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摘要：人事檔案的管理工作歷史悠久，他已經成為我國所有領域中的一項重要工作內容，伴隨著經濟社會的發展，尤其是我國再進入新世紀時期以后，人事檔案管理工作內容逐漸增多，工作量逐漸加大，人事檔案的調用也越來越頻繁，這就要求人事檔案工作者們應該及時認清形勢，轉變工作方法和理念，勇于創新，在工作中加入信息技術力量，以減少繁重的工作量和工作任務，打破傳統的人事檔案工作模式，采用高效的信息技術服務于我國的人事檔案管理事業，更好的為國家和人民群眾服務，本文主要探討的是信息技術在人事檔案管理中的作用，在工作中充分發揮人事檔案的優勢。
關鍵詞：信息技術；人事檔案；管理；經驗
（一）人事檔案信息化工作是社會發展價值的需要
我國在做人事檔案管理工作的時候應該積極按照國家的要求來開展工作，按照領導提出的牢固樹立人事檔案管理價值、信息以及服務觀念的需求，因此可以說人事檔案管理是社會發展價值的需要，運用信息技術放在檔案管理中，更加有利于人事檔案管理的服務性的功能發揮。
（二）人事檔案的信息化有利于合理配置社會人才
人事檔案是各類單位招聘人才的依據，檔案是一個重要的材料，因為它能夠反映出一個人的工作經驗、工作能力等狀況，由此可以看出檔案的權威性。所謂的合理的配置社會人才就是把人才放在合理的位置工作，避免浪費人才的能力，讓其真正發揮出自己的作用來促進社會的發展，同時也能夠為社會建設作出應有的貢獻。
（三）信息化的人事檔案管理是節約資源的需要
信息技術對于新社會來說屬于大家都認同的傳播的手段，采用信息技術的人事檔案管理工作可以較少資源的浪費，在工作中消耗更少的資源，這里說的資源不單指人力資源，還有紙張等自然資源，它符合國家的社會主義建設，節約型資源型社會，他可以改變傳統的工作模式，提高工作效率。
（四）人事檔案的信息化與時代精神相一致
時代的改變是人民思想的轉變和社會技術進步的表現，而信息化之所以稱為一個時代的變化，就是因為他改變了人們的生活狀態和生產模式，人們都是社會產物，因此需要緊跟時展的需要才能以更好的狀態存在于社會中，而人事檔案管理工作要與這個時代的精神一致，才能立足于這個時代。
二、人事檔案管理信息化的內容
（一）規范人事檔案管理工作標準、推進檔案數字化
現在人事檔案應用信息技術的主要現狀是信息技術軟件多，而且復雜，造成人事檔案管理混亂局面，同時人事檔案工作缺少規范化進程，這些原因都已經影響了信息技術整體水平的發揮。人事檔案管理在使用信息技術以后，這對于人事管理工作來說是一次質的飛躍，我們不僅僅使用計算機來代替工作，更主要是對整個人事檔案都應用信息技術，在每一個工作的環節都采用數字化改變，這也是為規范人事檔案的工作標準，加強人事檔案數字化的建設，為人事工作的發展提供幫助。
（二）人事檔案信息化可以提高整體的系統工作水平
人事檔案應用信息技術不是單純是應用在某一環節或者在工作中運用某一個軟件，而是要上升到整個檔案管理的系統，全方位無死角的來使用信息技術，通過網絡的鋪墊，發揮出整體的信息化給人事檔案管理帶來的優勢，提高整個系統的綜合能力。一個系統的整體就要保證任何環節都不出錯，一點小小的失誤可能會造成整體的失敗，因此要時刻關注小問題的出現，及時處理，避免造成阻礙，影響到整個信息化的系統。
（三）對數據進行整理，保證數據的真實性
自從信息技術在人事檔案管理中應用以后，管理工作已經從最開的處理文件到數字管理來過渡，要想完成這一階段的過渡，就要對所有數據進行歸類整理，建設數據庫，保證數據的真實性，這也是人事檔案工作的重點。我們要采用先進的信息技術和科學的方法來對人事檔案進行管理，而這中間需要的很多的時間，不是著急的事情，需要循序漸進，同時還要有領導的重視，人員的配合，和工作協同關系，才能夠系統的組建成數據庫，一旦建成綜合數據庫，那么就可以通過網絡來間接人事檔案管理工作，大大提高了信息化工作效率。
三、信息技術應用在人事檔案管理中需要解決的問題
（一）領導的高度重視和執行力度
領導的重視程度決定了信息化應用在人事檔案管理能否的順利開展，領導的認識水平決定了信息化應用的深度如何，由此能夠看出領導者的重視是信息化的人事管理工作開展的基礎，也是信息化執行的力度大小。一旦領導重視那么在資金、技術人員以及所需的準備事項上面就會一帆風順，沒有阻礙，單位會投入很大的精力去做此事件。領導可以經常詢問事件的發展進度，了解人事檔案信息化的現狀，并指導工作的開展，幫助應對在工作中出現的問題和困難，及時解決出現的問題，為信息化提供良好的環境支持。
