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工程項目檔案管理范文1
關鍵詞：棚戶區；改造；檔案；管理
伴隨著我國經濟的進一步發展，社會主義現代化建設也步入到快速發展階段，尤其是十三五規劃以來，國家更是給予了社會建設工程更高的重視，切實從民眾角度出發，真正實現民生改善的目的。目前，群眾最為關注的內容就是居住條件，而棚戶區改造工程則是切實改善民生的重要舉措。在開展棚戶區改造項目時，需要真實的將相關資料和信息予以記錄，同時以檔案的形式保存下來。因此檔案管理工作當屬棚戶區改造工程項目管理中的重要內容。
1項目檔案管理的內容
目前在實施棚戶區改造工程項目的時候，無論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個工程項目的建設。同時，在記載工程任務相關內容的時候，務必要保障準確、完整，且最終應該以檔案的方式保存下來。近年來，隨著城鎮化建設步伐的逐步統一，棚戶區改造工程項目的數量也迅速增加，因此也對工程項目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區改造工程項目建設的前期、中期和后期階段的所有內容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對于棚戶區改造工程項目來說，關于檔案管理的工作內容主要如下：①棚戶區項目開始改造之前，關于棚戶區的音像、照片資料，棚戶區改造項目招投標階段、立項審批階段、產權產籍和勘察設計方面所產生的文件資料等；②棚戶區改造項目施工過程中，拆遷回遷和工程項目管理等方面的資料等；③棚戶區改造工程項目在竣工驗收環節中，所產生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區改造項目涉及的內容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對較大，更需要檔案管理部門強化管理工作，提升管理水平。
2工作中面臨的主要問題
2.1檔案管理工作水平較低
一般來說，對于棚戶區項目進行改造的時候，源自于多種因素的影響，導致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進行棚戶區改造的時候，即便成立了相應的領導小組辦公室，但是僅為一個宏觀的管理單位，并沒有實體。領導小組雖然管理、監督和協調棚戶區改造工程的項目施工以及竣工驗收等工作，然而卻未能對招投標、項目立項等相關內容進行涉及，使得工程項目的檔案管理工作明顯存在缺項，不能形成一個完整的棚戶區改造項目檔案管理流程，進而導致整個檔案管理水平偏低[2]。
2.2檔案管理工作不夠規范
棚戶區改造工程項目作為一項直接關系到民生的工程項目，受到國家的高度關注。因此具體到工程項目實踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現實情況下，由于沒有一個規范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來自多個部門，諸如新聞部、棚戶區改造領導辦公室或者開發商等，不同部門所形成的音像檔案是單獨管理的，進而導致整體檔案管理工作較為混亂。
2.3沒有統一的檔案管理部門
現階段，棚戶區改造工程項目是基于市場化條件下運作的。同時在開發和建設棚戶區改造項目時，通常不是由一個開發商完成的，可能涉及多個開發商。雖然工程項目建設過程中相關的檔案資料以及城市規劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門，然而涉及到的拆遷回遷、產權產籍方面的檔案資料卻留在開發商手中。正是由于缺乏一個統一的檔案管理部門，導致棚戶區改造工程項目的檔案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1構建完善的檔案管理體系
完善的檔案管理體系有：①構建招標承包責任制。開始建設棚戶區改造項目前，首先做好招投標工作。建設單位應在招投標的合同條款中，明確規定檔案管理的相關要求，促使能更加規范的進行招投標階段的檔案管理工作；②構建項目法人負責制。因棚戶區改造工程項目的施工周期較長，涉及的內容也較多，因此需要基于項目法人負責制的基礎上，強化施工各個階段的管理工作，確保整個工程項目全過程中的檔案收集整理工作得以有序開展，確保了檔案的真實性和完整性；③健全檔案管理相關制度[3]。從檔案的收集、歸檔時間、歸檔方法等方面予以嚴格要求，確保檔案管理工作得以規范開展。
3.2強化對檔案管理人員的培訓工作
為了全面提升棚戶區改造工程項目檔案管理工作水平，需要不斷強化檔案管理人員的綜合素質和業務技能。不僅需要強化檔案管理人員的檔案管理方法、要領、基本操作步驟、相關檔案管理規范等內容，還應該不斷從檔案管理人員的職業道德、責任心、工作態度等方面著手，做好相關培訓工作，進而全面提升棚戶區改造項目檔案管理工作的質量和效率。
3.3嚴格落實檔案管理工作職責
棚戶區改造項目建設時存在多種檔案資料，需要對其進行分類歸檔，并及時保存。在具體檔案管理工作過程中，需要全面落實相關人員的檔案管理職責。與此同時，工程項目的設計、勘察以及監理等相關單位，也應該針對工程項目建設期間所產生的各種文件資料等進行及時的收集，加強施工各個環節中的檔案管理工作，從而實現更為規范和完善的檔案管理目的。
4結束語
總之，棚戶區改造項目利國利民，需要給予高度重視。在棚戶區改造工程項目建設中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區改造工程項目中，通過構建完善的檔案管理體系，強化檔案管理人員的綜合素質，落實檔案管理人員的管理職責，進而為棚戶區改造項目的順利開展及工程竣工后的交付使用奠定堅實的基礎。
作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設檔案館
參考文獻：
[1]史春光.伊春市林業棚戶區改造工程項目施工管理[D].吉林大學,2015.
