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工作任務管理方法范文1
關鍵詞:任務;管理;信息;系統
作為部門主管,您是否曾碰到以下場景:員工經常向您來請示這件事該怎么做,那件事該怎么做,打斷了您對一項重要工作的思考;得力的下屬突然離職,他所負責的工作陷入混亂;檢查工作時才發現,早該完成的工作,下屬竟然還沒開始做......
有沒有辦法讓主管擺脫這種疲于應對日常工作的困境呢?下面,我將探討在網絡信息技術條件下,如何利用“任務管理”的思路,系統性地管理日常工作,提高團隊的工作效率,使主管越做越輕松。
一、什么是任務管理
企業各項戰略目標的實現,是各個階段性、局部性目標完成的集合,再細分則是一個個工作
任務保質保量及時完成。對于某個具體的企業,這些工作任務,內容相對固定并且數量有限,且其中大部分是重復性發生的,偶發事件占的比例很小。
1.管理思路:把每個工作任務作為基本元素,通過建立任務執行和任務控制兩個獨立的循環,實現多維度管理的管理方法。
2.構成:
如圖1所示,任務管理由以下三個部分構成
1.員工與任務之間的自我更新完善的工作循環;
2.管理者對任務的監督控制循環;
3.銜接上述兩個循環的信息化平臺。
二、怎樣實現任務管理
任務管理實施分為四個部分:一是配置資源,建立保障機制,讓員工能夠基本脫離主管獨立執行任務;二是分析管理需求,擬定任務屬性,滿足多維度管理需要;三是搭建信息平臺,將帶有各種管理屬性的任務按照關系型數據庫邏輯進行管理并配置操作界面;四是如何安排任務管理的日常工作,實現任務管理的自我完善。
(一)建立任務執行的機制保障
1.持續進行的任務梳理
基于對部門任務數量有限性的基本判斷,我們可以對本部門所執行的任務進行盤點和梳理,梳理的目的是弄清楚:部門內都要完成哪些任務,這些任務需要細分和清晰地界定,如郵遞員投遞報紙、投遞郵包等,是不同的兩項任務。
梳理任務不是一次性工作。在初次梳理的基礎上,通過每日任務檢查,我們可以逐步將還沒有納入管理的任務添加入系統中。重復性發生的任務,梳理一次后,該任務就已納入了系統,因此,任務梳理雖然持續時間長,但后期工作量不大。
2.標準化的任務指導書
在一個專業、部門內部,任務操作流程和方法基本類似,所以每一項任務都應該可以被描述為標準的作業流程或方法,即“任務指導書”。任務指導書的內容可包括以下內容:1.任務名稱 2.目的和目標 3.準備工作和資源 4.辦理流程 5.資料存檔 6.通報與報告 7.相關聯系人及聯系方式 8.其他需要說明事項等等。任務指導書應言簡意賅,點明要點,應能夠指導具備基本從業技能的新員工,獨立完成該項任務。
編制任務指導書,需要員工熟悉任務,并系統地思考與任務完成相關的各項信息,其本身就是總結工作經驗的過程。完成部門所有任務指導書的編制、更新和完善,有一定的工作量,是個在較長時間內不斷積累的過程,需要耐心和恒心。在編制環節,應建立復核、審查機制,在應用環節,應建立定期評價機制,以確保任務指導書持續有效。
3.建立并持續完善共享部門知識庫
任務指導書只能點明完成一項工作要點,高效完成任務還需要各方面知識的支持,尤其是歷史數據和經驗。建立共享統一的部門知識庫,將與工作相關的各項知識用標準結構(如共享文件夾樹狀結構,數據庫系統)管理起來,可以為任務的執行提供信息支撐。共享知識庫主要由以下三個部分構成:1.任務指導書 2.來自于工作中的數據和信息,如報告、圖表、分析、測算等 3.工作過程中遇到的(來源互聯網、書籍、文件、檔案等渠道)各項知識。
部門知識庫建立和完善也需要較長的時間,由于員工之間普遍存在的競爭關系,分享經驗缺乏主動性。因此,編制任務指導書和建立部門知識庫需要制度或強制性安排。通過任務管理的逐步推進,員工體會到共享知識帶來團隊效率提高后,初期的抵觸情緒會有所緩和,共享主動性會逐步提高。
4.人員的角色及權責劃分
在任務管理中,有以下三種角色,定義及相關職責如下:
