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一、會計電算化檔案容易出現的問題
1.會計電算化檔案管理觀念的落后
因為會計電算化需要有前提條件的情況下才能實現，有些單位往往會因為對檔案管理的疏忽和不了解，沒有及時保存會計軟件系統和板式，導致在電算化軟件經過升級后會計數據在調用時出現問題。
2.硬件設施落后
由于經濟條件的約束，往往會造成一些硬件設施使用時間過長，不能及時更新的問題，從而導致意外情況的發生。有時會因為未按照專門的保護制度選擇質量優良的磁性介質進行數據備份，造成電子數據的丟失或損壞。
3.對會計電算化檔案的重視不夠
相比較西方的發達國家而言，我國的電算化事業起步較晚，所以人們對于電算化的認識和了解還不夠。企業對于建立完善的會計信息管理系統的意義還不夠明確，導致會計人員提供的信息不能準確、有效地為企業決策服務。而對于歸檔工作的不夠明確也是相關部門應該關注的問題，缺少專業的指導和重要措施也是妨礙工作進行的重要原因。
會計電算化檔案的使用條件是需要特定的計算機硬件和軟件，與傳統財務檔案不同的是電子檔案計算更加便捷、根據統計分析可以快速獲取結果。但財務檔案信息化仍然存在不足之處，例如不具備直觀可視性、易受損壞等，因此應該全面提高會計電算化檔案的安全性和整體性，具體來說，我認為可以從以下幾個方面入手：
1.構建電算化檔案系統，加強管理與建設
在檔案信息化建設中軟硬件等基礎設施是必不可少的基礎條件，而檔案信息網絡是信息技術應用和檔案信息資源開發的核心內容，因此應該從整體環境出發規劃適合的基礎設施建設，完善信息傳遞、使用和資源共用的重要功能，提高會計電算化檔案的使用效率。首先，財務管理部門和檔案組要共同提出建設信息網絡的思路，從多角度分析考慮，以使用效率為主，在最大程度上避免系統在使用期間出現空缺和重復的問題。其次，應該重視財務軟件方面的保密工作，建立完善的財務檔案管理條例，確保安全性和正常使用。技術人員應該致力于網絡系統的開發使用，及時做好升級準備，保證軟件系統的先進性和標準性。
2.及時采集檔案數據，定期整理數據庫
數字化是檔案信息的管理基礎，也是計算機技術和其他一切工作的重要基礎。實現檔案信息化的使用效率首先要將檔案管理數字化，在信息網絡的建設方面要完成數據的存儲、更新、查詢、處理和傳達。計算機錄入過程需要技術人員遵循嚴格認真的工作態度，按照正確的工作步驟進行。會計電算化檔案的使用也應該遵守相關規定，確保做好維護措施，充分發揮可供查閱的功能。
3.優化財務信息網絡，簡化財務管理信息系統
使用功能是檔案存在的最大價值，因此對于檔案信息的充分使用也是檔案管理信息化步入正軌的表現。完善的財務信息網絡不僅可以將業務上級的文檔和同級各單位的有關文件直接或者轉換式輸入到檔案數據庫，還可以利用多種形式完成對檔案信息的查詢。因此，對于檔案信息的完整性和查詢工作的效率而言，關鍵在于充分發揮在線管理的作用，從而使其在最大程度上發揮使用優勢。
三、發揮電算化檔案作用，搞好網絡科學系統
利用科學的手段管理數據信息的定量分析和定性分析，從而發揮財務檔案對于科學決策的輔助作用。通過對信息的分析整理和傳輸總結，最后形成系統以供領導、決策和財務的查閱和運用。信息量大、準確性較高的決策要求僅僅依靠相關人員的經驗是不能解決的，先進的計算機技術是可以選取的輔助決策系統，對于數據的處理分析，查閱判斷功能具有至關重要的作用。制定出有利于企業可持續發展的正確決策需要通過計算機查閱歷年來的相關數據，通過比較和分析為決策者提供建議資料?？茖W技術發展十分迅速，軟件也不斷更新換代，隨時面臨著升級問題，因此在會計檔案調閱時要把握解決問題的方法：（1）要把握需要通過數據恢復的功能調閱需要的檔案，這種處理方法的前提是會計檔案版本號與現在使用的會計電算化系統版本相同。（2）要掌握安裝和更新系統的能力，因為系統在升級的過程中往往會造成會計檔案和電算化系統出現不一致的情況。
四、提高信息化意識，培養檔案管理人員素質
不斷優化、完善是財務檔案信息化管理的過程，其中檔案管理人員的文化素質和專業程度也是建設具有高素質檔案人才隊伍的關鍵。因此，對于隊伍的管理應該不斷補充具有計算機知識、微電子技術和通訊知識的人才，改善現有隊伍中專業結構比較專一的情況。對于信息化建設工作和信息網絡建設工作的要求，可以加強會計電算化檔案管理人員的知識培訓和深造。在網絡的平臺上進行信息化管理的任務要求員工要會使用新方法在新設備上進行應用。其次，要建立起合理的考核評價制度，對有信息化意識和工作能力的員工進行積極獎勵，而對于從事計算機信息化研究的技術人員也要進行培訓，加深對檔案管理工作和財務管理工作技能的了解。
五、總結
綜上所述，提高電算化會計檔案管理的使用效率需要保證會計數據的正確性和系統性，因此要不斷致力于數據網絡的建設，認清不斷發展的新形勢，迎合科學技術發展的要求，加大解決各種問題的力度，最終實現規范化的會計電算化檔案管理工作。最后，我們應該遵循網絡和信息化發展的規律，以積極的心態去面對挑戰和機遇，為實現企業的發展打下基礎。
作者：崔敏俠 單位：冀中能源峰峰集團馬頭洗選廠
