前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的企業檔案管理信息化的建設3篇，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
檔案能夠見證企業的發展過程，幫助企業做出正確的決策，并且制定科學的發展目標，提供資源依據和參考，對企業的發展影響比較大。在企業管理工作中，必須關注到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作在企業管理中占重要地位，已經成為企業經營管理的重要手段。檔案是企業利益的憑證，可以全面反映出企業生產情況、經營效益與技術水平等。在信息技術快速發展過程中，為企業檔案管理工作提供了新的發展契機。因此企業需要轉變傳統的檔案管理模式，積極引進新的管理理念，不斷優化檔案管理思路和內容，凸顯出檔案服務的價值，以此實現企業的長久穩定發展目標。
一、信息化建設在企業檔案管理中的優勢作用
（一）提升檔案信息管理的信息化。在經濟快速發展背景下，相應強化了人們的檔案意識，逐漸擴大了檔案信息用戶群，此時需要轉變傳統的檔案信息管理方法，采用適宜的管理模式和方法。隨著檔案信息管理的現代化發展，對于管理人員的要求也在不斷提升。由于缺乏現代技術人員，導致檔案工作的管理效果不佳。通過檔案管理的信息化建設，可以深入開發和利用檔案信息資源，提升檔案管理的實效性。
（二）提升信息應用的專業化。隨著檔案信息用戶群體的增加，相應擴大了檔案管理范圍。檔案管理類型也呈現出多樣化特點，導致該項工作呈現出多種不同特性。檔案信息所包含的資源失真度增加，存在大量虛假信息和冗余信息。信息化建設能夠確保用戶需求的專業化、個性化發展，不僅能夠降低企業管理成本，還能夠實現系統化管理操作，提升信息應用的專業性。
二、企業檔案管理信息化建設存在的主要問題
（一）信息化管理意識不足。在檔案管理信息化建設過程中，多數企業認為是檔案管理方式的轉變，沒有認識到檔案信息化管理的重要性。由于管理理念落后，致使檔案信息化建設集中于電子化存儲方面，沒有建立專門的信息系統。在企業發展實踐中，僅僅在辦公自動化要求下應用檔案管理信息化功能，實現網上辦公和無紙化辦公。但是此種管理與應用方式，只是轉變了檔案管理流程和成本，沒有實現真正意義上的信息化建設。
（二）檔案管理水平低下。在企業發展過程中，開始廣泛應用信息技術。傳統的檔案管理模式和方法無法滿足時代發展要求，也與企業現代化發展相背離。首先，在檔案管理信息化建設期間，軟件開發商沒有深入分析企業的發展規律、個性需求和管理流程，從而導致軟件開發缺乏針對性，沒有深入考量和分析企業信息化建設需求。企業在應用軟件開展信息化管理時，沒有立足于自身實際情況進行二次開發，從而導致檔案信息化管理系統無法發揮出優勢作用。其次，企業所聘用的檔案管理人員非專業人員，不具備專業的管理能力和水平。當管理人員素質能力較低時，將會影響檔案管理工作的信息化建設，還會導致企業流失人力資源。
（三）檔案管理的安全風險。企業生產經營與管理屬于系統化工作，涉及較多復雜內容和細節問題。為了提升經營管理效率，必須充分發揮出基礎資料的作用，并且合理應用資料信息，全面提升檔案信息的存儲價值。由于檔案信息所涉及的內容比較多，需要將所有資料信息存儲到檔案庫中，需要占用較多的存儲空間，相應增加查閱難度和復雜度。所以，企業檔案管理部門在開展具體管理工作時，主要是基于現有生產技術、工作內容，對檔案資料進行收集和保管。對于不重要的基礎資料，則由相關部門進行存儲；但是，由于相關部門缺乏專業能力與技術，且人員流動性比較大，極易導致檔案資料流失，極易影響企業的發展。在信息化發展背景下，檔案安全管理所面臨的風險比較大，如果沒有做好相關安全防護，將會加大信息泄露風險。
