前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的企業檔案信息化建設探討3篇，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
1如何理解企業檔案管理的信息化建設
企業的檔案管理信息化建設是以計算機技術為基礎，將企業的檔案進行整理和規劃，將資源的保管模式逐漸轉變成檔案的實體信息化管理，從而實現企業檔案管理的數字化、全球化和網絡化。企業檔案管理的一大特色就是全面的服務，而它的發展方向就是將企業與國際接軌，實現企業的專業化和合作化。
2在新形勢下企業檔案管理信息化的實現過程
2．1傳統檔案管理觀念逐步轉變成檔案管理信息化建設
在我國現代化建設過程中，企業管理的一些傳統觀念要適當地做出調整，我們依據當前的發展趨勢，總結出以下有利于企業發展的方向。第一，要徹底提高企業工作人員對資源管理信息化的認識，深刻理解當前檔案管理的發展方向和趨勢，這樣我們才能更好地為社會提供高質量的檔案服務；第二，要引起企業的管理者對檔案管理信息化的高度關注，我們可以加大宣傳力度，宣傳的方式有很多，例如：網絡、電視、開展講座等，這樣做的目的就是讓信息化深入人心，為以后工作的開展奠定堅實的基礎。第三，在管理者接受信息化的同時也要提高服務和管理的效率，加快檔案信息化的建設管理，使企業的領導充分認識到信息化的重要性，為企業的發展和生產提供高品質的檔案服務。
2．2確定企業檔案管理的發展目標
在我們明確檔案管理信息化建設理念后就要確定企業檔案管理的發展方向和目標。每個企業有了自己的發展目標就相當于為企業注入了新的活力，這也是企業進步的階梯?？傮w來說，實現企業信息化是為了提高企業的檔案管理水平和服務效率。同時，為實現企業穩定發展就必須堅持以下幾個原則：真實與效益并存原則、管理與建設并存原則，以可持續性全面發展作為我們的發展基礎，不斷的探索和進步才是企業茁壯成長的金標準。而另一方面，要想加快企業的檔案管理信息化建設，要對各個部門嚴格管理、明確分工。而且可以制定一些約束工作人員的規章制度，加大對他們的考核力度，督促員工認真工作，提高檔案管理的服務效率。
2．3提高企業管理技術水平
企業檔案管理實現信息化需要有一定的技術水平，這也是企業發展進入科學化和現代化階段的體現。企業的信息系統要不斷完善和維護，計算機、數據庫等要始終保持更新的狀態，同時也要采購新型的信息化服務設備，保證企業正常運轉。此外，企業的信息資源是其發展的基礎，所以我們要完善數據庫，保證信息資源的準確性和有效性。
2．4提高企業管理的安全性
企業的發展固然重要，但是企業的信息安全也是不可忽略的。企業要根據自身的安全需要和可能存在的風險將企業的信息資源進行嚴格的級別分類，同時對每個級別要有一定的安全要求，保證信息資源不會外泄。更加重要的是要對檔案信息進行風險評估，如果發現問題就可以及時進行修正。要想使企業正常的工作和運轉，就需要降低信息資源的錯誤率，而冗余系統法就可以很好地解決這個問題。最后就是要提高企業管理的安全性，使用余度配置法，為每個級別配置相應的余度，確保企業有條不紊地開展工作。
2．5高素質的檔案管理人才的加入
每一個企業的發展都離不開高素質的信息化管理人才，他們的加入為企業管理提供了智力上的支持，所以說他們為企業做出的貢獻是不可估量的。與此同時，企業需要做的就是加大對管理人員的技術培訓，樹立檔案信息化管理的理念，只有將這些理念深入人心使工作人員意識到學習管理技術的重要性，他們才會對其產生濃厚的興趣。企業也要不斷地引入新的管理方法和模式，重點培養復合式人才，注重人才的選拔，為企業的管理體系增添新的活力。
2．6制定相關的管理規定
