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工程項目檔案的管理范文1
Key words： engineering archive；"three rates"；measures
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）19-0033-02
0 引言
隨著技術進步和企業發展的需求，企業工程建設項目規模愈來愈大，生產經營與工程建設項目交叉進行也愈來愈多，而在工程建設項目中，業主單位大多會將很多精力投入工程建設項目的立項、設計、招標、合同、造價、進度、質量、安全及現場施工管理等環節上，對工程項目檔案的收集、整理、歸檔等管理工作卻很容易忽視。加之參建單位和人員數量多，分布面廣，流程繁瑣，因此與普通辦公室檔案管理工作相比，工程檔案管理工作更具有挑戰性。面對嚴苛的工作要求，我們首先要提高思想意識，高度重視檔案管理在工程建設中的重要作用。領導要率先垂范，監督和強化工程檔案機制建設，做到提前介入，實時跟蹤，全面搜集，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設期間抓工程，工程結束以后抓檔案”的事后控制，轉為全程動態控制，將檔案管理關口前移，使善后工作變為前置條件，確保工程項目檔案真實完整，準確無誤。為此，筆者結合多年工程檔案管理實踐經驗，就如何提升工程項目檔案歸檔率、完整率和準確率三項指標，應采取哪些有效措施提出如下觀點，供同行商榷。
1 檔案歸檔率、完整率和準確率是衡量工程項目建設檔案工作水平的標準
工程項目建設檔案是反映工程項目建設過程的重要依據，是企業檔案中最重要的部分。一套完善的工程項目建設檔案，涵蓋了從工程項目立項、可行性研究、設計勘探，到招投標、投資控制、進度計劃、安全質量、施工過程及管理以及竣工驗收等多個流程，期間每道工序所用材料、人員數量等細節全部囊括其中。那怎樣衡量工程項目建設檔案工作的水平呢？工程項目建設檔案的歸檔率，檔案的完整率和檔案案卷質量的準確率一般作為衡量檔案工作的關鍵指標，業內主要根據這三個指標來綜合評估工程項目建設檔案管理水平。
早在1996年4月，國家檔案局就頒布了《企業檔案工作目標管理辦法》。該法規給出了具體的檔案管理體系評估標準，即歸檔率和準確率必須達到100%，完整率應該達到90%。歸檔率是前提、是基礎，缺少了歸檔率，其它兩個指標就會失去依托；完整率是歸檔率的深化和細化，它直接反映出檔案資料的實用價值；準確率是“三率”的核心，沒有準確率，工程建設項目檔案就失去了其存在的意義，檔案的憑證作用不但無法保證，有時甚至會起負作用。因此，三者的關系是緊密相連，相輔相成的。
2 做好收集工作是提高工程項目建設檔案“三率”的基本保證
歸檔工作是檔案工作各個環節的首要環節，因此歸檔率在三項指標最為重要。在提高工程項目檔案歸檔率的過程中應采取以下措施：
①要按照“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴要求”的方針，保證工程項目檔案的“三率”達到100%。建立縱向到底、橫向到邊覆蓋工程建設各個方面、各個層面的工程檔案收集管理三級網絡體系。即一級管理網絡由企業檔案部門領導掛帥，專業員分系統進行指導監督管理驗收工程項目檔案；二級管理網絡由項目經理部領導負責，收集職責落實到工程各專業員，項目專職檔案員負責指導并兼任工程項目檔案收發管理；三級管理網絡分別分解到設計勘探、施工單位和監理單位，明確總工負責，各專業員配合，專職資料員負責工程項目檔案過程收集、竣工后整理和移交管理。同時，在工程項目建設初期，工程項目項目經理部成立之時，必須設置檔案資料室和配置檔案管理設施、設備，設立專職檔案人員，進一步明確檔案管理制度、歸檔標準、質量及進度要求，確保檔案管理與工程建設過程同步。
②要依據工程項目建設檔案收集涉及面廣，周期長，難度大等檔案形成的特點，區別不同情況，按照“三率”指標采取科學的檔案搜集辦法。有的檔案資料形成周期較長，需要參考投資計劃劃分時間區段進行搜集整理，也可以按照工作階段或工作內容來劃分。另外，還要核查當年年度已竣工驗收的工程項目是否全部歸檔，并在簽訂設計、施工、監理合同時，明確工程項目檔案的版本、份數、質量及移交方式，保證所有資料全部歸檔。
③制定工程項目檔案編制規范。檔案管理部門應該密切聯系各職能部門，從監理、造價、施工等部門選調經驗豐富的專家組建課題組，根據工程項目建設管理部門和國家、省檔案行政管理部門有關文件的規定以及“三率”指標，編制一套適合本單位的《企業檔案歸檔范圍和案卷組成標準》，為企業內部的工程檔案管理工作提供參考依據。
3 把控工程項目竣工檔案形成全過程，是提高工程建設項目檔案“三率”的根本保證
工程項目建設的原始資料和技術檔案是全面鑒定工程項目建設質量的依據，是以后工程項目維修、改擴建的重要參考資料，也有助于我們總結施工經驗，提高技術水平，積累實踐經驗。因此，工程檔案管理應貫穿于從項目規劃、施工開始到竣工驗收的全過程。為確保工程項目檔案收集、整理、歸檔工作達到收集齊全、內容真實、數據可靠，應采取如下措施：
①做好事前策劃工作。工程項目檔案的完整率是衡量每個案卷內歸檔材料是否齊全的指標，它反映的是檔案案卷內歸檔材料的完整程度，所以它是一項重要指標。檔案管理部門在收到施工圖紙后，要與工程管理部門共同根據工程的專業、規模，劃分單位工程，對每個單位工程中所包含的分部工程、分項工程、檢驗批進行了預劃分，經過監理單位、業主單位的認可，把資料劃分為工程項目管理資料、工程項目質量保證資料、工程項目評定資料，明確工程資料收集范圍，作為資料收集整理的依據，為工程項目檔案案卷有較高的完整率打好基礎。
