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材料檔案管理范文1
企業檔案是企業管理的一項基礎性工作，也是企業持續健康發展的重要保證，它是企業發展成長的歷史見證，更是企業不可替代的資產和財富。為保證檔案管理工作的制度化、規范化，公司制訂了比較完備的檔案管理制度，如檔案管理辦法、檔案分類方案、保密制度、安全制度、統計臺帳、檔案交接制度、檔案借閱制度等，使檔案管理工作與企業現代化管理同步發展。
目前，我集團下屬有四個分公司，各分公司都有自己的檔案管理人員，由集團檔案室統一進行管理，有檔案管理專職人員4人。整個集團的設計工作量很大，但同時設計人員大量的時間花費在查找資料、查閱圖紙、更改審批等環節上，真正用于設計的有效時間不到40%；分散存放的圖紙等技術資料難以有效控制和管理，技術泄密時有發生；各設計者之間、產品與生產、采購、銷售、供應等部門之間信息流通不暢，技術資料分散存放在設計者本機上，難以集中收集，無法實時共享。針對以上的種種問題，我集團出資引進了《Caxa圖文檔管理20__》系統軟件，提高了檔案工作中對技術檔案資料的管理。下面對該軟件進行詳細概述。
CAXA圖文檔20__概述
CAXA圖文檔是面向中小型離散制造企業，為工程技術部門提供易于部署易于使用的數據管理平臺，重點解決各種圖紙和文檔的安全和共享問題。CAXA圖文檔結合CAXA電子圖板、實體設計、工藝圖表等CAD/CAPP軟件工具，可為中小企業提供較為完整的創新設計與協同管理解決方案。
CAXA圖文檔采用電子倉庫對圖紙和文檔進行集中管理， 并在管理時提供數據加密等安全性措施；在數據集中管理的基礎上，實現圖紙版本管理，支持快速查詢；針對機械制造企業，系統提品結構管理，以結構樹的形式描述產品部件、零件間的裝配組成關系；在數據共享的基礎上，CAXA圖文檔支持零部件的借用和復制， 幫助工程師在基礎產品上快速構建新產品；CAXA圖文檔還支持到產品數據管理系統(PDM) 的升級
CAXA圖文檔20__系統特點：
文檔安全
系統提供多種安全手段， 包括數據加密、本地不保留文件、封鎖CAD 系統的另存功能等多種手段， 配合系統本身的權限設置等，提供多級的安全控制手段。
圖紙導入
對大量的歷史圖紙， 系統支持從明細欄和標題欄中提取信息，自動構造產品結構樹， 并把相應的圖紙導入到電子倉庫中。此功能對DWG圖紙同樣適用。
在線操作
在電子圖板、AutoCAD 等CAD 系統中嵌入圖文檔管理菜單， 設計人員能直接執行查詢、出庫、入庫、保存等操作，在CAD環境下完成對數據的管理。
CAXA圖文檔20__的主要功能和特點
安全管理
包括的子功能模塊有用戶管理和數據加密。用戶管理中有人員管理、
角色管理、相關用戶管理，權限設置可以控制到零部件級；數據加密包括電子倉庫中文件格式的加密、電子倉庫所在目錄的加密、CAD內文件輸出控制等。
產品結構
結構樹是面向離散制造業用戶的主視圖，系統以結構樹的方式組織零部件，圖紙和文檔圍繞零部件進行組織。結構樹建立可以通過CAD圖紙信息提取和手工兩種方式建立。
文檔管理
包含對圖紙和文檔的管理，圖紙指的是CAD系統產生的二維圖紙、三維模型等各種電子圖型文件，文檔可以是各類電子文件。系統提供共享的文件夾對文檔進行分類管理。
版本控制
版本管理與文檔的生命周期相關聯，生命周期包含有新建、入庫、出庫、、重、歸檔等階段，對應的文檔有版本和工作版本之分。支持版本回滾和清除。
數據查詢
數據查詢在數據集中管理的基礎上，實現對企業設計數據和信息的查找。輸入查詢條件，服務器則把所有符合條件的結果返回給客戶端，對于查詢結果可以直接利用。
數據重用
為提高新產品的設計效率，對現有數據的應用，其中主要包括兩方面的內容，一是借用現有零部件和圖紙；二是復制現有零部件和圖紙，在原有圖紙的基礎上進行修改。
報表統計
CAXA圖文檔提供的報表類型有：產品明細表、 部件明細表、自
制件明細表、外購件明細表、標準件明細表，并提供分類報表。明細表報表格式由用戶定制。
支持工具
CAXA圖文檔提供的工具包括批量入庫、圖紙出庫、拼圖打印、表單定義、報表定義等。
系統運行在局域網環境下；
支持Windows98以上操作系統；
客戶端普通PC，128M以上內存；
服務端推薦PC服務器，1G以上內存；
服務端需要安裝SQL Server數據庫
材料檔案管理范文2
一、電子文件定義
及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：
1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；
2、電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
4、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件與傳統稅務檔案的區別
