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會計檔案管理制度范文1
中圖分類號：F232 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2015）018-000-01
會計檔案是一個單位在經費開支管理中所產生，并作為經濟活動歷史記錄保存起來的會計核算專業資料。作為財務信息的載體，會計檔案可以綜合反映經濟活動的歷史過程，可以成為分析財務收支的重要依據，可以作為調查研究和預測決策的史料依據，可以了解歷年經濟活動的全過程，從中發現業務管理的規律性，從而提高管理水平和經費使用效益。因此，加強對會計檔案的整理和歸檔工作，完善會計檔案的管理制度，是各級財務部門的一項重要工作。隨著一系列財務軟件的開發和投入使用，財務管理實現了電算化，會計檔案的意義發生了變化，內容更多，范圍更大。這使得會計檔案管理比以往更加繁重。完善電算化會計檔案管理制度工作顯得非常重要。
一、會計檔案的內容
傳統的會計檔案，一般都是以紙質的形式存在。財務會計實現電算化后，部分會計檔案還可以以非紙質的形式存儲。
1.紙質會計檔案
紙質會計檔案主要是指紙質發票、收據、結算單等原始憑證、上級下達的指標文件、本級經費開支的請示件等紙質文件和通過各類財務系統打印形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表、會計檔案保管、移交以及銷毀等紙質形式的會計數據檔案
2.非紙質會計檔案
非紙質會計檔案主要是指用U盤、硬盤、磁盤、光盤等移動存儲介質，將傳統紙質會計檔案以電子數據的形式進行介質存儲的數據資料。同時還包括計算機自身的軟件硬件系統和設備類型，財務軟件的數據庫系統名稱、版本號、編程語言及操作程序等相關數據。
二、會計電算化檔案管理的特點
財務會計實行電算化以后，從原始憑證的輸入、財務報表的制作、歷年會計資料的調閱，都可以通過計算機完成，實現數字化輸入和管理。工作方式的變化使會計檔案有了新的特點：
1.電算化后的會計檔案存貯形式更多、范圍擴大
憑證、帳簿、報表等會計資料的存在形式發生了轉變，會計數據不但可以以紙質形式存在，還可以以電磁信號的形式存貯于光盤、硬盤、磁盤等移動存儲介質中。磁性化存貯介質的介入使會計檔案的管理工作更加簡潔、高效。電算化會計檔案除保留了傳統意義上的憑證、帳簿、報表等會計資料外，還存貯了在計算機財務軟件上的數據，如程序開發設計說明書、源程序、會計科目代碼、結轉公式及其他計算公式等。
2.電算化后的會計檔案方便查找和管理
所有的會計檔案都可以通過辦公計算機和辦公網絡計算、查找、分析、統計，從而實現了資源共享，同時避免了紙質會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。在查找某一張憑證時，只需要在計算機程序上輸入需要查找的內容，就可以查出會計憑證的存放地點，甚至可以直接在計算機顯示屏上查看這張憑證的內容，這樣的工作模式大大提高了工作效率。
3.電算化后的會計檔案更加節省存儲空間
在傳統的紙質會計檔案時代，每年都有上千份原始憑證、記賬憑證和各類會計賬簿、會計報表、分析報告需要存儲。如果逐頁打印可能會消耗上千張紙。財務會計實現電算化后，每年的會計檔案除了原始憑證和記賬憑證必須以紙質形式存儲外，其余的會計檔案理論上只需要用一張光盤存儲，這樣大大節約了存儲空間。有些單位原先會計檔案室爆滿，甚至需要好幾間庫房存放會計檔案的狀況可以得到改善。
4.會計檔案存放地的環境要求更嚴格
光盤、硬盤、磁盤等移動存儲介質的使用容易受磁場、溫度、灰塵等因素的影響，因此，相比于紙質會計檔案存放地點需要防火、防潮，非紙質會計檔案存儲地點要有更加嚴密的防塵、防熱、防磁、防凍等措施。
三、對完善電算化會計檔案管理制度的幾點意見和建議
嚴格內部控制，提高服務利用，完善會計電算化檔案管理制度，管好用好電算化會計檔案是財務管理工作向高水平發展的重要前提。
1.進一步加強內部控制
根據權、責、利相結合的原則，嚴格落實崗位責任制，科學界定各個崗位的權限和職責，做好不相容職責相對應工作內容的分離管理。應嚴格落實財務內部控制制度，專設的會計檔案管理員的工作崗位，主要負責會計檔案的管理工作，該工作崗位不得由審核、會計、出納等人員兼任。
2.進一步完善電算化會計檔案的保管制度
和傳統的手工方式一樣，以電算化方式生成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，也應當按照相關規定歸檔保管。對移動存儲介質排序編號，標明存檔的時間和文件內容，并制作檔案管理文件卡片。在會計檔案的存放地點做好防火、防潮、防塵、防光、防壓、防腐蝕工作。創建獨立的內部辦公網，與外部其它的辦公網絡以及因特網物理隔離。完善網絡安全管理，采取安全措施，做好計算機系統的檢測、殺毒工作。嚴格設定電算化會計檔案的使用、查閱權限，對不同種類的信息制定不同的權限，禁止無關人員接觸電算化會計檔案的信息。
3.進一步完善電算化會計檔案的借閱制度
電算化會計檔案未經相關單位領導或財務部門領導同意不得借給無關人員。會計檔案存儲盤不得隨意帶出檔案室，財務人員若因工作需要，要查閱會計檔案，應當由會計檔案管理員陪同查閱；若要借用會計檔案，必須辦理有關借用手續，使用完畢后要及時歸還并放回原處。檔案管理人員應當詳細登記借閱會計檔案的人員相關信息、包括查閱時間、查閱的會計檔案名稱、查閱緣由。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查資料是否安全、完整。