檔案管理信息化是一種全新的企業檔案管理模式，它也需要完善的管理規定作為自己堅實的后盾和前進的動力。在企業管理過程中，提高制度效力就是要體現出它的憑證價值。企業所制定的相關制度體現在很多方面，包括電子信息的形成、信息的保障和使用、信息的安全性等。按照怎樣的標準去制定相關的制度規定是需要我們深思熟慮的問題，但總的一點就是要使企業的每個級別都受到制度的保護。這樣企業才能不斷發展和壯大。
3總結
伴隨著社會經濟的不斷發展，我國的科學技術水平也在不斷地提升，在目前的新形勢下企業檔案管理實現信息化對我國的企業改革和與國際接軌都具有重大意義。要想徹底實現信息化，我們必須摒棄落后的傳統管理方式，將計算機技術融入到企業的檔案管理中，對企業的資源和信息進行統一的管理和整合。除此之外，我們也要提升工作人員的管理能力。這樣才能實現企業檔案管理的現代化、科學化，從而提高企業發展的速度和處理信息的效率，提升企業精細化管理水平。
作者:鐵利 單位:中國石油長城鉆探有限公司測井公司
企業檔案信息化建設篇2
1信息化建設的基本內容
1.1基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡，它是檔案信息傳輸交換和資源共享的必要手段。檔案信息網絡是一個資源性網絡、廣域性網絡、開放性網絡。它是在網絡環境下的檔案業務的重新設計，是檔案技術與檔案業務模式的有機結合。它應具有網上信息服務、網上文檔管理、檔案行政管理、網上檔案宣傳、網上檔案教育等功能。檔案網建設的基本任務包括：
1.1.1硬件環境建設。包括檔案館局域網建設、檔案網站的建設等。局域網的建設應根據企業的實際情況選擇合適的網絡拓撲結構（星型結構、總線結構、環形結構、網狀結構），對等網絡與基于服務器。檔案網站是在檔案館（室）相互聯系的公共服務的網絡上建立的站點，以主頁方式提供相關信息和相關服務（WEB服務）構成公共服務網絡的一個結點。它應是集宣傳、中介、服務、對話交流五個窗口功能為一體的開放性對外平臺。檔案網站內容包括五個方面：（1）檔案館（室）職能信息，包括檔案館（室）及其管理機構的基本職能、部門設置、主要領導、崗位職責、聯系途徑等；（2）檔案館（室）資源信息、庫藏全宗名冊、系列案卷目錄、特種館藏目錄、專題目錄索引等介紹性信息和檢索性信息；（3）檔案利用、服務信息；（4）檔案工作信息；（5）相關資源信息。以我公司目前的情況，檔案室網站建設也可以從五個方面來考慮：（1）檔案室的職能信息。在這一板塊可以介紹檔案室的基本職能以及需要協助的相關部門的相應責任、主要負責人及其職責、聯系方式、值班安排情況等，這樣有利用明確分工，落實責任；（2）檔案室的資源信息?？梢栽O置館藏系列案卷目錄。如產品類案卷目錄、設備儀器類案卷目錄、基建案卷目錄等。此外還可以設置專題目錄索引，以方便專門項目方面資料的查詢與利用，如嶺澳二期項目；（3）檔案利用、服務信息，可以設置用戶問答界面，根據用戶的需求，提供有針對性的服務，如資料的借閱。利用者可以在網上提出借閱申請，在通過計算機權限審核或身份認證后，就可以在網上直接查閱資料了；（4）檔案工作信息。在這一板塊，一部分可以介紹目前檔案工作的概況、重點，必要的話還可以開辟評論區，以便交流經驗，改進工作。一部分還可以介紹一些在檔案工作方面的標準規范和制度（國家的、行業的、公司的）；（5）相關信息資源，可以公布最近公司以及集團公司的檔案管理動態，還可以涉及最近國內外的先進管理理念、手段、軟件等。
1.1.2信息資源建設。能作為在檔案信息網絡上使用的資源是NIR，是電子化的檔案信息。要及時、適時地對公司日常運行中形成的紙質文件、電子文件進行收集、整理、鑒定、管理、歸檔。工作人員要明確分工，確定責任。各部門形成的電子文件必須按時上報，由專人管理，按年度、部門、類別由專用微機存儲。避免了電子文件的丟失，保證了年度電子文件的完整性。
1.2應用系統建設
