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【摘要】融媒體視角下要重新定位高職院校辦公室管理工作的作用，精準定位管理目標，建立健全高職院校辦公室管理機制。善用融媒體技術，構建智慧的高職院校辦公室管理平臺。開通輿情監測和管理模塊，設計科學的信息管理制度。瞄準學校宣傳核心，扎實和深入強化“融媒體”。
【關鍵詞】融媒體；高職院校辦公室管理；創新
高職院校辦公室作為學校運行和管理的核心、軸心、中心、重心，必須要精準確立工作目標和重要決策。要實時關注社會熱點和政治經濟發展態勢，對高職院校辦公室管理機制和工作方法進行創新和改革。要對接外界環境變化，科學引進先進管理經驗和理念，逐漸實現高職院校辦公室管理的精細化和科學化。融媒體時代，高職院校辦公室要科學引進最新技術優化過程，并真正發揮自身的職能功能和作用，做好學校管理和運營的后勤保障。管理人員要細化工作內容，夯實主體責任，有計劃和規范性地部署工作任務，確保高職院校辦公室管理工作扎實落地。高職院校辦公室管理工作的創新被歸納到融媒體視角下進行審視的整個過程中，必須在技術和制度等層面進行創新。要將融媒體技術科學融入高職院校辦公室管理工作中，并生成具有時代實用性和現實應用性的新工作制度、規則、規范、標準、流程。
一、高職院校辦公室管理工作的核心作用
（一）后勤服務。高職院校辦公室作為綜合性管理部門，需為生產、運營、營銷等各個部門做好后勤服務。要管理好職工的考勤，確保各個部門和崗位有序運轉和運作。高職院校辦公室需充分發揮后勤服務的作用，在內部協調方面發揮積極影響力，并能做好外部交流和溝通工作。以高職院校辦公室為中心開展的管理活動，必須要與時俱進，不斷提高工作人員的職業素養和能力，確保他們具備現代化作業技能。高職院校辦公室運行和管理要立足于復雜和開放的社交生態中，要全面分析社會發展態勢和網絡生態，科學制定人員管理規范和規定，增強制度管理的實用性和普遍性。要根據人性制定規則，高職院校辦公室管理要充分體現道德倫理，要構建和諧、健康的工作環境，進而才能充分保證各個崗位職能功能發揮。各個崗位是學校這個大機器的零部件，必須充分保證個體和局部關系的協調性，才能保證整個組織的有序運營和正常經營。
（二）學校形象建設。融媒體視角下，要對高職院校辦公室管理的作用和職能建立新的認識，既要做好傳統的檔案管理和人員調配工作，還需全面履行學校形象建設的重要職責。要動態關注網絡輿情，對學校在整個社會的形象和網絡影響性質進行客觀分析，繼而生成具體的對策和方案，不斷提升學校的社會形象。應將品牌文化宣傳和學校形象建設作為新的工作內容，將其歸納到對外交流和溝通的基本工作內容中。要加強網絡平臺的輿情監測，根據用戶和普通網友的反饋，科學地對高職院校辦公室管理內容和方法進行優化，確保重要的網絡信息直達高層，以保證及時對網絡輿情給予有效應對，避免出現負面影響擴大化及嚴重化。從這個維度來看，當前高職院校辦公室管理工作發揮了重要的宣傳和推廣作用，需將學校形象建設作為工作重點，生成新的工作流程和管理制度。
（三）監管作用。高職院校辦公室工作內容較為繁雜，涉及的內容和部門較多。要對所有部門人員的考勤和薪資進行統一管理，并對職工的行為規范進行全程化的理性監督。必須充分發揮高職院校辦公室的監管作用，確保職工全身心投入工作，為學校創造更大的經濟效益和社會效益。尤其要加強發文、蓋章、接待、辦公費用支出等工作的監督和管理，利用科學的規范制度進行全程化的監管，確保各個人員各司其職，規范化操作，有序推進和完成各項工作任務。若監管不到位，導致公章亂用問題頻發，會給學校經營和管理帶來極大的風險和安全隱患。必須充分發揮高職院校辦公室的監管作用，在工作細節中進行有效的質量把控。
（四）輿情應對。高職院校辦公室工作的任何部分和環節，都會對整個學校的工作進程和項目完成效果產生十分重要的影響。高職院校辦公室管理是學校正常運轉的重要保障，需始終秉承“從嚴、從實、從細”的原則，構建系統和完善的制度體系。而融媒體視角下審視高職院校辦公室管理工作的創新，能增設輿情應對工作模塊，要擴大既定的管理范疇和工作空間。不局限于傳統的實體空間，對內部人員行為規范進行管理，還要加強對外連接和交互。高職院校辦公室管理人員要實時監測網絡輿情，關注各個新媒體平臺是否出現對學校形象有影響的言論，由此，根據具體情況，快速做出反應和反饋。融媒體背景下，高職院校辦公室必須肩負輿情應對的重要職責，要遵循社會發展規律和網絡運行方式，科學制定輿情監測和應對機制。