① 任務負責人:事前已明確,經主管授權有權調動所配置的各項資源,直接負責組織任務執行的員工,一項任務對應一個任務負責人。其職責是:在授權內,任務負責人有權安排工作計劃,分派工作,調配資源,不再需要事前請示主管,但應主動向主管報告進度情況(主要借助在系統中更新進度欄的方式)。任務負責人在部門內對任務完成結果負責。
② 任務執行人:實施或參與任務執行的人,屬于任務執行中的人力資源,服從任務負責人的工作指揮,對任務中自己執行部分負責。
③ 主管:任務授權人,監控人。其職責是對任務負責人授權,監督并指導任務的執行,確保任務相關資源配置,考評任務完成質量。在部門內,對任務完成情況負領導責任;對資源配置不足導致任務失敗負直接責任。在部門外,對任務執行質量負責。
在任務簡單情況下,任務的負責人與任務的執行人是同一個人;在多人參與的復雜任務中,則二者并不完全重合。
5.任務資源配置安排
完成一項工作,光知道怎么做是不夠的,必須匹配相應的人、財、物資源。根據企業權利分布,在二層結構里,主管是資源的提供或配置者;在多層結構里,主管除為任務的執行提供、配置資源外,有些資源是需要向更高層級的管理者爭取的。
在上述措施有效實施后,負責某項任務的員工基本上可以脫離主管,獨立組織完成該任務了。工作的成效完全取決于員工自身的技術、組織等能力。
(二)滿足多維度的監控管理要求
要實現任務管理中的監控職能,就需要滿足管理者不同的關注重點。而實現這一目標的基礎,就是按照管理需求,對每項任務賦予各項管理屬性。管理屬性可以從任務相關人員的角色、時間、重要性、工作量、工作難度等多個維度定義,并且可以在系統中隨著管理深度的變化隨時調整。如:
(三)利用MicroSoft Sharepoint Server&Designer搭建信息化平臺
“任務管理”在邏輯上是標準的關系型數據庫結構(參見表1:任務清單),因此,利用網絡協同工作系統,很容易使用系統內置的數據庫和表單定義功能,實現數據的錄入、檢索、更新等功能,滿足管理者的實際需要。
筆者使用的是MicroSoft sharepoint server搭建工作網站的方式實現的。該方式的優點在于:1.內置了協同工作的邏輯;2.不需要程序開發;3.可設定個性化界面,適應工作習慣;4.查詢檢索便利;5.帶文件共享庫,可直接用于建設知識庫;6.與廣泛使用的MicroSoft Office軟件無縫連接等等。
在服務器端安裝MicroSoft Sharepoint Server,主管在IT人員的幫助下,完全可以利用Sharepoint Designer模板自行創建一個網站門戶。將部門所有成員添加為網站用戶后,根據系統設定,員工可在其權限內添加、修改、更新分配給自己的任務;同時可以查看其他員工的工作情況。使用系統中的數據篩選功能,按需篩選關注的任務。主管和員工通過系統交換信息。
(四)任務管理的日常工作安排
1. 兩個重要的定義:崗位與崗位分工
“崗位”指的是同一類任務的集合,是任務基本屬性之一?？紤]崗位設置時,只需要從任務本身的屬性出發,不需要考慮人員的數量。
“崗位分工”是指主管將一類業務指定給一個或多個人負責的行為。一個人也可兼管幾個崗位的工作。
這里的“崗位”,完全根據任務自身的屬性來定義,有多少類任務就有多少個崗位。對員工進行崗位分工后,可能一個崗位由幾個員工管理,更多情況下,是一個員工同時負責幾個崗位。崗位分工的安排,在新任務發生時,負責對應崗位的員工就有義務主動處理,也為主管分派任務負責人提供了參考,但崗位分工并不取代任務負責人的安排。崗位分工還構建了員工輪崗的基礎。
2. 任務管理日常工作內容
員工的工作:每天定時:1.將其所負責的已納入任務管理系統的所有任務檢查一遍,并將各項任務的最新進度在進度欄中填列;2.將主管布置或從其他途徑接到的本崗位任務填列入任務管理系統;3.根據崗位分工,將應隸屬于本人負責崗位的尚未納入系統管理的任務添加入系統中;4.編制或更新任務指導書;5.將工作過程中的知識存入知識庫等。