4.進一步完善電算化會計檔案定期備份制度
由于U盤、硬盤、磁盤、光盤等信息載體的物理特性，在存放這些會計檔案時應采用“AB備份法”對數據備份，并存放在不同的地點，以防止意外情況下引起的整個會計檔案的損失和不可恢復。
會計檔案管理制度范文2
2015年12月11日，新修訂的《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局令第79號）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實施，本刊從第二期開始連續四期刊登國家檔案局經科司蔡盈芳同志的文章，就《會計檔案管理辦法》進行全方位解讀，本期對《會計檔案管理辦法》保管期限的修訂內容進行解讀。
會計檔案保管期限的調整是本次《會計檔案管理辦法》修訂的重要內容，也是變化最大的內容，廣大檔案工作者和計人員對此疑惑較多，新舊《會計檔案管理辦法》在保管期限上如何銜接，大家也覺得難以把握。本期重點對定期保管會計檔案保管期限調整進行解讀，并對新舊保管期限規定的銜接方法進行說明。
保管期限調整的背景和原因
新《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“新《辦法》”或“新《管理辦法》”）將會計檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5類調整為10年、30年2類，主要以下原因：
一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來，國家檔案局對機關和企業檔案的定期保管期限進行了調整，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號）分別將機關文書檔案和企業檔案的定期保管期限統一為10年、30年。
二是與有關法律法規相協調的需要。會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據，民事案件的訴訟時效最長為20年，加上訴訟開始前事件已經存在一定的時間了，民事案件常常需要20年以前的會計檔案作為證據。但大部分會計檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經濟糾紛案審判中曾遇到過由于會計檔案到期已銷毀而無法判定錢款是否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時效最長為20年，建議將會計憑證和會計賬簿的保管期限修改為20年以上。
三是與資產存續期限相協調。各單位都認為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過檔案保管期限的固定資產相關的會計檔案，在到保管期限后，與其相關的資產仍在使用或存續，與此有關的會計檔案需要調閱查用。
四是貫徹以人為本的理念。會計檔案與人有關，與人有關的檔案會在較長時間內需要查閱利用。原《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“原《辦法》”或“原《管理辦法》”）規定的保管期限遠遠短于其他與人有關的檔案的保管期限大量，為了維持各單位員工或社會其他成員的合法權益，將會計檔案的保管期限適當延長是必要的。
五是現實使用反映會計原定保管期限過短。各單位大量到了原定保管期限的會計檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會 計檔案仍舊保留著；超過15年的憑證檔案和超過25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個側面反映了會計檔案保管期限有延長的必要。
六是考慮會計電子檔案特點。與紙質載體相比，會計電子檔案對庫房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長保管期限的條件。
七是滿足當前反腐需要。現存會計檔案保管期限標準不能滿足責任追查的需要。
八是原《辦法》設定的會計檔案定期保管期限類型太多，許多會計人員和檔案人員在劃定會計檔案的具體保管期限時往往無法很好掌握。
保管期限調整的內容
一是將定期保管期限由原《管理辦法》規定的5類合并為2類。新《管理辦法》第十四條規定，“會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年”。即將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年5類調整為10年、30年2類。會計檔案的保管期限是從“會計年度終了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的憑證類會計資料，其歸檔后會計憑證檔案的保管期限是從2015會計年度開始起算的。
