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摘要:進入新時期，檔案管理工作所具有的總結經驗、人事規律、延續優良歷史傳統、服務各項事業的職能和作用進一步凸顯。因此，檔案管理成為新時期各類型單位在經營管理中不可忽視的重要抓手之一。目前，許多單位檔案管理工作還存在一些問題，具體表現在部分單位對檔案管理的認識不足，以致設備設施陳舊、專業人員缺乏、信息化程度不高等。要實現單位檔案管理工作高質量發展，必須提高思想認識，加強管理設施的硬件投入，引進和培養檔案管理的專業人才，充分應用信息化、智能化先進技術，實施科學化、規范化、精細化管理，為實現“十四五”工作目標提供檔案信息和人才信息，進一步彰顯檔案管理工作高質量發展的功能和作用。
關鍵詞:“十四五”時期；檔案管理；高質量發展
前言
隨著市場經濟的發展，各類文獻資料、數據信息和規模都在不斷增大，作為重要的信息資源和歷史文化財富，檔案價值越來越被認可，檔案管理在歷史舞臺上發揮的作用也日益顯著。目前，許多單位的檔案管理已經取得長足進步，但歷久彌新，檔案管理仍然存在一些亟待解決的問題，有進一步提升的空間，才能真正實現高質量發展。特別是在信息技術高速發展的今天，部分檔案管理工作人員不能與時俱進，仍然以傳統的管理理念和工作方法來實施檔案管理，對于新觀念、新理論、新技術的學習不夠深入，導致檔案管理規范化缺失，管理效率低下。因此，加強各單位檔案管理科學化、規范化建設已勢在必行。要想充分發揮檔案工作的功能和效應，必須建立健全信息化檔案管理機制，強化責任意識，充分利用現代科學技術，挖掘和發揮檔案內容的“育人”價值，創新管理方法和手段，這樣才能促進檔案管理工作高質量發展。
一、“十四五”時期促進單位檔案管理高質量發展的意義
單位檔案館具有豐富的館藏資源，有文書檔案、科技檔案、會計檔案、重大會議記錄、測繪資料、警示教材、單位變革、發展歷史、人事檔案，等等。保管和利用好這些檔案資料，對促進單位黨風廉政建設、促進科學創新、促進人才發展等具有十分重大的現實意義和長遠意義。檔案管理工作的高質量發展，通過觀念更新、技術創新、充分應用網絡信息技術，使檔案管理更加真實、全面、及時和規范，使檔案收集、鑒別、整理、保全和轉遞更加科學，使檔案查閱和使用更加方便和快捷。“十三五”時期，我國檔案事業取得了很大的成績，在服務中心大局、服務鄉村振興、促進區域協調發展、脫貧攻堅以及黨內教育等多個方面，均做出了巨大貢獻。進入“十四五”時期，加強檔案管理，是貫徹落實對做好新時代檔案工作重要批示的行動體現。現如今，檔案事業面臨新的重任，檔案管理工作的對象、內容和環境不斷發生變化，迫切需要工作者更新觀念、完善制度，掙脫人才和技術瓶頸束縛，加快推動檔案管理工作向數字化和智能化前進。只有這樣，才能充分發揮檔案管理的職能作用，助力推進單位深化改革、銳意進取、經營、管理和服務各項工作全面發展；促使單位守正創新，在“十四五”時期打開新的局面。促進單位檔案管理高質量發展同樣是國家治理體系和治理能力現代化發展的需求。中辦、國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出，檔案治理體系和檔案資源利用體系建設是確保中國第二個百年奮斗目標實現的重要力量。檔案信息化強基工程、科學興檔工程、人才強檔工程等，強有力地推動檔案工作戰略轉型，走上依法治理、開放治理的路徑，最終促使檔案管理成為現代化治理體系的重要組成，這使單位檔案管理工作的創新有了明確方向和強大推力?？梢灶A見，檔案工作將更好地為廣大干部職工服務，為新時代中國特色社會主義建設服務。
二、目前單位檔案管理存在的問題
1.單位對人事檔案管理工作的認識不足