主管的工作:可以:1.檢查已布置任務的完成情況,需要時在指導欄批注意見。如日常工作中,關注重要性較高的任務;在特定時點可以關注階段性任務的完成情況;在某個員工離開所負責的崗位時,可以專門處置他所負責的任務等等;2.布置新任務,可以直接將任務添加入任務管理系統并指定負責人,也可以按崗位分工,口頭、書面告知員工,由其填入;3.關注例外事項和異常情況,進行必要的干預;4.優化任務流程和任務資源配置等。
三、任務管理模式與傳統管理模式對比分析
對比傳統管理模式,任務管理的實施預期可以實現以下效果:
1. 提高管理效率。橫向看,指定崗位責任人和任務負責人可以減少了推諉扯皮現象;縱向看,所有已明確負責人的任務,一般情況下,管理者不必重復介入。隨著任務管理工作地推進,將有越來越多的工作納入任務管理機制中,需要管理者直接介入的任務范圍將不斷縮小。管理者可以將精力投入如何調動員工工作積極性、優化任務處理方法和流程、處理重要任務項目和例外事項上。
2. 提高了員工工作的執行效率。有了授權、作業指導和共享數據等措施,員工可以更專注于當前處理的工作。同時,任務項下的進度更新,讓管理者無須打擾員工,也可以了解溝通信息。
3. 客觀上,避免了工作中的“私有化”,降低管理者被脅迫屈從于某些員工,提高了管理的主動性。
四、任務管理的自我更新完善機制
任務管理將按如下機制激發員工的工作積極性并實現自我更新完善:
更多的工作納入任務管理,工作的計劃性和效率也會越高,相關知識越豐富,流程也會越優化。員工能更專注于執行―優化了執行效率,主管能更專注于機制、流程、資源上的問題―優化了管理效率,因此,任務管理可以實現自我完善。
五、結語
將任務作為管理的基本元素,在傳統技術手段下,其工作量之大是不可想象的。但利用信息網絡平臺,按照數據庫管理的邏輯:管理者可以隨時檢索某個時間段,某個人負責,隸屬于某個崗位,不同重要性的任務信息,調閱與其直接相關的處理流程、方法和歷史資料。而且實現上述目標,并不需要大幅增加工作量。
本文中任務管理是按照管理者――員工的二層結構描述的。公司級管理中也包含“例外管理”的邏輯,因此,這種二層結構有按照公司實際管理架構進行拓展的空間。同樣,階段性、跨部門專項任務,也可以應用任務管理思路進行分工管理,職責更加明確。筆者在實踐工作中,運用上述任務管理的思路和方法,在本部門日常任務和跨部門的專項任務管理上,初步實現了執行層獨立運作,管理者重點進行例外管理的效果,工作效率提高明顯。
受客觀條件的限制,任務管理的實踐范圍還很小,其普適性還有待檢驗。希望通過本文,能夠得到大家的批評指正,并獲得更多實踐檢驗和反饋,讓任務管理方法得以完善。
參考文獻:
工作任務管理方法范文2
關鍵詞：社交化管理；平臺；社交網絡；煙草；商業企業
隨著社交網絡的興起，社交化管理概念應運而生。社交化管理是指利用類似微博、QQ之類的內部社交化媒體信息系統，來實現員工的信息交流與知識分享，重建組織管理模式，提升組織有效性，進行管理創新的新型管理方法。將企業內部社交網絡引入到企業管理中，建立企業社交化將是未來的企業核心競爭力的關鍵。當前，煙草商業企業的發展面臨來自內部與外部的眾多挑戰，如果能夠應用社交化管理提高企業管理水平，將有助于提升企業應對挑戰的能力。本文以株洲煙草為研究樣本，淺談社交化管理在煙草商業企業管理中的應用
1 煙草商業企業信息化管理的現狀
在信息化時代背景下，幾乎所有成熟的企業都在采取ERP、OA等管理系統，強調組織工作的流程化與標準化，通過數字分析改變了過去管理者“拍腦袋”做決策的方式。流程化、標準化、層級結構，更符合企業領導者的要求。以為株洲煙草為例，上線運行有OA系統、CRM系統、營銷系統、績效系統、郵件系統、網上營銷平臺、96368一體化營銷平臺、專賣系統、內管系統、財務系統、資金監管系統、騰訊通等眾多信息化系統，信息化系統已經相當完備，解決了日常管理中的大多數問題。但是從中我們仍然可以發現一些不足或一些沒有得到解決的管理問題，這些問題在商業企業中普遍存在：