二是將憑證和賬簿2類會計檔案保管期限作了適當延長。將所有單位的銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表，財政總預算、行政單位、事業單位和稅收部門的國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證、各收入機關編送的報表、國家金庫年報（決算），基本建設撥、貸款年報（決算），行政單位和事業單位會計月、季度報表和稅收會計報表的保管期限統一為10年。將企業的原始憑證、記賬憑證等憑證類檔案由原先的15年延長為30年。將總賬、明細賬、日記賬、其他輔賬等賬簿類會計檔案由原先的25年延長為30年。會計檔案移交清冊保管期限為30年。將行政單位和事業單位的各種會計憑證，財政總預算撥款憑證和其他會計憑證由原先的15年延長為30年。將財政總預算、行政單位、事業單位和稅收部門日記賬、總賬、稅收日記賬（總賬）、明細分類、分戶賬或登記簿由原先的25年延長為30年。這些要求主要體現在新《辦法》的附表1和附表2。
三是在保管期限表的設置上堅持原則性與靈活性相結合。新《辦法》第十五條第一款規定 “各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限?！边@意味著，各單位在劃定會計檔案保管期限表可以根據需要自行設置相應的保管期限，但自行設置的保管期限不得低于新《管理辦法》規定的最低期限。如某單位認為部分會計憑證比較重要，可能在未來一段較長的時期里需要查詢利用，將該批會計憑證劃定為50年。這種做法是符合新《管理辦法》有關精神和要求的。但反之則不行。即不得將憑證類會計檔案劃定為低于30年。這種原則性與靈活相結合的做法，給各單位結合實際劃定會計檔案保管期限預留了空間，有利于會計檔案的管理。
會計檔案保管期限新舊標準的銜接
為確保新《辦法》有效貫徹實施，實現新舊管理辦法平穩過渡，國家檔案局聯合財政部專門就有關銜接規定下發了文件，保管期限新舊銜接是主要內容，要求如下：
一是對已到保管期限且已鑒定但未銷毀的會計檔案的處理。已到原《辦法》規定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應按照新《辦法》的要求組織銷毀；已到原《辦法》規定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定應繼續保管的會計檔案，應按照新《辦法》規定的最低保管期限，確定繼續保管期限（最低繼續保管期限等于新的最低保管期限減去已保管期限，下同）。
二是對已到保管期限但未作鑒定的會計檔案的處理。已到原《辦法》規定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應按照新《辦法》的要求進行鑒定，確定銷毀或繼續保管。確定銷毀的，應按照新《辦法》的要求組織銷毀；確定繼續保管的，應按照新《辦法》規定的最低保管期限，確定繼續保管期限。
三是對未到原《辦法》規定最低保管期限的會計檔案。文件規定“未到原《管理辦法》規定最低保期限的會計檔案，應按照新《管理辦法》規定的最低保管期限重新劃定保管期限。”如2005年形成的會計憑證檔案，原定保管期限是15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年；按照原《管理辦法》只需再保管5年，至2020年12月，即可進行到期鑒定，如鑒定確無繼續保存價值就可銷毀。但由于新《辦法》對憑證類會計檔案保管期限進行了延長，該批會計檔案未到原定保管期限，其保管期限應延長為30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年進行到期檔案鑒定后，確無繼續保存價值即可銷毀。其他各類會計檔案的處理方法照此類推。
會計檔案管理制度范文3
首先，要建立一套安全有效的會計檔案管理制度與財務管理適應，如操作管理制度、數據管理制度、機房管理制度等，這些管理制度同樣也是構成單位內部控制體系的重要組成部分。網絡安全是會計檔案的生命線，可以通過權限管理、加強密碼設置、安裝正版防毒工具等有效措施，使系統內部的數據得到安全保護。其次，對會計檔案資料實行電子文件與紙質文件共同管理的制度，將兩者同步歸檔，既對紙質文件照常整理歸檔，又對電子文件中的相應的會計信息數據錄入存檔，起到資源共享，共同互補的作用。最后，建立嚴格的會計檔案使用權限管理制度，既要防止內部人員對外泄密，也要防止外部人員向內竊取。
（二）從基礎做起，加強日常會計檔案管理工作。
會計檔案因存儲量大，可以通過計算機硬盤或刻錄光盤等將會計數據儲存。但電子的會計檔案資料易復制、易更改。而紙質的會計檔案數據，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理的要求遠比紙質會計檔案要提升許多。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質，是單位整個經濟活動的全部真實記錄。因此，會計檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設備和防病毒軟件時時進行更新與維護。隨著信息網絡技術的不斷更新與進步，計算機網絡病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數據容易被破壞。其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議對數據進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災害給整個財務信息化系統造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環境要求苛刻，采用磁性介質保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數據的丟失，所以應遠離磁場，嚴密保管。
