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提升檔案管理水平范文1
【關鍵詞】 檔案信息化；管理水平
隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。面對這種挑戰，相關檔案工作者要不斷學習科學知識，加強檔案的信息化建設，全面掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，已經成為擺在眾多檔案工作者面前的一個重要課題。
信息化建設，就是在檔案管理部門的組織下，對企業形成的各門類的紙質檔案進行數字化加工，同時對檔案信息資源進行管理。檔案管理的信息化主要包括建設標準化、存儲數字化和利用網絡化。檔案資源只有通過信息化，才能真正發揮檔案信息資源的利用價值，是保證檔案資源數據真實可靠、提高服務企業和社會的必然要求，同時對推動我國經濟社會的快速發展也具有十分重要的作用。
一、明確檔案信息化建設的三個原則
（一）規范性原則。檔案工作現代化的需要，是提高檔案工作質量和效率的需要。實現室藏紙質檔案信息化，需要通過現代信息掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案，是通過室藏數字化檔案還是電子文件檔案，都該堅持規范性原則，制定相應的規定。
（二）安全性原則。目前數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，必須加強網絡安全技術防范和研究，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。
（三）效益性原則。檔案信息化建設涉及到多學科知識，多專業配合，需要投入相當的人力、物力、財力，對室藏檔案的利用和用戶需求進行分析，把重要的和利用率較高的紙質檔案進行數字化，為企業的生產經營提供服務。
二、檔案管理信息化的作用和意義
（一）檔案管理信息化是實現資源共享的重要途徑。在經濟社會全球一體化發展形勢下，檔案管理信息化能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進信息資源的開發、利用、保存和傳遞，實現資源的有效共享。
（二）檔案管理信息化是檔案事業發展的新起點。傳統的檔案管理方式已無法適應當今飛速發展的形勢，檔案管理人員必須打破舊有的管理思維，積極消除影響檔案管理信息化發展的弊端，運用適合于檔案管理信息化的工作結構，使檔案管理工作與社會整體發展相互協調一致。
（三）檔案管理的信息化是改革進步的新要求。過去的檔案管理工作主要是使用人力對檔案進行收集、整理、保存等，人力資源投入大但效率低，檔案管理的信息化不僅提高了檔案的存儲數量，還極大地解放了人力，提高了效率，適應現代社會快速發展的要求。
三、加強檔案信息網絡化的管理
隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境：一是檔案管理部門都配備有現代設備，確保服務工作的有效性，提高檔案服務的質量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設進行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統的手工操作走向現代化管理積累了經驗，給予檔案管理工作強有力的支持。三是數字化帶動了傳統載體檔案的數字化，加快了數字化檔案的建設步伐，完善了電子文件的規范管理，使檔案部門成為向社會提供信息的重要渠道之一。四是隨著檔案管理工作的法律、法規陸續頒布，使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強，對所管理檔案進行系統地整理，為檔案的現代化管理奠定了基礎。
四、做好檔案信息化建設的保密工作
檔案信息多含有信息，作為一些核心秘密，涉及經濟社會發展的安全。保障檔案數字化安全是檔案工作者的重要責任，明確小組成員的職責和任務，從源頭上對檔案信息化工作進行規范。檔案人員必須保持警惕，避免檔案的丟失和泄露，盡職盡責保證檔案資料的安全，為檔案管理工作規范化打下良好的基礎，真正為社會經濟建設服務。
五、構建與現代化相適應的信息化檔案管理體系
檔案管理是以現代化作為發展方向的，而現代化則又是以標準化為前提。以計算機技術應用為中心的現代檔案信息管理方式必須建立在各項業務工作標準化的基礎之上，因此，實現檔案管理工作的標準化，是實現檔案管理信息化、科學化的必要條件。
根據標準化要求，一是建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設、溫度控制、防火防盜、蟲霉防治等方面達到國家標準，有條件的還應該建立庫房自動控制系統。二是以縮微、裱糊、翻拍等技術手段進行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質量。三是抓好計算機應用工作，注重檔案數據庫基礎建設，建設數字化、信息化的檔案管理方式。四是加快現代化技術人才的引進和培養，使之成為能擔當起新世紀檔案管理邁向信息化建設的中堅力量。真正建立起現代化的檔案信息管理體系。
檔案歷史記錄，它對于人們目前或未來的工作有借鑒參考的作用，我們要重視檔案管理信息化建設，充分利用檔案資源的優勢，從而實現檔案利用價值。因此，在新的歷史發展時期，檔案工作人員必須要緊跟時展步伐，關注科技創新，積極完成檔案管理信息化技術的創新，從而帶動檔案管理水平的提升，實現檔案管理的新突破，為檔案管理事業貢獻力量。
【參考文獻】
[1]劉斌.論檔案信息的電子化管理制度推進.河南省社會科學界聯合會，2009年版.
