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會計檔案范文1
會計電算化是指電子計算機代替傳統的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預測與決策的過程,是以電子計算機為主的當代電子技術與信息技術應用到會計實務中的簡稱。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進的關系,一方面,會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率;另一方面,會計檔案管理也對電算化環境下的會計提出了新要求,并為會計控制提供了重要的理論依據。本文擬從會計環境變化對會計職能影響的角度,論述會計檔案職能應隨著會計職能重心的變化而相應調整,會計檔案職能的定位應確保會計電算化環境下會計控制職能的需要,檔案的管理應從軟件與硬件兩個方面確保會計檔案職能的實施。
一、會計電算化環境對會計職能的影響
會計工作電算化是伴隨著科學技術進步與管理的要求而發展成為一種實現會計職能的手段,是科技環境與管理環境共同作用于會計工作的結果。在會計電算化環境下,一方面,會計人員的工作環境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計職能作用形式產生了變化,會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉向會計電算化環境下的會計監督。
1.簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經濟活動的規模與復雜性到了一定程度后,從其他經濟管理活動中分立出來的,形成其自身獨立的專職工作。傳統的人工記賬時期,會計工作的主要任務是進行會計核算,會計核算的過程包括設置賬戶、復式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內容,其中大量重復的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環境下,會計核算的過程除設置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外,人工記賬時代大量重復進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成,會計人員所進行的主要是審核與監督工作。顯然,在電算化環境下,會計核算過程得到簡化,會計工作效率明顯得到提高。
2.拓寬了會計監督職能。人工記賬時期會計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計報表上,會計職能主要表現為核算職能,會計監督僅僅體現在核算之中,監督的形式主要是事后監督與被動監督。在會計電算化環境下,一方面,會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來,在時間上保證了會計人員能夠有效地行使監督的職能;另一方面,由于會計電算化環境下的預算控制不僅實現了對單位經濟活動的“時時監控”,而且還可以打破時間的跨度,完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作,較好地協助會計人員進行事前預測、事中控制與事后考核等對經濟活動全過程的控制工作,從而大大地拓寬了會計監督職能的空間。
二、會計電算化環境下會計檔案職能的特點
同人工記賬時代的會計檔案相比,會計電算化環境下會計檔案的形成與管理有以下三個方面的特點。
1.內容復雜性與領域拓展性。傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據,具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性。實行會計電算化后形成的會計檔案,從實際內容看,一方面保留了傳統意義上具有嚴格規范性、史料性和整體性的會計檔案,另一方面又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據,使電算化會計檔案與傳統的會計檔案相比,存儲的范圍和領域明顯擴大。
2.環境依賴性與載體特殊性。傳統的會計檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會計信息,而會計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統才可重現,對系統環境具有很強的依賴性。會計檔案的數字化,使會計核算資料的記錄方式發生了突破,改變了信息的介質,提高了會計信息處理的質量和速度,但由于電算化會計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質量、存放環境、存貯信息有效期與載體在計算機文件中閱讀器質量好壞等因素的影響。
3.信息共享性與數據易改性。網絡技術的運用,可以提高會計文檔的多方位檢索速度,并能夠實現檔案信息的網上遠距離傳送,有利于會計檔案資源共享。但是,由于存儲磁介質與光盤中的數據可以很容易被修改,從而導致會計檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會計檔案失去價值。
三、會計電算化環境下會計檔案職能的定位
