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采購資金管理辦法范文1
第一條為加強對鼓浪嶼歷史風貌建筑的保護，規范歷史風貌建筑保護專項資金的使用，嚴格風貌建筑修繕程序，提高資金使用效益，依據《廈門市鼓浪嶼歷史風貌建筑保護條例》(以下簡稱《條例》)的規定制定本辦法。
第二條鼓浪嶼區人民政府組織成立鼓浪嶼風貌建筑保護專項資金管理領導小組，負責專項資金的籌集、使用和管理；成員由市財政局、鼓浪嶼區政府分管領導，財政、建設、審計、監察部門負責人組成。日常工作由區財政局、建設局共同承擔。
第三條資金來源包括：
(一)市、區財政專項撥款；
(二)社會組織和個人的捐贈；
(三)其他依法可以籌集的資金。
第四條歷史風貌建筑保護專項資金，由鼓浪嶼區人民政府設立專門帳戶核算管理，?？顚Ｓ?，并接受市財政、審計部門監督。任何單位和個人不得以任何借口平調、挪用歷史風貌建筑保護專項資金。
第五條資金使用范圍
(一)無業主或業主放棄產權的歷史風貌建筑的保護修繕；
(二)幫助經濟困難的業主修繕歷史風貌建筑；
(三)用于歷史風貌建筑物的收購；
(四)改善歷史風貌建筑保護范圍內的環境和風貌。
第二章專項資金的申請與審批
第六條申請專項資金對無業主或業主放棄產權的歷史風貌建筑的保護修繕由鼓浪嶼風貌建筑保護專項資金管理領導小組提議；具有重大歷史意義和文化內涵，亟待修繕保護的、政府收購的、以及業主無償捐贈的風貌建筑，經區政府常務會研究通過并行文后，可直接交資金管理領導小組研究修繕事宜。同時需提交經批準的該歷史風貌建筑的保護、修繕方案及投資概(預)算。
第七條申請程序
(一)用墊資或貸款貼息的辦法幫助經濟困難的業主修繕歷史風貌建筑及改善歷史風貌建筑保護范圍內的環境和風貌：
1、產權證書原件和影印件。
2、業主本人、配偶及其子女戶口簿原件及業主身份證原件和影印件。
3、經批準的歷史風貌建筑的保護、修繕方案及投資概(預)算。
4、業主本人、配偶及其子女的住所、職業和月收入情況。
5、困難補助申請書。
6、風貌建筑業主與區政府簽訂的房產使用權抵作修繕費用的合同。
7、用于風貌建筑修繕的銀行貸款合同。
8、對雖未簽訂合同但經風貌建筑保護專項資金管理領導小組正式行文認可，具有重大歷史意義和文化內涵，亟待修繕保護的、政府收購的、以及業主無償捐贈的風貌建筑，經區政府常務會研究通過并行文后，可直接交資金管理領導小組研究修繕事宜。
(二)申請方式：
1、由業主或人向鼓區建設局提交書面申請書，并填寫資金申請表連同第六條所列明的材料一并報建設局。
2、由區建設局、區財政局共同審核后，將符合申請條件的材料報鼓區資金領導小組審批。資金管理領導小組根據風貌建筑委員會提出的重點保護名單、亟需保護的程度以及年度資金安排計劃，經集體討論后確定修繕項目。原則上每季度研究一次。
3、領導小組討論通過的修繕項目，交付區財政局、建設局具體執行。同時，將修繕項目及其資金安排計劃，報市財政局、市工程預決算審核所。
第三章資金的撥付與使用
第八條對市撥付的風貌建筑專項資金，應由風貌建筑保護專項資金領導小組提出資金使用計劃，報市規劃局，財政局批準后，撥入歷史風貌建筑保護資金專戶。專項資金的撥付與使用按《廈門市財政投融資建設項目工程預決算審核管理暫行辦法》有關規定執行。
第九條預算審查：根據《廈門市建設工程招標投標管理辦法》、《廈門市政府采購管理辦法》的規定可以不實行招投標和政府采購的建設項目，項目法人在完成工程預算編制后，應及時將工程預算連同有關文件、材料報送市工程預決算審核所審定。
第十條市工程預決算審核所下達工程預算審查文件后，項目法人應嚴格按此預算執行。
第十一條總投資在100萬元以上的修繕項目，必須按《廈門市建設工程招標投標管理辦法》規定實行施工招標投標，標底應由市工程預決算審核所審定?？偼顿Y在100萬元以下，20萬元以上的修繕項目必須按《廈門市政府采購管理辦法》規定實行政府采購。
