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摘要：本文論述了中小型企業采購管理中的存在的問題。中小型企業必須認識到傳統采購管理中存在認識誤區，需要完善企業中與采購相關的管理體制、著力優化采購相關模式，以期提高采購物品質量，同時降低采購所需成本，這是中小型企業在目前市場經濟全球化、信息化的競爭中占有一席之地，謀求不斷發展、壯大的必經之路。
關鍵詞：中小型企業；采購管理；ERP；JIT
一、中小型企業存在的采購問題
1.采購批次與每次采購數量不合適，采購成本高
中小型企業采購時一般較為謹慎，會考慮企業的銷售額、企業資金。所以，采購出現兩個極端：一種是中小型制造企業通常根據客戶單次訂單設計產品生產與原材料的采購計劃，造成采購會比較零散，不能獲得規模采購所帶來的高效益；另一種情況為中小型企業對于企業所需的緊俏原材料，通常會采用提前大量采購、囤積的方式，這種方式增加了企業的采購成本，提高了產品成本，為了回收成本，勢必會提高產品價格，最終削弱了該企業產品的市場競爭力。
2.采購程序復雜、繁瑣，流于形式，采購監控不到位
中小型企業目前普遍采用的采購流程中存在的主要特點有：（1）采購流程中手續繁瑣、復雜，缺乏系統籌劃，采購的每個流程分隔到不同部門管理，包括訂單、商品供應單位選擇、倉儲管理、財務管理、質量檢驗和商品生產、銷售以及運輸等各個方面，最終導致工作效率降低。（2）采購涉及的部門較多，看起來似乎每個環節都有監管，但實際上恰恰相反。各部門都從自己的利益、原則、立場上考慮問題，不從總體出發，導致相互間信息傳達不到位，影響到采購決策的正確與否。（3）采購監管流于形式，采購各部門間互相推卸責任，導致監管不到位，從而影響到企業的工作效率。
3.采購策略不明確，供應商關系管理不到位
中小型企業中采購人員對于采購只是簡單的認為是普通買賣關系，對于這些深層次的問題不進行考慮。采購選擇供應商時，缺乏科學、合理的依據，只是簡單的談判、壓價，對于供應商提供的產品性價比考慮較少，更不會去扶持供應商，考慮與供應商搞好關系，并對其產品監管。中小型企業采購的特點是：采購數量小、周期不定、甚至采購資金不足。這些特點導致在供應商眼中認為中小型企業信譽偏低，不重視中小型企業的訂單，出現供貨期延長、產品數量與質量與合同不對等，甚至價格上漲等不利因素。
4.采購部門組成不合理、分工不明確，缺乏總控
中小型企業在配備采購各部門時，存在以下問題：（1）部門設置較多，出現重復工作內容；（2）各部門職務分工不明確，導致工作不能具體落實，在采購出現問題時，互相推卸責任；（3）中小型企業總經理或者其它部門經常出現越級管理，比如，采購主管經常被夾在企業主管與其它部門中間，無法正常行使權利；（4）缺少必要的績效考核，經常采取高壓政策，導致員工沒有工作積極性；（5）缺乏總體控制、調動，導致采購信息無法及時傳遞。
5.采購信息傳遞無有效信息技術支撐
目前，中小型企業都普遍采用計算機進行企業管理。由于企業資金實力不足，不愿意引進較為高端有效的管理系統，比如ERP管理系，使得采購信息管理實際處于半自動化、半手動狀態，影響到采購信息的有效傳遞。
二、中小型企業應從下面幾個方面解決采購管理中存在的問題
1.應用較先進的采購管理系統，采購信息實時共享，加強采購監控
加強采購流程管理，實現采購信息實時共享，改變以往只信任、依靠家族成員的狀況，是中小型企業亟待解決的首要問題。中小型企業可以采用以下策略:
（1）采用ERP管理技術，及時收集整合傳遞采購信息
ERP管理系統可實現企業采購資源的整合，能收集到企業中所有業務流程中的信息。ERP管理中一個環節就是采購管理，借助于這個管理系統，實現各部門與采購業務部之間及時收集與共享物資流、資金流和信息流的信息，增強企業主管采購者對采購的總體監管，減少工作失誤，同時增強各部門間采購信息的透明度。
（2）實行零庫存采購，轉嫁庫存功能到供應商
實行零庫存采購是指企業倉庫實現零庫存，而將庫存功能轉移到合適的供應商那里，實現既夠生產所需，又能降低中小型企業庫存成本的目的。零庫存采購的好處：①能及時發現供應品的次品，及時追索供應商，既保證了產品質量，同時又減少了次品帶來的損失。②提醒企業采購部門積極保持與供應商的聯系，要求供應商提供性價比較高的部件，并能與時俱進。顯然，零庫存是中小型企業理想的采購模式，當然這種方式對企業管理層管理水平和信息技術的使用提出了很高的要求。