（一）電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
（二）電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
（四）電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
三、電子文件對稅務檔案業務管理工作的影響
（一）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊
性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
四、電子文件在稅務檔案管理中的運用
（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略
新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
（二）解決好電子文件的保存問
題
以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。
材料檔案管理范文3
難點一：項目建設體制變革，投資及管理主體多元，造成檔案管理的不確定性。
隨著經濟體制改革的深入，重大建設項目在建設管理、投資、運行諸方面處于動態變化狀態。管理體制變化，主體多元化，造成了檔案管理的不確定性。
首先是檔案管理的主體不確定。重大建設項目在立項及可行性研究階段，一般由政府主管部門負責，文件也由其形成并保管，如計劃、水利、交通、城建等行政主管部門。這個時期短則幾年，長的需十幾年甚至幾十年，形成積累了大量可行性研究、立項申報材料。立項批準后，往往又成立一個臨時性指揮部，負責項目建設前期準備及工程實施工作。正式開工以后，建設單位、投資主體基本確定，十幾個甚至幾十個施工和監理單位進場。在建設過程中或交竣工后，還會發生投資、運行主體的變化。文件形成主體和檔案管理主體因建設主體、投資主體、參建單位的不同，呈現多元化態勢和不確定性，造成檔案來源復雜，管理難度大。
其次是檔案歸屬不確定。檔案的本質屬性是原始性、真實性、成套性、惟一性，文件形成的自然法則要求“誰形成，誰整理，誰保管”。但為利用之目的，要求檔案集中統一管理，同時還要從國家管理需要和大檔案概念出發，檔案需要多套形成，向城市建設檔案館、國家綜合檔案館及有關主管部門移交。這就帶來了檔案的惟一性和多頭性、集中統一保管和分散形成的矛盾。這一矛盾的存在，在文件材料形成階段必然導致目標不明確、步調不一致，容易陷入混亂。
第三是管理規范不確定。由于文件形成主體的多元性，不同的管理主體對檔案的側重點不同、要求不同、標準依據不同，存在著管理規范不確定性。另一方面看，檔案行政管理部門在出臺相應的規定、實施行政監管方面相對滯后，也導致了項目文件管理上的無規可依有規難依局面。調查發現，大部分項目在文件的形成和管理上普遍存在四重四輕：重項目批準文件輕附件材料保管，如成冊的可行性研究報告、勘察設計報告作為附件難以與批復文件一起妥善保管；重征地拆遷批文和紅線圖，輕征遷協議書管理，如重大建設項目大多數實行委托征地，形成的協議書不完整或多是復印件，有的甚至是復印件也沒有；重招標中標文件，輕開標會議材料和未中標文件的管理；重建設過程文件輕交工后試運行文件的管理。上述四重四輕現象，已經給項目審計、工程后評價、項目改擴建帶來了不良后果。一些工程在解決政策處理遺留問題時，文件材料不齊全與檔案管理不完善已成為引發矛盾糾紛和社會不安定的因素。
難點二：參建施工單位多，人員不穩定，形成施工文件質量較差。
施工文件是反映工程建設歷史面貌、體現工程質量的重要歷史記錄，也是工程運行、維護的重要依據，是工程檔案的主體。施工文件的重要性已得到社會各界的認同，各項目采用合同管理制、保證金制度等積極措施，以加強文件管理。但由于參建施工單位多，人員不穩定，對文件質量認識有差異，對檔案工作的認識也還有一定距離，施工文件不同程度地存在一些問題。一是施工技術表式文件格式混亂，存在不統一不規范問題，隨意性大。目前仍有不少項目的管理部門、質量監督部門尚未意識到施工技術文件對檔案的重要性，放任自流，沒有對施工技術文件做統一規定。大多數施工單位依據習慣做法自行制作表格，造成一個項目的表式文件內容、格式不一致，給檔案的統一保管、統一利用帶來不便；二是質保材料不符合要求，多為復印件且模糊不清，有的材料報驗單沒有做統一的歸檔要求，質保材料不完整；三是竣工圖繪制不符合規范要求，竣工說明未說明執行原設計的情況，未說明施工主要材料的來源及其質量，未說明施工中遇到的各種問題和采取的措施以及工程質量檢測情況，工程變更的依據圖文分離，變更文件與竣工圖不一致等問題；四是技術文件形成積累有序性不夠，未能體現工程文件的成套性特點，給檔案整理和利用帶來困難。此外，不少文件存在簽字不規范、字跡材料不耐久、文件的有效性不符合規范要求。