第十二條風貌建筑修繕項目必須嚴格執行竣工驗收制度。符合驗收條件的建設項目建設單位必須按規定及時組織竣工驗收，并在竣工驗收后督促施工單位及時辦理竣工決算，并報市工程預決算審核所審定，根據市工程預決算審核所下達的工程決算審核結論書辦理項目決算。
第十三條風貌建筑修繕資金由鼓浪嶼區財政局按工程建設進度實行分期撥付，并逐步實行由財政專戶集中支付制度。
第十四條在工程建設期間，工程建設資金至多按預算的70%撥付，其余部分按規定辦理決算后進行結算。工程決算后應按工程決算數的10%預留工程質量保證金，作為保修期內(水電安裝工程6個月，土建工程12個月)的保修維護費用。
第十五條由專項資金投資的風貌建筑修繕項目，應實行施工監理制。監理單位應按有關規定對工程建設投資、進度、質量進行監督管理。
第四章資金的監督與檢查
第十六條風貌建筑修繕中必須嚴格按照鼓區資金管理領導小組審批的概算進行控制，因設計變更或不可抗力因素確需進行投資調整的，若調整幅度超過概算10%以上，應及時報鼓區資金管理領導小組審批。
第十七條專項資金應嚴格按有關財務制度執行，并按財務制度規定年初編制資金收支計劃，年終編制資金收支決算報表，每季度向資金領導小組報送報表，年終會審，總結資金使用和效益情況。
第十八條財政、監察、審計部門要加強對專項資金的監督檢查，發現問題要及時糾正或處理，對涉及違反財經法規問題的要按有關規定予以嚴肅處理。
第五章附則
第十九條本辦法由鼓浪嶼區人民政府負責組織實施。
采購資金管理辦法范文2
財政撥款結余資金是指行政、事業單位在預算年度內，按照財政部門批復和年中追加的本部門（單位）預算，當年尚未支用的財政撥款資金。根據結余資金的不同情況，可將其分為多種類型：按支出性質將結余資金劃分為基本支出結余和項目支出結余。按預算安排的時間不同分為當年結余和以前年度結余。按單位的性質不同分為行政單位結余和事業單位結余。按資金的撥付方式不同分為國庫集中支付結余和非國庫集中支付結余。按項目是否完成等情況分為項日支出凈結余和項目支出專項結余。財政部2010年6月28日公布的2009年中央決算報告中顯示，地方財政結轉下年支出超過2000億元，教育支出作為地方財政支出的重要組成部分，近年來累計結余資金量呈逐年增加趨勢。高校財政資金結余是省級教育財政資金結余的主要構成部分，財政資金結余問題也成為了影響高校財務管理和預算執行的難點問題。
二、高校財政撥款結余成因分析
高校財政撥款結余資金的形成原因是多方面的，既有各級政府預算部門加強資金管理形成的結余，又有制度、政策性因素及預算編制、調整和項目實施進度影響等原因形成的結余。
（一）制度原因 根據現行行政事業單位財務規則規定，“國家對事業單位實行核定收支、定額或者定項補助、超支不補、結余留用的預算管理辦法”，從而使部分高?；蛐榷夘A算單位、項目負責人對預算執行不重視，不按進度使用資金，當年應實施的項目跨年度執行，有的甚至出現連續結轉幾年的現象，形成財政資金結余。
（二）預算安排計劃性不夠 財政安排的重大項目專項資金一般有若干年的連續安排計劃。對于連續安排的專項資金，有關部門本可以提前做好資金申報、評審等前期工作，但在實際工作中，部分管理部門未能提前做好準備工作，遲遲未能落實具體分配方案，導致當年的預算指標下達時間較晚，具體項目單位開展工作時間短，未能及時使用財政專項資金。
（三）各類專項資金的使用受到項目開展進度的影響 從廣東省屬高校2008年和2009年的結余情況看，高校財政資金結余主要是專項結余，占高校財政資金結余的90%以上。對于專項資金，尤其涉及科研項目、基本建設項目或一些重大項目的資金，由于項目的實施周期較長，財政資金需跨年度才能支出完畢。如科研項目必須執行所屬專項資金的管理辦法，嚴格按照項目建設周期使用，在項目完成并結項后才能使用完畢；“211工程”、重點學科建設等項目經費也必須嚴格按照項目申報的規劃來使用資金，一般要跨年度才能實施完成。
