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[摘要]erp系統將信息技術與傳統的采購管理相互結合，真實的反映出供應商、客戶、企業三者之間的實際情況，最大限度的控制了企業成本，提升了企業的核心競爭力。從ERP在企業采購管理中作用和效益出發，分析了企業在采購管理中應做好ERP應用的思想、技術、資金、物資四個準備工作。并分析了ERP在企業采購管理中的具體應用，體現在有效建立供應鏈，有效生成采購計劃，合理選擇供應商，制定生產采購用款，自動生成采購訂單，跟催采購定金，驗收商品，對采購總費用結算，結算采購訂單，自動維護ERP系統數據。通過發揮ERP系統的最大效用，可以有效改善企業采購模式，為企業創造更大經濟效益。
[關鍵詞]ERP；企業采購系統；采購管理
計算機信息技術早已滲透到社會的各個領域之中，極大的促進了社會經濟的快速發展，尤其是ERP系統的出現，更是大大的提高了企業各個方面的協調能力、采購管理能力，進而為企業創造了更大的經濟利益。做好ERP系統在企業采購管理中的運用已經成為現如今企業所面臨的重要課題。
一、ERP在企業采購管理中的作用與效益
(一)ERP在企業采購管理中的作用
對于企業而言，采購工作往往是繁瑣且十分重要的，而由于采購環節出現問題而對整個企業的運行流程產生影響的現象也是屢見不鮮。尤其是傳統的采購模式，僅僅是通過電話對供應商的價格進行詢問，根本無法及時保留相關的信息記錄，也更無法真實的展現出供應商的基本信息，進而給后續的采購活動遺留下諸多安全隱患。而ERP出現則有效的幫助企業實現了采購辦公自動化，這一重要作用主要體現在核價細部化、物量及訂單管理流程化、原價節儉和供應商選定規范化幾個方面之上，而其中原價管理恰恰構成了企業的核心競爭力，是現如今企業制定經營戰略過程中重點分析的對象。同時，ERP系統也將供應商的所有信息、評價真實的展現出來，通過整個供應商、客戶、銷售網絡，將企業的銷售、供應、生產環節緊密的結合在一起，進而達到及時、快速生產與經濟的根本目的，大大的提高了企業自身的核心競爭力。
(二)ERP在企業采購管理中的效益
ERP系統應用在企業采購管理中，可為企業帶來了巨大的經濟效益，具體表現在以下幾個方面：1.進一步提高了企業的采購速度，并且降低了日常清點庫存的巨大工作量。2.進一步增大了流程效益。使用ERP系統后可以更為直觀的看到企業各個部門的實際運轉情況，可以使貨物驗收、錄入工作變得更加便捷，進而增大流程效益。3.進一步加快了信息的處理速度。ERP系統的應用使各個部門能夠共享公共信息，省去了流程文件的中轉時間，加快了采購信息的實際運轉速度。4.進一步提高了企業的采購管理水平。使用ERP系統以后極大的降低了采購管理人員的工作量，加快了采購管理人員的工作效率，使其能夠有更多的精力、時間去進行管理，挖掘更優質的供應商。
二、在企業采購管理中做好ERP應用的準備工作
(一)做好思想工作的準備
要想做好ERP系統的應用，不僅要有快、準、狠的干勁，還要做好ERP系統轉化工作所帶來的思想變化。尤其是企業領導決策層，作為ERP系統實施的重要決策者，提高他們對ERP系統重要性的正確認識，使其充分的認識到ERP系統是一項十分宏大的工程則尤為重要。此外，還要注重ERP系統在企業采購管理中測試階段與實際應用階段存在的差異性，做好新舊系統軟件的過渡，注重對ERP系統維護人員的培訓工作，盡可能的避免一些不可抗拒的非技術因素，從而促進ERP系統的良好應用。
(二)做好技術工作的準備
在使用ERP系統前，企業就要對全體員工進行全方位的軟件技術培訓，并且成立相應的專家小組對企業下達任務，以此鍛煉企業員工對各項信息的重新組合與及時完成能力。此外，有條件的企業還應該建立屬于自己的網管中心，以便加強對網絡規劃等基礎性工作的安全管理。
(三)做好資金工作的準備
ERP系統在企業采購管理中的應用，不僅僅是對傳統采購模式的一種改造，更是將先進的技術引入到了企業管理之中，為企業的現代自動化管理奠定了堅實的基礎。尤其是ERP系統其本身就是一項十分宏大的工程，所以就需要企業提供充足的資金支持。因此，企業應該為ERP系統做出合理的資金預算，具體包括：硬件、培訓、場地、軟件、顧問等在內的多方面資金，在ERP系統的實施與應用過程中要盡可能避免挪用企業的流動資金。
(四)做好物資工作的準備