難點三：設計單位游離于檔案工作之外，檔案管理存在著盲區。
目前還有不少國家重大項目的設計依然是指定設計。設計階段處于項目建設的前期，在正式開工前設計單位即已開始項目運作，項目管理單位還無暇對之提出檔案管理要求，加上沒能像施工單位一樣受招標文件的約束，設計單位在工程檔案的管理中如入無人之境：施工圖大量使用復印的白圖，圖紙清晰度低，影響竣工圖編制質量；設計技術聯系單和變更文件沒有使用統一的文件編號，造成管理上無序；變更文件大量使用傳真件、復印件。不簽字不蓋章，為檔案永久保管埋下了隱患；竣工圖編制規范執行不力，存在編制說明不詳、編制方法不符合要求等問題。
難點四：監理單位未能切實履行檔案監理職責，檔案的真實準確性難以得到有效保障。
根據國家檔案局制定的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的規定，監理單位除了做好自身檔案管理以外，還需要對施工單位形成的文件質量和歸檔情況進行監理，包括施工單位各單位工程、分部分項工程齊全完整情況，歸檔的施工文件是否符合真實準確要求，等等。經檢查的文件，監理單位需在文件上簽字確認。當前，監理單位在職責的履行方面，因缺乏相應的約束，與設計單位一樣存在很多不足。有的對監理文件歸檔范圍不明確，很多該歸檔的沒有按規定歸檔；有的對施工單位文件的監理不到位，馬虎了事；有的不重視竣工圖監理，竣工圖存在沒有按實際變更或變更方法錯誤等現象；有的監理文件未能體現工程監理程序，有編造、偽造監理文件之嫌。
解決難點問題的對策
重大建設項目文件管理是否到位，直接關系項目檔案的質量，關系項目能否順利投產及其運行。有效解決重大建設項目文件材料管理的難點問題，需要一個良好的檔案法制環境，需要全社會檔案意識的共同提高，需要有關方面的高度重視和不懈努力。筆者認為，應著力抓好以下幾方面工作：
1． 完善標準，明確文件質量要求。文件是檔案的前身，是檔案的來源，文件管理在檔案管理中起著重要的基礎作用。近年來，國家出臺了一系列檔案管理規范，但是涉及文件材料管理階段的規定并不多，即使有也是原則性的，或操作性并不強，或規定不夠具體明確。如招投標文件的管理，相關標準規定了中標文件的管理要求，未中標文件是否保存及保存時間、保存方式，并沒有作明確規定，有的項目建設單位在招投標一結束，就將之作為不歸檔文件予以銷毀，實際上這些未中標文件在項目審計、稽核及違法行為的查處過程中，利用率還是挺高的。
2． 關口前移，建立文件質量控制機制。關口前移，就是指項目檔案工作，要從文件材料形成開始，把好檔案材料來源即文件的質量關。把好文件材料的質量關，關鍵是建立健全質量控制機制。一是要建立崗前培訓制度，將檔案業務培訓作為施工單位和監理單位人員上崗的必修課，同時建立項目檔案人員網絡。二是將文件材料質量管理納入相關人員的崗位職責，建立考核獎懲制度。三是健全建設項目招投標管理，完善施工合同和監理合同，在合同中進一步明確文件管理和檔案管理的具體要求，同時將檔案的質量作為歸還施工單位保證金的條件。
3． 同步檢查，實施文件質量的全過程跟蹤管理。文件與工程建設的每一個階段每一個環節同步形成積累，并實行同步檢查，才能及時發現問題并解決問題，確保文件在轉化為檔案時符合質量要求。同步檢查，要求檔案檢查與工程建設同步，尤其要抓住工程建設的幾個重要環節和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工竣工驗收階段，等等。文件材料的質量檢查可以單獨進行，也可以與工程質量、進度檢查一并進行。每一次檢查都要注重實效，避免走過場，發現問題要及時提出整改。
材料檔案管理范文4
一、當前企業檔案管理工作現狀
（一）文件歸檔存在問題
隨著現階段人們檔案意識的提升，很大一部分檔案材料可以第一時間的完成歸檔工作，但是還是有少部分企業管理人員檔案意識薄弱，很多有價值的檔案材料無法及時的收集歸檔，嚴重的影響了檔案材料的完整性和全面性。在檔案材料的歸檔過程中普遍存在的問題有：文字資料使用不耐久的筆書寫、文件表格不規范、使用格式不統一、檔案材料裝訂不結實、歸檔時無法區分材料的輕重緩急和歸檔順序等。
（二）檔案管理基礎較差
就我國當前企業的實際情況而言，很大一部分都對自身的盈利能力十分的注重，關注與自身財務目標的實現與達成，在檔案管理工作這方面卻未曾在意，不論是工作投入還是檔案工作所創造的效果都不能很好的體現出來。有些企業雖然配備了檔案管理工作人員，但是很多都是處于兼職或者一崗多職的狀態，難以清晰的劃分責任，管理者也沒有重視這方面的情況，導致了檔案管理工作缺少穩定性，檔案管理工作水平也無法得以切實提高。
（三）檔案管理工作混亂