⑴管理者難以準確掌握員工動態。在金字塔管理系統中，由于管理層級、管理幅度限制，區域分散，管理者很難即時、準確掌握下級員工的工作情況，了解基層員工的思想動態。
⑵缺少靈活、快速、互動性強的信息傳遞渠道。不論是辦公系統、省市局門戶網站還是短信平臺，都屬于正式的信息傳遞渠道，不夠靈活、難以互動，使用者有諸多限制，無法對大量繁瑣的日常工作進行有效管理。
⑶缺少統一的日常工作管理平臺。工具多樣，管理分散，比如在線溝通時有的員工習慣用騰訊通、有的員工習慣用QQ、有的員工習慣用郵件。在信息時有些信息用OA，有些信息用短信，有些信息用專賣線或營銷線的獨有系統。使用者必須打開相應的系統才能接收相應的信息，工具不統一、更新信息不及時提示，無形之中增加了工作量和信息傳遞障礙。
⑷現有系統無法成為企業文化建設的載體。由于區域分散、部門壁壘，員工之間的信息分享和傳遞存在諸多限制，現在系統關注工作流程而對促進交流、活躍文化作用有限，企業文化建設缺少一個統一的有形的載體。
2 社交化管理應用的可行性
社交化管理方式可以讓組織的形態發生變化，以往組織的邊界是清晰的，嚴謹的，社交化管理則能打破行政部門間的壁壘，使管理者能更加準確的掌握員工動態，使員工溝通、分享更加簡單。同時社交化管理依賴的信息系統具備很強的擴展整合能力，整合設計的管理功能，可以作為現有管理系統的補充，有針性的滿足管理需求。近年來煙草行業信息化水平快速提高，企業職工已經適應信息化的辦公方式，員工普遍具備操作使用信息系統的能力。并且隨著90后漸漸步入職場，80后成為職場的生力軍，他們是伴隨著社交網絡成長起來的一代，他們更能適應使用社交化管理。如果我們能夠應用當今流行的社交網絡技術建立一個適合我們企業管理需要的社交化管理系統，從而推進社交化管理在企業管理中的應用，以上這些管理上的不足都可以加以改善，勢必能夠有效提升煙草商業企業的管理水平。
3 社交化管理系統的功能需求
社交化管理系統是社交化管理的載體，社交化管理的應用其實際就是社交化管理系統的使用，當前互聯網上社交工具繁多，企業社交化管理工具也如雨后春筍般，那么我們需要進行怎么樣的社交化管理呢，我們對社交化管理系統有怎樣的需求？
⑴需求特點。我們需要的社交化管理系統，它即不是基于“興趣”、也不是基于“人際關系”的社交網絡，而是完全基于“工作關系”的組織社交網絡。使用它的目的只有一個：“高效的完成工作”。引入了SNS的理念，但是其重點不是社交，而在溝通、協作、分享以高效的完成工作任務。與其它社交網絡相比它具有四個突出特點：一是具有封閉性。作為企業管理的工具，信息應只在組織內部流動，系統只供確定的人使用。二是組織性，具備社交網絡功能的同時，應具備組織特點，即體現現實組織中的層級、部門、職位等，使管理作用能夠充分發揮。三是具有強制性。作為一個管理平臺，它的管理功能應具有強制屬性，如系統強制推行，工具強制使用，下級員工被強制接收上級指令和信息等。三是具有強大的整合能力。在功能上需要整合社交網絡、即時通訊及各種管理需求；在技術上深度整合B/S、C/S各子系統，形成功能完備、穩定可靠、簡潔一致、友好美觀的管理平臺。
⑵功能需求。社交化管理系統它是我們為了能實現社交化管理而設計的一個信息化網絡系統。它是集成了組織管理日常工作需要的多種管理工具的組織內部社交網絡。對管理者而言，這個平臺是個人的新聞中心、是信息收集中心，也是工作控制中心。可以即時掌握員工動態、督促員工工作、加強政策宣貫、促進文化建設。對一般員工而言，這個平臺是自我展示的平臺、是交友的平臺，員工可以很方便的獲取自己感興趣的信息、促進員工之間更多的溝通交流 ，能夠進行自我監督。因此它主要有三大功能需求。
第一是桌面客戶端，主要是文字和圖片的即時聊天，文件發送功能以及作為整個系統的中心，提供單點登錄，提供消息收發轉、協同管理、應用管理中心等功能。
第二是協同管理功能，根據實際工作需求，集成實用的協同管理工具，包括公告、通知、員工日報、任務管理、計劃管理、日程管理、員工狀態顯示等。以員工日報為例，是目前很多企業都使用的一種管理方法，員工每天下班以前簡單的向上級報告一天的工作內容，使管理者能夠即時的掌握下屬工作情況。再比如任務管理功能，管理者可以將工作任務分解分配給個人或多人，并跟蹤任務進展，起到控制和督促的作用。