基本建設項目要經過可行性論證、報建立項、征地等前期工作才能開工建設，前期工作耗費時間長，并且基建工程款需按施工進度支出，結算尾款須待工程完工報省財政廳審核同意后才能支付。由于項目是跨年度實施的，而預算指標在項目立項時一次性下達，立項當年下達的預算不能全面支出，需要結轉下年按項目進度繼續使用，從而形成項目結余。
（四）資金管理與使用效率意識不強 部分專項資金管理和使用部門重資金分配，輕資金管理，對資金使用過程和使用結果的管理監督不夠。愿意花精力于爭項目、資金，但對于項目的按計劃實施、資金有效使用重視不夠。部分預算單位和項目負責人對專項經費的使用效率和效益管理意識不強，未能按照預定的項目計劃有效組織項目實施，項目實施進度慢，導致財政資金未能及時撥付使用。
（五）部分專項資金下達時間晚 每年年度預算都必須經當年人大會議審批通過后才能批復下達。在部門預算之外的專項經費還須由財政部門和主管部門根據專項資金管理辦法，通過項目申報、專家評審等程序，重大項目還須報同級政府審批后才能確定分配方案，所以預算下達時間較基本支出預算晚。如廣東省2009年下達的“211工程”三期建設經費須由省財政廳、教育廳和發改委共同擬定建設方案，報省人民政府審批同意后，再擬定細化分配方案報省財廳下達到項目學校。由于財政專項資金預算指標一般在6月份以后才能下達，具體項目執行時間不足半年，導致年末結余較大。另外，由于當年財政增收，對有的預算單位進行追加預算，這部分追加預算一般要到年底才能下達。預算單位年底才收到預算指標，預算指標在當年基本沒有使用，也是形成資金結余的原因之一。
（六）預算指標結轉時間長 由于廣東省級財政結余資金需列入下一年度預算，經人大會議審議通過才能予以結轉，所以廣東省高校2007和2008年度預算結余指標多在第二年的6月份才予結轉，由于結轉時間過長，加上學校寒暑假時間，項目資金每年實際使用時間不到6個月，各專項資金具體使用單位和科研經費項目負責人難以按照預算進度和支出內容合理安排和使用資金。
（七）預付與應付未付款項未做支出 一些預算單位在年終決算前未能按照現行財務會計制度有關規定認真清理往來款項，造成較多預借、暫付款項掛賬，還有基建項目支出未及時進行結算，虛增了一部分結余。另外，涉及到工程項目和政府采購的專項資金必須按照合同規定的時間和進度來付款，已簽訂合同的項目按進度付款尚未支付數，為應付未付款項，虛增了年底結余金額。
（八）支出規范管理不完善 集中支付、政府采購等一系列的財政改革措施的實施，對支出運行的監管力度加大，降低了支出成本，也增加了支出審批和貨物采購的時間，一定程度上擴大了財政資金結余的規模。如學校的儀器設備購置等政府采購項目審批和執行時間過長，影響了經費使用進度。一是由于招投標項目審批時間過于集中且手續繁瑣，正常的審批時間需要一個月左右，有的甚至三個月，嚴重影響項目的實施進度；二是政府采購中涉及進口產品的，往往進口產品的審批慢于國內產品的審批，導致整個招標工作無法進行，耽擱時間；三是目前招標機構將各個學校采購同類貨物的項目打包招標，如某個學校需求確認拖延，則延誤整個招標項目進度。
三、高校財政撥款結余問題解決對策
（一）調查歷年結余結轉資金，建立與完善財政結余統籌管理辦法 建議省級財政部門對歷年結余、結轉資金進行全面調查摸底，分清性質，對沒有具體項目的資金，或項目已完成形成的凈結余，應按規定收回，由主管部門統籌使用。如財政部門組織教育部門清理收回的教育系統（高校）的凈結余資金，可由主管部門統籌用于重大教育支出。建議地方財政借鑒中央的做法，參照《財政部關于印發中央部門財政撥款結余資金管理辦法的通知》（財預〔2006〕489號），制定地方財政撥款結余資金的管理辦法，界定項目支出凈結余資金，對專項支出的凈結余進行收回，統籌安排使用。
