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一、引言
中小制造企業相比于大型企業，因其資金短缺、技術實力較弱，難以建立良好的供應鏈關系。所以，在供應鏈管理的環境下，如何立足于市場是中小制造企業面臨的一個難題。其中，采購作為企業制造的起點，對之后的制造環節至關重要，而采購質量控制則是采購管理中關鍵的方面之一。在質量管理中，目前常用的工作程序就是PDCA循環，這也是全面質量管理的基本方法。因此，通過探討PDCA循環法在采購質量控制各方面的具體應用，不僅可以提高中小制造企業的采購質量，也可使其采購管理更加標準化、規范化。PDCA循環是由美國質量管理學專家戴明博士提出的，因此又被稱為“戴明環”。PDCA，是指計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、處理（Action）四個階段，這四個階段相互銜接、相互促進，缺一不可（具體內容見下圖）。企業的質量管理工作，實質上就是質量計劃制定、實施的一系列過程。這個過程是由PDCA循環四個階段指導，周而復始循環，并持續改進。PDCA循環是提高產品質量的一種科學的管理工作方法，對持續改進采購質量也很有效。
二、PDCA循環法在采購質量控制中的應用
（一）Plan———計劃階段
1.中小制造企業采購質量控制現狀分析
大部分中小制造企業受資金短缺的限制，一般經營規模不大。在進入成長期之后，自身管理中會暴露出許多缺陷，運營機制也不再適應企業的發展。其中，物資采購的監管控制不到位就是其管理上的眾多缺陷之一，這就使得中小制造企業的采購質量難以保障。中小制造企業造成采購質量問題的原因，主要有這幾種情況：
（1）采購人員素質較低。采購人員的專業素質不僅包括與采購相關的商務談判能力，也包括對企業所在行業基礎知識、相關技術的熟悉。由于采購工作較為敏感，采購人員的工作與資金、物資相關，而這兩者對經常面臨融資困難的中小制造企業來說至關重要。因此，任人唯親是許多中小制造企業的普遍選擇，或企業過分重視采購人員的道德品質，而忽視對他們專業素質的要求。采購質量很大程度上取決于供應商，而如果采購人員對行業知識和技術了解為零，在其選擇供應商時，就難以用價格以外的其他標準衡量，直接加大了采購質量的風險。又由于有些采購人員缺乏行業知識，不能準確解讀采購信息，所以當物料品種、規格變化或設計文檔變更時，常常會不知所措，甚至向供應商傳遞錯誤的采購信息，使采購的物資質量不符合要求。
（2）信息化基礎薄弱。良好的采購質量與準確的采購信息密不可分。然而，由于中小制造企業資金匱乏、技術有限，規模較小，大部分企業并未引進企業信息管理系統，即使少數引進信息管理系統的企業其應用水平也較低。雖然多數中小制造企業都會配置計算機和局域網，但是能真正利用網絡進行采購信息溝通和傳遞的卻為數不多。許多采購人員在合同談判、訂單簽發、訂單跟蹤等環節仍依靠于傳真、電話等通訊工具。這些問題大大限制了采購信息共享，對于企業內部，各部門也無法快速進行物資信息的溝通。例如，質量部無法及時向采購部反應物料質量的檢驗情況、研發部無法及時有效傳遞物料變更數據等，這些都會加大采購質量控制的難度；對外部供應商的信息交流更加有限，不能準確獲取企業的采購需求信息，造成信息不對稱現象，從而影響其供應的準確性，造成企業采購質量的隱患。另外，基礎信息管理系統的不完善，使得必要的文字、流程記錄缺失，一旦發生質量問題，更加難以調查，阻礙了采購質量管理工作。
（3）供應商選擇隨意。研究表明，30%的產品質量問題是由供應商引起的。供應商的選擇合理與否，一方面與采購人員的專業素質息息相關，另一方面缺乏對供應商考核記錄和質量統計記錄。由于中小制造企業自身管理水平較低，對供應商更是缺乏評估和監督，所以采購人員一般是根據自身經驗進行供應商選擇，缺乏基于數據的事實依據，也沒有規范的供應商認證流程，增加了出現采購質量不符合要求的可能。
（4）進貨作業流程不規范。進貨驗收是企業采購質量控制的一大關口，嚴格把握好進貨檢驗是采購質量的有效保障。目前，大多數中小制造企業在物料進庫時都會安排人員抽檢，但是其中許多企業由于缺乏質量評定規程，常出現這些情況：一是取樣比較隨意，不能保證樣本的代表性。二是對物料檢驗時沒有細致、明確的相關指標，過多依賴檢驗人員的經驗。三是驗收時沒有物料質量相關統計和檔案記錄，事后也無法進行定量、定性分析。因為隨著供應商自身的發展，其物資的質量也相應會有所變化，進貨的檢驗標準應與其發展相適應。四是對于不合格品的控制僅限于處理階段，反饋供應商進行處置，沒有對其質量問題進行跟蹤分析并查明原因，從而進行品質問題的預防。這些不規范的工作流程都大大增加了采購質量管理的難度。
