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摘要：將大數據信息技術應用于高職院校檔案管理，能夠快速從卷帙浩繁的文件資源中檢索到所需要的資料。辦公室檔案管理與計算機網絡技術（外網和局域網）密切銜接，可以提供大數據、辦公室資料分類存儲的服務，在提升檔案管理工作效率的同時，使各部門實現資源共享。
一、高職院校辦公室檔案管理工作簡述
高職院校辦公室檔案管理是指根據不同的分類標準對以紙張、圖像或其他載體記錄各學院師生的學籍、處分、升學退學等事務的數據庫，以及收集的資料進行管理。由于不同類型的文檔文件有不同的儲存要求、存儲格式，因此辦公室檔案管理員必須定期更新、刪除、分類排序和新增文檔文件。
二、信息時代高職院校辦公室檔案管理的特點
高職院校檔案管理業務向信息化轉變隨著信息時代的到來，傳統的檔案管理模式逐漸被淘汰，大數據管理技術被廣泛地應用到人們的日常生活中。目前，大多數高職院校正在建立完善電子檔案數據庫，將學校無法存儲、易于損毀的紙質資料轉化（備份）成電子資料。高職院校檔案管理服務模式更加多樣化高職院校檔案管理的信息化進程促進了檔案管理系統的智能化和服務模式的多樣化。例如，部分高職院校的網上檢索模式能夠幫助教師準確檢索出學生的各科成績、排名，以及與上次考試成績的對比，方便了教師對學生的管理。高職院校檔案存儲空間擴大傳統的紙質文件資料不僅占據空間大，而且還需要進行特殊保護，以防止其氧化。目前，隨著科學技術的不斷進步和網絡媒體的快速發展，電子文件應運而生。與紙質文件相比，電子文件解決了存儲空間不足、維護成本較高等問題。
三、促進高職院校檔案管理工作信息化的意義
推動檔案管理工作的更新在信息時代背景下，許多現代化檔案管理技術已經應用于辦公室檔案管理工作，極大地提高了高職院校檔案管理的便利性。隨著新技術的應用，高職院校辦公室的檔案得到了及時的更新與補充。有效提高查找效率傳統檔案管理的查找形式主要是人工查找，即使利用終端進行查找，也有可能由于缺少完整高效的資料數據庫而遺漏資料文件，查找效率并不高。傳統的檔案管理方法具有局限性，無法有效收集利用大量電子文件，這嚴重浪費了管理者和信息使用者的時間，影響了檔案管理工作的效率。檔案數字化管理可以有效提升學校檔案資料的使用率。
圖書、文件和信息的集成管理可以降低管理成本分散式的管理模式對使用員工、工作設備、數據和網絡平臺等造成了巨大的資源浪費，多個獨立系統可能會導致一個整體系統產生較高的重復率，從而增加管理成本。因此，對檔案進行一體化、系統化的信息化管理，有利于降低管理成本。以學校歸檔文件管理為例，高職院校建立統一的管理體系，在集成指導、制定和實施管理規則下，加強文件的統一化、標準化管理，統一上級頒發的相關文件、發表的論文數據、師生花名冊，積極與文獻和信息資源庫合作，加強對檔案信息的綜合管理，制定統一的學校信息化歸檔制度，有利于降低管理成本，構建統一的校園信息網絡體系，實現對檔案庫房與網絡平臺的聯合利用。促進高校深化改革的必然要求隨著各類信息技術的高速發展，高職院校辦公室要根據自身的發展現狀和工作需求，做出全面、系統的調整和轉型，加大檔案管理工作的創新力度，借助現代信息技術優勢，在提高檔案信息化水平的同時，廣泛收集、整理、匯總內部檔案信息資料，不斷完善檔案管理內容，為高校改革轉型提供準確、可靠的參考資料。保證檔案信息資料的完整性和安全性檔案可以直觀地體現各部門、各崗位人員以及業務活動開展的基礎信息，為高校后續決策管理提供有價值的參考資料。因此，在信息時代背景下，靈活運用先進的信息技術創新檔案管理工作，可以打破傳統管理模式的制約，而利用信息化技術將不同類別的檔案信息存儲到共享信息數據庫中，可以有效保證檔案資料的完整性和安全性。