提升檔案管理水平范文2
關鍵詞：檔案管理工作水平 檔案管理制度化、技術化、安全化 人員綜合素質提升
同志在對檔案工作的指示中曾提出：“努力采用現代化的手段，不斷改善服務質量，把檔案工作提高到一個新水平。”隨著社會政治、經濟、文化交流與合作的日益發展以及科學技術的不斷進步，研究檔案管理，確保檔案的質量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，為教學、科研和各項管理工作服務，實現高校檔案管理工作科學化、現代化，努力提升檔案管理工作的水平，是擺在高校檔案管理人員面前的一項重要任務。對此，筆者結合工作實際，談幾點看法，以期高校檔案管理提升檔次。
一、 應提高高校檔案制度化管理水平
規章制度是檔案工作實現管理規范化、現代化的行為準則。依法治檔，依法護檔，依法用檔，就要求各級各類單位依照國家檔案有關法律法規建立健全一系列有關檔案管理的規章制度。比如：《檔案實體分類法》《檔案管理辦法》《檔案開發利用管理辦法》《檔案保密制度》《檔案管理人員規定》《庫房管理規定》《聲像檔案保管制度》等等。同時要努力提高檔案管理部門的責任意識，建立一套系統有序的管理體制。只有增強檔案管理職能部門和人員的責任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門自身關，才能確保檔案的安全和質量。
二、應提高高校檔案信息化技術化管理水平
檔案是一種信息產品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。實施科技興檔，檔案信息資源網絡化是實現檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計算機管理系統，實現檔案的著錄與標引、編目、檢索、統計自動化替代所有手工抄寫工作，實現檔案的自動化處理和網上查詢，充分利用計算機和網絡，探索檔案的現代化管理。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統，以便為更多的用戶提供服務。把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫。通過網絡向廣大師生服務，可以大大方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全。從而更好地提高檔案的服務水平。
為了使管理上檔次，應配備密封的檔案密集架或檔案柜、計算機和縮微設備，建立起一個門類齊全、機構合理、管理科學、設備先進，為學校和社會提供有效服務的高校檔案館。高校檔案館不僅要收集校內檔案信息進行加工、整理、匯編，還要廣泛收集兄弟院校的信息資源進行加工利用。不但各高校檔案館之間要相互協作，而且也需要在其外部與高校圖書、情報等其他信息系統取得協作，在制定和實行業務、技術標準化上協調一致，才能適應現代高校檔案工作的社會功能和高校檔案事業的發展規模。真正實現電子文檔一體化，實行文件自動收集、編目、鑒定等檔案管理工作，使高校檔案管理邁上新的臺階。
三、 應提高高校檔案館的安全化管理水平
1.提高檔案管理人員的安全防范意識。檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計與利用等六個部分。檔案的管理是由人來實現的，那么檔案的安全保障就要求上至分管檔案館的校領導、檔案館館長、副館長，下至館內各科室負責人以及一般管理人員，都應高度重視檔案安全管理工作。防范措施可以通過在各科室設一名安全員，負責日常安全工作；對檔案管理人員進行經常性防火、防盜安全教育培訓，警鐘長鳴；嚴格實行總控制室值班制度，對檔案庫房實行24小時監控等采取這些方式加以確保。
2.在保衛部門的指導下，具體落實防盜防火相關工作措施。加固檔案庫房、資料室的門窗，安裝技術防范設施，防止失竊案件發生。庫房配備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長期有效；嚴禁在館內吸煙和防止易燃易爆、易引鼠的物品；做到人走斷電，切斷庫內電源；定期檢查電器設備線路安全使用情況，做到及時維修，確保安全運轉；加強對庫房建設要求，加大消防設備設置和更新力度，對消防報警及控制系統進行現代化改造，增強防火滅火的能力；在庫房內設煙感、溫感探頭，并與總控制室主計算機相連，實現人工處理和自動處理均可的能力；采用氣體滅火的形式，避免采用水或干粉滅火對檔案產生破壞作用，從而杜絕火災隱患。
