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辦公室檔案管理職責范文1
一、增強辦公室檔案意識，完善檔案日常管理制度
首先，大多數單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，導致工作很難取得進步。所以，單位應充分認識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進檔案管理工作，有機結合檔案管理目標，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強化檔案管理的崗位責任制。如：單位可依據辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領導小組，明確制定檔案崗位目標和職責，并把工作目標層層分解開，把責任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：單位可在內部組織開展知識競賽、座談會等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強化單位領導及人員的檔案管理意識，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進和提升。
其次，進一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應明確檔案管理工作流程，并統一建立檔案人員的約束與監督機制，避免人員出現不規范操作[1]。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據文件資料的類別、時期等分別存放好，并貼上標簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應得到保障，特別是針對一些重要的文件資料，應做好加密工作，把它們單獨存放起來。保密級別不同的文件資料應及時跟進相應的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經喪失，就應做好記錄，并整理好，且應要求兩名檔案人員同時參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監督，確保辦公室檔案管理工作能有序進行，真正把安全工作落到實處。
二、加強辦公室檔案收集，提高檔案人員素質水平
首先，單位應加強辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎的工作，所以只能對檔案收集工作進行規范和加強，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應分門別類進行收集和保管，收集的文件資料應格式規范、字跡清晰，并進行妥善保管;二是進一步規范文件資料的收集與使用程序，如對各種文件資料的選用、正文提料、文字編號、主題詞、附件等統一開展規范工作，并嚴格按照檔案管理制度來執行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學建立檔案檢索制度，利用計算機信息技術完善辦公室自動化系統，實現辦公室檔案的網上管理，做好目錄編號工作，提高辦公室檔案收集效率。
其次，組織開展檔案管理人員培訓工作，提高人員素質水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術、信息網絡技術等的持續提升，檔案管理人員的專業素質提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專業培訓經驗，對檔案的立卷、分類等都是不得要領、一知半解，專業素質水平跟信息時代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專業素質，單位應從不同方面做出改進：一是促使檔案管理人員充分認識到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過采取各項激勵措施來提高人員工作積極性;二是時常組織開展一些教育培訓活動，在豐富檔案管理人員專業知識的同時促使他們掌握更多先進的計算機網絡技術，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過程中熟練運用計算機網絡技術，有效提高工作效率。特別是在越來越泛濫的網絡病毒、技術水平越來越高的計算機黑客等的入侵下，網絡安全事故時有發生，嚴重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專業檔案管理意識和操作技能水平是異常關鍵的[2]。
三、推進檔案數字化進程，加快實現信息資源共享