2.確定采購質量控制的方針、目標
（1）加強采購質量管理的基礎工作。加強采購質量管理的基礎工作包括：基礎數據準確化、制度標準化、業務流程規范化?；A數據是采購信息的重要組成部分。準確的采購信息，是采購質量的保證；建立完善、精準的物料基礎數據，是開展采購質量控制工作必要的開端。準確的基礎數據要能夠精確地描述任一物資的特性，確保其唯一性，包括件號、尺寸規格、材質、可允許誤差等，若物料過于復雜應備份圖紙等檔案。標準的制度、規范的流程，是有條不紊開展采購質量工作的保障，也是企業各部門分工明確，清楚崗位職責所在。良好的制度、流程應具備可操作性和指導性，既不太過精細而導致手續繁瑣，造成執行困難，也不過于簡單而導致形同虛設，使采購監控無法到位。
（2）提升采購人員素質。中小制造企業應轉變任人唯親的舊觀念，選擇德才兼備的員工擔任采購崗位的工作任務。除了具備良好的責任心和事業心之外，采購人員還必須具備良好的專業素質。不僅要具備專業的商務談判技能，能維護與供應商良好的關系，還需具備企業所在行業的相關技術、相關法規的基礎知識。企業也應當適時提供相應的平臺，給采購人員提供學習的機會。
（3）建設采購信息化平臺。采購質量控制工作大部分內容是保障采購信息的有效、準確傳遞。因此，應加快企業采購信息化建設，建立必要的信息化平臺，集成、共享企業資源信息。不僅對企業內各部門，也包括外部供應商，通過信息化平臺，及時下達和獲取采購需求的信息并保證其準確性。在出現采購質量突發問題時，也能及時溝通，根據傳遞的信息及時查明原因，解決問題、分清責任。
（二）Do———執行階段
根據上述影響采購質量控制的各方面因素，擬定相應的改進目標后，便進入執行階段，即以一定的措施和方法來執行計劃，保障落實制定的目標。具體可從以下幾方面執行：
1.供應商管理
（1）建立供應商分類。根據采購的80/20規則可知，20%的供應商需要80%的管理精力。說明在供應商管理中，并不是每個供應商都需要同等的管理關注。因此，中小制造企業可根據企業不同物資的重要性，將供應商進行分類管理。分類管理可用帕雷托分析法，按照采購品的重要性將供應商分為A、B、C三類。關鍵資源占企業采購品價值的70%左右，對企業生產制造至關重要，可將其供應商分為A類。A類供應商的比例控制在總供應商的10%左右，進行重點管理；主要資源占企業采購品價值的20%左右，可將其供應商分為B類。B類供應商的比例控制在20%左右，可適當減少管理投入；一般資源約占企業采購品價值的10%，屬于企業的低值易耗品，可將其供應商分為C類。C類供應商的比例大約控制在70%。
（2）建立供應商選擇標準和流程。采購資源的質量直接決定企業最終產品的質量，而采購資源的質量又由供應商決定，因此，供應商的選擇十分關鍵。企業必須將“下達采購訂單”和“選擇供應商”兩個概念從制度上進行分離。中小制造企業受資金限制等原因，可能無法建立專業的供應商管理部門。因此，可組建一支供應商管理團隊，負責供應商評選、考核、淘汰，隊員應包括來自質量部、生產部、工藝部、財務部和采購部的相關工作人員。一是團隊可根據價格、質量、交期、地域、生產能力、工藝技術、售后服務等供應商選擇影響因素，通過綜合評分法，合理規定相關因素的權重，制定不同采購品的供應商選擇標準；二是團隊可根據各個供應商提供的文件進行統計審核，在初步確定準供應商后，對準供應商進行樣品測試，或者直接到供應商現場進行考察；三是根據實際情況的考察，確定最終供應商。
（3）加強供應商品質控制。進貨驗收是對供應商品質控制的主要內容，嚴格把關進貨檢驗環節是對采購品質量的重要保證。質量部應當對不同類別的物料制定采購標準、檢驗方法和質量評定指標，使得進貨驗收有章可循，實現過程科學合理化；質檢人員進貨驗收時，必須根據檢驗方法取樣，保障樣本有代表性。還須按照質量評定指標進行相關測試，作出品質結果判定，并填寫質檢報告和合格、不合格報告，以便后續采購質量的跟蹤。然而，僅僅完善進貨驗收對做好采購質量控制工作依然遠遠不夠，中小制造企業應加強對供應商生產質量的關注，把質量控制工作提前到供應商的生產線上。企業可要求供應商提供其過程質量檢驗文件和出貨檢驗文件等，監督供應商生產過程的質量。如果供應商允許，還可定期安排相關人員到供應商現場進行考察，監督供應商是否按照標準規范施工，抽檢供應商在制品的品質情況，并作好相關記錄。
