前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的統計在人事檔案管理中的應用，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
人事檔案作為個人經歷與社會實踐記錄的檔案載體，其能夠反映個人的出身背景、學習經歷、工作經歷和業務能力、思想品德等情況，可為單位提供真實可靠的信息憑證，方便單位制定人才戰略，在招聘和崗位用人等方面有更加可靠的參考依據。同時，在經濟社會當中，人事檔案能夠方便信息溝通，讓辦事效率更快，社會運轉效率更高。統計作為數據信息整合的重要手段，其在加強人事檔案管理中起到了重要作用，尤其在信息時代，借助于現代信息工具，統計能夠使得人事檔案管理在完成基礎管理目標的同時更多地挖掘檔案信息價值。
一、加強人事檔案管理的重要性
人事檔案管理是單位人力資源管理的重要構成，要讓單位的人才資源得到高效整合，讓人才能夠在最佳崗位上發揮作用，使得人才資源得到最大化利用，就需要做好單位的人事檔案管理，通過對個人信息的準確把握實現人力資源的高效管理。通過查閱人事檔案資料，掌握個體的成長、學習和工作經歷，明確其品德狀況、學識水平和專長特點等，了解其優缺點，能夠使得人力資源管理更具針對性，管理工作開展更加科學與準確。加強人力資源管理中的人事檔案管理，是優化人力資源管理工作、實施人才戰略的現實需求。在社會經濟快速發展的過程中，商品經濟更加繁榮，人才供需市場化越來越明顯，人才的選用和管理的重要性就更加突出。人才的選用需經歷較長的挑選過程，需要通過更多和更為準確的信息予以支撐，利用科學系統和嚴謹可靠的篩選程序，將表現突出的人才選拔出來。在管理當中，又需要對人才的既往經歷進行整合，結合過去與現在，利用必要信息制定人才的發展計劃，衡量人才的現有質量，經由系統培訓體系確定人才的發展空間，讓人才在工作中揚長避短，實現人才的更好發展，進而實現人力資源的優化配置和高效管理。
在人力資源管理的整個過程中，人事檔案發揮了基礎信息的支撐作用，極大簡化了人才信息調查和整理過程，讓人力資源管理更加高效。尤其在計算機的快速普及和應用之后，人事檔案管理擁有信息技術作為執行工具，讓其中的統計這一重要環節起到了更大的作用。傳統的人事檔案管理當中，原始資料的收集與整理是工作重點，以保證人事檔案資料完整、真實和規范為核心。隨著計算機技術的快速普及，人事檔案管理更加關注人才市場信息來源渠道的擴大化、信息量的擴大化等，更加側重于信息的高效利用，突出信息推理和更大運用的重要性。它也為組織開發人才信息和數據、探索人才成長的規律，更好地發揮、培養和使用人才、開發人才資源提供了可靠的依據。統計作為人事檔案管理的重要環節，通過對原始人事檔案資料的整合，將信息有目的、有計劃地加工，讓資料更加系統和條理，方便進一步的統計和分析，使得人事檔案信息更具真實性和完整性、規范性，在調取和使用當中也更加安全、便捷。因此，統計資料的整理是人事檔案管理的重要環節，是人事檔案管理不可或缺的關鍵部分。
三、統計在加強人事檔案管理中的實際應用
統計作為人事檔案管理的重要環節，要想實現人事檔案管理工作的有效強化，幫助單位實現人力資源的優化利用，就需要對其各個操作環節進行細化升級，讓每個步驟科學化和規范化，并在現代信息技術的支持下更加智能、靈活。