二、高職院校辦公室管理工作的主要特征
（一）政策性。高職院校辦公室不僅要根據各部門的需求提供相應的服務，還要執行上級下發的各種文件，保證各項制度和規范的有效執行。融媒體環境下，高職院校辦公室管理必須具備較強的政治敏銳性，要對學校內部政策和外部行業新規進行深度解讀，并將重要內容傳達到各個部門和人員，要真正展現出鮮明的政策性。這是新時期高職院校辦公室人員必須具備的職業素養，更是新時代中國特色社會主義對學校管理提出的新要求。高職院校辦公室管理人員要形成良好的政治素養，并自覺提升自身的執行能力，確保各項政策制度和法律法規有效落實及嚴格執行。
（二）新聞性。高職院校辦公室管理工作必須做好上傳下達，加強各個部門和各層級職工之間的溝通。要根據學校發展的戰略規劃，將近期的重大活動和事件進行有效和全面宣講。同時，要緊跟實事，將社會和行業發展的最新動態及時反饋給相關部門和管理人員。融媒體視角下，高職院校辦公室管理人員要利用新媒體平臺采集利于學校發展的各種信息，為組織目標和決策定位提供有利的參考依據。高職院校辦公室管理工作展現出鮮明的新聞性，必須做好重要信息的傳播和輿論導向，促進所有職工自我完善和反思，各部門人員形成強大合力，共同推動學校的創新和穩健發展。
（三）統籌性。高職院校辦公室管理是學校運轉的中心，必須統籌好所有后勤和行政服務工作。要最大程度體現高職院校辦公室的協調統籌功能，有效應對各個部門間的矛盾和沖突。要圍繞學校的生產和經營活動，有秩序地進行安排和協調，確保各個工種和部門順暢推進相關工作。高職院校辦公室作為學校管理的軸心，需在各個工作中展現鮮明的協調管理性能，科學統籌和部署各項高職院校辦公室管理工作，為學校的健康和有序運營提供扎實的保障。
（四）技術性。社會現代化建設的新時期，學校若想獲得創新和高質量發展，就必須及時引進現代管理技術。融媒體視角下，要注重利用現代社交工具進行對內和對外溝通。利用技術手段提高高職院校辦公室管理質量和效能，并充分體現運行和監管的技術性。既要充分發揮現代管理技術的優越性，還能利用融媒體技術采集更加可靠的信息數據，用以支撐目標和決策定位的精準性和科學性。融媒體時代，高職院校辦公室管理工作的創新，必須注重凸顯技術屬性，不僅要采購先進的辦公設施設備，還要開發與設計最實用的高職院校辦公室管理軟件。構建現代化的高職院校辦公室管理工作平臺，在技術要素的驅動下，全面提高管理質量和效率。
三、高職院校辦公室管理工作創新的要點
（一）尊重職工個體間的個性化差異。融媒體視角下，在高職院校辦公室管理工作創新的整個過程中，既要注重軟實力和硬實力的提升，還要尊重職工的個性化差異。制定和實施新的工作制度和規范過程中，要根據職工個體在職位和能力等方面的差異性，有層次和人性化地推進各項工作。高職院校辦公室管理工作方法和模式的創新，要增強職工的工作獲得感和幸福感，確保他們利用現代管理工具有效提高工作質量和效率。利用技術手段優化工作流程，將人員從機械化的工作中釋放出來，鼓勵他們積極和深度參與到技術集成創新中。要根據職工的職業規劃和綜合能力，科學制定崗位調整計劃，既要在物質層面加強管理，還要為職工提供高質量的服務。充分尊重職工個體間的個性化差異，科學地對高職院校辦公室管理工作進行創新和改革。
（二）重視推動學校和職工高質量發展。高職院校辦公室作為學校管理的重要職能部門，必須根據整體發展框架和戰略決策，科學地對工作內容和責任進行細化，要注重推動學校各項工作高質量發展。制定新的管理制度和章程時，既要考慮學校戰略目標的實現，還要關注職工個體自我價值實現的資源需求。高職院校辦公室管理必須做到剛柔并濟，不僅要在制度方面進行深層次的創新，還要加強學校文化建設，創建一個健康和優質的競爭環境。高職院校辦公室管理工作的創新，要為學校項目運作提供穩定的運轉平臺，更要為職工的能力提升和職位晉升提供更多便利條件。確保職工與學校協同發展，沿著正確目標和方向共同努力。高職院校辦公室要充分發揮輿情應對作用，根據內部職工和外部反饋，科學地對管理制度和工作流程進行創新。
