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采購訂單的管理范文1
直運業務是指商品無需入庫即可完成的銷售業務。客戶向本公司訂購商品，雙方簽訂購銷合同;本公司向供應商采購客戶所需的商品，與供應商簽訂采購合同;供應商直接將商品發送給客戶，結算時，由購銷雙方分別與企業結算。直運業務包括直運銷售業務與直運采購業務，沒有實物的出入庫，貨物流向是直接從供應商到客戶，財務結算通過直運銷售發票，直運采購發票進行。企業、客戶與供應商的供銷關系如圖所示：
二、直運業務處理流程
1、相關設置：
ERP子系統啟用——基礎設置：同時啟用采購管理、銷售管理、應收管理、應付管理、庫存管理、存貨核算、總賬管理系統;
銷售管理系統——銷售選項設置：報價不含稅、有直運銷售業務;
基礎設置——存貨屬性設置：將直運業務所涉及的存貨設置有內銷、外銷、外購屬性;
2、業務執行
案例：
2009年8月10日，陽光公司銷售部接到業務消息，客戶華宏公司欲購買智能空調10臺，雙方商定以單價4000元/臺成交，增值稅17%，隨后，銷售部填制銷售訂單;
8月10日銷售部聯系供應商興華公司，發出采購訂單，以單價3000元/臺成交，增值稅17%，并要求興華公司直接將貨物送到華宏公司;
8月10日，興華公司將貨物送至華宏公司，并根據采購訂單開具一張專用采購發票給陽光公司;
8月10日，銷售部根據銷售訂單開具一張專用銷售發票給華宏公司;
8月10日，財務根據銷售部交來的采購發票、銷售發票結轉采購成本、銷售成本并確認銷售收入。
操作步驟：
(1)錄入銷售訂單和采購訂單
在銷售管理系統，執行“銷售訂貨”︳“銷售訂單”命令，進入“銷售訂單” 窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運銷售” 業務類型，錄入銷售單價等信息生成銷售訂單，保存并審核;
在采購管理系統，執行“采購訂貨”︳“采購訂單”命令，進入“采購訂單”窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運采購”業務類型，單擊“生單” 按鈕，選擇“銷售訂單” 命令，將銷售訂單相關信息帶入“采購訂單”，錄入采購單價等信息生成采購訂單，保存并審核;
(2)生成專用采購發票和專用銷售發票
在采購管理系統，參照采購訂單生成直運專用采購發票并保存;
在銷售管理系統，參照銷售訂單生成直運專用銷售發票，保存并復核;
(3)直運送貨后結轉采購成本、銷售成本并確認銷售收入
模式A：在應付款管理系統審核應付單，確認采購成本并生成憑證;
在存貨核算系統對直運銷售發票記賬結轉銷售成本，并生成憑證;
在應收款管理系統審核應收單，確認銷售收入并生成憑證;
在總賬管理系統查看直運業務生成的三張憑證：
模式B：在應付款管理系統只審核應付單，操作同模式A;不生成憑證;
在存貨核算系統對直運采購發票和直運銷售發票記賬;
在存貨核算系統同時結轉采購成本和銷售成本并生成兩張憑證;
在應收款管理系統審核應收單，確認銷售收入并生成憑證，操作同模式A;
在總賬管理系統同樣可以查看到直運業務生成的三張憑證。
三、結論
直運業務采購與銷售實物均不入庫，中間商直接以采購成本結轉銷售成本;
采購成結轉前必須先在在應付款管理系統對應付單進行審核;
采購成本結轉可在應付款管理系統實現，并生成憑證，然后再在存貨核算系統結轉銷售成本并生成憑證，在應收款管理系統確認銷售收入并生成憑證，即A執行模式;
如果不在應付款管理系統生成結轉采購成本憑證，則采購成本和銷售成本的結轉可同時在存貨核算系統實現，并生成兩張憑證，再在應收款管理系統確認銷售收入并生成憑證，即B執行模式;
無論執行哪種模式，在總賬系統均可查詢到直運業務生成的三張憑證。
【注】本文系順德職業技術學院教改項目，項目編號：2012—SZWLKC21
參考文獻
1.王新玲，汪剛主編.會計信息系統實驗教程.北京：清華大學出版社，2012
采購訂單的管理范文2
企業信息管理準確
1引言
