地質檔案管理范例

1．基礎數據收集與整理

抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從管與監兩方面入手，做為分管檔案工作的領導應給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規范化、標準化來要求檔案的收集、整理工作。做到數據齊全，內容完整。要達到此目標，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，把地質檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案等正確區分，齊抓共管，進一步做好基礎檔案收集工作。抓好基礎數據，比如地質檔案包括區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、物理勘探和化學勘探檔案、水文地質檔案、工程地質檔案、地質科研檔案等。其具體內容是在地質勘探活動中產生的原始記錄、表報、總結和有關的依據、指示性文件，以及成果報告和有關的圖件、附表等。所以在收集和整理時按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應根據數據文件形成的特點和規律，在便于利用和保管的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規則，如：編號與編目、范圍、術語與定義、規范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則。

2．檔案信息化，紙質檔案數字化

我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現有傳統檔案轉化為信息化檔案。檔案信息化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息化的形式為社會提供服務的轉變過程[2]。地質資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地質單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化。例如在建立地質檔案資料時，地質檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質資料及復制成果地質報告，經大隊資料室嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經過計算機數字化轉換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務系統，實現地質檔案資料的數字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數據庫，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。

3．檔案管理信息化的優勢

提高地質檔案管理效率，加強地質檔案管理的信息化建設，不但使地質資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發，適應較復雜的工作環境，體現出地質資料管理帶來的經濟效益。

3．1地質資料檔案管理信息化，提高地質檔案檢索效率。

【摘要】

我國正處于知識、經濟科技都在飛速發展的時期，而在這種良好發展形式的影響下，地質資料的檔案管理，也發生了變化，無論是在內容上，還是在管理的模式上都有了較大的變革。對于地質檔案發生的變化，我們要深入的研究。本篇文章以地質資料檔案管理服務模式為視角，探討了管理的特點以及管理模式出的創新。探討了檔案的服務管理模式，這對于我國經濟建設有一定的促進作用。

【關鍵詞】

檔案管理；服務創新；創新

在科技的進步下，我國迎來了一個信息化的時代，而且這個時代中網絡以及數字化在不斷的發展。地質資料檔案是我國經濟建設中的一部分，主要是為社會的發展提供地質有關的信息。現存的很多地質檔案都是紙質的檔案，在紙質檔案向電子檔案轉化中，如何能在兩者之間建立一個服務模式，這需要地質檔案工作者去思考。

一、創新地質檔案服務的必要性

隨著地質資料檔案自身改革的不斷變化，出現了許多新模式、新動向、新內容。地質資料檔案信息利用主體也越來越多，對地質資料檔案管理服務模式的要求也越來越高。面對這些變化，傳統的地質資料檔案管理觀念顯得落后，跟不上信息時代的發展步伐，因此，創新勢在必行。

地質災害，是指一些自然的或者人為的因素而導致的相關災害的出現，如泥石流、滑坡、山體崩塌等問題的出現，這些災害會在人力以及物力等方面都有很大的影響，因此，第一時間做好地質災害的應急，減少地質災害所造成的損失，具有十分重要的意義，要想更好地做到這一點，必須要做好相關的檔案管理工作，通過檔案對我國不同時期發生的不同種類的地質災害進行分類，從而更好地為地質災害工作提供幫助。

一、我國地質災害工作中檔案管理的發展現狀

目前，在我國，對地質災害的檔案管理工作已經在不斷完善，地質災害的檔案管理工作的主要進步性主要表現在以下幾個方面。首先，在地質災害的檔案管理工作過程中，相關的單位對檔案工作的管理意識更加重視，重視地質災害的不同檔案的分類與處理，同時，也加強了相關管理工作的資金與人才的投入，這一方面取得的進步更能體現出檔案管理的重要作用。其次，相關單位的檔案管理人員的道德素質與工作水平都有所提高，工作水平的提高，使工作效率與工作質量都在不斷提高。最后，許多單位都專門設置了相關檔案管理的部門，這種管理模式也在很大程度上使地質災害的檔案管理工作更加專業化。對地質災害的檔案管理不同于其他工作的檔案管理，必須在對檔案的分類、檔案的整理，以及相關檔案的數據分析方面有全面的把握，所以近些年來我國檔案管理工作取得進步在很大程度上都不斷促進了地質工作的完善[1]。但是，檔案管理工作本身就是一個較為復雜的，需要很多的分類與數據整理的環節，所以我國在對地質災害的檔案管理工作中還存在相關的問題，這些問題體現在不同方面，主要是對檔案管理工作的數據分析與整理不到位，檔案管理的監督過程不到位，對地質災害等問題不能很好地把握，以及相關單位的檔案管理的工作效率較低，這些都嚴重影響了我國檔案管理過程中存在的問題，因此，為了更好地解決這類問題，必須要充分認識到檔案管理工作的重要性，并提出相應的可行性策略。

