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采購管理系統的特點范文1
關鍵詞：會計電算化；采購管理；操作；思路
我們在學習會計電算化的九大模塊中，會感覺到采購管理模塊的操作比較復雜，經常會碰到數據傳輸不了的情況，而且容易丟掉一些步驟，著實頭疼，其實，我覺得關鍵是我們對采購處理的業務流程不熟悉，沒有一個清晰的思路，下面我就會計電算化暢捷通T3中采購管理模塊的操作思路談談：首先，必須明白采購管理模塊中的經濟業務情況。采購中會出現三種情況：第一種是采購發票與采購的貨物同時到達單位；第二種是貨物已經收到，發票還未收到，還不能確定貨物的入庫成本；第三種是發票已經收到，貨物還未收到。其次，需要針對采購管理模塊中經濟業務的三種情況，分別理清電算化采購管理模塊操作中所涉及的各個方面，形成正確的思路。
一、采購發票與采購貨物同時到達的操作思路
采購發票與貨物同時到達單位時，發票與貨物須同時錄入采購管理模塊，貨物的成本必須結算，貨款必須支付，還需記賬、填制憑證。由采購員進入采購管理的界面，會看見有采購訂單、采購入庫單、采購發票、付款結算、采購結算、供應商往來、月末結賬七種圖標，每個圖標都有相應的操作內容。下面就相關操作思路進行說明：1.采購發票與采購（貨物）入庫單的錄入如果所采購的貨物已經錄入了采購訂單，采購訂單經過審核以后，可由采購訂單生成采購入庫單和采購發票；也可由采購訂單生成采購入庫單，再由采購入庫單生成采購發票；如果沒有采購訂單，采購入庫單和采購發票可直接由鍵盤錄入。錄入完成以后還需審核。2.采購發票與采購（貨物）入庫單的審核（1）采購發票保存后需審核，使票上的貨款確認為應付款，傳送到核算管理系統中，可生成憑證。審核后的發票會出現“已審核”標志。（2）采購入庫單需審核，由倉庫管理人員對入庫單與實際入庫的貨物進行核對，無誤后進行審核，確認入庫；由倉庫管理員進入庫存管理系統，單擊“采購入庫單審核”圖標，進入采購入庫單的審核，完成審核后“審核”按鈕變成了“棄審”。發票與入庫單審核完成后，還需進行運費的處理。3.運費發票的處理（1）運費發票的錄入：由采購員進入采購管理的界面，雙擊“采購發票”圖標，單擊“增加”按鈕旁的按鈕，選擇“運費發票”，錄入相應內容。（2）運費發票的現付：可全部現付，也可部分現付。運費發票保存后，單擊“現付”按鈕，錄入相應內容，保存后出現“已現付”標志。（3）運費發票的審核：單擊“采購發票”窗口上的“復核”按鈕，運費發票上沒有出現“已審核”標志，這是因為已現付的發票不能再作為應付款傳給核算模塊了，但復核可把發票傳遞到核算管理系統中，以便查找。采購發票和費用發票、采購入庫單已錄入系統后，可通過結算，把采購費用攤入采購成本。4.采購結算采購員進入采購管理界面，單擊“采購結算”圖標，在“條件錄入”對話框中錄入各項結算條件，進入“入庫單和發票選擇”窗口進行選擇，然后對費用“按金額”或“按數量”進行分攤，入庫成本最后以結算金額為準，在“采購結算—結算單明細列表”功能中可查看到。結算完成以后還需付款。5.付款核銷結算入庫成本后，還需向供應商付清貨款和稅款。當單位開出轉帳支票交給供應商時，可錄入付款單并核銷。由采購員在采購界面單擊“付款結算”圖標進行錄入和核銷。付款后，還需記賬。6.核算記賬把已錄入的各種單據登記到存貨、差異、差價等明細賬中，在“核算管理系統”中做。由核算管理權限的操作員在“核算管理”主界面，單擊“正常單據記賬”圖標，如發現有錯，可取消記賬，單擊“核算—取消單據記賬”。記賬后，還需生成憑證。7.生成憑證也稱“制單”，核算管理系統中的制單分購銷單據制單、客戶往來制單、供應商往來制單。購銷單據制單用于對采購入庫單、銷售出庫單及產成品、材料、其他出入庫單的制單，客戶往來制單用于收款單、銷售發票（應收款）制單，供應商往來制單用于付款單、采購發票（應付款）的制單。如果是“結算單制單”，由制單員進入核算管理系統主界面，單擊“購銷單據制單”圖標，在查詢條件中選擇采購入庫單（報銷記帳）；如果是“付款單制單”，由制單員進入核算管理系統主界面，單擊“供應商往來制單”圖標，在供應商制單查詢中選擇“核銷制單”。在單貨同到的采購業務中，始終圍繞發票、入庫單、付款、記賬、填制憑證來做的，我們一定要有明確的思路，緊緊圍繞這幾個方面進行操作。
二、采購貨物已到，采購發票未到的操作思路