隨著計算機科學的運用日益成熟，慢慢的計算機科學技術的運用已深入到各個行業，基本實現了很多領域的智能可控管理，在人類社會的各個領域發揮了越來越重要的作用。中小企業的信息管理長期是采用人工管理的方式。對于各個控制環中的各控制點的信息采集均是采用手工的方式進行采集、統計和分析，經常會出現信息收集不規范、對系統缺陷的歸類、缺陷頻次的統計不精確、信息可追溯性較差等諸多問題。同時人工操作必然帶來了出錯率高，效率低、保密性差，大量的耗費了時間及人力物力，時間一長，將產生大量的文件和數據，這給數據資料的查找、更新及維護都帶來了不可避免的麻煩及難度。針對以上問題，開發一套實用的企業信息管理系統，具有了其實際的意義。
2系統業務分析
系統主要業務流程包括客戶訂單處理流程、生產管理流程、原材料采購流程。
客戶訂單處理流程為：訂單錄入（看板自動掃碼）集貨發貨。
生產管理流程為：看板回收制定生產計劃書生產完成品入庫。
采購流程為：看板回收制定采購計劃原材料采購采購完成入庫
客戶訂單流程觸發生產管理流程，生產管理流程觸發采購流程。觸發其流程的紐帶看板循環。
一般商品生產分為計劃生產、消息生產模式和后補充生產模式。后補充生產模式是保證倉庫中具備一定的庫存數量，客戶來訂單時，從庫存里面直接取貨。消息生產模式是庫存里面不備貨，在客戶下訂單時，再進行生產。計劃生產是按月制定生產計劃，按日發放生產計劃書和看板。無論那種生產模式，都可以用以上的流程模式來進行處理。
調整看板：在下達生產任務之后，有時出現原材料剩余的情況，而且如果保存到明天，原材料將作廢，因此要使用這些原材料生產一些商品，生產課領取一些調整看板領取調整看板時，由管理課掃碼，制定生產計劃書。調整看板的生產在系統要單獨標志。
系統主要業務流程如圖1所示。
3系統功能分析
本文設計的企業信息管理系統能夠完成系統管理、人員管理、客戶訂單管理、集貨管理、生產管理、采購管理、庫存管理、發貨管理、查詢報表等功能。每個功能說明如下：
（1）系統管理包括維護系統用戶、操作權限，維護系統基礎數據（商品信息、材料信息、生產線、倉庫信息、客戶資料、供貨商資料等），設置系統運行參數（看板循環周期、商品生產周期、商品預警庫存等），看板管理。
（2）人員管理包括人員資料維護，人員績效考核等。
（3）客戶訂單包括客戶訂單資料維護查詢，客戶看板掃碼，生成集貨指示書。
（4）集貨管理包括客戶看板是生產看板一一對比掃碼，自動錄入集貨指示書完成狀態，集貨訂單編號和客戶訂單編號一一對應。
（5）發貨管理對客戶訂單（或者集貨指示書）進行掃碼，更新訂單狀態為（已發貨）。
（6）生產管理包括制定生產計劃書，對生產看板進行掃碼，編排生產任務，完成品入庫時通過手持終端掃碼自動入庫。
（7）采購管理包括制定采購計劃書，對供貨商供貨材料進行掃碼入庫。
（8）倉庫管理包括庫存查詢，庫存預警監視，特殊情況下的商品、材料入出庫，制作盤點單，盤點結果掃碼錄入。
（9）查詢報表包括客戶訂單統計，欠品狀態查詢，集貨狀態查詢，發貨狀態查詢，生產狀態查詢，采購狀態查詢，庫存查詢，庫存預警。
系統功能結構圖如圖2所示。
4關鍵功能實現
4.1客戶訂單處理
物流班長在定期（一般1小時一次）客戶看板架上查看客戶看板信息，如果有客戶看板，就對這些看板進行掃碼處理。掃碼完成后，按照系統提示自動生產集貨指示書，之后把集貨指示書和客戶看板放置在集貨看板架上。如果這些訂購商品是屬于消息生產的，系統會提示制作這些商品的生產計劃書，并把生產計劃書和生產看板（一次性）放在生產看板架上。
4.2 材料采購
生產班長在生產過程中，從倉庫中提取所需要的材料，并將材料看板取下放置到材料回收看板架上。采購主管定期從回收看板架上取下材料看板，通過掃碼的方式制定采購計劃書。并將采購計劃書和采購看板發送到供貨商，供貨商將所采購材料、采購看板、采購訂單一并發貨給新明纖維。采購主管收到貨物后，將材料放置到指定倉庫，并對材料看板進行掃碼入庫，
最后簽收訂單。有欠品時把訂單先扣下，等補齊后，掃碼入庫再簽收訂單。
5小結
隨著我國企業的規模和數量日益增多，原先的紙質記錄、手工服務方式已遠不能滿足如今企業的管理和業務需求。針對這一現狀，本文在此提出實施無紙化的企業管理辦法，通過信息化系統實現企業基礎資料、訂單業務審核流程、項目實施流程、庫存報表等功能，提高員工的工作效率，降低服務成本，促進中小企業的信息化建設。