（二）加快專項資金的分配與執行進度 針對財政專項資金使用進度問題，高校應采取有效措施，建立項目預算執行責任制度、定期通報監督制度等，加強對財政資金使用的管理，切實加快預算執行進度，提高財政資金的使用效益。教育行政管理部門要貫徹落實《財政部有關進一步做好預算執行工作指導意見的通知》，加快專項資金下達進度，各專項經費要在預算年度的前半年度前落實分配方案報同級財政部門審核下撥。
（三）完善專項資金管理 進一步加強對專項資金使用的過程管理，加大對專項資金的檢查力度，定期或不定期地進行資金審查和項目現場查驗，把專項資金的使用效率和取得的經濟社會效益作為績效評價的重點，并將現場檢查和績效評價的結果作為下一年度資金安排的重要依據，逐步提高專項資金分配、使用的科學化和規范化。
（四）跨年度項目按分年度預算下撥經費 建議對部分跨年度重大項目實行按項目申報的分年度預算下撥資金，項目負責人按預定的項目執行進度支出，減少年底結余結轉資金。
（五）縮短年度預算指標結轉審核時間 為便于各專項項目的順利開展和提高資金使用效率，建議簡化年底結余預算指標結轉程序，縮短預算指標結轉時間，每年年初自動結轉上年度預算結余指標，并在一個月內下達到預算單位。
（六）提高政府采購效率 主要表現在：一是縮短招投標項目的審批時間；二是將進口產品與國內產品分開招標；三是各學校委托給政府采購機構的項目盡量單獨發包，避免需求確認不一致耽擱時間；四是定期舉行政府采購工作交流研討會，及時與采購單位交流溝通，解決在政府采購過程中出現的實際問題和困難。
參考文獻：
［1］郭慧娟：《從高校財務決算報告看加強專項經費管理》，《教育財會研究》2010年第2期。
采購資金管理辦法范文3
（二）嚴格執行“收支兩條線”規定。即“收”要實行票款分離，直收統管，將能納入政府服務中心集中收費的單位和項目要全部納入政府服務中心，防止個別單位亂收費和收費不開票等行為的發生；“支”要統一開支標準，規范支出管理，從而將收支全部納入正常循環渠道。通過建立財政票據電子開票、自動化核銷系統，有效防止超標、違規開票等行為的發生，確保非稅收入及時足額繳入國庫，從源頭上堵塞財政資金流失的漏洞。
（三）建立健全資產監控體系。應從資產的形成、配置、使用、產權變更到處置全過程管理單位資產，建立一套完整的資產監控體系，從而徹底解決了經營性物業資產重復建設、資源浪費、資金缺乏監管等問題。進一步強化政府采購制度，拓寬采購類別，不斷推動政府采購工作的制度化、規范化和法制化。
（四）深入推行國庫集中支付改革。建立新型國庫單一賬戶體系和管理信息系統，財政撥款由國庫直達商品和勞務供應者或用款單位，改變了以往資金分散、層層撥付的做法，減少了資金支付的中間環節，有效地防止財政資金被挪作他用，徹底解決了公款私存、賬外設賬、多頭開戶等問題。在總結經驗的基礎上，按照“分步實施，穩步推進”的原則，逐步擴大國庫集中支付范圍，預計第三批再納入教育、公、檢、法、統計、審計、招商局、衛生和勞動等單位，實現全區財政性資金繳庫和撥付方式以國庫集中支付為主要形式的財政國庫管理制度。
（五）健全制度，完善惠民惠農政策落實工作機制。
采購資金管理辦法范文4
一、關于公司經濟合同管理辦法
會議討論了總經辦提交的公司經濟合同管理辦法，認為實施船舶修理、物料配件和辦公用品采購對外經濟合同管理，有利于加強和規范企業管理。會議原則通過。會議要求，總經辦根據會議決定進一步修改完善，發文執行。
二、關于職工因私借款規定
會議認為，職工因私借款是傳統計劃經濟產物，不能作為文件規定。
但是，從關心員工考慮，在職工遇到突到性困難時，公司可以酌情借10000元內的應急款。計財處要制定內部操作程序，嚴格把關。人力資源處配合。借款者本人要作出還款計劃。公司會議紀要范文參考由提供!
