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摘要：本文主要以房地產企業工程檔案管理的實踐策略研究為重點進行闡述，結合當下工程檔案管理存在的問題，從提高檔案的認識程度和重視程度、注重專業的工程檔案管理的人才培養等方面，進行深入探索與研究，其目的在于加強房地產企業工程檔案管理效率，為推動房地產企業在繁雜的經濟市場中持續穩定發展做鋪墊。
關鍵詞：房地產；檔案管理；實踐策略
對于房地產企業發展來講，加強工程檔案管理十分重要。其不但能夠為企業領導提供決策依據，還能加強房地產企業核心競爭力，對推動房地產企業長遠發展具有積極作用。為此，房地產企業檔案管理部門需給予工程檔案管理工作高度重視，促使其存在的價值與效用在房地產企業發展中充分的發揮出來，為房地產企業日后良好發展奠定堅實基礎。本文主要研究房地產企業工程檔案管理的實踐策略，具體如下。
一、工程檔案特點
（1）專業性。工程檔案包含諸多專業資料，如土建、裝飾、安裝等，各專業互相聯系，相互作用，形成一棟單體的客觀資料。所以，房地產企業工程檔案在編號、分類以及檢索時，皆需要對文件資料的專業性進行考慮，與各專業間的聯系。工程檔案管理者需具備較強的專業知識，掌握各專業業務范圍，辨析各專業圖紙文件，如此才能有效準確的整體與保管工程檔案資料。（2）階段性。一般情況下，房地產開發需要經過前期準備、設計、施工、竣工驗收以及應用維護這幾個階段。各個階段的工作皆需要通過有關部門驗證或是審核通過以后才能開展下一項工作。比如房地產企業做好了開發的前期準備工作，只有在可行性報告通過政府部門審批以后，設計單位才能開展設計工作，初步或是擴初設計，待審核通過之后，才展開施工圖紙設計工作，施工圖紙審查結束并合格以后才能開展施工工作。所以，工程檔案也具備一定的階段性。（3）動態性。待施工圖紙審查合格甚至建委備案以后，無法保證就完全依據所設計的施工圖紙進行施工，可能會依據施工現場的具體狀況或是地質等條件不得不對圖紙修改設計。設計圖紙的不斷變更是無法規避的，是必要的也是允許的，但又非常嚴格，這是工程檔案同其他科技檔案有所差異的地方，也是其主要特點。（4）成套性。工程檔案不單單展現企業活動成果，還反映了工程活動成果，這些成果包括了設計部門的設計成果、建筑單位的開發成果、施工單位的建設成果。一棟單體工程檔案若只有建設專業資料，其就無法建構成一棟單體工程資料，它缺乏系統性，一套系統的工程檔案需由結構、設備、裝飾、建筑等專業文件組成，各個專業密切聯系，互相作用。
二、房地產企業工程檔案管理問題
（1）房地產企業對工程檔案認識不清，把資料員同檔案管理員相提并論，諸多中小企業認為資料員就是檔案管理者，因此通常只聘資料員。為了節省成本，只設置資料員，而絕大多數的資料員都不是專業的檔案管理者，他們不知怎樣歸檔，不知哪些文件需要進行歸檔，哪些是不需要進行歸檔的文件，致使檔案歸檔不完整，遺落文件較多，歸檔質量不佳。（2）工程檔案管理者流動快。諸多房地產企業盡管設立了檔案管理部門，但認為工程檔案管理工作是一項不需要技術含量的工作，對企業經濟效益影響較小，隨意聘用一個人員就能當檔案管理者，因此無法給工程檔案管理者一個恰當的薪資待遇，外加工程檔案管理工作較繁雜、枯燥，致使檔案管理者流動較快，變更較頻繁，這對工程檔案管理十分不利。工程建設屬于一個循序漸進的工作，若是中途變換檔案管理者，會致使工程檔案資料不全面，出現流向不明的狀況，并且新的檔案管理者還需對檔案資料熟悉一段時間，這便致使工程檔案管理效率下降，進而影響房地產企業長遠發展。（3）對施工場地監督與管理力度不足，檔案資料后續補充狀況較嚴重，無法將施工現場的真實狀況反映出。