第三是社交功能，參考當今流行的社交網絡，如人人網，設計個人主頁、公共主頁、話題、分享、微博、好友管理、關注、留言、私信、動態顯示等功能。使得平臺用戶之間能夠進行形式豐富的信息交流與知識分享
4 社交化管理系統的技術特點
系統涉及流行的社交化應用、即時通訊與管理工具，本身不存在技術壁壘。但需求以組織內部管理為出發點，涉及員工、領導、部門間的多維管理與交互需求，對開發技術要求高。主要表現為：
⑴系統整合要求高。功能需求豐富且注重細則，穩定性與性能要求高，目前市場上有很多成熟的社交網絡及協同管理系統，不存在技術壁壘，但已有獨立系統往往自成體系，要根據項目需求進行整合，涉及統一的數據交換、接口規范、權限管理。
⑵研發技術要求高。本項目包括桌面應用、企業服務、門戶網站多形態應用，涉及B/S、C/S架構，對研發團隊和研發工程師綜合能力要求較高。
⑶用戶體驗要求高。在功能整合基礎上，不改變用戶既有使用習慣，對年長的員工而言復雜而生澀的操作無疑會讓他們望而卻步，如何向用戶提供簡潔一致、友好美觀的使用體驗，對UE團隊要求較高。
5 社交化管理應用的意義
⑴與時俱進，迎合網絡辦公的發展趨勢。社交化管理，是信息化技術發展與互聯網發展的必然結果，也是組織結構發展扁平化、松散化、虛擬化的發展過程，組織與社會的信息邊界將更模糊，信息的傳輸將更透明、快速?，F今現代企業紛紛探索社交化管理，煙草企業也應與時俱進。
工作任務管理方法范文3
一、從戰略高度制定人力資源長期規劃
創新是快速提升企業核心競爭力的有效途徑。結合企業發展的定位和戰略，加強人力資源深入研究和規劃，提出人力資源五年發展規劃。一是深入研究人力資源規劃，分專業做好人力資源的現狀分析與需求預測工作，實現用工的計劃管理，為實現人員合理調配奠定基礎。二是適時引進合格人才。確保人力資源在各個時點能夠供需匹配是企業保持正常生產運營的前提，針對高級技術人才、技工、復合型管理人才相對短缺，人力資源儲備不足等問題，從企業生產的實際出發，科學分析現有管技人員隊伍、技能人才隊伍的狀況對公司發展所需的各類專業技術人才進行定期預測，分專業、分層次提出人才需求計劃。積極吸收大學畢業生進入企業，逐步形成人才后備梯隊。與此同時，鼓勵并大力支持職工參加自學考試、函授、脫產、對口單招和繼續教育，加大選派優秀人才赴先進企業參觀學習交流力度，積極聘請有關專家教授來公司授課，從而快速有效地促進人才素質的提高。三是結合同業對標工作的開展，客觀做出人才當量、培訓經費投入率提升目標，深入分析影響因素和調整措施，結合中層干部隊伍、技術人才隊伍、技能人才隊伍三支隊伍建設，持續做好研究工作，重點實施職業通道建設，為優秀人才的迅速成長提供良好的環境。同時，做好公司定員定額管理的基礎準備工作。四是加強人力資源規范管理。建立和健全人才和人事管理各項規章制度。如《聘用管技人員實行準入考試的規定》、《關于加強人事管理工作的若干意見》等，進一步規范了人才和人事管理的程序、標準和條件。在干部考核上，不斷完善科區級領導班子和管技干部年度考核辦法，在人才的使用上，我們要嚴格實行民主推薦、任前考核和集體研究的選才程序，對人員結構相對老齡化的問題，按照公開招聘、公平競爭、雙向選擇的民主方式，積極選拔年輕力盛、吃苦耐勞、工作負責、求實上進的人才，充實到技術、管理以及關鍵的生產崗位中去，大膽提拔使用。
二、重視人力資源培訓和開發
