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[摘要]在醫院經營運行管理過程中，物資采購是醫院資金支出的一個重要環節。內部審計在參與物資采購管理的過程中，需要掌握采購管理的控制環節和內容重點，這樣才能夠規范其工作流程，降低管理風險，并有效降低醫院運行成本，提高醫院的經濟效益。
[關鍵詞]醫院；物資采購；風險；經濟效益；內部審計
《審計署關于內部審計工作的規定》中華人民共和國審計署第4號令“第二條內部審計是獨立監督和評價本單位及所屬單位財政收支、財務收支、經濟活動的真實、合法和效益的行為，以促進加強經濟管理和實現經濟目標。”醫院物資采購是維持醫院經營運行的重要經濟活動，是醫院資金支出的重要組成部分之一。采購過程中，計劃、供應商選擇、價格、合同、驗收、結算等環節都存在風險，可能會造成醫院在經濟效益、醫療質量、醫療安全等方面的嚴重損害。具體如下：
1注重采購計劃審計，防止物資閑置、效率低下
物資采購可根據常用性和臨時性分為年度采購計劃單和臨時采購申請單。年度采購計劃單由各科室依照需求和業務需要提出申請，填制下一年度的采購計劃單，經科主任審核通過后，交采購中心和設備管理部門審核匯總，上報院委員會批準后執行，財務以此作為下年全院財務計劃和資金使用計劃的依據。臨時采購申請單是各科室遇到特殊情況時需要臨時增加的物資采購，由于臨時采購申請對時間要求比較緊張，但仍需交采購中心和設備管理部門審核匯總，上報院委員會批準后執行。對于大批或者貴重物資采購,科室還需提供可行性論證報告，通過集體討論該物資購入的必要性、實用性及應用價值，以確定是否采購。審計部門需對論證報告的條文認真研讀,對專業性強的物資,需向業內專家咨詢，掌握實際情況，考慮應用的長遠性，避免出現盲目采購，造成有了設備，沒有市場，或有了設備，沒有醫技人員操作，設備買來之后，使用率低地下或者閑置不用，給醫院造成重大經濟損失。
2加強供應商選擇的審計，提高物資采購質量
采購部門根據審批通過的年度采購計劃單和臨時采購申請單，依照《政府采購法》規定，采購納入集中采購目錄的政府采購項目，必須委托集中采購機構采購；采購未納入集中采購目錄的政府采購項目，醫院可以自行采購，可采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式來選擇供應商或委托集中采購機構在委托的范圍內采購。醫院自行采購時，需要對供應商資質、經營范圍、信譽、財務狀況、生產能力、服務能力等進行科學的評估和審查，以“同質比價格、同價比質量、同質同價比信譽”作為篩選供應商的依據。對于長期合作的供應商,采購部門可每年牽頭組織復審,查看營業執照是否過期，對供貨質量、供貨的及時性、價格水平、售后服務等進行評估,決定是否要保留資格、或終止合作、或限期整改。采購部門可建立供應商檔案,對有不良記載的供應商在以后的采購中不予考慮。一個合格的供應商，能夠按時供貨，提供高質量高品質的物品，維系醫院正常的供給，促進醫院的經營效益。
3強化采購價格審計，降低醫院成本
同一類物資，至少應該要求三個以上不同供應商進行報價比較,審計部門也可以通過詢價的方式來審核其價格的合理性，可充分利用網絡、雜志、市場調查、詢問兄弟醫院等各種渠道收集價格資料,增加信息量,及時掌握價格變動信息。同時也要加強與臨床一線人員的信息溝通,他們作為直接使用者,可能更了解物資的質量、價格等情況,充分調動其積極性,共同控制采購風險。遵守“比質在先、比價在后”的根本原則，在比質的基礎上進行比價，確保采購的物資質優價廉。價格采購審計有助于醫院內部降低醫療成本、控制支出，能夠對商品的價格進行合理性、合法性審計，從源頭上保證商品質量并杜絕浪費。