四、信息化檔案管理工作現狀
網絡信息安全問題與傳統的數據管理相比，大數據下的檔案管理要求具有更高的歸檔、銷毀和移交管理功能。檔案管理員應熟悉并靈活運用大數據技術，挖掘有用的文件數據，推動學校朝更加科學合理的方向發展。一方面，智慧學校的建設項目為辦公室檔案管理提供了很多機會。因此，利用建設智慧學校的機遇，能夠更加科學合理地管理檔案信息，從而利用信息技術為廣大學生提供更加高質量的服務。為更好地使用信息庫，必須運用信息技術為學校的辦公室檔案管理工作提供更加便捷的條件。另一方面，近年來，隨著數字校園、智慧學校等概念的出現，大數據信息技術在學校辦公室檔案管理工作中的應用已經成為趨勢。
人們越來越重視網絡信息泄露問題，網絡安全、信息安全一度成為熱點話題。隨著智慧學校建設的迅速發展，檔案管理必須緊跟時代步伐，在打破學校傳統管理理念的同時，重視數據安全，提高學校信息化建設中文檔存儲的安全系數，在更安全的空間存儲有關國家、校園的信息。存儲空間有限隨著“萬物互聯”時代的形成和計算機技術的廣泛應用，數字化資源與電子檔案獲得了快速發展，辦公室檔案管理對檔案申請、檔案管理與備份有了新的要求。大部分信息都具有實用性，但是為了在眾多信息（橫跨十幾年、多級別多科目的信息）中選取所需要的內容，就不得不考慮以下幾點。首先，在利用大數據技術進行檔案整體評估時，可以直接利用計算機分析檔案的價值，為以后使用檔案奠定基礎。其次，現代檔案管理業務對非結構化電子文檔進行云計算，確定了數據和數據之間的聯系，從而擴大了管理的范圍，并成為實現圖像數據管理和空間數據分析的重要基礎。最后，檔案數據中的大數據保存與數據備份需要采用大數據處理技術。利用大數據管理技術構建文檔數據庫系統，提高檔案管理的歸檔效率。但是實際上，現在的主要問題是大數據技術存儲空間受到了限制。雖然人們能夠利用各種各樣的技術提升數據保存效率，但是內存空間卻是有限的。
在有限的內存空間中進行大規模的文檔數據處理，意味著可能要簡化部分次要數據，如果這部分次要數據得不到較好的保存，那么在臨時需要查找時就可能會被遺漏。辦公室檔案管理員意識淡薄有些部門的辦公室檔案管理員由于年齡、學歷、工作能力等因素，從事辦公檔案管理工作時，采用舊有的的管理技能和方式，同時也沒有進行專門和系統的檔案專業知識培訓，導致管理意識比較陳舊，容易在檔案的查閱、分類、整理和歸檔等方面，出現管理與實踐“脫軌”的問題。
在具體的管理過程中，還缺乏職業道德和責任心。粗化分類標準隨著社會分工的精細劃分，檔案管理工作也需要進行分類。雖然檔案管理手段及樣式繁多，但是，有些部門的檔案管理服務方式卻不能適應社會發展的要求，這可能是因為沒有利用計算機技術和網絡技術對所有檔案文件進行精細的分類和組織，從而加大了后續查找、銷毀的工作量，導致管理人員在具體操作過程中效率不高，同時也容易出現一些不必要的錯誤，如幾份資料張冠李戴、失去保存價值，增加檔案管理工作的難度。紙質版檔案的維護成本較高有些紙質版文件，如畢業生的學籍檔案、學生填寫上交的紙質版個人檔案等的維護要求較高，維護成本也高。然而，在具體的管理過程中，分配給檔案室的維護費用有限，部分檔案室只放置一些木制的儲物柜來存放文件，沒有固定的檔案管理倉庫，當儲物柜裝滿后，便需要及時整理紙質版檔案，在這一過程中可能會出現丟失、損壞等現象。由于上述缺點，現代化檔案管理工作必須打破傳統管理模式，有效利用數字化管理模式，建立健全信息平臺，實現檔案信息共享。
