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摘要：隨著社會經濟的持續發展，醫院的綜合管理水平相應穩步提高。為了全方位提高醫療服務水平，醫院在很多方面進行了多角度的探討和研究。在此過程中，醫院的檔案管理信息化建設逐漸顯示出重要性，醫院的檔案管理機構開始關注怎樣加強醫院檔案管理信息化建設。在醫院的檔案管理工作中，信息化程度決定了醫院的綜合服務水平和管理效率。推進檔案管理信息化建設的措施，涉及載體、全面性、專業化、科學化等。
關鍵詞：醫院;檔案管理;信息化建設;醫療管理
醫院檔案是醫院在各項內部工作中直接形成的以各種形式存在的具有留存必要的原始記錄，因此檔案管理工作對醫院的全面發展起著重要的影響作用。病案的價值能否得到充分發揮，決定了醫療服務和醫學研究的質量能否得到穩步提高。隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理領域也開始面臨變革和創新。在建設“創新型社會”的背景下，加強醫院檔案信息化建設已成為當前醫院組織管理的重要內容，給醫院檔案管理工作的優化帶來了新的機遇。這項工作將進一步全面提高和促進醫院檔案資源的利用效率，在新的時期保障醫院能夠長久和穩定地向前發展。
1醫院檔案管理信息化的必要性
1.1信息化時代的到來決定了推進醫院檔案管理信息化進程的必要性
現代社會信息化程度越來越深入，人們對檔案信息的需求越來越多，要求具有很強的時效性。面對這些沖擊和挑戰，各級醫院必須適應當前形勢，加快檔案管理信息化建設，加快推進檔案管理邁向現代化，以適應新的形勢，提高醫院檔案管理水平。隨著計算機和網絡技術的發展，產生了大量的電子文件。一類產生于醫院的日常行政事務。當前，單位、上級及相關部門的文件、報表、通知大多通過網絡進行溝通。傳統的檔案管理是以手工管理為主，不能適應目前檔案的存儲、收集、管理和利用。另一類是在醫療業務流程中生成的。隨著計算機的廣泛應用，網絡信息系統的管理在大多數醫院的日常醫療事務中得到了普遍應用，病人從掛號時起就進入計算機網絡管理。
1.2醫院檔案管理信息化的實現是解決
現有問題、提高管理水平的有效途徑近些年,盡管各級醫院已經做了一些工作,努力實現檔案管理的信息化。然而，總的來說，軟件和硬件的現代化程度不高，一些單位還比較落后。分析其主要原因是管理思想落后，設備和技術手段落后，文件管理和使用水平低。要想很好地解決這些問題，當前需要做的是改進管理思想和管理方法，引進現代化的設施和技術，從手工勞動中解放出來，使工作質量得到改善，工作效率更加高，從而實現管理現代化，從最基本的工作開始逐步提高醫院檔案的管理和利用水平。
1.3醫院檔案信息化管理保證了醫療服務質量持續穩定的發展
順利開展大眾醫療事業，需要培養大批人才作為支撐。只有對人才檔案了如指掌，才能將人才放在最合適的地方，做到人盡其才，這樣才能保證醫院事業穩步發展。檔案管理信息化的實現是非常迫切和必要的。對檔案管理進行信息化處理，不僅有利于找到、培養和培育大量為醫院醫療事業發展服務的人才，也有利于充分開發和利用檔案信息資源，同時使檔案的壽命得到延長。
2醫院對檔案進行信息化管理的優點
2.1檔案信息化管理保護了珍貴的原始檔案
通過對醫院各類檔案的信息化處理，能夠很好地保護原始文件不受因經常查閱使用和借用原始文件造成的破壞，有效縮減和防止重要數據和資料遺失的風險。在醫院建設和發展的進程中，重要而珍貴的材料將通過信息化來處理，計算機通過掃描儀對原始文件進行電子掃描，保存為電子文檔的形式，在管理系統中整理和使用，從而有效地保護原始文檔。
2.2檔案信息化改進了文件的歸檔方式
醫院的檔案部門要實時把各類醫療相關文件記錄下來。在紙質文獻時代，檔案工作者需要通過手工方式花費大量的工作時間來整理檔案和編制目錄。在檔案的信息化管理中，檔案工作者徹底擺脫了繁瑣和重復的手工工作，把這些工作量交給計算機軟件去處理，使這項工作任務變得既精確又輕松。當信息發生變化時，只需輸入指令即可自動調整整個系統，工作效率得到大大的提高。
2.3檔案信息化便于整理和分享檔案信息資源
整理檔案信息資源主要是為了使檔案資料更加系統有序，從而便于拓寬檔案資料共享利用空間。原始檔案不便于查找，而這正是電子文件的優勢，可以提高原始文件的應用水平和空間，更有利于醫院各部門的瀏覽需求，保持隨機存取的狀態。
2.4檔案管理信息化使檔案更加便于檢索和使用