（四）信息管理規劃不清晰。企業檔案管理工作直接影響企業的發展，需要長時間管理與應用，所以必須注重信息化建設工作規劃。未做好前期規劃工作，將會極大影響檔案管理工作的針對性，降低管理效率和質量。當管理人員缺乏責任意識時，也會影響信息化建設工作的發展，不僅浪費人員精力，還會導致檔案管理效果不佳。
（五）檔案信息化建設成本高。為了提升企業檔案管理信息化水平，需要采購計算機設備、引進專業檔案人才、開發和建立信息管理系統。同時，對現有紙質版檔案材料進行數字化處理，建立不同格式的電子檔案，建立檔案信息數據庫。在信息化建設過程中，會消耗大量人力資源、時間成本和資金成本。對于生產規模比較小的企業來說，檔案信息化建設成本非常大。
三、企業檔案管理信息化建設對策
（一）提升檔案管理信息化建設的重視程度。為了實現檔案管理信息化建設，應當不斷提升領導者和管理人員的思想認識，使其認識到檔案管理工作的重要性。從企業領導層和管理層入手，提升對各級部門管理人員重要性的認知。因此，企業必須注重宣傳和強調檔案信息化管理，通過專業培訓與教育活動，確保領導者和管理人員學習檔案信息化管理知識，并且將檔案管理信息化建設作為企業生產經營的主要內容，納入企業發展規劃中。同時，注重人力、物力和財力的投入，以此確保管理信息化建設的實效性。另外，在大數據時代背景下，企業領導者和管理人員制定合理有效的檔案管理制度，全面提升檔案信息的有效利用率。采用大數據處理技術，分析和研究企業人事結構、項目業績、生產經營狀況，為企業決策經營提供重要依據，全面提升企業的經濟效益。
（二）建立和完善檔案信息化管理制度。在檔案信息化建設過程中，完善的制度是基礎性保障。立足于檔案資源的數字化建設，形成電子檔案資源。同時注重存儲和開發應用，不斷加大基礎設施建設力度，維護信息管理的安全性。為了實現以上管理目標，必須遵循相關標準規范和機制制度。對于企業來說，應當全面分析檔案管理信息化建設問題，注重落實和執行各項制度機制。其一，企業應當建立檔案信息管理制度，明確劃分各級人員的檔案管理職責，通過制度化方式不斷強化檔案管理責任。同時，在檔案信息化管理工作中，制定科學合理的考核制度和激勵制度，這樣能夠有效約束和規范信息化工作的開展，充分調動檔案管理人員的積極性，不斷提升信息化水平。其二，企業還應當將檔案信息化制度落實到各個部門，提升制度落實與執行的監管力度，以此確保管理職責的落實效果，通過制度方式提升檔案信息管理的信息化水平。為了提升企業的信息化水平，在優化升級過程中，立足于國家標準和行業規范，不斷優化檔案信息化規劃與指導，確定合理有效的管理政策和管理體系。
（三）建設檔案信息管理系統。企業應當促進紙質版檔案數字化改造，采用統計學方法進行分類整理。企業開發滿足自身發展的檔案信息管理系統，采用先進技術手段，使信息管理系統可以融入企業業務系統中，有效管理和控制檔案收集工作，以此提升檔案數據收集的及時性與完整性。全面應用云計算技術，分類處理檔案數據。在檔案管理過程中，采用動態管理和橫縱分析法。沿著時間軸線，對檔案數據進行縱向對比，聯合其他部門進行比對，整理和歸納數據信息，全面提升檔案數據的準確性。在建設信息管理系統時，應當注意以下幾點：第一，在錄入檔案信息時，應當確保信息的詳盡性和完整性。第二，派遣專業的檔案管理人員實時更新數據，檢修和維護檔案信息管理系統，全面確保數據信息的真實性。第三，應用大數據技術，快速刪除和整理數據信息，以此確保信息數據的實效性。