首先，加快辦公室檔案數字化進程的推進速度。單位應逐年制定辦公室檔案數字化建設計劃，并加強檢查和監督，確保能有序開展辦公室檔案數字化建設工作。單位應以用戶需求為導向，在追求利益的前提下著眼未來，同步推進辦公室檔案的鑒定與數字化建設，盡早構建檔案數字化目錄[3]。同時，要加大投入，在單位各級檔案部門形成協作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數字化建設工作，強化單位在檔案信息資源產生過程中的主體責任，尤其要嚴格遵循檔案信息資源誰生產、誰負責的基本原則，加快檔案數字化建設進度。另外，單位應堅持實行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質檔案與電子檔案，通過選用光盤刻錄、網上傳輸兩種方式來實現手書形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對檔案信息資源實施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標的實現，全面提高辦公室檔案的查準率、查全率等，最終順利改進辦公室檔案管理工作。
其次，加快實現辦公室檔案信息資源共享。單位應嚴格依據國家新出臺的標準，把技術壁壘打破，統一建立檔案信息管理系統，促進單位及時融合網上辦公應用系統和檔案管理系統，在網上實現檔案信息的生成、整理與歸檔，使辦公室電子檔案信息的入口保持暢通。與此同時，辦公室檔案管理工作應以服務單位發展為重點，探索在單位區域內實現檔案信息資源的共享，遵循先重點后一般、先易后難的原則，以單位需求為導向制定辦公室檔案信息資源的共享目錄，注重提高辦公室檔案管理工作的實效性。如單位可建立電子檔案數據管理中心，利用單位的局域網實現電子信息的網上傳輸，一體化管理各種辦公室檔案信息資源，真正實現信息資源的共享，加快改進信息時代的辦公室檔案管理工作。
辦公室檔案管理職責范文2
[關鍵詞]檔案管理制度工作職責服務價值
學校檔案是學校辦學歷史和全校師生員工的德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護學校自身權益的重要工具。因此,各類學校必須加強檔案管理工作,讓學校檔案管理工作為學校的成長發揮它特有的功效和作用。筆者認為,加強學校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。
一、深化認識,高度重視
學校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校先進人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學校檔案起到了重要的載體作用。為此,學校領導要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學發展觀”重要思想的高度,認識學校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學習,廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學校發展的長效機制之中,努力讓全體教職工增強建檔意識,形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。
二、完善制度,加強管理
制定和完善檔案管理制度,是逐步規范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學校領導要牽頭負責,根據本校校情,針對學校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環節,認真制定和落實各項制度,如《檔案室工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案資料收集員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責成學校辦公室主任具體負責組織和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求各處室檔案資料收集員負責本處室檔案資料收集,做到職責明確,整理有序,歸檔及時,確保學校檔案整理工作的順利開展。
三、精通業務,愛崗敬業
要提高學校檔案管理的水平和質量,不僅要有一批政治素養高、理論知識廣、業務能力強、工作作風正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀守法,確保檔案的絕對安全。因此,學校必須重視檔案管理人員的綜合素質的提高。學校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網絡輻射,齊抓共管,團結協作,保證學校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養成學校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進行培訓學習,讓他們的思想意識、專業知識和專業技能等與時俱進。努力打造一支愛崗敬業、樂于奉獻的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學校教育事業的發展作出積極貢獻。四、設施齊備,操作規范