參考文獻：
采購訂單的管理范文3
關鍵詞：ERP系統；采購；風險
中圖分類號：F123.9 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）21-0135-02
一、ERP系統的基本概述
ERP系統，即企業資源計劃，是利用現代企業的先進管理思想將企業所有資源進行整合集成管理，并為企業提供決策、計劃、控制與經營業績評估的管理平臺。簡單的說是將企業的三大流即物流、資金流、信息流，進行全面一體化管理的管理信息系統。ERP項目的實施，第一次將油田物資采購業務集成到一個統一的管理信息平臺，改變了之前各單位物資系統互不聯通，相互獨立的局面，為油田物資采購業務的統籌管理和資源優化提供了及時高效的信息化手段，對于油田的信息化建設具有重要意義。
作為集采購、倉儲、中轉、商品檢測、配送、現場服務于一體的專業化物資供應單位，是西北地區實力最強大的大型現代化物資供銷企業之一。其主營業務為物資供銷，經營金屬材料、機電設備、化工材料、建材勞保、鉆井工具、汽車配件、電器儀表、五金工具等物資3萬余種，從國內33個省區和國外20多個國家與地區進貨，年吞吐量100多萬噸，年采購金額50多億元。
在ERP項目的實施過程中，發現ERP系統作為企業內部資源統籌管理和優化配置的信息平臺，側重點在于把企業的物流、資金流、信息流統一起來進行管理，以求最大限度地利用企業現有資源，實現企業經濟效益的最大化。但是對于具體業務操作時ERP系統的功能還存在一些不滿足實際操作的情況，需要進行調整、擴充和完善。例如，ERP環境下的物資采購合同管理控制體系所涉及的一些功能就需要重新評估和設計。
二、ERP系統在物資采購管理存在的潛在風險
作為油田采購的管理人員在合同管理中，承擔著合同的經濟、法律審查職責。ERP系統的實施過程中對物資采購僅僅是以采購訂單的形式體現，主要功能也僅僅是作為資源配置的手段，對于買賣雙方具有權利、義務的合同內容的審核和管理則明顯不足。則ERP系統在實際操作中對于物資采購合同的審核、管理中的潛在風險為：
1.物資采購需要買賣雙方簽訂據有合同形式的法律文書，這就需要系統能提供一個錄入和輸出標準文本的平臺。但由于ERP系統的核心是企業內部資源的統籌管理和優化配置，ERP系統中采購訂單模塊的重點在于采購物料的配置和管理。對采購合同文本所需各項條款，如質保期、運輸條件、付款方式、違約責任等并沒有提供一個標準、統一的文本錄入格式。
2.作為物資采購合同需要有一個標準的輸出打印文本模式。ERP系統中采購訂單模塊對于合同打印僅僅提供采購訂單明細打印，并不包含合同文本中約定的相關條款，無法打印出符合要求的標準合同文本。
3.ERP系統中的采購訂單審核功能相對單一。ERP系統中對于采購訂單的審核僅僅涵蓋了對于整個訂單的審核通過與否，沒有細化到每條物料明細的審核和合同條款的審核。
4.ERP系統針對物資采購業務沒有提供報表統計分析功能。物資供應總公司在日常管理工作中需要對總公司生產、經營情況進行隨時的實時統計、分析，以反映總公司各項業務的實際運營情況給總公司決策層提供決策的依據。此項功能的缺失對總公司經營管理產生極大的影響，容易產生統計數據滯后的情況。
5.ERP系統對于發出的合同文本是否經買賣雙方簽字蓋章并返回缺少“合同文本蓋章確認”功能。使合同管理部門不能有效防范和化解交易風險，確保物資采購合同對外付款的安全性和有效性（注：我單位管理規定只有供應商將打印出來的合同文本簽字蓋章，并返回我單位，經合同管理部門審核確認后，我單位財務部門才能依據該合同對供應商付款）。
以上原因造成管理部門在合同審核工作中不能及時發現和化解合同簽訂、履行過程中的法律風險。因此，如何能更好地適應ERP系統，如何在充分發揮ERP系統作用的基礎上與總公司的實際相結合，切實做好和完善物資采購的管理工作，降低企業的法律風險，使ERP系統更能符合管理的需要，就成為了管理部門需要切實考慮的課題。
三、對ERP系統訂單式采購的調整、擴充和完善
針對ERP系統中物資采購管理存在的法律風險，在油田ERP項目實施的過程中，采用了兩種不同的解決方案來彌補。