由于會計電算化環境下會計工作的結果(會計檔案)具有領域的拓寬性、環境的依賴性與數據易改性等特點,會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監督的職能,但在會計工作質量控制與會計信息安全利用等方面存在較多的問題,給會計工作提出了新的任務與要求。筆者認為,要解決這一問題,使會計職能適應會計環境對會計工作的要求,就應從調整會計職能入手,將會計職能的行使設置為兩個層次,一是由前臺工作人員行使對經濟活動的核算與監督職能,完成對單位經濟業務的處理工作;二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監督職能,完成對會計信息質量控制與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經濟活動狀況的證據,既是聯系會計工作前臺與后臺的紐帶,也是實現會計質量控制與會計信息利用的主要途徑。因此,同傳統手工記賬時代的檔案管理職能相比較,會計電算化環境下會計檔案的職能主要應突出它的兩大功能。
1.會計質量控制關口的職能。在會計電算化環境下,會計質量控制的重點是建立一種內部制約機制,及時預防“差錯”與“舞弊”行為的發生,會計檔案管理的主要職責是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內的經濟業務記錄與會計工作痕跡,并通過相應的事后監督機制,及時發現并中止上述行為。因此,在會計電算化環境下,會計檔案管理首要職能是實現檔案歸集關口的前移,確保會計檔案資料的真實性,反映經濟業務與會計工作的本來面貌;其次,要將內部會計控制制度與實施結果納入檔案管理的范疇,把事后監督信息定期反饋到會計工作前臺,同時真實記錄信息反饋與信息處理的過程;第三,要建立會計檔案歸集的審查制度,制訂各種會計信息處理過程的歸檔要求,做到內容完整、手續完備、要求具體、責任明確,使會計檔案的歸集成為單位會計工作質量再完善的過程。
2.會計信息利用窗口的職能。由于計算機中的數據文件是動態的,時刻都在發生變化,因此,會計檔案利用的首要任務是要根據會計工作的特點,在規定的時間段內進行數據備份,并定期將計算機系統中的所有檔案要素復制到磁介質上,與相關的文字材料和電子文檔等一同歸檔,保證歸檔資料的完整性,為實現檔案數據的綜合查詢與有效利用奠定基礎;其次,要運用相關的統計分析方法,根據單位經濟業務的分類,對會計信息進行加工整理,并通過對會計檔案的編研,以財務年鑒等方式形成有價值的會計信息,防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計信息丟失;第三,根據工作需要,在有針對性地實現會計檔案信息對外提供與提高會計檔案利用價值的同時,做好會計檔案數據的日常維護工作。
四、會計電算化環境下會計檔案職能的實施
要實現會計電算化環境下會計檔案的各項職能,必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手,才能確保會計檔案職能的實施。
1.強化檔案意識。首先,要克服傳統會計檔案管理過程中的一些錯誤觀念,糾正會計檔案管理過程中的一些錯誤做法。比如:重憑證、賬簿管理,輕輔證材料管理;重紙質實物檔案管理,輕磁性介質檔案管理;重檔案移交后續管理,輕前臺會計工作的檔案管理;重一般檔案的統一管理,輕專門檔案的專門管理。其次,要將先進的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應用于會計檔案的管理實踐,樹立會計檔案管理的時效性意識、完整性意識、過程控制意識、質量保證意識、妥善保管意識與有效利用意識。
2.健全檔案制度。會計檔案管理應從嚴密、有序與規范的要求出發,充分重視制度建設,嚴格按照《會計檔案管理辦法》與會計電算化環境檔案管理的要求,積極推進會計檔案管理的科學化、規范化、制度化與現代化工作。要建立會計檔案入庫前的審查制度,加強前臺會計工作的會計檔案管理,確保人庫會計檔案的質量;要建立會計檔案查詢、對外借閱、復印等內部控制制度,防止檔案資料的遺失與泄密,確保會計檔案的安全;要加強對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質會計資料的管理,防止磁性介質檔案信息的失效,確保會計檔案的完整。
3.完善檔案手段。傳統意義上檔案手段主要是指檔案庫房、檔案設施,隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用,出現了許多新型的檔案載體,新型載體與傳統檔案載體在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。以新型檔案載體為對象的會計檔案,將是電算化環境下會計檔案管理的重要形式,它不僅要求有效地保護檔案載體,還要確保檔案信息內容的安全性、真實性與完整性,這就給會計檔案的管理手段與管理環境提出了更高的要求。會計檔案管理部門只有將當代先進的技術設備、技術手段與技術成果引入檔案管理實踐中,才能滿足新型檔案載體管理的要求。
4.培訓檔案人員?，F代化的管理需要現代化的人才、現代科學技術手段與先進科學管理方法的掌握和應用,人是決定因素。由于會計檔案資料內容廣泛,具有專業性、廣泛性與嚴密性的特點,作為一種專門檔案,不能按一般檔案的管理辦法進行管理,而應該按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理,要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學知識,還應具備會計專業知識,能夠熟練使用現代化的管理手段,運用各種管理軟件。而現在大部分檔案管理人員只具備會計或檔案管理單方面的知識,難以勝任現代會計檔案管理工作的需要,培養和引進一批既掌握各種現代技術知識和技能、了解檔案管理知識,又精通會計工作業務,專門從事會計檔案管理的工作人員,才能適應新時期會計檔案管理的要求。
