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采購管理系統設計方案范文1
關鍵詞：醫院辦公；耗品管理；系統設計
中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 16-0000-01
Hospital Office Consumables Management System Design
Chen Lin
(Haian County People's Hospital of Jiangsu Province,Nantong226600,China)
Abstract:The rapid development of information technology makes the modern hospital can not face the hospital management of office consumables trivial problem,this paper,office consumables management system design,aims to use computer technology to plan for office consumables and scientific management,to reduce consumption,to provide efficiency,so as to create an indirect effect of hospital management.
Keywords:Hospital office;Consumables management;System design
科學技術日新月異的發展，使得醫院的管理和服務進入信息化、數字化、現代化階段。為了更快更及時的收集、傳輸、處理和儲存醫院相關管理信息，醫院內計算機設備和網絡設施均得到了實質性的普及與應用。醫院信息化過程中涉及的計算機內各部件、復印機、打印機、網線、交換機以及行政辦公等辦公耗品具有單價低、種類多、更新快、數量大等特點，其管理過程瑣碎繁雜，是不容易做好的一項工作，這也成為了現代化醫院必須正視的問題之一。對這類易耗品進行規范化、制度化、科學化管理可以有效控制消耗，降低醫院運行成本，提高耗品利用率，間接為醫院創造效益。這便是本文提出的醫院內辦公耗品管理系統的必要性和實用性所在。
一、需求分析
本系統圍繞辦公耗品管理系統的規劃和采購管理模塊及領用管理模塊的設計與實現展開，主要涉及部門、人員和具體耗品信息等，功能包括：耗品分類和入庫、耗品領用和審批、耗品盤點和統計等。
經過實地調查，筆者認為醫院辦公耗品管理系統至少滿足以下要求：（1）由于醫護人員的計算機知識普遍較差，要求有良好的人機交互界面。（2）使用界面需簡潔，功能模塊劃分清晰。（3）耗品采購前需分類并生成預入庫單，提交庫存管理員實物對賬，并審批通過后方可自動生成入庫明細。（4）耗品領用前嚴格遵守領用人申請、部門主管批準、辦公管理人員核實、庫存管理員發放等幾個環節，嚴格記錄對應的時間和責任人。（5）耗品出入庫，庫存可自動增減并提供低庫存警戒線報警。（6）提供日志與月歷功能，方便使用人員記錄備忘信息。（7）系統涉及人員有辦公室全體人員、各領用人員、部分中層干部，不同人員有不同級別的管理權限，因此在人員管理上要求有較細致合理的權限分配。
二、模塊說明
本系統作為醫院信息化管理的一個重要組成部分，從技術可行性分析，以工作流為核心，以Web網站為構架，以采購管理、入庫管理、領用審批以及庫存管理四大模塊構成，具體說明如下：
（一）采購管理模塊。該模塊可從Web頁面中收集醫院內采購部門提交的采購信息。采購人員填寫采購單時，系統會自動載入填寫人、填寫人所在部門和部門主任信息，而辦公品名稱、數量、購買時間、價格、購買單位、單位負責人、單位電話等一系列信息需要員工填寫，方便主管審批并最終落實。采購審批填寫完后，采購申請人發起采購審批，當部門主任審批完成后歸檔，完成采購審批流程。（二）入庫管理模塊。該模塊以采購管理模塊中的數據為基礎，一旦主管審批同意采購計劃后耗品資源到位時，庫存管理員需啟動入庫工作流，清點到庫清單與入庫情況，如果準確無誤則同意入庫，否則通知采購單上對應采購人員。入庫時，系統可自動載入采購單信息并增加單內相應用品上的數量。（三）領用管理模塊。該模塊與采購模塊相同，領用人需填寫領用時間、領用辦公耗品名稱、數量等信息，填寫完成后進入系統審批工作流，經過部門主管審批批準后，系統啟動領用工作流，領用信息流轉到庫存管理員進行實物領用時審核歸檔。（四）庫存管理模塊。該模塊主要提供庫存報警和庫存盤點功能。入庫和領用時系統會根據入庫數量或請領數量自動增減庫存，方便日后統計分析。一旦庫存領用導致庫存不足則自動反饋給請領人及部門主管。如果庫存數量低于警戒線會自動提醒庫存管理員和采購負責人，再由采購負責人提出相應的采購計劃。
三、關鍵功能設計
本系統的難點在于各表單在審批流轉過程產生的數據變化即工作流設計，涉及的人員較多，審批環節也多，對應的邏輯較為復雜。在利用Infopath表單和Sharepoint designer工作流兩大技術實現時，需要注意以下幾點設置：