2.優化采購方式，降低采購成本
（1）應用電子商務
現在全球處于互聯網時代，中小型企業可設置一個部門，其中一項任務為收集互聯網中的采購信息、本企業的采購信息，即建立屬于自己的信息網絡系統。通過互聯網可以了解市場行情，避免被欺騙；通過互聯網采購信息，實現招標采購?？傊ㄟ^互聯網技術，可實現采購高效率，低成本。
（2）形成采購聯盟、獲得更多利益
聯合多家供應商，形成采購聯盟，相關采購部門方便與供應商就商品質量與價格討價還價，獲得最合適的采購價格，獲得性價比最好的商品。在此基礎上，依據就近原則，與供應商建立長期穩定的合作關系，使其成為自己的另一個倉庫，同時從供應商獲得較高的優惠利益。
3.提高采購人員素質、優化人員配置
人力資源管理的核心思想是要配置合適，將員工分配到能發揮最佳能力的合適崗位，做到人崗優配。為了提高人員素質，可從以下方面考慮：（1）引進高素質人才；（2）培養現有員工，通過培訓，包括產品知識、公司規定、電子商務信息等方面，提高員工工作能力與商務洽談技巧；（3）通過公司管理流程規范化，信息透明化，采用績效考核，加強獎懲力度等，激發員工的工作積極性，各盡所能。
4.選擇合適供應商
中小型企業首先需對所需物資分類，分類依據包括物資的自然屬性、用途、重要程度、采購難易程度等，劃分為重點、次重點、一般等的不同管理類別。同時根據實際情況，審核與監控供應商提供物資的質量、價格和服務等方面的信息，對供應商采用“ABC管理方法”。（1）A類供應商，指準備與其長期合作，其商品質量、商品價格、交貨期、可溝通配合能力以及結算條件等均能滿足公司需求。對于這類供應商，需要嚴格篩選，包括供應商的生產環境、設備狀況、質量保證體系、財務指標、銀行信譽、企業業績等方面的情況。通過專業科學的評價體系，選擇質量可靠、價格合理、服務優良、信譽良好的幾家供應商，綜合評估各供應商的實力，建立不同等級名錄和各供應商檔案，以降低采購物資各方面的風險。（2）B類、C類供應商一般指在A類供應商在產品質量、交貨能力、與公司配合方面等出現問題時，才會考慮臨時選用的供應商。B類和C類只是綜合能力分析排序。（3）ABC類需要根據實際動態信息做出適當調整。當發現B類或C類的公司更能符合自己的需求，并準備對立長期合作時，需要考慮將其升為A類供應商，將原A類供應商在自己的系統中降級，并完善供應商的檔案。（4）考核供應商。必須由公司各部門聯合進行，包括品質部、物控部、采購部和財務部等。（5）供應商檔案的建立，需要包括編號、詳細地址、聯系方式、結算條件、交貨條款、品質評級、銀行帳號、合作后財務部留存副本等，并適時更新，交由專人負責。（6）當A類公司出現問題時，需視問題的嚴重性酌情處理，需要時追究其法律責任。
5.實行科學采購模式
（1）采用JIT采購模式
JIT采購模式即準時化采購，使供應商在合適的時間、將合適數量、質量的合適產品送到合適地點，供小型企業正好使用?？墒怪行⌒推髽I部分物資達到零庫存的目的，有效利用供應商的庫存，降低企業的庫存成本。這種方式還可以提高采購工作效率，同時又降低庫存物品過期、過時的可能性，保證物資供應和企業需求同步化。
（2）實行標準化采購
標準化采購指將預備采購產品或原料規格標準化，中小型企業生產的產品采用同樣規格或標準的原材料，可減少預定物料類別，增大定制數量，可使供應商增加優惠，從而達到降低制造成本的目的。
（3）加強采購信息化建設
中小型企業應積極采用電子商務和ERP等先進的管理系統，從而實現企業中物流、資金流和信息流的統一。在企業中設置專管部門，負責物資采購管理信息網絡平臺，平臺模塊功能應包括錄入、操作、查詢和監控等。無論管理者，還是各部門員工，可迅速直觀的查看相關信息，做出相應判斷，提高效率?？傊?，通過這一系列的措施，使中小型企業的物資采購工作做到程序化、透明化、規范化、高效化管理，成功降低采購可能存在的各類風險。
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作者:陳金章 單位:蘇州工業園區職業技術學院