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摘要：計算機技術的應用作為優化檔案管理工作的關鍵點，文章以促進檔案管理高效化為前提，圍繞計算機技術這一話題，分析了現階段檔案管理工作開展情況，注重闡述了計算機技術在檔案管理應用中意義，期望能夠提升檔案管理工作質量與效率。
關鍵詞：計算機技術；檔案管理；意義
1引言
在檔案管理中應用計算機技術，具備其他管理模式所不能超越的優勢，如搜索便捷、儲備量大、安全性高等。但是受到外界因素的干擾，計算機技術的應用程度出現較大差距，僅是在科學研究、投資等行業得到重用，其他行業的檔案管理工作依舊處于人工或半人工的狀態。當前如何擺脫這一僵局，充分發揮計算機技術的作用已經成為檔案管理人員繼續研究的問題。
2實現檔案現代化發展的要求
自20世紀末期至今，越來越多國家意識到計算機技術的應用價值，將其核心技術用于檔案管理工作中，能收獲意想不到的效果，具體如下：(1)嘗試將計算機技術引入至檔案管工作，利用計算機技術的搜索功能，幫助員工在短時間內尋找所需的信息資源，不僅能提升工作效率與質量，而且充分展現出計算機技術的容量優勢。與傳統檔案管理模式相比，計算機技術具備諸多優勢[1]。因此，工作人員需要提高對其的重視，在日常工作中將檔案資源輸入至系統中，為日后搜索檔案資源奠定扎實的基礎。(2)基于大數據時代背景，電子檔案數量與日俱增，計算機技術的融入能夠有效減輕檔案管理工作人員的工作量。立足于整體，將檔案資源全部輸入到計算機系統中，自主構建數字化檔案資源庫，此種以信息技術為基礎構建的資源庫，為創新檔案管理工作提供了有利條件。(3)為了迎合用戶的使用需求，工作人員需要不斷開放檔案信息的查找范圍，為其提供更多歷史檔案，以此提升用戶的使用滿意度。此外，依據用戶搜索習慣，定期推送相關檔案，區分現有檔案類型，構建多種形式的計算機門戶網站。(4)檔案管理工具會隨著時代的變遷而變化，電子檔案作為發展趨勢，工作人員需要及時轉換工作思想。電子政務、在線購物、無紙化辦公等活動的出現，為檔案管理工作帶來了巨大沖擊。人們開始慢慢習慣使用計算機進行交流、傳播、儲存及搜索信息。信息的保存形式也由最初的紙質版變成電子版，這也就是人們口中常說的電子檔案[2]。服務范圍的擴大，管理手法的創新都對檔案管理人員的職業素養與計算機操作能力提出新要求，在實際工作中管理人員必須要樹立服務意識，充分利用計算機技術，將其與工作經驗、檔案資源、經典案例及編研材料進行融合，從而在激烈的市場競爭中站穩腳跟，在實踐工作中不斷優化方法，強化自己的服務能力，從根本上提升檔案管理工作開展質量。
3有助于推動計算機信息處理及信息管理的結合
十幾年來，隨著改革開放程度的深化，我國檔案管理工作發生了翻天覆地的變化，檔案管理人員的職業素養有了大幅度提升，而檔案信息管理工作卻沒能緊跟時代的發展腳步。檔案管理工作除了完成既定工作任務外，還需要注重管理技術方面的革新，創新研發檔案服務技術，以此還原真實的檔案資源。信息管理作為檔案管理工作的重點，而計算機技術的應用能夠幫助工作人員更好管理、開發信息資源，是實現檔案信息化建設必不可少的條件[3]。檔案管理信息化，簡單的說是借助現代化技術手段革新檔案管理形式，從而真正實現檔案數字化管理的發展目標。在實際工作中，工作人員需要善于使用計算機技術對檔案信息進行系統化管理，結合工作所需自主研發管理軟件，以此展現其在促進檔案管理事業有序發展中具備的作用。此外，計算機技術的應用為實現計算機信息處理及信息管理的結合提供了便利，有助于提升檔案人員的管理能力。
4有助于樹立檔案工作管理者的計算機意識與現代化意識