設計入庫工作流的啟動參數時需要注意參數格式，如時間對應為日期格式，單價對應為貨幣格式，并且生產入庫明細表單前需判斷待入庫的耗品名稱是否存在于庫存中，如果存在則追加入庫數量，如果不存在則自動增加一條耗品信息（而耗品分類信息需要后期手動設置）。
設計領用申請表單時，需要以部門表和辦公用品庫的信息作為外部數據源，設置為下拉列框，方便領用人員選擇。這樣，領用人員填寫時系統自動提取本人信息與部門信息后，只需手動填寫領用耗品產品及對應數量即可完成申請。
設計領用工作流時將耗品領用數目設置為工作流啟動參數，方便領用人員填寫。同時設置庫存量的判斷條件即為當耗品庫存量超過耗品領用數時，工作流才生效，系統自動計算領用后辦公用品庫的庫存作為更新后變量，并在在庫存明細表中輸出。另外Sharepoint平臺主要有完全控制、設計、批準、參與討論、讀取、受限訪問和僅查看等多粒度權限，與工作流相關的用戶權限設置也至關重要，可根據醫院和各科室的組織結構和人員權限做細致的劃分與對應。
四、結語
醫院在信息化過程中產生的辦公耗品管理問題繁瑣卻不容忽視，本文根據實際需求考察提出構建一個基于工作流管理的耗品管理系統，其主要功能模塊包括采購管理、入庫管理、領用審批以及庫存管理等。筆者還根據采用技術與實現難度對入庫工作流和領用工作流兩個設計環節進一步說明。筆者認為在實際部署中仍需要特別注意用戶權限設置以配合工作流的良好運轉。
參考文獻：
[1]黃守文,譚俊軍,黃慧玲.淺談醫院推行辦公自動化的必要性和措施[J].臨床醫學工程,2010,8:140-141
采購管理系統設計方案范文2
【關鍵詞】電力運營；物資招標；大數據管理
1前言
電力物資招標采購隨著電力工程項目建設的加速，承擔的任務和責任也越來越多、越大。隨著信息技術的發展，傳統的招標手段和方式已經不能適應當前企業運營的發展需要。大數據作為重要的戰略資源，正在成為當今的技術浪潮，席卷各行各業，電力企業也不例外。大數據的應用隨處可見，幫助企業運營的同時也改變著企業的發展模式，這是一個嶄新的技術新時代的到來，而對于電力物質招標采購來說，運用大數據進行管理無疑是將管理精益化提升的契機。
2電力物資招標的發展趨勢
2.1招標集中化
電網建設速度的加快是國家擴大內需的推動作用下的必然趨勢。因此電力工程對設備和材料采購的規模和數量是十分巨大的。南方電網以及下屬各個省網，對在輸配電、變電等工程建設過程所需物資進行物資分類、分批，采取集中、打捆、框架招標的方式，逐步取消三、四級采購權限，改變了各自為政的局面，降本增效，統一管理取得了很好的成效。電力企業在建設項目中對于采購的設備，已經擁有了較為集中和規范的采購和招標標準，例如對于一級、二級物資一般是采用集中年度框架招標采購的方式。集中框架式招標的方式一般是委托一個專業公司完成，實施平臺也是統一的。招標工作開展時，公司擁有著龐大的供貨商信息庫和評標專家庫，為尋找投標人和專家節省了時間，節約了成本。招標結束后，根據中標的情況對投標人提出要求，加大競爭性，降低采購成本[1]。
2.2招標電子化
招標已經實現了電子化，取代了傳統的紙質招標的方式，將交易費用大幅度降低。這是一種電子化和網絡化的發展趨勢，通過在線招標的方法，將招標文件等以電子文檔的方式加以公布、公示和發售，投標人可以通過在線的方式參加投標，并了解招投標過程。通過這個過程，招標結果可以較為公開和透明，也有利于對招標全程進行管理，幫助加強對供應商的動態評價等。目前南方電網各單位已逐步推行招標電子化。
2.3招標信息化
利用大數據建立動態采購信息數據庫，包含招標人、投標人的基本信息和交易信息。基本信息包括注冊資本、所有制形式、營業場所和范圍、法人代表姓名等。交易信息包括：貨物類招標中的性能參數、中標價格和合同條件等；工程類招標中的造價、工期、設計方案、施工組織方案、工程量清單等；服務類招標中的用戶體驗指標、服務流程與態度、服務與描述的差異性等信息。這些信息有助于招標人查找到類似項目的招標方案、評標方法、合同條件等內容。同時，數據庫還可以提供相關標的以往的合同條件及當前的各種報價，方便了解市場狀況[2]。
2.4招標系統化
以大數據思想建立承包商履約信息系統，主要包含兩類信息：①承包商的基本信息，包含企業及主要管理、技術人員的基本信息以及反映企業資格、能力、業績等方面的信息；②承包商的誠信檔案。企業參與投標以及履行合同時，其信用和履約等信息將被及時收集到數據庫中。上述信息都通過聯網方式從其他政府部門或公共資源交易數據平臺中獲得，并成為重要的評審因素。承包商履約信息系統還可以與其他誠信數據庫互通，進一步影響到不誠信的承包商參與其他領域的活動，由此提高了違約成本，使得承包商在履約過程中會主動選擇誠信。由此便可以降低公共資源交易合同的監督和矯正成本。
3大數據在招標管理中的應用