票未到，必須先用一個暫估的成本入庫，收到發票后，再錄入發票做報帳結算處理。處理暫估采購業務有“月初回沖”、“單到回沖”、“單到補差”三種方法。1.暫估貨物的入庫成本（前一個月）先用暫估價錄入采購入庫單，由倉庫管理員進行審核入庫，然后核算記賬，填制憑證傳到總賬系統。2.票到后，按實際價格錄入采購發票（后一個月）票到后，按實際價格錄入并審核采購發票，采購結算，暫估入庫成本處理（票到以前的暫估入庫成本換成實際的入庫成本），生成憑證（生成紅字回沖憑證、生成藍字回沖憑證、生成應付款憑證），付款結算（預付沖應付）。采購貨物已到，采購發票未到的操作思路是始終要圍繞暫估入庫成本和票到后的實際成本來進行操作。
三、發票已經收到，貨物還未收到的操作思路
發票收到時，先做一張借記“在途物資”和“應交稅費—應交增值稅—進項稅額”科目，貸記“應付賬款”科目的憑證入賬；收到貨物時，經驗收入庫以后，再做一張借記“原材料”科目，貸記“在途物資”科目。1.收到發票時，在采購管理系統里用“采購發票”功能把發票數據錄入系統，并且到核算管理系統完成發票制單。2.貨物運抵企業后，在采購管理系統里錄入采購入庫單，找出原來錄入的發票和采購入庫單進行采購結算，在庫存管理系統中對采購入庫單進行審核，到核算管理系統中執行“正常單據記賬”，最后完成入庫單制單。發票已經收到，貨物還未收到的業務是在途采購業務，它的操作思路是票到先進行發票的處理，貨到后再進行采購入庫單的相關處理等。當我們掌握了采購管理模塊中經濟業務的不同特點，緊緊抓住它們在操作中所涉及到的相關內容，明確思路，那操作就會變得非常容易，會計工作也將大大提高工作效率，更好地為社會經濟發展服務。
參考文獻
采購管理系統的特點范文2
【關鍵詞】信息化技術；石油企業；物資管理
石油企業對于國家經濟發展起著至關重要的作用，面對日益激烈的國際競爭，新的石油政策與法規不斷頒布，如何進行物資采購管理的改革與創新顯得尤為重要。物資采購涉及到編制采購計劃、詢價、采購、保管、發放領用等各個環節，整個過程涉及到的信息不僅分散而且波動性大，原始的處理方式和簡單信息工具缺乏整體信息的執行、反饋、監控、共享的手段。暢通信息傳遞渠道，全面整合供求信息，建立物資管理的信息處理平臺是解決這一問題的有效途徑；同時，也能為提高物資管理水平和質量提供決策支持。
一、信息技術的優勢特點
在信息技術發展迅速的社會中，各個行業的發展都離不開信息技術，信息技術憑借著其強大的信息綜合處理功能，實現了信息管理的新方式，利用各種軟件實現了信息綜合，可以按照操作者的意愿進行信息處理。同時互聯網技術的應用，實現了信息之間的互通，將世界變得很“小”，可以實現遠距離的信息傳遞，這對于物資采購管理而言很關鍵，通過互聯網信息收集實現物資對比，最終選擇合適的產品，這對現代物資管理有很大便利性。
二、物資采購管理面臨的問題
（一）供求信息缺乏針對性。一是存在著多批次小批量的問題。二是物資供應生產廠家的批量生產存在著高批量的問題，實際需要與供應量不匹配。三是未對供應商資料進行實時檔案化管理，對供應商的推薦、考核、使用不規范。（二）供求信息有效性不足。供求信息是物資采購管理的基礎，可靠的供求信息便于石油企業和物資供應商之間進行溝通和買賣，同時有效的信息是采購管理的基礎，現階段物資供求信息可靠性不足，經常會出現完整性、實時性等方面的問題。例如對于同一種物資，有多個供應商，物資信息提供不全，在采購過程中會造成物資質量與要求不符等情況；對供應商的實際情況不了解，導致在選擇供應商時僅根據檔案記載情況對供應商進行選擇，缺乏對供應商現階段的調查了解。（三）缺乏科學的物資采購管理體系。一個科學有效的管理體系對物資采購很重要，在激烈的市場競爭和飛速發展的科技面前，專業的管理人員、規范的采購形式和統一的采購渠道都需要一個科學的管理體系支撐?，F階段物資采購管理中缺乏專業的管理人員，由于企業對物資采購工作不重視，忽視對相關人才的引進和培養，使得工作人員技術、思想等方面都受到影響。同時采購形式和采購渠道管理不到位，造成了物資采購工作問題不斷，影響工作的穩定性。
三、信息化在物資采購管理中的應用措施
石油企業要充分認識到信息技術的重要性，將其運用到企業管理的各個方面，尤其是物資采購這種工作量大且復雜的工作，更需要信息技術的輔助。（一）建立物資采購管理平臺。采購管理平臺的建立是實現信息化的關鍵一步，石油企業要針對物資采購管理的特點進行分析，設立科學有效的物資采購平臺，充分利用互聯網的優勢進行信息收集整理，將管理平臺打造成集物資信息、供應商信息等為一體的自動化平臺，實現平臺訂單管理系統，實現物資采購管理自動化。要注重信息平臺的宣傳，讓更多供應商參與到平臺的建立中去，實現信息平臺的建立完善。（二）實現內部管理信息化。物資采購不僅需要和供應商之間進行溝通，還要與企業其它部門保持密切溝通，對各部門物資需求情況進行了解，以便更好地進行物資采購。針對這種情況建立信息化檔案，利用物資精細化管理系統對各部門物資詳細情況進行記錄分析，通過系統平臺實現信息對比，進行信息調用，確保信息可靠性。也便于對各個部門物資需求情況進行詳盡分析，制定分析表、分析圖，便于資金管理等工作的進行。同時能夠有效避免因為物資剩余或者采購過多造成的物資浪費。