3.檔案的“八防”科學儲藏保護措施，也是檔案安全化管理的重要任務之一。檔案庫房必須采用密封的檔案密集架或檔案柜存放檔案。采用空調來調節庫房的溫濕度以防止霉菌在高溫高濕的環境中繁殖。每個庫房內應設有兩處溫濕度傳感器，通過區域網與總控制主計算機相連，對庫房溫濕度實施24小時監控。每逢雨季到來之時，要在庫房內放置除濕機以降低庫房內水分的含量，保證庫房內的相對濕度。每周使用一次臭氧發生器，殺滅庫房內的霉菌孢子，達到凈化空氣的目的?？傊?，要求檔案館在安全防護和技術管理方面采用與之相適應的國內外先進技術設備，調節庫房的溫濕度，凈化庫房的空氣（包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體），保證檔案的完整與安全。
4.檔案的保密工作就是要杜絕泄密事件發生。要做好檔案保管過程中的保密工作，分別是檔案的庫房管理、檔案的管理、檔案的解密等，檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案館，不得外泄檔案中的秘密，檔案管理人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應按保密要求處理或銷毀。
四、應努力提高檔案管理人員的綜合素質
提升檔案管理水平范文3
近年來，煙草企業的體制改革日益深入，經濟結構得到了有效優化，煙草資源得到了全面整合，有效提高了煙草行業的資源利用率和整體競爭力。筆者認為，在煙草企業工商分開機制的全面確立下，在煙草產業組織結構改革日益深入的形勢下，檔案部門要與時俱進，跟緊時代步伐，重視檔案管理建設，不斷提升煙草檔案綜合管理水平，為推動煙草企業良性發展而服務。
一、煙草檔案綜合管理的必要性
檔案綜合管理是國家檔案管理工作的基本原則和制度標準，并已經有專門的《檔案法》加以法律化。在國務院頒布的《加強國家檔案工作的決定》中，有這樣一句話：“各級機關的檔案材料（包括機關的收發文電、內部文書、會議記錄、電話記錄、技術文件、出版物原稿、印模照片、影片、錄音等），應該由機關的檔案業務機構―檔案室―集中管理，不得由承辦單位和個人分散保存?！贝送猓稒n案法》中也對檔案綜合管理進行了明確法律規定，就檔案綜合管理的基本原則、基本方法等以法律法規的形式加以明確固定。所以，采取檔案綜合管理，不僅是企事業單位的實際需要，而且是煙草檔案事業發展的時代必然，并集中體現在以下幾方面：
首先，有利于充分落實《檔案法》，實現依法治檔。 《檔案法》的出臺為檔案事業的發展提供了法律保障，為檔案事業發展提供了行為規范，實現了檔案管理的有法可依，依法治檔。為了全面達到檔案綜合管理的目標，《檔案法》就檔案管理的職責、標準、原則、范圍、組織和管理等問題都進行了明確規定，為檔案管理的發展奠定了堅實的基礎。在開展檔案管理工作過程中，必須要以相關法律法規為行為標準和工作依據。煙草企業根據《檔案法》加強檔案管理機制改革，全面提升綜合管理水平，有助于發展煙草工作和檔案事業。
其次，有利于提高檔案資源的開發利用率，為促進煙草事業發展服務。檔案的價值集中體現在信息資源利用上。檔案信息能夠得到系統全面地開發，為廣大用戶提供及時信息服務，滿足受眾的個性化信息需求，這和檔案室的室藏量有著密切關聯。以往，由于檔案分散于各科室，尋找困難，利用率低。所以，對檔案實施綜合管理，提高綜合利用率，推動煙草業建設，為社會主義經濟建設添磚加瓦，煙草檔案管理扮演著重要角色。
再次，有利于提高檔案工作的領導水平，推動檔案工作可持續發展。領導水平在很大程度上決定了檔案工作的質量和方向。只有不斷提高領導水平，才能為檔案事業發展保駕護航。傳統煙草檔案管理的方式主要是分處管理，各機構部門的檔案基本上都自行管理。這就為檔案綜合管理目標的實現帶來了很大制約。特別是查閱制度不統一，嚴重阻礙了檔案信息資源的開發與利用。只有實現檔案綜合管理，才能推動管理工作的標準化、科學化和規范化，全面落實綜合管理的法律法規和制度規范。檔案綜合管理能夠克服分散管理的種種弊端，進而推動煙草檔案事業的可持續發展。
最后，有利于加強檔案管理的科學性。一個企業所形成的各種類型的檔案信息，分類歸檔立卷加以集中管理，不僅能夠豐富檔案載體，而且能夠實現集中規范管理，豐富收藏。集中統一綜合管理檔案，能夠有效解決傳統檔案管理模式下種種弊端，達到促進檔案事業發展的目的。比如影音圖像等檔案，只有實施集中統一管理，才能全面真實地反映出煙草企業的歷史面目。
二、新時代煙草企業檔案管理的新特征
（一）檔案管理機制的集中化
新世紀以來，煙草生產廠進行了廣泛的聯合重組，檔案管理機制也呈現了新變。就職能來講，由獨立自主行使采購、生產、營銷和技術等職能轉變為以卷煙生產為核心職能，職能重心的轉變導致檔案管理工作范圍也隨之縮小，主要以卷煙生產相關的檔案為主要管理對象，其他生產環節的檔案信息都集中到工業公司加以統一管理。就流程來講，以往的檔案管理主要針對本廠的檔案信息資源進行開發和利用。而進行聯合重組后，檔案信息資源的形成主要來自工業公司，因此工業公司成為了檔案管理的主體，利用現代化通訊技術能夠實現檔案信息資源的網絡共享。