三、關于公司資金管理辦法
會議認為計財處提交的公司資金管理辦法有利于加強公司資金管理，提高資金使用效率，保障安全生產需要。會議原則通過，計財處修改完善后發文執行。
四、關于職工工資由銀行事宜
會議聽取了計財處提交的關于職工崗位工資和船員伙食費由銀行的匯報，會議認為銀行工資是社會發展的必然趨勢，既方便船舶和船員領取，又有利于規避存放大額現金的風險。但需要2個月左右的宣傳過度期，讓職工充分了解接受。會議要求計財處認真做好實施前的準備工作，人力資源處配合，計劃下半年實施。
五、關于公司機關11月份效益工資發放問題
采購資金管理辦法范文5
企業財務內部控制體系是企業為了完善內部管理而從財務監督來制定的管理規則和手段的一種總稱。財務內部控制體系是企業提高會計信息質量和完善內部管理機制的重要條件，對企業的健康和平穩發展有著積極促進作用。財務內部控制體系主要有五個方面，常規性財務制度、綜合性管理制度、財務部門與人員管理制度、財務審批制度和成本管理制度。而這五個方面又可以分為三個級別的內容。
1.常規性財務制度，可以分為會計核算制度和財務管理制度兩個二級科目，會計核算制度主要分為會計科目、會計編碼和會計報表格式等三級內容，財務管理制度包括企業資金管理、應收付結算管理和成本管理等三級內容，常規性財務制度是企業進行財務管理工作必不可少的條件和基礎。
2.綜合性管理制度主要包括預算管理、財務核算制度、財務分析和會計電算化管理等方面的內容，綜合性管理制度是企業財務內部控制體系的重要內容，關乎內控體系的健全和穩定。
3.財務部門和人員管理制度內容主要有崗位責任制、會計人員管理辦法、分級責任制和違法違規處罰制度等，這一制度內容是財務內控工作實行的主要組織結構，財務部門和人員管理制度的完善程度直接影響到企業內部控制工作的效率和質量，對內控系統的執行效力也有重要影響作用。
4.財務審批制度主要有收支審核管理辦法、超額費用審批制度、授權審批機制和財務重大事項報告機制等內容，財務審批制度是財務內控工作的主要內容，該制度的好壞直接可以從根本上影響企業財務經濟狀況，對企業的財務工作有很大的控制力。
5.成本管理制度，主要包括成本核算辦法、成本控制措施、費用管理辦法和成本計劃管理辦法等等，成本管理是企業開展財務管理工作的核心內容之一，擬上市公司要重視成本管理，提高經濟效益，從而提高企業的市場價值。
二、擬上市公司在完善財務內部控制體系的措施
1.建立健全現金流管理機制。擬上市公司的現金流管理工作內容主要分為三個部分，首先擬上市公司要規范貨幣資金管理，要推行集中管理機制，要對各個部門資金的使用和分配進行適當的安排，要根據內部財務管理制度進行資金的優化配置，要根據憑證和有效合同來支付相關的資金款項。資金的使用和催收要進行有效的統一監督和控制。其次，企業要對資金收付進行預算，擬上市公司要注意嚴格控制資金的預算，要將到期債務和經營性現金流量進行監督，要及時管理擬上市公司的應收賬款和應付款項，做好應收款項的清欠清收工作，要科學的預測和控制資金支付風險。再者，企業要優化資金結構，要科學控制擬上市企業的資產和負債結構比例，保證資金的安全性和流動性。
2.完善企業的采購管理流程。擬上市公司的物資和采購管理工作質量直接影響到企業的經濟收益，從而將會進一步影響到企業的財務管理工作質量。擬上市企業要建立采購價格委員會，要由企業的采購部門、財務部門和生產管理部門共同監督采購工作，可以采用招投標的方式來確定采購價格，也可以通過集中采購等方式簡化采購流程。其次，其要注意跟進采購產品的市場價格，要根據市場信號來及時調整采購價格。同時，擬上市企業要建立完善的供應商評價機制，要對采購的商品質量、價格和供應商進行綜合評價，嚴格審核采購合同，保證取得憑證的合法性和規范性。再者，擬上市企業要建立存貨預警機制，要全面了解資金占用情況，可以運用科學的管理辦法來降低存貨成本，確定存貨儲備的最優數量。
3.完善合同管理和審核機制。擬上市企業在開展業務和簽訂合同時要注意進行謹慎的核查，要檢查合同的條款，要全面了解合同條款的執行情況，對合同開展進程進行跟蹤。擬上市公司可以派駐專門的稽查工作人員來跟進合同，要對驗收不合格的合同和未按照合同條款執行的合同給予意見和警示。對于大型合同，擬上市企業要進行綜合評審，對合同中的財務和資金條款要進行重點審查，保證合同的合法性和可行性。同時，一旦合同內容發生了變更，擬上市公司人員要及時了解，做好系統處理，分清責任，以便為后期的索賠和糾紛爭議的解決提供依據。
采購資金管理辦法范文6
1健全制度,落實責任制