四、結語
物資采購對石油企業的發展有至關重要的作用，我們要充分認識到物資管理的重要性，明確物資管理中的問題，采取更好的解決措施；認識到信息技術與物資管理相融合的必要性，充分發揮信息化優勢，有效避免物資采購過程中的供求信息、信息交流等方面的問題，有效提升物資采購管理水平，促進石油企業的發展。
作者:張少華 單位:中石化石油工程地球物理有限公司華北分公司
【參考文獻】
采購管理系統的特點范文3
關鍵詞：精益采購；全員質量管理；相似代用；采購接收臺賬
中圖分類號：F25 文獻標識碼：A 文章編號：16723198（2013）11006102
精益采購是一種可簡化采購業務流程，滿足預測需求，提高采購效率的理想型物資采購方式。該種采購模式要分析外部供應市場和供應基礎，制定出滿足企業正常運轉的采購策略，以便尋找到最優的供應資源，并建立良好供需合作伙伴關系。
精益采購管理思想已得到廣泛應用與研究，程升和湯兵勇將采購提前期視為隨機變量，研究供需雙方的提前期和批量合作，提出了基于提前期折扣的系統協調策略。劉紅勝和盧慧清就精益供應鏈企業間的交付風險因素進行相關探討，提出了理論指導性較強的供應鏈交付風險預防策略。Yao J S 和Chang S C研究了在不允許缺貨補入的情況下，模糊訂購量和需求量的經濟訂貨批量模型；本文以一生產水泥裝備的大型單件生產企業為背景，系統研究了精益采購管理思想在企業的應用，并在此基礎上建立了精益采購管理系統，較好地實現企業、供應商、經銷商和客戶間的信息集成和資源共享。
1 案例企業精益采購特點
與傳統供應鏈模式下的采購方式相比，精益采購選擇的是能夠長期建立合作伙伴關系的單一供應商，不再是制造商采購部門與供應商銷售部門的單方面接洽與協調，而是生產商與供應商多部門交流。精益采購管理不斷完善相關應急預案和措施，降低傳統應急采購模式中的采購成本。案例企業的精益采購主要包括以下幾個特點：
（1）精益采購一般推行單點供貨，保證外購件的品質。案例企業的水泥回轉窯備件中有一重要密封件即窯頭密封，它是一種密封性能要求較高，需求量大的柔性密封件，制造商為降低生產成本將其委外生產。如果采用多點供貨，會造成密封精度等級參差不齊，影響回轉窯運轉性能。
（2）精益采購采用小批量訂貨。采用小批量不僅使供應柔性化，降低庫存浪費，實現連續的單一流生產，滿足了精益采購交期快、質量高和成本低的采購要求。案例企業是一家典型的大型單件小批量訂貨型生產企業，客戶需求的多樣性要求生產線不斷更新配件型號，批量規模小和供應頻率高是該類企業最優選擇。
（3）采購過程始終貫徹落實全員質量管理。單一流生產可實現小庫存低浪費的目標，但它的連續性要由高標準的質量管理來保證，在外購件和原材料的交付訂單中就要強調相關質量管控標準，采購件質量由供應商保證。案例企業在生產Ф4.2*13的水泥磨的傳動接管時，需要退火、鉆孔、防腐處理和鉚接組校圓與焊接，其中的防腐處理由于對處理設備等級和操作人員的素質要求較高，該企業將該業務外委給外協廠商。外接管的表面防腐質量由外協商保證，制造商分派技術人員進行生產指導，在完成訂單后進行交付時由制造商的采購部人員和技術部相關技術人員進行質量把關，檢查防腐層厚度和可靠性，驗收合格后也要經倉庫管理員的檢查標識后才能入庫。
（4）精益供應鏈下的采購采用相似代用來提升采購柔性。相似代用即選擇與計劃物料相似規格的物料，以應對物料短缺和外購件價格波動對生產的影響。在制定采購計劃時，不僅要進行庫存盤點，還要記錄相似占用物料。在選擇代購件時要遵從公司《代購件選擇規范和流程》，如果代用配件要更改材料類型要與技術部人員溝通，首先由材料工程師提出申請，經工藝工程師審核同意和質量工程師批準，才能辦理相關代用手續。完成代用手續后要及時更新技術部門、質量檢驗部門、倉庫管理部門和生產部門的代用零件信息。
2 精益采購管理流程
2.1 采購基本流程
精益采購是傳統采購管理思想和精益策略相結合后產生的一種運作模式。其基本流程與傳統采購流程類似，首先各部門提交的材料計劃通過審核后，下推到采購部，采購部有針對性地進行公司資源調研（主要統計倉庫余量和代用配件數量），然后擬定采購計劃并進行任務分工。針對不同類型原材料和零配件選派不同的采購人員，各采購人員經詢價和議價后選擇幾個外包商，填寫比價單送予審批部門進行審批，審批通過后對供貨商下訂單。