現在，很多單位對檔案管理工作不夠重視，認為單位的檔案工作僅僅是保管檔案而已，甚至將檔案管理與圖書管理這類工作邊緣化，忽視了檔案管理的重要價值。無論是館場設置、人員安排、工作待遇等方面都沒有得到重視。還有部分單位對檔案管理的工作范疇認識不足，只關注于人事檔案管理。部分單位對檔案管理工作的嚴肅性認識不足，將其當作一項附屬性工作，認為只要具備一定責任心，保證檔案資料不丟失、不泄密、能夠應對外調、查檔就可以了。由于單位對檔案管理工作的不重視，檔案管理人員自身也感到這項工作意義不大，看不到任何實用價值，沒什么發展前途。因此，在檔案管理工作中熱情不高，動力不足，忽視檔案管理工作的知識學習和專業能力的提高，往往處于被動的工作狀態。比如，人事檔案是檔案管理工作中的一個重要門類。隨著社會經濟不斷發展，單位之間的人才交流得越來越頻繁，人才的成長記錄和發展導向都將以檔案呈現為準。與以前相比，人事檔案除了記錄人員的基礎資料，還需要更加全面的記錄職業歷程、獎懲記錄、操作項目、工作成果等信息，起到“見檔如見人”的作用。但實際工作中，單位干部職工和檔案人員對這一理念還沒有深刻的認識，忽略了人事檔案管理的必要性。檔案崗位設置和人員安排不科學，存在人員變動頻繁、人事信息更新滯后的局面，導致人事檔案的可用性大打折扣。
2.檔案管理場所硬件設備設施不完善
部分單位的檔案存放基礎設施比較薄弱，庫房陳舊，通風、采光條件不合要求，檔案室與辦公場所、閱檔室甚至和倉庫融為一體，既沒有防護欄也沒有防盜門，各類防潮、防火實施不達標，檔案柜、密集架等設備設施不充足或不符合規格要求，滿足不了存檔需要。有些庫房設立的也不符合要求，沒有重視紙質檔案易受溫度、濕度影響發生霉變和腐蝕的防范措施，這些都不利于人事檔案管理的安全性、完整性和科學性。除了檔案管理的基礎設備設施以外，信息化建設的硬件設備設施也存在一定的問題。一是相關設備設施投入不到位，特別是網絡、信息技術設備設施，在設備設施使用過程中，管理部門容易忽視設備設施的檢修和維護，導致有些設備設施長期處于“帶病”工作狀態。這樣可能造成檔案信息失真，而且還可能縮短設備設施的使用壽命。有的單位部分設備設施損壞后長期處于閑置狀態，無法正常使用，配套設備設施不完善，還會影響到信息系統軟件的穩定性，降低工作效率和使用效果，制約了檔案管理的發展。
3.信息化技術應用不充分
在檔案管理數字化轉型背景下，智能化發展是主要趨勢，部分單位的信息技術應用水平偏低，檔案管理工作局限于紙質檔案，數字化技術在檔案管理工作的全過程中應用較少，檔案搜集、整理、存儲、檢索、利用仍然依靠手工完成，管理模式仍然采用實體實物相對應的方式。一方面，檔案資源的搜集范圍狹窄，檔案資料單一、內容和形式不夠豐富，達不到“應收盡收”的要求。另一方面，數字化技術應用較少，在信息搜索和利用方面的便捷性和時效性不足，也無法發揮檔案咨政服務、公共服務和文化教育服務的功能作用。
4.檔案管理人員素質參差不齊
無論是檔案信息化建設，還是檔案科技創新，都需要良好的檔案人才隊伍來實現。目前，部分檔案管理工作人員的知識水平有限，主要工作內容是信息材料搜集和保管。因為管理人員的專業技能不足，責任意識薄弱，信息技術應用水平低，導致檔案資料內容和形式單一，檔案資源可利用性不足。例如：某一人才的晉升，需要提供檔案材料，而現有的檔案材料缺乏動態的、全面的評價指標，在德、能、勤、績、組織考察等內容上有所欠缺，這就是檔案材料全面性不足，可利用性不足的真實體現。有些單位沒有建立起人才培養、教育培訓機制，也沒有建立工作崗位激勵機制，導致檔案管理人員對自身崗位的認同感和自豪感偏低，降低創新工作方法的積極性。
1.提高對檔案管理重要性的認識
“十四五”時期，關于為什么要加強檔案管理工作，如何加強檔案管理工作，該規劃給出了明確的答案。必須要把檔案管理工作提高到“維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業”這一重要地位上來。單位要堅持黨的領導，重新審視檔案工作的重要價值，關心檔案工作，進一步壓實黨委主體責任，將檔案工作開展情況納入單位改革而深化、創新引領的范疇中來。以推動檔案工作高質量發展為目標，加快檔案建設數字轉型和智能升級，滿足人民群眾對檔案信息和檔案文化的需求，增強檔案的服務性功能。
2.加強檔案掛案例的物理環境建設