大數據應用在物資管理領域，目前來說在我國還處在起步階段，一些理論上的理想運行思路還不能直接加以應用，并且采購管理工作本身有其特點，要將大數據應用在招標采購工作中，需要進行多個方面的思慮，采用幾個步驟來完成。（1）將歷史性的資料加以挖掘和分析，包括歷史的采購數據的分類、整合、質量分析、需求分析、價值分析等等，將這些基礎性的歷史數據挖掘出來，加以大數據的分析，綜合招標采購的業務特點，進行調查研究。根據調查的結果來判定大數據的運用方向，將大數據的應用加以系統化和體系化，將大數據運行與業務流程串聯起來，實現業務流程的場景話運作。（2）評估和分析大數據中的要點，將招標采購的大數據的應用點加以規劃和設計，根據招標采購中的管理要求提出實時方案。
4電力物資招標大數據應用方法
4.1大數據的挖掘
從歷史的招標采購的數據中，挖掘出需要預測、申報采購、管理的業務環節，用于今后對關鍵業務環節進行診斷的依據，這些數據涉及到申報、采購、供應商等等，經過匯總和數量后，將物資供應鏈條提高到一定的高度，然后歸類整理成清晰的類別，并進行數據質量的比對，還要通過訪談、調研等方法，對采購管理人員對于大數據分析的需求進行充分的了解[3]。
4.2大數據的應用
在對招標采購工作中的各項應用要點擁有了較為詳盡的了解后，隨著業務的流程，進行大數據招標采購業務的應用，包括物資、招標、供應商、專家幾大重要環節在內的十余個大數據應用點，然后劃分為事前和時候兩個時間階段。前期階段準備物資采購的大數據分析點，作為進行采購的策略分析和評標的方法。將供應商進行分類管理和評價，設立供應商行業對標分析和產品信息分析，為供應商的選擇和匹配提供基礎性的資料，對物資的范圍和策略進行酚類，劃分物資分類的范圍。建立專家評標綜合評價版塊，提供專家需要的評標依據，將物資分析和招標分析結合起來，將物資類別和招標方式匹配起來，并為物資品類提供招標方式。事后階段，通過大數據的分析點，將采購的規律進行總結和分析，通過對物資報價的規律的分析，總結出物資的投標報價的規律，進行價格評分的優化，將中標率和中標占比加以詳盡的分析，總結分析中標結果等等，對一些圍標、串標行為采取方式加以制止和規避。
4.3大數據的應用點評估
對于招標采購業務中的大數據應用點的評估，采用的方法分為定性和定量兩種方法。定性的方法是對每個大數據分析點，從業務流程的角度進行了解和分析，包括應用價值、數據分析、可行性研究等等。特別是對可行性和應用價值進行分析，可以將大數據的分析點依照這些分析結果進行分類：應用價值高、可信性強的可以劃分為優先級，應用價值低，可行性高的可以劃分為二級，應用價值高和可行性低的，劃分到四級。通過定性的評級方法，采用層次分析法，對數據點進行定量評價。采用層次分析法，其中的層次包含了目標、準則、方案等，通過定量分析方法綜合決策出層次的權重，然后采用物資全供應大數據應用藍圖，對數據分析點加以評價和排序。具體步驟為：層次結構模型；專家對比分析；比較矩陣；權重向量檢驗，計算權重向量并檢驗。
5大數據在招標中的具體實施
通過對大數據的評估和分析，可以得到定性和定量評估分析的結果，依照劃分好的優先等級的數值高低，來確定大數據分析的第一個目標，短期目標和中長期目標。首要的目標應是對應優先等級第一層次的，短期目標對應第二優先等級，中長期目標對應第三和第四等級。每個等級對應的目標確立好后，在實施階段，參照定量評估的方法，將順序加以實施，并依照定量評估的方法，開展采購業務的大數據規劃和實施[4]（見表1）。堅持以現代物流業，促進優勢業務融合，積極發展電子商務，大力推行陽光采購，全面推進電子招投標系統平臺建設，取得了明顯的成效。開發物資管理信息系統，實行從電廠生產（管理）項目登記、預算、統計、物資需求計劃制定及審批、采購計劃平庫及審批、銷售訂單制定及審批、物資出入庫、物資臺賬、物資超市管理、物資配送中心與電廠業務的交互、招投標信息等信息化管理，大力發展電子商務，力爭所有物資采購必須通過電子平臺實現的總體要求，以立足集團、服務集團為目的，高起點統一規劃電子招投標系統平臺建設方案，積極創新管理模式，不斷完善供應商和專家服務體系。通過機制建設、人才隊伍的培養，將大數據工作開展起來，具體實施的內容包括：常態化的績效考核、大數據應用輔助業務執行情況考評，這些機制體質建設都是為了保障大數據順利開展的基礎性制度。再就是構建標準化數據管理體系基礎，將物資數據的管理納入到數據的深度管理中，通過可視化的呈現手段為物資決策提供輔助參考。所有的機制體制改革離不開人的要素，因此培養大數據分析和應用人才，成立懂技術善管理的運營團隊也是非常重要的，未來的大數據運營必須要成立專門的大數據應用項目組，為其開展和實施提供技術保障。全力推進招評標業務全過程網上進行。把原來的招投標系統和電子采購系統當中的會員管理功能剝離出來，結合物資管理信息系統、財務信息系統、業務（合同）管控系統的供應商、電廠等用戶信息，建立統一的會員管理系統，進一步規范招標程序，降低招標成本，可以更好地為電網、供應商提供服務。
6結束語
大數據浪潮的涌動是勢不可擋的，未來的產業變革和競爭力的凸顯都離不開大數據的支持，今后，在招標采購的管理中，大數據的應用必然會增大，因此當前必須要在精益化、規范化等方面加大投入力度，為大數據戰略的價值增值而不斷創新和努力。
作者:廖小文 單位:廣西大學電氣工程學院
參考文獻
[1]魏亞楠.電力物資招標采購管理大數據應用規劃研究[J].招標與投標，2016（4）：32~34.