1.解決方案1：油田除物資供應總公司以外的其他單位，將采購的管理工作從ERP系統中獨立出來，在中石油集團公司提供的另外一套專業用于合同管理的系統（中石油合同管理系統）中進行管理。即對于同一份業務，需要在ERP系統和中石油合同管理系統中各執行一遍。
2.解決方案2：新疆油田物資供應總公司是新疆油田物資采購業務的主體單位，每年簽訂物資采購合同1萬多份，物料明細10萬余項。如果采用新疆油田其他單位的做法，對于一份業務，分別在兩套系統中各執行一遍，工作量巨大，并且由于工作交叉重復，效率低下，非常不現實，也達不到快速、高效、便捷的管理要求，可行性較低。同時由于中石油合同管理系統對于物資類的器材編碼沒有設定以及對于倉庫管理中的收、發、存等工作也沒有設定，無法滿足物資采購管理工作的整體需要。因此物資供應總公司選擇對ERP系統中的采購訂單模塊進行改進和完善，并且配套以相關的管理規定，從而在ERP系統中實現合同管理的職能和需要。
（1）對于ERP系統采購訂單模塊中原有的簡單合同文本錄入環境做了大量改進，按照國家標準買賣合同文本的要求將質保期、運輸條件、付款條件、違約責任等合同條款增加到采購訂單的合同文本錄入中。同時完善物資采購合同的文本種類，增添了金屬材料類、化工產品類、機電設備類等七種具有物資特點合同文本。使在合同簽訂過程中可以根據各類物資的特性選用適合的文本內容，從而防范了法律風險，維護了企業的合法權益。
（2）為解決ERP系統中采購訂單模塊無法打印出符合要求的合同文本的情況，在物資供應總公司的ERP系統中，單獨開發了合同文本打印程序，該程序能夠將采購訂單中采購的物料和相關信息，以及錄入的各種合同條款，按照標準的符合法律要求的文本格式打印出來。從而滿足從系統中直接打印出采購合同的標準文本的要求（另外，該程序還對采購訂單做了相關甄別和限制，僅僅是對滿足各項要求的、有效的采購訂單才能打印出對應合同文本，從而保證了打印的合同文本的真實可靠）。
（3）ERP系統中原有的采購訂單審核功能相對單一，對于采購訂單的審核僅僅涵蓋了對于整個訂單的審核通過與否，沒有細化到每條物料價格明細的審核和合同條款的審核。例如審核某項采購訂單時如果發現其中某項物料的價格存在錯誤，只能將整個訂單退回，而無法標明是哪項物料價格存在問題，審批效率不高。對于這個問題，在物資供應總公司的ERP系統中，也單獨開發了全新的采購訂單的審批程序，新的審批程序將采購訂單的審批細化到每條物料明細的審核和合同條款的審核，當審核人員在審核某項采購訂單時發現其中某項物料的價格存在錯誤，在退回該采購訂單的時候選擇該項物料的審批狀態為“審批不通過”，而該份訂單的其余物料選擇審批狀態為“審批通過”；業務員修改該份采購訂單時，僅僅只需要修改“審批不通過”物料的相關信息，對于“審批通過”的物料不需要也無法進行修改，極大地提高了采購訂單審批的效率。
（4）對于ERP系統的報表統計功能，我們及時向ERP項目部提出需求，提供所需各類報表的模版及所需的查詢條件，希望在ERP系統中建立一整套的業務報表體系，使業務人員根據需要隨時得到實時的各項業務統計報表。
以上是物資供應總公司為彌補ERP系統在合同管理工作中存在的法律風險，在ERP項目實施過程中對于ERP系統本身所做的一些改進和開發，從而使其滿足了合同管理工作的基本要求。
四、EPR系統下物資采購合同管理的建議
ERP系統是一個龐大復雜的系統，而合同管理又是一項精細嚴密的工作。盡管ERP系統的實施使企業各部門的業務實現了集成化處理，減少了不必要的環節。但是由于實施企業的業務運作更加依賴于ERP系統，這種依賴和系統本身的特點也使企業原有的管理、控制體系發生改變，一些原有的有利于控制和監督的環節也消失了，這就形成了新的業務風險。為了確保ERP系統正常、安全、可靠地運行，確保數據的真實、及時、完整、合法性。除了需要一些對于ERP系統本身的調整和改進，還需要根據ERP系統實施后的實際業務環境建立一系列配套的管理制度和崗位責任制度，對業務操作人員提出責任和要求，才能保證在ERP的業務環境下切實做好和完善采購合同的管理工作。
