前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的酒店采購管理中的內部控制，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：采購作為酒店日常經營管理的主要工作內容，是影響酒店成本控制目標的關鍵環節。文章針對酒店采購管理中的內部控制風險，重點對酒店采購關鍵內部控制環節進行了分析，并提出加強酒店采購管理內部控制的建議。
關鍵詞：采購管理;風險;內部控制;關鍵環節
一、酒店采購管理中的內部控制風險
采購是指在酒店日常經營過程中，從其他單位取得物資或服務作為酒店生產資料，以保證酒店服務及經營活動正常開展并支付一定款項（含稅費）的一項經營管理活動。酒店在采購管理過程中應重點關注以下幾種常見內部控制風險。
（一）請購審批不規范
使用部門提出請購申請時，采購部應關注其是否已進行充分調研和論證，是否已盤活現有物資，是否已滿負荷使用現有資源，必要時應會同財務部、工程部及倉庫管理人員進行現場盤查，如果請購依據不充分或者不合理，將會因重復或不必要采購給酒店帶來資源浪費，甚至造成損失。對于請購審批環節，應關注審批程序是否規范正確，自下而上的審批人員是否對請購申請的充分性和合理性予以準確核查，請購審批不規范的風險有可能直接導致酒店財產損失或造成資源浪費，甚至引發舞弊行為。
（二）采購審批不恰當
請購審批流程完成后，采購部門應按照使用部門提出的請購要求，分別確定采購程序。若現有簽約供應商能夠供貨請購物資，則可以直接從簽約供貨商采購，并走采購審理流程，酒店應重點監控采購部是否存在跳過簽約供應商直接從其他單位采購的行為，如有此情況應追查原因；對簽約供應商不能供貨的物資，采購人員是否開展切實有效的市場調研，是否獲得多家可比報價信息，采購審批相關人員是否已充分獲悉請購物資準確、完整的市場供貨信息等，否則會因市場信息不對稱而盲目審批，發生不當采購或產生不當獲利行為。
（三）采購計劃程序失控
采購計劃的制定可以幫助酒店更好地規劃資金使用，同時也是酒店進行日常成本控制的有效手段，但在實際工作中往往因為酒店各部門負責人管理不到位，經常發生超計劃采購或計劃外采購情況。有時使用部門會跳過采購部直接向總經理室提出采購請求，尤其是影響到酒店經營的物資采購，即便是計劃外或超計劃采購，因業績考核需要，總經理室一般會批準。如果不將采購計劃的執行情況與使用部門經營業績考核直接掛鉤，采購計劃控制程序實際上沒有發揮其應有作用。
（四）采購合同控制不到位
采購合同是約束供需雙方經濟行為的法律準繩，一切采購事項均以雙方合同約定為執行標準。但在采購活動中，可能由于采購人員的工作疏忽或人為故意行為，與供貨商簽訂了權利義務不對等的合同，或未到付款期的合同款提前填寫請款單，或本不該支付的款項也發起請款審批，又或者應該扣留的履約保證金或違約金等違規支付，或不按合同約定要求供貨商提供相應的產品或服務等，都會損害酒店的經濟利益，有些甚至是無法挽回的損失。
（五）驗收程序不規范
物資驗收環節酒店都有相應的程序和標準，但在實施過程中有時并不能執行到位。廚師和倉管員共同驗貨制度，會由于驗貨人員責任心不強而得不到很好的落實。有些酒店并沒有建立原材料采購標準，尤其是食品原材料的采購規格標準，廚師在驗貨時完全憑個人從業經驗，不同的廚師驗貨標準有可能不一致，甚至會發生廚師與供貨商串通騙取酒店利益的行為。
（六）付款環節失控
主要表現為結算方式選擇不恰當，應該轉賬結算的款項因控制不到位而違規使用現金付款；或者往來會計在辦理付款結算時對采購相關單據的真實性、完整性、合法性及正確性審核不嚴格，有關人員簽字手續不完備等。如果審核控制不到位，有可能發生付款金額大于實際驗收入庫物資金額情況，導致酒店資金損失；或者出現少付款的情況，導致酒店信用受損；甚至出現物資尚未收貨入庫而支付貨款的情況。
二、酒店采購關鍵內部控制環節分析
（一）采購崗位責任制度
酒店應根據物資采購的特點，建立采購管理崗位責任制，明確物資采購計劃的編制、審批、執行，貨款支付，驗收入庫、出庫、報損等流程的內部控制要求。合理設置采購部門的崗位，明確相關部門和崗位的責任及權限，確保做到物資采購過程中不相容職務的分離，加強對酒店物資采購活動的控制和監督，保證酒店物資采購得到全程有效控制。采購管理控制崗位主要有總經理、財務經理、采購經理、往來會計、出納員、倉管員及物資使用部門等，酒店應明確各崗位主要職責及不相容職責，并設置科學合理的采購管理流程。