在這里主要指的是標準化的檔案管理軟件。所謂標準化的檔案管理軟件是指符合國家檔案管理標準規范的，適用于政府機關，企事業單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的計算機應用軟件系統，如OA、MIS、GIS和電子文件管理系統（ERKS）信息系統（IS）文件管理系統（DMS）檔案計算機管理系統（ACAMS）等。它應具備以下四種功能：
1.2.1實現有快速檢索和查找功能的數據庫系統。要對檔案信息進行快速檢索和查找就要建立合理靈活的數據庫管理系統。企業檔案信息化建設就相當于將紙質的資料在電腦中進行備份，這樣就可以有序地將企業檔案分門別類地歸納好。在建立起企業檔案目錄數據庫之后，要檢索和查找所需資料就可以直接輸入關鍵詞，以此來得到自己需要的檔案資料。并且企業檔案數據庫管理系統還可以直接進行修改或者刪除，因此也能加快企業檔案的更新。
1.2.2文件檔案管理一體化。如果企業的檔案管理與建設還是和之前傳統的方式一樣，那么相比于企業檔案信息化建設就需要更多的人力。但是如果企業檔案建設和管理可以實現一體化，那么工作流程將減少一些不必要的麻煩，比如文書部門的文件可以通過計算機的輔助實現歸檔，工作人員可以在網上接收整理，企業檔案從電子文件形式到電子歸檔都只需要工作人員運用計算機進行操作。由此可見企業檔案的管理就實現了前端控制，操作過程也更加簡單。
1.2.3檔案的保存功能。企業檔案信息化建設與管理有助于保存企業信息，并且更易于工作人員將文字信息轉化成不同形式的資料，如Excel、不同形式的圖片文件等。如果檔案部門將檔案信息儲存到計算機中，企業的工作人員就可以通過服務器上的身份認證，在企業內部對檔案信息進行查詢，這樣在一定程度上有利于工作人員提高工作效率。
1.2.4企業檔案信息的記錄功能。為了避免企業檔案的泄露所造成的麻煩，對檔案進行信息化的建設和管理可以有效地對查閱和檢索檔案的時間、內容進行嚴格的記錄。檔案業務管理的自動化，可以對企業檔案進行實時監控和管理，同時也有助于工作人員對檔案進行進基本的情況統計，并且這種統計方式更加簡單精準，使檔案管理更加規范化、科學化。
1.3標準規范建設
標準規范建設是檔案信息化建設的一項重要的工作，要將公司內部的信息資源有序、協調組織，通過網絡系統實現共享，關鍵在于標準建設。要遵循國家標準，《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結合其行業的管理標準和特點，加快制定切實可行的檔案信息化相關規范、制度、標準，明確電子檔案信息的歸檔標準，規范檔案信息收集、整理、存儲傳送和發布程序，真正做到步步有章可循、件件標準規范，保證檔案信息的真實性、完整性、安全性。標準規范建設應該是公司檔案信息化建設之初工作的一個重點。目前，標準規范體系還未建立，現有的國家相關標準、行業標準并不能全面指導檔案工作的進行，公司的相關文件制度還不夠完善，大大降低了檔案工作的效率以及服務的質量。
1.4人才隊伍建設
企業中檔案管理的工作好像在企業建設中并沒有受到社會各界的廣泛關注，尤其是在信息化建設沒有正式實行之前。但是如今的社會科技發展迅速，要使信息化技術真正走進企業檔案的建設和管理，就應該大力建設人才隊伍。目前，一些企業對檔案管理的工作人員都要求其具備運用計算機解決檔案管理工作中的問題，但是我國大型企業和中小型企業之間對檔案信息化建設和管理中還是存在較大的差距，這使得市場對企業檔案管理人員有更加迫切的需要。人才隊伍的建設應該從各個方面著手，比如加大培訓力度、提高人員素質和業務水平等。
2信息化建設應注意的問題
隨著社會科技的快速發展和企業市場的需求，我國企業信息化建設與管理已經逐漸走上正軌，但是與一些發達國家相比，我國的檔案信息化建設還是稍顯落后，并且在管理方面還是存在一些問題，我們可以從以下方面來分析：
2.1政府企業領導對檔案信息化建設和管理認識不到位
一些企業領導忽視檔案信息化建設和管理的重要性是因為他們認為信息化的管理并不會為企業帶來經濟效益，這樣的思想觀念使得他們不會對檔案信息化管理人才給予太多的關注，由此就會導致人才的供求不平衡。