（二）檔案管理跨度的擴大化
煙草業在進行聯合重組后，除了省內的多個生產點外，一些中煙工業公司有省外或境外生產公司，比如廣東中煙投資的澳門卷煙廠，云南中煙投資的海南紅塔、紅云紅河集團烏拉浩特卷煙廠、紅塔遼寧煙草有限公司等。當代煙草檔案管理的擴大出現了明顯的擴大化特征，而這也對檔案綜合管理提出了全新的要求。
（三）檔案管理工作的標準化
企業領導對檔案管理工作的重要性認識日益提高，對檔案管理在推動企業發展中的角色認識日益明確，因此對檔案管理工作的要求也有所提高。也只有如此，才能夠真正將檔案工作提升到戰略高度，納入企業發展規劃，堅持檔案事業與企業發展的同步。集中體現在：股斷網鞍山各項檔案管理制度；改善檔案工作環境，加大管理設施建設力度；檔案管理工作全面參與重點工程項目；圍繞企業工作重心，積極開展檔案信息資源的系統開發和深入利用。比如，檔案管理部門編制本企業的《商標檔案集》、《煙草企業基礎數據匯編》和《企業組織機構沿革》等。正因為對檔案管理工作的高度重視，煙草檔案管理才得到了相關部門的首肯，比如紅塔集團就曾榮獲了“全國檔案工作優秀集體”的稱號。
三、煙草檔案管理存在的問題
（一）對檔案管理工作重要性的認識不夠
一方面，思想上認識不足。許多煙草企業未能將檔案管理工作上升到企業發展層面的戰略高度，未能形成與企業發展實際相符的檔案管理機制，在機構設置、體制建設和人員配備等方面都無法滿足企業發展的實際需求，檔案管理工作無法發揮其推動企業發展的積極作用。對為何開展煙草檔案綜合管理，如何提升煙草綜合管理水平等都沒有形成統一的高度認識。另一方面，現實上重視不夠。許多煙草企業沒有充分意識到檔案在企業管理中的現實價值，簡單地認為檔案管理只不過是對文件材料的收集整理，還需要投入大量的成本去管理，出不了政績就變得毫無意義。由于對檔案管理重要性的認識不夠，導致檔案管理的價值始終無法得到彰顯，這也是煙草檔案綜合管理水平不高的一大原因。
（二）檔案管理制度建設力度不高
檔案管理制度不完善、檔案管理隊伍不專業等問題在煙草檔案管理中非常普遍。在許多煙草企業中，檔案管理人員都由其他人兼任且變動性較強，檔案綜合管理水平低下造成檔案管理質量始終上不去，并集中體現在制度建設不健全、歸檔范圍不明確和歸檔時間不規范等。許多檔案管理員只會簡單的基本檔案管理，對檔案分類、編目和保管等方面，現編錯號、改錯章的問題時有發生。此外，檔案目錄索引不全，無法確認所查檔案是否存檔，檔案查全率和查準率都非常低，無法充分發揮檔案管理工作在推動企業發展方面的作用。
（三）檔案管理理念相對落后
一方面，檔案管理方式落后。當代煙草檔案綜合管理工作仍以傳統的手工方式為主，檔案的收集、整理、存檔和查閱基本還停留在傳統時代，現代化管理技術在檔案管理領域的應用率較低，造成了檔案管理質量不高，資源利用率低。另一方面，資金保障不到位。煙草企業在檔案管理方面的預算不到位，用于檔案資源開發的資金投入不夠，這對檔案綜合管理的順利進行形成了較大制約和阻礙。
（四）管理與服務存在嚴重脫節
首先，檔案門類偏少，歸檔率不高。部分煙草企業只重視文書文件的收集卻忽視了影音圖像等資料的整理收集，這無疑不利于煙草檔案體系的系統化構建；其次，歸檔渠道單一，未能實現有效統一管理。由于各種原因，當代檔案管理存在普遍的斷代問題，許多企業管理人員認為將檔案材料放在手頭比較方便，不愿上交統一管理造成許多重要檔案資料的丟失；最后，保管有余開發不足。許多煙草企業忽視了檔案管理的實際價值，不想在檔案管理領域投入太多的成本，導致檔案管理工作效率、信息資源利用率都非常低下，管理與服務形成了嚴重脫節。
四、提升煙草檔案綜合管理的措施
（一）強化檔案管理員的綜合管理意識
檔案不僅是企業形象的重要載體，而且是企業文化的重要組成，更是企業活動的真實記錄和企業發展的歷史面目。作為重要的生產要素，檔案信息資源是企業實現可持續發展的無形資產，隨著信息時代的全面來臨，檔案信息資源在經濟發展中的地位日益重要。所以，必須強化全員檔案綜合管理意識，所有員工都必須充分認識到檔案管理工作的必要性和重要性，加強檔案管理工作的自覺性、認真性，保管好、開發好和利用好檔案信息資源。特別是檔案部門要積極樹立新的檔案管理理念，摒棄落后的檔案管理模式，要充分意識到檔案管理工作是涵蓋面非常廣泛的系統科學，尤其是煙草企業在經過聯合重組后，現實形勢對檔案管理人員的素質提出了全新要求，需要不斷提高檔案管理隊伍的專業化水平，這也是煙草檔案綜合管理最為關鍵的內容。
（二）全面提高煙草檔案綜合管理的業務能力