工程項目檔案管理范文2
關鍵詞：文件材料；試聽檔案；新時期；檔案管理制度
1項目檔案管理是什么
技改大修工程項目檔案是指整個項目工程從工作開始到結束這期間所有的需要歸檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內容包括技改大修工程項目過程中的策劃、實行、完工等一系列工作生成的文字材料。項目檔案管理工作能夠確切的體現工程在施工過程中的各個細節，也可找出為什么會發生工程事故，在很多工程建設的地方都有重要的價值。
2為什么要提升技改大修工程項目檔案管理水平
檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個方面是為什么要加強技改大修項目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項目檔案管理是工程項目中重要的環節，有著舉足輕重的地位。在新時期，做好電力系統技改大修項目工程檔案管理是可以為電力系統工程項目帶來美好的前景。二是提升項目工程建設的科學有效性，用文件材料將項目工程的各個工作環節聯系起來，可以增強對工程建設的整體把握。將工程項目建成的過程形成歷史材料，可以真實的表面在工程項目建設中產生的問題，為完善工程項目建設提供更好地解決方案，從而提高技改待續工程項目的科學性。三是檔案服務和檔案利用的本質要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項目建設未來的發展目標提供保障。
3檔案管理工作存在的缺陷
3.1對項目檔案管理工作不夠重視
在工程項目檔案管理工作中往往存在重視設計而輕視檔案的問題。因為相關專業人員短缺，在一般的地市級只有一名人員專門負責技改大修，需要管理規劃可研、計劃下達、項目管理研究等一系列工作。領導更注重經濟方面的問題，而技術人員則注重項目工程的進度、施工質量、施工安全等，缺少對一些重要文件材料的歸檔。例如說項目工程在施工過程中的來往信函、設計變更記錄、領導批復等重要材料，都沒有專業人員對其進行系統的管理，導致會出現歸檔的難度系數大、歸檔不全問題。還會出現文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對于服務類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時序性也不滿足相關要求等。
3.2檔案管理制度不科學，管理人員自身素質有待提高
現在很多電力企業都沒有將工程項目檔案歸檔進行立項，也沒有納入工作領導小組中。企業電力系統一般注重提升工程項目的專業技術和項目在施工過程中的具體情況。很多電力企業沒有健全檔案管理制度，缺少專業的檔案管理人才對檔案進行系統的管理，導致許多檔案資料都得不到規范的保留。在項目施工的過程中，沒有人對項目檔案材料進行跟蹤，這將導致檔案材料的收集難上加難。而且項目檔案管理本身就是一項專業性強的工作，需要一些專業管理人員對檔案進行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統項目工程，但是在現實情況是很多人員都不是專業的檔案管理人員，自身專業素養的不足，嚴重影響了檔案管理的有效性。
3.3視聽檔案的保留不齊全
視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現在很多電力企業在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關注到項目工程建設的好壞。對于視聽材料的管理沒有設立專門的管理人員，或者是管理人員的專業素養不夠，這都對視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設立的視聽材料管理數據庫，導致視聽材料不齊全。
4如何加強檔案管理工作
4.1加強項目檔案管理人員的工作意識
重視理念建設可以保障檔案管理的科學性、有效性，也是工程建設過程中各項管理工作能夠順利實施的保障。只有領導的意識正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實施。并且現在很多技改大修專責對檔案管理工作的認識度不夠，為增強各專責的歸檔意識，要加強培訓，培養其自身的綜合素質，鍛煉工作技巧。同時要加強管理人員學習檔案管理知識，使管理人員及時掌握先進的管理方法和技術，促進其能夠主動收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。
4.2完善項目檔案管理制度和管理內部的組織結構
電力企業內部要設立專門的檔案管理制度以維護檔案管理人員的權責，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統性的體制機制，電力企業也要將檔案管理部門加入到工程項目的建設的組織結構中去，將檔案管理工作與實際項目工作在施工的過程中聯系起來，讓檔案管理工作融入到項目管理中去，參與到項目建設中去。
4.3加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性