要搞好學校檔案管理工作,設備設施建設尤為關鍵。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容,根據學校規模和經濟狀況設置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調溫和通風等設施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案,要設立專門庫房,確保它們的保存質量。此外,如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝象機等設施已是當今社會檔案管理工作中必備的工作工具。
在具體操作中,檔案室對已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項工作:(1)按學校檔案保管的規定,對各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。(2)檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發現問題要及時采取補救措施,并報告分管領導,確保檔案安全。(3)重視電子文件的歸檔工作,歸檔時,還應歸檔相同的紙質文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規范;四是一式兩(三)套;五是經過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。(4)認真做好檔案統計、補充、銷毀等工作。
五、挖掘潛能,保障服務
學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值,利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發展和進步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價值的劣質檔案,也不能將大批優質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發揮檔案的服務作用,學校領導要高度重視教職工用檔意識的培養,讓大家認識到,正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益,就是在為學校的進步發展做貢獻。其次,為了更好地開發學校檔案的服務潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學校檔案檢索目錄》等。有條件的學?？砷_通校園網,這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查尋,也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。
參考文獻:
[1]朱繼榮.對高校學生檔案管理的思考[J].山西廣播電視大學學報,2009,(6).
辦公室檔案管理職責范文3
一、立足全局，不斷提高服務意識。
辦公室的主要職能是服務。服務工作搞得好不好，能不能讓領導、科室和群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標準。為此，我們圍繞確保養老金按時足額發放、養老保險擴面和關系接續等中心工作，著眼全局，不斷提高服務意識。
——超前服務意識。在辦公室工作中，我們注重調動工作人員的主動性和積極性，要求做到腦勤、手勤、腿勤、口勤，凡事想在前、做在前、服務在前，明確任務要求，并按照分工負責的原則抓落實，形成了布置、落實、監督、檢查反饋、緊密銜接、運轉暢通的工作機制，避免了“領導說了再干、催了再辦、推了再轉”的被動應付、工作滯后問題的發生，使辦公室真正成為領導稱職的參謀助手。
——協調服務意識。對局內部科室，我們強調辦公室工作人員要有顧全大局、團結協調意識，按照“有理、有節、有度”的原則，對領導決定的工作主動協調，對一些急事、要事和難度較大的工作及時協調，對領導關心和群眾關注的熱點、難點問題著力協調，并時刻注意協調方式、方法和效果，使問題及時有效地得到解決，從而避免了科室之間相互掣肘、“雞毛”擋車現象的發生，較好地發揮了“喉舌”作用，保證了政令暢通。
——日常服務意識。接聽電話、收發文件、編發信息等，這些工作看起來是小事，耽誤了就是大事。為此，我們在工作中力求做到積極主動，一絲不茍地進行縝密處理，確保了辦公室日常工作的順利進行。
