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電子文件和電子檔案的法律效力目前已引起社會各界的關注，其原因一是電子文件產生的數量急劇增加，形式不斷翻新，已經滲透到社會生活的方方面面;二是人們對電子文件和電子檔案的認識還相對膚淺，加之信息技術的飛速發展，難以找到完全一致、一勞永逸的解決辦法。 一、電子文件及其法律效力概說 信息技術領域的電子文件是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數碼序列;從社會生活的角度講，電子文件是人們在各種活動中以計算機作為工具，產生的一類數字化形式的記錄。按電子文件產生的領域可分為兩種:一種是記錄人們在辦理公務、處理一般事務或交流信息過程中產生的電子文件，例如OA(辦公自動化)、E一mail(電子信件)等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在;另一種是記錄人們生產或科研活動的技術性電子文件，例如CAD(計算機輔助設計)、CAM(計算機輔助制造)等，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。電子文件的主要特性有:應用發展的階段性，對設備的依賴性，一定條件下信息與載體的相分離性，文件內容的易更改性，文件的多媒體集成性，非實體歸檔的可能性，以及對背景信息和元數據的依賴性。除上述特性以外，電子文件還具有信息共享性、非直讀性、標準化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標準時，必須針對上述性質采取措施。 鑒于電子文件的信息記錄形式與傳統載體文件信息記錄形式的種種差異，決定了對電子檔案原始性、真實性的認識必須基于一種新的概念和新的確認方法。由于傳統紙質文件的內容與其所依附的紙質載體的不可分離、同生同滅的一體關系，文件的原始性是附著于文件的載體和載體上信息形式的原始性之中，這正是人們所熟知的“原件”的概念。“原件”的基本條件應包括特定的文字、圖表、聲像等信息內容以及記載信息的載體，該載體必須是由特定的作者，在特定的時空條件下制作完成的實體材料。若上述各項中的任何一項發生了變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。 然而，對于電子文件而言，由于其信息與載體的相分離性，信息的物理結構與邏輯結構間的差異性、可變性及相對獨立性，已決定了電子文件的信息都是以標準的數字編碼方式存在，信息內容顯示或打印輸出的形式，包括排版格式、字體、字號、顏色等都將由操作者的需要和喜好所定，從而也決定了電子文件不再有信息形式的原始性。 電子文件和電子檔案的法律效力主要是指其作為證據在法律上的認可問題。與傳統書面文件相比，電子文件有一定的不穩定性，加之一些來自外界的對計算機網絡的干擾，都可能造成它的丟失、損壞和更改，更增加了對其法律效力把握的難度。目前，要保證電子文件和電子檔案的法律效力，急需解決的一是法律確認問題，二是技術問題。關于法律對電子文件證據的可接受性問題，1986年聯合國大會通過的《電子商務示范法》已明確承認了數據電子文件有效性、可執行性。第3條針對傳統法律范圍對于“原件”的要求做出適宜于電子文件的調整，規定在數據電子文件具備完整性、可靠性、可讀性條件下，即承認其已符合法律對“原件”的要求。這條規定的目的是確定電子文件在法律訴訟中作為證據的可接受性和其證據價值。眾所周知，證據指的是任何證明、澄清或表明所涉及問題的事實真相的材料，因此在電子商務條件下，要證實電子文件的可靠性可能還存在一定難度。目前，主要從兩個方面著手解決此問題:第一，電子信息內容的可靠性，這種可靠性是依據信息的來源和信息的完整性來論證的。第二，電子信息記錄的可靠性，即電子文件要真實記錄電子信息，主要是注意電子信息的記錄是如何發生、如何存儲、如何保存的。 確保電子文件的原始性、真實性是電子檔案原始性、真實性保障體系的基礎。在建立辦公自動化和檔案管理系統的工作中，應考慮建立電子文件生命周期表的方式，從電子文件產生或接收的那一刻起，就有一張生命周期表和它終生相伴，并真實完整地記載它在“生命期”內的全部活動情況和保存它的“成長變化”過程。在生命周期表運行的過程中，系統采用簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫措施等來保證周期表內所記信息和電子文件“成長過程”的準確性、原始性。所有這些都將作為該電子文件歸檔時，檢驗其原始性、真實性、完整性的唯一依據和憑證。在商務活動中，為保證電子文件滿足法律上可接受性報索與實踐的要求，使之成為法律認可證據，一般而言至少要采取以下步驟:采用“口令”傳送系統，保證傳送和接受電子商務信息的可靠性，收到信息之后要回函給對方確認收到信息，并要對方核實所發出的信息是否屬實，確定儲存信息保管的記錄保管人，確信保管人所保管的信息記錄是完整無缺的，其保管方式日后不會有變動，確信電子商務通信系統是可靠的。 