（二）重視人事檔案管理人員的素質教育
人事檔案管理信息化是直接管理者是人事工作的人員，他們的素質決定著信息化工作是否完善，所以我們應該督促工作人員及時更新信息技術的知識，并為他們的教育做好培訓工作，幫助他們掌握新的技能，學習使用計算機的各類軟件和系統操作，做好歸檔和管理，并與時俱進，更新各類知識，升級系統，主動提高自身的素質，以此來適應信息技術的更新換代和人事檔案管理的改革，擁有更多的素質勝任檔案管理工作。
（三）傳統的人事檔案管理向新的管理模式的轉變
依舊迎新的管理方式的變化是需要時間的，不是短時間內可以完成的，需要度過一個獨孤艱難的時間，在這個過程中要面對很多的突發事件和工作狀態，要調整好應對的心態，既保證日常工作的開展，也要保存好人事檔案，可以傳統的人工模式與現代的信息技術一起使用，然后把傳統的模式逐漸退出，這樣才能夠協調好工作，保證轉變的順利開展。
（四）信息技術的安全性
人事檔案管理工作采用信息技術，雖然給人事檔案管理帶來很多的益處，但是安全性也是需要考慮的，因為人事檔案的管理屬于每個人的隱私，一旦泄露會給個人的生活工作等造成困擾，所以對于檔案管理想系統，硬件的安全性以及在傳輸人事檔案的過程中都要考慮安全性的問題，及時更新信息技術，通過技術手段和規章制度的管理來保證其安全性，兩者相互配合，對人事檔案制訂保密政策，避免人為的泄露信息，也要采取網絡截留，發現問題及時處理，避免機密信息的泄漏。
四、人事檔案管理工作應用信息技術的建議
（一）基礎檔案采用信息技術留檔
基礎檔案指的是本人的基本檔案，現在很多人依然采用紙質版的存檔，但是由于人事檔案管理的改革，因此個人的基礎檔案也要改變，由原來的的紙質存檔，變成隨時可以查閱的電子版，他其中包含有基礎的文字敘述、照片、證書電子版以及聲音等，這樣就實現了人事檔案多樣化的管理。要想將人事檔案進行規范的處理，依然要借助各種網絡信息技術和網絡形式和辦公軟件，由此不僅完成了傳統的檔案管理的所有任務，還為接下來的人事檔案管理工作的開展打下基礎，發展創新。在做人事檔案管理的時候要需要長時間的堅持改變，不能著急，需要在國家規定的范圍內開展，因為人事檔案是一個繁瑣的工作，不僅任務量大而且需要仔細認真負責，將人事檔案規劃分類，方便查找和查看，歸檔檔案有自己的電子版和管理、保存及保密的工作流程，這樣不僅提高工作效率，還可以保證人事檔案資料的保存完整和數據的真實性。
（二）建立人事檔案信息化管理平臺
建立人事檔案的信息化管理需要嚴謹的信息化含量，因為整個網站都是有信息計劃在支持工作，人事檔案信息服務平臺是給大眾提供服務和信息查詢的平臺，通過對這種信息化平臺的管理，非常有利于社會人力資源的合理配置和促進人才發揮其作用。人才的重要性是新時展的必然結果，合理的人才流動，能夠促進企業以及社會的發展，有利于人才合理的分布。擁有完善的人事檔案信息化管理平臺，可以最短時間內尋找到人力資源的信息，也能夠改變人才的資源管理的現狀，方便人事部門的查閱，是人事檔案管理的改革的里程碑，為社會發展提供有力地證據支持。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質
信息技術應用在人事檔案管理的工作中也是需要有人才造作和錄入信息或者進行管理的，總之依然離不開人員的工作，所以應該首先提高檔案管理人員的綜合素質，這種綜合素質不能僅僅涵蓋信息技術的知識，還應該有高尚的職業道德情操，這樣才能夠合理的完成人事檔案信息化管理工作。應該了解信息技術和電腦技術的應用，掌握人事檔案管理中的信息錄入的便捷方法，減少工作量。也要提高自身的職業操守，提高工作效率，明確工作職責。最重要的是認識到人事檔案管理的政策法規，保證自己的工作在法律允許的范圍內進行，只有這樣才可以為人事檔案的信息技術的應用貢獻自己的力量，保證其真實性和權威性。
五、結束語
人事檔案管理工作應用信息技術是長期的歷史發展的結果，而且也是未來社會人事檔案管理應該不斷探索的任務，這就需要所有做人事檔案的人員在自身素質提高的前提下，及時的了解社會動態，不斷的挖掘社會新技術，不斷的完善人事檔案的工作方法，推陳出新，提升人事檔案的服務質量，構建人事檔案的信息化管理平臺，為社會、為大眾更好的服務，促進人事檔案的新發展，為社會發展提供動力和輸送人才。
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作者:費立軍 單位:延邊朝鮮族自治州林業管理局