——為群眾服務意識。我們除積極推行政務公開、大力實施“民心工程”外，還在勞動和社會保障系統內率先實行了首問負責制，規定工作人員對每一位來電、來信、來訪的群眾都要熱忱服務、負責到底，能作答復的，及時答復，不能答復的，要耐心做好解釋工作，不是職責范圍內的，要指引、帶領來電來訪群眾到相關科室，決不能在工作中出現相互推諉、相互扯皮問題，杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”現象發生。
二、協調各方，強化綜合管理職能。
近年來，在辦公室管理工作中，狠抓綜合管理不放松，進一步健全和完善了內部管理體系，使我局辦公室工作基本實現科學化、規范化、優質化、高效化管理，為我局各項工作開展創造了良好條件。
——綜合協調，形成推動工作的整體合力。為做好綜合協調工作，我們從建立制度入手，規范程序、理順關系、明確職責，形成了科學、規范、有序的綜合協調工作機制。一是建立健全了黨政聯席會議制度，傳達上級有關重要會議，討論研究報請上級審定的重要事項，決定其它需要領導集體決定的重要事項等；二是建立健全辦公會、專題業務工作會制度，學習和傳達上級的重要文件、重要會議精神，研究貫徹實施意見，聽取各科室匯報階段性的工作，并對下一步工作進行部署安排；三是辦公室積極加強與業務科室的溝通，盡力發揮好上傳下達、聯絡左右、協調各方的樞紐作用。通過以上制度，在全局上下形成了規范的協調工作機制，對重要工作、重大問題及時聯系，互相溝通，統一步調，整個工作出現了圍繞中心、整體聯動、互相配合的良好局面。
——嚴格考核，認真實行目標管理制度。每年年初，根據省下達年度工作任務，我們及時制訂年度工作目標計劃，并對執行情況進行檢查督辦，嚴格考核，認真實行目標考核管理。一是簽訂目標責任書，局長為第一責任人，分管副局長為第二責任人，科室負責人專管，層層簽訂目標責任書，落實管理責任到人。二是實行定時定量考核制、專人專班負責制，細化和量化各項工作指標，將全年工作目標管理考核的內容分為量化、質化、黨風廉政建設三大塊，量化目標根據各科室的工作職責分別制定，考核內容和考核標準全部用數字、百分比進行量化；質化目標則分解成領導班子和干部隊伍思想政治建設、文明創建、綜合治理等六個方面。三是強化措施，嚴格考核。為確保考核工作順利進行，防止流于形式，我們成立了“量質化目標管理考核領導小組”，實行平時考核與集中考核相結合的方式，按月通報考核情況，并制定嚴格的獎懲措施，確保目標考核落到實處。
——健全制度，提高規范化管理水平。按照《湖北省養老保險管理系統建設規劃》的思路和方法，我們從健全制度入手，規范工作程序，明確職責范圍、工作流程和工作標準，不斷完善涉及辦公室工作的一系列規章制度，確保了辦公室工作快速高效運轉。一是由辦公室承辦的全局性工作的規章制度，如辦事議事規則、會議制度、學習制度等管理規程；二是辦公室承擔的各項工作的規章制度，包括辦公室公文處理、檔案工作、文印管理、綜合治理、財務管理、后勤服務等工作制度；三是將工作紀律、科室工作職責等制度制成標牌，統一懸掛在一樓社會保險申報服務大廳的墻上，提高政務公開透明度，認真接受群眾監督。
三、夯實基礎，全力抓好內部管理。
內部管理是全局工作的基礎，也是辦公室的重要工作。在內部管理工作中，我們不斷加大力度，堅持做到：
——實行陽光財務。我們以機構改革為契機，全面推進了財務制度改革。一是嚴格遵守財經紀律，局經費收支由基金管理科移交到辦公室，既便于和市勞動保障局對口管理，又增強了聚財能力。二是改過去科室分散收費為局辦公室集中收費，規范了票據管理，堵塞了收費環節中出現的各種漏洞，又便于辦公室及時掌握各科室的收費情況，有效預防各科室坐收坐支、私設小金庫現象的發生。三是實行陽光財務，細化定額標準嚴格按員支出，按月公布全局經費收支情況，重大經費開支由集體研究決定，財務管理實現了全透明管理。四是按照《局經費財務管理制度》，遵守審批程序，嚴格執行了財務報銷審批制度。
——注重信息宣傳。隨著國有企業改革的不斷深入，養老保險工作的新熱點、新難點層出不窮，如何捕捉其中的問題，讓參保人員了解政策、熟悉政策、運用政策，成為擺在宣傳工作面前的一道新課題。為創造良好輿論氛圍，使養老保險工作向縱深發展，我們從三個方面做好了宣傳工作：一是適時開展對上宣傳報道工作，近兩年來累計在各級報刊媒體發表宣傳稿件100余篇。二是加大本地新聞媒體宣傳力度，通過報紙、電視、電臺等媒體，使“參加養老保險、安度幸福晚年”的道理逐步深入民心。三是舉辦養老保險政策培訓班，開展上街咨詢活動，深入企業和參保人員開展宣傳工作。為及時反映養老保險工作動態，我們還將各項工作進展情況、工作難點撰寫成簡報，報送各級勞動保障行政部門和各級領導以及有關部門，引起大家對養老保險工作的重視，并建立了內部養老保險工作通報制度，按月通報養老保險工作進展情況，起到表揚先進、激勵后進的作用。