電力企業必須加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性。在項目工程的施工過程中，必須做好每一個環節的項目檔案材料，因為這些材料一旦丟失就會嚴重影響到后期工程項目的開展。所以在工程項目的建設中我們要設立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項目工程的工作齊頭并進，使歸檔工作更加的系統，從而整個工程項目最終的驗收打下基礎。
工程項目檔案管理范文3
一、檔案驗收中存在的問題
工程質量驗收簽證原始資料不齊全，有用復印件替代原件現象，且在復印件上未能體現出原文出處；竣工圖文件編制不夠規范，變更部分沒有充分體現，不能真正反映竣工后的工程實際情況；施工原始簽證資料的格式、填寫不規范，內容有失真現象；資料的跟蹤收集不及時，竣工資料編制時間長、效率低、費用高；文件分類及編制規則不統一；工程資料檢查手段落后、工作強度大、檢索效率低。
二、問題存在的主要原因
（一）工程檔案資料的管理沒有形成制度。工程實施過程中，施工隊伍和內業資料管理人員更換頻繁，工程資料的交接制度不完善，有人走檔案走、人走檔案丟的現象出現，資料整理困難。
（二）工程管理人員和檔案管理人員對相互的業務不熟悉，各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式，內業資料整理過程中的重復返工現象時有出現。
（三）缺乏高科技的信息化技術手段對工程資料進行管理、利用和編制竣工資料。除此之外，各單位的管理水平，也是決定內業資料整理水平的重要因素?？⒐の募墓芾砗凸こ掏鈽I的管理一樣，都是工程建設管理的重要組成部分，在工程外業一開始就應嚴格按照竣工驗收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號，做到“邊整理、邊歸檔”，達到工程完成竣工文件即編制完成的目的。
三、提高工程項目檔案管理工作的途徑和方法
（一）加強檔案的合同管理。工程建設單位在建設項目發包給承包方時，建議在工程合同中訂立檔案管理條款，明確工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。
（二）工程項目負責人必須把項目檔案管理納入其職責范圍、工作計劃和工作程序中。要明確工程項目負責人為項目檔案主要責任人，對工程項目進行集中統一管理，保證工程項目檔案系統的完整、真實和安全適用。
（三）加強工程檔案的過程控制。工程檔案管理應與工程建設同步，在工程建設過程中進行跟蹤管理，建立健全的項目檔案。一是把握工程初期準備；二是工程把關施工；三是工程竣工驗交。三個不同的階段都要嚴格按照規定對有關文件材料進行收集、整理、歸檔，杜絕工程結束后“補檔案”的不當行為發生。
1.工程初期準備階段。每一個項目的工程施工伊始，作為施工單位，從設計圖紙的復核、施工地段地質、水文的勘察與了解，施工現場的復測到安營扎寨，施工區域的購地拆遷，接水接電，各種材料的儲備等等，準備工作是大量的，紛繁的。這個階段施工檔案的跟蹤管理應針對初期施工圖紙、文件資料的形成部門多，產生的形式不盡相同的特點，向項目經理部了解一定時期內有關工程施工規劃、工作安排，通過定期向有關工程管理部門了解一個時期內有關工程施工準備階段各項工作、會議、外事活動等安排情況，及時了解掌握有關檔案形成的信息，跟蹤管理亦進入角色，同步啟動。工程施工初期階段，應明確跟蹤管理規定和要求，使檔案資料的管理有明確的工作依據。要針對來自不同的歸屬部門、明確有關檔案和竣工資料應執行的具體管理規則，形成統一規范，避免執行中的不明確性，對應歸檔的檔案資料沒有按時歸檔的，及時主動上門跟蹤索取，同時定期進行階段性文件資料歸檔的清查清欠。依據工程技術資料歸檔范圍的具體規定，在工程進展的一定階段內應形成的各類文件資料與實際已歸檔入庫的相應文件資料對號清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清單與各有關文件資料的形成或發送部門聯系索取。
2.工程把關施工階段。大面積工程施工的全面展開，是工程質量、安全的重要把關階段，也是各類工程技術資料大量形成的時期。對于這階段的檔案資料分目標跟蹤管理，工作重心應轉移到重點抓住檔案資料形成的薄弱環節，以保證歸檔資料的質量。加強對施工現場施工文件資料的檢查，這是檔案管理的基礎工作之一，如到項目部檢查或抽查技術人員、領工員的施工日志、班組施工作業記錄，包括工程用料情況，工程施組、施工規范的執行情況，工程試驗、壓力容器的檢測記錄，中線水平觀測記錄，安全操作情況，工程分交情況等，檢查其填寫是否齊全符合規范。特別檢查分部、分項工程檢查證的填寫情況，對地下、隱蔽工程檢查記錄的填寫。工程監理的認簽等，要考證其可靠與真實程度，以保證歸檔資料的可靠與真實性。應搞好庫存檔案清理達標工作。隨著工程的進展，工程技術資料大量歸檔，要按工程建設階段對歸檔資料從數量上和質量標準化上進行專人逐項的檢查，按交驗單位分門、按交驗部門分類，進行自檢、整理、充實、完善，按檔案工作的業務要求，在分類、立卷，編號時應將不同階段形成的（下轉第162頁）（上接第155頁）技術文件資料區別分開，協助各項目部備齊各類竣工文件資料。對一個時期內資料室借出資料進行定期歸檔，是檔案跟蹤管理在整個施工階段的長期業務工作，而在竣工驗交階段更應注意。應著重強調資料借出的時間性，以防止因借閱人對借出的資料長期占用保管不善、而造成文件資料的損壞、丟失。