②參與過程監控。為確保資料收集及時，數據真實準確，做到資料與工程同步，形成對工程實體及資料的過程檢查制度，根據工程進展情況，參加企業工程管理部門對工程項目建設階段性監管，分別對不同階段項目的資料收集情況進行檢查評價，并將評價結果列入工程進度考核，實現工程建設過程與檔案形成積累同步，及時整改存在的問題，確保預定目標實現。
③加強對施工單位和監理單位的業務指導。從源頭入手，督促施工單位建立完整的質量管理體系，配備專職質量及資料管理人員，有專門存放資料的場所，提出歸檔要求，定期進行培訓、檢查、督促、完善。在編制監理規劃、專業監理細則、各項監理管理制度（包括資料收集、驗收管理制度）以及參加由業主組織的圖紙會審、設計交底等各環節，指導監理人員的檔案管理工作。
4 把好項目竣工檔案驗收關是提高工程項目檔案“三率”的措施保證
①按照檔案管理的要求，指導監督監理單位要對以下資料的同步性進行嚴格審核驗收，確保資料與實體基本一致。一是工程項目管理資料，這部分資料主要形成于施工前，主要包括施工組織設計方案、施工單位質量管理制度、體系、圖紙會審、設計交底等，對于這部分資料主要審查針對性、時效性及對施工管理的指導作用。二是工程項目保證資料，包括各種原材料、設備合格證、各類試驗檢測記錄、測量、沉降記錄、隱蔽記錄等，這些資料與工程強制性條文都具有對應性，是確保結構主體安全及設備穩定運行的過程管理資料，也是資料審核驗收的重點。三是工程項目質量評定資料，依據單位、分部、分項、檢驗批的劃分，重點檢查這部分資料數據的真實性，各級質量管理人員及項目負責人驗收記錄的合規性，與工程項目評定資料的對應性。四是加強設備隨機資料的接收，根據設備合同中的設備清單，提前設定設備隨機資料接收目錄，實行有依據接收。
②案卷質量的合格率也是工程項目歸檔工作不可忽視的指標。按照“工程完工一個，驗收一個”的原則，要求工程管理部門組織由檔案管理部人員參加的交工驗收協調會，提出工程項目檔案驗收要求和存在問題。并以國家標準為依據，按照國家對科技檔案工作的要求，以《科學技術檔案卷軸構成一般要求》為標準，制定工程項目檔案案卷的整理規范。同時開辦檔案整理培訓班，將工程項目檔案的整理規范，向工程技術人員及各部門的兼職檔案員做出明確的解釋，必要時檔案工作人員還要上門指導、實際操作。
③做好竣工驗收階段工程項目檔案的整理編目、組卷等工作。在竣工驗收階段按照檔案管理的要求，對形成的資料由項目經理部按照單位工程進行整理、編目、組卷，經監理單位、工程管理部門、工程質量監督部門的審核，將合格的檔案資料移交業主單位和檔案管理部門。
5 實例分析
太鋼檔案部門在新建150萬噸不銹鋼工程中實踐了以上做法，為保證此工程榮獲國家優質工程金獎（山西省首項金獎項目）創造了條件。此工程估算總投資165.78億元，建設工期30.5個月，參加工程建設的中外單位共計88個（設備廠家52個，施工單位36個）。檔案部門與太鋼提出的將150萬噸不銹鋼工程建成世界上“無與倫比的精品工程”相匹配，推行檔案人員“首問負責制”，承擔工程建設項目檔案資料管理包括項目資料的收發、查閱、保管，成為工程建設項目成員，參加設備開箱，隨時參加工程例會給予業務指導和定期檢查評價、監督驗收，不僅使工程項目檔案管理前移，而且直接參與整個施工全過程，實行預立卷制度，統一存放于工地檔案室，以保證工程完工后，檔案的完整與安全。還對未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的建設單位考核工程質量保證金。由于在工程建設過程中檔案工作實現了事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程控制的管理，以“四個同步”為主線貫穿整個工程施工過程，保證了工程項目檔案齊全、完整、準確“三率”達標。
工程項目檔案的管理范文2
【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質量之間有著密切的關系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應對措施,以確保工程質量。
工程檔案的管理是整個工程建設管理中一項重要的基礎工作,指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統尤為重要,因此,如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。
1. 工程檔案管理的重要意義
1.1 完善工程實施狀態,確保質量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經理承包責任制的方式,由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等,以便突出工作效益和經濟效益。項目經理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用,在工程項目承包合同中,針對不同內容,確定不同的目標,只有在工程項目完成后,所有目標達到先前所制定的考核標準,項目承包獎才能得到兌現,如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統。