健全管理制度,實行領導負責制,貫徹執行國家《檔案法》,樹立全員責任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規章制度,是保證檔案資料真實、完整、準確、系統的有效措施。作物科學所在項目實施過程中,嚴格執行《中央級科學事業單位修繕購置專項資金管理辦法》、《農業部科學事業單位修繕購置專項資金管理實施細則》、《農業部科學事業單位修繕購置專項資金儀器設備項目驗收辦法(試行)》、《中國農科院修繕購置專項資金管理辦法》、《中國農科院修繕購置專項資金檔案管理辦法(試行)》。同時,結合自身的實際情況制定了該所的《中國農業科學院作物科學研究所中央級科學事業單位修繕購置專項管理辦法》、《中國農業科學院作物科學研究所中央級科學事業單位修繕購置專項資金管理辦法》、《作物科學研究所儀器設備檔案管理辦法》,并根據每個項目的具體情況制定符合項目實際的項目實施計劃和儀器設備采購方案。在項目管理方面,堅持項目法人責任制、招投標制、監理制、合同制管理。為了保證項目的順利實施,根據項目內容成立項目領導小組和實施小組。領導小組為項目的決策機構,組長由法人代表擔任,所領導班子成員和相關專家為領導小組成員,主要負責項目實施方案制定、項目招投標和人、財、物協調及項目驗收等重要事項決定。儀器設備實施小組組長由熟悉儀器設備的專家擔任,成員由綜合辦公室和相關人員組成,負責設備具體采購事宜。檔案管理實施小組組長由分管條件建設工作的辦公室副主任擔任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關人員組成,負責項目執行過程中檔案資料的收集整理。財務管理實施小組組長由主管財務的所長擔任,成員由計財處和設備小組相關人員組成,負責項目的經費管理。
在檔案管理方面,采取領導小組負總責、檔案組長督察審查、實施小組落實、專職檔案員指導的四級分級負責制,從而落實檔案管理體系。項目領導小組,負責總體執行情況監督檢查,協調管理。檔案小組組長,負責項目前期報批階段形成的檔案資料的收集整理,在項目實施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進行指導監督檢查,對整個項目形成檔案資料的完整性審查,負責與招標單位聯系落實收集檔案資料,其在項目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設備小組,負責儀器設備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負責檔案資料的組卷、分類、編號的指導檢查和完整性復合及裝訂、檢索等?？傊?只有健全管理制度,責任落實到人,才能使檔案資料的負責人、技術和管理人員明確各自的職責,樹立責任心和法制意識,從管理制度上保證項目檔案的齊全、完整、準確、系統,做到項目檔案管理工作有法可依,有章可循。
2注重收集,資料完整化
在實際工作中,該所總結了儀器設備采購的基本流程,即實施方案批復后,制定設備采購、招標方案,申請設備進口財政審批,委托中介公司進行儀器招標,簽訂儀器設備采購合同,進口設備辦理進口免稅,機電審批自動進口許可,進口報關法檢,到貨安裝調試驗收,資料收集檔案整理,項目驗收。屬于政府直采設備,簽訂政府采購協議,電子驗收單,項目驗收。國產設備公開招標后簽訂合同,直接到貨安裝驗收。根據上述基本流程,在項目實施的不同階段,形成不同材料,責任落實到各相關單位人員,其中,招標單位檔案管理機構針對招標項目配備專人負責收集、反饋項目資料。項目實施管理單位按照檔案管理要求,設備落實到課題組,設置兼職檔案員,指定專人負責。進而抓好項目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項目實施前對新參與項目的檔案管理人員進行培訓,使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項目實施中能夠認真負責地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標單位項目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執行的一部分。在資料收集過程中實行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設備采購進程同步;檔案收集工作納入領導議事日程,納入項目有關人員的職責范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓,參加設備開箱驗收,參加設備安裝調試,參加項目驗收活動。