3.工程竣工驗交階段。工程竣工驗交，是施工企業所承建的工程要接受該項工程涉及的各專業的工程質量的總驗收。是對設計、施工、使用維修等方面進行綜合性考核，也是檢驗施工單位的工程項目施工組織、施工能力水平、安全生產、工期進度、企業信譽等方面的重要環節。這一階段的檔案跟蹤管理應在各類技術資料的總結統收、分類歸檔，別類上交等方面下功夫、以配合建設單位、施工單位、監理單位、使用單位、接管單位辦理好工程竣工驗收交接和固定資產轉移工作，充分發揮建設項目的投資效益、社會效益和經濟效益。在工程驗交階段，還應按照檔案工作的內容收集、整理、鑒定、保管、統計、檢查、編研和利用八個環節的要求，按照標準化、規范化的要求，對各類技術文件資料著手整訂、填寫、貼簽、裝盒等工序，該上交的上交，該自存的入庫分類存放。最后對每個項目跟蹤管理的情況進行自查。以便總結經驗，找出不足以利改進。
（四）工程檔案資料的收集整理工作列入工作績效的考核項目。定期檢查評比，優勝者給予獎勵，建議設立工程檔案專項驗收保證金，將竣工檔案的編制工作與計量支付和質量保證金結合起來，可規定如不通過工程檔案專項驗收或不能及時完成檔案的整理歸檔，不予結算或扣一定金額的質量保證金，以此保證竣工檔案及時、順利地通過驗收。
（五）重視檔案人才的培養，努力提高建設檔案人員的素質。加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，檔案人員以學習并貫徹執行現行《細則》為契機，使檔案工作者在檔案的收集、整理、組卷、編目、分類、排列、歸檔范圍及檔號編制等方面的業務知識更加精深，對現有的檔案人員，通過進修、培訓、參觀學習，與其他單位開展交流等方式，不斷拓寬其知識面，增強業務能力。
工程項目檔案管理范文4
關鍵詞：醫院；重點工程項目；檔案管理；管理策略
隨著醫院醫療業務的不斷擴大，使醫院重點工程項目檔案的建設與管理成為當務之急的工作。醫院檔案管理人員全面研究當前檔案管理的意義與問題，并對醫院重點工程項目檔案的管理措施進行優化，堅決杜絕一切對檔案管理不利的因素，以提高檔案管理效率。
一、醫院重點工程項目檔案管理的重要性
醫院重點工程項目檔案具有積累時間長、資料數量大、種類多、形成過程復雜、參考價值高等特點，它是醫院重點工程建設的基礎與依據，記錄著醫院重點工程項目的基本信息與重要信息，這些信息可以為醫院的擴建、改建、技術改造和維修等工程服務，對醫院日后相似工程項目的建設也起到參考作用。做好醫院重點工程項目檔案管理工作，對醫院經濟的可持續發展具有十分重要的意義；醫院重點工程項目檔案，反映了工程項目的基本變化與發展，檔案中包含的信息是特殊的、不可再生的重要資源[1]。醫院多是采用先進的工藝設備與周密的管理組織，有效地保存對醫院有價值的各種文字、圖表、聲像等文件，保存項目前期、項目竣工和項目竣工驗收等文件，使工程項目檔案最大限度地保持完整。管理好醫院重點工程項目檔案，可以省去大量查找信息的時間與精力，提高工作效率，并能夠為醫院將來的建設、發展以及地區相關工程項目建設提供參考。因此，在醫院發展過程中，必須重視醫院重點工程項目檔案的管理工作。
二、醫院重點工程項目檔案管理中存在的問題以及原因
第一，重點工程項目檔案收集不全。重點工程項目的檔案，是醫院建設與發展的依據，但是在實際工作中很多工程項目檔案信息收集不全，存在著不同程度的信息缺陷。造成這種情況的原因是多種多樣的，但是最主要的是，醫院管理人員與施工單位等對重點工程項目檔案收集的意識不高，不能對相關信息進行真實地、有效地收集與整理工作，致使檔案信息不全；另外，相關人員對項目檔案收集的方法等不了解，也是造成重點工程項目檔案信息缺陷的重要影響因素。
第二，重點工程項目檔案信息移交不及時。有些醫院在進行重點工程項目建設過程中，與施工單位的聯系不順暢，致使工程竣工很久，也不能及時移交竣工圖，這種現象很可能導致項目檔案信息在報該保管與移交過程中缺失、破損，影響醫院重點工程項目檔案的管理[2]。除了相關單位溝通不暢的原因之外，施工單位缺乏專業的檔案編制人員，使檔案編制的質量與效率下降，影響了醫院重點工程項目檔案的立卷歸檔，同時為醫院檔案管理增加了難度。
第三，檔案信息書寫不規范。重點工程項目檔案必須是真實地記錄項目施工的信息，它是需要永久保存的。因此，在相關檔案編制人員對重點工程項目信息進行書寫、整理、歸檔過程中，一定要注意檔案信息書寫的規范性。但是由于施工單位專業檔案編制人員與醫院專業技術人員的缺乏，出現竣工圖繪制不規范、檔案用復印件代替原件、案卷紙張質量不宜長久保存等情況，不僅影響醫院對重點工程項目檔案管理水平的提高，同時也影響了醫院對檔案信息的利用效率，不利于醫院的可持續發展。
三、提高醫院重點工程項目檔案管理水平的策略
第一，提高醫院管理人員對重點工程項目檔案管理的重視。在重點工程項目檔案管理過程中，大多都會把重點投入到工程的建設中，常會忽視了對相關信息的收集、整理以及對檔案的歸檔工作，造成重點工程項目檔案在管理方面出現問題。因此，醫院要想提高檔案管理水平與檔案的利用水平，就必須重視醫院重點工程項目的管理工作，醫院領導應該以身作則，積極宣傳相關專業知識，使所有參與基建項目的的工作人員都有對資料跟蹤、保管的意識，讓大家深切意識到工程項目的每一點積累都是日后的巨大財富[3]。
