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采購管理系統的應用價值范文1
［關鍵詞］ 信息管理系統； 設備采購； 應用； 研究
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 042
［中圖分類號］ F274 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）17- 0076- 01
1 信息管理系統
企業信息管理系統（EIMS）建立在現代信息技術飛速發展基礎上，依托軟件對信息進行收集、存儲、加工、分析，以提高信息利用效率和效果。在設計系統時，要結合現代化的管理思想和方法以及使用者日常業務處理的流程，采用跟蹤、監督、控制、調節整個管理過程的人機系統來完成管理活動。信息管理系統除了部分通用管理軟件外，大多需要在標準版本的基礎上進行修改或者進行專門的開發，所以，信息管理系統具有行業專家特性及實際應用特性。信息系統具有歷史知識的積累性和共享性特征，可以滿足各個部門和管理人員對日常數據的查詢和調用需求，使決策者在第一時間得到相關信息。
2 信息管理系統在設備采購中的作用分析
2.1 信息傳遞
信息管理系統可以有效地消除時間和空間對于信息傳遞的約束，方便單位部門和員工隨時隨地、獲取和查詢信息。同時隨著網絡技術的飛速發展，信息系統可以自動按照組織內部成員對信息的需求進行篩選、分類和收集，在相應授權的前提下，可以快速進行信息的異地上報、共享，有效地解決了信息傳遞的時效性問題，確保了信息傳遞的及時性。
2.2 信息共享
信息管理系統建立在現代信息技術和計算機技術飛速發展基礎上，傳統的信息手段通常采用開會、發文件或電話、電報等形式，而且由于考慮成本因素，信息傳遞的速度、廣度等受到極大的制約。而信息管理系統則有效地解決了這些問題，其低成本和多點式特點可以大大提高信息的使用效率和頻度，可以充分使信息使用者共享信息，大大提高了信息使用效果。
2.3 信息儲存
在信息系統管理使用前，信息存儲呈現零散狀態，可能存在于各個部門和個人的頭腦中，信息隨著組織的變化、人員的流動而不斷遺失或者轉移，很多信息保存時間不長或無法保存。而信息系統管理可以有效解決以上問題，信息系統管理具有大容量、無界限和安全性高等特點，可以解決信息不容易長期保存以及容易遺失的問題，使成員之間的知識得到共享和交融，從而避免因某些關鍵崗位人員流失或組織調整變化造成信息流失。
3 信息管理系統在設備采購中的應用
3.1 價值分析法的建立
由于國有企業規模較大，設備種類繁多，而且同一性能的設備可能有不同的生產廠商或產自不同的地區，而且很多名稱相同的設備可能在功能上存在一定的差異，在價格上也會有所不同，這就需要采用精確的價值分析法，以利于及時做出采購決策。而傳統的國有企業設備管理無法實現精確的對比計算，即使能計算也顯得粗糙，而且還浪費人力物力，既不經濟也不可行。信息管理系統應用于設備采購管理后，使得價值分析法的應用變得可行，可通過計算機和信息化網絡進行多部門論證和精確計算，對各種設備進行功能價值分析，尋找到更科學和更經濟的采購方式和采購種類，確保設備采購的適用性和經濟性。
3.2 采購方式模塊的確定
目前，我國國有企業的設備采購一般由企業自主采購，采購時主要看能否做到質優、價廉、低成本和及時供應，對重要設備，要看供應方的設備是否具有先進性，以及特殊設備供應方是否具有專門的資格證書或認證。同時還要通過信息化系統對設備供應商的資信、技術、售后、運輸等條件進行分析對比。
3.3 采購前需要進行可行性論證