工程檔案管理者未對施工現場進行有效監督與管理，及時把現場施工狀況構成書面報告，致使后期在監管部門核查時，時常出現后續補充的狀況，導致手寫不規范，缺乏真實度，致使工程檔案效用無法發揮。資料的隨意性較強，對一樣的工序檢查出的信息，依據其相似的信息填寫到另一個同類工序之中，欠缺必要的檢測。一些檢測信息在允許的誤差值以內，部分工作人員認為只要檢查出的數據在可允許的誤差內便可，于是就隨意填寫了一些看似較合理的數據。（4）管理模式滯后性較強。諸多房地產企業盡管設置了工程檔案管理崗位，但是為了追求利益最大化，依舊利用手工管理，不引進新型的檔案管理軟件，不應用現代化管理設備。諸多企業因新型檔案管理軟件與有關設備會加大企業管理成本，因此依舊應用傳統的管理模式與陳舊的工具管理整體工程檔案。在新時期下，手工管理檔案已無法滿足檔案利用與管理需求。
（1）加強管理者對工程檔案認識與重視，這是對檔案管理工作的一大肯定，只有企業開始重視工程檔案，工程檔案管理效率才會提升到新高度。作為檔案的一部分，工程檔案管理十分重要，其不但有利于檔案事業良好發展，還能為房地產企業管理者提供決策依據，因此，加強對工程檔案重視十分重要。為了確保工程檔案的效用充分的發揮出來，檔案管理者一定要合理管理工程檔案，如此才會讓建設單位與監理單位等意識到工程檔案的價值與效用，要求各單位務必要做好工程檔案資料整理與歸納的工作；務必要確保施工中資料構成的真實性、系統性以及準確性；同時組織各單位檔案管理者參與業務培訓活動，加強檔案管理者綜合素養，提高檔案管理工作效率，以期為房地產企業持續發展提供有利條件。（2）加大對工程檔案管理者培養力度。在工程施工以前，需對工程技術員與檔案管理者進行業務培訓，讓他們對工程檔案管理工作有一個全面認識，熟知各項檔案管理規范要求，明晰自身職能與義務。工程檔案有極強的專業性，若是不增強對檔案管理者培訓力度，會致使檔案資料歸檔不完全，因為他們專業知識缺失，不知怎樣準確歸檔；另外，對設有檔案管理專業的學校需開設工程檔案管理課，實現理論致力于實踐。讓每位學生都能學到有實效的東西，而并非只是單純的理論知識，沒有具體實踐。房地產企業需定期組織業務培訓活動，加強檔案管理者專業水平與職業素養，同時告知各個單位的資料員工程檔案的效用和價值，要求他們在實際施工中詳細且準確的填寫資料。檔案管理者需對工程檔案管理機制與程序進行大致了解，熟知工程檔案資料特性，明晰檔案編制實際需求。（3）對建筑工程進行全程監控，施工單位是檔案直接接觸方，是否滿足檔案管理對應要求與標準，檔案意識樹立等皆會對檔案質量帶來影響。一些施工單位只注重施工場地安全，很少重視資料在施工中的系統性與準確性。所以，務必要求監理單位與施工單位確保在施工中文件構成要準確系統，數據要真實可靠，政府質量監測部門等在實際檢測中需保持認真、仔細的工作態度，保證后期文件內容準確、真實。（4）在信息技術快速發展的今天，傳統的檔案管理方式以不再滿足當下時展所需，工程檔案管理量既大又繁瑣，包含圖片、錄音以及文件等多種形式檔案，若是只利用傳統的手工管理方法，已無法滿足檔案管理實際需求，而需要把檔案管理數據技術化，實現工程檔案網絡化管理，如此不但能夠降低工程資料遺失率，還能提高檔案管理人員的工作效率，為房地產企業發展提供有利條件。
四、結束語
綜上所述，房地產企業工程檔案管理工作十分重要，其不但能夠保證房地產企業內部工作效率，還能加強房地產企業核心競爭力，是當前有關部門需高度重視的一項工作?；诖?，相關人員需對工程檔案進行有效管理，促使其存在的實際意義在房地產企業發展中全面發揮出，為房地產企業在繁雜的經濟市場中站穩腳跟提供有利條件。
參考文獻
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作者:董艷萍 單位:山東省濱州市鄒平縣集祥房地產開發有限公司