1.2 建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄,在建設工程施工之前,建設工程檔案就開始產生并積累。在項目開工建設前已經形成并積累的文件被稱為建設工程準備階段文件,項目經費落實和項目預算編制、概要設計、招投標、及項目具體實施的根本依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除,建設工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經送檢合格才能使用,這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中,應該根據指令實施,如用什么標號水泥,怎么配比,用量多少等,在實施中還有旁站監督記錄和檢測記錄,出現了問題還有調整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導。
1.3 建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞。建設工程質量關系到人民的生命財產安全,因此,質量問題是重中之重,建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞,隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展,對建設工程質量有了嚴格的定義,即建設工程質量是指工程滿足業主需要的,符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質量也會更加得到重視。
2. 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理
2.1 做好項目實施前的準備工作。先期介入,控制為主。在工程準備階段,建設單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務,所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此,為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全,建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任,做到以預防為主的重點。
2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點?？偟膩碚f,每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段,而每個階段必然產生不同的文件資料。例如,在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等;在監理方面有監理規劃、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監理總結等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對于不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此要把握重點,抓住主要環節。
2.3 完善工程項目檔案管理信息系統。檔案管理信息系統用于支持企業在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應現代企業制度要求,推動企業施工檔案管理科學化、規范化的必要條件,一套好的計算機檔案管理系統將對一個工程項目的順利實施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統可能會使檔案管理陷入混亂甚至使整個施工進程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統應達到如下幾個方面的要求:(1)以工程項目檔案管理需求為背景,支持企業實現科學化、規范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業務,包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護等,以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學的專業、畢業時間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點,但也有相同點。如果不對這些信息進行細致的分析,將直接導致管理的混亂。(3)支持企業的管理層快速有效地獲取相關信息,以便做出科學的決策,推動企業科學化、規范化管理;(4)系統軟件應盡可能結構簡單,使用方便;(5)系統軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確,查詢檔案快捷、高效。采用計算機軟件系統來進行管理已經是當前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質。提高認識,加強培訓。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識,從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓,提高業務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設,對嚴重影響基建檔案質量的,就要追究相關人員的責任。
3. 結語
相比一般的檔案管理,工程項目的檔案管理更加具有系統性、專業性。其檔案貫穿于工程實施的全過程,因此,是對工程項目的一個更加直接有效的控制,因此,在建設工程檔案管理已有成效的基礎上,進一步完善建設工程檔案管理工作,為建設社會主義和諧社會做出切實的努力。
參考文獻
［1］ 劉來芳. 對建筑工程技術資料管理若干問題的分析和建議. 城建檔案, 2007,(09) .