二、我國法律關于電子文件效力規定 我國的《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》、《行政訴訟法》和《合同法》中，都規定了“視聽資料”是證據的一個種類。視聽資料是指利用錄音、錄像磁帶反映的形象和聲音以及電子計算機儲存的數據來證明案件事實的證據，所以電子文件、電子數據在我國法律上的證據作用是確定無疑的。但是，法律條文中未明確視聽資料的定義、分類及具體審查方式和標準，僅在法學理論和法律實踐中對之有規定。僅憑借法律實踐的摸索和停留于法學理論的討論，可能會導致對于電子文件效力的疑義，或者由于審查電子文件證據效力的客觀標準不嚴格，導致將不符合證據資格的數據電子文件采納為證據。 (一)我國《民事訴訟法》第69條規定:“人民法院時視聽資料，應當辮別真偽，并結合本案的其他證據，審查確定能否作為認定事實的根據。”可見視聽資料屬間接證據的范疇，按照法理學的理論，間接證據必須和其他證據聯系在一起才能證明案件的主要事實。 當然，電子文件歸檔標準的制定決不是檔案部門一家的事，應該聯合技術部門、使用部門等共同協商制定，并能使大家都能接受、遵守。電子文件涉及的技術環境比較復雜，采用標準化的方法進行管理會更細致、周全、易于操作，娜威等國的“NOARK文件登記薄標準”，就是在ICA的檔案著錄規則基拙上針對電子文件管理的要求制定的。我國也制定了“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項標準，前者主要是對CAD電子文件的光盤存儲和保管進行規范，后者則是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、整理、歸檔、移交、保管、利用、統計等方面做出較細致的規定。#p#分頁標題#e# (二)對電子文件采取分布式管理 鑒于電子文件的固有特性，如果按傳統方法集中到一個檔案館，便會產生許多難以解決的問題，如頻繁的設備更新要耗費大量的資金，而一旦設備落伍，將危及電子文件和電子檔案的有效性;再如網絡上可以實時進行電子文件的歸檔工作，而向檔案館集中則必須定期進行，會降低效率，增加成本，產生漏洞。澳大利亞等國在檔案法中規定“對于具有持久價值的電子文件，檔案館不要求部門將電子文件的載體送交檔案館保存。但當電子文件保留在產生它的部門時，應由檔案館對這些電子文件進行登記，并加以控制。”上述方法被稱為“電子文件的分布式保管”。對電子文件和電子檔案的分布式管理，目前在我國尚未得到認可，但在一些分布式的辦公自動化網絡中，在電子文件的實時歸檔方面已采取了類似的方式。 (三)確保電子文件歸檔后長久保管 為了確保電子檔案的長久保管，就要注意對電子文件生成軟件的收集，由電子文件的形成部門在電子文件形成前向檔案部門進行登記，并移交應用軟件的資料。登記項目包括軟件的名稱、用途、支持硬件、使用語言、技拐索與家踐術參數、維護要求等，并附帶紙質的使用說明書。軟件在使用過程中若有修改，技術部門也應及時向檔案部門提供資料。此外，對密碼的管理，應該做到多把鑰匙開一把鎖，即操作人員要相互制約。針對電子文件的設備依賴性，一些國家采取了相應措施，使電子文件脫離原來的軟、硬件環境，去掉原數據庫復雜的索引結構，使電子文件保管時不再受原數據庫的條件限制。 (四)電子文件法律效力問題的解決 目前，對電子文件的法律效力問題還沒有很明確的解決方法，但鑒于電子文件已經大量產生，不少國家對此作了一些規定，一般的方法是以嚴格的管理程序保證電子文件的憑證作用。我國對電子文件的憑證作用，實際上是包含在計算機信息系統的整體法律認定上，例如具有法人資格的單位或部門的計算機系統產生的電子文件記錄應當對該單位或部門的活動具有憑證作用。很多國家當前也采用了這種對策?？磥恚@個問題的解決，除了行政辦法外，還要依靠更加嚴格的技術措施才行。 (五)確保歸檔電子文件的真實性 由于電子文件可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，所以，要保證電子文件的真實性，就得采取專門的技術措施。目前，紙質文件和電子文件同存，解決的方法只能是電子文件與紙質文件同步歸檔，即兩條腿走路。這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據作用，又可以解決歸檔文件的利用和資源共享問題。另外，為了確保電子文件的真實性，有的辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發處理，有的在辦公自動化網絡中，自動對每份電子文件的修改、存取、傳輸等任何操作都進行實時登記，以密碼形式存儲并有防刪改措施，從而為隨時印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。