[2]胡倩倩.電力企業ERP系統和電子商務系統集成研究[J].山東大學，2012.
采購管理系統設計方案范文3
關鍵詞：煤炭銷售管理；管理分層；信息化；管理體系
一、煤炭銷售信息系統建設的重要性分析
現在我國一些煤炭銷售企業為了更好的適應市場的變化，在不斷完善其內部管理的同時，為了有效地參與行業競爭，必須把經營過程中的有關各方如煤炭生產企業、客戶和分銷網格等歸納為一個供需鏈中，以便形成系統科學的管理信息系統。銷售企業的銷售主管部門在企業的供需鏈中處于市場與煤炭企業的供應接口位置，主要職能是為客戶與最終用戶提品服務，從而實現企業的資金轉化并獲取利潤相應的利潤，為企業提供生存和發展原動力，并實現企業的社會價值。煤炭銷售企業經營發展不僅要了解煤炭產量，還要了解市場一些準確的數據。通過綜合應用達到全面掌握各地煤炭供需信息;實現煤炭企業年度訂貨、月度銷售、每日煤款回收等銷售流程的信息化管理，使銷售企業領導及時準確了解自身產、銷、運、存情況，及時調配原煤、調整生產經營工作等。所以，銷售管理信息系統是企業ERP環境下的一個子系統，設計一套針對銷售企業的銷售管理信息系統需要根據實際需要，既要充分考慮到系統體系結構的功能性、可靠性、易用性、效率、可維護性、可移植性，又要充分考慮到和各個其他子系統的配合。煤炭銷售信息系統還對物流一體化運作的支撐。煤炭產品的生產和銷售，同時也是巨大笨重貨物的轉移與運輸過程。包括生產的運輸與地面礦區運輸的銜接；國鐵運輸與公路運輸、海運的協調聯運；地面煤場的裝卸、倒運、倉儲；港口下水煤炭的集港、裝船等一些繁瑣的運輸活動。因此煤炭銷售企業的銷售調度是相當復雜的。煤炭銷售信息系統必須適應這種復雜多變的物流運輸體系，在現代物流管理的系統論、信息論和控制論的基礎上，采用規范、靈活的系統設計方案，把采購、銷售、倉儲、運輸等所有環節作為一個一體化的系統來進行組織和管理，使各個環節共享總體信息，有效的把商流、物流和信息流集合為一體，以使系統能夠在盡可能低的總成本條件下，滿足客戶的需求。
二、煤炭運輸的制約因素分析
煤炭是國家的戰略物資，國家宏觀經濟環境對煤炭銷售的影響是顯而易見的。近年來，國內經濟較快增長,持續的“煤、電、油、運”緊張局勢引起全社會關注。國家發改委組織了多次調研和會議，并不斷下發文件對國內煤炭市場的供求關系進行調控，特別對電煤供求問題給予了極大關注。整個煤炭行業運行質量保持良好發展勢頭，它們克服困難，顧全大局，保證了國民經濟的高速發展。煤炭產銷量都創了新紀錄，鐵路運輸一直是滿負荷運行，其他運輸也在提速，煤炭供應基本保證了主要消費行業、重點企業的生產運行需要，有力地支持了國民經濟穩定快速增長。然而煤炭主要靠鐵路運輸，而鐵路交通瓶頸的存在，客觀上促成了煤炭銷售很大程度上受鐵路運輸的影響。每年大宗訂單的簽訂需要鐵路的參與；銷售公司每月需要對鐵路局申報月運輸計劃；每天需要向車站申報日運輸計劃，待鐵路批準之后方能組織執行；銷售公司還需了解主要鐵路流向、鐵路限制口煤炭流量、主要煤炭港口庫存量等信息，來具體安排煤炭運銷工作。因此，煤炭銷售信息系統的業務流程必須考慮到鐵路運輸的關聯和制約。
三、煤炭銷售企業信息化建設現狀
煤炭企業屬采掘業，是以天然資源為勞動對象的，礦山地質條件復雜，生產過程中不可預見的因素多。因此對采掘工作帶來一系列的復雜情況，例如巖層、煤層、水、火、有害氣體、煤塵、地壓和地溫的變化，對正常生產影響都較大。由于上述因素，煤炭的產量、質量具有一定的不確定性。煤炭銷售信息系統中銷售計劃的制定，管理模式的優化必須考慮這些因素，而不能單純以市場為導向。煤炭銷售企業信息系統的開發和應用大部分仍然停留在單項開發和單項應用的水平上，各子系統彼此獨立，造成環境異構和信息異構系統間難以集成與信息的共享；一些銷售企業雖然建成了計算機網絡，但目前的網絡還沒有實現各子系統之間的信息資源共享，只是企業管理信息系統初步模型。因此煤炭銷售企業需要通過對煤炭銷售信息化的研究分析，專研對煤炭企業信息進行整合及優化各種手段，在各獨立單元中建立起信息暢通通道，使分散在各個節點環節之間工作的協調、統一，建設符合現代化國際物流發展要求的公共信息平臺，全面提升煤炭銷售企業總的管理水平。
四、怎樣加強煤炭銷售企業信息化建設速度
