前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的電子檔案管理試點案例分析，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
一、試點內容
2016年12月，《國家檔案局辦公室國家發展和改革委員會辦公廳關于確定企業電子文件歸檔和電子檔案管理第一批試點單位的通知》確定本鋼集團有限公司（以下簡稱“本鋼”）為企業電子文件歸檔和電子檔案管理第一批試點單位，ERP系統形成的電子文件歸檔和電子檔案管理被納入試點范圍。試點工作以實現ERP業務系統電子文件歸檔的全過程管理為目標，主要內容包括：
1.明確歸檔范圍與歸檔對象?；诒句摂底謾n案館項目建設成果，對本鋼ERP系統涵蓋的所有業務模塊、子系統逐一調研，根據本鋼實際情況，明確各業務模塊和子系統需要歸檔的對象，并對各歸檔對象涉及的資源進行歸集整理。
2.確定ERP系統采集或生成的元數據屬性集。以信息網絡時代數字資源長期、安全存儲并能滿足各種應用為需求目標，確定ERP系統元數據所包含的屬性集，確定元數據采集方案及配置維護方案，形成一套相對通用、可復用的規范。
3.研究制定ERP系統采集數據的存儲格式。將業務系統中有長期保存利用價值的結構化數據和非結構化數據采集提取到數字檔案資源庫，脫離原系統軟硬件環境，在新環境中確保資源完整性、原始性。試點項目需要研究采集過程中數據格式有可能變異的應對方案，并隨軟硬件升級、數據格式升級或遷移，形成人機交互的管理操控規范，以保證資源的長期安全保存、長期可讀可用。
4.確定ERP系統的歸檔流程。本鋼集團ERP系統自動產生的數字資源數量龐大，且種類格式繁多，傳統人工操控的歸檔流程已無能為力。試點項目需研究兩方面內容：一是數據攝取到數字檔案資源庫的自動控制軟件流程，二是人機交互的確認流程。制定相關規范，制定數字檔案管理部門的人員配置與工作規定。
二、試點組織
本鋼對試點任務非常重視，專門成立了試點項目領導小組，由集團公司主管檔案和信息化工作的領導組成。主要負責試點工作組織領導、方案審定和過程中人、財、物審批與協調事項。下設試點工作組，成員分別由檔案館、信息化中心、研發單位有關負責人或專業技術負責人組成。主要負責擬定試點工作方案、研發相關課題、具體實施試點工作任務，按季度向國家檔案局匯報工作進展情況。
三、試點實施
一期工程：2011年6月啟動；實施范圍：開發集成具有“收集、整理、保管、利用”基本功能的數字檔案管理系統，開發ERP、OA系統數據歸檔接口，實現ERP系統（含采購、儲運、生產、質量、銷售、設備、財務、人資、工程管理等子系統）、OA系統等業務系統電子文件的在線自動歸檔以及館室藏檔案數據的采集錄入，實現企業檔案信息資源數字化、網絡化利用共享及規范的安全管理。2012年9月27日正式上線運行。二期工程：2013年8月啟動；實施范圍：檔案信息系統異地災備應用接管建設、B/S架構功能優化、ERP電子文件歸檔擴展、設備圖紙數字化管理試點。2014年11月25日正式上線運行。三期工程：2019年7月啟動；實施范圍：開發通用歸檔接口程序，并利用通用接口實現招投標、客服協同系統、電子質量證明書系統數據集成歸檔；對新OA系統數據接口按照系統調整情況作出配置調整，以完善功能；完善ERP歷史歸檔數據；優化完善檔案管理系統功能細節；配合完成統一認證平臺統一登錄接口配置；協助本鋼集團健全完善檔案信息系統電子檔案管理規范標準，做好國家檔案局企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點驗收相關準備工作。
四、試點問題及解決
1.ERP模板化生成電子文件和元數據推送歸檔。問題產生原因：ERP系統大多數單據、報表以結構化形式存儲，無實體電子文件；各類業務單據通過程序展現，由5業務人員導出歸檔效率低。技術實現方式：由ERP系統批量模板化生成電子文件和元數據信息，按批次推送歸檔；歸檔數據在檔案服務器端轉換為PDF格式。
2.保證數據讀取效率，減少對ERP系統的影響。問題產生原因：ERP數據量龐大，采用常規方法讀取工作效率低，而且長時間讀取影響ERP系統運行效率。技術實現方式：通過程序連接ERP服務器讀取底表信息，數據采集過程無須人為干預；程序運行有日志記錄和跟蹤監控界面。