首先，要知人善用，選好用好檔案管理人員。將認真負責、耐心勤快的檔案管理人員選配到相應的崗位上，充分考慮維持煙草檔案掛歷隊伍穩定的重要性，盡可能不要頻發調動檔案管理人員，以保證隊伍的穩定性和專業性；其次，加強檔案管理的業務培訓。選送表現突出的檔案管理人員參加相關的業務培訓，鼓勵他們進行自我完備，從時間和經費上提供支持和保障。提高檔案管理人員的業務能力，要結合煙草檔案工作發展的實際需求，要結合煙草行業的發展規律，定期適時開展煙草檔案業務培訓活動，培養符合時展的優秀檔案管理人才；最后，組織觀摩學習。一方面檔案管理業務專家進行專門指導，另一方面要組織檔案管理人員到優秀檔案綜合管理企業進行實地觀摩學習，借鑒他人成功經驗來推動自身檔案管理的良性發展。
（三）加強檔案管理制度的規范化建設
首先，加強檔案信息收集制度的規范化建設。要制定完善的檔案收集制度，嚴格按照相關標準進行檔案信息的收集工作。要不斷豐富收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式實現全面收集和重點收集相結合。要全面掌握不同類型檔案的形成規律，準確把握時間，收集范圍要廣泛，不僅要收集傳統紙質媒介，而且還要收集影音圖像等電子媒介或各種具有檔案價值的實物；其次，加強檔案整理制度的規范化建設。從文件材料形成開始，就對各種類型的檔案信息進行收集、整理、保管、歸檔和編號，制定嚴格的操作標準，并嚴格按照標準開展收集工作。在文件材料形成積累過程中，要嚴格按照預立卷制度進行相關操作，確保文件材料的完整性，對不符合標準的操作行為堅決予以糾正，在文件材料的移交過程中，必須層層把關以確保其完整性，對不完整的文件材料，相關部門要盡快補辦齊全，以確保文件材料的歸檔率；最后，加強檔案內部管理的規范化建設。要采取統一管理的模式，重點提高檔案信息資源的開發和利用，積極改善檔案保管的條件，加強檔案室基礎設施建設，加強檔案管理的安全性和科學性。此外，還要完善檔案借閱制度，對過期不換、破損、丟失或發生泄密事件的相關人員進行相應的懲戒和處理。
（四）加強檔案管理信息化建設
隨著信息技術的日益成熟，對煙草檔案綜合管理提出了更高的要求。特別是辦公自動化和無紙化的快速發展，徹底顛覆了傳統檔案管理的工作模式，所以，加強檔案管理信息化建設，采用電子計算機和其他現代化設備對檔案實現智能化、信息化和無紙化管理，進而全面提升檔案綜合管理水平。此外，要不斷健全和完善煙草檔案管理的網絡系統，實現檔案信息資源的高度共享。尤其是采用條形碼技術，可以全面提高檔案管理的效率，管理人員只要通過條形碼管理，就可以準確讀取全部檔案的詳細信息，以確保歸檔率。采用專門軟件，對于逾期未還的人員，進行及時提醒，可以有效防止檔案的丟失；條形碼管理有效解決了以往檔案編號墨跡模糊，甚至涂改的問題，條形碼管理不僅能夠實現檔案外形的美觀化，而且能夠有效確保檔案的歸檔率。
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一、檔案管理發展現狀
（一）檔案管理制度不完善
我國檔案管理工作目前并沒有統一的規劃和標準，這也造成了檔案管理的隨意性。現有的檔案管理制度只規范了大面積的工作范圍，在很多細節上并沒有做出明確的規定，特別是一些基層單位的檔案管理，嚴重缺乏統一的標準和質量要求。檔案管理制度并沒有責任追究和獎勵懲罰制度。檔案數據是龐雜而又繁多的，沒有完善的管理制度很容易造成檔案丟失，檔案無秩序擺放，在使用時常常因為查找而耽誤時間?；鶎訂挝簧踔脸霈F隨意篡改破壞檔案，這些都是檔案管理制度不完善造成的。
（二）檔案管理理念相對落后
人們對檔案管理工作的認知普遍為歸納、收集、整理、保管、統計等日常工作，認為檔案管理不產生直接的經濟效益，從而不重視。檔案管理工作也就變成了不丟失，不遺漏檔案數據，保證正常使用即可。因此，檔案管理工作者在工作上常常消極怠工，敷衍了事，企業領導也對此不重視，直接導致許多檔案管理工作仍然處于原始方法。檔案管理工作在進行管理的前提下要進行利用，但是我國檔案管理工作者的理念仍然處于‘藏匿’檔案，不懂加以利用，實現檔案的價值。各檔案管理機構也沒有很好的做到以用戶需要為導向。檔案管理機構之間的溝通合作也比較欠缺，這極大地影響了工作的效率也降低了檔案管理更好發展。
（三）檔案管理工作者的綜合素質較低
由于檔案是儲備信息資源的直接部門，在不斷發展的現今社會，檔案信息的更新替換是檔案管理的基本工作，因此，檔案管理人員需要具備較高的專業技能和良好的綜合素質。檔案管理人員的綜合素質直接導致了檔案信息質量的高低。我國檔案管理隊伍雖然有著穩定的發展，但是與科學化的發展相比較仍然落后。專業人士匱乏，部分從業人員文化程度較低，專業知識老化，計算機及外語水平不高，創新能力不強、思想觀念落后以及管理水平達不到進一步發展的要求，這些都降低了檔案管理工作效率，在新技術新方法的應用上也不能良好的掌握。極大地制約了檔案管理工作的創新與發展。