（4）建立供應商評價指標和指標統計文檔。供應商的評價工作是企業持有良好供應商的保證，間接決定了采購品的質量。對中小制造企業而言，交貨質量和交期的及時性是衡量供應商最重要的兩大指標。供應商質量指標主要包括，來料批次合格率、來料抽檢缺陷率、來料在線報廢率、來料免檢率等。其中，以來料批次合格率最為常用，其公式為：來料批次合格率＝（合格來料批次÷來料總批次）×100%。采購部在收到質量部的質檢報告后，應統計以上指標，并編寫成報告作為后續評判依據；交期的主要兩大指標為準時交貨率和交貨周期，采購部也應當對這兩大指標進行統計備案，作為衡量供應商交貨管理水平的標準；此外，產品質量與生產現場管理水平息息相關，如果企業有能力，可定期抽查供應商的現場管理情況，對其“5S”管理進行考核，作為后續供應商評價的依據。
2.員工技能素質
員工的技能素質與企業對員工的管理制度、培養的重視程度息息相關。
（1）選擇德才兼備的采購人員，做到人崗匹配。
（2）為采購人員提供良好的學習平臺，以提高采購人員的專業技能，提高采購工作的質量和效率。例如，開展每周部門例會，采購工作人員可分享工作中學習到的新技能或心得體會；定期適時提供培訓課程以及學習采購工作中所需的各種理念、知識和方法等。
（3）加強采購部與其他部門的溝通，及時溝通掌握其他部門的更新數據，保障采購的準確性。例如，設立跨部門學習小組，定期召開例會，溝通企業產品的新知識、新標準、新技術等。在學習知識和技能的過程中，及時分享數據，使各種信息有效傳遞，減少采購過程的信息不對稱現象，提高采購質量。
3.信息化平臺的建設
加強信息化建設，以集成、配置企業的內外部資源，不僅能提高采購過程的效率和質量，還能使企業整個運營管理更加科學、規范化，是中小制造企業提升競爭力的必經之路。中小制造企業在建設信息化平臺的過程中，應根據自身的發展情況和需求，選擇適合企業實際的管理系統平臺。
（1）可選擇互聯網應用服務提供商。其優點是，能夠降低企業信息化建設的初始投資，企業不必再購買大型軟硬件設備，同時還能解決企業信息技術人才短缺的問題。其可能存在的主要弊端是，服務的安全、質量、成本存在問題。
（2）建立ERP系統。ERP系統的優點是，企業整體集成性較高，能將企業管理從內部延伸至外部。缺點是，對企業的基礎條件要求較高，且其效能會受到易用性、實施周期和企業現狀融合程度的影響。初具規模、資金充裕、管理基礎良好的中小制造企業，可學型企業的經驗，并根據自身情況分析所需管理模塊，構建ERP系統。
（三）Check———檢查階段
在檢查階段，就是將執行階段的結果和計劃階段的目標進行對比，分析執行情況和實施效果是否達到所預期的目標，這是PDCA循環中檢驗質量水平是否提高的重要環節。通過檢查階段，確定哪些目標已落實，哪些工作還有待改進。其內容包括以下幾方面：
1.流程執行情況
檢查各項工作是否規范地按照流程執行。例如，供應商是否符合規定標準，是否按照流程規范選擇供應商；進貨時是否檢驗要求指標，驗收、測試報告是否真實、完善。
2.訂單信息情況
檢查訂單信息對采購品質量的描述，是否與采購標準文檔相符。
3.過程質量檢驗情況
檢查過程質量檢驗是否到位。例如，供應商過程檢驗文件是否明確、完善，在制品抽查記錄是否客觀、真實。
4.供應商評價情況
檢查供應商評價項目是否符合規劃指標，評價證據是否明確、充分。
5.采購總結情況
檢查采購總結工作是否落實到位。例如，每批采購品質量統計文檔是否完善，不合格的質量情況原因是否查明，預防措施是否切實執行。
（四）Action———處理階段
處理階段要對檢查階段的檢查結果進行分析、總結和處理，它是PDCA循環中最關鍵卻最易被忽視環節，是采購質量工作向前推進、保持持續改進的動力。其主要包括兩方面的內容。
1.總結經驗
將采購質量改進中已落實的目標和成功實施的結果加以分析、總結，將其中良好的方法、措施標準化、制度化，以便今后采購質量控制工作執行到位，也可作為解決其他管理問題的參考、借鑒。對失敗的結果，要吸取教訓，對其原因進行分析、歸納，并提出相應的改進措施，防止此類問題再次發生。
2.分析未解決的問題的原因
歸納此次改進采購質量尚未解決的問題，并分析產生這些問題的原因，作為下一次改進采購質量的參考。
三、結論
采購是企業運作的一個重要環節，而采購質量則是企業其他環節至關重要的保障。因此，探討合理的方法和策略，提高采購質量，增強在供應鏈中的競爭力，對中小制造企業來說是一項非常重要和有意義的工作。筆者通過應用PDCA循環法，對采購工作進行事前規劃、事中控制、事后考核和總結，對提高中小制造企業采購工作的水平，確保采購質量，增強企業的競爭力，有一定的借鑒意義。
作者：羅青 單位：浙江理工大學機械與自動控制學院