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會計檔案范文2
doi：103969/jissn1004-7484（x）201309674文章編號：1004-7484（2013）-09-5418-01
企業中建立良好的企業檔案是非常重要的，會計檔案反應著一個企業的經濟業務，并為今后的發展提供者很好的依據。但是在企業中我們發現，往往忽視企業會計檔案的整理，這就是公司財務的失職，檔案管理的好壞反映著一個人的財務的素質，所以我們要做好檔案的管理。另外，檔案是一門很重要的學問，我們需要仔細的去研究、探索，并不是像整理衣服那么簡單，除了歸類還有很多是需要我們去做的，另外，提高公司的財務的水平，我們就必須要做好會計檔案的管理，以便公司的發展，更好的適應現代化企業發展的需要。
1會計檔案管理中存在的問題
11會計檔案保管不規范保存好會計檔案是今后整理的關鍵，所有的信息都在這里面了，但是我們發現有的企業的會計檔案的管理還是很粗放的，責任不明確，有的是交由檔案室管理，有的直接交由會計自己管理，這就容易發生偏差，領導對檔案管理的流程也不是很熟悉。首先領導要明白檔案管理的條例，明確檔案管理的具體的人員，我們要有具體的科室人員來對企業的會計的檔案進行歸納和保存，切不可隨意的堆放。
12會計檔案立卷不規范企業雖然有相應的管理人員，但是還是缺乏對會計檔案整理的流程的具體的認識，有的公司雖然是有相應的會計的憑證，但是沒有進行仔細的粘貼，或者出現了會計信息不完整的情況，這個都會對之后的工作產生影響。另外，會計的憑證、會計的相關的賬簿和報表都應該是分開的，不能隨意的亂放，每個會計報表都是要按照一定的時間進行保存的，我們還要分時短期的、永久的，這都是我們需要注意的問題，另外還要對會計檔案進行有效及時的歸納，以免耽誤了時間。
13紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。企業出現了兩者不同步的現象，會對之后的審核或者校對造成很大的困難，工作能在同一時間進行的我們要在統一時間進行，如果出現了兩者不同的現象，此時我們需要馬上的校對。磁盤或者電子要保存好，另外有的企業的電子已經不能適應現代社會的需要，此時我們就要將企業的這些軟件進行及時的更新，并且進行仔細的保存，兩者而統一。
14會計檔案資料收集不全在進行會計檔案的整理的時候，我們除了對憑證、賬簿進行歸檔，還需要對有關這個會計的所有的資料進行有效的歸檔，為今后的查詢提供良好的基礎。
2解決會計檔案管理存在問題的措施
21加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制實行委派制管理單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
22規范會計檔案立卷，裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表””與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計移交清冊”。
23規范會計檔案保管如果在企業的內部，我們已經做好了相應的檔案的管理的科室，我們就要做好相關的手續，確保每一次移交會計檔案的過程都是符合公司的流程，確保移交的檔案是正確的，如果企業沒有設立專門的科室，而是由個人負責，那么我們就需要為個人提供最基本的檔案的存放的柜子，并且確保存放的地方是安全的，并且要辦理相關的移交手續。
24規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理，各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，在進行立卷移交的時候，我們要有專門的人員對其進行負責，并且要進行核對，在銷毀之前，要有專門的人員對其進行監督并且在冊子上進行蓋章，并且將具體的情況報告給上級。
25我們為了提高檔案的管理的，就必須對檔案的管理的人員進行相關業務的培訓，強化一些法律的最基本知識，并且通過對會計人員的訓練進行熟練程度的提升，這樣才能逐步提升檔案管理的有效率，并且定期的對會計人員進行定期的考核，提高會計人員的業務水平，將具體的運作的規范運用到具體的工作之中。
會計檔案范文3
關鍵詞：會計電算化；會計檔案
一、電算化會計檔案的特點：
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。與傳統會計檔案相比，電算化會計檔案具有以下幾個特點：
（一）、內涵廣泛。其內容不僅包括傳統概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統軟件。電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度。
（二）、保存時間較短，對存儲環境要求較高。電子文件的載體是磁性物質和光盤，與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點：
1、溫濕度的影響。實驗證明：保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％?？梢婋娮游募ζ錅貪穸纫蟾鼮閲栏瘛?/p>
2、光和空氣的影響。光向外輻射時會產生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環境下會產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點對紙質的載體影響相對要小的多。