第一是建立并且完善信息化管理系統架構。這是提高信息化管理水平的基礎工作，建立科學的信息化管理系統，其主要內容就是把相應的管理工作單元化，并且對每一個功能單元結合到自身現實情況進行功能填充。這一程序的工作將為后續工作起到良好的規范和引導重要作用，而功能的不斷細化也有助于發現管理工作中的盲區，同時也可根據外部條件的變化適時進行相應調整，具有很強的引導性和規范性。一般而言，可以對運檢管理的功能進行細化，從而形成一個比較完善的信息化管理體系，為銷售企業保駕護航。
第二是建立并進一步完善信息化管理的系統。在基本的信息化管理體系架構完成之后，企業明晰了自身銷售管理的分類和需要管理的內容，此時還需要在管理體系中通過添加一個個具體的管理系統來進一步完善相應的管理工作。對于目前的煤炭銷售工作而言，需要關注的管理系統大致有以下一些方面：1、營銷業務管理系統。這一系統主要是對企業的銷售業務進行指標化和流程化的管理，對企業的每一單業務全過程的跟蹤記錄和管理，同時從財務、合同、信息記錄等多方面完善銷售業務的考評與記錄，做好分析，為以后的銷售決策提供實例和數據支持。2.客戶服務管理系統?？头展芾硐到y關注于對客戶信息、業務合作滿意度、客戶需求、客戶動向等進行有效的信息搜集與管理。在當今時代背景下，傳統的供需關系已經不能適應市場經濟下的雙方關系，對客服的關注已經延伸到了交易的上游和下游，對客戶的高質量服務是當下銷售管理中十分重要的一環。3、銷售決策管理系統。通過前期銷售數據的積累和分析，可以為企業后續的銷售決策做出數據和案例支持，企業可以利用盈虧平衡分析、敏感性分析等信息化指標分析技術對銷售業務進行定性定量的分析，并為片區優惠、VIP客戶優惠、配送優惠、銷售層次劃分等企業銷售決策提供支持。4、銷售質量管理系統?，F代銷售體系中，銷售活動并沒有隨著貨物的簽收而結束，銷售質量的管理還會在一定時間內延續下去。我國傳統的煤炭銷售管理比較粗放，相當大的精力關注于業務量的獲取，而對銷售業務的質量管理有所忽略，要想實現煤炭銷售管理的跨越式發展，就必須對銷售活動的質量加強管理。常見的銷售質量管理手段包括工作流程控制、業務稽查、經營控制等。
第三是加強銷售網絡化管理。煤炭銷售企業的規模化與片區化是大勢所趨，隨著銷售網點和供貨商的增多，強大的網絡系統便成為了信息化管理的基礎，電網運檢管理的數控技術建設離不開良好的網絡平臺。目前廣泛采用internet為傳輸基礎，可用的數據傳輸方式有有線或者GPRS，也可交叉使用。而miniARM工控板自帶有海量的存儲器，當網絡通信故障時，可以暫時存放數據，以保障數據傳遞的及時性和完整性。而AIO銷售管理系統，還可以通過巡查系統、臺賬管理系統、缺陷管理系統、實時監控系統等集成的模塊化功能。通過服務主機和一系列控制器的選擇以及其間相關鏈接方式的確定，煤炭企業建立起一個完善的信息化銷售，在供應商和客戶之間，通過流程、數據、應用和協作這四個體系的集成，一方面將企業總部與部門、員工、銷售網絡強有力的聯系起來，同時自身銷售管理內部可以建立起一個龐大的數據庫，將采購管理、供應管理、客戶管理、客戶關系管理、訂單管理、采購管理等一系列的管理活動有機整合起來，加強各項銷售活動之間和各個銷售部門之間的分享與交流。
第四加強銷售全過程分級管理的信息化。煤炭銷售是一個比較復雜的過程，同時由于涉及的數量和金額通常比較巨大，相關的合同、單據、來往函件、相關部門和人員等都較為復雜，為了提升銷售工作管理的效率和科學性，應該加強煤炭銷售全過程的分級管理的信息化，也就是將企業劃分為數個管理層，將整個銷售體系進行合理的權限和職能劃分，采用信息化的工具對這些職能進行高效的管。對煤炭銷售環境的管理也是煤炭銷售管理信息化很重要的一個方面，環境的管理主要包括了業務環境和管理環境。另外就是銷售環境管理。對業務環境而言，主要是對其他煤炭企業的銷售管理進行調研，而管理環境則主要指對相關人員的管理，在這方面通過UPS系統可以實現管理工作參數的自動顯示和自動告警，門禁系統和銷售人員的績效評估以及業務費用的考評的都是十分必要的，所有的管理數據都可通過web網絡實現共享。煤炭銷售管理的信息化是一項非常復雜的系統化工程，需要硬件的更新以及相關人員管理理念的轉變，只要我們緊緊把握以客戶為核心的現代銷售理念，同時將銷售活動的外延拓寬，建立并完善信息化管理的體系和合適的管理系統，相信我們煤炭銷售管理的信息化之路，一定可以邁上更高的發展平臺。