2.2 材料計劃變動處理方式
材料計劃一般由市場部門提供，市場部根據前期銷售業績做出市場銷售預測，根據該預測擬定具有信息支撐作用的市場營銷計劃，將市場營銷計劃進行細化成材料計劃。
在水泥裝備產品在裝配過程中，由于客戶需求的變更或者現場環境的變化，材料計劃會發生變更，對于材料計劃提交程度，案例企業會有以下不同的處理方式：
（1）若材料計劃還未提交到采購部，則各部門直接將修改后的材料計劃提交到采購部，而采購部后續業務和倉庫物料管理按原計劃進行。
（2）若材料計劃已經提交到采購部，若采購物料需求減少或采購業務取消，則按采購變更管理的相關流程進行，申請提交物料采購變更單。若要增加物料，則直接以新的訂單提交到采購部。
（3）若物料減少和取消的采購訂單已經下達到供貨商，且該訂單不能取消，則必須對這部分物料進行轉備庫處理。
為了更好的解決落實材料計劃，快速應對材料變更，案例公司建立一套關聯性強的采購接收臺賬，此接收臺賬是建立在信息化管理系統上的電子管理方式。該采購管理臺賬可實現以下功能：
（1）顯示倉庫過期物料和配件的數量與金額，通過系統的過期預警提示管理者采取相應的應急措施。
（2）顯示倉庫多余物料的數量與金額，判定屬于供應商多送或重復送的物料與配件。
（3）降低重復下單的風險。
企業按照申請、審核、采購、檢驗和付款程序辦理采購業務時，記錄采購與付款等環節相關的信息，建立完善的采購登記制度，加強申請手續、采購訂單或合同、驗收合格證明等文件和憑證的校對工作，切實保障采購計劃的下推和采購流程的優化。
2.3 供貨商選擇數學模型
外包商的選擇標準是一個集價格、質量、時間和技術為一體的加權平均綜合評價體系。采購人員要將配送方式、物料性價比、外包商生產能力和供貨及時率等方面作為外包商選擇依據，其中承包商的生產能力和供貨可信度是考察的兩個重要方面。案例企業外包商選擇流程如下圖1所示。
圖1 案例企業外包商選擇流程S=V·R1/2
（1）
V代表當前生產力；R代表可信度；S代表外包商選擇標準。
其中 V=0，若CK
CKMλK{Ck}，其他
（2）
CK代表第K家外包商的平均生產力；D代表預期內所需生產力。
外包商的可信度R是以供貨廠商最新準時發貨性能為預估計評定標準，但發貨性能是一個動態值，用t代表當前時間點，外包商的可信度應由最新準時發貨性能和歷史可信度狀態共同決定。
R（t）=α·P（t-1）+（1-α）·R（t-1）
（3）
P（t-1）是最新準時發貨性能；0
R（t）=α·P（t-1）+（1-α）·[α·P（t-2）+（1-α）R（t-2）]
=α·P（t-1）+（1-α）α·P（t-2）+（1-α）2
R（t-2）]
（4）
當發貨準時性越高，則此評估重要度越低，故權重值應該隨時間不斷調整和監控，該參數可通過增大實際狀態和R（t）符合度來更新。但參數確定也要依產品而定，特別對一個新興產品而言，外包商的最新發貨狀態更為總要，因此，最新發貨表現賦予較大的權重比例。
準時發貨性能P（t）是由一個訂單延遲效用函數來定義的，如果沒有延遲則準時發貨性能值設為1，當拖延值超過最大可接受值，P（t）設為0，所以準時發貨性能一般在0和1之間且小于最大可接受值。
3 系統實現和系統實施成效
案例企業采購管理系統包含需求計劃管理、物料占用管理和采購計劃管理等在內的14項功能模塊，有效實現過程數據的錄入和更新與預警機制的自動化響應，有效地避免采購流程中的重復性，降低采購風險，提高采購信息的一致性。本系統采用的B/S模式，采用了平臺和SQL Server 2005數據庫，其中B/S模式是涵蓋業務邏輯層、數據服務層和外觀表現層在內的三層構架模式。圖2是采購管理系統界面，圖3是物料需求管理模塊。
4 結語
本文研究了精益采購在水泥裝備制造業的應用，根據該行業的生產特點簡單介紹了精益采購的特點，重點研究了采購流程中的物料變更處理方式和供應商選擇的數學模型。最后整個采購信息系統在平臺上設計完成，此系統降低采購風險，保證供應鏈各節點的信息同步性，完善企業采購機制，提高采購效率和質量。
參考文獻
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[4]Yao J S，Chang S C，Su J S.Fuzzy inventory without back order for fuzzy order quantity and fuzzy total demand quantity[J].Computers and Operations Research，2000，27（10）：935962..
