項目檔案管理范例

【摘要】檔案管理是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，為檔案利用者服務，是一項管理性、服務性和政治性的工作。企業為了實現長遠的發展，多數會選擇進行項目投資，而檔案管理在項目投資中具有十分重要的作用，在為企業提供各項服務的同時，有利于推進投資項目的建設進度。本文從建設項目檔案的重要性出發，分析建設項目檔案管理與項目管理同步實施的重要性，并從多個層面探討建設項目檔案管理與項目管理同步實施的具體措施。

【關鍵詞】建設項目；檔案管理；項目管理；同步實施

一、同步管理的重要性

近年來，我國對建設項目檔案的重視度逐漸提高，《重大建設項目檔案驗收辦法》明確要求各企業必須重視并落實建設項目的檔案管理，并規定檔案管理與項目的檢查和驗收投入的人力和物力須是相同的，任何建設項目的檔案驗收工作沒有通過的，采取一律否決制，該規定充分表明項目檔案在建設項目中不可替代的重要地位。另一方面，建設項目檔案可以為企業提供利用服務，尤其是在建設項目后期，建設項目檔案對項目維護、改造、擴建等后續工作具有非凡的意義，是有效、可靠的信息源，在一定程度上影響著企業的投資決策和規劃調整。項目工程建設的顯著特征之一即時間跨度大，少則幾年，多則幾十年甚至上百年，可想而知，在這漫長的時間段內，如果工程項目在后期的使用中出現問題或者需要維護、改造等，沒有原始的檔案信息作為參考依據，必然會影響到后續工作的順利開展。任何一個建設項目，從項目立項、現場施工、驗收竣工、建成投產，是一個漫長的動態過程，期間必然會產生大量的文件和材料，這些原始信息完整記錄了建設項目實施的全過程，與項目管理形成一體，當建設項目在未來的使用過程中出現問題時，都可以依據原始檔案進行快速和有效的解決。

二、同步實施的具體措施

（一）健全管理制度。以檔案網絡為基礎健全管理制度，是實現建設項目檔案管理與項目管理同步實施的首要措施。具體來說，相關管理部門應明確檔案管理工作的崗位配置和職責劃分，建立起檔案管理工作人員的網絡體系，充分發揮管理制度的約束和規范作用，使得檔案管理有章可循、有法可依。同時，各部門之間應加強有效的溝通和輔助，通過共同協作的方式推進建設項目檔案管理與項目管理的同步實施。

（二）加大管理滲透力度。加大項目檔案管理的滲透力度，要求檔案管理及相關部門務必抓緊落實建設項目每一個環節中的檔案整理、歸類和存儲，避免項目竣工后才發現檔案遺漏的問題，造成原始數據的丟失。管理部門可以從以下幾個方面加大滲透力度，一是加強對管理人員的思想教育和工作宣導，加強對各參建單位和部門的業務培訓和指導，力爭做到“事前關注、事中介入、事后跟蹤、全程參與、全面滲透”，通過定期培訓鍛煉或實踐活動來提高相關人員對項目檔案管理的重視度。二是落實項目檔案工作的“三納入”和“四同步”措施，在項目申請立項時，即開始開展資料收集、整理、審查等一系列的檔案管理工作，在項目竣工驗收時，務必監督完成項目檔案的歸檔及其它驗收工作，保證檔案管理工作貫穿項目始終。

【摘要】由于電力工程總承包項目檔案是對項目建設全過程的真實記錄，同時也對機組投產之后的正常運行維護方面的工作有直接的影響，因此做好電力工程總承包項目檔案管理工作是電力工程建設過程中一項主要工作內容。本文針對電力工程總承包項目檔案的管理工作展開了簡要的探討分析。

【關鍵詞】電力工程；總承包項目；檔案管理

在近幾年的發展過程中，我國部分設計企業正在逐漸向工程公司轉型，在電力工程建設過程中，設計企業能夠充分發揮工程設計的主導作用，同時能夠對建設工期進行有效的控制，有利于保證工程質量，從而受到到很多工程團隊的關注。同時，也正是由于設計企業的工程建設工期短、投入成本低、工程質量高，使得許多建設單位在選擇總承包方時，會優先選擇設計企業。在電力工程建設過程中，應根據我國相關法律法規的具體要求，結合具體的電力工程實際情況，開展工程總承包項目的檔案管理工作。