（四）注重建設企業網絡系統，強化檔案信息化安全管理。在網絡建設完善過程中，注重優化企業檔案管理信息系統，引入專業管理人才和設備，不斷優化完善網絡建設。采用信息化方式和技術，大力建設檔案信息化平臺，從根本上提升檔案管理效益。在企業檔案管理信息化建設過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發利用率，必須加大檔案信息安全保護等級。通過檔案管理的各項安全要求，基于信息安全要求和分析進行分類，確定不同等級的安全保護要求和標準，科學評估信息管理系統的安全性。此外，企業還需要建立檔案安全管理機制，實現常態化安全管理，對安全管理操作流程和程序進行規范，充分發揮出安全管理機制在檔案管理中的作用。企業還應當引進安全管理設施，設置保密功能和安全查閱權限，聯合網絡安全建設硬件系統，全面確保檔案管理的完整性和安全性。
（五）注重檔案信息化人才建設?，F階段，在檔案信息建設過程中，人力資源會對建設效果造成直接影響。企業應當立足于信息化建設角度，注重引進信息化人才。采用優越條件吸引專業的檔案管理人員。企業還可以與高校建立合作關系，按照信息化管理建設需求，制定相應的人才培養策略，全面提升檔案管理信息化水平，給予相應的人力資源支持。企業還應當建立信息化人才管理平臺，注重引導信息化人才，發揮出自身價值作用，為企業檔案信息管理貢獻應有的價值。
四、結語
綜上所述，在現代科技快速發展過程中，應當充分發揮出信息技術的作用和價值。在企業檔案管理工作中，信息化建設已經成為必然發展趨勢。所以，提升檔案信息管理的信息化水平，已經成為企業提升檔案管理效率的重要手段。通過分析企業檔案管理信息化建設存在的問題，并且通過提升檔案管理信息化建設的重視程度，建立和完善檔案信息化管理制度，不斷強化檔案信息化安全管理力度，處理現存問題，從根本上提升檔案管理水平，實現企業信息化發展目標。
作者:余嵐 單位:福州市規劃設計研究院
企業檔案管理信息化篇2
企業檔案管理信息化建設工作就是指在企業的檔案管理活動中，敬愛那個企業信息化作為檔案管理工作的核心，利用各種技術化手段提高企業的檔案管理水平，逐步將檔案管理模式從實體檔案管理方式向數字化、信息化管理模式方向轉變。同時，通過在企業內部建立局域網，形成網絡環境下檔案信息的綜合化管理系統，實現將檔案收集、整理、保管與應用于一體的管理系統，最終達到提高檔案管理水平，促進檔案應用效率提高，為用戶提供更方便、快捷的檔案信息服務的目的。與傳統的檔案管理模式相比，檔案信息化管理具有明顯的優勢，能夠更好的適應現代企業對檔案管理的要求。
一、企業傳統檔案管理存在的不足
（一）企業基礎資料流失風險
隨著現代企業經營管理活動日趨復雜，細節管理與過程管理工作成為了滿足現代企業經營管理的必要條件。同時，在整個經營管理活動中還會產生大量的基礎性與過程性資料，而且其將會在企業經營管理過程中重復使用，具有十分重要的保存價值。但是，因為其整體數量較大，將其納入到企業檔案庫中進行集中保管時不但會占用大量的倉儲空間，而且查閱不夠方便，其不能滿足企業應用的現實要求。因此，在企業檔案管理工作中一般只是針對相對重要的資料以及具有較高重要作用的基礎性與過程性資料進行管理。而對重要性相對較低的資料，通常只是由企業各部門以及具體項目經辦人自行進行保管。同時，由于企業不同部門的資料保管人員在檔案管理能力以及管理手段等方面參差不齊，加之現代企業管理人員的流動性較強，隨著時間的推移，這些基礎性資料將面臨著流失的風險，這將對企業的長期經營發展造成不利影響。