工程項目檔案的管理范文3
關鍵詞：煤炭企業；檔案管理；建設工程
中圖分類號：F239 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）31-0147-02
建設工程項目檔案是建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。是工程建設過程的直接記錄，是建設工程的技術成果。它承載著建設者的智慧與結晶，是歷史的真實見證。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，工程檔案管理作為工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益，如何管理好、使用好建設工程項目檔案，發揮建設工程項目檔案對企業的作用尤為重要。
下面結合唐口煤業公司近幾年的建設工程案管理過程中出現的問題以及實踐情況對煤炭企業的工程項目檔案管理工作談自己的四點認識。
1 唐口煤業公司基本情況簡介
唐口煤業公司于2001年10月開工建設，2006年1月投入生產，核定年生產能力500萬噸，井田面積約77平方公里，是淄礦集團目前生產能力最大的礦井，也是唯一一座在同一工業廣場內布置主、副、風三個超千米立井的礦井。
唐口煤業公司建設工程基本情況：自開工建設至投產四年多的時間，整個礦井建設分為土建工程、安裝工程、礦建工程，工程總投資約15億元，礦井投產后，相應的土建、安裝、礦建工程雖然沒有基本建設時期那樣集中、投資大，但是維持簡單再生產的工程項目依然發生，每年工程投資大約在2億元左右，相應的工程資料也種類繁多。
2 煤炭企業建設工程檔案的特點
一是地面建設工程的單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。二是井下礦建、安裝工程的專業性、復雜性，井下工程不像地面工程那樣直觀可見，可以說礦井的開拓和發展離不開檔案資料。三是工程項目檔案資料的真實性，它是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求得工程質量標準，是工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。
3 建設工程資料在使用、保管過程中存在的問題分析
因礦井建設期長，工程施工單位多，建設單位管理人員變動，造成工程歸檔資料不完整，有的資料只有工程主體資料，沒有相關配套資料。
施工單位工程資料管理人員專業素質較差，更多的人員有工程施工相關專業知識，但缺乏檔案管理專業知識，造成工程資料不規范，不全面。
負責工程資料的科室對存檔工作重視程度不夠，因工程一般建設時間長，不注重過程資料整理，存在工程竣工時的突擊現象。
工程資料在使用過程中，保護意識差，造成資料頁面不整潔，污漬、油漬現象時有發生，資料頁面隨意涂改，亂寫亂畫，給檔案歸檔質量帶來很大影響。
4 建設工程檔案管理探索與實踐
加強領導，建立健全檔案管理制度，是做好工程檔案管理工作的基礎。俗話說：“沒有規矩不成方圓”，制訂相關管理制度，從基層管理抓起，責任落實到人，加強對工程資料的有序管理，規范資料移交簽收制度，注重過程控制，最終保證歸檔資料及圖紙的齊全、規范。為此，公司專門印發了《唐口煤業管理制度匯編》、下發了《唐口煤礦科技檔案管理暫行辦法》，轉發了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等，規范檔案管理行為，建立長效運行機制。
以人為本，充分發揮人的主觀能動性，是做好工程項目檔案管理的有力保證。人作為檔案管理中最主要的因素，公司根據自身的特點，努力培養一支高素質的檔案管理專業隊伍，讓他們成為既懂工程專業技術知識，又懂檔案管理的綜合素質管理人員，經常組織有關科室負責人及兼職檔案人員學習有關檔案管理的法律、法規及有關規定，培養他們的工作責任心，充分認識工程檔案管理的重要性。
檔案管理人員要深入工程現場，做好對工程檔案資料的跟蹤服務工作。唐口煤業公司地面土建工程既有新建項目，又有改擴建項目、維修項目，涉及的施工單位也較多，由此產生的工程資料也項目繁多。井下礦建工程、安裝工程也隨著礦井的開拓延伸不斷變化，這就要求工程檔案管理人員要經常深入現場，結合工程實際，理好思路，做到資料分類合理、項目明確，一目了然。
根據環節，按照原則，加強建設工程資料在歸檔前的收集、積累工作。針對建設單位管理人員變動，造成工程歸檔資料不完整、只有工程主體資料，沒有相關配套資料的問題，專職檔案管理人員與兼職檔案人員要“靠上”、“盯上”、“跟上”，要按照可行性研究、設計、施工、監理、單位工程、單項工程、竣工、試生產、科研、竣工資料等環節收集積累，保證建設工程檔案的規范性、完整性、系統性。