五、結束語
在現在世界經濟格局中，經濟一體化已成為世界經濟發展的大的趨勢。一方面，在競爭中技術因素變得越來越重要，如果企業喪失了技術優勢，就一定會失去自身競爭優勢；另一方面，原來煤炭銷售企業那種僅面向單方面的管理方式已不再適應全球化的市場競爭需要，銷售企業只有通過信息化建設不斷進行管理和組織的創新，構建核心競爭能力，才能謀得競爭上優勢，求得生存和發展機會。推進煤炭工業生產現代化、銷售管理信息化，已經成為了我國煤炭行業參與國內外市場競爭，提高經營管理水平的迫切需要。
參考文獻：
1、劉成篤.管理工作的信息化[M].山西人民出版社,2009.
采購管理系統設計方案范文4
關鍵詞:現代項目管理;公安IT項目管理;研究
中圖分類號:G642 文獻標識碼:B
隨著公安工作進入信息化時代,全國上下興起了一股科技強警的浪潮?！敖鸲芄こ獭币黄诮ㄔO的順利完成,有力地支撐了公安中心工作,為全面實現公安工作信息化奠定了堅實基礎。2004年以來,公安部科技部相繼開展了第一、二批科技強警示范城市建設,將公安科技工作水平推向了新的高度,向科技要警力、向科技要戰斗力已經成為一種共識。
現代項目管理理論和方法是各行各業提高管理水平的重要知識內容,但相關內容的應用與研究在公安科技項目管理中尚屬起步階段。為適應公安科技快速發展形勢的需要,開展現代項目管理理論在公安科技項目管理中的應用研究,并將項目生命周期理論運用到公安IT項目管理中的工作已刻不容緩。
1簡述現代項目管理基礎理論
1.1項目管理的概念
項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和技術,使項目能夠實現或超過利益相關者的需要和期望。即把各種系統、資源和人員有效地結合在一起,采用規范化的管理流程,在規定的時間、成本和質量的目標范圍內完成項目。項目管理可以歸納為“做正確的項目,把項目做正確”兩件大事。
1.2現代項目管理的知識領域
美國項目管理學會 (Project Management Institution, PMI)把現代項目管理知識體系劃分為九大知識領域。這九大知識領域包括:項目綜合管理、項目時間管理、項目成本管理、項目范圍管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理以及項目采購管理等。
1.3項目生命周期的各個階段
項目生命周期描述了項目從開始到結束所經歷的各個階段,一般包括項目啟動、項目計劃、項目實施、項目控制和項目收尾等,其中控制階段超越項目生命周期的其他階段(圖1)。項目生命周期中有兩個與時間相關的重要概念:檢查點、里程碑。其中檢查點是指在規定的時間間隔內對項目進行檢查,比較實際與計劃之間的差異,并根據差異進行調整。里程碑是指完成階段性工作的標志,每個階段結束時,都要進行評價,這些工作非常重要,決定項目是否繼續。
2通過案例分析公安IT項目管理問題
通過對現代項目管理理論的學習和理解,結合近年公安部門在眾多IT項目建設中暴露出來的一些問題,我們以某市公安局牽頭建設的“派出所綜合信息管理系統”(以下簡稱“派出所系統”)這一IT項目作為典型案例,以項目生命周期的5個階段為主線,對該系統建設中的各個過程進行分析,希望起到一定的借鑒作用。
2003年,為實現基層派出所管理的信息化和規范化,某市公安局啟動了派出所綜合信息系統的建設工作。基于當時基層派出所信息警務的現狀,確定派出所系統建設的目標是:建立派出所綜合錄入應用平臺,使派出所民警一次登錄即可辦理所涉及的全部業務,實現“一點錄入,多點應用”的信息應用模式,達到信息共享的目的。
2.1啟動階段
系統從啟動之初,專門組織相關業務處室人員赴外地某市公安局考察派出所系統建設應用情況,并決定以該派出所系統為基礎啟動某局派出所系統的建設。而治安部門作為主管派出所業務管理和工作指導的部門,也是本項目直接的利益相關者,卻沒有直接派人參與此項工作,從而給以后系統需求調研的充分性和確定性帶來了缺陷。日后的事實證明,領導重視固然重要,但沒有直接業務管理人員的積極參與,沒有明晰的系統需求,想要項目取得成功,完成既定的目標那是非常困難的。因為,技術只是系統的表現力,而業務才是系統的生命力。