當企業處于破產改制的狀態下，很多企業并沒有將檔案管理工作劃分到破產清算程序中，這些企業的檔案材料不但沒有進行系統的整理，更沒有對檢索工具進行編制就把檔案材料混亂的放到編織袋中或者倉庫內，檔案材料完全處在無人管理的狀態之下。有少數一部分企業的職工個人檔案材料通過其他社會保障部門代管，但是還有很多企業的職工個人檔案材料依舊屬于企業主管部門保存或者根本就無人管理。
（四）檔案存在丟失現象
企業檔案管理工作僅僅停留在歸檔和管理的層面之上，因為管理人員綜合素質不高，檔案企業發生產權變動時，往往會導致檔案材料流失等問題，企業有些重要的檔案材料隨意堆放，在檔案材料的借出過程中不重視相關手續的辦理，還有很多有價值的檔案材料被企業員工無故帶走，造成檔案材料不能得到很好的利用，給企業帶來嚴重的損失。
（五）檔案利用水平較低
對于企業單位檔案管理工作者而言，不管是檔案材料的收集歸檔，還是保存工作，最終都是為了讓檔案材料能夠更好的為企業的生產經營活動服務，為企業管理者的決策提供依據，其最終目的在于對檔案的高效率的利用。但是當前很多企業在進行檔案管理工作的過程中存在重保密、輕利用的問題，檔案利用率很低，雖然部分企業也進行了檔案服務的開發，但是依舊會有檔案利用形式單一、查閱范圍有限等問題，檔案管理工作處于一種被動服務的狀態。
二、新時期加強企業檔案管理工作的思考
（一）提高對管理工作的認識
企業管理人員必須認真對待檔案管理工作，將其放在企業的戰略高度上來對待，把檔案管理工作納入企業議事日程中去，根據檔案管理工作的要求對其進行科學的管理，對于企業各項生產經營活動所產生的檔案材料要進一步完善，在收集歸檔的過程中要進行嚴格的把關，確保檔案的完整性和準確性，逐漸推動檔案管理工作科學化和規范化。
（二）做好檔案材料收集工作
要做好企業單位管理材料的收集工作，將一些重要的有極大利用價值的檔案材料第一時間進行收集歸檔，并及時的提供給企業的科研部門，讓其能夠從這些檔案材料中提煉出有價值的信息，幫助企業研究和開發更好的產品，為促進企業經濟效益的提升作出貢獻。企業檔案管理部門必須要站在整個企業的角度出發做好檔案材料收集工作。
（三）企業內部部門相互合作
企業檔案部門應該努力加強和企業內部其他部門之間的溝通和交流，形成齊抓共管的局面，從而保證各種檔案材料能夠第一時間的受到科學的管理。檔案管理部門要結合企業發展的實際情況以及自身特點，采取有針對性的合理的管理方法，積極和工商、稅務等部門合作，將企業檔案管理工作納入到行業檢查范圍進行實時的監督，會同其他部門共同做好檔案管理工作的監督檢查，對檔案流向、檔案管理等具體情況及時的進行指導和管理。
（四）組建高素質的檔案管理隊伍
企業要把檔案管理工作納入到企業的年度工作計劃中，積極組建高素質的檔案管理人才隊伍，選擇思想認識高、專業水平高、檔案管理經驗豐富的員工擔任檔案管理工作，同時要確保檔案管理人員的穩定性。此外，企業還應該積極的開展檔案管理知識培訓教育課程，組織檔案管理人員外出學習交流，提升他們的業務水平和理論素質，增強他們的檔案管理能力。
（五）開發多種檔案管理服務
作為一項服務型的工作，檔案管理工作的服務應該是多樣化綜合性的，檔案管理人員必須要對企業各個部門對檔案服務的需求有充足的了解，主動的去搜集檔案信息和其他編研材料，同時有針對性的開發一些檔案服務，為企業各項生產經營活動服務，擴大檔案工作的影響力，提升企業職工對檔案材料服務功能的認識。
材料檔案管理范文5
【關鍵詞】人事檔案管理問題對策
人事檔案是人才信息的重要載體，是人才成長的主要信息資源，是每個人自身成長過程中的歷史真實記錄，是個人身份、學歷、資歷等方面的重要憑證和依據，用人單位可以通過利用人事檔案這個重要的信息資源來歷史地、全面地考察職工，發現人才、使用人才和管理人才。
隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理出現了許多新情況、新問題。如何面對新的挑戰，人事檔案的科學管理就顯得更為重要了，因為人事檔案管理工作涉及到每一個職工的切身利益，它是歷史地、全面地了解一個人和正確選用人才的基礎，也是做好人事管理工作的必備條件之一，這項工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質量。因此，加強人事檔案管理工作、提高人事檔案管理水平，管好用好人事檔案，就可以為本單位人事工作進行科學決策和科學管理提供重要的參考和依據，同時對人才資源開發、人才預測等方面都起著十分重要的作用，筆者結合多年來人事檔案管理的實踐，就當前基層事業單位人事檔案管理工作中存在的問題及對策談幾點體會。
一、當前基層事業單位人事檔案管理工作存在的主要問題
1.一些基層單位領導對人事檔案管理的重要性認識不夠。