加強業務學習，借鑒兄弟單位的先進經驗和做法。因煤炭企業工程建設有其獨特的方面，隨著生產的不斷變化，相應的工程檔案資料的管理的合理性、合法性也不斷考驗著檔案管理人員的能力和水平，檔案管理人員要不斷加強檔案方面的法律法規、規章制度的學習，豐富相關專業知識，同時積極走出去，引進來，借鑒兄弟單位的先進管理經驗，取人之長，補己之短，才能更好地發揮工程檔案資料的作用，為企業的發展提供有力支持。
工程項目檔案的管理范文4
1.基于項目管理的工程檔案管理體系的構建。
基于項目管理的工程檔案管理體系既要求對工程檔案實施全過程的動態管理，也對其質量控制提出了一定的標準，簡單的說就是以項目施工計劃及其進度紐帶，按照檔案規范及時收集每個環節的工程檔案信息，并加以分類和歸檔，以及有效的挖掘利用，以此實現檔案真實、完整、高效。具體可從下述幾點著手：一是全過程管理工程檔案，既要基于工程項目的施工計劃明確文件的收集時間，強化薄弱環節和關鍵環節的檔案收集，同時應就工程項目的立項審批、規劃設計、招投標、征地安置、施工過程、竣工驗收等各階段的文件進行分類收集；二是強化控制工程檔案質量，這就要求應按照一定的標準和規范進行歸檔，而且力爭以用戶利益為核心，全面整理、科學分析、主動挖掘檔案信息，并注重收集、整理、分析反饋信息，以此為工程檔案使用者提供高層次、個性化的優質服務。
2.基于工程檔案管理的項目管理體系的構建。
因項目管理是工程檔案管理的基本前提，而工程檔案管理又是項目管理的重要內容，可見兩者相輔相成，不可分割，因此也應基于檔案管理促進兩者的共同發展。具體應以記錄的工程財務信息為參考，掌握并分析費用收支，結合工程的實際進度，有效控制工程造價；以記錄的工程施工情況為參考，合理配置施工資源，確保在合同規定的日期內完成項目施工；以所有的工程檔案作為控制工程質量的重要參考，以此減少不必要的損失，保質保量完成工程建設。
二、系統運行保障
1.制定統一規范的工程檔案標準。
通常工程項目規模浩大，涉及面廣，其檔案必然數量眾多，種類繁雜，因此制定統一、規范的檔案標準是實現檔案完整、真實、有效的基礎保障，具體應注意下述幾個方面：工程施工組織設計文件中應具備編織者、技術主管、建設單位、監理單位等參建各方的簽名、審批，其內容應明晰、具體；圖紙會審文件中應涵蓋工程名稱、地點、參建人員、會審內容、時間等信息及相關部門的簽字蓋章；材料合格證、質檢報告等文件應合法、齊全；合同、協議等內容應公平，嚴謹，全面，不存在漏洞；技術交底文件應符合質量驗收規范，如管道安裝應詳細記錄管件的大小、位置，支架方法等，驗收描述要詳細；分項、分部等資料劃分應明確且正確，內容真實不存在重項、漏項，施工日記應真實、全面等；此外針對檔案信息管理系統中的文本、圖片、聲像等不同類型的檔案應予以分類管理，其規范應以相應的數據庫要求為重要依據。
2.構建完善的工程檔案管理系統。
合理的工程檔案管理信息系統對于提高其管理績效具有重要的推動作用，在此筆者認為應以核心服務器為中心，為建設、設計、施工、監理及其他單位的溝通與合作提供一個公共平臺，以此為其查閱、使用、管理、分析工程檔案提供便利。但其應以統一文件格式、設置工作流程、定義訪問權限、完善數據庫建設、規范數據接口等為前提，建立數據、項目、服務集成的管理系統，以此便于收集、分類、歸檔、分析、應用工程檔案信息，如可以切實掌握待復核、履行期、已終止等不同類型的合同信息，核對和統一財務信息、施工材料等賬目，查詢設計變更等重大事項，以此為控制工程造價、質量、進度提供服務平臺，尤其利于順利完成工程驗收，以及合理解決經濟糾紛等問題。此外也可利用工作會議、匯報總結等豐富的信息反饋渠道，挖掘價值信息，用于為解決方案的制定等提供幫助。
3.明確劃分工程參建各方的權責。
工程檔案來源繁雜，其全面收集并非一項易事，僅靠單方力量顯然難以實現，因此必須強化工程參建各方的聯系，明晰其權責，以此促進工程檔案收集和管理工作有序開展，也為工程隱患的責任歸屬奠定基礎。如建設單位應負責工程項目申請，獲取土地、建設、規劃審批書、許可證等資質，可行性報告、施工組織設計、施工圖紙、招投標文件、承包合同等文件，其在城建檔案館、施工、設計、監理等各單位之間的檔案管理中起著承上啟下的作用；勘察單位應負責提交準確、可靠的工程勘察報告；設計單位應提交合理的施工圖以及技術方案；監理單位主要負責對施工現場的管理監督，并提交現場簽證、施工進度等相關文件；施工單位則主要負責工程質量，即提交材料、配件、機械、隱蔽工程等質檢報告。為進一步規范工程檔案管理活動，還應基于單位實況選擇項目式、強/弱矩陣式等組織形式。
4.形成有效的工程項目組織文化。