3、灰塵的影響?；覊m會給電子文件和紙質文件保存載體帶來機械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑，也可以通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄的信息，而灰塵一旦對電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會局部丟失，電子文件失去保存價值。
4、磁場和機械振動的影響。此項對紙質檔案無任何影響，而對電子文件載體會造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。
（三）、電算化會計檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結果。如通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統計分析、制作會計報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了紙質檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大的提高了工作效率和工作質量。
（四）、電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統中一經被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內容很難被識別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網絡環境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內容來確認。
（五）、對軟、硬件要求較高。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環境中才可以使用。會計檔案與財務軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會計檔案存在的問題：
結合電算化下檔案管理的新特點，電算化會計檔案管理存在著一些問題：
（1）電算化會計實施時間不長，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
（2）會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會計檔案的載體質量難以達到相關規定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用。
（3）會計檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。
（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，所以會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會計工作
對于日益嚴峻的電算化會計檔案管理的形式，我們要建立健全各種相關的法律法規的同時，要從以下幾點入手：
1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實際業務需要的電算化會計軟件，強化系統的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導致會計檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設施建設，提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫。
2、提高電算化會計檔案保管人員素質。由于會計檔案資料內容廣泛具有專業性、廣泛性和嚴密性的特點，所以要求檔案管理人員不僅要有會計檔案管理專業知識外，還必須具備電算化、網絡工程和信息系統知識，具備較高的計算機操作技能。
會計檔案范文4
（赤峰學院 計財處，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：會計檔案是國家檔案全宗的重要組成部分.為經濟管理，反腐、打擊經濟領域犯罪活動，為經濟財政研究等提供原始數據、可靠史料.要依法管理會計檔案，做好會計檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等各項工作.
關鍵詞 ：會計檔案；會計憑證；會計賬簿；財務報告；作用；管理
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0175-02
會計檔案是國家機關、社會團體、企事業單位、按規定應建賬的民營企業和其他組織等，在會計經過努力工作會得出的會計核算材料，這些材料包括會計賬簿、憑證和完整的財務報表，而這些核算材料都是用來得出工作單位財務情況的重要證明和資料，是構成我國檔案全宗的必要成分.那么，會計檔案管理的工作員工重要的責任就是做好會計檔案的保存和管理，并盡可能的讓檔案適得其所.
1 會計檔案的作用
會計檔案具有形成的專業性、普遍性，內容和程序的嚴密性、連續性，所含成分的穩定性等特點，為經濟管理提供數據，是反腐、打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風的有力工具，是研究經濟、財政的可靠史料.