（三）關注現代信息技術發展的前沿動態。高職院校辦公室管理工作的創新，必須要深度嵌入市場環境。根據整個社會的發展趨勢，聚焦重點領域和行業進行輿情監測和信息管理。要動態關注現代信息技術發展的前沿動態，將利于高職院校辦公室管理質量提升的先進技術科學介入相關工作中。要從融媒體視角全方位審視高職院校辦公室管理的現實意義和各種問題，并采用技術手段進行有效應對。
四、高職院校辦公室管理工作創新的策略
（一）精準定位管理目標，建立健全高職院校辦公室管理機制。管理人員要發揮目標導向功能，通過精準的定位管理目標，科學地對高職院校辦公室管理工作進行創新。高職院校辦公室管理要充分體現政策性和統籌性特征，要在制度創新中做好質量把關，生成具有監管作用的新制度，并保證上層領導制定的政策扎實落地。高職院校辦公室要借助融媒體技術采集可靠信息數據，理性分析工作問題和各崗位職工的個性化需求，構建科學和完善的高職院校辦公室管理長效機制，要成為各個部門深度合作和有序運轉的潤滑劑。管理人員要制定科學的公章使用制度，安排專人進行管理和跟進，盡量杜絕公章亂用的問題。根據各個部門的工作性質，科學設計上下班時間，進行人性化考勤管理和績效評價。要通過科學的制度創新，創建一個公平和公正的工作環境，為學校的穩定發展和正常運轉奠定扎實基礎。
（二）善用融媒體技術，構建智慧的高職院校辦公室管理平臺。高職院校辦公室管理人員要將融媒體技術科學應用于高職院校辦公室管理中，要構建現代化的工作場景和交互情景。設計與應用智慧的高職院校辦公室管理平臺，借助融媒體平臺，實現跨越時空的交流和溝通。無論是對內的員工培訓和政策落實，還是對外的交流和溝通，都可利用融媒體技術優化工作程序和流程，確保重要信息直接傳送既定對象，避免出現信息不對稱而產生無效溝通問題。從某種角度來說，高職院校辦公室溝通機制的合理性和有效性，會對最終的管理質量和效果產生關鍵影響。在上傳下達的整個過程中，若不能提高溝通質量和效率，不利于高職院校辦公室管理效能的總體提升。因此，必須借助融媒體平臺進行線上和線下多渠道的溝通，不受地域和時間的影響，將重要信息直接傳達給相關人員，并能快速獲得反饋，確保各項工作按照預期設定流程進行推進。要利用智慧的高職院校辦公室管理平臺，實現多模塊和多模態的管理和服務。例如，借助政策宣講模塊，將內部和國家政策快速及時傳導給職工，并保證他們正確解讀和精準實施。利用意見反饋模塊，鼓勵職工積極表達觀點，并對高職院校辦公室管理工作的創新提出建設性的意見。高職院校辦公室管理人員要廣開言路，虛心吸納各方意見和建議，并理性歸納和整理相關信息，進而更加具有針對性地對工作內容進行細化。
（三）開通輿情監測和管理模塊，設計科學的信息管理制度。融媒體時代，高職院校辦公室管理工作的創新，要真正發揮監管作用和輿情應對作用。要根據新時代發展特色和趨勢，開通輿情監測和管理新模塊，重點監測學校在社會和網絡中的輿論，并通過制定科學的信息管理制度，專業化和科學化處理網絡消極輿論影響。圍繞學校產品和服務引發的負面輿論，管理人員要按照流程和標準，科學制定應對策略，由此有效管控輿情管理風險，并能快速處理各種網絡輿論問題。
（四）瞄準學校宣傳核心，扎實和深入強化“融媒體”。融媒體時代，學校宣傳已不再是營銷部門的職責，而是涉及學校運營、經營、產品銷售等各個部門協同、多個人員構成的團隊協作。從融媒體視角分析高職院校辦公室管理工作，要真正認識到學校宣傳的重要性。管理人員要瞄準學校宣傳重點，聯合其他部門，扎實和深入強化“融媒體”。以高職院校辦公室為中心，協同各個部門共同制定學校宣傳規章制度，并出臺相應的管理辦法，確保真正科學發揮融媒體的作用。高職院校辦公室管理人員要對各崗位員工進行定量考核，并始終遵循“內外有別，內外兼顧”的原則，對學校宣傳工作成效進行客觀評價，繼而全面提高學校宣傳工作的質量。同時，高職院校辦公室管理工作的推進，要圍繞學校宣傳的重點制定工作計劃，要利用微信、微博、電視等新舊媒體平臺，客觀和理性闡述學校重大活動，并要求員工按照規則和標準深度參與和落實。
五、結語
總而言之，融媒體視角下，高職院校辦公室管理工作要區別于傳統的工作形態，科學地對規章制度和工作方法進行創新。要從現代管理視角審視高職院校辦公室管理問題，并能在重要和核心領域進行創新和改革，務必保證高職院校辦公室后勤服務作用和監管作用的全面發揮，并能在輿情監測和導向方面獲得顯著成效。
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作者:欒琦 單位:山東畜牧獸醫職業學院