（三）注重綜合型人才的培養。
會計檔案管理制度范文4
實現會計電算化后，會計檔案的內容增加了，對保管環境的要求也提高了，而很多單位卻認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度；沒有對會計電算化信息系統檔案人員的保管職責作出相應的規定；也沒有采取相應的保障措施來改善會計檔案的保管環境等。本文擬針對電算化會計檔案安全提出對策和建議。
其一，建立健全相關法規和制度。建立切實可行的管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會設檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數據管理制度》等內部管理制度，確保電算化會計檔案的安全。
其二，培養復合型電算化會計檔案管理人才。檔案管理人員既要有豐富的會計業務知識和檔案管理專業知識，又要精通信息技術，能夠熟練應用會計電算化，成為“會計――算機――管理”的復合型人才，為電算化會計檔案的規范、安全、科學管理提供保障。
其三，檔案部門和財務部門應加強對信息時代電算化會計檔案管理重要性的宣傳，認真學習《檔案法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》等，加強電算化會計檔案的安全管理意識。
其四，加強電算化會計檔案收集工作。電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應妥善保存財務數據的備份文件，以便計算機硬件系統損壞后，能夠在最短的時間內，以最小的損失恢復原有的會計電算化系統。
會計檔案管理制度范文5
作效率,推動了會計的現代化發展。參考,管理制度。會計電算化是會計工作的發展方向,是促進會計基礎工作規范化和提高經濟效益的重要手段和有效措施。在全球經濟貿易一體化的今天,會計電算化地位日趨重要,但它在給我們帶來巨大效益的同時,也存在巨大的風險,建立約束機制,完善電算化內部管理制度是十分必要的,我認為主要應從以下幾個方面加強管理:
一、 建立健全會計電算化崗位、職責范圍,建立相應制度,實行內部牽制
會計電算化后的工作崗位可以分為基本工作崗位和電算化會計崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件的工作崗位,一般可以劃分為:電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。
會計電算化給會計工作增添了新的摘要保持相對穩定。各個工作崗位應建立自己的職責范圍,切實做到事事有人管,人人有專責。
與傳統的會計工作一樣,內部會計控制的關鍵是不相容職務的相互分離,各單位要根據本單位的實際情況和工作需要建立內部牽制制度。參考,管理制度。在電算化會計系統中,不相容職務主要包括系統開發、發展與系統操作;數據維護管理與電算審核;數據錄入與審核記賬;系統操作與系統檔案管理等,應建立一套符合職責劃分原則的內部控制制度。其次,單位應對計算機的使用建立一套具體使用制度,盡量做到專機專用;實行用戶權限分級授權管理,增加軟件的限制功能。參考,管理制度。
二、 加強計算機硬件、軟件管理
計算機的設備安全和正常運行是會計電算化的前提條件。參考,管理制度。對計算機硬件設備的管理包括:(一)、對計算機所處的環境、溫度進行控制;保持設備整潔、定期進行保養、維護等以防止意外事故發生;(二)、建立完善的安全制度,防止設備被盜,防止無關人員進入計算機進行操作等。(三)、對計算機上機管理應有明確的制度規定:包括輪流值班制度、上機記錄制度、上機時間安排等。
互聯網實現了會計資源的信息共享,但同時也處于極大的風險之中。為了提高網絡會計信息的安全應采取嚴密的防范措施。參考,管理制度。對計算機軟件的管理包括:(一)、加強會計數據和會計軟件的安全保密,防止非法刪除和修改,定期進行備份。(二)、提高網絡的安全防范能力,可采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密、存儲認證、授權進入等措施。此外,會計軟件還應有完備的操作日志文件。
三、 建立健全電算化檔案的管理制度
會計電算化檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數據及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據;會計數據是指記賬憑證、會計帳薄、會計報表等數據。
電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,應嚴格按照有關規定執行,由專人負責。參考,管理制度。(一)、計算機會計系統有關的資料應及時存檔,建立完善的檔案管理制度。檔案管理制度應包括合格的檔案管理人員、完善的資料使用和歸還手續,還應有對所有檔案進行定期備份的措施,制定應急措施和恢復手段,會計軟件一旦受到破壞能夠恢復。(二)、采用光盤等介質存儲會計帳薄、報表,其保存期限同打印輸出的書面形式的會計帳薄、報表。記賬憑證、總分類賬、現金日記賬、銀行日記賬仍需要打印輸出。對磁性介質存放的數據要保持雙備份。(三)、手工錄入并由計算機打印出的記賬憑證上應有錄入人員、稽核人員、會計主管人員的簽名或蓋章,收付款記賬憑證還應由出納人員簽名或蓋章。