二、提高檔案管理科學化的有效途徑
（一）完善檔案管理制度體系
制度是管理一個企業員工最基本的法則，沒有制度的企業就如一盤散沙，出現問題時互相推卸責任。檔案管理制度體系是檔案管理工作的保障，只有完善檔案管理制度體系才能保證檔案數據的完整性和真實性。檔案管理制度需要針對細節制定，落實在每一項工作當中，并且在適時的同時加緊完善改進。其中獎懲制度需要明確規定，加大懲罰力度和提高獎勵，杜絕隨意篡改檔案信息，遺漏丟失信息，檔案管理雜亂等現象。責任追究也應當有明確的相關規定，杜絕推卸責任。檔案管理制度還需要一定的執行力，力圖不把檔案管理制度變成一紙空談，只做擺設而無用處。
（二）在檔案管理的理念上要不斷進行轉變
檔案管理工作者需要正視自己的工作內容，細致的服務。檔案管理工作者應該把‘死檔案’變成‘活檔案’。檔案不是用來擺放藏匿的，檔案的首要作用是在利用和服務。所以在收集檔案資料時要進行系統的整理、科學的分類、分主題的歸檔，并深入挖掘檔案價值。同時還要促進各檔案管理機構之間共享資源，更加系統全面便捷地為用戶提供服務。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理就是對信息資源的管理，信息資源對于一個企業，一個國家來說都是基石，檔案管理人員的道德素質不高，直接導致信息外泄，造成嚴重后果，所以檔案管理人員的道德素質一定要高?，F在是科技化時代，新時代對檔案管理工作具有內容更加豐富、技術更加先進、分工更加專業等特點，檔案管理人員的專業素質也受到了考驗。檔案管理工作人員不僅要對檔案管理方面有著理論和實踐的雙重知識，同時也要掌握先進的科學技術，從而運用操作管理技術，使檔案管理更加有效便捷。檔案管理人員要不斷的提高自我管理能力和自我學習能力，逐漸成為具有綜合素質全面提升的工作者?？萍嫉陌l展使得計算機普遍運用到人們工作當中，檔案管理工作也需要計算機網絡技術。把檔案管理人員培養成為一批既懂計算機網絡技術，又懂檔案信息管理以及具備敬業精神的高科技復合型人才，為檔案事業的持續穩定發展提供技術支持和人才保障。讓檔案管理事業更加健康迅速的發展。
（四）提高檔案管理信息化水平
檔案管理就是對信息的管理，提高檔案信息化水平能夠更有效的管理檔案。我國很多地區目前仍然運用傳統的方法管理檔案，現代化的管理水平較低。雖然檔案管理系統的軟件較多，但是沒有統一的國家標準作為衡量，檔案管理的軟件系統也跟不上現代信息技術的發展。當今社會的信息化發展趨勢使得檔案管理需要用新手段新方法管理，提升檔案管理水平就必須要提升檔案信息化水平，以實現信息化管理的新要求。與此同時檔案管理的信息化也是檔案工作不斷進步、提升科學化水平的重要手段。檔案管理信息化需要加大對檔案管理硬件的投入，強化檔案管理的基礎設施。其次要通過計算機的廣泛應用，促進檔案的電子化、自動化水平，構建計算機檔案管理系統。檔案管理還可以通過網絡傳遞檔案信息，做到檔案信息傳遞網絡化，讓檔案信息可以惠及更多民眾，也方便檔案為單位的服務。但是，網絡化檔案信息仍然要做到保密工作，在檔案開放利用的過程中，要對檔案管理工作進行嚴格的監督，并提高檔案管理工作人員的思想意識。
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檔案管理，是組成我國檔案事業最基本也是最重要的部分，即指對我國和社會的信息資源進行必要的整理和歸納，并提供相應的利用服務。隨著發展，檔案管理工作已具有一定的規模性，但是隨著新時代的不斷更新，現有檔案管理工作已無法滿足新時代下對于檔案管理工作的要求。
1 我國檔案管理存在的問題分析
1.1 缺乏對檔案管理的重視，觀念陳舊
一方面是人們對于檔案管理工作的不重視，存在誤解，認為其工作就是歸納、收集、整理、保管和統計等日常工作，是和經濟效益無關的工作。檔案管理工作最后成了只要保證檔案正常使用，無丟失、無遺漏即可。所以，造成了工作人員消極散漫、無積極性的現象。另一方面，是單位領導對于檔案管理工作的不重視，致使大部分檔案管理工作停滯不前。另外，我國現有檔案管理工作的理念過于傳統陳舊，造成檔案無利用性，喪失了檔案應有的價值。用戶的需求是檔案管理機構得以繼續發展的導向，但各檔案管理機構并沒有重視這一點，機構之間也缺乏相應的溝通和合作，這在很大程度上限制了檔案管理工作的效率，也成為其長期發展的阻礙。
1.2 缺乏健全的檔案管理制度