為切實推進工程檔案管理規范化、高效化，工程參建各方都應提高對工程檔案管理的認知，并自覺參與、配合檔案收集、管理和利用。其中工程檔案管理部門應身先士卒，認真貫徹檔案意識，并通過廣泛宣傳，形成自上而下管理工程檔案的良好局面；應立足于工程項目和工作需求，明確工程檔案管理目標，并在管理制度和檔案規范的約束下，加強部門之間、檔案形成者之間的溝通與合作，進一步完善檔案數量、種類、標準規范等；檔案管理者應切實強化自身的職業素養，掌握科學、實用、先進的檔案管理理論知識和方法技巧，熟練使用檔案信息管理系統，規范檔案操作，保證其完整、真實、標準，學會善于挖掘有效信息，并加以提煉和總結，以此為檔案使用者提供有力參考，提高工程檔案的時效性。
三、結束語
工程項目檔案的管理范文5
關鍵詞：高速公路 工程檔案 管理分析
中圖分類號：U412.36+6文獻標識碼： A 文章編號：
前言
高速公路建設項目檔案的形成、收集、整理、歸檔工作應與工程建設融為一體, 與工程建設同步。高速公路建設項目檔案是隨著工程項目的建設環環相扣, 段段相連, 步步延伸, 自始至終逐步形成的。
一、公路工程內業檔案資料的概念
公路工程實施過程中公路工程內業檔案的整理、保存與使用成為公路建設項目內部管理現代性的一個主要體現, 為以后管養單位和工程驗收、審計提供數據資料。這也成為公路建設者、從事檔案管理的人員包括檔案管理等部門關注的重要課題。
1 公路工程內業檔案資料的定義
顧名思義, 所謂公路工程內業檔案資料指的是建筑和養護公路過程中所牽涉到的關于路體本身及商業合同等相關數據和信息。它包括與工程實施前后與之相聯系的所有紀錄在案和形式分散的各類資料和檔案。
2 公路工程內業檔案資料的特性
首先，要保證公路工程內業檔案資料的實性。在施工現場，相關檔案記錄人員應根據現場情況當場記錄，要避免因事后在回憶，造成的記錄誤差。其次公路工程內業檔案資料具備合法性。謂合法性, 即各種原始記錄必須按照規定權限的人簽認, 未經簽認的原始記錄是不合法的, 因而是無效的。弄清了原始記錄上述三條基本屬性, 當然就明白了為什么一定要在施工現場直接填寫表格而不能轉手傳抄。轉手傳抄給修改原始記錄留下余地, 也給資料的真實性帶來了疑點。例如: 鉆孔灌注樁原始記錄表如果有泥點、手印, 甚至有水漬, 其真實性就靠得住。若是一張干干凈凈字跡工整的原始記錄, 可以說是一文不值, 它經過傳抄后, 不知做了多少“修正”, 其真實性也就無從說起了。要求必須對隱蔽工程等必須存有現場的施工原記錄, 包括鉆孔樁、特殊路基處理、預制梁張拉及孔道壓漿、鋼筋安裝等工序的原始記錄必須經驗收保留, 在內業整理中將隱蔽工程的原始記錄在填寫進施工報驗程序內業中, 既保證了現場數據的真實準確, 同時也保證了內業填寫的規范統一。
二、高速公路建設項目工程檔案管理工作存在的問題
1.建設項目工程檔案管理制度不健全
高速公路建設項目的工程檔案管理，需要建設單位、施工單位和監理單位等多個單位全面進行，由于對工程檔案管理工作的不重視，相關的管理制度建設也就不完善，無法指導和約束工程檔案管理工作的進行。尤其在一些高速公路建設項目的招投標和施工合同的簽訂中，沒有將工程檔案管理納入責任制；施工單位或者監理單位甚至只是用兼職人員來進行工程檔案的管理，沒有完善的制度進行指導和約束，工程檔案管理工作的效果難以保證，甚至在實際的工作中出現無專人、無專用工具和無固定庫房的三無檔案管理。
2.檔案管理人員專業水平低、隊伍不穩定
高速公路建設項目的工程檔案管理，不僅要求檔案管理者具備檔案管理的相關知識，還要求檔案管理者熟悉高速公路建設的相關技術，涉及路基、路面、綠化和交通安全等多個方面。因此，檔案管理人員要想完成高速公路建設項目的檔案管理，需要較高的職業素養，但當前高速公路建設項目的工程檔案管理人員的素質較差，缺乏專業的知識且責任心不強，對于高速公路建設中的工程檔案怎樣收集、歸檔和上交都沒有了解，對工程檔案的管理造成很大的影響。此外，檔案管理人員隊伍不穩定，大多由兼職人員組成，且常會出現輪崗現象，導致工程檔案管理工作的混亂。
3.工程檔案的填寫不規范
工程檔案對于表格填寫時應遵守的規范，并沒有嚴格的要求，這就導致在實際的工作中常會出現建設項目因不同管理者或者不同地域，甚至在同一工程中的不同階段，出現工程檔案不統一的現象。工程檔案表格填寫不統一，一方面不利于工程質量的評價，沒有同一的評價標準；一方面不利于對檔案進行信息化的處理，方便檔案的管理和查詢。
4.工程檔案管理信息化建設落后
利用計算機技術進行檔案的管理，是現代工程檔案的發展趨勢，當前的高速公路工程檔案，不論在生成、保存還是查閱等方面，還是以紙質的檔案為主，信息化建設水平低，限制了工程檔案管理工作的發展。手工填寫的工程檔案，不但效率低，成本高，還會出現因為人為錯誤等造成的填寫不規范等，在檔案的保存和檢索方面，也遠沒有信息化檔案管理的優勢。
三、加強高速公路建設項目工程檔案管理工作的建議
1 制訂內業資料的范本