由于人事檔案管理工作是一項默默無聞的工作，不容易取得明顯成績，所以一些單位的領導特別是基層單位領導對人事檔案管理工作不夠重視，他們認為人事檔案工作就是簡單的收存材料、抄抄寫寫、裝訂成冊、一般的保管等事務性工作，對單位的主流工作來說是無關緊要的工作，只要保證人事檔案不丟失，能應付外調、查檔就是就萬事大吉了。因此，在實際工作中就存在著基層單位領導未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成了忙起來就忘掉、用的時候才想起的現象。正因為這些領導對人事檔案工作的重要性認識不夠，導致本單位的人事檔案管理工作長期處于被動應付的狀態，這不僅影響了人事檔案管理人員的積極性和人事檔案管理的工作水平，更重要的是這樣的人事檔案管理情況很難高質量地為人才隊伍建設、人才資源開發和人才流動提供服務。
2、人事檔案管理不夠完善
2.1在一些基層單位中人事檔案轉遞及交接工作存在較多的問題。第一，檔案轉遞不及時。一些單位對檔案轉遞工作不夠重視，往往是職工已調離本單位但檔案轉出手續卻遲遲沒有辦，致使檔案還滯留在原單位，造成人檔分離現象；第二，個別人事檔案管理人員在接轉檔案、調出調入、審核工資或工齡、退休等工作需要查檔案時，不能嚴格履行查閱檔案手續，也不按規定辦事，什么人都能查閱，致使個人信息泄漏；第三，一些單位的各個部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，而是將檔案借離管檔單位，甚至有的是借出好長時間不歸還，其中不乏有個別人借機鉆空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性；第四，按人事檔案管理規定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，但在一些單位檔案管理人員離崗或調動工作時，檔案工作的移交不按程序辦，也不按檔案交接工作的基本要求去做，對要移交的檔案不檢查，不清理，不登記，沒有移交手續，造成工作程序不完整，移交的材料不齊全、責任不明確。
2.2、人事檔案材料及時收集、歸檔工作還很不到位。第一，由于形成材料的部門對人事檔案管理工作認識還不夠等原因，對所形成的檔案材料沒有及時收集、轉遞和歸檔，造成人事檔案材料內容不完整。例如：一些畢業生的成績單、授予學位決定、派遣證、畢業生登記表等材料在轉遞中有缺失；一些調動人員的檔案中缺少轉正定級材料、參加保險情況、工資審批表、考核材料、入黨團等材料；第二，一些檔案管理人員在收集過程中一直是以被動的方式進行收集，在接收檔案時，他們只針對轉出檔案單位的現有目錄清查材料的數量，而沒有認真查閱檔案中必備的材料是否齊全，也沒有想方設法把所缺的相關材料補齊，等到整理檔案時才發現缺少材料，這時再去尋找時，往往因相隔時日已久，原單位已經不存在或原管理檔案人員轉崗，導致相關材料難以收集整齊，致使有相當一部分人員的檔案中材料缺失，造成檔案材料收集不齊全。第三，一些基層人事檔案管理人員在人事檔案的分類、整理工作中，沒有仔細認真地核實過檔案中是否還缺少相關材料，只是把檔案中現有的材料進行分類整理和裝訂成冊，這就造成人事檔案材料的內容不完整、資料缺漏等。
2.3對人事檔案管理經費投入不夠，基礎配套設施不到位，造成保管條件比較落后。由于一些基層單位對人事檔案管理工作重視不夠，在設備配備上大多采取“因陋就簡”的原則，沒有專門配備的檔案室，即使配備了檔案室也是辦公、閱檔、倉庫共用一間，沒有按人事檔案管理的要求將“三室”分開；還有一些單位沒有配備必備的設施設備，甚至有的單位就連防火、防潮、防盜等手段也只是停留在較低的水平上，致使人事檔案無法得到有效的管理。
3、基層單位人事檔案管理力量薄弱，專業人員少、業務知識不熟悉。
3.1有些單位雖然有專職的人事檔案管理人員，但管理檔案人員配備不到位，沒有按規定比例去配備工作人員，使得人均管理的檔案數量過多，整理工作量大，不能滿足檔案工作的正常開展。
3.2一些單位檔案管理人員隊伍不穩定，經常更換、變化較大。由于人事檔案管理工作的銜接是要有一個熟悉的過程，管理人員業務剛熟練就被換走，新來的人又要有一個熟悉過程，這樣就容易造成業務斷層現象，也會造成人事檔案管理工作滯后。
3.3一些單位沒有設專職人員對人事檔案進行日常管理，都是兼職人員。由于這些人身兼數職，人事檔案管理工作只是他們工作的一部分，他們平常主要精力都放在要完成的主要崗位的工作任務上了，沒有更多的時間來管理人事檔案，由于工作精力投入不足，他們對所形成的人事檔案材料只能作為要保存的資料加以收集堆放，檔案材料多年不能進檔，或只是機械的放入檔案袋中，致使人事檔案管理工作只停能留在收、存階段，無法進入鑒別、分類、整理、歸檔等規范管理階段。
3.4人事檔案管理人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊，大多數基層單位的人事檔案管理人員都是半路出家，他們雖然具備相應的文化水平，但缺乏檔案管理工作的專業知識和基本技能，其業務知識和管理能力只能依靠自己在檔案管理工作中的摸索來慢慢地積累，可以說，這些基層人事檔案管理人員在思想觀念和管理水平以及分析處理問題的基本能力上還跟不上時展的需要。