不健全的檔案管理制度造成了目前管理工作上的不嚴謹，過于的隨意性。就現有的檔案管理制度而言，內容上過于籠統，缺乏細節性，只針對大面積的工作范圍，細節上缺乏明確的規定，如責任追究制度、獎勵懲罰制度的不足，尤其是針對某些基層單位的檔案管理，其標準和質量要求是最為薄弱的環節。不健全和標準的管理制度，很容易造成龐大數量的檔案數據丟失，加上存放的無秩序，也浪費了大量的查詢時間。另外，由于缺乏完善的管理制度，導致有些基層單位對檔案不重視，存在隨意篡改或破壞的嚴重問題。
1.3 缺乏高綜合素質的檔案管理工作人員
信息資源的儲備是檔案的主要工作內容，而基于時代的不斷發展，推動了檔案信息更新的速度，這對檔案管理工作人員提出了更高、更多的要求，在具備較高專業技能的同時，良好的綜合素質在檔案管理工作中越發體現出重要性，是直接影響檔案信息質量的關鍵。與目前的科學化發展相比，我國的檔案管理隊伍的綜合情況仍然存在很多問題，具體為：首先，專業人員的匱乏，現有工作人員缺乏系統專業的知識和技術，普遍存在文化程度較低的情況；其次，創新能力匱乏，對信息技術的操作技術較低，缺乏較高的外語水平；最后，思想觀念落后，現有管理水平較低，無法滿足發展需求。以上的問題都在很大程度上制約著檔案管理工作的發展，嚴重影響到其效率的提高。此外，時代的發展推動新技術新方法不斷出現，而有限的水平造成了學習掌握力不從心，這些都是制約著檔案管理工作長遠發展和創新的主要問題。
2 針對檔案管理工作科學化水平的提升途徑
2.1 提升檔案管理工作觀念，做到與時俱進
轉變檔案管理工作的工作觀念，并給以應有的重視。首先，檔案管理人員要做到緊跟時展步伐，更新觀念與時俱進，正視自己的工作，做到細致服務。其次，充分利用檔案信息，發揮檔案信息應有的服務價值，提高可利用率。最后，收集檔案資料時，要遵循做到“整理應系統，分類應科學，歸檔應分類分主題”，將檔案的價值最大化地發揮出來。此外，加大對檔案管理工作的重視度，建立資源共享網站，讓各檔案管理機構為用戶提供更加全面和系統的服務。
2.2 建立健全的?n案管理制度
維持單位可持續發展的核心就是要有健全的管理制度，管理制度的存在是管理單位每個員工的基本法則，反之，沒有或不健全的管理制度則很容易造成人心渙散，當有問題出現，就可看出管理制度的重要性。所以，管理制度在任何一個企業單位中都一直居于高位，檔案管理也不例外，它可以讓檔案管理工作順利有序地開展，而檔案管理制度的健全和完善，則可以保證檔案數據的真實性、有效性及完整性。
（1）針對實際情況和細節制定管理制定，每項工作中都進行落實和跟進，通過日常實踐，對不足和不當之處加以改善。
（2）側重于獎懲制度的制定，規定應詳細、明確、有力，提高獎勵，檔案信息管理要細心、整齊有序，堅決禁止出現檔案信息篡改、遺漏、丟失等現象。
（3）為防止出現問題時出現責任推卸問題，應制定明確的責任追究制度，提高工作人員的責任感。
（4）加大執行力度，盡全力將制度落實，杜絕流于形式，只做擺設而無用處。
2.3 強化技能學習，提升綜合素質
信息資源不管對于單位來說還是國家來說，都是至關重要的，這就是檔案管理的工作，也就是說檔案信息具有一定的保密性，檔案管理人員的綜合素質高低關系到檔案信息的丟失或者泄露，導致嚴重后果的產生。所以說，提高檔案管理人員的綜合素質至關重要。在信息化時代的背景下，推動了檔案管理工作更為科學化，而現代科學化檔案管理工作具有更加豐富的內容、更加科學先進的技術、更加專業系統的分工等，這就要有檔案管理工作人員具有較高的專業素質和綜合素質。不僅要有單純、扎實的理論知識，更要有熟練、靈活的實踐技能，同時，加強學習，了解時事，不斷提高自己的文化水平和操作技術，以便可以更快地掌握科學先進的新技術，只有如此，操作管理技術才能更加有效靈活，以此提高檔案管理效率。才因此，作為檔案管理工作中的一員，應加強自我學習，提高管理能力和綜合素質，成為符合檔案管理要求的綜合性工作者。
科學技術的不斷發展，使得信息化技術已經深入到人們的生活和工作當中，不同領域中信息化技術的運用也得到了超乎預期的效果，所以，檔案管理工作也應跟隨發展需求，培養檔案管理人員成為既有專業知識，又懂得操作信息化技術，同時具備綜合素質的全方面的科技人才，推動檔案管理工作更加科學化地開展，穩定其長期發展，并提供有力的技術和人才支持，使我國檔案管理更加健康長遠地發展。
2.4 提升檔案管理的信息化水平
受傳統管理方式的影響，我國還有很多地區延續這種方式，相對于信息化的管理方式，是比較落后的。由于缺乏統一性的標準作為衡量，所以，盡管檔案管理系統軟件不少，仍然無法跟上信息技術的發展腳步?；谛畔⒒难杆侔l展，現有的檔案管理方式已無法滿足現在的管理需求，這就推動了管理方法上的更新，所以說，為滿足信息化管理的新要求，必須提高檔案管理信息的水平。另外，檔案工作的發展和科學化水平的提高，都與其信息化水平的高低有著莫大的關聯。