（二）傳統檔案管理不能適應信息化
發展需要隨著信息技術在企業經營管理中的廣泛應用，傳統的檔案管理方式與所采用的技術手段已經不能很好的適應企業現代化發展需要。尤其是在辦公自動化應用趨勢的加快，企業所產生的數字檔案資料正義驚人的速度增長。很多大型企業內部已經逐步實現使用電子郵件在企業內部傳遞的聯系方式。基于此，企業檔案信息化建設工作成為了檔案管理工作的主要環節。
二、企業檔案管理潛在的信息化要求
（一）現代企業市場開發信息需求
現代企業市場開發工作中對企業競爭力的控制不僅僅在于對企業整體質量的控制方面，而且還體現在提高企業市場競爭能力的有效性方面。所以，強化企業對技術競爭的優勢作用，提高企業進入、占領市場的速度，同時獲得市場信息調控權利，為企業市場開拓提供強有力的基礎支撐。
（二）企業發展政策信息需求
企業發展過程中，不但需要結合國家發展的基本國情以及國家整體發展趨勢，同時還要重視國家政策以及國家資金調控對企業在整體技術創新方面的約束，把握好企業技術創新的各個環節。而只有企業具備與發展政策信息化同步時，才能實時掌握企業政策信息，為企業的發展提供內部動力。
（三）企業檔案管理的技術信息
在企業檔案管理的信息化建設過程中，為了防止信息閉塞對企業整體發展造成的不利影響，同時調整企業檔案管理工作中的一些重復性建設工作，并避免在檔案管理技術創新過程中出現的失敗，必須為上述工作提供信息化支持。只有在相關人員掌握了信息化技術之后，才能對企業的前景控制起到一定的提高，這樣才能從本質上提高企業檔案管理的創新質量。
（四）潛在的人才信息
現代企業經濟和技術方面的競爭從根本上講是人才的競爭，是能夠在企業內部經營管理過程中發揮作用的人才的數量和質量。在檔案管理信息化建設工作中，不但要強化檔案管理信息化建設的技術性人才培養，而且還要對各類人才的信息檔案進行基本控制。所以，在現代企業信息化人才建設過程中，人才檔案的信息化管理成為了企業人才資源建設的基礎性工作。綜上所述，在企業的檔案管理信息化建設工作中，企業的檔案管理工作不但需要對企業整體的技術性設施進行信息化管理，而且還要針對檔案管理工作中的信息資源開發、傳播進行合理控制。這樣才能在資源建設過程中最大程度的給企業的發展提供精確、超前的信息資料。通過調控的方式提升企業檔案管理的信息化水平。
三、企業檔案管理信息化的建設策略
（一）符合企業檔案信息化建設發展的基本方向
企業不同階段所產生的檔案資料都有可能成為信息檢索者所關心的資料內容，因此在檔案管理工作中必須對所有這些不同階段、不同形式的檔案資料進行整理，同時價值更高的綜合檔案信息。為了確保檔案信息具有一定的政治性和系統性，必須對檔案信息進行精選，只有這樣才能為用戶提供更加完善的服務。隨著信息技術的快速發展，現代企業的檔案的生成方式發生了對應的變化，例如，可以在計算機、通訊過程中進行文件起草、簽發、管理以及歸檔等工作。因此，對應的檔案管理機制也必須與之相對應。在檔案管理現代化建設工作中建立起滿足多種機讀形式的檔案管理體系。
（二）創新企業檔案管理手段
現代企業的檔案管理工作必須要朝著新技術的應用以及多手段的檔案管理方向發展，而且這還是提高檔案管理工作水平及檔案管理效率的有效方式。在管理過程中，檔案管理部門必須堅持檔案的信息化發展方向，通過利用多種信息技術及手段，逐步拓展信息化發展建設的寬度和廣度，積極探索出信息化條件下檔案管理的新方法。例如，在檔案管理過程中不僅僅只是通過將傳統紙質檔案數字化處理的方式，而且還必須將電子信息交流過程中產生的信息檔案化，增強檔案管理的深度。