3.業務單據、憑證、賬簿采用模板化生成，個別報表導出上傳。問題產生原因：部分報表業務邏輯復雜，模板化生成難度大。技術實現方式：針對數量較少的報表，利用ERP系統報表導出方式生成電子文件；檔案系統提供上傳工具，由業務人員上傳歸檔，自動生成元數據。4.電子文件的“四性”檢測。問題產生原因：ERP系統歸檔數據量大，歸檔電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性不易保證。技術實現方式：每類業務單據模板采用ERP系統中打印樣式；用于模板化生成的數據邏輯在原程序基礎上實現，并經過ERP系統技術人員梳理和確認，對歸檔后的數據，組織關鍵用戶開展多輪測試；歸檔接口程序自動運行，保障數據安全傳輸；每個電子文件生成唯一MD5碼，檔案系統可隨時讀取并校驗，確保電子文件不被篡改；電子文件生成、轉換、檢驗、訪問全部過程記入日志。
五、試點成果
1.建立了標準歸檔接口。在技術實現層面，優先完成ERP系統數據歸檔接口，在此基礎上開發完成符合后續業務信息系統歸檔建設的通用接口，并在三期項目建設中利用該標準接口完成了招投標、客服協同、電子質量證明書等業務系統的數據歸檔。
2.形成了一套標準規范。本鋼ERP系統電子文件歸檔接口從設計之初就考慮標準化，從不同層面形成了一套標準規范（數據采集規范、數據形成規范、數據存儲規范、歸檔流程規范等）和標準化的管理制度。這些制度與規范是支撐本鋼集團電子文件歸檔與管理規范體系標準化建設的重要內容，有效保障了歸檔電子文件的“四性”，為其他業務系統電子文件的歸檔提供了寶貴經驗。后續將不斷完善電子文件歸檔與管理全過程的標準規范體系。
3.保護了重要數據資產。本鋼各項業務系統已運行多年，不斷更新換代，造成大量電子文件沉淀在原系統中沒有歸檔，存在很大風險。通過ERP系統電子文件在線歸檔試點，實現電子文件及時歸檔，不僅為業務系統提供了數據備份，而且檔案系統自身也建立了備份機制，通過搭建異地災備系統，實現了電子檔案在線和離線雙重備份，多重備份機制將電子檔案數據丟失的風險降到最低。截至2020年7月底，本鋼集團檔案管理信息系統共歸檔ERP、招投標、客服協同、電子質量證明書等信息系統電子文件4552萬余件；上傳設備圖紙、照片、榮譽等數字化成果1.2萬余張；導入各類紙質檔案目錄52萬余條；電子文件點擊利用32538人次153519件次。
4.建立了符合業務流程特色的服務利用模式。
（1）業務鏈檢索。根據ERP系統各業務環節環環相扣的關聯特點，將ERP歸檔業務單據保持其形成規律，形成了歸檔電子文件業務鏈式管理方式，整個業務過程產生的業務單據均可完整追溯，更加符合利用者的使用需求，例如采購業務鏈、銷售業務鏈。采購業務憑證鏈檢索：訂購合同→驗收抵庫單→業務報支單→付款申請單→記賬憑證（應付）。銷售業務憑證鏈：銷售訂單→發貨通知單→裝車作業單→質保書→質量鑒定書→異議處理通知單→異議協議書→銷賬→結算單→記賬憑證（應收）。
（2）資源歸集檢索?？紤]到不同來源渠道業務數據可以虛擬聚類的特點，針對ERP系統中采集的設備數據、工程項目數據分別實現資源歸集檢索。設備分層檢索：結合本鋼設備編碼規則，以本鋼設備主數據為基礎，建立本鋼設備樹結構。本鋼設備樹層次結構為：本鋼—廠礦—生產線—區域—設備—設備部件。設備層及以下層次都可以虛擬歸集檔案資源。工程項目分層檢索：結合本鋼工程項目編碼規則，以工程項目數據為基礎，建立本鋼工程項目樹結構。本鋼工程項目樹層次結構為：公司別—立項年度—項目類型—項目—項目投資控制分解結構。根據工程項目號實現資源的歸集。六、試點效益
1.經濟效益。截至2020年9月底，本鋼集團檔案管理信息系統共歸檔ERP報表、招投標、客服協同、電子質量證明書電子文件139.7萬件，歸檔短期保管OA電子文件35.9萬余件，按一件文檔平均一元打印成本計算，可節省175.6萬元；此外，檔案信息系統歸檔ERP目錄表信息3788.7萬余條，按15條折合一頁計算共計252.6萬頁，按每頁0.5元打印成本計算（均為檢索項目較多的寬幅表單），可節省126.3萬元。上述兩項，共節省301.9萬元文檔打印費用。上述文檔如歸檔紙質文件裝盒入柜，按一件文檔平均10頁計算，共歸檔紙質文件材料2008.6萬頁（175.6*10+252.6=2008.6），按裝入3.5cm檔案盒計算，共需檔案盒57388個、側拉式密集柜63組，按每個檔案盒4.5元、每組檔案柜7000元、每組檔案柜占地面積7.5平方米（含過道）測算，共節省裝具費用69.9萬元（4.5*57388+7000*63=699246），節省庫房空間472.5平方米。隨著OA系統、ERP系統、招投標系統、客服協同系統、電子質量證明書系統數據量的不斷增多和OA系統電子文件單套制歸檔的實現，上述經濟效益將會呈現穩步增長趨勢。
