議報告、外帶會議等材料，必須保證文件資料的完整性。再者，強化“文書部門立卷”工作。公文立卷歸檔既是文秘工作的末尾工序，又是檔案管理工作的初始工序，具有承上啟下的作用?？偠灾?，只有切實強化文書人員的檔案管理意識，才能保證材料采集的完整性與準確性，為立卷歸檔工作奠定堅實基礎。
（二）促進各部門的協調配合
在文書檔案中，各基層部門所生成的檔案往往具有極高的利用價值。為此，檔案管理部門需積極維護各內部架構的關系，不斷提升綜合管理水平。檔案管理人員應當盡可能的做到“三勤”。首先，嘴勤。工作人員應積極與各基層部門員工進行深度溝通，了解近期工作動態，掌控新項目的執行情況；其次，腳勤。要求公司領導定期深入基層部門，掌握第一手工作咨詢；最后，腦勤。結合本單位的實際情況，制定切實可行的資料采集流程，提高整體工作效率。在實際工作環節，必須側重于企業的各階段發展概況，提供有價值的信息資料，從而發揮出檔案部門的實際價值。
（三）構建完善的文書檔案管理制度體系
對于公共檔案服務中心來說，能否構建一整套文書檔案管理制度體系，直接決定了各項工作能否高效運轉。具體來說，應當結合文書檔案管理工作發展現狀，積極吸取其它企事業單位的檔案管理實踐經驗，不斷優化文書檔案管理制度體系，確保其滿足實際發展需求。此外。為落實文書檔案管理制度，還應當建立完善的審核體系，并采取定期與不定期相結合的方式，審核企業的專項制度執行情況，保證文書檔案管理工作能夠嚴格遵照相關規章制度執行。
（四）優化文書檔案數字化建設水平
隨著現代信息技術的卓越發展與互聯網的普及，數字化建設已成為各行業的主流發展趨勢。由于文書檔案工作存在一定的特殊性，為此，其數字化建設較為復雜，涉及到多個專業領域。為此，各企業應當秉承與時俱進的基本原則，積極引入檔案管理數字化技術，并將其應用到文書檔案管理的各個環節，在提高綜合管理效率的基礎上，最大限度地控制人力資源成本。具體來說，企業需促進數字化檔案管理模式建設與長期發展戰略的有機整合，構建完善的內部管理體制，采取切實可行的監管措施。同時，企業各內部組織應積極申報資源審批，不斷提升檔案數字化建設水平，優化人力資源配置，保障物資儲備。再者，企業還需在經營發展進程中，及時歸檔處理各類紙質檔案，以防檔案丟失，及時錄入管理系統。
（五）強化基層文書檔案管理隊伍建設
當下，隨著科技水平的提高與領域創新，基層檔案管理工作逐步趨向智能化、集成化。即便如此，各基層檔案管理人員也不能完全依賴于信息化管理體統，在必要的情況下，可采取人工干預的方式。這就需要基層檔案管理人員積極參與專項技能培訓，不斷完善檔案管理水平，強化基層隊伍建設。在招募管理人員時，企業需優先選擇專業知識儲備充足、實踐經驗豐富且職業素養過硬的人員。針對檔案管理人員的選擇，企業應當重用年輕且技術過硬的員工，切實解決檔案管理人員工作和生活中遇到的困難，讓其全身心的投入工作，促進檔案管理工作的有序運轉。同時，還需建立健全檔案管理人員管控機制，推動基層檔案管理工作的正常開展。不僅如此，還要加強對檔案管理人員的教育工作，突出管理工作重點，深化管理人員的責任意識，且擴充其理論知識儲備，強化其職業道德素養。
六、積極創新基層文書檔案管理模式
絕大多數基層檔案管理人員都從事著枯燥乏味的工作，久而久之，管理人員缺乏工作積極性，整體工作效率下降。為此，企業應當積極創新檔案管理工作模式，為管理人員提供優質的工作環境，調動其主觀能動性，讓員工能夠全身心的投入到工作之中，進而提高工作效率。此外，檔案管理人員還要順應市場經濟的發展趨勢，調整基層檔案管理工作模式，積極探索與創新。文件檔案作為經濟發展的基礎信息資源，有助于推動社會文明的進步。為此，檔案管理人員必須格外重視檔案管理工作，進而為構建和諧社會奠定堅實的基礎。
七、結語
綜上所述我們可以獲知，基層文書檔案管理工作是檔案管理人員的重點工作內容，應當引起企業的高度重視。在實際工作環節，企業管理人員需綜合分析檔案管理工作存在的各類問題，然后采取有針對性、有策略性的解決措施，確保檔案管理工作的有序運轉。與此同時，提升企業檔案管理人員的專業技能水平，強化其職業道德素養，以此加強檔案管理工作的有效性，為企業的可持續發展貢獻力量。
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作者:王桂娥 單位:青海省海東市平安區檔案局