雖然《公路工程質量檢驗與評定標準》和《公路工程施工監理規范》中給出了內業表格的形式, 但對表格的填寫方法、簽認用語、裝訂順序和歸檔的方法缺少詳細的說明和示例, 使用起來不方便。因此, 制訂一套內業資料的范本是十分必要的, 而這套范本應滿足以下要求。范本應滿足《公路工程質量檢驗與評定標準》和《公路工程施工監理規范》有關要求, 并在兩本規范提供的表格的基礎上, 將表格按公路工程項目進一步細化和完善, 使其更便于使用。范本應適用于高等級公路的建設項目, 任何公路工程項目均可根據實際情況取用該范本的全部或部分。而對于特殊工程, 則應在開工前制訂出相應的內業表格, 并提供其填寫方法和示例, 形成內業資料的補充范本, 與范本一起下發到有關的單位。范本除對各公路工程分項的內業表格的形式、填寫方法、裝訂和歸檔方法進行詳細規定并給出示例外, 還應對監理的簽認用語和簽認程序加以規范和統一, 使之成為內業資料管理規范的教材, 從而實現內業資料管理。其中包括內業表格和每道工序的報驗程序及報驗表格, 從施工管理、試驗數據、計量支付、統計報表等方面, 涵蓋了建設項目管理所需要的所有表格, 既保證了項目應用表格的統一, 同時形成了標準。但可能有些表格在應用中隨著規范等原因的變化, 也需要及時變化。需要項目檔案管理人員及時修改下發, 做到內業表格的及時性和有效性。
2 相關人員的培訓
在開工前, 對相關人員進行一次培訓, 對實現內業資料的標準化有十分重要的作用。召開工程內業管理培訓工作會議,講解表格的應用和填寫的方法, 做到填寫規范、及時、準確。因為沒有范本, 施工單位的內業人員往往不清楚內業表格填寫方法, 甚至監理人員及上級主管部門的有關人員對內業表格的填寫方法的認識也較為模糊。因此, 經過培訓, 使所有內業人員明確表格的填寫方法, 從而有效地避免內業工作的盲目性, 減少失誤和不必要的損失, 提高工作效率。同時也建議在各級專業學校的教學中也應引入相應的內容, 使學生畢業后能更快地適應內業方面的工作。
3 必須實行內業資料的微機化管理
內業資料的標準化是實行內業資料微機化管理的基礎,而實行內業資料微機化管理又是實現內業資料標準化的有力手段, 兩者相輔相成。實行內業資料的微機化管理, 不僅保證了內業資料的規范化, 而且快速、經濟, 減少了人力和物力的浪費, 減輕了內業人員的工作強度。應該指出, 公路工程內業資料管理的微機化不僅僅是內業表格的微機管理, 更重要的是實現內業數據的自動采集、內業資料的網上傳輸簽認、歸檔和查詢。
結束語
高速公路工程檔案是高速公路建設的真實記錄， 是高速公路建設和管理的重要依據， 對高速公路工程檔案的管理也是高速公路工程建設的重要組成部分。
參考文獻
[1] 葉楊. 如何搞好公路檔案管理建設工作[J]. 價值工程. 2012(12)
[2] 葉楊. 新形勢下公路工程檔案管理存在的問題分析[J]. 價值工程. 2012(10)
工程項目檔案的管理范文6
摘 要 工程項目檔案記錄整個工程傳承、創新和發展，是項目的真實反映和描述，也是單位維權的憑證和依據。
關鍵詞 工程項目 檔案管理 存在問題及對策
工程項目檔案記錄了工程項目建設相關成果，有利于項目的傳承、創新和發展，是聯系過去、現在以及未來的信息媒介。促進企業工程項目檔案的有效管理是非常值得探討的議題。
一、充分認識加強工程項目檔案管理的重要意義
根據國家檔案局、國家發展改革委員會聯合《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，工程檔案驗收是項目竣工驗的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。
工程項目相當于一個類型的信息資源庫，不僅僅是項目建設的真實反映和描述，還是項目建設發展的重要基礎以及借鑒資料，也可以作為建設單位維權的憑證或者依據。
（一）加強項目檔案管理是工程創優的必備條件。項目建設檔案工作是項目工程建設的重要組成部分，無論是創建優質工程獎，亦或是項目建設驗收，都迫切需要檔案的支撐。工程上，在竣工驗收階段，原則上要把工程全部檔案資料作為驗收工程質量的重要子項，項目檔案驗收不合格，全盤否定該項目總體驗收計劃。
（二）要提高項目建設的管理水平，必須加強對項目檔案的管理。檔案資料是最原始真實全面的，是工程的建設過程、結果以及竣工后各項建設的重要參考資料，從這些資料中可以總結經驗提高水平，完善從設計到運行的每一個環節。各級領導必須要高度重視建設項目檔案工作；加強對建設項目檔案工作的組織領導；定期召開建設項目檔案工作會議；加強建設項目檔案管理制度建設。
（三）企業要想持續發展就必須做好檔案的管理工作。如天津市的解放橋由當進法國一家橋梁公司承建，至今已有八十多年歷史，橋體出現故障，需要維修，找遍了市檔案館的檔案，無法找到橋相關的檔案，卻在法國的這家橋梁公司找到了設計圖紙等大量資料，省下許多人力和財力。以上例子證明了項目建設檔案管理的重要作用和地位以及管理人員所要履行的管理責任的重大。