一、工程總承包檔案管理的特點

（一）檔案管理內容復雜且范圍廣。由于工程總承包方將電力工程項目的建設全過程進行了囊括，同時總承包方承擔了較多的責任和義務，在電力工程項目建設過程中會產生很多的總承包方案，并且來源十分廣泛，因此在電力工程項目施工過程中會產生大量的文件材料，例如工程招投標、項目立項、竣工驗收等資料。

（二）檔案管理參與單位較多。在工程總承包檔案管理工作中，管理工作不能僅僅依靠某一個部門完成，需要各個相關部門共同合作，從而確保檔案管理工作順利完成。由于工程總承包項目中存在著較多的參建單位，而各參建單位之間存在著行業以及性質上的差異，如果想要促進檔案管理工作順利完成，就需要相關部門積極參與，有總承包方對各個分承包的檔案管理工作進行指導，從而有效完成整個項目的檔案管理工作。

二、檔案管理工作開展中應當注意的問題

一、固定資產投資項目的主要特點

1.項目檔案管理專業性強，檔案文件材料整理要求高

固定資產投資項目的主要內容是基本建設工程，包括儀器設備的采購、引進，非標設備儀器的研制。建設項目是一項復雜的系統工程，項目檔案是在建設項目立項、設計、施工、設備采購、安裝、竣工驗收等一系列專業活動過程中形成的，內容涉及專業較多，形成的載體也呈多樣化，有紙質、聲像、電子文件等，這就要求檔案管理人員要熟悉項目的運行過程，了解項目建設的內容，根據不同階段不同內容、按其不同的專業，采用不同的方法進行文件材料的歸類、整理和組卷。

2.項目檔案價值高，保存利用意義大

項目檔案是建設過程中形成的真實的歷史記錄，是一種不可再生的寶貴資源，也是企業發展的重要物質基礎。項目檔案不僅在資政維權過程中能夠發揮鎖定證據、驗證效果的作用，更是企業保障研制、投產運行、使用維修、管理、評估等工作的重要依據，做好項目檔案管理，確保檔案的完整意義重大。

二、對建設項目實施全過程管理的措施

1.建章立制，規范管理

摘要：軍貿科研項目檔案管理是軍貿科研項目管理的一個重要組成部分，本文結合實際，闡述了搞好軍貿科研項目檔案管理的重要性，分析了軍貿科研項目檔案管理工作中存在的問題及對策。

關鍵詞：檔案管理；軍貿；問題；對策

船舶領域軍品貿易涉及國家關系、地區局勢、國際規則等多方面，在調整國際戰略關系、改善全球軍事戰略格局等方面發揮重要作用，極具政治、經濟、軍事作用［1］。隨著軍貿科研項目的發展，產生大量軍貿科研項目檔案（簡稱軍貿檔案）。軍貿檔案是軍貿科研項目設計、生產、交付使用的必備條件，也是軍貿科研項目后期生產、推介、交付、售后等工作的重要依據和憑證。目前，國家對軍工單位的軍貿項目檔案管理越來越嚴格，將軍貿檔案列入科研項目驗收條件，給軍貿檔案管理工作帶來了嚴峻考驗。本文分析軍貿檔案管理的重要性及存在的問題，提出加強管理的幾點對策，以便更好地推進這項工作。

1軍貿檔案管理工作的重要性

軍貿檔案是指軍貿項目從立項、設計、驗證、鑒定、推介、洽談、批產、交付及售后等全過程形成的有保存價值的各種文件、圖樣、聲像以及電子文件等不同形式、不同載體的文件材料，軍貿檔案無論作為一種資產形式，還是一種知識信息資源［2］，都是軍貿項目管理不可或缺的一部分，收集、管理并利用好軍貿檔案，對推進軍貿科研項目都具有十分重要的意義。