4、人事檔案管理的科學化、現代化、信息化建設還不到位。
隨著科學技術手段的不斷更新，計算機信息化的水平也在不斷提高，人事檔案工作的現代化、信息化也成為一個單位辦公自動化的重要組成部分。但是由于計算機技術還沒有在人事檔案管理中得到廣泛運用，再加上一些基層單位人事檔案管理工作人員專業基礎知識及基本技能還不夠扎實，致使一些單位只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，而在資料檢索、調閱檔案等工作程序中仍習慣用手工操作，無紙化辦公基本沒有實施，這樣既不利于人事檔案的保管，又影響了人事檔案管理的質量和工作效率，也大大降低了人事檔案信息資源的利用率，不利于人事檔案服務于人事工作，也不利于人才開發和人才競爭快捷高效的需要。
二、新時期基層事業單位人事檔案管理工作的對策與思考
1、提高思想認識，強化檔案意識。
從人事檔案工作所面臨的問題來看，首先是要解決好基層單位領導的思想認識問題，因為領導重視是做好人事檔案管理工作的前提，領導支持是提高人事檔案管理水平的關鍵。因此，各單位領導一定要充分認識人事檔案管理工作的重要性，要把人事檔案工作放在事關本單位人才隊伍建設、人才開發的高度來對待，并將其納入本單位的重要議事日程，對人事檔案工作要給予必要的支持，做到經常過問，定期監督、檢查與指導，同時還要注意調動檔案管理人員的積極性，加強對他們的培養和教育，以增強他們做好人事檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感，肩負起自己的職責，提高人事檔案管理的工作水平，更好的為人才隊伍建設、人才資源開發和人才流動服務。
2、加強基礎建設、完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。
2.1、基礎建設是提高人事檔案管理水平的基礎，同時也是保證人事檔案管理質量的基本手段，而單位領導的支持則是提高人事檔案管理水平的關鍵，也是提升人事檔案管理水平的堅強后盾。因此，要想讓人事檔案得到有效管理就必須加大經費投入，做好人事檔案管理設施的基礎建設和更新，只有將必備的基礎配套設施配備齊全，才能為人事檔案的有效管理提供可靠的保證。
2.2、要提高人事檔案管理水平，首先是要讓人事檔案管理人員真正認識到管理檔案的重要性，提高管理意識、增強責任心，其次是要加強人事檔案的制度化建設，因為制度不僅是指導我們工作的一種手段，更是規范人事檔案部門使其順利工作的保障。進一步完善人事檔案管理工作的各項規章制度，可以使單位的人事檔案管理工作更加有序化，規范化，同時也可以規范人事檔案管理人員的行為，激勵他們工作的積極性，使其能夠嚴格按照各項規章制度對人事檔案進行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事檔案管理工作標準更高、要求更嚴，工作水平得到有效提升。
2.3、認真做好檔案轉遞、利用及交接工作。
在檔案轉遞、利用及交接工作中必須做到：①、在人事檔案轉入、轉出過程中，檔案管理人員要嚴格按規矩辦事，檔案隨人走，特別是針對人員流動與檔案轉遞不同步的，該轉遞的一定要及時轉遞，盡量避免“人檔分離”情況的發生；②、在檔案利用過程中，必須建立健全檔案利用的管理制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料要有登記，查閱、借閱檔案要有登記并且不能將檔案借離出檔案保管單位，這樣就可以有效地制約檔案材料造假、銷毀、涂改等人為因素；③、在檔案管理人員離崗或調動時，一定要嚴格遵循《檔案管理工作規范條例》的原則，嚴格按照人事檔案管理程序辦理，對要移交的檔案要嚴格按照檔案交接工作的基本要求去做，認真檢查，認真清理、認真核實，確保所有檔案材料真實、準確、全部交接。④、對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究，真正做到以制度維護管理，以管理保證質量，切切實實做好人事檔案管理工作。
2.2、加強人事檔案材料收集、歸檔工作，保證人事檔案材料的完整性。
維護人事檔案的齊全、完整、準確與安全，是人事檔案管理的基礎性工作和重要內容，檔案材料的及時收集和歸檔，是人事檔案材料內容完整的重要保證。人事檔案材料是否準確和完整，涉及到用人單位對一個人的正確評價、培養和使用，也關系到每個職工的切身利益和前途。因此，一定要加強人事檔案管理部門檔案材料收集、歸檔等管理工作。首先，形成檔案材料的部門要加強人事檔案材料及時歸檔意識，對新形成的檔案材料收集、整理好后及時移交到管檔單位；接收檔案的單位要將收集到的與檔案有關的各種材料，認真篩選、細致鑒別，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回材料形成的部門進行補辦，避免出現遺留問題，對符合要求的檔案材料做到及時入檔，避免時間長了人事檔案材料的遺失，這樣就可以確保人事檔案內容真實、準確、規范、完整。