（四）加強項目建設檔案管理作為戰略選擇。現代企業產權權責明確，政企分開，管理科學。企業檔案不僅是產權劃分的依據，科學管理的基礎，而且還可以作為企業維權的一項依據。在生產建設中，檔案應用在各方面，系統的檔案是科學決策的重要依據，能夠使決策者制定出的工作方案切實可行，減少人力物力的浪費。
二、項目檔案管理的問題
（一）對檔案管理沒有正確認識。在工程建設期間，輕視檔案只重視工程，檔案歸檔不及時。
（二）檔案人員素質需要進一步提高。當前，很多項目管理人員沒有達到規范要求，主動完成工作，思路不開闊以至于歸檔資料不全；施工隊伍流動性大，使檔案管理工作脫節，部門間缺乏必要的溝通，具體工作沒有落實到具體人員。
（三）加強探索實踐以實現“文化上同心跨越”的目標。工程參建單位文化管理理念存在差異，工作標準不統一，給檔案的規范管理帶來一定的影響。因此加強探索與實踐非常關鍵。
三、加強檔案管理的一些措施
項目建設檔案作為一種歷史記錄是工程管理的重要組部分。
（一）領導重視是關鍵。只有重視才會做好項目檔案管理工作。因此，從監與管兩方面入手，企業要將檔案工作作為工作計劃擺上重要議事日程并列入工程條款，用法律來約束，保證工作人員積極工作、深入現場收集所需資料的積極性。
（二）制度建設是保證。建立一整套嚴格科學可行的檔案管理制度，從領導、分工、獎懲等方面作出明確規定，對檔案文件在各階段的任務提出具體要求。在建設初期就要向各單位發放文件管理規則規范以及制度說明。為保證檔案的及時移交與財務結算，嚴格按照制度執行簽字手續。
（三）業務素質是基礎。面對新要求，檔案人員要有先進工作作風，自覺學習相關知識和政策，保持完善細節，履行職責，保證效率的思想。既要善于溝通，積極主動地參加到工程建設各項工作中來，又要按照要求把好質量關，做好應對各種問題的工作，對于檔案材料的收集整理工作要做到慎、全、嚴、細。
同時還要完善檔案人員與企業員工的檔案網絡體系，把檔案作為一種資產，通過健全的網絡體系保證能夠收集到完整全面的資料。
四、提升檔案管理水平的方法
項目建設工程參建單位多，工期長，檔案數量多，時間不均衡，加強檔案管理需要做好以下方面。
（一）保證檔案管理工作與工程建設相一致。按照要求狠抓管理，做到項目的立項與相應的檔案、建設的進度以及檢查和竣工驗收工作相一致。把檔案管理工作作為貫穿全程的任務，加強對檔案的收集整理，保證工程檔案完整準確。把檔案工作作為特殊的項目工程，做到先期入檔，與工程建設同步進行直至結束，達到很好的控制。
（二）提高要求，加強檔案過程控制。
1.審批工程建設嚴格化。工程建設中的審批文件作為項目建設的重要合法依據，所以，各部門要分健全制度，規范要求完善計劃，落實材料收集的各項條款。
2.工程施工嚴格化。管理人員要嚴格按照制度的標準加強對各單位在各階段的材料工作的監督審查，從初期到工程結束都要按標準仔細落實。做好在業主單位的設計施工與協調監理的配合工作，在全體參建人員參與下完善收集的資料檔案，注意在施工以及竣工驗收階段遵循規律統籌安排規劃。嚴把材料質量關，及時發現文件的問題并解決，跟蹤建檔，保證按照標準進行。用規范的管理確?？⒐n案的高質量高水平和檔案的真實準確性。管理人員要主動學習，跟蹤管理每一個階段的資料，提高效率，優化每一步工作，做到精細。
3.竣工驗收嚴格化。保證工程與檔案同步嚴格驗收，總結完成檔案收集。加強檢查整理工作，發現問題及時整改，降低損失。首先，檔案部門必須參加竣工驗收，審閱工程檔案是竣工驗收的法定內容，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質量的關鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段中發現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。其次，強化對重點檔案的收集。項目檔案驗時抽點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。項目建設單位一定要把項目文件的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關單位，及時收集項目建設有關文件材料。根據項目檔案驗收的工作實踐，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉化而來的，沒有經過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存，但必須要加蓋完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。