將“三支隊伍”建設作為構筑人才高地的核心任務。努力建設一支德才兼備、知識全面、經驗豐富、具有開拓精神和駕馭市場能力的高級經營管理者隊伍；一支代表先進水平、具有技術創新能力、在所從事學科領域或者專業崗位上起骨干和領導作用的高素質專業技術專家隊伍；一支愛崗敬業、素質優良、技藝精湛的高水平技能型人才隊伍，“三支隊伍”是企業生存與發展的源泉和生力軍。企業要根據員工在實際工作中遇到的實際困難積極開展各種形式的有針對性的培訓。要建立培訓激勵制度，包括完善的崗位任職資格要求、公平公正客觀的業績考核標準、公平競爭的晉升規定和以能力和業績為導向的分配原則，提高員工的積極性，確保培訓的質量。幫助員工制定個人職業發展規劃，制定人員接替模型，為員工指明努力的方向，積極進行人才儲備，以適應不斷變化的外部環境；全面推行一體化培訓模式，采取分層次、分專業的針對性培訓方式，對各類人員進行了培訓，加強培訓基地的建設。直接吸納專業科室專工直接提出培訓需求，匯總形成公司全年培訓計劃，并由各部門采取日常培訓和現場培訓相結合的方式，將針對性培訓工作落在了實處；重點實施職業通道建設，為優秀人才的迅速成長提供良好的環境。建立技術、技能人才成長通道，作為專家隊伍的梯隊加大建設力度，促其盡早成為各專業的專家。重點抓好中層干部培訓，采取與礦區一流企業對接的方式，加速思維轉變，為創建一流礦井做好人員思想和基礎準備工作；提升管理人員培訓，結合職員職級序列規范工作的開展，側重于提升崗位勝任能力、工作組織能力、協調力、執行力；搞好班組長培訓，結合班組建設，有針對性地開展分專業培訓，加強專業管理的培訓，提升班組長管理能力，在員工培訓上，結合崗位工作，突出崗位培訓、現場培訓和比武競賽培訓。以“三個質量”，即：員工質量、工作質量、服務質量為指導，加強人力資源培訓，為企業全面提升核心競爭力提供了有力的支撐。
三、提高績效管理的科學性
績效管理是人力資源管理中的一個難點問題，它是為實現組織發展戰略和目標，采用科學的方法，通過對員工個人或群體的行為表現、勞動態度和工作業績，以及綜合素質的全面監測、考核、分析和評價，充分調動員工的積極性、主動性和創造性，不斷改善員工和組織的行為，提高員工和組織的素質，挖掘其潛力的活動過程。很多企業近年來不斷深化績效考核工作，推行新的業績考核辦法，建立起管理部門和二級機構差異化的考核指標和重點工作，開發研制工作任務管理系統，完善薪酬分配管理，通過建立激勵與約束機制推進公司業績的全面提升。具體做法：一是強化中層干部的績效考核，考核其執行力、大局觀、管理能力、組織協調能力等作用發揮情況。二是做好全體員工的績效考核，重點考核工作的主動性、崗位職責履行情況及工作任務完成效果。三是加強勞務派遣用工的績效考核，制定并執行崗位工作標準，采取分專業考核的方式進行。企業整體戰略績效相當于一棵大樹，只有“根深”（創新學習能力強）、“枝壯”（內部流程有效率）、“葉茂”（顧客滿意度高），最后才能結出好“果實”（財務效益好）。
四、建立激勵和約束機制，完善薪酬福利制度
工作任務管理方法范文4
【關鍵詞】協同；管理；平臺；信息化；集成
引言
電力設計行業作為我國勘察設計行業中信息化工作開展較早、取得成果較多、應用效果較好的行業之一，經過20多年不懈地努力、進步和發展，信息技術在電力規劃研究，優化計算、CAD繪圖、三維模型設計、辦公自動化、工程項目管理等方面均取得了很大成績，一個以網絡化、多媒體化、智能化為特征的現代信息技術正在勘察設計工作中得到廣泛應用。信息技術己成為勘察設計最活躍的生產力，是勘察設計單位能否在同行業中占領制高點的關鍵；是提升勘察設計單位核心競爭能力和創造財富效益的所在。只有堅持不懈地發展信息技術，才能最終達到勘察設計工作現代化，才能更好地適應我國現代化建設的需要。
近年來，隨著信息技術應用的迅速發展，設計院和行業軟件供應商以更為積極的態度探索行業IT應用發展方向和行業解決方案。實現工廠設計、運營和管理的集成化和智能化，實現工廠生命周期的信息管理，建立集成應用系統，建立協同工作平臺等IT應用新理念或目標，已經被行業廣泛接受，并為此進行了多方面的實踐。浙江省電力設計院從2007年開始開展協同工作平臺構建，經過多年的建設，取得了一定成效。
1.協同工作平臺構建目標
1.1 設計院信息系統總體框架
1.2 協同工作平臺構建目標