科學的可行性論證，可以增強企業在設備采購中科學規劃和統攬全局的能力，有效地化解設備采購風險。在采購前要進行可行性分析論證，防止出現盲目采購、重復采購現象，對設備的制造商及經銷商的信譽、設備的性能及售后服務進行考察論證。在采購中要區分輕重緩急，重要設備以及短期內能收回成本的設備應優先采購，對投入資金較多的大型設備進行重點采購，對采購資金較少的設備進行一般性采購。同時，在論證時，要本著前瞻性原則。隨著科學技術的飛速發展，設備更新換代速度的加快，在可行性論證時也要考慮擬采購設備的先進性，如果擬采購設備將很快被替代，可以不采購而仍然使用原有設備。
3.4 建立健全企業設備采購監管機構
建立健全設備采購監管機構，形成既互相制約又高效廉潔的工作機制是保證設備采購監管工作正常開展的關鍵。設備采購也是容易滋生腐敗和貪污行為的領域，而產生這些現象的主要原因是監督機制不健全，以及信息不夠透明。企業內部要強化以紀委和審計部門為主體的監督部門的職能作用，重點監督：設備購置計劃是否符合規定，采購是否履行了必要的招投標手續，設備購置后是否存在浪費和閑置現象。同時，企業要加強信息化系統建設，將采購的全過程在網上予以公布，以接受企業全體工作人員的監督，確保設備采購監管得以全面落實。
主要參考文獻
采購管理系統的應用價值范文2
近年來，隨著國家對教育事業經費投入增加，高校設備采購的任務也大幅提高，許多高校設備采購原有的紙質化管理方式難以適應變化下的發展需要，高校儀器設備采購信息化管理勢在必行[1]。另外，高校儀器設備具有采購量大、單臺價值高、資金渠道廣、專業性強等特點，因此，規劃并建立出一套高效、安全、規范的儀器設備采購管理系統，既實現設備采購的全信息化管理，也使得采購工作更加公開透明與高效規范[2]。
1 采購管理系統的總體設計
該軟件主要包含四個功能模塊：系統設置、項目管理、招標/合同/核銷、統計報表，其軟件的總體結構如圖1所示。
其中：項目管理功能包含“一級項目”、“二級項目”、“三級項目”三個功能，完成三級項目的管理?！罢袠?合同/核銷”功能下包含“招標管理”、“合同管理”、“核銷管理”三個功能，完成設備采購過程中招標、合同和核銷全流程的管理。統計報表功能模塊下包含“執行情況表”、“分項目付款情況”和“查詢統計”三項功能，能夠完成所有設備采購三級項目的全流程查詢統計，并支持報表的打印輸出。
2 軟件的功能模塊
2.1 系統設置與角色權限管理
本軟件基于B/S架構開發，其系統設置功能主要進行學校內設機構組的管理和系統主要用戶的管理。根據用戶身份和業務分工的不同設置“普通用戶”，“部門管理員”“系統管理員”等角色，其中系統管理員擁有最高權限，可以對所有用戶進行添加刪除編輯等操作。
2.2 項目管理
購置前的項目論證與審批是一項機器重要的工作，根據學校規定，單價大于10萬元（含）設備均需組織專家論證，論證內容按照所列的提綱進行逐條填寫。在院、部（系）論證意見中，單價為10～40萬元設備需由院學術委員會主任簽字。大于40萬元（含）設備需由三分之二以上院學術委員會成員簽字，并填寫大型儀器設備運行績效及開放共享承諾書。本系統“一級項目”/“二級項目”/“三級項目”逐級操作顯示界面會直接顯示已設立的項目列表直接展示各項目的部分信息，包括“ID”、“名稱”、“編碼”、“來源”、“總金額”、“起止年月”；并在操作欄提供相應項目的“編輯”、“刪除”“添加項目”功能。
2.3 采購過程管理
流程狀態具體包括“已送達未簽訂”、“合同已簽訂，未辦理借款”/“已簽訂，未送發票”、“已送發票，待核銷”、“正在核銷”、“已核銷未退質保金”、“已退質保金”七項，并支持后退、前進。狀態的前進會對應這相應信息的完善，對于非進口設備，點擊“變更為【已簽訂，未送發票】”時，會進入信息完善界面，完善合同簽訂時間后，該項目“流程狀態”與“操作”欄將發生改變，流程狀態變為“已簽訂，未送發票”。
2.4 查詢統計管理
查詢統計功能下具有“所屬學院”、“一級項目”、“二級項目”、“項目名稱”四個篩選條件，對已完成審批的申請，系統會自動記錄其采購信息（資金來源、產品類別、數量、單價等）并根據篩選條件匯總數據分析，生成統計表。