為了實現這一目標，我們加強和完善了對ERP系統開發、應用、維護過程中相關人員行為的管理、約束和控制，采取一套預防性的內部管理制度。把健全和完善合同簽訂制度，規范合同簽訂行為列入重點工作。在原有制度的基礎上總結工作經驗，重新修訂和頒發了《合同管理辦法》，更詳盡地規定了各部門，各崗位應履行的職責、范圍、程序，使合同簽訂和管理人員有章可循，使工作程序更加合理，提高合同簽訂的質量。
ERP系統只是管理者進行企業管理的工具，其本身是比較“死板”的。要充分發揮ERP系統的作用還需要高素質的員工的積極協作才行。我們對物資采購人員，合同簽訂、管理人員實行定期業務培訓制度，提高工作人員的業務水平，掌握和熟練系統的操作指令。確保ERP系統數據庫錄入信息的真實性、完整性、準確性、一致性和安全性。
采購訂單的管理范文4
信息化社會的飛速發展對現代企業管理提出了更高的要求，隨著企業信息化的發展，采購作為企業生產經營的一個重要環節更應該加強管理，充分利用內外部環境條件，逐步實現企業采購的信息化管理。
現代企業面臨著需求多樣化和個性化的雙重挑戰，采購將會直接影響到企業的生產、產品的銷售以及整個供應鏈的最終獲利情況。另外一方面，目前采購成本在企業中的總成本隨著供應鏈的發展以及外包的深入，比重仍在上升，有統計表明，采購環節的節約與企業利潤之間存在倍增效應或乘數效應:即采購環節節約1%,企業利潤將增加5%～10%，由此可見，采購環節管理的好壞,己成為企業降低成本,提升運營效率的關鍵因素。
采購管理就企業采購的具體職能來說:一方面，它要實現對整個企業的物資供應;另一方面，它是企業聯系整個資源市場的紐帶。在采購管理過程中企業必須考慮到價格、采購路線、交貨的準時性、影響價格的特殊因素、采購訂單的數量與質量以及供應商的穩定性與可靠性。此外，采購職能還與企業的長期目標密切相關。盡管采購部門極少單獨做出長期的戰略決策，但采購部門應該在新產品開發或產品的重新設計、產品價值分析、自制或外購決策、產品定價、市場預測等方面發揮長期的管理職能。
采購系統是企業信息化的重點內容之一，它在企業之間的原材料和半成品生產合作交流方面架起了一座橋梁，溝通生產需求與物資供應的聯系。在企業信息化環境下，要提升企業的競爭力、實施有效的采購管理必須在管理信息技術、組織和業務流程、質量和成本控制、采購模式、供應商管理等方面做出重大改進。因此，研究企業信息化環境下的企業采購系統對我國企業快步邁向國際市場、提高在國際市場上的生存和競爭能力有著十分重要的理論與實際意義。
二、采購系統的分析與設計
目前,企業存在的較大問題是由于企業之間的采購信息傳遞方式大多仍是電話、傳真方式，尚未達到企業之間及時的信息共享，造成信息反饋滯后，采購周期變長，無法適應快速變化的市場及單位的需求。此外供應商關系還處在松散型的狀態，未建立戰略伙伴關系，距離一體化采購管理模式的建立還有一定的距離，從而使企業的競爭力受到一定程度的削弱。企業的供應科人員特別希望能夠建立共享信息平臺，更及時的了解他們供應商和客戶的有關信息，避免信息不對稱造成成本損失，保證供需雙方信息的準確性和及時性，以便做出正確的采購決策。一個完善的采購管理系統可以幫助該企業達到企業內部及企業之間的信息共享，提高效率，從而降低采購和庫存成本。這就需要開發一個系統使企業能夠準確且及時地了解供應商和客戶的信息，為企業管理人員制定決策提供了可靠的依據，減少ERP對企業外部環境動態變化的響應時間，從而提高企業的市場變化的適應能力和對客戶需求的快速響應能力。
目前,國內一些軟件開發商己從單個企業的獨立的采購管理系統的研究開始，逐步在企業內部注重生產、采購、銷售、財務一體化的研究，但將采購管理系統置身于供應鏈環境中加以研究才剛剛開始，供應鏈環境下采購計劃的制定方法、采購訂單的處理方式、采購業務流程的設置，都較單個企業內部的采購管理有許多異同。目前這方面的采購管理系統軟件尚不多見。
采購管理通常包括以下幾項基本職能是采購計劃、采購組織、采購決策和采購控制。有效的采購系統可以幫助采購人員控制并完成采購物料從采購計劃、采購詢價、采購訂單、采購收料、采購發票的全部過程。可有效的監控采購計劃的實施，采購成本的變動及供應商交貨履約情況，從而幫助采購人員選擇最佳的供應商和采購策略，確保采購工作高質量、高效率及低成本執行。