2.2計劃階段
原項目計劃書中存在一些缺陷,考慮因素不全面,單純以為將原派出所系統進行簡要的修改后直接在某局使用即可,沒有充分考慮到本地公安派出所工作與大城市派出所工作的實際差異,致使項目進度安排不大合理;同時,由于業務需求的變化和不清晰,使得計劃書一改再改。
2.3實施階段
在實施階段,由于一些原先無法預見到的外部因素,如原采集的數據需要轉換到新系統數據庫,需原開發方提供原系統的數據結構信息,還需考慮與省級應用系統的融合性。
2.4控制階段
為了解決與省廳打防控主干應用系統的融合和適應公安新業務的變化,系統在2005年3月恢復啟動,此次的主要工作內容是改變系統的技術架構,從原來的客戶端/服務器(Client/Server,C/S)方式,改為瀏覽器/服務器方式(Browser/Server,B/S)來適應省廳打防控主干應用系統。對系統研發人員來說,改動工作量很大,代碼編寫工作幾乎是從頭再來。項目變動如此之大,造成原定的項目進度計劃基本失效,無法進行有效的控制。2005年初,經過半年多的努力,總算實現了與省廳打防控系統的融合,達到了省廳無縫銜接的要求。雖然將系統從C/S模式改為B/S確實方便了系統推廣使用,但是由于時間緊迫,系統升級后沒有經過全面測試,就倉促推廣試用,基層民警普遍反映升級后的系統不如原來的好用,并提出了一大堆的修改意見。
2.5收尾階段
到了收尾階段,系統仍然會不可避免的涉及到需求方面的變更,業務流程是隨時間而變化的,這也從另一個側面證明了需求變更是各方面的,且不可避免的。影響需求變更的主導因素是時間,次要因素是人員的更迭,包括用戶方和開發方兩方面的人員變化。由于該系統無法取得終端用戶即治安部門和基層派出所最終用戶的完全認可,該項目的最終驗收也就無從談起了。
3改進公安IT項目管理的幾點思考
公安IT項目管理作為公安科技管理不可分割的一部分,與傳統的項目管理既存在某些共性,又體現出全新的理念,主要表現在:巨大投入對管理效益層面帶來的壓力,對管理效果的要求更高;對各級管理者和全體民警的素質及能力提出了更高的要求;管理活動受到外部環境、內部條件等因素的制約更為明顯,特別是其科學性必定經受嚴峻考驗。所以,掌握工作規律,提高應用水平,開創公安IT項目管理的新局面,仍然是今后一個時期必須認真研究、慎重對待的重大課題。下面,筆者結合溫州市公安局實際工作,借鑒上海、南京等公安部門在科技項目管理中的成功經驗,就如何開展公安IT項目管理提出一些膚淺的認識。
3.1實行立項審核和專家論證制度
啟動階段是項目生命周期的第一個階段,項目是否支持主要業務目標是決定該項目獲得財政支持的關鍵因素,啟動IT項目時必須了解項目與組織目前和未來需求的關系,這一點至關重要。因此,針對本案例派出所系統,應該在啟動伊始,由業務歸口單位治安部門向科技處提出立項申請,提交包括項目背景、目的、利益相關者分析、初步需求文件和進度計劃等的立項申請書和可行性研究報告,并最好提供與系統相配套的應用機制。然后,由科技處負責先期進行審核,審核要依據部省市公安科技強警發展規劃、金盾工程總體設計方案等要求,以“資源共享、統籌考慮、避免重復建設”為原則,用協同的理念考慮信息資源的開發。一般應做到同一信息只錄入一次,這就要求在系統規劃上立意要高,不能站在部門、警種的角度,避免IT項目建設中的短視和短期行為,而是要站在整個公安工作的角度思考。項目審核通過后,組織專家進行必要性、可行性論證,通過評估項目的規模、范圍和風險等,以決定這些項目是否支持明確的公安業務目標,為領導的最終決策提供一個科學依據。
3.2引入項目跟蹤與監理機制
就IT項目而言,建議對于投資規模較大、技術較復雜的項目,可實行項目監理制,聘請專業的IT項目監理公司對項目的進展情況進行全過程跟蹤與監督,以確保預定的業務目標得以實現。監理不僅是項目完成時驗收的保障,也是控制階段的保障。除此之外,還要落實項目跟蹤機制,要求項目建設單位每月向科技部門遞交項目開發進度報告,科技處要指定人員定期對項目進行檢查,聽取項目建設單位的匯報,及時發現、糾正和協調解決項目開發中存在的問題,督促其按時完成開發任務,因為任何一項信息系統不可能在規劃和實施階段就十全十美,又一成不變。這就要求定期地進行跟蹤與監理,發現問題,及時解決,以適應新的環境變化和業務需求。通過項目跟蹤與監理,保證信息化過程的每個環節都處于可控之中,以規避信息化建設所帶來的風險。在本案例派出所項目監理公司的聘請上,筆者建議可通過招投標方式確定一家具有信息系統監理資格的有公安IT項目管理經驗的第三方IT監理公司,對派出所系統建設周期的全過程進行跟蹤與監理。