在信息系統總體框架下，在當前已建成以網絡為支撐，專業CAD技術應用為基礎，工程信息管理為核心的信息系統基礎上，建立企業信息門戶，整合完善企業綜合管理系統，包括辦公自動化、財務管理、人力資源管理、經營管理等，集成設計項目管理系統，基本實現工程勘察設計行業信息化發展規劃綱要中提出的大力發展基于網絡的協同工作平臺、信息資源綜合利用和三維設計技術，實現設計和管理的一體化集成應用的發展目標。
2.協同工作平臺建設主要內容
2.1 企業信息門戶
基于MS SharePoint建立設計院統一的企業信息門戶平臺，依托門戶集成主要的生產、管理等應用系統，統一應用系統界面，形成統一的信息和協同工作平臺，提供有效的檢索功能，實現信息資源的管理，形成知識管理。
門戶分企業、部門、項目、個人四類，主要功能包括：
內容集成展現：通過目錄系統進行統一管理，支持內容管理。
個性化：對用戶個性化需求的支持。
內容管理：對內容更新的自動管理，依賴通用業務件的內容管理服務。
權限控制：統一的門戶訪問權限控制。信息搜索：門戶內的信息搜索，依賴通用業務件的搜索服務。
統一認證：保證用戶單一登錄即可訪問授權的整個系統資源。
2.2 綜合辦公管理系統
建立企業的綜合信息管理系統，整合企業資源數據庫與管理知識庫。基于目前的各種管理系統，進一步整合和提高系統功能與性能，建立以財務管理、成本控制、計劃管理、人力資源管理、物資管理、經營管理為核心的企業綜合信息系統。整合經營決策信息，優化企業資源，優化工作程序，建立企業資源數據庫（人力資源庫、客戶資源庫、市場信息庫、合同數據庫等），充分利用知識流管理和數據挖掘技術技術，建立企業管理知識庫，以支撐輔助決策。使管理信息資源得到充分的共享。
（1）日常辦公管理
包括公文管理、簽報管理、設備管理、車輛管理、會議室管理、辦公用品管理等，分別建立相應的申請、審批流程，便于查詢資源信息，了解使用成本。
（2）人力資源管理
在組織機構管理的基礎上，通過建立機構、崗位、人員，實現人事基本信息管理、人員薪金管理、考核管理、教育培訓管理、工程人員設計任職資格管理等。
（3）財務管理接口：通過專業財務管理軟件接口，提供職工財務工資、公共資源查詢、項目信息查詢及財務數據分析，建立項目成本核算的基礎。應用接口工具，可以從財務軟件將需要的各種報表數據導入到系統中。財務信息可按照設定的權限由相關崗位人員查詢、統計。
（4）經營管理：為院領導和經營管理人員及時提供任務信息、合同和收費信息，做好工程勘測設計合同的管理以及掌握收費情況，同時能掌握合同中包含外委合同的執行和付款情況，能隨時查詢某工程的合同基本信息、業主信息、到款情況、外委合同基本信息、付款情況等。市場信息和關聯的客戶信息可以及時的提供給決策部門，使決策層實時了解到最新的市場情況，對瞬息萬變的市場信息進行分析和預測。具體包括客戶關系管理、招投標管理、合同管理、收付費管理等。
2.3 設計項目管理系統
設計項目管理涵蓋設計院生產流程的全過程管理，也是協同工作平臺構建中的重點。其主要功能包括項目策劃、項目范圍、項目計劃、項目文檔、項目資源、項目質量等；實現互提資料、四級校審、成品出版、歸檔等流程；實現項目信息、項目計劃等臺帳展示以及數據統計和數據分析展現等。將設計項目整個生命周期在系統中管理起來，達到項目協作和項目過程控制的目的。
（1）項目策劃管理：包括項目立項信息、項目任務通知單、 項目啟動、項目經理任命、項目組成員配置、 項目設計計劃編制、開工會會議紀要、專業設計計劃編制、 搜資調研等；
（2）項目范圍管理：包括設計工作分解及工作包編碼、項目模板（計劃模板、卷冊模板、任務書模板、外部資料模板、互提資料模板、計算書模板、校審要點模板）等；
（3）計劃任務管理：包括WBS任務分解、項目計劃制定（月度計劃制定、科室計劃制定）、設計成品計劃、顧客資料驗證計劃、提出資料計劃、規范書編制計劃、 設備及主要材料招評標計劃等；
（4）質量管理：包括質量計劃編制、設計質量信息采集反饋、設計質量分析、施工圖卷冊質量計劃管理、施工圖設計質量復查、數據分析控制、不合格控制、顧客投訴管理、工程回訪及工程總結管理、工程項目創優和報優管理等；