檔案管理還需要加大硬件設備設施投入。對紙質檔案來說，存放環境要寬敞、采光、防塵和防潮，檔案存放要清晰分類、排放整齊、標識明確。照片等資料存儲要清晰醒目；視頻、錄音等音視頻資料，要輔以文字說明，便于信息查閱與檢索，以幫助檔案利用者全方位、多視角地了解檔案信息內容。配置高清攝像機、高清掃描設備等，為全數字化發展提供必要的條件。將以往的歷史檔案進行數字化存儲，節省物理存儲空間，做好數字化文件查閱與檢索的數據庫建設，提高檔案查閱和使用效率，全數字化和智能化轉型，除了硬件設備設施，還需要強大的軟件系統支持，因此要加大軟件開發力度。單位除了增大資金投入來優化檔案工作硬件環境和軟件配備，還應關注檔案工作經費的合理之處。為檔案管理人員提供良好的薪酬福利和發展空間，鼓勵他們積極參與科研創新，不斷改進工作方法與技能，致力于解決工作中的新問題和新矛盾，按照國家相關規定，為他們創造更多的學習、培訓機會，為他們晉升晉級創造條件。定期對檔案管理工作進行檢查、考核、監督，充分調動管理人員的工作積極性，確保檔案管理向專業化、制度化和體系化的方向發展。
3.提高檔案管理的信息化應用水平
單位檔案管理是一個聚焦單位發展和人才信息管理的資源庫，要充分發揮互聯網環境下的資源優勢，將信息化技術、智能化應用融入單位檔案管理工作中，改善檔案管理工作模式，準確及時地傳輸單位和工作信息，這樣對于單位的經濟建設和文化建設具有十分重要的作用?！笆奈濉睍r期，檔案管理信息化建設將進入數字中國建設的領域，這意味著檔案的信息化建設將在這一時期邁上新的臺階，信息化技術在檔案管理的應用將更加深入，更加廣泛。首先，加快本單位檔案資源的數字化轉型，推進“增量電子化”，做到“應收盡收”各類電子文檔，不斷提升本單位電子檔案的所占比例，推進“存量數字化”，對于傳統載體的檔案資料，要加快向數字化轉化。并加快智能識別系統的應用，通過文字識別和語音識別來增強重要檔案的查閱和利用效率。其次，更新理念，完善管理手段，采用數值化信息設備設施和相關技術將紙質檔案信息內容轉為電子檔案存檔，提升檔案信息的可視化和直觀化水平。對現有檔案管理軟件進行升級，在檔案管理數據和信息分析過程中，要結合大數據技術、云計算平臺，提升數據信息、優化效果。最后，加強檔案資源的安全性管理。設置內部網絡和安全防火墻系統，嚴格規定所有檔案資源接受搜索和查閱的級別與權限，不僅要保證可開放檔案資源利用的便捷性，還要保證檔案的保密性。這樣既能保證檔案文件完整性，也能保證檔案資料的安全性和時效性，使信息技術的功能和作用在檔案管理中得以充分發揮。
4.提高檔案管理的人員綜合素質
檔案管理人員的綜合素質主要包括：專業技能和道德素養，這兩個方面直接決定了單位檔案管理的工作成效。要增強管理人員素質、專業能力，加快檔案管理人員隊伍建設，根據實際情況，落實管理人員分層次培訓的相關工作，注重對優秀檔案管理人才的提拔和引進，充實檔案管理工作隊伍。優秀的檔案管理人員，不僅要有清晰明確的政治站位，還要有崇高的敬業精神和良好的服務態度，更要加強專業能力的培養與提升。單位領導應該以發展的目光充分認識檔案管理工作的間接性效益，檔案管理是單位發掘人才的重要途徑；檔案管理部門要加強對檔案管理的指導、支持、和幫助，并積極應配檔案管理人員的工作。檔案工作人員則要從工作技能和道德素質入手，有意識地參與學習，提高自己勝任工作崗位的技能水平，尤其是信息技術應用水平。同時，檔案工作人員還要謹記《中華人民共和國檔案法》的行為準則，強化自己的服務意識和敬業意識，立足于檔案資源可用性的原則，全面擴大檔案信息搜集的范圍，滿足廣大干部職工的檔案資源應用需求，通過廣泛收集、認真整理、及時更新、規范利用檔案信息，構建全方位、全過程的檔案信息資源庫。利用市場經營模式去進行檔案管理，將符合政策法規的檔案信息資源面向大眾，做到資源共享，在一定程度上還可以為單位增加一定的經濟效益，使本單位檔案管理工作得到更好地發展。另外，單位要為工作人員提供有針對性的培訓，比如：加強檔案工作人員對國家方針政策和業務知識等方面的培訓，促進其熟練掌握有關檔案管理工作的政策法規，提高檔案管理工作中的專業技能，促進單位檔案管理工作高質量發展。
四、結語
單位檔案管理工作的是單位事業發展的一項重要指標，單位領導要高度重視。檔案管理部門要具體管理和指導檔案管理工作；檔案管理人員要不斷強化自己的角色轉變，要從一個保管者變為一個信息的擁有者，充分應用檔案管理信息化，確保檔案材料的收集、整理、保管過程中的真實、全面、及時、規范和完整，并建立檔案信息反饋機制，將檔案信息充分應用于單位整體事業發展中。
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作者:鄭紅