第二，加強管理人員專業技能培訓，提高管理人員綜合素質。檔案工作是一項業務性比較強的工作，檔案管理人員的素質，直接影響到檔案管理水平，尤其是醫院重點工程項目檔案的管理，更需要高素質的管理人員。這種素質，不僅是指管理人員的專業素質，同時也是指管理人員的法律素質與道德素質。醫院應該建立制約機制，完善規章制度，向檔案管理人員宣傳相關法律知識，提高管理人員的法律素質，在實際工作中能有章可循、有法可依；為他們創造學習和參加培訓的機會，組織管理人員到其他優秀醫院進行參觀學習，培養出擁有強烈的事業心、高度的責任感和良好的服務意識的優秀的檔案管理隊伍。進而有效地提高檔案管理人員的綜合素質[4]。
第三，完善醫院重點工程項目檔案管理制度，強化責任管理。任何工作的有效開展，都需要有嚴格而完善的管理制度來激勵與制約，這樣才能夠有效提高工作效率，保證工作高質、高效完成。醫院重點工程項目在初始階段，領導小組就要著手對整個工程的檔案資料進行統籌和指導，就要強調檔案編制與工程建設同步進行，把所有與該工和項目有關的資料先編排目錄和編制臨時檔號來整理檔案資料，做到“邊整理、邊歸檔”，達到與工程實際同步，并配備與工程項目相適應的檔案管理網絡，使檔案的收集、整理工作有條不紊。有完善的管理制度支持，就能明確各自崗位職責和要求，確保工程項目檔案工作的有序進行。針對檔案管理的特殊性，也可建立薪酬激勵制度，將檔案管理水平、效率與管理人員的薪酬相連，以激勵管理人員提高對檔案管理的重視；另外，還應該強化檔案管理責任制度，不同的管理崗位設置不同的責任目標，以約束管理人員的行為，使其能夠積極彌補工作不足，提高管理水平，促進醫院檔案的科學化管理。
第四 ，嚴把竣工資料驗收關，保證檔案信息的完整性與真實性。醫院重點工程項目管理中存在的幾大問題是文件材料收集欠齊全、復印件不清晰、驗收記錄欠蓋印章、竣工圖章不清和壓線壓字等現象，這嚴重影響著醫院檔案管理水平的提高。因此，醫院檔案管理人員必須在工程項目竣工后，及時與施工單位溝通，嚴格檢查工程竣工材料，尤其是要對竣工圖紙進行重點檢查，對任何字跡不清、資料不全、信息不真實等情況，都要進行詳細的調查、核實以及糾正，最終完善項目檔案信息，由驗收組負責人驗收并簽字，以體現檔案管理的規范性、科學性、重要性，進一步為科學管理水平的提高打下堅實的基礎[5]。
第五，加強檔案管理的監理力度，為檔案管理科學化發展提供保障。醫院檔案管理人員不僅需要對竣工材料進行驗收、審查，還應該在施工過程中，積極與施工單位等多方溝通、協調好關系，及時落實新規定新要求，減少檔案整理重復返工現象的出現。同時也要通過專業的監理單位監督管理施工單位對相關檔案信息的收集、整理、保存工作，力求做到檔案資料的規范化、標準化管理，全面、真實地反映工程項目建設過程的全貌。以最大限度地保證醫院重點工程項目檔案信息的完整性，為醫院檔案管理的高質量高效率提供保證。
結 語：
總而言之，醫院對重點工程項目檔案管理的重視度不斷增強，檔案管理人員的專業素質與道德素質在不斷提高，對重點工程項目檔案的形成、積累、歸檔、整理等工作方式進行有效地改革，使重點工程項目檔案管理適應社會的發展與需要，促進了醫院檔案管理水平的提高。相信，隨著醫院檔案管理水平的不斷提高，醫院重點工程項目的檔案也將發揮其非常重要的作用，將更有力地促進醫院的可持續發展。
參考文獻：
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工程項目檔案管理范文5
本文從電力工程建設實際出發，對電力建設工程前期、生產過程、運行移交的各個方面信息文檔管理管理進行了總結，對生產過程中存在的問題進行分析，并提出了切實有效的解決辦法，旨在電力建設工程信息檔案管理的交流和探索，為同行業管理者提供些許借鑒。
關鍵詞：施工現場；電力建設工程信息檔案管理；問題；分析
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
隨著我國建筑業整體實力日新月異的蓬勃發展和壯大，國內和國際建筑市場規模和業務的不斷發展，施工檔案管理和信息化建設的重要性就更加顯得不言而喻，作為電力建設項目管理重要環節，信息文檔管理是整個工程的不可或缺組成部分。
1.電力建設工程項目信息文檔管理的必要性
1.1各級建設部門包括企事業、省建設廳、中電建協對電力建設信息檔案收集、編制、相關法律法規、驗收工作都提出了明確的要求，對于電力建設行業來說，信息檔案管理規范和管理水平在一定程度上反映了企業整體管理水平。
1.2根據合同約定，建設項目工程施工完畢后，經過竣工驗收合格后，移交業主方使用。除了按合同要求將所有建設項目完成，移交方還必須保證所移交竣工檔案內容齊全。
1.3建設工程生產過程完成后，文件、圖紙、往來聯系函等信息檔案完整的保留了生產過程的記錄，作為日后企業生產、設備維護的重要依據，為業主廣泛應用，更體現了它的實際價值。
2.建設項目信息文檔的特性
2.1分散性和復雜性
生產過程中收集的信息文檔可能來自參建各單位，而電力生產建設又因它的專業種類（土建結構、電氣、熱能控制等）繁多，涉及安全、進度計劃、費用控制等等各個方面所以變得復雜而分散。
2.2時效性
生產過程中根據進度計劃要求傳達的信息和根據合同約定，竣工后整體移交資料都具有時效性要求。因要求不同，時效性也有所不同。
2.3全面性和真實性