針對目前大多數企業采購管理工作的現狀，對采購系統提出了以下功能設計:(1)信息登記：采購計劃登記、詢價單登記、采購訂單登記、收料單登記、普通發票登記、專用發票登記;(2)信息查詢：采購計劃查詢 、詢價單查詢、采購訂單查詢、收料單查詢、采購發票查詢、采購計劃明細查詢、詢價單明細查詢、采購訂單明細查詢、收料單明細查詢、采購發票明細查詢、待審核單據列表；(3)統計分析：采購資金預算、采購訂單統計、收料單統計、采購發票統計、采購計劃執行情況、采購訂單執行情況、在途情況分析、綜合統計分析、供貨商價格對比分析；(4)數據管理：原材料庫存修改、成品庫存修改、訂單生成與修改、合作單位信息修改;(5)維護設置：用戶管理、權限設置、備份數據、恢復數據；(6)退出系統：用戶退出采購系統。
三、應用效果
本系統在某企業集團應用以后，采購系統可幫助采購人員完成采購物料從采購計劃的制訂、采購申請、采購詢價、采購訂單、訂單跟蹤等采購業務的全部過程，每一業務都能有效控制。采購人員在向供應商發出采購令前不必像以前那樣，繁瑣地填寫大量的各種表格，只需審查系統所產生的每一期間內的采購計劃即可。如遇生產計劃變更，采購計劃相應變化。采購人員因有了及時準確的計劃信息，他們可從煩瑣的事務作業中解脫出來，用更多的時間和精力來進行價值分析，選項擇貨源和開發更多的合格供應商。有效地監控采購計劃的實施及采購成本的變動情況，幫助采購人員選擇最佳的供應，確保采購工作高質量、高效率、低成本地執行，使企業處于最佳的供貨關態。
采購訂單的管理范文5
[關鍵詞]供應鏈 采購 管理
一、供應鏈管理環境下采購的特點
供應鏈采購是指供應鏈內部企業之間的采購,即供應鏈內部的需求企業向供應商企業采購訂貨,供應商企業將貨物供應給需求企業。從采購性質來看,供應鏈采購是一種基于需求的采購,需要多少就采購多少,什么時候需要就什么時候采購,采購回來的貨物直接送需求點進行消費;供應鏈采購同時又是一種供應商主動型采購,由于供應鏈的需求者的需求信息隨時都傳送給供應商,所以供應商能隨時掌握用戶需求信息,能夠根據需求狀況、變化趨勢,及時調整生產計劃、補充貨物,適時適量地滿足用戶需要。由于雙方是一種友好合作的利益共同體,如果需求方的產品質量不好、銷售不出去的話,供應商自己也會遭受損失,所以,供應商會主動關心產品質量,自覺把好質量關,保證需求方的產品質量。供需雙方為了能在市場上占有一席之地、獲得更大的經濟效益,分別從不同的角度相互配合、各盡其力,所以在采購上也是互相配合,提高采購工作效率、最大限度地降低采購成本、最好地保證供應。
供應鏈采購與傳統的采購相比,物資供需關系沒變,采購的概念沒變,但是,由于供應鏈各個企業之間是一種戰略伙伴關系,采購是在一種非常友好合作的環境中進行,所以采購的觀念和采購的操作都發生了很大的變化:
1. 從傳統的為庫存而采購轉變成為訂單而采購(即為需求而采購)
在供應鏈管理模式下,采購活動是以訂單驅動方式進行的,制造訂單的產生是在用戶需求訂單的驅動下產生的,然后,制造訂單再驅動采購訂單,采購訂單再驅動供應商,這種準時化的訂單驅動模式,使供應鏈系統得以準時響應用戶的需求,從而降低了庫存成本,提高了物流速度和庫存周轉率。
2. 使采購管理從事后把關轉變為事中控制(即外部資源管理)
正如前面所指出的傳統采購管理的不足之處在于與供應商之間缺乏合作,缺乏柔性和對需求快速響應的能力,在供應鏈管理采購模式下,采用新的供需合作模式,增加了和供應商之間的信息聯系和相互之間的合作,這樣使供應商對采購部門的要求能夠得到實時的響應,并對產品的質量進行事中控制。
3. 從一般買賣關系向戰略合作伙伴關系轉變
與供應商建立戰略合作伙伴關系,改變了以往的與供應商之間臨時的或短時期的合作關系,首先可以降低由于不可預測的需求變化而帶來的風險,如運輸過程的風險、信用的風險、產品質量的風險等;其次通過共享庫存數據,從而使采購的決策過程變得透明,以減少需求信息的失真現象;同時供需雙方還可為制定戰略性的采購供應計劃共同協商,為共同解決問題提供便利,不必為日常瑣事消耗時間與精力;另外,通過合作伙伴關系,供需雙方都能降低交易成本,并避免了許多不必要的手續和談判進程,信息的共享避免了信息不對稱決策可能造成的成本損失。
4. 買方主動型向賣方型轉變