1.1 會計檔案為經濟管理提供數據
會計檔案是機關、單位經濟活動的原始記錄，是進行會計監督、分析、決策和制定計劃等不可缺少的依據，也是經濟研究不可缺少的資料.會計檔案可為國民經濟計劃實行綜合平衡，反映和考核國民經濟各部門有關計劃和預算執行情況，提供重要的數據和信息.企業、事業單位和機關等利用會計檔案進行會計分析，對反映經濟活動和財政收支的各項經濟指標進行基本的數量分析，從中找出差距或發現問題，提出改進的建議、意見或措施.會計檔案是編制國家和地方預算、編制單位預算和財務收支計劃的重要依據，是經濟管理、事業活動的重要參考資料.
1.2 會計檔案是反腐、打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風的有力工具
會計檔案記錄了經濟業務，明確了經濟責任，每項經濟業務和財務收支都要由經辦業務部門和有關人員辦理憑證手續，對經濟業務的合法性和真實性負責，以實行經濟管理的責任制.通過會計憑證來查清楚公司財務情況是否符合我國的相關法律、法規和行業規定，是否有浪費以及腐敗的違法犯罪行為，以嚴肅財經紀律，防止違法亂紀行為的發生.各單位在打擊經濟領域嚴重犯罪活動、反腐倡廉中，利用會計檔案查出很多重要證據，發揮了重要的憑證作用.會計檔案是保護國家財產安全的有力工具，是各項經濟查證的可靠書面證明.
1.3 會計檔案是研究經濟、財政的可靠史料
利用系統全面的會計檔案核算材料，通過對比分析，從經濟角度反映企業、事業、機關單位和其他組織等的真實面貌.如會計檔案的賬簿，對全面了解各項財產、資金等增減變動情況，計算成本、費用、利潤等及資金的保管、合理使用等均具有借鑒作用.通過對會計檔案的長期保存，給公司提供足夠的財務狀況的素材和原始記錄，讓有關人員進行歷史研究.
2 會計檔案的管理
2.1 依法管理會計檔案
《會計檔案管理辦法》是國家財政部和國家檔案局聯合頒發的重要會計檔案管理制度，并要努力學習《會計法》、《檔案法》等，不斷提高法制觀念與水平，在相關法律法規的框架下努力做好單位的會計檔案的管理制度，保證這些檔案能夠完整無缺的保存好，方便相關人員查閱.
2.2 會計檔案的收集
收集會計檔案的第一步就是做好核算文件的存檔，要遵循會計核算工作的規律，使會計檔案齊全、完整、準確.
2.2.1 會計材料的歸檔范圍
《會計檔案管理辦法》作了詳細說明.材料的歸檔范圍包含會計的憑證材料等：依據用處分為記賬、匯總和原始憑證以及其他類別的憑證.是會計核算中最初形成的重要的核算材料.會計賬簿類：分為總賬，明細賬（現金日記賬、銀行存款賬、經費支出明細賬等），固定資產賬，輔助賬簿（備查賬簿）等.會計賬簿以會計憑證為依據，連續、系統、全面記錄了經濟業務.財務報告類：會計報表（月報、季報、年報），附表及相關的編制說明，文字補充材料等.其他核算材料：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，保管清冊，銷毀清冊等.
2.2.2 歸檔的時間
在會計審計周期結束后（年終），當年制成的會計檔案會需要有關機構保存一年，一年之后，由有關機構重新編制然后移交給單位專門部門保存.
2.2.3 電算化會計進行核算材料的存檔
存檔范圍包括：保存在光盤等設備上的會計數據，以及紙質的會計數據統一存檔，也就是說存檔要“雙軌制”.跟全部文檔資料和會計軟件程序.
2.3 會計檔案的整理
會計相關文檔的管理整理工作必須要符合會計相關行業要求，而且要符合相關管理的規律.由會計部門或會計人員負責整理.
2.3.1 會計憑證的卷宗
卷宗要求按時間分開（每月），每月的憑證，要求按照憑證上的編號按照時間序列排好，可以合成一卷或者若干卷.厚度一般在1-2厘米，裝訂后進行密封處理，加蓋經手人或財務專用章，按規定填寫憑證封面.