在資料收集分類方面,根據項目執行進度,將檔案資料分為前期資料、安裝調試驗收階段形成的資料和項目驗收階段形成的資料。前期資料包括:申報書、項目批復文件、實施方案、預算批復文件、進口產品審批文件、會議紀要、來往函件等;招標合同、招標公告、技術指標、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、購置合同、自動進口許可證(商務部機電辦)、免稅證明、報關單等;政府采購供貨協議、電子驗收單等。安裝驗收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質量保證書、設備認證、產品標識、配件目錄、安裝調試報告、大型設備試運行報告、測試記錄、培訓確認、驗收報告證明、技術及質量上的異議處理結果、開箱驗收記錄、軟件、光盤等。項目驗收階段包括:財務決算專項審計報告、項目總結、項目驗收報告。特別提醒,項目前期管理文件缺失后不易補齊,注意收集。項目實施過程中發生調整和變更,研討論證材料及領導班子決策等會議及時寫紀要及時做保存。
3分類整理,歸存精細化
項目完成后,首先要求儀器設備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復核把關;專職檔案員按照項目檔案管理規定進行認真復審提出整改意見,并指導項目檔案管理人員進行整改。項目檔案管理人員在所專職檔案員的指導下做好以下5方面的工作:
3•1清理文件資料
從立項審批、招投標、設備到貨、安裝調試、驗收等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進行清理、剔除重復后,分類組卷。
3•2排序分類整理
排序原則是:遵循文件的形成規律,保持文件材料之間的有機聯系,按照文件材料性質區分不同價值,調整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復在前,請示在后,批轉在前,報告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結論性材料在前,依據性材料在后,紙質性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復,招標文件資料,投標文件資料,評標文件資料,項目驗收資料,設備按單機分類組卷,說明書單獨組卷,采購合同、裝箱單、安裝調試報告等單獨組卷。整理,根據國家檔案管理要求結合項目實際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點卷內文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準確性、系統性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補齊。
3•3文件質量要求
原件內容真實、準確;已破損的文件應予修整;字跡模糊或易退變的文件應予復制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標準A4幅面;說明書遵循原貌。
3•4頁碼編寫
按自然頁數編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側右下角,用阿拉伯數字編寫,避免空號和重號。
3•5編寫目錄擬寫標題
按文件題名編寫卷內目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據內容自擬標題后再編寫目錄。擬寫案卷標題時,將該卷的主要文件內容概括提煉,使其綜合反映卷內內容。案卷編號依據檔案管理規范進行,最后填寫備考表。項目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對檔案資料的分類、立卷、卷內目錄及備考表等進行全面復核無誤后,填寫封皮內容,打印案卷封面,裝訂成冊,編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。
4檔案管理工作的幾點體會
4•1領導重視,建立健全檔案管理體系
俗話說,搞好搞不好關鍵在領導,任何工作只要領導重視,認真去抓去管,做好督促檢查,同時明確各個階段的管理人員,落實好分工和崗位責任制,確保每個環節不出漏洞,檔案工作抓出成效。
4•2抓好崗前培訓,資料收集“三勤”
在項目實施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓,要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個環節收集哪些資料,以及如何進行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實有效的有力對策。
4•3制定收集檔案資料的保證措施
在簽訂招標、儀器設備的采購合同時,既要在合同條款中明確對方提交的檔案資料范圍、質量水平和移交時間,又要明確違約責任,以保證檔案資料的真實完整。