采購管理系統的特點范文4
摘 要 隨著當前電子代工企業的技術越來越成熟，產品的差異化優勢越來越不明顯，從而導致企業間競爭激烈及利潤水平的降低。企業通過實施有效的采購管理策略，則能幫助其降低成本，提高利潤水平，從而最終為企業在競爭中贏得優勢。本文以達富電腦公司為例；首先描述了其之前在采購管理方面存在的三大問題；其次闡述了其根據自身狀況和當前環境，確立自己的采購管理策略，在競爭中贏得優勢，從而使企業更好地滿足市場需求，獲得更大的市場份額。最后論述了采購管理對提升企業競爭力的作用。
關鍵詞 采購管理 競爭力
一、導言
提高競爭力是競爭性市場中企業追求的目標。雖然提高企業競爭力的表現極其豐富，但最基本的方式只有兩種：降低成本和追求差異化。低成本所帶來的競爭優勢較顯而易見，且在價格戰中，比競爭對手更能承受降價所帶來的損失，從而擊潰競爭對手，贏得價格戰的勝利。且在代工企業中差異化優勢表現得微乎其微，所以降低成本成了代工企業提高競爭力最重要的方式。針對這一方式，本文從加強企業采購管理入手，使企業對采購管理有更深層次的理解，以期對實施采購管理策略的企業有所裨益。
二、行業背景及公司簡介
（一）行業背景概況
臺灣筆記本電腦制造能力全球首屈一指，是全球筆記本電腦出貨量最大的基地，但是，近幾年由于技術的成熟和競爭的激烈，制造商也陷于煩惱：利潤空間不斷縮小。據悉，17寸蘋果PowerBook由仁寶代工，每臺代工價格1500多美元，而當時建議零售價則為3299美元。很顯然，代工廠拿的只是小頭。
（二）達富電腦公司簡介
達富電腦公司是廣達集團在大陸除上海淞江的第二個生產基地。廣達是財富全球五百強之一，也是全球最大的筆記本電腦OEM供應廠商，并已建立了強大完整的研發能力及生產制造供應鏈。廣達的筆記本產量占世界產量的三分之一，但盈利率卻只有5%。
三、達富電腦公司之前采購管理方面存在的問題
（一）供應商管理滯后，缺乏完整的供應商考核系統
第一，供應商選擇的非信息對稱博弈過程。
第二，傳統的采購模式下，要有效控制質量和交貨期只能通過事后把關的辦法。
第三，供需關系是臨時或短時期的合作關系，而且競爭多于合作。
（二）缺乏一套科學、全面的采購流程
達富電腦公司傳統采購過程由于分工過細，環節太多，導致采購總成本高居不下，流程信息溝通傳遞困難。其弊端主要表現為：采購審批環節多，從最初的下單到最后的付款，大量的時間多在傳遞文件、審核簽字的等待中消耗。而這些環節事實上并沒有實現增值，但大大降低了采購運行的效率。
（三）生產部門和采購部門之間的不協調
由于生產部門只關注是否有材料生產，不會造成斷線，不會完全考慮材料的交期、質量等，沒有及時提出采購申請或質量反饋，導致采購流程不暢和采購成本增加。
四、達富電腦公司解決采購管理問題的對策
（一）加強對供應商的管理
公司決策層和采購相關人員重新認識企業與供應商的關系，首先意識到要與供應商建立戰略合作伙伴關系，以期達到雙贏效應。
1．建立供應商關系定位及科學的供應商考核系統。因為原材料的品種眾多，供應商的數量龐大，達富電腦公司根據自身的特點，結合產品數量和采購金額的20/80原則并綜合多種因素將供應商關系進行詳細分類。并在供應商關系分類的過程中，為供應商關系定位體系建立一系列科學的考核指標。
2.完善供應商管理系統
2005年初，達富電腦成立獨立于采購部的采購開發部，部門的主要職責是開發并引進優秀的供應商；評審和管理現有的供應商；督促現有不良供應商并適時清除差的供應商。為達富電腦公司完善供應商管理系統的變革實施，提供了良好的前提平臺。
（二）優化采購流程
達富電腦公司首先加強企業信息化建設，利用共享電子文件夾、email、局域網等方式加快信息流動速度。并引進SAP系統和研發內部電子簽核流程等對企業采購流程進行優化，并剔除一些沒有增值的簽核環節，有效提高效率，減少時間和人力成本，從而提高采購效率和企業競爭力。
（三）加強采購部門與公司其他部門的合作
達富電腦公司要求部門間跨職能合作。采購與生產、質檢部合作，共同對供應商實行質量管理保證公司生產經營的連續性和穩定性。采購加強與財務部的合作，采購為財務部提供資金流動的預測情況、產品市場信息，財務部及時的支付將有利于與供應商良好關系的發展。
五、實施采購管理對提升達富電腦公司競爭力的作用
采購管理是企業降成本、增效益的最佳手段。在企業生產管理的所有環節中，采購管理是控制生產成本最有效的舉措，也是成本節省貢獻率最高的環節。據悉，美國科爾尼公司曾為世界500強中的三分之二的企業進行戰略采購，一般可以把采購成本降低10%-15%①。達富電腦公司通過采購管理，建立了一個低成本生產主要材料和提供優質服務的供應商群，提高了企業的經營效益進而提升了企業的競爭力。
注釋：
①馮敬安.中國學術期刊標準化數據庫..2006.10.04.
參考文獻：
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[5]陸鐵.采購分析是降低生產成本的重要環節.銅業工程.2006(4):90-92.