2.2企業檔案信息化管理缺乏保密意識
如上文所說，企業檔案信息化建設與管理使得工作人員對檔案的查找更加便捷，但是由于計算機并不能保證檔案信息的完全安全，因為計算機是聯網設備，企業的檔案信息很有可能會被竊取，所以企業一定要加強對檔案管理的保密意識與計算機的安全保障系統。
2.3企業檔案信息化管理的工作人員缺少專業性
檔案信息化管理的工作人員并不是只要會用基本的計算機操作將檔案進行整理和歸納就可以了，而是需要通過專業的培訓，使他們有能力發現檔案管理中存在的問題并且能夠提出相應的解決措施，這也正說明企業檔案信息化建設與管理需要的是高素質、專業的復合型人才。
2.4檔案信息化管理的設備不夠完善
因為在我國的企業檔案信息化建設與管理中還是存在很多的不足，其中計算機等設備作為信息化管理中最重要的組成部分，在現實中企業對這些設備的利用還不夠完善。這些基礎條件差，就會導致信息化管理在企業的建設與發展中不能發揮其最大的功能，這樣雖然對企業檔案實行了信息化管理，但是它對企業真正的效益就會大大降低。所以計算機等設備作為企業檔案信息化管理的前期投資，必須得到企業的高度重視。
3結語
隨著公司的日益發展以及現代化管理的迫切需要，檔案信息化管理顯得越來越重要?；A設施建設、標準規范建設、應用系統建設、人才隊伍建設應該在信息化系統建立之前就予以全面、客觀的考慮，這樣才能在系統運行中避免和減少失誤，即使出現問題，也有相應的措施及時、有效地解決，全面提高檔案工作效率以及服務質量，為公司日常工作的開展以及戰略性發展做出應有的貢獻。
作者:丁蘭蘭 單位:東方電氣（廣州）重型機器有限公司
企業檔案信息化建設篇3
當前我國許多企業對檔案管理工作重視度不足，其信息化建設水平較低，不能滿足大數據和互聯網+時代下的企業檔案管理需求，進而影響企業的快速發展。在這樣的背景下，檔案管理人員要轉變原有的工作方法，企業也要做好檔案信息系統建設，完善企業內部各類檔案數據，建立數據庫，為今后檔案信息處理工作提供幫助。
1、企業檔案管理信息化建設現狀
我國企業檔案信息化建設開始于上世紀九十年代，經過近30年的發展已經取得一定的成效，一些企業基本上實現了檔案的信息化管理，但是還有部分企業信息化建設水平不足，無法滿足信息時代下的檔案管理要求，主要表現在以下三個方面：第一，檔案信息化軟硬件設施配套率不高。許多企業在進行檔案管理中依然習慣于手工操作，一些信息化軟件和硬件設施相對落后，無法適應現代企業經營管理方式，進而阻礙企業的正常發展。比如企業沒有購進或者建立自己的檔案數字化系統、計算機設備維護不及時、管理系統安全度較差等問題，為企業的發展帶來巨大風險。第二，檔案信息化管理制度不完善。企業在進行檔案信息化建設時沒有意識到管理制度的重要性，從而給檔案管理帶來較多漏洞，容易泄露企業的內部機密。比如一些檔案管理信息化操作流程不明確，在操作時出現失誤，使數據產生錯誤，給管理帶來諸多不便，甚至來帶不可彌補的損失。第三，檔案信息化管理人員素質參差不齊。目前我國許多企業檔案管理人員的專業素質較差，他們大部分來自于其他工作崗位，沒有經過專業化檔案管理培訓，對信息化操作不了解，不利于企業檔案信息化管理工作的開展。還有部分管理人員管理觀念陳舊，管理方法簡單粗暴，精細化不足，一些信息沒有錄入到數據庫中，無法為企業生產經營提供準確數據，影響企業的發展。
2、企業檔案管理信息化建設路徑
2.1建立企業檔案信息系統
企業在進行檔案管理時，需要建立完善的檔案信息化管理系統。比如在整理、記錄檔案時可以依托網絡信息技術，提升管理效率和管理水平，為企業各部門提供更好的檔案管理服務。建立企業檔案信息系統，首先要開發信息系統及配套軟件，既要保證系統的信息容量，又要做好系統安全工作，實現檔案管理的系統化，減少管理過程中的失誤。比如硬件選擇上要從質量入手，軟件要從穩定性入手，遵循通用、實用、可靠、安全的原則進行信息系統建設，以保障系統建設質量。其次要提升系統的信息處理能力，使其能夠結合實際錄入數據定義操作模塊，按照一定流程對信息進行加工處理，最終得到所需結果。最后要處理好檔案信息系統個性化和通用性之間的關系，使檔案管理系統能夠與其他管理軟件兼容，同時也要適應本企業檔案管理特點，增強信息化系統的企業適應性。