過去，手工查詢檔案資料，比較費時間也費力，有時不一定能完成任務。建立電子目錄和電子文檔，對文件進行歸檔信息處理，建立起電子信息查詢系統，既方便又快捷。通過輸入關鍵詞，相關信息可以一個個顯示在電腦屏幕上。這種智能檢索方法快速、高效、范圍廣。同時，電子加密技術也可以用于機密文件的處理。檔案在使用過程中，信息化管理也使使用者感到便捷。
2.5檔案管理信息化改變了檔案管理模式
以往的檔案歸檔方法，大部分的檔案材料都是紙質的。很長時間之后，歸檔數據逐漸積累，占據了大量的存儲空間。此外，由于紙質的特點，檔案庫房在溫度、濕度控制和病蟲害控制方面應根據季節的不同而調整。在這種管理模式下，出現管理成本相對較高、使用效率相對較低、原始文件容易損壞等問題。檔案管理信息化處理后,可以使檔案的運行效率得到有效提高,使檔案信息更加生動和直觀,使檔案便于搜索和使用，在更大程度上節省大量的存儲空間,并保證在同一時間安全備份檔案。
3醫院檔案實現信息化管理的具體內容
3.1對文書處理要實施信息化管理
文書是文件管理的基礎性工作，對文件處理的精細程度直接影響到文件的內部質量。現代化的工作需要將每一份收到的文件注冊在電腦中,在局域網中根據批準的順序流傳,循環時間和集合時間應予以恰當設置。發行文件的過程也可以通過網絡進行,極大減少文檔處理部門的工作量和減少檔案工作人員的負擔。
3.2要實現病歷檔案的信息化管理
醫學事業的不斷發展,疾病譜出現了極大拓展和開發了多種新技術、新項目,將每種手術名稱進行編碼，然后輸入電腦管理系統,使用電腦綜合查詢分析功能,列出各種各樣的手術療效,向各臨床部門通過局域網(LAN)反饋,使醫務人員及時進行研究和寫論文期間實時查閱。同時，通過電腦對病案信息進行處理后，將信息反饋給臨床科室，總結經驗，發現問題，及時改進，使醫務人員的醫療服務水平得到進一步提高。
3.3對人事檔案實施信息化管理
信息技術的快速發展,使得各項工作都向信息化邁進，人事檔案的信息化也是信息化管理的重點內容。利用現代信息技術,把握人事檔案的特征,實現人事檔案信息化管理。把人事管理工作放在網絡中進行，由靜態管理向動態管理轉變。人事檔案的信息化管理包括記錄、修改、生成報告、日常系統維護等，在電腦系統的管理下，這些工作都將有條不紊地進行。
4醫院檔案管理信息化的實施建議
4.1檔案綜合管理是醫院現代化管理的主要構成部分
醫院領導做出決策的一個主要依據來自于醫院的綜合檔案。隨著21世紀科技的飛速發展，原來的檔案管理方式在很多方面都與目前檔案信息化建設不相適應。因此,各級醫院的領導有必要更新自己的思想,增強對檔案工作的理解,并逐漸轉移到利用計算機網絡管理檔案的管理模式，改變從前簡單的收集、整理管理文件的管理模式,以充分發揮檔案的作用，從而利于整個信息化建設和領導科學決策。只要領導更加重視醫院的檔案管理工作，通過檔案工作者的持續努力，就能實現醫院檔案管理的信息化。
4.2實現信息化檔案管理的基礎是網絡設備建設
建立微機局域網應該從建設初期就考慮內部信息溝通的順暢程度，因此，配備的各種設備要能很好地滿足信息化的各項需求，包括掃描、復印、輸入、輸出等，這要求有一個較高的配置。局域網中承載著各類文檔、病歷、人員信息、資料文件等，這些電子資源整合在一起就形成了醫院的信息管理中心。處理這些信息的軟件就是醫院檔案管理系統，是一整套處于主網絡平臺上的自動處理軟件。由于這個系統的管理，電子檔案可以實現即時在線使用，隨時調取、查閱、下載，這極大地方便了醫院的各項工作。
4.3大力培養檔案專業人才
隨著信息技術的發展，尤其是網絡應用技術的進步，改變了以往的檔案管理模式，要求檔案工作者在互聯網上收集、整理、編目、檢索、借閱和統計。在現代檔案管理中，檔案工作者不僅具有專業的檔案科學知識，而且具有專門的網絡知識和操作電腦的能力。因此，對檔案專業人員的培訓越來越重要。不斷的培養高素質的檔案管理人才，才能滿足信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮計算機管理檔案的優勢。
5結束語
實現醫院檔案管理信息化是保證醫療服務可持續發展的需要，是醫院信息化管理的重要組成部分。信息化的時代不僅給檔案工作帶來了嚴峻的挑戰，也帶來了很好的機會。信息化的發展要求醫院檔案工作者不斷學習和進取,掌握專業技術和扎實的信息處理、計算機操作技能,加強新時期檔案工作人員的素質培訓,以滿足檔案管理工作的發展和進步,為醫院建設現代化的檔案管理做出貢獻,更好地為和諧社會建設服務。
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作者:宗靜娟 單位:南陽市中心醫院