4關注采購合同的審計，維護醫院利益
通過采購合同審計確保合同條款的明確、完善,并約束雙方當事人依合同辦事,規避采購交易風險,保障醫院的合法權益。但是有些醫院對于采購合同的重視程度低，可能會忽視合同的簽訂；或者合同中提供物資的類型、數量、價格和協定的不一致；又或者雙方簽訂合同后，缺少質量保證條款等，給后期工作造成困擾。通過訂立書面的采購合同可以防范和規避物資采購風險，維護公立醫院的合法權益。采購合同在正式簽訂前必須經醫院審計、財務、紀檢監察部門以及醫院聘請的法律顧問，對采購合同文本的語言是否存在模棱兩可或者混淆視聽等錯誤地方,合同的簽訂者是否具有法人資格,合同的生效時間及雙方的權利義務等條款的合規性、合法性進行聯合審查，如果采用的是招標方式進行的采購，還需審查其《中標通知書》、招標文件和投標文件是否與簽訂合同的條款一致，降低采購合同簽訂的風險。在采購合同簽訂后，經辦科室要留存合同，建立經濟合同臺賬，加強對合同執行各個環節的監督和管理。在缺乏正式的采購合約的情況下，雙方對物資采購的質量、交貨時間、合同價款、付款方式、爭議解決方式等必要條款都沒有正式的條文進行規定，醫院對貨物質量驗收的標準無從依據，對供應商送貨的及時性也無從考察，出現問題后對雙方責任難以界定，導致醫院處于被動的局面，利益得不到保護。另外，如果絕大部分的物資都是先送貨入庫，事后補簽合同，那會造成合同管理混亂。
5嚴格執行驗收審計，避免醫院資產、資金浪費
經辦科室組織相關人員,對照合同對所購物資的數量、質量、規格型號等進行查驗,填寫書面質檢單,并簽字確認檢查實物、質檢單、合同三者一致。通過質檢后,合格類物資及時辦理入庫手續,不合格物資應做好取證及記錄,與供應商交涉,辦理退貨及索賠相關事宜,并注意合同約定的索賠期限。物資進入庫存房后需建立信息化的倉儲管理系統將物資的進出都留有痕跡，使用部門要建立科學的二級庫管理系統，便于監督部門隨時進行抽查。實物清點驗收入庫是物資采購內部控制的關鍵環節，醫院收到采購的物資后，物資采購管理部門應根據采購合同的約定和隨貨同行，及時組織相關部門對所采購的物資進行清點，檢查產品包裝和規格外形，辦理驗收入庫手續，編制“入庫單”，登記“庫存明細賬”。驗收的內容包括品名、產地、廠家、規格型號、參數、數量、單價、質量、有效期等，確保物資入庫驗收資料齊全，合同約定、隨貨同行聯和實物一致。如果醫院的采購管理部分管理松懈，對采購物資未按合同內容及驗收要求執行驗收，等采購的物資出現問題后，就已給醫院造成資金、資產的浪費。
6加強貨款結算審計，防范結算管理風險
采購貨款結算是醫用物資采購活動的終端環節。采購貨款的支付應由采購部門根據到貨驗收情況，連同采購發票、驗收單、采購申請單、隨貨同行聯和采購合同等資料填制付款通知書，經采購部門負責人、財務科以及院領導審核簽字后送財務科，財務科再根據醫院資金安排、合同約定等辦理采購貨款的支付手續，確保財務入賬手續齊全、兌付依據完備、與合同約定相符。
7結語
內部審計部門通過對物資的采購計劃、供應商選擇、采購價格、采購合同、驗收、結算等關鍵環節進行審查監督，規范醫院物資采購管理行為,提高采購資金的使用效益,進而防范采購造成的風險，促進醫院加強經濟管理,提高醫院的整體經濟效益。
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作者:呂娜 李紅霞 單位:新疆胸科醫院