二、檔案管理在地質災害管理過程中的重要作用

1.對地質災害歷史進行記錄，對地質災害建檔。地質災害在成因上具備自然演化和人為誘發的雙重性，它既是自然災害的組成部分，同時也屬于人為災害的范疇，地質災害發生后，一定程度上造成我國人力以及物力的損失，發生一次地質災害需要一定時間的建造過程與后期管理工程，所以對地質災害的歷史記錄工作十分重要。通過對地質災害的治理過程能夠很好地對后來發生的地質災害發生的后期處理有很好的指導作用，同時，對地質災害進行檔案的相關記錄，是一個初步歸檔的過程，這個過程也屬于地質災害管理中的一個重要過程?？梢哉f，檔案管理對地質災害有很好的歷史記錄的作用，并是地質災害過程中的一個重要的環節[2]。2.對地質災害進行相關的數據分析，提供參考數據。檔案管理的過程也包括對發生的地質災害進行相關的分析的過程，在地質災害發生時，必須要對相關的數據以及原因進行分析處理與把握，對地質災害的數據進行相關的分析，總結出地質災害發生的規律，為以后地質災害的發生提供相關的參考數據[3]，這種作用在一定程度上可以為地質災害的預防、救援以及相關問題提供重要的數據分析，減少地質災害發生后造成的損失，所以檔案管理在地質災害中的作用還可以表現在這一方面。3.完善地質災害工作的流程，確保工作的完整性。地質災害工作的過程是一個較為復雜的過程，在地質災害的前期還要做好相關的災情預防、災害應急，這些是在災害發生前以及災害發生時所要做好的相關準備，地質災害發生后，還要進行相關的過程經驗總結、數據分析以及檔案歸類管理等一系列的問題，其中檔案管理工作就是地質災害工作的最后一個重要的環節。所以，檔案管理工作也屬于地質災害工作中的一個重要的環節，將地質災害的檔案管理工作做好，也就意味著相關的地質災害工作處理的完善，確保地質災害工作做到相應的完整性[4]。4.對地質災害有更深刻的把握，做好預防工作。檔案管理不僅僅是對原來發生的事件有一個記錄的過程，還需要大量的數據分析以及數據總結，以形成經驗性的參考，為后來地質災害的發生提供相應的參考數據，并通過相關的檔案總結出的經驗，分析相關地質災害發生的地區、頻次，以及災害發生的間隔時間等問題，對地質災害有一個更深的把握，可以很好地起到相關的預防工作。這也是檔案管理在地質災害工作過程中所發揮的一個重要的作用。由此可見，檔案管理在地質災害過程中發揮著十分重要的作用，因此在工作過程中必須要重視相關地質災害工作的完善，從而不斷推動我國地質災害的進步與發展，但是在現階段我國在地質災害的發展過程中還存在著一定的問題，要想更好地發揮地質災害的作用，必須要更好地解決這類問題的發生。