3.加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。
3.1人事檔案管理工作是一項對管理人員素質要求較高的工作，它集服務性與保密性于一體，特別是在新形勢下要做好人事檔案管理工作，就必須要有一支在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面具有高素質的檔案管理隊伍。因此，各單位要注意加強人事檔案管理工作隊伍的建設，在選用人事檔案管理人員時一定要選擇政治上可靠、作風正派、責任心強、熱愛檔案工作、熟練檔案業務、安心本職工作、具有奉獻精神的工作人員來從事此項工作，并要注意對他們的培養，充分發揮他們的積極性和創造性。
3.2人事檔案管理是一項專業性很強的工作，其管理人員業務的熟悉程度來自于長期經驗的積累，如果人員頻繁變動，不僅不利于人事檔案工作人員業務水平的提高，也不利于人事檔案管理工作水平的提高。因此，人事部門應該按照要求配備檔案專職人員或者配備至少是以人事檔案工作為主的兼職檔案人員來負責人事檔案管理工作，并一定要保持人事檔案管理人員的相對穩定，以減少檔案管理工作中差錯的發生，這樣才能增強人事檔案管理人員做好工作的信心、增強責任感、充分發揮他們的積極性與創造性，才能使他們真正為提高人事檔案工作的管理水平做出貢獻。
3.3人事檔案管理人員的素質是搞好人事檔案管理工作的重要保證。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于管理人事檔案的工作人員，而不斷增強檔案意識和提高做好人事檔案工作的自覺性，是做好人事檔案工作的前提，不斷提高自身的政治素質和專業素質是做好人事檔案管理工作的重要保障。因此，人事檔案管理人員要想提高工作效率、提高人事檔案管理的質量，就必須了解管理檔案的重要性，增強責任心，要認真鉆研人事檔案管理的業務知識，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，不斷提高自己管理檔案的技術水平，以便準確地掌握人事檔案管理知識，并能將其熟練地運用到工作中去，自覺地做好人事檔案管理工作。另外，人事檔案管理人員還要培養自己踏實細致的工作作風、不怕苦、不怕累、勤勤懇懇、任勞任怨、不計名利、甘于奉獻；還要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科學管理的原則和方法，積極探索新的管理模式，以便提高人事檔案管理的質量和工作效率，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
4、利用現代化、信息化管理手段加強對人事檔案工作科學化管理。
材料檔案管理范文6
關鍵詞：檔案管理；研究；高職院?？蒲?/p>
1.科研檔案的含義及作用
科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。
高校的科研檔案，是高校知識產權的重要載體，凝結了高校科研人員在實踐中創造的科技成果、經驗和思維，其中儲藏著大量的科學技術成果、發明創造、工藝方法等。因此認真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識創新、技術進步發揮重要作用。
2.高等職業院校科研檔案歸檔范圍
目前，依據高職院校科研活動的內容和特點將科研檔案大致分為科研項目檔案和科研綜合檔案。
2.1科研項目檔案歸檔內容
2.1.1科研項目準備階段
準備階段收集的管理文件有：開題報告與課題論證材料，科學基金及重大項目申請報告及批件，任務書、協議書、委托任務書、合同，課題研究計劃等?？萍疾牧嫌校何墨I調研、綜述報告，實驗方案，應用前景調研報告，市場預測、應用前景分析報告，開發工作方案等。
2.1.2研究實驗階段
立項后的項目進入實驗階段，需要收集的管理文件有：課題研究計劃執行情況表、進展報告表，計劃調整與撤銷報告等?？萍疾牧嫌校褐匾膶嶒?、測試、原始記錄，數據處理材料，設計文件和圖紙、技術說明、使用說明，階段工作小結，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。
2.1.3項目驗收階段
驗收階段需要收集的管理文件有：工作總結，科研投資和經費決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會材料、驗收評價意見，使用意見，經濟效益和社會效益的證明材料等?？萍疾牧嫌校貉芯繄蟾?、研制報告，論文和專著，工藝技術報告，技術訣竅報告等。
2.1.4成果推廣應用階段