3 軟件的特點與工作流程
設備采購管理系統軟件設計程序的主要特點包括[3]：（1）設備采購管理系統采用Eclipse PHP Studio，作為開發Windows應用程序的主流開發工具，Eclipse PHP Studio擁有較好的兼容性、穩定性以及開發基礎；（2）系統可以在不同的操作系統下運行，其界面整潔，占用資源少，操作方便，可以滿足用戶的多種需求；（3）系統流程設計合理，數據統計功能強大，實現了數據保存、數據導入、結果顯示等功能；（4）系統可對設備采購從招標到核銷的全過程進行系統性的管理。（5）系統能夠實時多種尺寸的表格打印，報表功能強大。（6）系統支持采購項目的多級管理，為管理部門分權限的業務管理提供支撐。其軟件的總體工作流程如圖2所示。
采購管理系統的應用價值范文3
[關鍵詞]ERP；物料管理；供應鏈管理；供應商管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.045
[中圖分類號]F274 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）12-00-01
1 引 言
1.1 供應鏈管理系統建設背景
為全面落實《中核集團公司“十二五”發展規劃》基于經營/利潤中心的定位，解決中國核電本部和各成員單位信息化水平不一、集成化水平較低的問題，2013年中國核電制定了未來5年信息化規劃，決定啟動人財物一體化平臺（N1-ERP）建設，徹底解決新項目信息化從頭開始、重復建設的問題。業務范圍包括需求管理、采購管理、質量管理、庫存管理、供應商管理和基礎信息管理等。項目建設的途徑在于從基礎數據標準和規范化入手，統籌標準化業務流程建設和業務協同運用，構建符合中國核電管控體系要求的，業務規范統一、安全實用的供應鏈信息化管理平臺，從而不斷提升中國核電及成員單位供應鏈管理水平。
1.2 信息化系統對于中國核電供應鏈管理的意義
1.2.1 滿足單位供應鏈管理業務需求
中國核電原有各成員單位的供應鏈信息化管理水平不一，日常業務依舊存在紙質單據流轉、效率低下，數據無法共享、無法為決策和分析提供依據。通過實施集成供應鏈系統，可有效提高整體供應鏈運作效率、減少跨模塊業務接口工作量，將業務操作提前，為后端業務執行打好基礎。
1.2.2 滿足中國核電業務發展需求
隨著中國核電業務不斷拓展，上市的要求更加迫切，新建電廠的不斷成立，使得中國核電對物資分類體系、供應商庫統一管理、庫存總額控制等管控性需求愈加急迫。在人財物一體化項目實施前，業務數據的收集只能通過體外的方式，耗時耗力且準確性不能達到預期。通過實施ECC、SRM、BPM、BI等系統，中國核電可按照需要直接提取數據，為實現快捷、準確的決策提供強有力支持。
2 供應鏈管理實施方法
2.1 項目實施方法論
ASAP是SAP公司推出的一套使項目的實施更簡單、有效的快速實施方法，包括使項目得以成功地實施所有基本要素的完整實施方法，例如：ASAP路線圖、SAP工具包、SAP技術支持和服務、SAP培訓和SAP參考模型。路線圖共有5步，包括項目準備、業務藍圖、實現過程、最后準備、啟動與技術支持。
3 供應鏈管理系統應用效果
3.1 固化業務流程，建立供應鏈管理標準規范
項目構建起全過程的采購管理系統，實現貫穿“需求計劃――采購執行――采購結算”各環節的采購管理流程標準化、規范化，提升了中國核電與成員單位的采購管理能力。通過梳理供應鏈各環節的業務領域流程，形成具有通用性的管理流程，符合中國核電與成員單位的供應鏈管理需要。