三、檔案管理在地質災害過程中存在的問題以及相關的可行性建議

1.數據分析與整理不夠全面，參考性不夠。在我國，許多的地質災害過程中，對相關的數據分析不夠全面，數據的整理與歸類不到位，這些都歸源于相關的檔案管理人員的素質水平相對較為低下，不能很好地進行有關的數據整理工作，缺乏相關的經驗。還有就是對地質災害的相關認知程度不足，這些都是造成檔案管理過程中相關的數據整理不足的原因，因此為了更好地解決這類問題的出現，主要從相關的檔案管理人員入手進行分析。首先，相關的單位部門必須要嚴格規范檔案管理人員的行為，減少因為檔案管理人員工作過程不夠精細而造成的數據統計不全，數據整理不到位的問題。同時，在對檔案的相關管理過程中也要注重對相關管理人員的工作技能的培養，單位可以定期組織相關的用人培訓，提高管理人員的管理技能，促進單位對檔案管理工作的高度重視。同時，就檔案管理人員自身來說，也要從不同方面約束自己，對檔案管理工作有高度的重視，在實際的工作中不斷總結與反思，以不斷提高檔案管理工作的效率，增強自身的管理能力與管理水平。另外，在對地質災害的檔案管理過程中，還要注重對一些基本的地質災害方面知識有更深入的了解，為檔案管理提供一定的知識基礎。2.地質災害的檔案管理的監管力度不夠。地質災害的檔案的管理過程中，必須要重視對檔案的監督與管理力度，以防止檔案的丟失以及數據的泄露。但是在我國，許多地質災害的管理單位都對相關的檔案工作的監管力度不夠重視，監督力度不夠，主要表現在單位內部的監督以及來自外部的監督，內部缺乏相關的監督部門與專門的監督人員，不能對一些錯誤的檔案管理進行實時的分析，導致檔案管理的質量水平較低，外部監督對地質災害工作的檔案管理工作完全不夠重視，主要表現在缺乏相關的法律法規的約束。所以，只有這兩個方面都起到一定的作用，才能更好地進行相關的檔案工作的完善，以推動地質災害工作的不斷進步[5]。首先，在單位內部，重視地質災害檔案監督管理工作，在單位內部設置專門的檔案監督人員，監督在檔案管理過程中存在的一系列不合理的環節，并通關采取相關的懲罰措施進行管理，同時，檔案工作的監督人員也需要有更高的職業道德素質要求，按單位規則和相關的管理原則進行管理。同時，我國也要不斷完善相關的地質災害方面的法律條文，通過法律條文的相關約束，對相關單位的檔案管理工作以及檔案管理人員進行約束，避免因操作不當或管理人員素質低下而造成檔案管理存在嚴重的問題。檔案管理在地質災害過程中發揮著十分重要的作用，必須要不斷重視我國檔案管理的相關問題，了解我國在地質災害工作中檔案管理的發展現狀，減少檔案管理過程中存在的相關問題，完善檔案管理流程及相關步驟，從而進一步推動我國地質災害工作的完善與發展。

一、地質勘查單位檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理制度有待進一步規范、健全。

主要表現為檔案管理職責分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標準不一，存在著嚴重的檔案資料重復保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。

2）檔案管理工作水平有待提高。

目前，我國部分地質勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發和利用。

3）檔案管理工作開展欠缺協調、合作。

部分地質勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負責其他工作人員之間欠缺協調、合作，沒有更好的利用協調、合作支持檔案管理工作開展，導致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。

【摘要】本文從時展、規范化建設、檔案利用效率等角度分析了地質科技檔案管理信息化建設的重要性，并在此基礎之上，就信息科技時代如何推進科技檔案信息化管理作了具體闡述。

【關鍵詞】地質科技檔案管理；信息化管理；重要性；策略

當前，在信息技術快速發展的大背景之下，地質科技檔案管理應適應時展步伐，加快推進信息化管理建設，成為面向未來發展的有力保障。檔案管理要堅持以創新發展為導向，優化管理模式、創新管理理念，為信息化管理的推進，創設良好的內外條件。因此，地質科技檔案管理在信息化管理的進程中，應扎實推進、科學發展，在新的管理模式及平臺視域中，實現地質科技檔案管理新發展。本文立足地質科技檔案管理現狀，就新時期信息化管理的重要性及措施，做如下具體闡述。

一、地質科技檔案管理中信息化管理的重要性

（一）地質科技檔案管理中信息化管理是時展的需求。隨著信息技術的不斷發展，地質科技檔案管理信息化建設，是適應時展需求的重要舉措，是構建信息化管理的內在需求。首先，為了更好地適應新環境，地質科技檔案管理應以創新發展為驅動，優化信息管理模式、創新信息管理理念，以更好地提高信息管理效能。其次，信息化管理是時展的內在需求，也是當前地質科技檔案管理面向未來發展的重要保障。要提高思想認識，加快信息化管理建設，為新時期檔案信息化管理優化環境。因此，從時展的視域出發，地質科技檔案管理信息化管理的推進，是適應新環境、構建新發展的內在需求。