——重視檔案管理。在檔案管理工作中，我們不斷加大檔案管理力度，狠抓軟、硬件建設，檔案管理水平在晉升省一級基礎上得到了進一步提高。一是配備專人，建立綜合檔案室，完善檔案管理網絡，并定期總結檔案管理工作經驗，找出薄弱環節，狠抓整改，提高了檔案管理工作質量。二是在檔案管理工作中，對文字材料實行定期收集，年終進行清理和核對后，認真分類組卷，把好案卷質量關。三是編制了案卷文件目錄、離退休人員目錄、養老保險卡片目錄等多種檢索工具，并利用館藏檔案資料組編有關專題和文件匯集、全宗介紹等文字資料，并主動為局領導、業務科室提供檔案服務。四是提高檔案管理自動化水平，利用計算機進行檔案分類、組卷、檢索、統計等工作，建立文書檔案數據庫，為查閱資料提供了極大的便利，得到了各級領導和廣大參保單位的好評。
四、推行“五優”，全面提高工作質量。
面對新形勢和新任務，養老保險事業發展日新月異，為高標準、高要求的完成各項辦公室工作，我們在辦公室工作中認真推行“五優”，以全面提高工作質量。
——業績優秀。我們鼓勵辦公室工作人員在工作中樹立管理創新、服務創新，勇爭一流工作業績的意識，特別是要有良好的敬業態度和精神風貌，牢固樹立大局意識、中心意識，自覺地將個人利益服從群眾利益、部門利益、組織利益。近年來，養老保險工作重要性日益突出，文件多、材料多、檢查多，辦公室工作量非常大，經常加班加點，但大家絲毫沒有怨言，團結協作，努力克服各種困難，全身心地投入到工作中，出色地完成了各項工作任務，使我局養老保險工作得到了各級領導和上級部門的肯定。
——作風優良。我們把“忠誠進取，求實創新，公正廉潔，團結奉獻”作為辦公室工作人員行為準則，要求大家在工作作風上做到既“實”又“快”。一方面，抓工作求真務實，向上匯報情況要實，提供的各類信息要實。另一方面，要做到反應、思考問題快、工作節奏快和對科室和群眾提出問題的答復要快。
——服務優質。除實行首問負責制外，我們還要求辦公室工作人員切實轉變服務作風，按照機關作風建設的“六個一”作好各種接待工作，做到文明服務、禮貌接待，樹立辦公室工作人員良好的聲譽和形象。
——管理優化。我局在辦公經費十分緊張的情況下，仍擠出資金，為辦公室配置了三臺套計算機，復印機、傳真機、掃描儀、彩色打印機各一臺，對干部檔案、工資福利等全面實行計算機管理，基本實現了辦公自動化和規范化管理，為辦公室管理優化奠定了良好的物質基礎。
辦公室檔案管理職責范文4
關鍵詞： 學院； 檔案； 管理
中圖分類號： G647 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）03-0070-02
高校二級學院是指沒有獨立法人身份、在行政上直接隸屬學校的教學科研機構（或稱二級單位）。二級學院檔案是指二級學院在履行其教學科研職責工作中形成的、具有保存價值的檔案。二級學院檔案是學校檔案的一部分，同時，它的專業性、特指性更為突出。二級學院檔案工作是全校檔案工作的基礎。本文對二級學院辦公室檔案工作的有關問題進行探討。
一、充分認識辦公室檔案的地位和作用是做好檔案工作的前提
辦公室檔案是直接記錄和反映辦公活動并歸檔保存的辦公文件材料。辦公室檔案工作的意義在于：
1．辦公室檔案是辦公室工作的歷史記錄，是行政工作者智慧和腦力勞動的結晶
任何一項行政工作都會形成一系列的文字、數據材料等紙質載體，有時甚至還有相片、計算機軟件等非紙質載體。凡按照歸檔制度保存下來的這些材料即所謂檔案。一項行政工作結束后，是否留下了檔案，這是衡量是否圓滿完成行政工作，取得工作成績的重要標志之一。
2．辦公室檔案是行政工作的歷史記錄，具有憑證作用
隨著時間的流逝、人員的更替，如果沒有檔案，前任的工作就沒有了憑證，事業的發展就缺少了繼承，也不利于后人的工作創新。辦公室的工作也是在繼承前人工作成果的基礎上不斷發展的，需要借鑒他人的成果。一項完整的辦公檔案蘊涵著豐富的信息，記載了人們當時的工作思路、方法和經驗，對后人有重要的啟發和參考作用。而且時間越久，憑證作用越大。
3．辦公室檔案內涵大量的信息
（1）是進行工作交流的工具與手段。辦公檔案的價值在交流中得到體現，在應用中得到升值；
（2）從辦公檔案的數量上能反映行政工作的內容和繁重程度；
（3）檔案的質量能透視出行政人員的素質、水平和工作作風。
如果行政人員都能充分認識到開展這項工作的意義與重要性，就會以十分負責的態度，積極地去完成這項工作。
二、掌握檔案知識，不斷提高業務素質，是做好辦公室檔案工作的基礎
檔案工作業務性強，同時也是一項帶有“鋪路架橋”性質的服務工作。目前，高校的檔案館在校內各行政部門都設有兼職檔案員，專門協助檔案館做好本部門檔案的收集、整理和歸檔工作。這無疑是做好高校檔案工作的重要舉措。而兼職檔案員必須認真學習檔案基本知識，掌握行政檔案工作規范，熟悉行政檔案工作的流程。另外，還要有默默無聞、無私奉獻的精神和積極主動、嚴謹踏實的工作作風。只有這樣，才能成為一名稱職的和高素質的兼職檔案工作者。通過學習有關辦公檔案管理的知識和多年的工作體會，筆者對辦公室檔案有了較深入的認識與了解：
1. 辦公室檔案的特點
（1）具有一般檔案的特點。
（2）成套性。指一個行政工作從發生到結束是一個完整的過程，必然要形成一個成套、完整的檔案。它主要體現在檔案的形成與內容兩個方面。
（3）現實性。這是指辦公室檔案同當前的行政工作密切相關，具有現實性。大多數辦公室檔案對現階段乃至今后的行政工作都有借鑒和參考作用。