會計檔案管理制度范文6
關鍵詞：中國人民銀行；會計檔案；現狀
當前，有關基層人民銀行的會計檔案管理部門，主要包含了會計、事后監督和檔案管理等部門：對于會計部門而言，主要是按照會計制度的要求裝訂會計檔案、辦理有關會計檔案的調閱及銷毀工作以及將達到某一時限的會計檔案移交到檔案管理部門；對于檔案管理部門，主要是接受會計部門移交的會計檔案，并依據有關規定對會計檔案進行管理；事后監督部門，主要是按照會計制度的規定，由各分層行領導進行審批。
一、基層人民銀行會計檔案管理現狀分析
自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。
當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監督，在中心監督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統數據未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。
對于檔案管理制度的執行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現狀，主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案?；鶎尤嗣胥y行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規，嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究
當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。
(一)會計檔案管理部門分散，統一管理流于形式
當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。
與此同時，由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化，結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的，那么在實施磁介質的調閱中，就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用
(二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾，會計檔案管理存在風險
為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》，對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續?！边@一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突，這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時，就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時，由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題，導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管，內部管理制度執行的不嚴格，就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。
(三)會計檔案制度制定不完善，有關會計檔案監督不到位
在目前運作的會計檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言，會計檔案屬于其中一項最為基本的內容，但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題，實施檢查的比較少，結果就造成會計檔案監督管理上存在漏洞。
會計檔案制度制定不完善，主要表現在：一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中，涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確，但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定：“事后監督產生的文檔資料，由事后監督中心按照檔案管理規定保管。”由于上述制度、規程對事后監督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定，基層人民銀行在實施有關會計檔案的管理會出現真空和時緊時松現象，造成會計監管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關會計檔案管理質量得不到有效的保證。二是有關會計檔案監督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能，由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門，工作職責的側重點不同，管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同，涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。