1.運用調查設計原理，做好人事檔案分類。要對人事檔案作優化管理，第一步便是對人事檔案資料進行分類，通過相應標準進行信息分析和整合，讓散亂的檔案信息更具條理和規律。在實際工作當中，可運用統計學中的調查設計原理，并將人事檔案整理工作細則作為執行依據，完成對人事檔案資料的大致分類。結合人事檔案內容可大致分為以下幾類：第一，個體的自然狀況，包括性別、年齡、民族、籍貫以及體重、身體狀況等，這些是個體的基本屬性關聯信息，能夠反映個體的基本出身狀況；第二，個體的知識狀況，包括學習經歷、文化程度，學習的專業、學位情況等，還包括學習經歷中獲得的各種證書、獎勵和職稱、榮譽等，反映出個體的文化背景、知識水平和思想品德等信息；第三，個體的能力狀況，包括表達、操作、管理和交流溝通等能力，加之其他特長類型和級別等，反映個體多方面的能力范圍和水平；第四，個人閱歷和經驗，包括學習、工作和社會活動經歷以及相關的總結和評價等；第五，心理狀況，具體體現在興趣、愛好、心理承受能力等，反映個體的心理水平；第六，工作收入狀況，目前所屬部門、崗位、職級、績效和適應性，工資、獎金、津貼和職務外收入等；第七，家庭背景信息，家庭成員情況，個人是否婚配，個人對未來的職業規劃等。
2.依照統計規范原則，落實人事檔案整理。完成人事檔案資料的基本分類后，需作統計的下一個步驟，即依據統計規范原則，落實人事檔案資料的整理工作。依據信息分類，對每一卷檔案作細化整理。首先，應當對人事檔案信息作鑒別，將收集到的個體信息進行整理，依據相關制度進行信息審查和甄別，辨別真偽以及保存價值，無保存價值的進行篩除，有保存價值的則納入人事檔案當中；其次，依據《人事檔案管理制度》就歸檔的人事材料作進一步的劃分，分出正本和副本，讓信息的保存更具安全性和可靠性；再次，將各類人事檔案材料進行整理編號，通過分析材料的內容，依據內在聯系和銜接性確定材料的排列順序，在每份材料上做好類號、順序號等標記，在右下角編寫頁數方便統計計算。然后對材料作復制備份和技術加工，使人事資料便于整理和保存；最后，進行人事檔案的檢查和入庫，每個人員的檔案材料必須在裝訂成卷后作認真細致的檢查，經驗收合格后才能入庫保存。
3.實施數字信息存儲，方便檔案信息調用。長期以來，人事檔案的收集、整理、立卷、歸檔的程序完成后，便進入了靜態的管理階段，人事檔案資源信息的利用無法充分發揮其潛能?，F在，通過以上工作使檔案信息的開發和利用得到了進一步的完善和豐富。在現代信息技術的幫助下，人事檔案管理可從紙質形式過渡到數字形式，將人事檔案信息錄入到計算機數據庫中，建立人事檔案管理系統，既能實現人事檔案的安全保存，還能方便快捷地進行人事檔案的調取和查閱。因此，在完成紙質信息的收集、分類、整理之后，應當對檔案信息進行數字化錄入和存儲。依據檔案信息分類建立相應的分類統計工具和目錄檢索，運用現代化的管理技術打造數字化信息庫。完成信息庫建設后，還應就人事檔案信息的保存、調用等問題作進一步優化，如設置安全加密保障信息安全性、打造權限機制避免人事檔案調用的混亂無序。通過實施統計檔案信息資源管理，在實際工作中使人事檔案信息資源得到更加充分的開發和利用，使人事檔案信息資源由紙上的“死”信息變得“活”起來。人事檔案管理是人力資源管理的重要部分，統計則是人事檔案管理工作的重要步驟，因此，必須通過統計工作的優化實現人事檔案管理工作的強化，幫助人力資源管理進一步的優化升級。人事檔案工作是有規律性的，要想做好人事檔案工作，就應該遵循這種規律。首先，運用調查設計原理做好人事檔案的分類工作；其次，依照統計規范原則，落實人事檔案整理，讓人事檔案信息能夠依據內在規律得到很好的排序和整合；最后，通過計算機技術的應用實施數字信息存儲，方便檔案信息調用，并對所管理檔案的收集、鑒別、整理和利用等工作通過人事檔案管理系統進行統計研究，讓人事檔案的價值發揮到最大，也實現統計在人事檔案管理中的最大價值。
作者:王衛紅 單位:山西省方山縣人才交流中心