五、高職院校辦公室檔案管理工作的創新
完善辦公室檔案管理制度很多部門中普遍存在檔案管理人員忽視檔案管理工作的現象。因此，各個部門從領導到檔案管理員、從主管到員工都需要提高對檔案管理工作的認識，改進管理方法，提高個人管理能力，確保檔案的安全性。在日常的管理工作中，檔案管理工作人員必須確定歸檔管理工作的基本程序，并熟練歸檔管理工作的具體操作程序，運用先進技術對所要管理的文檔進行歸檔處理，并貼上標簽，以細化分類。如果接收到的是高級文檔，就必須采取保密措施，并在計算機系統中明確設置用戶的查看權限。以有權限用戶的需求為導向檔案管理部門首先應當樹立科學正確的工作觀，針對具體工作和歸檔業務的要求，不斷創新和優化服務體系，打造更優質的用戶使用環境，為用戶提供更全面的服務。在提高專業服務水平和提供人性化服務的同時，還需要保證有查看權限的用戶能搜索到有用的信息。因為用戶使用檔案的目的不同，需要的檔案種類內容也有所不同，所以檔案管理者便可以對檔案信息系統實行分類管理，以便有權限的使用者查詢。
為了適應不同類型檔案的管理，必須加強檔案數字化管理建設，對傳統紙質文檔進行數字化管理，以加強對傳統文檔的管理，有權限的學校機構可以登錄外網或局域網共享信息。集成和使用存儲在計算機系統中的電子歸檔信息，可以提高歸檔管理任務的實用性。加強網絡安全管理與管理人員的安全意識高職院校應實施總體管理模式，以便在執行總體管理戰略的信息背景下，有效創新檔案管理活動，推動檔案管理改革。學校需要在規定的標準下進行規范管理，并有效執行《中華人民共和國檔案法》。同時，在檔案管理機制下實現規范化、系統化管理，有效地監督檔案數據管理的全過程。例如引入入侵檢測機制，以及使用侵入測試的各種軟硬件系統，如果存在侵犯檔案管理系統安全的情況或是整個信息系統出現被入侵的跡象，就應馬上啟用安全機制加以處理，切斷互聯網，封閉整個信息系統，向管理員報警，等等。目前，高職院校辦公室的檔案管理主要由非專業或兼職人員管理，其可能會缺乏專業管理知識和責任感。為此，還需要全面加強檔案管理工作，從安全意識、信息風險意識和保密意識三個方面增強管理員的管理意識。提高檔案管理人員的專業素質，加強檔案資源管理事實上，專業的檔案管理人員很少，很多都是兼職，其缺乏檔案管理方面的專業素養。管理人員的業務水平不足在某種程度上限制了檔案信息化管理水平。因此，在信息時代下，有必要加強對專業人員的培訓，增強檔案管理人員的責任感，提高其職業素養，從而實現對檔案資料的規范化管理。檔案管理人員應理性地看待自己的工作，正確認識檔案管理工作的重要性，樹立科學正確的工作觀。
六、增強檔案管理創新意識
為了保證高職院校辦公室檔案管理工作的質量和效率，院系領導以及管理人員應打破傳統，轉變觀念，借鑒優秀的檔案管理手段，增強創新意識。在具體的實踐過程中，高校應加大檔案管理的教育和培訓力度，準確把握檔案信息化建設的新趨勢，及時了解檔案技術手段的新動態，廣泛對標檔案管理先進單位創新發展新舉措，找準差距，認清定位，推動高校檔案管理工作信息化建設。為了促進高職院校的發展，還需要不斷改善辦公室檔案管理的客觀環境和主觀因素，統一整理好、管理好辦公室的檔案材料，對學校各個部門的發展進行真實客觀的記錄與分析。
參考文獻
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作者:顧巧蓮 單位:沙洲職業工學院