（二）請購權限與程序
酒店應當建立采購申請制度，根據擬采購物資或服務的類別，確定歸口管理部門，授予相應的請購權限，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。在具體確定請購審批權限與程序時，酒店應區分食品原料或客耗品請購、臨時性項目請購、經常性項目請購、特殊項目請購等，分別規定請購權限與審批程序，既要便于執行，又要實現內部控制目標。使用部門提出采購請求時，應明確采購類別、公認等級、規格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。管理要求比較高的酒店應當設置專門的請購部門，對使用部門提出的采購請求進行審核，盤活酒店現存物資，統籌安排酒店的采購計劃，然后再匯總上報總經理室。
（三）供應商選擇
選擇標準為“價格相當選質量、質量相當選價格、價質相當選距離”，并考慮供應商的資質、服務能力等綜合因素。供應商選定后，酒店應該控制各供應商供貨規模，避免“一家獨大”產生風險，建議采用“1+2+X”原則。所謂“1+2+X”原則是指對某類物資的采購，應確定一個主供應商、兩個補充供應商和X個考察供應商。同一類物資的一個主供應商，采購量應控制在酒店該類物資采購總額的70%左右，酒店可以憑借采購數量優勢而獲得價格優勢。兩個補充供應商提供的物資應控制在采購總額的20%左右，有補充供應商作為備選，酒店能夠隨時對主供應商的報價、品質和服務水平等進行監督。當主供應商供貨出現問題時，可立即由補充供應商供貨，避免因物資供應問題給酒店帶來不必要的損失，酒店方面也能及時掌握物資供應的價格信息，避免因信息不對稱而產生的成本失控。酒店應定期將餐飲、房務、工程等各使用部門對供應商的反饋意見進行匯總，開展供應商評估，對存在的問題與供應商溝通，并建立嚴格的供應商退出機制。
（四）采購合同管理
酒店采購合同管理包括供應商選擇、采購合同簽訂、采購合同執行、采購合同保管等四個環節。（1）采購部門在與供應商簽訂合同前，應廣泛開展市場調研詢價比價，取得供應商完整的企業資料，了解供應商的資質和實力，確定供應商的簽約資格。（2）采購合同簽訂程序要符合法律相關規定，談判代表人數應在兩人以上，參與談判的代表應具備相應的業務能力。對于已發現會嚴重損害酒店利益的合同，要及時采取糾正措施。（3）采購部門應嚴格執行采購合同，對于合同履行過程中的任何違約行為，均應按合同約定進行處理，不可憑主觀判斷自行處置。（4）應指定專門的合同管理部門或人員，保證酒店采購合同的完整性，并做到及時歸檔。
（五）驗收程序及計量方法
制定物資驗收標準，嚴格物資驗收程序，有效杜絕驗收環節各種不規范或舞弊行為。高星級酒店具備相應的管理意識和能力水平，應制定科學完整的物資采購規格標準，尤其是食材的采購規格標準，以此作為供應商的供貨準則，并作為酒店驗收的標準，不能簡單依賴經驗主義的主管標準驗貨。堅持使用部門和倉管員共同驗貨制度，使用部門要按照采購規格標準確保采購的物資的質量規格能夠滿足酒店營業需要，如發現質量不符合同約定應及時提出，并與供應商溝通退換貨事宜。倉管員要嚴控數量驗收，重點檢查送貨數量是否與批準采購數量一致，對于特殊的物資要采用科學合理的計量方法確定驗收數量，也不可全憑個人主觀判斷，切實維護酒店利益。
（六）付款方式和程序
采購貨款結算是酒店物資采購活動的最終環節。貨款的支付應由采購人員根據驗收入庫單、采購發票、送貨清單和采購合同等資料填寫請款審批單，經采購部門負責人（或財務部門負責人）、總經理審核簽字后，財務部門再根據資金安排、合同約定等辦理貨款結算。財務部門在辦理付款時，應對采購發票、送貨清單、驗收入庫單等相關原始憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核，確保財務入賬手續齊全、付款依據完備、與合同約定相符等。付款方式的選擇應嚴格按照現金使用范圍規定使用現金，超出現金使用范圍的貨款結算一律采用轉賬方式結算。財務部門應與供應商定期進行往來對賬，保證雙方賬賬相符，若有差異應及時查明原因。