1.1有助于提高軍貿項目管理效率。軍貿項目從立項、設計、鑒定到出口的全生命周期內會產生大量的具有保存價值的文件資料，這些文件資料真實地記錄了軍貿產品的研制和出口過程的貿易活動，是驗證科研成果、追溯責任、解決經濟糾紛的有效憑證，是寶貴的檔案資源。檔案部門做好軍貿檔案管理，不僅是對軍貿項目全過程資料的收集、整理與利用，更是通過對軍貿項目過程文件的規范化與系統化，從文件的角度對軍貿項目的推進實施有效的監管和控制，從而實現對軍貿項目更有效的管理。

1.2軍貿項目科研階段鑒定驗收的有力保障。國家對軍貿科研項目管理越來越嚴格，將檔案歸檔情況納入軍貿科研項目驗收條件中，在驗收結論中占比一定的權重。同時軍貿項目檔案驗收工作納入檔案部門年度工作計劃中，作為檔案工作重要考核內容，做好軍貿檔案管理工作非常重要。

一、電力建設項目照片檔案管理中存在的主要問題

(一)收集歸檔職責未明確

未明確電力建設項目照片檔案的收集、歸檔職責，未將責任制度落實到有關部門和人員，以致出現“人人都可以歸檔、人人都可以不歸檔”的現象。由于參與電力建設項目的建設單位、參建單位、監理單位的職能分工不同，再加上照片拍攝者和管理者沒有明確各自的歸檔職責，所以大部分拍攝人員和管理者都沒有歸檔意識，造成了各參建單位都保存著很多數碼照片文件，如果建設單位檔案管理人員不及時與之溝通協調，組織收集這些照片文件，就很可能造成重要照片檔案的遺失。

(二)收集照片的質量不高

照片檔案質量的衡量標準是圖像的清晰度、飽和度和文字說明的質量，文字總說明和分說明要詳細闡述照片所反映的情況，其質量直接決定了今后的利用成效。電力建設項目照片檔案收集質量不高主要表現在：重大事件和重要節點的照片未歸檔，照片取景角度不好，照片清晰度不夠，單位工程照片歸檔數量不夠等。

(三)系統整理不規范、整理方法不統一

照片檔案在歸檔前必須對照片文件進行系統整理，首先進行分類，然后著錄六要素，最后編制卷內目錄和移交目錄。有的單位在移交照片檔案時沒有進行系統整理，只是簡單地把照片復制給建設單位檔案人員，照片內容重復，質量也參差不齊，致使檔案管理人員不得不把這些資料再重新進行篩選編排，刻錄光盤再歸檔。不少建設單位在編制電力建設項目照片檔案檔號時，在認識上存在一些誤區，未從企業照片檔案管理的整體層面上考慮，將項目建設形成的照片檔案按項目檔案檔號編制方法編制檔號。這種情況造成的問題有：1.照片檔案檔號編制原則不統一，檔號的類目號，有的以年度標識，有的以項目代號標識；2.照片檔案管理缺乏連續性，不利于檔案管理系統數據庫的建立。一般檔案管理系統是按檔案種類建立數據庫的，如果檔號編制原則不統一，將會出現同一種類檔案要建立兩個數據庫，即一個為企業照片檔案數據庫，另一個為項目照片檔案數據庫，這樣就將企業照片檔案割裂成兩個部分。

第一篇：企業重大建設項目檔案管理

摘要：

重大建設項目檔案，是項目建設形成的真實記錄，見證了項目建設的全過程，是項目稽查、審計、監督、管理、驗收以及今后使用、維護、改造的重要依據，對企業運營管理發揮著重要作用。本文就檢查驗收中發現的問題，就如何做好重大建設項目檔案管理工作進行分析和探討。

關鍵詞：

項目檔案；問題分析；方法措施

重大建設項目檔案，是企業重大固定資產投資項目建設形成的真實記錄，涵蓋了項目建設立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、竣工驗收等全過程中形成的各類文字、圖表、聲像等文件。近年來，隨著企業的快速發展，隨著市場需求的不斷變化，企業為提升競爭力，積極創新驅動，拓展產品結構，開展生產擴能等活動。為滿足發展需要，不斷加大固定資產投資，興建新廠房，購置新設備，建設項目數量大大增加，隨之產生的項目檔案數量和內容亦愈來愈多。由于重大建設項目投資數額大，周期長，涉及面廣，給項目檔案管理工作帶來了很大難度。筆者作為驗收成員，多次參加了本系統重大項目檔案的驗收工作，通過對項目檔案的基礎管理情況,項目檔案的完整、準確、系統情況，項目檔案的安全狀況等進行檢查，本文就項目檔案驗收中發現的問題，針對解決方法和措施進行分析探討。