（4）多樣性。這是由辦公室的工作性質和特點決定的。隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校行政部門的事物越來越多，必將產生大量的種類繁多的檔案。
（5）立卷單位多而且分散。高校的行政部門很多，工作劃分越來越細。立卷單位多而且分散是客觀和必然的。
2．辦公室檔案工作的主要內容和工作原則
辦公室檔案工作是指以行政管理工作而產生的檔案為管理對象的業務工作。對于行政部門辦公室的兼職檔案員而言，檔案管理包括：
（1）檔案形成的管理。主要指將辦公文件材料轉化為符合歸檔要求的材料，包括有保存價值的辦公文件的積累、收集、整理、立卷和歸檔。
（2）檔案實體的管理。即分類、鑒定、移交校檔案館保存等。
（3）檔案信息資源的開發與利用。如挖掘檔案淺在價值、提供檔案信息服務等。
檔案工作原則性很強。堅持檔案工作的基本原則是做好辦公室檔案工作的保證。作為兼職檔案員要認真學習國家、教育部以及高校關于檔案工作的法律、法規和規定，嚴格遵守規章制度，以高度負責的態度做好檔案管理工作。同時，在具體的工作中還應特別注意以下幾點：
a.凡在辦公室行政工作中形成的具有保存價值的文字、圖表等紙質載體材料和計算機軟件、相片以及聲像等非紙質載體材料，均屬檔案，應認真收集和保管。保存價值不明確的要及時請示上級領導和業務部門，不能擅自決定。
b.辦公室檔案工作必須納入辦公室工作體系，形成制度化，以確保檔案的完整、準確、系統和安全。
三、辦公室工作人員的積極配合是做好辦公室檔案工作的關鍵
辦公室工作人員是產生、形成辦公室檔案的主體，只有他們充分認識到檔案的重要性，才會積極、主動、有意識地積累檔案，并配合兼職檔案員的工作。所以，要采取各種辦法和措施，進一步提高辦公室工作人員對檔案工作的認識，牢固樹立檔案意識，自覺地做好檔案的積累工作，并積極協助和配合兼職檔案員做好檔案的管理工作。其主要措施包括：
1. 加大宣傳力度，讓大家充分認識到檔案和檔案工作的重要性和必要性，強化檔案意識；
2. 加強檔案工作制度建設。建立規范的檔案管理制度，從材料的收集、立卷、歸檔各個環節程序化，規范管理行為；
3. 擴大兼職檔案員隊伍，形成統一的檔案管理網絡組織；
4. 將辦公室檔案的管理工作與個人的工作業績掛鉤，形成激勵機制。
四、把握特點，建立機制，是做好辦公室檔案工作的保障
目前，各大學的檔案工作機制已經普遍健全，相關工作有章可依。二級學院在進行檔案工作時，當然可以直接執行學校的規定。同時，二級學院也應結合自身特點，制定二級學院檔案工作的實施細則。
1．二級學院檔案的特點
日常的行政工作具有輔、服務性、綜合性、協調性和隨機性等特點。從二級學院行政辦公室的工作情況分析表明，大部分工作人員的工作均相應地具有任務重、頭緒多的特性，其中，兼職工作在辦公室的工作中也占有相當的比例，隨著工作內容的增加或管理機制的變化等因素，基本形成了一定的一人多種角色的管理形態，顯而易見，檔案材料的收集、分類同樣是多重身份的，以數學學科檔案管理為例，按專業分類；按學術信息分類、按成果與獎勵分類；按教學分類；按學生資料分類；按行政工作分類等，由此，可初步建立一套有效地檔案管理系統，它體現了在類別上突出特色、形成亮點。為學院教學、科研與學科建設等方面提供有參考價值的原始信息，使之更為有效地利用或派上用場，對提高工作效率，促進學院可持續建設與發展都起著不可估量的重要的推動作用。
2．建立二級學院檔案工作機制
全體員工提高自覺性，尤其在學院辦公室工作中要有群體意識，并且，每個工作人員都要以熱心工作、積極參與、協調配合的工作態度，從檔案生成之初就按檔案的基本要求保存材料，如有關學院建設的照片、實物、紙質和電子版有存檔價值的材料等，設立存檔關鍵字，揭示檔案材料的內在聯系，工作結束1個月內即進行整理、歸納與分類完成歸檔，對于不完整或缺項的內容材料進行追索歸檔，與主動歸檔并舉，做到檔案材料完整無缺。
五、經驗與體會、問題與建議
1．學校各行政部門的領導首先要高度重視檔案工作，對兼職檔案員的檔案管理工作要給予大力的支持。兼職檔案員要積極主動地做好這項工作，不能敷衍了事。同時，要把完成這項工作看成是領導對自己工作能力的信任，是學習新知識的一次良好的機會，是一專多能的一次嘗試。
2．兼職檔案員要充分利用一切工作機會，宣傳辦公室檔案的重要性，提出存檔具體要求。這包括：
（1）提醒部門行政領導，對檔案工作做出制度安排。各科室要實行“部門立卷”制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，以加強工作檔案材料的形成與管理，定期向校檔案館移交重要的檔案材料。
（2）在具體的工作中，兼職檔案員要向辦公室工作人員宣傳檔案的意義和及時歸檔的重要性，使他們認識到檔案不只是檔案工作者的事，也是辦公室工作人員的職責，應自覺地協助兼職檔案員做好歸檔工作，使歸檔工作在辦公室工作中相互配合，形成一個有機的統一體。
（3）堅持辦公室立卷，部門統一匯總歸檔。每個部門的科室要分別立卷，最后，由部門的兼職檔案員負責鑒定、驗收、歸檔、上交。各科室要實行辦公室負責制，部門要實行行政領導負責制，使檔案工作有領導、有安排、有落實、有保障。