（二）地質科技檔案管理中信息化管理是規范化建設的途徑。檔案信息管理直接關系到檔案信息的應用價值，信息化管理的構建，能夠進一步規范檔案信息管理，提高檔案信息價值。首先，地質科技檔案管理應加快信息化管理建設，這是實現檔案管理規范化建設的重要手段，通過信息管理系統的構建、信息管理平臺的實現，為信息化管理提供良好的管理環境。其次，信息化管理是優化傳統管理模式，解決檔案管理混亂等問題的有力保障。在檔案材料的收集、整理、歸檔及保管中，信息化管理的科學構建，能夠實現檔案材料一體化管理，確保了檔案材料的完整性。因此，從規范化建設的視角而言，地質科技檔案管理應以信息化管理為依托，規范檔案管理，建立完善的檔案資料庫。

（三）地質科技檔案管理中信息化提高檔案利用效率的保障。在傳統地質科技檔案管理中，冗余的管理流程、滯后的管理手段，影響了檔案資料的利用效率。信息化管理的推進，為檔案管理優化了環境、提供了新的管理載體。通過檔案信息管理系統，實現了高效率的檔案管理機制。從檔案資料匯集、分類及保管，實現了更加高效的檔案管理，為信息化管理提供了有力保障。一方面，地質科技檔案價值的體現，應注重檔案利用效率的提高，為檔案開發及管理創設良好的條件；另一方面，檔案管理要注重檔案信息開發，通過信息系統平臺，實現對檔案資料的分類匯總、分析，極大地提高了檔案信息的利用效率，確保了信息化管理的重要性。

當前地質檔案資料生成速度較快，傳統的檔案管理模式已無法滿足當前地質檔案管理工作的需求，因此需要加快推動地質檔案的數字化管理，實現地質檔案信息資源的共享，更好地發揮出地質檔案信息的重要價值。在地質檔案管理工作中，要充分地借助于各種先進的現代化技術和設備來完成地質檔案信息的接收、編排、著錄、統計和檢索工作，構建完善的地質檔案信息系統，實現地質檔案的網絡傳送和在線查詢，以全面提升地質檔案數字化管理水平。

一、加強地質檔案數字化管理的必要性

（一）檔案資源實現充分共享。當地質勘察資料和地質災害治理資源實現數字化管理后，在地勘單位內部這些信息資料能夠實現互相交流和共享，并能夠與其他單位之間進行信息的傳統，有效地實現了地勘單位之間的優勢互補，通過地質勘察檔案信息的相互傳遞和共享，有效地促進了地勘單位的發展和進步。

（二）進一步提高辦公效率。在傳統地質檔案管理模式下，由人力和手工完成具體的檔案管理工作，不僅花費時間較多，而且檔案所占空間也較大，在具體操作過程中極易出現錯誤，難以實現地質檔案管理的規范化和標準化。但地質檔案實現數字化管理后，檔案從生成、傳遞和利用等諸多環節都由計算機來完成，檔案管理工作具有快捷性和高效性，有效地提高了檔案管理工作的質量和效率。

（三）保證檔案的機密性和實效性。由于地質檔案具有科技檔案的屬性，其具有一定的時效性和機密性。實現地質檔案數字化管理后，可以通過設置具體的管理權限來實現對檔案的保密管理，以此來保證地質檔案信息的安全。而且在對地質檔案信息進行查詢時，只需要輸入一些關鍵詞就能夠快速找到所需要的檔案信息，使檔案利用更具便捷性。

（四）確保檔案保存更具安全性和完整性。地質檔案數字化管理的實現，地質檔案資料的保存和利用都實現了電子化，不僅檔案資料保存更具完整性和安全性，而且保存時間也更為長久。同時存儲方式的多樣化發展及存儲容量的不斷增加，為地質檔案資料的保存和傳遞提供了更加便利的條件。

二、加強地質檔案數字化管理的路徑分析

一、當前地質科技檔案人員管理中存在的問題

長久以來，科研單位的技術人員，甚至部分領導對檔案管理工作普遍存在認識誤區，認為檔案管理無足輕重，檔案管理人員都是不懂技術的低學歷低素質人員，甚至在資料匯交過程中對其工作抱有輕視對立的態度。這造成優秀人才不愿從事檔案事業，檔案工作隊伍缺乏既懂檔案業務又熟悉技術的全面手，大多數人員知識結構比較單一，意識還停留在傳統觀念上，缺乏創新精神，技術知識層面上還不具備檔案現代化管理素質。管理人員認為只要能維持現狀，不出大的問題即可，檔案信息渠道越窄越好，工作越少越好，平均主義、吃大鍋飯的思想大量存在，這造成檔案行業優秀人才引不進來和檔案人員不思進取的因素。