電力建設工程信息檔案是項目建設過程中形成的計劃、審批、設計、施工、調試、試運行、竣工移交等活動中形成的信息檔案文件，內容要涵蓋各方面，同時要求真實反映生產過程，又具備真實性。
3.建設工程檔案概念及責任
3.1在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。
按項目進度程度分類，應歸檔的建設工程文件的種類及每個階段的檔案文件內容包括：
（1）基建文件；
（2）監理文件；
（3）施工文件；
（4）竣工圖和竣工驗收文件。
對一個工程而言，歸檔不光意味著竣工向業主單位移交，還要向本單位移交。
3.2責任
3.2.1責任：工程參建各方應該把工程資料的形成和積累納入工程管理的各個環節中和相關人員的職責范圍。
3.2.2信息檔案資料應該實行組織機構分責管理：建設、勘察、設計、監理、施工等單位各盡其責。
3.2.3技術方面負責人組織各自單位的資料管理的過程工作。在工程建設過程中工程資料的收集、整理和審核工作應由熟悉業務的專業技術人員負責審核。
3.2.4信息文檔資料應該隨著工程進度同步收集、整理和立卷、拼按照有關規定進行移交，各參建單位應該確保各自資資料的真實、準確、有效、完整、齊全、字跡清楚，無末了事項。所以表格應按相關規定統一格式。
3.2.5各參建各方所提供的文件和資料必須符合國家或地方的法律法規，《工程施工質量驗收》、《電力建設文件歸檔要求》及等相關法律規定。
4. 施工現場資料形成及管理過程
4.1基建文件：基建文件是建設單位從立項申請并依法進行項目申報、審批、開工、竣工及備案全過程所形成的全部資料。按其性質可分為立項決策、建設用地、勘查設計、招投標及合同、開工、商務、竣工驗收及其他備案文件。一般由業主單位自行管理，并注意保密。
4.2監理文件：監理資料是監理單位在工程建設監理活動過程中所形成的全部資料。由監理工程師收集整理，工程竣工驗收合格后，項目總監理工程師及建設單位代表應共同簽署竣工移交證書，并加蓋監理單位、建設單位公章。工程竣工驗收合格后，項目總監理工程師應組織編寫監理工作總結并提交建設單位。
4.3施工文件：施工資料是施工單位在工程施工過程中所形成的全部資料。按其性質可分為：施工管理、施工技術、施工測量、施工物資、施工記錄、施工試驗、過程驗收及工程竣工質量驗收資料。施工管理資料是在施工過程中形成的反映施工組織及監理審批等情況資料的統稱。主要有施工現場質量管理檢查記錄、施工過程中報監理審批的各種報驗報審表、施工試驗計劃及施工日志等。
4.3.1施工技術資料：施工技術資料是在施工過程中形成的，用以指導正確、規范、科學施工的技術文件及反映工程變更情況的各種資料的總稱。主要內容有施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程變更洽商記錄等。
4.3.2施工物資資料：施工物資資料是指反映工程施工所用物資質量和性能是否滿足設計和使用要求的各種質量證明文件及相關配套文件的統稱。主內容有：各種質量證明文件、材料及構配件進場檢驗記錄、設備開箱檢驗記錄、設備及管道附件試驗記錄、設備安裝使用說明書、各種材料的進場復試報告、預拌混凝土、砂漿、運輸單等。
4.3.3施工記錄是施工單位在施工過程中形成的、為保證工程質量和安全的各種內部檢查記錄的統稱。主要內容有：隱蔽工程驗收記錄、交接檢查記錄、地基驗槽記錄、地基處理記錄、樁施工記錄、混凝土澆灌申請書、混凝土養護測溫記錄、構件吊裝記錄、預應力筋張拉記錄等。
4.3.4施工試驗資料是按照設計及國家規范標準要求， 進行的各種測驗統稱。
4.3.5過程驗收資料：是生產過程對質量控制的過程驗收記錄。
4.4竣工圖和竣工驗收文件：各項新建、改建、擴建的工程均應編制竣工圖?？⒐D包括建筑、結構、鋼結構、幕墻、建筑給排水與采暖、建筑電氣、燃氣、智能建筑、通風空調、工藝布置、規劃紅線以內的室外工程。
5.工程建設項目信息管理問題與解析
技術資料是建筑工程全過程活動中直接形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有依據、憑證、參考的作用。然而目前我國建筑工程技術資料管理中存在著一些問題比如：技術資料采用復寫的不能永久保存、資料不真實竣工圖不能反映建筑實體情況、與監理資料重復內容過多、技術資料利用率太低等，嚴重影響了技術資料的存檔作用，不能為今后工程改建擴建提供準確的技術資料，不能為工程質量安全事故原因分析提供有力的依據不利于國家資源的有效利用。 建筑工程技術資料管理存在問題主要有如下幾方面：
5.1主觀認識存在偏差。認為工程資料是資料員一個人的事造成資料員越俎代庖，資料員的優劣代表了工程質量的優劣，這是錯誤的認識。有的工程甚至不設專職資料員，由其它崗位的人員兼任。
5.2知識結構不盡合理，人才投入明顯不足。工程資料編制和整理歸檔的人員應該具備崗位資格證書，具有相關的法律法規知識、專業技術知識、以及信息管理知識和科技檔案管理知識，還要熟悉地方主管部門的相關政策文件。資料問題更多的是由其它問題引發產生資料問題也是工程質量問題的綜合反映。
5.3硬件設施不完善。工作條件和環境對工程資料的影響也很大。有的施工單位無辦公場地或辦公場地簡陋、無資料存放柜或資料柜不合要求、無電腦設施、文印設備和辦公臺凳等均對工程資料的編制、保管、安全產生不利影響。