（三）整合信息檔案網絡，實現資源共享
企業的傳統檔案管理工作中因為缺乏合理有效的信息溝通，這主要是因為部門之間的割裂導致的。因此，在檔案信息化建設工作中，首先要建立起具有統一著錄格式與編排方式的當那管理體系，在各個檔案部門之間通過規章制度的方式建立其統一的檔案管理方式。同時，還要實現企業內部信息資源的共享，讓更多的信息利用者能夠獲得數量更多、范圍更廣的檔案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企業檔案信息，在服務企業成員的同時，間接的推動了企業的發展。
（四）面向社會，完善檔案信息服務體系
知識經濟時代，信息化是現代企業檔案管理工作的發展方向。因此，企業檔案管理部門要善于通過捕捉極具時效性的信息以得到進入市場的機會。這時，主動提供企業中的部分信息為社會利用，不但可以提高企業的市場影響力，而且可以通過獲取社會信息使用反饋，逐步完善企業檔案信息服務體系，為建設更加完善的信息服務提供基礎。
（五）加強電子檔案管理
在電子檔案的接受、保管、利用過程中，不但要采用合適的技術方法，而且要制定針對電子檔案的管理辦法，提高電子檔案管理的針對性。同時，要強化對電子文件信息的歸檔管理，確保企業檔案的信息化管理水平。以檔案管理的基本要求為基礎，對不同類型載體的檔案進行數字化處理，尤其加強對企業內部的電子文件著錄、鑒定、累積與歸檔工作，確保所生成的電子文件資料完整、真實、有效。
作者:冀孟玲 單位:神華神東煤炭集團公司檔案室
企業檔案管理信息化篇3
1前言
傳統檔案管理模式已跟不上時代的步伐，既耗時耗力，又浪費資源。企業檔案管理應打破其固有模式，向數字化、信息化邁進。做好檔案信息化建設，可為企業提高整體管理水平、促進企業可持續發展提供有力支撐。
2企業檔案信息化的基本問題探討
2.1企業檔案管理信息化建設的意義
企業在生產與經營中，離不開檔案信息管理工作，檔案管理是企業管理的重要組成部分。企業檔案記錄了企業生產經營、歷史文化及職工個人情況等諸多信息。做好企業檔案管理工作，對一個企業來說具有非常重要的意義，其具體表現在三個方面，其一，可以通過改善檔案管理工作，使原來的封閉模式逐漸走向開放，讓企業能夠為社會提供更加便捷的服務，促進社會的發展。其二，通過快速反應、正確決策以及不斷吸取企業發展的經驗教訓，進行優化管理，讓企業能夠在發展當中及時采取更有效的管理方式。其三，檔案管理還能夠為企業的進步搭建平臺，保證各項工作內容以及相關實施情況都有比較真實的記載，既提高了信息的保存質量，又為企業發展規劃提供了便利。
2.2企業檔案管理信息化建設中存在的缺陷
企業檔案信息化建設當中依然存在許多缺陷，第一，在標準化上做的努力不夠。對于一些企業來說，還沒有建成一個嚴密的、標準化的信息系統，因而對數據處理的能力有限。第二，在管理意識上存在缺陷。企業缺乏對檔案管理信息化的重視，往往對檔案管理部門采取“放養”的方式，管理工作缺乏科學性、嚴密性。第三，信息的載體形式呈現多樣化。無法對一些信息載體精準記載，造成數據丟失。第四，信息系統的安全問題還未能妥善解決。一些企業的系統仍然存在一些漏洞，使得不法分子通過漏洞對系統進行損壞。第五，信息資源開發和共享的程度不高，具體表現為企業對于信息的處理方式比較單一，資料的保存也比較單一。
2.3實施企業檔案信息化管理的必要性