與供應鏈管理相關的業務領域較多，經過項目組的藍圖設計、合理的系統配置和相關開發，將系統以流程的形式加以固化。通過系統實施，將物資和供應商分類等在中國核電層次實現統一，所有成員單位在使用ERP系統時能提供同一口徑和度量的數據，為后續的數據分析利用建立基礎。此外，通過ERP的物資管理模塊，為中國核電建立起統一透明的物資庫存視圖，提高庫存可視化水平，并利用強大的平衡利庫功能，將所有物資需求納入計劃管理，提升物資計劃的準確性。
3.2 建立一體化的供應鏈業務協同平臺，實現全過程管控
ERP系統提供了供應鏈的業務協同平臺，實現了對采購計劃、采購尋源、合同簽訂等環節的集中管控，能及時反饋采購進展異常狀況，提升供應鏈的快速反應能力；系統支持對合同執行、到貨計劃、物資入庫、采購結算的跟蹤，以便提高采購到貨及時率。
系統通過SAP BPM平臺作為統一的業務審批平臺，除服務驗收在ECC端執行審批外，其余采購文件審批均在BPM系統中完成。SAP系統ECC/SRM與BPM審批系統進行集成，根據審批策略在BPM中進行相關審批操作，且審批結果回傳至SAP ECC/SRM。通過ERP實現物資管理業務與財務核算一體化以及工程項目、設備維修的統一集成，將物資業務和其他業務做到真正的協同和集成，消除信息孤島。
3.3 建立決策支持平臺，提升決策效率
采購管理系統的應用價值范文4
通過有效管理，實現設備資產的價值最大化是企業面臨的重要課題。信息技術被認為是完成企業轉型升級、管理提升的必然工具。專注電力行業信息化逾二十年的遠光軟件提供了“設備資產管理解決方案”，以“全局管理、協同運作、按需部署、透視分析”為核心理念，幫助企業構建“縱向集成、橫向融合、一體化管理”的管理體系，發揮集團協同效應，增強企業整體效益。
資產管理難點
電力企業是典型的資產密集型企業，在資產建立時的資本構成、投資中的資本性支出、運營中的生產費用支出中都占據著相當重要的比重，資產的有效管理至關重要。然而，電力資產存放地點分散、資產管理涉及部門多、管理鏈條長等特性，容易導致資產的實物管理、價值管理和使用保管管理脫節，管理難度大。具體表現在以下幾方面：
賬、卡、物不一致，管理難度大。電力企業資產具有數量大、價值高、種類多、更新快、地點分散等特點，致使資產清查效率低下，存在“前清后亂”，無法準確統計，造成資產流失嚴重。
資產管理目標不一致、組織不協調。電力企業設備資產技改管理、實物管理和價值管理的權限分屬不同部門，各自關注自身領域的優化，缺少溝通協調，無法實現全局管理。
業務流程管理不規范，無法保證制度落地，管理與實際業務脫節。
受專業知識所限，資產管理專責缺乏對電力設備的了解，設備運維人員缺乏資產管理知識，致使部門之間信息不對稱。
遠光軟件認為，設備資產管理必須從整個周期和系統的角度出發，跟蹤設備資產采購、安裝、使用、運行、轉移、報廢的全過程，深入挖掘資產全過程信息，透視企業的各個環節，面向全局，建立所有資產管理角色應用需求的資產管理工具，實現資產實物管理需要和固定資產財務核算的管理需要。
厘清管理目標
對于電力企業而言，資產設備管理信息系統必須能支撐財務部門價值管理和實物部門實物管理雙通道的管理模式，強化實物資產的日常使用過程管理和控制。在及時、準確掌控資產狀態的基礎上，合理規劃、分配、使用實物資產，提高資產使用效率。
遠光設備資產管理系統以設備全生命周期管理為指導思想，通過生產信息、安全信息和實時信息管理平臺，在統一設備基礎數據的基礎上，對設備運行、檢修、移動、變更、技改、退役、報廢全生命周期進行管理，提高設備健康水平，降低生產成本。該系統包括設備管理、資產價值管理、采購管理、倉儲管理等子模塊。
設備管理模塊通過建立設備的全方位、全過程的實物資產管理平臺，對設備日常經營業務活動進行跟蹤處理。細化企業資產管理顆粒度和提高企業資產管理深度，促進資產安全可靠和利潤最大化目標的實現。統一資產管理平臺的搭建，滿足了不同資產管理工作對資產信息的需求，保證信息口徑的同一性；建立、健全實物資產日常業務活動和資產價值管理的動態聯動，實現流程自動化和信息共享。