（5）項目資源：包括部門人力資源、項目人力資源、工作任務人員配備、人力資源負荷統計、勘測設備資源調度等；
（6）項目監控：項目進度監控、項目質量監控、項目成本監控、項目管理月報、全院管理月報、項目任務執行情況匯總、項目任務交付文檔監控等；主管院領導等各角色人員可方便進行生產統計分析。
（7）項目文檔及協同管理：在該協同設計環境下，與項目有關的所有信息均可得到共享，同一項目中各專業的設計、校核、審核人員可隨時或者根據權限看到其他相關專業的最新設計文件版本。
項目文檔管理覆蓋整個設計過程所涉及的設計輸入資料、數據，廠家提供的設備資料等。專業互提資料經過審批可發送到相關設計人員手中，便于生產人員利用，對處于設計過程中的設計文件等動態的設計資料進行管理。設計校審流程在系統中進行，完成時可將設計成品及其他信息、資料、表單自動歸檔到圖檔管理系統。
2.4 工程設計集成系統
作為設計院目前核心業務的是電源和電網設計，逐步提升以工藝設計系統、工程設計系統、三維工廠設計系統等為主的智能化設計平臺，重點研究與應用智能化與可視化、數據庫、模型設計等技術，適當時優化工作流程，進一步提高工作效率質量。
特別的針對電源設計，逐步建立設計數據庫（包括工藝、工程、三維模型數據庫）和設計知識庫（包括專有技術專家庫、用于支撐智能設計系統的各種知識庫，如設計規范和規則、自動工作流管理、設計專家知識等）。研究基于智能化P&ID（工藝系統流程圖設計）的自動建模技術，加大使用三維設計系統進行配管研究和方案研究的工作，為項目前期的快速報價和估算提供較準確的設備和材料信息，提高報價水平。同時，逐步提升三維工廠設計系統應用水平，提升三維模型數據庫和材料數據庫，以滿足市場競爭的需要，提高設計水平和促進企業國際化。
針對電網設計，建立典型設計標準知識庫，研究參數化、智能設計技術，適時引進設計平臺，整合各應用系統，提高設計水平和效率，迎接市場競爭。
2.5 文檔管理系統
主要實現包括成品文檔管理、原始資料管理、檔案整編管理、文檔協同管理、竣工圖草圖管理、圖書資料管理和文檔智能搜索等。通過文檔數據庫管理企業大量的知識財富，變個體知識資源為企業資源。
3.實施步驟和策略
3.1 實施步驟
協同平臺的建設不是一朝一夕的事，需要按“有限目標、漸進滾動”進行。根據企業當前的業務狀況和管理水平，按先急后緩，由易到難來分階段實施，確定當前的有限目標，重點解決設計項目的管理和信息共享。使建成的系統具有很強的實用性，在技術上盡可能要有先進性和可擴充性、有較長的生命周期。
建設協同平臺分兩個大階段：
第一階段，建成以網絡為支撐，專業CAD技術應用為基礎，工程信息管理為核心，設計項目管理為主線，使勘測設計咨詢與管理初步實現一體化的集成應用系統。重點建設辦公自動化系統、企業綜合信息管理系統、初步的工程設計集成系統、文檔管理系統。同時探討基于EPC的工程項目管理，為建設滿足工程公司應用的集成系統打下基礎。
第二階段，完善第一階段工作成果，擴大集成協同設計的程度。在工程設計方面，人員以工程項目為中心進行組織，依托參數化設計集成系統和信息資源，以二維工藝系統設計為先導，以三維模型設計/二維原理圖設計為核心，按新構筑的適合的業務流程和項目角色，高質、高效、高技術經濟性的進行項目的咨詢、勘測設計和服務。在綜合管理方面，人員以業務功能/職能為中心進行組織，依托綜合管理信息集成系統和信息資源，按科學的管理方法和優化的管理流程，采用程序化方式錄入數據并日積月累，圍繞項目業務的開展對院的資源進行高效控制，對院的發展進行科學決策。擴大信息集成面，重點開展覆蓋設計、采購、施工管理、開車服務、項目管理的工程項目管理系統建設，促進企業向工程公司方向發展，提高我院與國際接軌的程度和市場競爭的能力。
3.2 構建策略
在工程設計集成方面采用以引進國內外適用的、開發思想先進的、有發展前途的、技術支持得到保證的商業化軟件和相應接口（包括自行開發部分軟件接口）為主、以自行開發少數專用軟件/接口為輔的集成策略。