要想實現檔案管理信息化這一目標，當務之急是培養工作人員的計算機意識。從字面上理解，計算機意識便是，社會發展、學習生活中自主形成的一種新思維，在思維的帶動下，人們在工作中會越來越習慣借助計算機技術去解析問題，甚至將其視作不可或缺的信息處理工具?；诋斚掳l展背景，要想在激烈的市場競爭中占據一席之地，就需要具備靈活駕馭現代化技術的能力，檔案管理亦是如此。工作人員除了要具備專業技能與服務能力，還需要有一顆緊隨時展不斷學習進步的心。檔案管理作為信息管理中一項重要工作，工作注意對象的開發、工作形式的創新，管理技術的研發是工作的發展趨向[4]。但是從實際工作開展情況來看，存在一些問題急需解決，具體體現在如下幾方面：其一，工作人員計算機意識薄弱、缺乏工作緊迫感等；其二，選用的管理模式過于守舊，工作效率可想而知；其三，工作人員沒有時間與精力去拓展業務，即便嘗試開發一些新技術，也沒能達到推廣。歸根到底，刨除一些無法抗拒因素，出現這一問題的主要原因在于部門領導缺乏對計算機技術的認知與支持。現有檔案管理工作人員的工作潛能沒能充分開發，選用的管理理論及管理能力與工作需求存在差距，專業技能不符合崗位標準，進一步引發檔案管理工作能力停滯不前的問題。由此情況我們能夠得知，在大數據時代背景下強化檔案人員，尤其是檔案管理部門管理者的信息化意識、現代化檔案信息管理意識至關重要。只有取得部門領導的支持，才能加快半人工管理向數字化檔案資源管理的轉變[5]。需要注意的是，此種工作意識的形成并不是一蹴而就，需要一段時間的累積。因此，在實際工作中，需要將提升管理人員計算機操作能力為切入點，積極宣傳計算機技術的應用價值，促使管理人員提高對計算機技術的重視，并為了實現數字化檔案管理這一目標而積極努力。此外，定期開展計算機知識普及培訓活動，為員工提供實訓與參訓的機會，有意識培養他們的數字化管理意識，以此推進檔案工作的加速發展。
5有助于順應時展要求，提升管理人員職業素養
隨著經濟發展速度的提升，信息化逐漸成為“熱詞”，電子文檔的出現與管理為半智能的檔案管理工作帶來了前所未有的發展機遇?；诋斚掳l展背景，怎樣展現檔案管理工作的優勢與特性，為社會發展提供細心、貼心的檔案信息服務，已經成為急需要解決的一個問題。結合當下發展需求，創新開展檔案管理工作，提升管理人員計算機能力與職業素養是關鍵。隨著各國間經濟往來的愈發密切，經濟形勢變化莫測，新科技、新技術、新語言、新結論等如同雨后春筍般涌現，而檔案管理工作人員卻停滯不前，沒有意識到問題的嚴重性?；诖藛栴}，在實際工作中，管理人員需要廣泛學習新方法、新經驗、新技能等，積極參與技術培訓活動，在崗位中充分施展自己的才能，為實現數字化檔案管理貢獻力量?！稒n案法》中明確指出：“在開展檔案管理工作中，工作人員應選用先進的管理手段，以實現數字化信息管理為工作目標。”雖然技術創新對優化工作環境具有積極作用，但是歸根究底人才是第一生產力，若無法提升管理人員的職業素養，將很難實現既定的工作目標。因此，在實際工作需要從工作能力與意識等方面入手，全面分析在職人員的工作能力，針對存在的問題制定專項訓練方案，既能夠加快專業教育的革新速度，整改專業人才培養方案，又適應了發展需求，有助于培養檔案人員的服務意識與終身學習意識，從整體上優化管理人員隊伍的職業技能與素養。以電子商務為例，檔案管理人員除了要具備精湛的工作能力與語言表達能力，還要具備熟練操作檔案管理系統、調取檔案資源、檢修常見故障等能力，在實踐工作中積極學習新方法，提升自我專業能力。此外，管理人員需具備靈活使用現代化工具的能力，依據工作所需創新服務項目，為客戶提供更舒心的信息服務。因此，檔案部門管理者需要定期組織開展技能培訓活動，對在職員工進行技術培訓，使其能夠輕松應對各項工作。在工作中善于反思，不斷優化知識體系，以此適應不同發展需求。只有構建一支高素質的檔案管理專業隊伍，才可以有效解決現存問題，并在提升服務能力的基礎上，促進檔案管理工作的有序發展。
6結束語
綜上所述，檔案管理工作中應用計算機技術已是必然。因此，檔案管理部門管理者需要提高對其的重視，自主培育一支高素質且專業能力強的檔案管理人才隊伍。在實際工作中，積極開展技能培訓活動，強化管理人員的服務意識與工作能力，使其能滿足工作需求，從而不斷提升檔案管理工作質量與效率。
參考文獻：
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作者:楊卉 單位:國家新聞出版廣電總局五八二臺