2.3.2 會計賬簿的組卷
區分會計年度，把不同名稱種類的賬簿分別組卷，各類賬簿的扉頁，歸檔前按要求逐項填寫.訂本式賬，不拆除空白頁，會計賬簿的封面按要求粘上標簽，并工整填寫.活頁的賬簿，在會計審計周期結束后（年終），去掉白頁，裝訂完整，然后蓋上公章并由經手人簽字.賬簿封面工整填寫，保存時限達二十五年的賬簿還必須要在封底完整填寫備考表.
2.3.3 財務報表的卷宗
卷宗要求年度分開保管，不同的時限要求分開保存.由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成的，組卷時要放在一起.卷宗必須寫好目錄，而永久保存的還必須寫好備考表.會計報表的封皮必須有單位主管或部門負責人的簽名，然后裝訂密封處加蓋財務專用章.
2.3.4 會計檔案的案卷題名
其結構由三部分組成：單位名稱、會計年度或時間、會計核算材料的名稱.案卷題名的擬寫要結構完整、文字簡明.
2.3.5 會計檔案的分類、排列、編號
機關、企事業單位以下兩種分類方法比較常用：（1）會計年度—類別—保管期限.把所有的文件按照時間區分（年度），同一年的文件再按照文件類別分開，每個類別的文件再按照保管時限的長短順序排列，時限長的放在前面，短的放在后面.一年的會計文件按要求排列好之后再統一編好編號，做出文件目錄.這種分類方法適用于會計檔案形成數量較多的單位.（2）類別—會計年度—保管期限.把全部會計檔案按財務報告、會計賬簿、會計憑證等類別分開，每個類別下面的文件再按照時間區分（年度），同一年的文件再按照保存時限長短按順序排列，時限長的放在前面，短的放在后面.每類的文件必須按要求編寫流水號，把每個類別的文件編寫出各自的目錄.這種分類方法適用于會計檔案形成數量較少的單位.以上分類方法只能采用一種，不能頻繁更換.
2.3.6 編制會計檔案案卷目錄
會計檔案案卷目錄是會計檔案的基本檢索工具.案卷目錄的著錄項目有：案卷號、類別、題名、起止年月、頁數、保管期限、存放地點、備注.編制時要著錄項目齊全，字跡清晰.案卷目錄一式兩套，會計機構保存一套，移交會計檔案時隨檔案移交檔案機構一套.
2.4 會計檔案的鑒定、銷毀
2.4.1 會計檔案的鑒定
會計檔案鑒定的標準是《會計檔案保管期限表》，是財政部和國家檔案局共同制定的.會計檔案鑒定工作主要是：（1）會計機構在整理會計檔案，進行會計核算專業材料組卷時，明確檔案的保存時限.（2）針對到保存時限的文件，需要重新進行審查，明確是繼續保存還是銷毀.需要由相關部門提出建議，再同管理部門進行協調.
2.4.2 會計文件的銷毀
按照我國有關法律規定（比如《會計檔案管理辦法》、《會計檔案保管期限表》等），會計文件保存時間到期后需要對文件進行銷毀時，要有保存部門提出建議，連同其他有關部門審查復合.
部分特殊會計檔案：如涉及未結清債權債務的原始憑證；涉及產權及工資發放的原始憑證；處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證；項目建設期間的基建會計檔案；涉及外事的原始憑證等，即使檔案保管期限已滿，也不得銷毀.確需銷毀的會計檔案，編制會計檔案銷毀清冊，認真填寫，并單位負責人簽署意見.檔案部門和會計部門需要一同派出專門人員檢查銷毀工作，銷毀文件前需要再次清點文件，工作完成后要在清冊上面簽字.
參考文獻：
會計檔案范文5
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務 報表、財務計劃 、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。
11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
會計檔案范文6
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規定?！稌嫏n案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據?！薄稌嫽A工作規范》第45條規定，“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