3. 兼職檔案員要積極主動工作，在管理服務上下功夫，熱心為辦公室工作人員的工作提供查詢服務，使他們切身感受到檔案的重要性。兼職檔案員要認真做好歸檔材料記錄和文件資料數據庫，為大家的日常工作提供便利。
六、目前辦公室檔案工作中存在的問題及建議
1．有的辦公室工作人員沒有知識產權概念，把屬于學校的工作成果看成是個人的財產。如，在校內進行工作流動時，有的工作人員未辦理辦公資料移交手續，造成接任者工作不順利；有的工作人員雖然辦理了移交手續，但由于沒有存檔意識，移交的資料有限，給今后的工作帶來損失。
2．有的辦公室工作人員沒有檔案意識，不注意辦公材料的收集、整理和歸檔。有的擅自決定材料是否歸檔。
上述現象的發生說明了以下問題：仍有不少辦公室工作人員沒有意識到依法存檔是他們的義務；知識產權觀念、檔案管理觀念淡薄，對檔案管理不重視。同時，也說明在檔案管理上也存在欠缺。這些問題不及時的解決，一方面會損害學校的知識產權，導致學校權益的流失；另一方面，對學校行政管理工作以及檔案工作的健康發展將產生負面的影響。對此，學校上下都應有清醒的認識并盡快采取有效的措施，嚴格制度，加強管理，努力改進檔案工作。
檔案工作是一項永恒的事業。隨著高校各項工作的深入，高校檔案工作的內涵和外延也在不斷拓展，這必將對高校檔案工作提出新的要求。我們廣大檔案工作者要主動適應形勢的發展，堅持服務第一，并積極地由管理型向信息服務型轉變，努力挖掘檔案的價值，積極利用檔案的價值，為學校的檔案事業蓬勃發展做出應有的貢獻。
參考文獻：
[1] 李光偉，黃西川.高?，F代科技管理概略[M].福州：東南大學出版社，1996（4）.
辦公室檔案管理職責范文5
檔案管理工作在上級業務部門的關心、指導下，在鄉黨委政府的領導下，認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和《四川省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》認真開展了自檢自查，現將檢查情況總結如下：
一、加強檔案管理組織領導工作
為了切實加強對我鄉檔案管理工作的組織領導，我鄉成立了由鄉長房郁勝為組長，分管領導副書記蘭序林、辦公室主任為副組長(負責日常管理工作)，各服務中心負責人為成員的檔案管理領導小組，有人員變動時及時調整，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。為了落實責任，我們將檔案管理工作納入每年年初的辦公會議內容，認真安排部署檔案管理工作，制定檔案工作年度管理目標，明確責任，并建立健全了一整套檔案管理制度，如《檔案歸檔移交制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案查閱制度》、《檔案工作人員職責》等，做到有章可循。檔案工作人員積極參加縣檔案局組織的業務培訓學習，經培訓上崗，了解工作職能，熟悉業務，政治素質好、責任心強、愛崗敬業。
二、開展檔案室設施建設
大力改善檔案工作硬件設施，確保檔案的安全完整。及時添置、更新檔案室部分設備，使庫房達到防盜、防光、防高溫、防火防塵、防蟲、防鼠等要求，優化了綜合檔案室的環境。加快檔案工作現代化步伐，我們先后購置了計算機、打印機、復印機等現代化工作設備，加強管理，方便查閱。
三、 認真學習、宣傳、貫徹執行檔案法律法規
我鄉一直把檔案管理工作作為辦公室基礎工作的重頭，始終擺在重要議事日程，利用政治學習時間，認真學習領會《檔案法》、《四川省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》精神及檔案管理的重要性，切實提高我鄉全體人員的檔案意識。平日領導定期檢查，及時解決工作過程中的實際困難和問題，保證了檔案管理工作規范、有序進行。
四、做好檔案日常管理工作
辦公室檔案管理職責范文6
具體的工作思路是：化解個矛盾，發揮項功能，抓實個細節，落實項重點工作。
一、要切實解決好個矛盾
一是大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其性質和其他部門的區別主要體現在服務性上，辦公室主要是為領導、機關、和基層服務。首先是為領導和機關服務的。這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為辦公室工作的出發點和落腳點，當部門工作與機關的整體工作、小局工作與大局工作發生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局的基礎和前提。
二是主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發揮人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。