二、地質檔案工作者的協調管理能力和主動服務意識要求

地勘單位地質檔案人員配備通常只有一兩人，業務范圍涉及資料匯交、地質檔案實物借閱歸還、庫房管理、地質檔案涉密數據發送等。工作任務交叉繁雜，服務對象除相關專業技術人員外，還要面對上級檔案部門、同級單位和顧客單位的業務交流。為了做好檔案工作，檔案管理人員必須具有一定的管理協調能力，通過交流，使他們盡快了解別人的先進經驗，及時查找自己的不足。在實際工作中，檔案工作者的協調能力與檔案的齊全完整度正相關。如何才能得到各方面的支持順利開展工作，減少摩擦，除了靠有關規章制度，更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發揮。地質檔案管理本質上是一項服務工作，管理員應具有良好的政治水平和思想政治素質，較強的服務意識。以往，地質檔案管理極為被動，將工作定位于實體保管為主。隨著地勘單位市場經濟的繁榮，項目呈現爆炸式的增長，按照傳統的管理辦法效率低下，必然不能滿足技術創新要求。檔案工作者應樹立超前服務、主動服務意識，發揮自己的聰明才智，運用現代化辦公手段提高工作效率，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展。

三、地質檔案工作者的法律、法規和保密意識要求

地質科技檔案部分涉及國家機密，部分涉及單位經濟秘密，應將檔案工作者的法律保密意識優先于所有工作要求之上。地質檔案工作者除了要學習和遵守《檔案法》《保密法》等通用檔案相關法律，針對地質科技檔案的保密工作，還需學習國務院、國土資源部和北京市政府下發的有關法規文件，如《地質資料管理條例》《國土資源管理工作國家秘密范圍的規定》《涉密地質資料管理細則》等。保密意識在地質科技檔案管理上需要再三強調的。地質科技檔案工作者需嚴格遵守保密紀律，對于保密檔案妥善保管，絕密檔案單獨保管。嚴格執行檔案接收、借閱、鑒定和銷毀制度，認真履行登記、審批手續。定期進行保密檔案、資料和物品的清查工作。

四、地質科技檔案工作者的技術素質要求

摘要：本文將地質檔案數字化管理作為研究對象，分析了地質檔案數字化進程緩慢的原因，并提出了有效的應對措施，以期能夠全面提升地質檔案數字化管理水平，為地質檔案服務價值的發揮奠定堅實基礎。

關鍵詞：地質檔案；數字化進程；緩慢；成因；對策

立足現代化地質工作，數字化地質資料極具研究價值，在滿足知識經濟時代信息需求的同時，與地質事業整體發展關系緊密。在新的發展階段，地質檔案資料管理方式要以數字化管理為目標，強化資源共享與利用，為地質檔案價值的實現創造條件。因此，要以地質檔案數字化管理與建設為導向，深入剖析阻礙其發展的因素，完善發展戰略，充分發揮先進管理模式的優勢，為地質事業的可持續發展提供保障。

一、地質檔案數字化的優勢

首先，支持地質檔案資料高度共享。依托數字化地質檔案管理模式，地質信息資料能夠滿足實時交流與共享的目的，突破時間與空間的制約。與此同時，也能夠加強全行業之間信息傳遞與交流，實現優勢互補，這對加快整個地質行業的發展意義重大。其次，地質檔案管理實效性增強。隨著社會的不斷進步，地質行業發展迅速，數據資料規模不斷擴大，精度要求越來越高。但是，地質檔案管理模式尚未實現與地質行業發展的同步，無法滿足現代化管理工作的需求。地質檔案數字化改革強調地理信息系統、決策支持系統以及辦公自動化系統的有機結合，尤其是借助可視化數據處理手段，增強整個管理的規范性與標準性，大大提升檔案利用率，使分析處理效率得以提升，快捷性與高效性突出。

二、地質檔案數字化進程緩慢的成因

（一）地質檔案管理模式滯后，與地質事業存在脫節。隨著地質行業的不斷發展，地質檔案規模不斷擴大，地質檔案管理工作也越來越受到重視。但是，地質檔案管理工作主動性仍不足，管理思維滯后，管理模式缺乏先進性，很多成果類、實物類的地質資料都處于原始階段，以接收、歸檔、保管以及上交匯交為主，工作模式突顯被動型。地質檔案管理工作與地質事業的發展處于脫節狀態，使得地質檔案資料收集分類、整理分析都缺乏標準性與規范性，制約地質檔案資料的查閱與使用。