資產價值管理模塊 用于集團企業及單組織企業對固定資產和無形資產、遞延資產的管理及財務核算。系統可以對企業資產進行全面細致的管理，也可以格局企業不同的管理要求進行調整。
采購管理模塊 通過采購業務，企業從上游合作伙伴獲得生產、運營所需的設備、物資和服務，支撐企業的持續經營。從管理的角度為企業的采購活動搭建一個良好的管理平臺，幫助企業建立一個圍繞采購活動的全面的管理系統。
倉儲管理信息系統模塊 滿足出入庫業務、在庫業務、庫存調整業務、物資需求計劃、統計分析和日常預警等功能需求。通過科學規范的實施交付工作，企業可以實時獲得準確的庫存統計及靈活的分析數據，支撐對庫存管理的重要決策。
基于高效設備資產盤點管理的新思路、新模式，信息系統綜合了PDA、GPPS、SFID、FID、GPS信息識別等先進技術，實現設備資產的全生命周期跟蹤及價值動態管理。提高整個設備資產的盤點管理效率，及時跟蹤設備資產，提高資產使用率，掌握設備資產構成，支撐投資決策，提高設備資產管理科學化水平。
項目管理系統主要解決資產全生命周期管理中的基建、大修、技改項目的綜合管理業務，以項目全過程為主線、以成本控制為目標，滿足集團不同層次、不同角度的項目管理需求。
管理“全生命周期”
“全生命周期”是最能體現資產設備管理理念的關鍵詞。將設備資產管理理念、實踐與IT技術有機結合，涵蓋從前期科研、立項、基建、采購、使用、運行到報廢的全生命周期的管理、跟蹤、控制、統計分析、核算等全過程的業務范疇和領域，幫助企業掌握資產狀況，同時最大限度地降低成本，提高投資回報率。
國電安順發電有限公司引進遠光軟件設備資產管理解決方案搭建資產綜合管理系統，實現了價值流、實物流的同步運行，做到帳實相符，有效實現資產高效化管理，保護和防止資產流失。
“設備資產管理規范化、標準化、流程化和一體化是基礎工作?！边h光軟件專家指出，安順公司在系統搭建過程中，充分利用資產綜合管理系統，定期評估設備狀態，確保資產設備安全可靠。通過信息共享，優化了各職能部門之間的信息共享和溝通機制；通過流程監控和信息共享，實現了全過程的信息化監督和控制管理。
而在國網河南電力公司搭建電網實物資產的集中管控平臺的過程中，現代移動計算技術、物聯網技術大放異彩。超高頻RFID技術應用保障安全、高效作業，解決設備物資出入庫管理、物資移庫、盤點等工作效率低、錯收、錯發等問題，提高庫存信息準確率，實現全面資產清查，將固定資產從采購起步到報廢各個管理環節有效銜接，強化資產全生命周期管理。
采購管理系統的應用價值范文5
所以這里采購的功能是：選擇各部門所需要的適當物料,從適當的來源,以適當的價格、適當的送貨方式(包括時間和地點),獲取適當數量的這種原材料。
對采購活動來說,采購價值可以說是基于時間和質量的一種競爭,顧客滿意的標準是以最低的成本及時供應,滿足其要求。盡量減少采購價值鏈中各環節的費用,改進一些環節,甚至省略某些不必要的環節來節約成本,全面減少時間、人力和物力的浪費。
1 服裝企業建立價值鏈的物料采購活動
基于價值鏈的思想,建議可以建立如下頁圖所示的采購管理過程模型,對采購活動進行系統的計劃組織控制,這一過程模型分為三層：計劃層,組織實施層和監控層。
計劃層中各用料部門根據生產計劃或其他信息提交物料請購單,物流部檢查實際庫存,匯總物料需求,根據所搜集的物料市場信息,制定采購決策并編制采購計劃,進行集中采購。這樣,采購單位便可以用較大的采購量作為砝碼得到較好的數量折扣價格,充分利用采購的規模效益。降低進貨成本和物流成本組織實施層主要包括：根據采購計劃選擇供應商,與供應商的談判,簽訂采購合同,物料的驗收入庫,供應商的結算等。
監控層主要包括：合同監督和購后評價。物流部要加強與供應商的聯系,督促其按期保質交貨,按期檢查合同執行情況并將執行信息錄入數據庫。采購物料投入使用后,物流部要與使用部門保持聯系,掌握該物料的使用情況、使用效果及服務水平,考察供應商的履約情況,以對供應商做出評價,決定今后對供應商的選擇和調整。