采購管理系統的特點范文5
關鍵詞：會計電算化；財務業務一體化；采購業務；銷售業務；庫存業務
結合計算機知識，會計有了會計電算化這一新興事物，并且，會計電算化在會計工作中的地位也越來越重要。會計電算化中的財務業務一體化就是會計電算化的魅力之一。
財務業務一體化的基本思想是，將企業經營中的三大主要流程，即業務流程、財務會計流程、管理流程有機融合，將計算機的“事件驅動”概念引入流程設計，建立基于業務事件驅動的財務一體化信息處理流程，使財務數據和業務融為一體。具體來說，主要就是購銷存管理系統的應用。
購銷存管理系統包括采購、銷售、庫存與核算四個子系統。下面，我們就從這幾個子系統來探討一下財務業務一體化。
一、采購系統
采購管理系統具有兩大功能：一是采購管理；二是采購結算。該系統主要提供對企業采購業務全流程的管理，它支持以采購訂單為核心的業務模式，其主要任務是在采購管理系統中處理采購入庫單和采購發票，并根據采購發票確定入庫成本及對采購付款的全過程管理。
采購管理系統的日常業務處理主要包括填制并審核采購訂單、填制入庫單、填制采購發票、進行采購結算和進行采購業務付款等業務內容。
要想學好采購業務，首先得明確采購業務的流程。
采購業務的流程為：填制并審核采購訂單，接下來就是隨著商品入庫，由采購訂單生成采購入庫單。然后可以根據采購訂單或采購入庫單流轉生成采購發票，進行采購結算。
二、銷售系統
銷售管理系統提供了對企業銷售業務全流程的管理，主要通過對銷售訂單、發貨單、銷售發票的處理，動態反映各種銷售業務數據，便于企業及時了解銷售相關信息。該系統支持以銷售訂單為核心的業務模式，主要任務是處理銷售發貨單和銷售發票，并根據銷售發貨單等發貨成本信息確認銷售成本以及根據銷售發票進行銷售收款的全過程管理。
銷售日常業務是指對企業銷售業務的全流程進行業務處理、核算和管理，主要包括填制銷售訂單、填制銷售發貨單及填制銷售發票等。
對于銷售業務，同樣首先得明確銷售業務的流程。
銷售業務流程為：根據實際業務錄入銷售訂單，隨后保存和審核，然后再根據銷售訂單生成銷售發貨單，并流轉生成銷售發票。進行銷售結算，與客戶進行收款結算，包括直接收款或暫欠貨款等。
三、庫存系統
庫存業務系統主要用于管理企業的存貨、通過對存貨的收、發、存業務的處理，能夠及時動態地掌握庫存存貨的各種信息。該系統提供對企業庫存業務全流程的管理，對存貨進行入庫及出庫管理，并有效地進行庫存控制，實時地進行庫存帳表查詢及統計分析，能夠滿足采購入庫、銷售出庫、產成品入庫、材料出庫以及其他出入庫等業務的需要，并且提供了倉庫貨位管理、批次管理、保質期管理、不合格產品管理、現存量管理和條形碼管理等業務的功能應用。在購銷存集成應用時，庫存系統可以對采購系統生成的采購入庫單、銷售系統生成的銷售出庫單進行審核確認，為核算系統提供各種出入庫單，在核算系統生成憑證后自動傳遞到總賬系統。
庫存系統日常業務是對企業存在倉庫中的存貨進行業務處理和管理。主要包括審核采購系統和銷售系統所填制的采購入庫單和銷售出庫單；填制產成品入庫單、材料出庫單、其他出庫、入庫單及盤點單等。
對于庫存業務，同樣首先得明確庫存業務的流程。
庫存業務流程為：審核采購入庫單；審核產成品入庫單；審核銷售出庫單等。
四、核算系統
核算系統是購銷存系統中的一部分，與庫存管理系統相比，庫存管理系統側重于從數量上對存貨進行管理，而核算管理系統側重于從金額上對存貨進行管理，它主要用于核算企業存貨的入庫成本、出庫成本和結余成本，反映和監督存貨資金的占用情況。核算系統對采購入庫單、銷售出庫單和庫存系統生成的各種單據進行單據記賬，對采購暫估入庫進行暫估報銷處理。
上述幾個子系統既可以單獨使用，也可以集成使用。但是，這幾個子系統的業務流程均為：系統初始化、日常業務處理、期末處理。并且，從物流上看，購銷存管理系統主要有入庫業務和出庫業務兩部分。從資金流上看，在采購系統中錄入采購發票，對采購入庫單進行結算，形成應付賬款，到應付賬款中對結算后的采購發票制單，生成應付款憑證；在應付賬款中錄入付款單并付款，核銷應付款，對付款后的付款單制單，生成付款憑證。在銷售系統中錄入銷售發票，審核后形成應收賬款，到應收賬款中對審核后的銷售發票制單，生成應收款憑證；在應收賬款中錄入收款單收款，核銷應收款，對收款后的收款單制單，生成收款憑證。存貨核算對各種入庫單和出庫單進行記賬，登錄存貨明細賬，確定存貨發的入庫成本、出庫成本及庫存成本；并對記帳后的出、入庫單進行記賬，生成出、入庫憑證，登錄到總賬。從信息流程來看，總賬系統是會計信息系統的核心，可以處理各子系統傳遞過來的憑證，其他子系統是在完成各自業務的基礎上，對總賬中的數據實行專項管理。在購銷存的幾個模塊中，只有核算模塊與總賬產生聯系，其他的模塊只是把單據傳遞到核算模塊，由核算模塊生成憑證后直接傳遞到總賬系統中。所以，在會計電算化采購、銷售、庫存與核算業務的財務業務一體化中，在后臺，會計處理依然是核心，我們應該把握這些特點，明確財務業務一體化的內容以及財務在其中的作用，就能真正領略采購、銷售、庫存、核算業務財務業務一體化的魅力。