一、項目檔案工作現狀

摘要:工程建設單位的聲像檔案是企業在從事各項生產活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的原始記錄。聲像檔案是一個企業檔案的重要組成部分。本文僅以青島地鐵8號線為例，介紹了地鐵項目聲像檔案管理要點，對類似工程檔案歸檔具有一定的參考價值。

關鍵詞:工程項目;聲像檔案;電子檔案

聲像資料的形成與管理應與工程建設進度同步進行，應反映工程建設的全過程。施工單位應將聲像資料的形成和積累應貫穿到工程建設管理的各個環節，應加入到領導議事日程、工程建設計劃和年終考核、本單位有關責任部門和有關責任人的職責范圍。

1建設工程檔案管理工作職責

總承包單位是建設項目檔案管理工作的核心，是對整個項目檔案管理負有組織責任、協調責任、指導責任、監督責任，只有總承包單位做好各參建單位的組織工作、協調工作，讓各參建單位均明確在建設項目檔案管理中各自的職責與責任，并履行自己的職責，才能確保項目建設全過程中檔案工作的順利開展。

2建設工程聲像檔案管理現存的問題

2．1聲像檔案采集設備存在“一高一低”的現象

[摘要]本文以中國第一汽車集團有限公司為例，結合筆者參加項目檔案驗收工作的實踐經驗，提出項目檔案專項驗收工作中存在的問題。針對這些問題進行分析，提出整改措施，并就如何做好項目檔案管理工作提出一些策略和方案。為規范企業建設項目(以下簡稱項目)檔案管理，做好項目檔案驗收工作，確保項目檔案的齊全、完整、準確、系統和安全，中國第一汽車集團有限公司(以下簡稱一汽集團)檔案館頒布了《基本建設項目竣工驗收管理規定》，明確規定了項目檔案驗收是項目竣工的必備條件之一，未經項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不能進行項目竣工驗收。從2012年9月到2017年9月，筆者參加了一汽集團所屬幾個單位的項目檔案驗收工作，共參與了三十余個項目的驗收。通過驗收和交流，發現了一些問題。本文就項目檔案驗收和管理工作中存在的問題、問題產生的原因以及如何解決問題和改進項目檔案管理工作，與檔案同仁進行探討和交流。

一、企業建設項目檔案管理工作的現狀及存在的問題

(一)項目文件材料嚴重缺失

檔案管理是工程建設項目的必備條件，檔案齊全完整是項目檔案驗收的關鍵因素。然而在實際工作中，存在因單位變動或機構撤銷導致部分重要項目文件材料損壞或流失的問題，甚至某些項目整體文件材料丟失。主要包括：1.項目前期資料：項目啟動初期的有關文件材料、重大決議的會議紀要、項目建議書、可行性研究報告的評審意見、項目領導小組的組成文件、簽訂的責任書、建設工程施工許可證和開工許可證、有關備案文件等。2.監理資料：監理工作總結、旁站記錄、工程決算審核意見書。3.施工資料：圖紙會審紀錄、項目建設中重要決議會議紀要、變更記錄等。4.項目竣工驗收文件：預驗收報告、記錄表及會議紀要等。5.設備資料：設備購置過程中會議紀要、談判文件、設備開箱驗收記錄、商檢記錄或商檢報告、設備裝箱單、工具單等。

(二)檔案設施不齊全，檔案管理職責缺失

由于企業實施改革，集團本部甚至一些二三級單位的檔案機構和編制撤銷，致使多數建設單位沒有專門的檔案庫房，不能按照相關規定配備檔案管理必備的設施；同時沒有設置專兼職檔案人員，歸檔文件材料的收集、整理和保管混亂，甚至造成檔案文件材料的遺失，不能按照檔案歸檔要求完整、準確歸檔，給企業造成重大損失。

(三)檔案管理人員的業務水平及綜合素養不高