5.4監督檢查不嚴格，監督服務跟不上。有的監督人員對工程實體存隱患能認真嚴格處理，但對工程資料往往疏于檢查、不嚴格檢查或檢查發現問題不處理或輕處理。有的監督人員自身素質和能力跟不上對工程資料存在的問題發現不了，對建設、施工、監理單位無法提供權威、有效的指導意見和監督服務。
5.5存在問題解析：
從工程項目立項抓起 現在我國的電力工程建設項目通常采取的是項目法人負責制。項目法人就必須建立與之相配套的工程資料管理人員，主要從事資料的收集、整理成冊并歸檔，針對承建單位的工程資料情況予以指導和建議。現在不少的建設工程規模較大，建設的時間也較長，參與建設的單位不但多而且較為復雜。工程資料既要實現在立項之初就要收集資料，而且還要做到在工程的建設過程中還能夠形成相對應的工程資料，在工程完工的時候進行資料驗收，這樣的“三同步”對工程資料的管理提出了較高的要求，要求與工程施工同步進行貫穿整個建設工程的始終。
建立健全資料管理制度，在建設伊始，項目管理部門需要依照項目的具體要求來打造與該建設工程特點相適應的資料管理規章制度要能夠確定好建設項目各個參與方對工程資料所應負責的內容以及與之相適應的責任追究，不但要實現明確的分工配合也要做到責任落實。工程項目的管理方與監理方也要配合好工程資料的管理工作同樣需要依照工程項目本身的特點來構建出切實可行并能夠符合要求 的表格與樣本。這樣就使得建設參與方在工程資料的收集與整理過程中便于施行同時也有了真實的憑據，同時也可以讓工程資料實現規范化。
加強過程控制，工程項目的參與人員不僅需要承擔起自己的分內工作，也要充分認識到工程資料的重要性，認識到工程資料與工程建設同時進行的重要意義。這樣方可杜絕施工與工程資料脫節的現象發生。承擔工程資料的項目資料管理人員需要及時傳遞、流轉、及時整理、保存。各相關技術人員及時進行過程資料的報驗或編制，杜絕各種弄虛作假的情況。
運用合同法律手段，現在工程建設項目大都是采用招投標與監理制度，這樣的制度實行對于工程資料收集與整理工作提供了較為便利的工作條件。工程資料管理部門需要積極使用招標制度對于資料管理的便利條件，對建設合同的內容起草可以要求加入對工程資料收集整理的規定并使之成為單列的一個條款。在條款中要將工程資料的各個要求明確細化，也可以考慮要求工程承包商通過繳納資料押金來提高其對于工程資料收集整理工作的重視。
重視檔案知識宣傳教育，在建設工程施工工作開展之初，工程項目的管理單位就需要按照事前擬定的計劃對建設項目參與方的工作人員進行工程資料重要性的教育與培訓。對工程資料的收集以及整理工作進行過程指導、檢查、監督，下發項目資料管理的相關細則。這樣不但能夠讓參與方的工作人員重視工程資料的整理而且對于項目管理單位的資料工作人員的資料移交提供的良好的外部工作環境。
嚴格把住竣工驗收關 進行竣工驗收的一個重要條件必須是工程資料達到驗收要求。因此，在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監理工程師及相關管理人員要嚴把審查驗收關，對各參建單位編制的施工報告、技術資料要進行認真審查。著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更單的落實情況，認真審查竣工圖及文字資料是否完整、準確、簽證是否完備，組卷是否合理等等?？傊ㄔO工程的資料管理工作是一個需要建設工程參與方共同配合方能有效完成的工作。為了能夠實現工程資料真實可信并能夠完整的實時記錄工程的施工與 驗收情況就需要強化建設工程參與方的管理能力，構建行之有效的制度措施嚴格竣工驗收審查把關。
加強對計算機工程資料管理系統的應用 ，傳統的技術資料管理模式，采用資料入冊入柜，人工搜索整理。由于人工作業模式的難以避免的誤差、疏漏等弊端，很難保障資料的安全性、準確性、實時性和完整性這都為施工現場正常指揮工作埋下了隱患。 隨著施工資料逐步電子化和信息化，加之結構的合并，人員的精簡，使得技術資料人工管理模式與現代化施工生產的高效率矛盾日益突出，已經無法滿足生產保密性、規范性、標準性和實時性的嚴格要求。為此有必要引進和開發施工技術資料管理系統。通過開發檔案資料管理系統，工程師能夠方便快捷的在線查閱圖紙資料。管理者能夠在線審核和審批工程師需要借閱的圖紙，并能查看圖紙資料的使用情況，既提高了工作效率，又保障了圖紙資料的安全性。從而使得檔案資料的管理更加合理、有序、安全達到企業管理精細化的目的。
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工程項目檔案管理范文6
關鍵詞：項目工程 檔案管理 問題及對策
愈發廣泛的信息化范圍對企業相關工作的開展提出了更多的要求，簡單化、快速化和信息化逐漸成為企業工作的特點。時間和效率在這個信息化時代也因此成為了企業的主要競爭優勢，也可以說，其所提供的信息服務品質越高，時間越快，就越能夠搶占市場先機。對建設企業而言，更是如此，建設項目工程的檔案幾乎記錄了建設項目工程的所有情況。因此，對建設單位來說，加強對項目工程檔案管理的重要性也就不言而喻了。
一、建設工程項目檔案管理的重要性
（一）提供建設工程項目活動依據