推廣應用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報到材料，轉讓合同、協議書，生產定型鑒定材料，成果推廣投產后反饋意見，技術展覽會的材料等?？萍疾牧嫌校簢鴥韧鈱W術交流材料，開發和推廣應用方案及實施情況材料，擴大生產的設計文件工藝文件，市場調查、分析報告等。
2.1.5成果申報和獎勵階段
成果申報和獎勵階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報告表，科技成果獎勵申報書及批件，獲獎材料（獎章、獎狀、證書），專利申請書和證書等。
2.2科研綜合檔案歸檔內容
科研綜合檔案是學?？蒲械闹匾M成部分，主要包括：上級有關部門科研工作的文件及學院的上報材料，學院科研工作的規章制度，關于科研機構設置的請示、批復，學院學術委員會成員名單，學院科研成果受獎情況，上級下達的科研計劃、任務，學院上報的科研計劃、總結，學院科研成果登記表及重大科研項目執行情況，學院評選先進科技工作者的文件材料，學院召開科研專項會議的文件材料，學院組織開展的科研經驗交流活動的文件材料，學院舉辦或承辦的課題研討活動的文件材料，學院有關科研活動的交往活動、外事活動的記錄材料，學院編印或出版的科研論文集以及反映學院科研動態和成果的報紙、刊物等。
3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析
3.1科研檔案材料收集不完整
科研人員在完成科研項目后，收集的材料主要是一些結果性和部分依據性材料，項目實施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續性研究提高參考和使用時，出現一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因為科研工作人員檔案意識薄弱，在收集科研成果檔案時只注重科研項目的結果性材料，重點是收集科研項目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項目實施過程中形成的材料，卻很少關注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個人私有財產，許多珍貴材料，如獲獎證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認為自己的科研成果是專門用來申報專業職務所用，不愿意將原件歸檔。這些都導致了科研檔案不完整。
3.2科研檔案管理人員配備相對不足
科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關培訓，對科研檔案管理缺乏規范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時間和經歷從事科研檔案管理。
3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏
科研檔案管理大多參照、借鑒常規性檔案管理辦法，缺乏相應的科研檔案管理制度、辦法和實施細則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監督力度非常小，這是因為沒有相應的制約手段。
3.4科研檔案利用價值范圍比較窄
科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項目研究的科研人員提供參考，并未將成果應用于教學等環節，使得科研成果利用價值范圍比較窄。
4.科研檔案管理的建議
4.1完善科研檔案管理制度
完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎，是學院科研管理的重要部分。應結合學院實際，制定和完善科研檔案管理制度，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項目的立項、中期檢查、結題驗收的全部過程同步進行，使科研檔案具有客觀性、真實性、系統性、連續性和完整性，確?？蒲袡n案的利用價值。
4.2強化科研檔案意識
學院可創造一系列的檔案培訓、外出學習和經驗交流機會，加強科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識。
4.3明確科研檔案分工
明確科研檔案管理部門的職責與分工，對相關人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項目負責人，分別建立科研檔案規定職責，制定科研檔案歸檔范圍，及時做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責明確的科研檔案管理工作機制。
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