三是政務和事務的矛盾。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，政務工作主要有決策參謀、調查研究、政務信息、政務文電處理、政務督促檢查、機要檔案保密等工作。事務工作一般是指除政務以外的其他各項工作，主要是行政后勤工作，諸如接待應酬、吃住行、安全衛生等。事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的，把事務看成是低層次的。辦公室的工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。
四是“過”與“不及”的矛盾。為領導出主意，當參謀，要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。
二、發揮項職能，抓實個細節
一是發揮參謀功能，突出“想得到”。多謀才能善斷。辦公室作為公司上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點工作，既要了解上級領導的工作意見和要求，還要了解本單位的實際情況和干部員工的意見和建議。善于增強整體合力，樹立團隊協作精神和服務理念，善于對上加強聯系，對內加強管理，對外搞好協調，對下做好服務。要立足發展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，增強工作的主動性、預見性、創造性，以較高的政策理論素養和業務工作能力為領導出謀劃策、查漏補缺，在充分調查摸底的基礎上，提出可行建議和工作預案，發揮參謀和助手作用，不斷提高參與決策能力。
二是發揮協調功能，突出“管得寬”。辦公室工作綜合全局，協調各方，承內聯外，有自身的工作職責和工作規則。辦公室既要全面了解各方面工作情況，為公司各項工作的順利開展創造條件，又要協調各方，處理好上下左右的關系，確保政令暢通。對于職責內的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項項有落實。對職責以外但沒有部門抓的或職責不明的工作，辦公室就是“不管部”，要義不容辭承擔起來，做到機關工作不留空檔，保證各項工作的全面推進。
三是發揮辦事功能，突出“做得細”。機關工作無小事，辦公室工作更是無小事。這就要求辦公室工作一要細心、細致，二要從細小的事抓起。對任何一件經辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和虛假。要時時刻刻、事事處處，認真認真再認真，細致細致再細致，做到不讓領導布置的工作在我手中延誤，不讓需要辦理的文電在我手中積壓，不讓到辦公室聯系工作的同志在我這里受到冷落，不讓分公司機關和辦公室的形象在我這里受到影響。
四是發揮管理功能，突出“碰得硬”。機關工作涉及到的事務方方面面，有的還關系到員工的切身利益。在原則問題上敢不敢逗硬是檢驗作風是否過硬的重要標志。辦公室工作必須講原則，嚴肅辦事紀律。一是按政策辦事。把政策作為辦公室的生命線，決不允許在政策問題上講人情，“走后門”，二是依法辦事。辦公室同志必須學法、懂法、守法，嚴格按照法律法規來開展工作。三是按組織原則辦事。堅持民主集中制原則，堅持一級對一級負責。
五是發揮服務功能，突出“講程序”。辦公室工作的程序性要求很強，特別是在大量復雜的事務性工作中，要求辦公室的同志一定要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅持逐級匯報的原則以明確責任。要通過建立一套科學規范的工作制度、工作程序、工作規則，使每項工作都有章可循。
六是發揮督辦功能，突出“抓得實”。要據實情、講實話、干實事、創實效，扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務實的精神，包括聽取基層意見，向領導反映情況，力求全面、真實。工作中，要一步一個腳印，不作表面文章。
三、重點做好五項工作
一是要管帶結合，抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平；另一方面針對目前分公司新建單位較多，文書檔案管理質量相對較弱的實際情況，采取以下措施：一是要求各新建單位確定專人負責文書檔案工作并盡可能保持相對穩定；二是積極開展人員整訓；三是實施靠近指導，采取現場指導，手把手幫助有關單位提高文書檔案管理水平；四是開展文書檔案管理驗收制度，獎優罰劣。
二是建改并舉，抓好制度建設。確定××年為辦公室的基礎建設年，在各項制度建設方面，推出一批管理制度。在積極施行、多方征求意見的基礎上，匯編成冊，實現公司內部管理“有法可依”。
三是要獎罰并重，抓好交通安全管理。建立健全分公司交通安全管理制度，繼續推行風險抵押制度，確保交通安全基本穩定。
四是要嚴格程序，抓好事務管理工作（印章管理、乘車證管理、招待費使用、電話費管理等等）。強調按原則，走程序，防止出現漏洞。
五是要定標明責，抓好節支降耗工作。對機關辦公用品的管理實施定額控制，初步的想法是：建立審批制度；季度辦公用品限額等措施。