項目工程的檔案除了能夠為該工程項目的投標、勘測和施工等活動提供相應依據外，還能夠為建設工程的管理、維修、改建、恢復和加固等工程建設環節提供資料，進而確保整個工程項目能夠安全而高效地開展，從整體上，保障該工程項目的質量。此外，項目工程檔案還能夠將該建設工程項目中所涉及到的施工材料與施工質量信息、隱蔽性的施工環節檢查記錄表以及施工標準的評價資料等信息記錄在內，如果后期遇到擴建或者改建等情況時，這些資料便能夠發揮巨大作用。
（二）在工程設計和產權糾紛等事件中發揮憑證作用
建設工程通常都是在城市的統一規劃和安排下才能開展的建筑活動。比如，工程項目的設計必須要嚴格按照城市的統一規劃進行，設計獲批之后，所有的施工活動都必須按照獲批的施工圖紙來開展，工程竣工之后，也要等到驗收合格了才能夠正式投入使用。由此便可看出，工程方案在整個過程中充當的是一種憑證材料，為所有施工活動的開展提供相應的依據。另外，當有產權糾紛或者責任糾紛事件出現時，也能夠將工程檔案調出來，作為解決這些問題的憑證。
（三）為建設工程項目歷史考察或經驗交流活動提供資料信息
我國有不少諸如長城、故宮、恭王府和天壇等歷史悠久的建設工程，這些工程所保留下來的檔案信息可謂是相當珍貴的，不僅能夠為其歷史考察活動提供相應的歷史信息，還能夠為我國相關工程建設的研究者提供一定的參考意見，進而推動我國建設事業的發展。另外，相較傳統的檔案管理而言，現在的檔案管理無論是在理念、技術還是方法上，都發生了較大的變化。通過各種經驗總結交流活動的開展和不斷豐富的檔案管理，能夠從中汲取一些優秀經驗和技術等，進而從總體上提高我國的建設水平。
二、當前建設項目工程檔案管理中存在的問題
（一）建設項目工程檔案管理工作不完整與不規范
建設工程項目通常情況下規模都比較大，所以在對其實施管理時，還是相當困難的。大部分項目都沒有設置專人對其進行檔案管理，也就更不要說委托專門的機構對其進行檔案管理了。一旦有記錄檔案形成，該工程中的各部門都自行管理本部門的相關檔案，對其他部門的檔案是不予理會的，這樣一來，這些檔案就被分散開來了，并且，部門中的很多人都不具備基本的檔案管理素質和能力，在收集和整理檔案時，經常都會出現收集不及時、不完整和不準確等問題。
（二）建設項目工程檔案移交不規范
每一個工程當中都會有很多個部門，并且每個部門都有其各自的檔案，綜合起來看，整個項目工程的檔案量就非常大。通常都是在項目立項之時，就開始有了檔案，并且隨著建設項目要求的增多，更多的工程部門將會被設立起來，隨之而來的檔案量也會逐漸增加。而項目的檔案形成之后，就必須要將其移交給專門的檔案管理人員，還要辦理相應的移交手續。日益增多的檔案量給檔案移交工作帶來了巨大壓力，也可以說這是對檔案管理人員的一大挑戰。而當前的檔案移交工作中，還存在著很多不足：部分檔案在移交之后，被隨處存放在相應的職能部門，有的部門甚至在移交時都是很隨便的，直接省去了辦理移交手續這一環節，這為檔案管理工作埋下了一定隱患。
三、建設項目工程檔案管理對策
（一）完善建設項目工程檔案管理體系
項目工程的各利益相關方在簽訂承包合同之時，就應該設立一些與項目工程檔案相關的要求或者條款，在其中明確各單位在檔案管理中應當承擔的職責。在整個項目工程建設過程當中，也必須按照國家相關的規范要求以及規定，及時收集和整理與工程建設相關的文件，將檔案管理職責具體落實到各單位、各部門以及各相關的責任人。
對施工單位而言，還需要在工程建設的管理程序當中納入工程檔案管理，并建立和健全相應的工程檔案管理體制，工程建設和工程檔案管理工作雙管齊下，同步進行。在驗收工程質量時，施工單位應該自覺提供較為完整的工程檔案；在工程驗收備案辦理過程中，也要積極對工程檔案所認可的文件進行查收和檢驗。
（二）強化建設項目工程檔案行政管理部門的職能
除了要在重點項目的領導成員中列入檔案行政管理的主要負責人之外，施工單位還應該向當地的檔案行政管理部門報送與省級的重點建設項目相關的業主單位信息，方便其更好地開展業務指導工作。重點建設項目的檔案驗收工作是不分行業、不分系統的，作為當地的檔案行政管理部門，都應當積極參與到其中去。如果不能達到上述要求，就可以將其定義成為不合格的項目工程。在這一期間，作為當地的檔案行政管理部門，更應當積極地和相關部門進行溝通和聯系。
（三）提高建設項目工程檔案管理人員的綜合素質
項目工程的檔案管理工作的專業性較強，所以需要專業的檔案管理工作人員進行。因此，加強對項目工程的檔案管理人員配備與培訓，提升其基本業務素質和能力就顯得尤為重要。無論是建設單位，還是施工單位，都應選擇和配備一些建設業務和檔案業務有一定了解的員工從事相關的檔案管理工作，并且還要保證這些人員的穩定性，不能因為一些突發性的事情而中斷檔案管理工作。作為檔案行政管理部門，也要為相關的檔案管理從業人員提供一定的培訓機會，尤其是那些重點項目的檔案管理培訓。同時，還要健全整個項目的檔案管理網絡，通過對項目檔案管理指導人員及普通管理人員的培訓，不斷提高其綜合素質，提升整個項目的檔案管理水平。
結束語：
建設項目工程檔案管理的重要性顯而易見，盡管現階段我國在建設項目工程檔案管理中還存在著項目工程檔案管理工作不完整和檔案移交不規范等問題，但只要建設單位引起高度重視，積極采取完善建設項目工程檔案管理體系、強化建設項目工程檔案行政管理部門的職能、提高建設項目工程檔案管理人員的綜合素質以及明確建設項目工程檔案管理的責權等措施，定能在一定程度上解決這些問題。
參考文獻：
[1]陳蔚輝.重點建設項目工程檔案的管理[J].城建檔案，2010，08：41-42.