這種思想指導的物料采購管理活動,可以有效地降低服裝企業的采購成本,間接降低服裝企業庫存,減少資金占用,給企業帶來良好的經濟效益和社會效益。為更好地利用價值鏈的觀點進行管理,服裝企業可以進一步做下面的事：①完善成本管理系統,為價值鏈的充分利用提供準確完整地動態基礎數據；②擴展價值鏈的應用,特別是在庫存管理和生產管理中：將價值因素作為奧通公司各項行為的基本出發點。
2 采購細節處理
（1）收到采購請求并對其進行分析。采購請求由原料使用部門發出。在物料需求計劃管理系統中,由計劃制定者發出計劃單,授權物流部制定和簽發采購訂單。通常,采購請求至少應包括信息有：發出者的名稱、主管方簽字同意的意見、應計入的成本項目；物料說明書；需求數量和計量單位；要求送貨的時間和地點；其他信息。
（2）選擇供應商。向擬購物料的各供應商征詢報價單,收到報價單并進行分析,最后選擇供應商。詳見“采購過程管理”。
（3）確定適當的價格。物流部負責價格談判,盡量從供應商那里獲得最優惠的價格。
（4）簽發采購訂單。物流部簽發的采購訂單,是買方提出購買的文件,一旦供應商收到訂單,它就是供應商按照采購協議規定的條款和條件發送貨物的具有法律效力的合同。采購訂單根據采購請求或報價單及其他附加信息制定。訂單發送給供應商的同時,還應同時報送會計部、采購請求部門、收貨部門等,并將訂單原件存物流部留底。
（5）跟蹤貨物,確保貨物符合規定。通常,貨物運送由供應商負責,但采購人員則有責任督促供應商按時送貨。一旦發現問題,必須及時采取行動,如加快運輸、與供應商協商、重新安排生產等。物流部還必須及時采取行動,如加快運輸、尋找替代貨源、與供應商協商、重新安排生產等。物流部還負責就任何關于送貨要求的改變與供應商進行協商。
（6）接收貨物。接收貨物時,由收貨部門對產品進行檢驗,以確保收到貨物的質量、數量與訂購要求相符,同時確定貨物的在途損失。收貨部門須將采購訂單復印件與承運人提供的單證相核對,然后接受貨物,填定收貨報告并對貨物狀況加以說明。如有意外情況,還需進一步檢查或采取其他行動。如果貨物與單證相符,無須采取其他行動,就可以將貨物發送到需求部門或進入倉庫。收貨部門還須向采購部門報送一份收貨報告,對收貨情況加以說明。經采購人員確認已履行的訂單,由收貨部門結算貨款并通知采購人員。若采購部門對履行情況有疑問,則收貨部門還需要保存采購訂單等待結算。如貨物需經過質量檢查,則結算貨款前還需經質檢部門許可。
（7）核對供應商的發票以劃撥貨款。收到供應商的發票時,須將采購訂單、收貨報告、發票三件憑證進行核對,以確保所有憑證的內容一致,采購訂單與發票上的價格、附加費及折扣一致。
3 采購管理
服裝企業的采購管理是為了完成生產或銷售計劃,從合適的供應商那里,在確保合適的品質的前提下,以合適的時間,合適的價格,購進合適數量的商品所采取的管理活動。也就是所謂的“5R”管理：合適的供應商、合適的品質、合適的時間、合適的價格、合適的數量。同時,在取得物料的過程中,統籌事前的規劃、事中的執行以及事后的控制,以達到維持正常的服裝企業經營活動并降低產銷成本的目的。
越來越多的服裝企業選擇外協合作,包括世界上一流的國際企業。服裝企業專業的物流部門的主要職責之一是不斷尋找可能的供貨渠道。
采購管理系統的應用價值范文6
關鍵詞：采購管理；ERP；成本控制
中圖分類號：F270 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）21-0016-02
引言
20世紀以來市場環境發生了巨大變化，企業針對客戶需求不斷加快技術、產品更新速度，以便快速滿足客戶的需求。企業間更加注重上下游之間的供求合作，追求成本、質量和時效的競爭優勢。