2.管理效益。
（1）提高了檔案信息傳輸利用效率。本鋼ERP系統是以經濟核算為中心的集產、供、銷一體化的資源管理系統，數據存儲更多考慮業務需要，未來系統為保證有足夠的空間支撐業務運行和運行效率，勢必會考慮以先進先出原則導出歷史數據進入備份服務器或備份磁帶庫。在此情況下用戶如果要查看以前的數據，原系統中已經沒有完整信息，如果想要查看全部數據，則需要專業人員對數據進行恢復，周期很難確定。而實現了ERP數據歸檔后，用戶可在數字檔案系統中進行查詢，快速、便捷，大大提高了檔案的利用效率；在ERP系統電子文件歸檔基礎上，招投標、客服協同、電子質量證明書等系統電子文件也接續歸檔，這些關鍵業務系統數據為中高級管理人員及風險管控、專項審計等工作提供了比較完備的集成信息，檔案查全率、查準率及查詢響應速度都大大提高。
（2）推進了檔案業務標準化、規范化建設。通過試點工作，不僅極大增強了本鋼集團對檔案信息資源的集中管控，而且為本鋼集團其他業務系統歸檔的技術實現、接口規范建設提供了指導，推動了檔案系統業務建設進一步向標準化、規范化目標邁進。
（3）打造了示范性工程，樹立了業務系統歸檔意識。本鋼ERP系統數據實現在線歸檔，為后續其他業務系統在線歸檔積累了大量經驗，成為業務系統歸檔的標桿。在體驗到數據歸檔的好處后，許多部門（例如財務部、國貿公司）積極與檔案館對接，要求對其主要業務系統數據通過接口進行在線歸檔，進一步增強了業務部門的電子文件歸檔意識。3.社會效益。本鋼集團檔案管理信息系統歸檔的電子文件包括了目前本鋼集團OA系統、ERP系統、招投標系統、客服協同系統、電子質量證明書系統等經業務部門審查確認的所有應歸檔電子文件。其中，對ERP系統八個專業子系統全部納入歸檔范圍，歸檔ERP電子文件表單達364種。這在全國制造業企業中是最全面、最完整的案例，引起了上級檔案行政管理部門的關注。2014年10月13日，國家檔案局經濟科技檔案指導司專程到本鋼集團進行檔案信息化建設調研觀摩，全面查看了本鋼集團檔案信息系統網站的功能設置及其電子文件歸檔管理利用的運行情況并對本鋼集團重視數字檔案資源建設給予了充分肯定。認為本鋼集團采取檔案館、信息化部（信息化中心）聯合進行規范的項目開發管理，先集中精力進行在線運行的信息化各業務系統數據歸檔，再做館室藏存量紙質檔案數字化，以及業務鏈式集成ERP歸檔數據的做法值得推廣，并對下一步做好電子檔案離線備份等工作提出了建議。2014年11月25日，國家檔案局在廣東電信公司召開全國企業檔案信息化建設現場會，特邀本鋼集團作為地方國企的唯一代表做大會案例發言，并將本鋼集團發言課件向各中央企業及各?。ㄊ校n案局推廣，受到各界檔案同行的好評。2016年12月，本鋼集團檔案管理信息系統被國家檔案局列為“企業電子文件歸檔和電子檔案管理”試點項目。2015年1月，遼寧省檔案局決定將本鋼集團檔案信息化項目列為全省示范推廣案例；2018年3月，本鋼集團檔案管理信息系統被遼寧省檔案局列為“企業數字檔案館（室）建設試點”項目。2015年8月，本鋼集團檔案管理信息系統建設成果被遼寧省經濟和信息化委員會評為“2015年遼寧省企業管理進步成果二等獎”。2017年1月和2018年8月，本鋼集團檔案管理信息系統建設案例分別被寫入中國人民大學和國家檔案局電子文件管理相關專著。2018年11月，本鋼集團檔案管理信息系統建設案例榮獲“2018年度全國企業檔案工作管理創新優秀案例三等獎”。2020年10月10日，本鋼集團電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目通過國家檔案局驗收。2019—2021年，本鋼集團先后接待國電東北電力公司沈西熱電廠、大連港集團、北京百望公司、遼寧交投集團、鞍鋼集團等企業集團電子文件歸檔調研交流，獲得良好評價。
作者:趙偉 單位:鞍鋼集團本鋼集團檔案館