參考文獻：
采購管理系統的特點范文6
一、銀企互聯系統――實現企業財務處理系統與銀行業務系統的集成高效作業
（一）銀企互聯背景 隨著公司業務規模的逐漸增大，大量的收付款業務操作業務需要在網上銀行進行；但網上銀行同企業的財務處理系統沒有任何對接，所有這些業務需要人工跟進查詢收付款、取回單，并將該信息同步到企業的財務信息系統（如ERP系統等）中；這種跨平臺操作網上銀行和財務信息管理系統的方法，會產生查詢不便，數據不同步，人工錄入數據存在出錯等問題；所以傳統的單點作業方式不僅使企業財務系統同銀行業務系統數據不同步，而且數據量巨大，導致人工投入也很多。
（二）業務優化思路 筆者所在的公司在2009年6～8月上線了銀企互聯系統，上線后有了以下改進：一是信息的同步性大大提高：上線之前，企業財務系統和銀行數據處理系統是兩個獨立的系統，系統之間的往來業務處理需要依據紙質單據的傳遞和手工錄入的處理。由于單據傳遞的滯后性等因素導致兩個系統數據時常不一致，同步性太差；上線之后，銀企互聯有機集成了企業財務系統和銀行業務處理系統，往來款通過系統的對接可以同時在兩個系統之間產生信息記錄，提高了銀企之間業務信息的同步性。二是信息處理的準確度和效率大大提高：上線之前，資金往來需要根據銀行賬單手工輸入企業的系統，不僅效率低而且難免有出錯的時候；上線之后，ERP系統中的客戶往來信息憑證可以自動生成，避免了手工的低效率和誤操作，提高了財務工作的效率和準確率。三是數據的安全保障級別進一步提升：上線之前，銀企之間的資金往來大部分節點采用手工控制，在人手緊張的階段出現過不相容崗位集一人的情況，導致時常發生錯誤甚至舞弊；上線之后，對于原始數據的提報、業務內容審核、資金劃轉的審批等分別有不同的崗位設置不同的權限進行操作，實現了流程化控制。通過系統定期自動提示更換密碼等系統流程控制，更有利于防止錯誤和舞弊。
（三）系統上線后的再生風險防范 由于上線該系統后，款項的往來、費用的報銷等全部在系統中進行，可能會由于兩個以上的人員互相串通而使企業的資金輕而易舉的轉了出去。由此，整體層面上，企業需要對員工的道德進行正面引導，加強員工的道德守則控制。具體控制層面上，包括：使不相容的權限不能集中在一個人身上；對系統審批的授權需要更加嚴格；定期更換權限密碼，防止泄露；加強對審批的紙質單據的定期檢查，防止造假及舞弊。
二、客戶訂單管理系統――整合企業與客戶間資源，提高訂單管控效率
（一）客戶訂單管理系統背景 在傳統的從下訂單到發貨（假設制造商的產品通過經銷商賣給最終用戶）的處理流程中，會有以下幾個方面的不便：一是訂單處理效率低下，經銷商通過傳真等手工方式進行，制造商的業務部門再用電話等方式確認后通過手工錄入發貨系統，這樣導致處理時間的緩慢和低效率。二是訂單運行透明性較差，經銷商自下訂單之日起，該訂單在制造商倉庫里是否有是不知道的。若沒有，何時排產、何時生產、何時入庫、何時發貨等都需要人工的溝通，不能對該訂單進行實時跟蹤和監控。三是制造商和經銷商或客戶的信息共享性較差，一方面，客戶對于制造商的庫存等信息的溝通停留在人工處理層面，效率低下；另一方面，制造商對于已經售出的產品跟蹤情況（比如最終客戶的背景資料、跟蹤服務狀況等）難以持續，這對于制造商對后期的產品規劃很不利。
（二）客戶訂單管理業務優化思路 依托ERP系統上線客戶訂單管理系系統后，上述問題得到了極大程度的改善：訂單處理快捷、方便，經銷商通過該網絡系統可以遠程下訂單，解決了手工處理訂單可能涉及信息失真及處理的低效率問題；訂單運行透明、高效，經銷商通過該系統的終端，可以隨時查詢自己所下訂單的分配、生產、驗收、儲存、發運等過程；避免了因為訂單狀態與制造商的來回溝通，使信息傳遞更為高效。制造商與經銷商信息高度共享：一方面，經銷商可隨時查詢制造商的庫存情況及賬款往來情況，對于經銷商快速撲捉商機提供了便利；另一方面，對于制造商來說，該系統可以幫其隨時掌握產品在經銷商的出入庫及存貨管理情況、及時監控產品是否超期、經銷商賣給最終用戶的價格是否符合其銷售政策、經銷商對于意向客戶的跟蹤管理情況及保有客戶的回訪等維護情況。及時指導經銷商改進管理，提高客戶滿意度，促進產品的銷售。通過筆者所在公司2008年～2009年上線前后的對比變化：該系統縮短了80%的訂單處理時間，有效的加快了物流、信息流、財務流的同步速度，提升了客戶滿意度。
（三）需要防范的風險 該系統雖然極大地方便了客戶，但也存在一些系統風險：由于客戶訂單操作失誤導致發錯產品時常存在，所以需要對客戶經常進行培訓以使其能夠熟練掌握；客戶隨時下訂單及取消訂單，對制造商安排生產造成了極大不便，需要對訂單處理制定嚴格的管理制度；由于該系統的開放性可能會導致制造商或經銷商的某些信息泄露，需要雙方加強信息系統安全的防護。
三、采購信息管理系統――整合企業與供應商資源，提升采購管理效率