3.3加強項目溝通管理
信息化建設需要花費大量的錢,但不是花錢就可以辦成信息化的。原因很多,最重要的一點是軟件開發涉及到大量復雜的利益協調工作,這是一項最為困難的工作。與IT項目成功有關的三個主要因素是:用戶參與、主管層的支持和需求的清晰表述,所有這些因素都依賴于擁有良好的溝通技能。但在系統研發中一些主管人員卻沒有真正意識到協調與溝通的重要性,沒有充分估計到它的難度,所以很多公安信息化建設項目其實只是交給技術部門在推動。這反映了認識上的一些誤區:信息化建設主要是一個技術問題、設備問題,只要資金落實,交給技術人員辦就可以了。其實在項目管理中,經常用到的一種能力是溝通技能,失敗的溝通是導致項目失敗的主要原因。本案例在建設中之所以出現這些問題,主要原因也是在于溝通的失敗。作為系統開發牽頭單位與派出所業務歸口單位之間的溝通,用戶與開發商之間的溝通,需求調研人員與具體編程人員之間的溝通都有問題。當然讓溝通技能發揮作用,必須建立完善的溝通與協調機制,加強項目溝通管理。比如,在啟動時建立派出所系統建設團隊,由分管治安業務的局領導擔任組長,成員可由治安、信通和開發商組成,明確工作職責,定期召開例會,同共研討、解決系統在研發過程中存在的一系列問題。 3.4制定項目風險計劃
對IT項目進行風險評估,應從以下幾方面進行考慮。(1)項目技術風險,如采用的技術與現有軟硬件的適應關系等;(2)項目啟動階段的需求過程風險,如充分的調研以及準確的需求等;(3)項目實施開發階段的風險,如開發過程是否會因為某些潛在的因素而反復、是否符合標準等;(4)收尾維護階段的風險,如開發公司的人員流動頻繁等。派出所系統由于涉及多警種、多部門,重新研發必須考慮可能的風險,并制定項目風險計劃,列舉通常的系統風險因素以使風險識別更加明晰。
我們認為可從三個方面來評估項目風險:(1)考慮新舊系統之間的數據轉換問題。舊版系統采集了約180萬條基礎業務數據,這些業務信息不能因為系統升級而丟棄,在系統設計時必須考慮如何將這些數據導入到新系統中。(2)與省廳統一推廣應用的打防控系統、常住人口、暫住人口等已建系統的融合問題。派出所系統必須考慮與這些已建系統數據之間的銜接問題,達到系統之間靈活調用數據的目標。(3)必須考慮其他公安局已建的派出所系統對系統建設可能的沖擊。作為地市級公安機關應用的很多系統都是公安部、省廳組織研發并統一推廣使用的,對派出所系統來說這個風險也確確實實存在,上級部門一旦推廣,對系統的打擊將是致命的。
3.5強化項目驗收與效益評估
近年來,公安科技投入逐年增加,但仍不同程度地存在著資源配置不盡合理、資金損失和浪費的現象。按現行科技項目管理方法,科技項目只要通過專家的立項評審,都能得到財政資助,不論完成的科技成果質量高低,基本上都能通過驗收。所以,為確保項目質量,(1)要嚴把驗收關,落實驗收工作的各項規定。在組織專家驗收前,首先要做好系統功能與性能的驗收測試,測試必須由具有相應知識的測試人員根據需求說明書,依據實際運行環境,來設計測試方案和測試用例。測試通過后的項目,由科技處負責邀請專家成立驗收專家組,采取召開驗收會的形式對建設項目進行驗收,對建設項目的資料、設備、功能及各類指標進行核驗。未通過驗收的項目,要限期整改,整改完畢后組織復驗。(2)要強化項目中、后期建設管理,開展項目效益評估工作,出臺相應的項目評估指標,對項目的應用情況進行跟蹤檢查,對項目的投資效益、社會經濟效益等進行分析評估,為后續項目建設和其它相關項目建設奠定基礎。目前,社會上對科技建設的績效評估已經形成了一套比較成熟的系統,只是公安系統對此還比較陌生,但“他山之石,可以攻玉”,公安系統完全可以借鑒和引進。
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