2.2做好企業檔案數據庫建設
數據庫是數據的一種集合，它能夠按照一定的信息技術要求對數據進行處理，從而達到某種預期結果。企業在進行檔案信息化管理時需要做好數據庫建設工作，將更多數據信息納入到數據庫中，使檔案信息更加完備，分析出的數據更具科學性，為企業發展提供更有利的條件。建設檔案數據庫時要從長遠角度考慮，提升檔案管理人員與信息技術人員的配合度，實現數據庫的系統化發展。此外，建設人員要處理好人機交互工作，比如提升檢索速度、降低查找難度、拓展數據容量等；還增強數據庫運行的穩定性，避免程序錯亂、服務器癱瘓等問題，為企業提供更有效、更便捷的檔案管理服務。
2.3制定檔案信息化管理準則
檔案信息化管理過程中需要有科學的準則進行指導，以確保各項工作的順利開展。制定檔案信息化管理準則，第一要從企業實際狀況出發，使準則適應本企業檔案信息化管理要求，能夠規范管理人員的操作行為，確保管理效率和管理質量。第二要明確檔案管理操作流程，讓檔案管理人員熟悉信息化工作要求。比如在建檔操作準則中，要求管理人員從電子檔案和紙質檔案兩方入手，然后按照不同檔案的要求進行記錄、存儲與保管，最后進行分類歸檔。第三要注重管理準則的前瞻性和開放性。比如要對檔案信息化標準、技術、成果進行統一規定，使其能夠適應本時期的檔案信息化管理要求。同時相關人員也要做好兼容性與開放性工作，比如要實現管理與計算機、軟件、網絡三項工程的融合，充分吸收以往檔案管理經驗，提升管理準則的科學性。
2.4培養檔案信息化管理人才
企業檔案信息化建設中需要有專業化人才作為支撐，但現實中許多檔案管理人員專業素質較低，無法滿足信息化建設需求。加強專業化人才培養，首先要轉變管理人員的思想，提升他們對信息化技術的認識，在工作中能夠運用計算機、軟件、網絡實現對檔案的系統化、科學化管理。其次要培養檔案管理服務型人才，未來企業發展中檔案管理部門會成為一種新型服務部門，以往單純對檔案的收集、整理、歸檔、編目、立卷的管理方式已經無法適應時代要求，檔案管理人員更多的是要考慮如何為企業其它部門提供便捷的檔案搜索、查詢服務，提高檔案用戶體驗和遠程服務的滿意度。最后要做好檔案信息系統開發維護人才培養工作，開發出更專業的檔案信息管理系統，增強系統的穩定性，提高企業檔案管理水平。
2.5提升檔案信息化安全保障
在進行企業檔案信息化建設時，管理人員要注重安全保障工作，尤其是在互聯網+的時代下，各種信息的交流增多，其不穩定因素也逐漸增加。做好檔案信息化安全保障工作，就要從硬件設施安全、網絡安全、系統安全三方面入手。硬件設施上要加強機房環境監控，發現老化線路、問題設備時要及時更換，排除安全隱患；網絡安全上要做好網絡環境監測，彌補系統漏洞，時時防范病毒、黑客、木馬程序的攻擊，將檔案信息化管理網絡風險降到最低；系統安全上要建立用戶訪問權限平臺和日志文檔中心，讓用戶通過身份驗證進入系統，限制非法用戶訪問。日志文檔的建立可以幫助管理人員追蹤突發事件，提升系統的安全性，最大限度防止檔案信息泄露問題的出現。
3、總結
綜上所述，企業要想提升檔案管理的信息化建設水平，就要建立相應的檔案信息系統和數據庫，制定出科學的信息化管理準則。此外企業還要培養專業化的管理人才，在檔案管理過程中能夠嚴格按照相關流程進行操作，確保檔案數據的真實性和有效性，增強檔案信息的安全度，為今后企業的進一步發展奠定良好基礎。
參考文獻
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作者:呂文倩 單位:大唐新能源寧夏公司