三、提升基層人民銀行會計檔案管理質量的建議
(一)嚴格會計檔案統一管理，明確管理部門責任劃分
針對當前存在的檔案管理部門分散帶來的問題，就應在制定與實施相關會計檔案管理制度的基礎上，對檔案管理部門的職責進行明確的劃分，依據各部門之間存在的差異有效地規范會計檔案管理部門的職責。首先，為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題，建議逐步實施“集中監督，集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管，定期對會計檔案進行復制，由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔，不再將監督完畢的會計資料進行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個管理部門，因此各部門要高度重視會計檔案管理工作，不斷強化自身在關于會計檔案制度管理方面的學習，在掌握基本規定要求的基礎上，嚴格按照規章制度操作，嚴厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次，規范會計檔案交接、歸檔操作，嚴格會計檔案查閱手續，庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導基層人民銀行還應按照自身發展的實際，不斷地對本行的內控制度中存在的問題進行及時的修訂，明確自身職責，積極地將有關會計檔案管理的工作落實到人，對于檔案管理中存在的風險進行有效的規避與防范。
(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實加大會計檔案的檢查力度
為切實的強化基層人民銀行的日常管理，對于人民銀行的基層管理，就應積極的強化自身的制度建設。首先，針對《中國人民銀行關于改進和加強事后監督工作意見》強調了事后監督職能定位，這一管理弊端，應積極的將有關事后監督資料劃歸到會計資料的管理范疇中，并及時的對事后監管部門在實施監管的過程中產生的主要監督資料保管期限進行及時的明確；其次，針對會計檔案管理工作中的檢查，應積極的從有關檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手，對于銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面化的監督與管理，以實現會計檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對司法部門調閱會計檔案審批制度進行有效的完善，不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育，還應對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進行有效地提升，以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全；最后，為有效防止會計信息的安全管理，就應加強與司法部門之間的溝通與聯系，積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施，進行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。
(三)盡快制定人民銀行會計檔案管理實施辦法，明確會計檔案管理職責
為確保會計檔案資料管理的安全性，中國人民銀行總行應根據《中華人民共和國檔案法》、財政部和國家檔案局印發的《會計檔案管理辦法》的規定，結合本系統實際情況制訂科學、合理、規范、操作性強的會計檔案管理實施辦法，并切實貫徹實行。還應應在實施檔案管理的過程中，盡可能的減少檔案管理流通環節，還有利于立卷、歸檔、復制、查閱、移交等各環節的統一和規范。
切實加大會計檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環節。對會計檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性、入檔及時全面性、簿實核對是否相符、銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面檢查，確保會計檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴防毀損、散失和泄密。針對磁介質會計檔案的調閱可能受到特定應用環境的限制，可通過積極的改進磁介質、光介質等措施，以及強化有關會計檔案管理資料的調閱、備份等管理方式，實行雙備份，異地保管，避免因會計檔案的磁化、老化造成會計檔案管理實效等問題。
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