就采購而言供需雙方都有利益:買方獲得物資保障生產;賣方銷售貨物獲得利潤。所以既然買方可以主動,則賣方當然也完全可以主動。而這兩個主動比起來,賣方的主動更富有效率和效益,因為它不但為買方節省了采購業務,而且也為自己主動調整生產計劃和送貨計劃而實現了最大的節約,真正實現了供需雙方的“雙贏”。
總之,供應鏈采購的實質,就是充分利用企業外部資源、利用供應商自己的作用來實現企業采購的工作,讓供應商對自己的產品負責,對物資的供應負責,實現無采購的操作,大大節省了一大堆繁瑣、費力的采購實物工作,這樣既降低了成本,又提高了效率,實現雙贏。
二、準時(JIT)采購――供應鏈管理思想的貫徹實施
如前所述,在供應鏈環境下的采購模式與傳統采購模式的不同之處在于采用訂單驅動的方式。訂單驅動使供應與需求雙方都圍繞訂單運作,也就實現了準時化、同步化運作。要實現同步化運作,采購方式就必須是并行的,當采購部門產生一個訂單時,供應商即開始著手物品的準備工作。
要實施準時化采購,有三點是十分重要的:第一、選擇最佳的供應商,并對供應商進行有效的管理是準時化采購成功的基石;第二、供應商與用戶的緊密合作是準時化采購成功的鑰匙;第三、卓有成效的采購進程控制是準時化采購成功的保證。要做好這幾點,首先,一支專業化的高素質采購隊伍對有效實施準時化采購管理至關重要。這些人員不僅要對準時化采購管理有充分的認識和了解,同時還要能對供應商進行認定和評估,包括對供應商的信譽及能力等,并能與供應商談判簽訂有效的準時化訂貨合同等。具體操作上可采用培訓、招聘等方式。其次,精選少數供應商建立伙伴關系。選擇供應商應考慮:產品質量、供貨情況、應變能力、地理位置、企業規模、財務狀況、技術能力、價格與其他供應商的可替代性等。正確評價供應商,對供應商進行考核,向符合要求的供應商發放簽證,不符合要求的予以刪除,優化供應商結構,逐步與供應商建立長期合作伙伴關系。例如,某鋼鐵企業在運用供應鏈管理模式進行采購管理,其采購部新成立了市場客戶管理部門,對供應商進行考察、評價、分門別類建立供應商信息管理庫,把供應商分成A、B、C、D四類,對A類供應商進行重點管理,作為企業的重點戰略合作伙伴,依此類推。實踐證明,這一做法是行之有效的,使企業在煤炭市場極度緊張的情況下,與之建立中長期戰略合作伙伴關系的單位,其發運量占到供應總量的85%以上,確保了生產的順利進行。在煤炭市場價格不斷上揚的情況下,這些單位對該企業漲價幅度最低。目前該企業煉焦煤到廠價比周邊鋼廠低10元～20元/噸。如按全年160萬噸計,則一年的采購成本比周邊鋼廠低1600元～3200萬元。
參考文獻:
采購訂單的管理范文6
關鍵字：物流；ERP；CRM
中圖分類號：F259 文獻標識碼： A
物流行業是一個傳統行業，現代物流業需要采用現代信息技術運營和管理，滿足龐大的貨流、信息流、資金流、快節奏、高效率的管理要求，ERP是物流行業最好的業務管理平臺，ERP中文意思是企業資源規劃。它是一個以資源管理為核心的信息系統，通過分配、規劃、協調企業資源，完成整個業務，體現了協同工作。物流業資源的運輸、調配是主要業務，ERP非常適合物流行業應用。ERP將企業內部所有資源整合在一起，對采購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源進行規劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。
一．需求分析
1．物流公司組織結構
總經理負責管理協調所有分部。一般設有：運輸部、采購部、庫管部、市場部、業務部、包裝部、調度中心、質管部、財務部、人事部、綜合部。
物流公司部門設置與物流業務息息相關，物流公司要求各部門之間協同工作，部門之間必須互相配合，部門之間的工作像一個流水線一樣工作。
調度中心：物流的樞紐部門，安排入庫作業排程，安排入庫站臺排程，安排包裝生產，印制出貨單據，定出貨排程，印制出貨批次表，安排運輸等。
包裝部：負責商品的分類、過磅、拆箱重包裝、貼標簽及商品的組合包裝。
質檢部：負責保證貨物質量的重要部門，也是維護客戶的重要環節，丟貨、貨物殘缺、包裝破損、貨物錯發在物流公司中時有發生，公司需要賠償客戶，給公司造成重大損失，由此帶來的結果甚至會失去客戶，質檢部門需要對入庫貨物檢驗，還要對出庫裝箱貨物檢驗，做好記錄。
