前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的現代化檔案管理基礎工作研究，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
【摘要】隨著我國科學技術的逐步發展，計算機與網絡通訊技術已經進入社會各行各業中。計算機能夠處理龐大冗雜的信息與數據，是現代化先進工具。但是計算機處理數據的重要特征，要求輸入的原始數據信息必須科學準確，否則計算機輸出的也會是一些無用的數據。在信息化時代下，檔案管理基礎工作進行計算機管理，必須要做好信息與數據的準確收集與分類，能夠做好前系列的基礎性工作，才能夠滿足現代檔案管理的技術要求。本人在此發展形勢下前要分析檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用，并提出如何提高檔案管理基礎工作的具體方法，希冀促進現代檔案管理可持續發展。
【關鍵詞】檔案管理；信息技術；基礎工作；現代化
引言
現如今世界已經呈現信息快速發展的趨勢，在此種信息化發展背景下開展檔案管理基礎工作，應當進一步加強基礎管理工作的重視程度，從基礎做起，全面提高管理工作的工作質量。近幾年我國科學技術的快速發展，人們的生活水平也不斷提高，人與人之間的溝通交往逐漸密切，檔案管理工作的重要性也日漸凸顯，檔案關系著每位群眾的基本信息，數據參考，例如公司部門的員工職業檔案關系著，職位評定與獎金提升等，而學生的學習檔案則關，記者未來的學業成績發展，所以由于檔案的交往密切性、信息數量較大，必須引起我們高度的重視，進一步完善檔案管理工作。
一、檔案管理基礎工作發展現狀
傳統的檔案管理工作較為集中，但是檔案的利用效率較低，出現了難以利用或者是嚴重不符合實際的弊端。傳統檔案數據，由管理部門進行紙質記錄，由于信息量的逐漸增加，時間年限的推進，檔案信息的查閱難度也隨之增高。傳統檔案管理會出現編號不科學，例如同一宗檔案出現多個編號，也有可能同一編號與多個檔案數據相同?；蛘呤蔷C卷標題不科學，與實際內容不符，這也增加了后期檔案數據的查閱難題。在加之檔案基礎管理人員并未充分重視檔案管理工作的重要性，出現工作失職等現象。在紙質檔案儲存期間，由于存儲時間較長，從而出現紙張破壞，或者是翻閱出現紙張損壞等現象，造成部分檔案數據遺失或者是缺漏。由于紙質檔案信息數量的增加，再加之檔案管理館建立年代久遠，所以檔案查找問題也更加凸顯，在現代信息化時代下，建設完善的現代檔案管理是檔案管理工作的重要發展趨勢。
二、檔案管理基礎工作的程序
根據傳統數據檔案管理經驗出發，管理人員必須將數據進行全面的分析整合，根據相關的操作程序，逐一落實基礎工作。
（一）普查案卷做到取其精華棄其糟粕。部分檔案的信息數據，年代較為久遠失去，已經失去利用有效時間。部分檔案信息或數據，在管理人員工作中由于交接不當，出現了數據雙重備份，這也增加了檔案管理工作難度，降低了數據的使用質量。所以，加強現代化檔案管理工作，必須要對檔案數據進行全面的分析與整理，能夠做到取其精華，棄其糟粕，去除沒有價值或者是重復利用的檔案，開展全面的案卷信息查閱，做到信息數據全面分析處理，從而提高現代檔案管理整體質量。
（二）重新組合案卷，實現規范化管理。傳統檔案管理工作效率與質量有限，存在著大量的混亂資料，所以檔案管理人員必須對案卷進行整體分析與歸納，能夠將工作重點落實于案卷的具體排序與編碼上，在工作中將具有關聯性內容的案卷進行分類，便于后期檔案查找。對于無法考證的案卷，或者是無處可考的案件，應當進行統一管理，切不可盲目的損壞，防止后期出現緊急事務時查閱。
（三）結合檔案管理館的規范著錄工作。筑路是影響計算機數據與信息準確性的前期工作，也是進行計算機管理的基礎工作。由于每個檔案館的條件存在較大的差異，信息技術管理也有著多元化的技術要求，所以檔案管理館必須以規則為發展依據，根據發展的實際情況以及計算機管理技術，制定出適合本館發展的著錄細則，經過充分分析與探究，才能夠將管理制度與規則具體落實。
（四）進行統一分類，保障檢索查全。為了保障計算機檢索的完整性，在檔案分類時，應當根據相關法律法規進行分類，并根據因時制宜制定出具體細則，對于物價問題涉及行業較多的，可以統一歸入“J”類。并根據文件的具體特征，用關鍵詞標識，從而有效區分。在檔案分類過程中進一步加強叫審力度，及時的校正翻譯人員的錯誤，并且組織大家統一認識分類標準，能夠做到前后標應一致。加強文檔的統一分類，從而保障計算機檢索查全。
（五）規范檔案分類號，保障檢索查準率。保障檔案分類號才能夠有效提高檢索查準率，在實際檔案管理工作中建立統一規范的提名，從而提高檔案的使用效率。檔案管理人員根據國家的題名規范以及慣例進行準確的提名，并且將提名工作落實于具體工作細節中，提名時防止出現檢索含糊不清，或者是計算機難以識別，文不對題等現象。對案件的責任人與文種、事由等眾多要素填寫完整，部分沒有名稱的檔案，應當根據實際內容進行補齊，對于繁瑣復雜的提名，根據實際內容精簡。
三、加快數據準備工作的具體方法
（一）數據分析做到循序漸進?，F代化檔案管理工作主要是提高檔案的利用效率，所以在檔案管理工作中應當本著，有所用的目的有效開展，工作根據社會的發展需求區分重點，并且根據文件的緩急程度進行循序漸進的管理。在檔案管理基礎工作發展中，必須結合管理人員的，實際情況以及社會的發展現狀將檔案的重點與次重點進行有效分類，并且對數據信息優先處理，能夠調撥工作人員，集中處理重點文件，從而提高工作效率。
（二）分級次著錄，做到省力高效。在答案卷筑路過程中可以分為多個層次，筑路，將反映單一問題或者是價值不高的檔案，進行案卷著錄。對于一份檔案包含幾個文件或者是一卷內容進行組合著錄。對于重點案卷或者是能反映龐大問題的文件進行文件著錄，能夠揭示檔案的特征與內容，并減少著錄條目的輸入時間，提高了人力物力的使用效率。
四、結束語
綜上所述我們能夠看出，進行現代檔案管理工作，必須滿足社會的多元化發展需求，能夠提高檔案管理的使用效率，管理工作人員能夠做好全面系統的基礎性工作，切實提高工作效率，才能夠促進社會的可持續發展。
參考文獻：
[1]黃贊科.中國保險業基層黨建工作問題及對策研究[D].重慶大學,2013.
[2]趙英,徐靜,孟乃杰.張楠.高校學生黨建檔案管理問題與對策探析[J/OL].電子制作,2015(12).
[3]鄭懿.構建城鄉統籌基層黨建新格局的現狀及對策研究[D].重慶理工大學,2012.
[4]王韶頻.新形勢下高校學生黨建檔案管理問題與對策[J].科技創新與應用,2012(03):247.
作者:王閣 單位:承德市灤平縣接待辦室