傳統的利用單一性手寫的原始檔案收集方法，在信息爆炸時代，已不能滿足現代企業對于檔案管理的需求，如仍采用原來的檔案管理方式，很難及時處理大量涌入的信息流，且容易造成無法完成工作的尷尬局面，導致工作人員的工作量巨大，形成強度高、效率低的工作模式，不利于該行業的健康發展，因此，企業必須要建設檔案信息化管理的模式。檔案管理的信息化，符合檔案管理向現代化發展的要求。各行各業的檔案管理工作，都在由傳統模式向數字化方向發展或延伸。足夠的檔案信息能夠為企業的人事、技術、法律等方面提供優良的信息基礎，同時間接改變和提升企業的管理能力，使企業形成良性發展趨勢。
3企業檔案信息化管理的建設途徑
3.1統籌規劃，夯實基礎，加快軟、硬件設施配置
統籌規劃，就是各個部門各盡其責，“打出”一套漂亮的配合牌，不僅員工配合要默契，領導層也要發揮主導作用。夯實基礎，就是要全力做好基礎工作，不論是在檔案的收集還是整理、保管方面，相關人員在工作上都要嚴細認真，把握好每一個細節。與此同時，還要提高軟、硬實力，即做好人員素質的提升及配件設施的建設。企業應對檔案信息化加大財力投入，同時檔案管理部門也應從自身做起，努力爭取更高的經費支持，運營好信息化檔案，做好技術整理、技術維護工作。
3.2努力向標準化數據資料采集制度邁進
檔案管理工作涵蓋的內容比較多，也比較繁雜，管理制度上的不嚴密、不標準，往往會造成一些重要文件的丟失，致使企業遭受不應有的損失。因此，相關人員要標準化、規范化地做好數據采集以及保管工作，確保企業在需要一些相關文件資料的時候，能夠及時準確地予以提供，同時確保檔案管理人員能夠及時有效地發現已經有損壞或者不符合要求的文件，并將這些文件及時更換。標準化工作除了要按國家相關法規、規定進行運作外，還應根據企業自身實際情況，充分利用自身資源，結合國內外信息管理方式制定出適用于企業自身的檔案管理標準。此外，還要隨著企業的發展以及社會的變化，及時作出修改，制定標準化不意味著現有標準就是絕對的標準，一方面要保證檔案信息的真實有效，另一方面還要加強技術革新、制度革新，及時汲取新的經驗，適時更新標準化工作流程。
3.3檔案信息的安全完整性應得到保障
安全性對于現代信息化的檔案管理方式來說尤為重要。安全性包括軟件自身的安全、使檔案成為信息安全傳播兩個方面。在這兩個方面中，首先，應該做到制度上的落實，即保證安全管理的相關制度能夠在建設工作中得到實際、嚴格的執行。對于一些比較大型的企業來說，封閉式的網絡管理模式是有必要在信息化建設中首先做到的一點，因為封閉式的網絡特性能夠保證檔案存儲的安全性。其次，還要在網絡上加以一定的病毒防護軟件，以便能夠及時發現危險的漏洞和破壞。再次，因為檔案是流動的，所以還要對檔案進行相關的保護，以避免在交流共享中或者在提取運行時遭到損壞、丟失。應該對不同種類的文件資料設立相應的安全等級，依級別采用不同的保護方式，這樣做既能保證信息安全運用和保存，又能有效地防范授權者的違規操作行為。對一些老舊的數據庫需及時進行維護和更新，并相應做好備份，以保證檔案管理信息化工作的連貫性。
4結束語
檔案管理工作逐漸向信息化、數字化轉變，已是現代企業適應社會發展的一個必然趨勢，也是企業可持續發展的需要。目前來看，有些企業仍不夠真正重視檔案管理信息化建設工作，既沒有足夠的資金支持，也未促進相關管理人員專業技能進行相應的提高，維持現狀的現象尤為普遍。企業出于長遠發展的考慮，應該對檔案管理信息化建設予以高度重視，加大建設力度，使其能夠更便捷地為企業發展服務，最終提高企業的整體管理水平。
參考文獻
[1]董建峰.轉變和更新觀念，強化檔案信息化管理建設[J].信息記錄材料，2018（04）.
[2]劉德松.大數據時代檔案信息化管理工作的思考[J].管理觀察，2018（08）.
作者:沈珺 單位:大慶油田有限責任公司第二采油廠作業大隊