采購部：貨物采購是否及時，庫存積壓是否過大，采購價是否最低，這些都直接影響到物流公司的成本，如果庫存占壓資金過大，超出客戶需求量，公司資金周轉會出現嚴重問題，庫存周期反映了物流公司的管理水平，采購部門還承擔著供應商評估，挑選，供應鏈管理，采購部門通常是全球采購，還要負責進口業務。
市場部：負責業務的拓展，市場宣傳，戰略規劃。
業務部：負責客戶的管理，訂單的下達，訂單跟蹤和收款，如果是國外客戶需要負責出口。
運輸部：負責貨物運輸，配送。
庫管部：負責貨物入庫、出庫，倉庫區的管理及庫存數控制。倉庫區的管理包括貨品于倉庫區域內擺放方式、區域大小、區域的分布等規劃，庫存盤點，依據盤點清冊內容清查庫存數，修正庫存帳，并制作盤虧表。
財務部：負責記賬，財務報表，現金、支票管理等財務工作。物流財務需要處理大量的往來帳。物流財務同時需要根據客戶付款情況為客戶建立信用等級，制訂不同的賬期，嚴密監控庫存，保障資金周轉。
人事部：負責人事管理，人員招聘，勞資管理，績效管理
綜合部：行政辦公，后勤保障，系統支持。
2．物流公司業務流程
接受客戶訂單查看庫存庫存滿足需要出庫包裝質檢運輸交貨提供發票收款記賬；如果庫存不能滿足客戶要求，進行全球采購入庫質檢出庫包裝質檢運輸交貨提供發票收款記賬。長期客戶通常會提供一個季度或全年的配送計劃，根據這個計劃進行備貨，隨時調整訂貨計劃。
二．概要設計
1．業務的數據流程圖
以訂單為中心，共同完成訂單，協同辦公。其訂單業務的數據流程如圖1所示。
2．業務部門崗位職責
各業務崗位及其職責：
1、客戶：提供訂單、提供購貨計劃、驗貨收貨、支付貨款
2、業務員：接收訂單、發送訂單給調度中心、跟蹤訂單執行情況、收款、建立客戶檔案、銷售計分析
3、采購員：編制采購單、采購統計分析、建立供應商檔案、進口管理
4、庫管員：入庫、出庫、庫存統計、盤庫
5、調度：編制排產單、監督工作進度
6、包裝員：編制裝箱單、編制發貨單
7、配送員 ：將貨物、裝箱單、發貨單、發貨單回聯登記
8、質檢員：記錄入庫貨物質量情況、記錄出庫貨物質量情況、記錄包裝發貨情況、記錄處理糾情況
9、供應商：根據采購單發貨、管理自己的庫存
10、會計：制作憑證、記賬、編制財務報表
3．系統功能
ERP系統功能包括：客戶信息錄入、客戶信息、訂單錄入、訂單修改、訂單查詢、訂單統計、訂單執行跟蹤、打印訂單、訂貨計劃導入、訂貨計劃調整、訂貨計劃查詢、訂貨計劃統計、進貨計劃轉換生成訂單、打印訂貨計劃、入庫錄入、入庫修改、入庫查詢、入庫統計、打印入庫單、出庫錄入、出庫修改、出庫查詢、出庫統計、打印出庫單、庫存查詢、庫存統計、庫存盤庫、打印庫存表、生產安排表錄入、進度表錄入、任務單錄入、打印任務單、打印排產單、查詢進度、供應商信息錄入、供應商信息查詢、采購單錄入、采購單查詢、采購統計、打印采購單、生成裝箱單、查詢裝箱單、統計裝箱單、打印裝箱單、生成發貨單、查詢發貨單、統計發貨單、打印發貨單、憑證錄入、憑證查詢、生成明細賬、查詢明細帳、打印明細帳、生成總帳、查詢總帳、打印總帳、生成財務報表、打印財務報表。
物流公司通常倉庫在不同位置，業務部門與生產部門和庫房往往不在一起，需采用B/S結構，滿足異地辦公和數據交換。
物流企業業務首先是與下游企業，那些所服務的企業建立長期的客戶關系和業務聯系，同時發展更多的客戶和維護客戶關系。通過應用CRM可以建立下游企業的詳細信息，充分了解下游企業的需求，做好服務，與下游企業各部門建立廣泛聯系，有利于業務的開展。物流企業有大量的上游企業，需要對供應鏈進行管理，供應商的篩選依賴CRM。
物流ERP應包括VMI模塊，由供應商管理庫存?？梢圆捎锰摂M庫房，庫房可以在物流公司，也可以在供應商。供應商和物流公司可以隨時查看庫存，物流公司根據庫存保有量、安全庫存量或供貨計劃要求供應商隨時補貨，JIT（Just in time）這種方法使物流公司減少占壓資金，減少庫房建設維護資金，使物流公司運營成本降到最低。
物流ERP應采用條形碼錄入方式，方便入庫、出庫，庫存商品品種數量管理方便，采用移動遠程管理，可以隨時知道貨物所處的位置，方便客戶貨物狀態查詢，增強信任感。