企業應該根據實際的生產布局設置ERP系統的主要辦公場所，節約光纜光纖等昂貴價位物資的使用。同時，從整體布局結構出發，考慮場地、管線的實際布局，對于原有的舊設備要進行適當的處理，從而最大限度的降低企業生產成本。
三、ERP在企業采購管理中的具體應用
(一)對供應鏈的有效建立
將ERP應用到企業采購管理中后，企業能夠建立起供應商信息檔案，并且能夠根據供應商所提供的資源進行主次分類。企業還可以根據供應商所提供的產品建立相應的產品目錄，嚴格監督供應商提供的產品，對合格產品與不合格產品進行分別記錄。同時，正是因為ERP系統能夠完整的保留下企業對供應商的歷史評價，所以，在制定采購計劃前，企業應該結合供應商的歷史記錄，對供應商的基本資料進行分析，對需要采購的商品信息進行分析，將采購商品范圍設定在合格商品之內，也只有這樣才能夠制定出科學、合理的采購方案。
(二)對采購計劃的有效生成
結合ERP物料的實際需求可以為企業制定出行之有效的采購計劃。特別是在實施采購前，企業應該充分考慮到采購商品的訂貨量、儲存方式、運輸方式等方面的問題，并且利用ERP對物料進行合理的分類與合并。假如企業所采購物料的實際采購周期較長，那么牛鞭效應就進一步增大了供應商在生產、供應、庫存管理、市場營銷等方面的不穩定性。而ERP系統則可以根據自身在數據分析上的巨大優勢，對物量變化進行及時的反映，進而幫助企業制定出科學有效的采購計劃。
(三)對供應商的合理選擇
企業采購部門在選擇供應商的過程中可以充分利用ERP系統，對供應商的基本信息進行分類、對比，使供應商們的不良率、價格、納期等方面指標被更為直觀的展現出來，以此作為采購部門進行量化的重要考核依據，從而選擇出最為優秀的供應商，制定采購經營戰略計劃。
(四)對生產采購用款的制定
當企業制定出合理的采購計劃以后，就可以利用ERP系統對采購總款進行自動生成，并且制定出相應的用款計劃。同時，企業的采購部門即可通過ERP系統將采購用款計劃直接上報給財務部門，財務部門確定以后直接向采購部門發送反饋信息，最終經過兩個部門的共同認可之后，即可實施采購付款。
(五)對采購訂單進行自動生成
ERP系統能夠結合企業實際采購產品的總儲存量，采購時間、采購總量、商品運輸方式、采購用款計劃以及計劃外的額外費用等信息自動生成采購訂單，每日訂單的發送也可以根據ERP系統中的最新物量進行及時調整，對長期庫存或者產能不足等情況提前管理，有效減少因為供貨不足而導致停線情況的發生。
(六)對采購定金進行跟催
利用ERP系統設置訂單追蹤周期以及時期，從而形成跟隨計劃。采購部門可以依據ERP系統所給出的計劃對供應商開展跟催活動，在跟催訂單的過程中，ERP系統能夠給采購部門提供供應商的商品質量情況以及生產、運輸進度等信息。
(七)對商品進行驗收
在商品的驗收過程中，采購部門可以對供應商所提供發票以及訂單進行詳細的檢驗，并將發票以及收貨單信息錄入到ERP系統當中。同時，ERP系統可以依據企業的實際流程以及集成特點，從資材管理員手中將貨物按照訂單進行驗收。
(八)對采購總費用進行結算
在商品的驗收完成之后，采購部門需要配合財務部門對整個采購活動進行費用的整體結算，并且依據采購結算單以及計劃外費用的實際情況，計劃出采購活動整體的投入成本數量。
(九)對采購訂單進行結算
ERP系統能夠自動結算采購訂單。在上訴所有步驟均完成之后，便可以利用ERP系統對采購清單進行分析，并依據訂單進行采購活動的整體費用結算，最終由ERP系統按照付款結算的方式進行費用結算。
(十)對ERP系統數據進行維護
ERP采購系統經過一系列的采購活動之后，會產生采購信息、供應商信息以及商品信息等基本數據，對于這些數據，ERP系統能夠自動的進行儲存、備份，從而防止數據意外丟失，保障數據的可靠性。
四、結束語
要想更好的將ERP系統應用在企業采購管理工作之中，就必須要明確掌握ERP系統在企業采購管理工作中的作用，清楚其在企業采購管理工作中的具體應用，從而為ERP系統的運用做好相應的準備工作。也只有如此，才能夠發揮出ERP系統的最大效用，更好的協助企業完成采購工作，使企業的采購管理工作更加的規范化、流程化、自動化，為企業的決策提供有力的數據支撐，并且有效改善企業的采購模式，給企業帶來巨大的經濟效益。所以，在今后的工作中企業應該更加完善ERP技術，將其更好的深入到企業各個環節之中，為企業的可持續發展奠定堅實的基礎。
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作者:于偉娜 單位:哈爾濱電機廠有限責任公司