（一）采購信息管理系統背景 傳統的采購管理在信息化環境下面臨以下問題：供應商管理方面，沒有系統化的、詳細的資供應商信息庫，檔案維護量巨大、查詢效率極低，不利于形成一個公司戰略供應商體系的建立；成本管理方面，無成本豎向、橫向分析信息庫，成本對比分析比較困難，不能為采購員提供有效的降成本談判依據；成本分析方面，基礎報價資料手工收集，效率低；合同管理方面，合同手工管理數據量大，查詢不便，與供應商傳遞合同方式效率很低；采購信息管理方面，供應商與采購方通過EMAIL、傳真信息交流，易出現信息發送不及時、混亂、漏發等問題。
（二）采購信息管理業務優化思路 筆者所在公司近期上線了采購信息管理系統的，從采購部門得到的反饋來看，實現以下業務的優化。供應商管理方面，建立統一的供應商電子信息庫，通過對企業的四百多家供應商分類管理，使供應相同件的供應商進行優化整合，減少了25%的供應商數量，提高了對供應商的管理水平；成本管理方面，以系統為支撐建立縱橫價格信息庫，通過系統集成，快速生成參考目標價，不僅為成本談判提供較為準確的數據支撐，而且為內部成本管理也提供了較好的支撐，信息傳遞及時高效，通過互聯網競價還可以降低費用、提高效率；成本分析方面，通過建立縱橫價格信息庫，可以從不同緯度對成本數據進行抓取，有利于成本分析快速、高效；合同管理方面，通過系統自動生成合同并管理，對于公司簽訂諸如鋼材等隨行就市的產品提供了極大方便；同時，還可以實現異地談判和合同電子簽章，避免了紙質合同的低效率；信息管理方面，通過統一的供應商管理平臺信息交互，實現了供需雙方的資源高效共享，提高了溝通的效率和效果。
（三）需要注意的事項 對于采購信息管理系統，一方面，提供了一個較好的信息共享平臺。但共享的同時導致某些信息的保密性降低，所以需要加強采購管理的控制水平，使其能夠實現采購方和供應商的雙贏；另一方面， 該系統僅僅是一個采購管理的平臺，用以提升采購管理效率，但本身是不會帶來成本的降低，需要更多的依賴人去溝通和談判，來完成成本的降低。
四、倉庫管理系統――提高庫存物流與信息流的一致性，提升存貨管理水平
（一）倉庫管理系統背景 對于大中型制造企業來說，由于存貨品種的多樣性及及性狀的復雜性，現代倉庫管理面臨諸多的問題：作業效率低問題，靠手工在辦公室PC把業務數據錄入ERP系統，不能移動、不實時、操作不方便；庫存不準確問題，事后手工錄入ERP單據繁瑣易錯、數據延遲，導致ERP庫存數據不準確、不及時；出入庫常發生錯漏問題，出入庫時靠人工核對物品、數量容易錯漏，導致發錯料、收錯貨，影響生產和服務質量；物資積壓問題，即使建立了先進先出的物資管理規定，也會發生由于沒有系統控制導致發貨隨意性太大，先入庫的物資隨著時間的推移變成了積壓物資，造成存貨積壓損失。
（二）物流管理業務優化思路 筆者所在公司通過上線倉庫管理系統有效解決了上述問題：通過倉庫管理系統和ERP系統的對接，利用掃描槍、條形碼識別等工具，實現物資的入庫、倉儲、出庫等環節的電子化，提高了該管理環節的物流和信息流的一致性；相比之前公司對于兩萬多個品種的零部件實行手工的操作導致物流和信息流不一致來說，此系統穩步提升了賬實相符率，為采購等后續管理行為提供較為可靠的庫存決策依據；通過ERP系統與倉庫管理系統對接，減少了手工操作，節省了人工成本；通過系統來管理和規范作業員作業，提高了作業人員的工作效率，管控了作業人員未按流程的弊端，使上下工序的連接性更加緊密；通過庫齡管理模塊，利用系統嚴格執行先進先出的辦法，縮短物資在倉庫的放置周期，提高倉庫面積的利用率及周轉率
（三）需要關注的問題 包括：一是倉庫管理系統使收發貨及與供應商的結算等交易處理依賴于系統中的BOM（物料清單）和已經維護的價格作為依據，缺乏可視軌跡。由此需要加強對系統中BOM清單及結算價的維護和管理，防范由此帶來的成本及結算的錯誤。二是倉庫管理系統與ERP系統為兩套獨立的系統，如果兩者接口做的不好，會導致兩套系統的數據不一致，更加難以為管理提供可靠地數據支撐。由此，對于接口一定要充分重視，做好后先進行有效模擬，成功后方可上線。三是倉庫管理系統為外部系統，系統數據安全性和保密性管理難度大。由此，應有系統管理部門制定相應的流程標準，做好權限和主要節點的控制，確保數據的安全性和保密性。
對于大中型公司來說，上述信息系統能否促進企業業務處理的優化，應關注兩個方面的問題：第一，信息系統的實施必須立足于企業所處的環境實際情況，直面企業治理薄弱環節，從企業管理控制的實際角度出發，做好業務層面內部控制與信息系統控制的融合，避免與企業實際格格不入的“空降兵”式信息系統；第二，關注信息系統本身的風險。一方面，需要堅持在上述信息系統的規劃、分析、設計、實施、變更和維護方面做好預防性控制；另一方面，做好上述信息系統的輸入、處理及輸出等環節的應用控制，確保信息系統控制的完整性、準確性、經過授權和訪問控制。在此基礎上，定期評價上述信息系統控制措施的效果，及時反饋和改進，使信息系統更好的服務于業務的運行，達到企業在上述環節業務處理優化的加成效果。