企業采購成本一般占總成本60%以上，且采購成本對最終產品成本、利潤率都有很大的影響，所以說采購是控制成本、提升競爭力的必然措施，是企業獲取利潤的重要一環。且采購的速度、效率、訂單執行情況，將直接影響到企業能否快速靈活地滿足下游客戶需求。此外，采購不當還會造成庫存積壓等諸多問題，給企業經營帶來問題。
可見企業要在白熱化的競爭中求生存、謀發展，不僅要在研發、銷售、制造上尋找改進點，而且也需要在物流采購上挖掘潛力。企業只有下定決心，依靠信息技術，對內部流程進行優化重組，才能不斷提高企業的核心競爭力，在全球化的市場競爭中立于不敗。
一、ERP相關理論
ERP（Enterprise Resource Planning）即企業資源計劃，是MRPⅡ思想的延伸，集合了企業內外部資源進行有效計劃與控制，整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業資源管理系統。該管理思想是由美國著名計算機技術咨詢和評估公司Gartner Group In.公司提出的一整套的企業管理系統體系標準，是基于制造資源計劃（Manufacturing Resources Planning，簡稱MRPⅡ）發展而來，以實現信息流、物流、資金流、價值流和業務流有機集成和提高客戶滿意度為目標，計劃與控制為主線，網絡和信息技術為平臺，集客戶、市場、銷售、采購、計劃、生產、財務、質量、服務、信息集成和業務流程重組為一體面向供應鏈管理的現代化管理思想。
ERP的發展經歷了四個階段：訂貨點法、MRP理論、MRPⅡ（制造資源計劃）階段、ERP管理理論。ERP管理手段雖然核心仍為MRPⅡ，但其功能和技術已完全超越了MRPⅡ。MRPⅡ實現了企業內部資源的合理配置，ERP在其基礎上綜合考慮供應商、制造商、分銷商以及客戶各方面從供應鏈角度管控整個公司的業務節點，遵循管理加IT核心思想，以供需鏈管理、計劃主線作為管理綱要，對整個供需鏈進行有效地管理。其有效性體現在：對整個供應鏈資源進行管理的思想，精益生產、同步工程和敏捷制造的思想，事先計劃與事中控制的思想。
二、企業傳統采購模式存在的問題
隨著信息時展，傳統企業采購方式已跟不上現代企業發展，本文從內外部兩角度描述企業日常采購中出現的問題：
1.業務信息共享程度弱是傳統采購模式下最突出的缺陷。企業信息系統設施落后，內部信息溝通不暢，嚴重阻礙采購部門與其他部門的信息交流，導致采購部門不能及時獲得其開展采購活動的有效信息。主要表現在：（1）對供應商資源的共享。由于采購活動大都通過電話及面談的形式進行，沒有文字記錄，采購和供應商信息基本上都是由單個業務人員掌握，缺乏信息的共享。該情況直接導致業務可追溯性弱，一旦出現問題很難調查；采購執行取決于個人，人員離職對采購業務的影響會很大；缺乏對供應商資質的評審和歸檔記錄管理。（2）對物資信息的共享。采購工作量較大且業務繁雜，這種情況下采購人員為了確保采購計劃的準確就要花費時間查詢庫房，而由于信息不對等會出現溝通效率低下的情況。（3）不能及時跟蹤采購合同。無法有效地對采購訂單、物流狀況、訂貨周期進行嚴格控制，使得采購與生產需求之間產生偏差。（4）整體資源的共享弱。沒有建立對采購供應狀況變化的跟蹤與管理機制，再加上一些企業將銷售和采購職能合并，缺乏必要的監督和控制。供應部為了保證原料供應，增加庫存，給企業帶來更多的庫存。（5）大型跨地域企業總公司對于下屬子公司的采購控制管理不力，更無法統一采購來提升采購質量。
2.企業對外部供應商沒有建立有效的管理體系和評價標準，對于采購的控制往往是事后進行。企業許多業務由于事前無法監控，采取事后控制手段，造成了很多本可避免的損失，尤其當企業跨地域，事前控制意義就更加明顯。采購供應系統與外部交流較差，無法使企業供應系統和各個供應商保持統一的生產使用計劃。企業與供應商缺乏緊密的戰略伙伴關系，更多僅用比價的方式，選擇價格最低的作為自己的經銷商，導致企業采購的短期化、不穩定。