三、加強酒店采購管理內部控制的建議
（一）制定并嚴格執行采購計劃
酒店應建立常用物資儲備定額制度，并以此為依據制定物資月度采購計劃，合理安排采購進度，避免倉庫管理員或使用部門憑主觀經驗確定采購數量，提高酒店的物資管理水平，提升物資周轉效率，控制庫存成本規模?？捎刹少彶浚ɑ蜇攧詹浚款^，會同總經理室、各使用部門負責人共同商討制定年度采購預算等事項。采購計劃制定水平的高低直接影響酒店采購活動內部控制的成效。日常運營中，應要求酒店所有部門每月制定月度采購計劃，然后由采購部匯總各部門采購計劃，并在盤活現有庫存物資的前提下確定初審意見。財務部負責人應認真審核匯總的月度采購計劃，重點關注金額較大以及采購比較頻繁的物資，必要時應到倉庫及使用部門現場核查，嚴格控制采購規模。財務部審核后的采購計劃提交總經理室，由分管運營的副總經理審批，總經理有最終否定權。財務部根據總經理審批的采購計劃做好資金使用計劃，采購部每月編制采購計劃執行情況報告，分析采購計劃執行情況及存在的主要問題。酒店的計劃外采購和超計劃采購物資要嚴格控制，并作為各部門負責人管理績效考核的重要參考，總經理要把好最后一道關。
（二）充分利用采購管理系統功能
酒店管理應充分利用供應鏈管理模塊，做好采購控制。首先，做好原始數據采集及基礎檔案維護工作。建立酒店簽約供應商信息檔案，及時錄入供應商報價及市場詢價信息，定期維護酒店物資品種規格信息，利用供應鏈管理系統進行比價，嚴格執行詢價比價系統流程，對供應商開展的定期評估信息要及時錄入系統。其次，規范管理系統采購流程，從使用部門發起請購到最高授權審批人，既要考慮審批環節的必要性，又要盡可能提高審批效率，在保證審批規范和資產安全的前提下，盡量減少審批環節。最后，充分發揮采購管理系統的管理功能。酒店管理信息系統的功能就是要提高工作效率和為決策提供數據支持，酒店可以要求采購部每月提交月度采購分析報告，內容包括物資品種、各類物資金額占比、各供貨商供貨金額、供應商違規違紀處罰情況、各部門計劃外采購比例等信息，及時發現采購管理中的問題，并采取有效措施加以糾正，為做好后期采購管理內部控制總結經驗。
（三）建立酒店集成供應鏈
為做好酒店采購內部控制，我們要摒棄傳統采購管理思想，將企業內部采購控制及外部供應企業有關業務作為一個有機整體，建立集成供應鏈（IntegratedSupplyChain，ISC）管理體系。通過供應商早期參與酒店產品及服務研發、信息共享、利益分配等過程，將酒店服務過程中人員、產品或服務、經營管理等三要素集成化運作，對酒店內部作業鏈和外部供應鏈進行集成化管理，達到完整供應鏈的動態最優目標。集成供應鏈管理思想為酒店與供應商建立長期穩定的合作共贏關系創造了良好的條件，其目的在于通過建立長期緊密的業務關系，充分整合酒店與供應商的資源與競爭優勢，降低采購過程中的雙方管理成本，實現雙贏。從酒店的角度看，集成供應鏈可以縮短產品或服務的研發周期，降低酒店產品服務的研發成本，最大限度地杜絕采購過程中的舞弊或尋租行為，更好地借助供應商的資源優勢從根本上改進產品或服務質量，避免酒店產品質量的不穩定。而從供應商的角度看，能夠作為酒店集成供應鏈管理體系中的一部分，其相比較其他供應商更有優越感，能促使供應商進一步提高自身的服務水平和產品質量，更容易得到酒店方面的認可，從而保持其在酒店供應商中的獨特地位，并從集成供應鏈管理中獲得效益。當然，要實現集成供應鏈體系的長期穩定，首先要建立酒店與供應商的信息共享機制，只有雙方實現以相互信任為前提的信息共享，才能在集成供應鏈管理過程中更好地共享收益。其次在建立集成供應鏈體系時考慮供需雙方權力的制衡，任何一方過大的權力或過高的收益都會產生權利失衡，最終將導致集成供應鏈管理體系的瓦解。
參考文獻：
［1］蔡萬坤.現代酒店財務管理［M］.深圳：廣東旅游出版社，2013.
［2］王茂盛.基于價值鏈的跨組織成本管理［J］.財會通訊，2016，（6）.
［3］馬新智，全西西.工作相關文化價值觀與管理控制關系研究述評［J］.商業會計，2015，（18）.
作者:王茂盛 劉麗娟 單位:南京旅游職業學院