三、ERP促進采購管理改進的方式
為解決企業采購供應體系諸多問題和舊體制所帶來的弊病，對采購供應體系進行以ERP平臺為依托的全系統的業務流程重組，充分利用先進的ERP管理思想給企業管理的機遇。
1.將采購工作流程化，各職能分離，有效控制采購流程。ERP系統將屬于庫存的職責從采購管理中分離出來，提供請購、訂貨、到貨、發票、結算完整的采購流程。庫存管理包括入庫、出庫、調撥、盤點等在內的管理，有效地跟蹤庫存的出入庫情況，分析庫存的狀態，達到庫存精細化控制的目的。還提供預警機制，監控庫存動態，為庫存進行分析提供依據。庫存管理部門盡可能地結合生產消耗制訂相關庫存補充計劃，以此制訂相應的采購計劃。
2.明確職責實現了采購資金的管控。通過模塊設計將物流和資金流管理分離，將通知付款職責明確至財務部門，體現資金流隨著物流而動的管理思路，避免對供應商付款的人為因素，提高了采購透明度，同時限制了盲目采購。系統還提供詳細的采購應付款、付款情況報告，且進行賬齡的分析，對與供應商的往來款項進行管理，實現資金高效使用。
3.使信息高度共享。其將之前手工采購相關信息變為系統中的采購單據，增強了采購的可追溯性，減少了業務操作中人為因素對采購工作的影響。通過詳細的供應商信息記錄，代替傳統單據記錄、手工分析，節約了時間與成本，且增加了選擇的正確性。使用ERP系統，增加了內外部的交流，與采購商之間的協調性增強，最終達到協同商務的目的。
4.提供了良好的采購全面的控制體系。首先，采購前嚴格把關采購審批。ERP系統對不同職責采購種類和采購金額上限進行控制，對超額的采購單傳達給主管領導批示。其次，監督人員通過ERP及時發現采購業務處理中的問題，終止和暫停業務，減少或者杜絕問題采購訂單的發生。此外，對原料的數量、質量在采購前中后達到很好的控制。對于已采購入庫原料進行檢測，不合格原料不僅退回供應商，且加入供應商不良信用記錄，記錄達到一定程度將其加入黑名單，為今后采購提供參考依據。最后，企業使用ERP進行管理，將采購單、入庫單綜合起來對到貨、質檢、計量、評價、入庫實行有效制約，使采購結算、質量控制、入庫管理共同協作。
5.實現了對采購周期、庫存的有效管控。庫存信息指導采購部門按照庫存變化安排采購數量和批次，且通過與戰略供應商共享庫存信息，及時提醒供應商補貨。更高階段還可采取供應商管理庫存模式，減少庫存占用流動資金以及庫存成本，最終實現JIT模式。
總結與啟示
隨著信息技術在企業發展中的應用，企業對運用信息系統來加強公司管理水平、加快企業發展越來越重視；同時，由于金融危機影響，中國企業面臨成本上升的挑戰，如何有效地控制生產成本也成了企業考慮的問題。ERP系統在企業中的應用使采購業務流程化，建立統一的采購評價標準，不僅提高了采購的準確度和效率，同時降低了企業經營成本。ERP通過物流與資金流的分離，實現了企業資金的高效應用，信息高度共享，減少了由于人員變動等因素對企業采購工作的影響，提高了對采購活動的監督控制，避免了采購訂單出現問題。
而通過對供應商的管理制度，為供應商的選擇提供標準，對供應商的管理提升了一個臺階，為企業采購行為提供了前中后的控制基礎。通過與供應商建立良好的雙贏合作關系，提升物資供應的穩定性，減少企業因市場供應緊缺而產生的生產管理問題。
總而言之，企業通過ERP的實施和良好的使用，可以更好地達到對采購活動的業務控制與成本控制，這將對企業的發展起到積極的推動作用。所以企業應當積極采取現代化、信息化的手段來處理企業日常采購活動，以采購為起點，優化整個企業經營流程，以現代ERP的思想來管理整個企業，使企業發展更上一個臺階。
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