（1）加大對檔案管理硬件的投入力度，首先就是要對檔案管理基礎設施進行完善和優化。
（2）加大信息技術的應用范圍，推動檔案電子化和自動化水平的提高，構建計算機檔案管理系統。
提升檔案管理水平范文6
一、當前制約城建檔案管理工作的不利因素
城建檔案管理工作經過幾代人長期的探索和共同努力，在實踐中不斷得到完善，取得了許多寶貴的經驗，這些經驗是我們做好城建檔案管理工作不可缺少的寶貴財富。但是，在城建檔案管理的發展過程中，還存在著一些問題，這些因素嚴重制約著城建檔案管理工作的開展，直接影響著管理質量的提高。
（一）社會的檔案意識薄弱，還有待于加強；依法服務，主動服務的意識還有待于提高；
（二）庫存檔案還存在著門類不全，結構不合理，內容單一，質量不高的特點；
（三）編研工作尚處于低層次狀態跟不上時展的需求；
（四）服務手段相對來說落后，信息化建設比較薄弱；
（五）城建檔案隊伍的整體素質還須進一步提升。
我們只有充分總結過去的寶貴經驗和財富，并在此基礎上，滲透現代的管理思想、方法和技術，使其在原有的基礎上更加完善與成熟。同時我們要充分吸取經驗教訓，盡可能的改正過去的不足，勇于開拓創新，才能避免在今后的工作中走彎路。
二、必須充分認識加強城建
檔案管理工作的意義城建檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的、具有保存價值的歷史記錄。城建檔案管理工作的主要內容其實就是“接收”、“管理”和“使用”，“接收”和“管理”的目的在于“使用”。收好管好，就是為了用好。只有充分管理好城建檔案，它們的價值才會得到充分的體現，我們的城建檔案工作才會有意義。所以，能否科學、合理的管理好城建檔案，直接影響著城建檔案事業的發展。
三、采取切實可行的措施，努力加強城建檔案管理工作
（一）在思想意識上要有所創新
創新是一個民族進步的靈魂，是事業發展的動力。社會的進步、科學的發展都需要我們不斷的創新。城建檔案管理工作的創新，首先是思想意識的創新，也就是必須加強社會檔案意識和服務意識。
1、增強全社會的檔案意識社會檔案意識是城建檔案價值實現的必要條件，它在很大程度上影響著城建檔案價值的實現。城建檔案需求程度與滿足程度是衡量檔案利用工作的一個重要指標?，F在我們對“檔案”一詞已不再陌生，但整個社會的檔案意識相對還比較薄弱。我們還需大力加強城建檔案工作的宣傳力度，將城建檔案工作納入城市建沒總體規劃。城建檔案管理部門應著力在樹立城市建設窗口效應上多下功夫，不斷增加檔案工作的透明度，合理、適度的加大檔案開放，歡迎社會對檔案工作的監督。
2、增強城建檔案的服務意識隨著時代的的發展，在城建檔案的管理工作方面，有些傳統的觀念和做法不再適應新形勢的要求。管理模式和技術手段隨著新技術和新設備的投入使用發生了變化，新的問題不斷出現，需要我們重新認識、思考和反思，努力解決。這就要求我們與時俱進，改變我們的服務理念和工作思路，樹立主動服務的意識，改變坐等上門的服務方式，樹立“以人為本，用戶第一”的觀念。我們必須依法服務，正確處理并協調好各種關系，找準重點、難點和關鍵。我們要以創造性的思維去解決工作中存在的問題，擬定工作目標和未來的發展方向。只有我們的服務理念、工作思路有所突破，才能緊跟時代步伐，應對工作中遇到的各種挑戰。
（二）豐富館藏，努力提高城建檔案的質量
在實際工作中，要想做好城建檔案管理工作，館藏是基礎，質量是保證。為彌補當前庫存檔案不豐富，質量不高的狀況，我們要努力加強城建檔案的鑒定工作。
1、加強基礎工作，豐富館藏
要豐富館藏，改變庫存檔案門類不全、結構不盡合理、內容單一的狀況。我們要根據相關要求認真科學地制定好工作規劃，并在工作規劃的指導下按時保質保量的完成既定目標，加大執法力度，實現依法治檔。加強城建檔案管理機構的建設，完善城建檔案管理網絡，理順各種關系，加強各部門各領域各專業之間的協調，根據實際及時修訂管理辦法，苦練內功，加大培訓力度，加強業務指導工作。
2、加強城建檔案的鑒定工作
城建檔案鑒定工作是整個檔案工作的關鍵環節，是檔案管理中最具決定性意義的工作。它決定著檔案的存與毀，同時也是難度最大的工作，因為城建檔案的鑒定受專業特點、時間、地理環境、城市規模、性質等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個復雜的過程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環節中。鑒定工作是優化館藏提高案卷質量的重要保證。由于我們對鑒定工作的意義、地位、作用認識不足，長期以來鑒定工作沒有得到很好的重視，嚴格的說此項工作在實際中并未落到實處，而是處于停滯和半停滯的狀態。要做好鑒定工作，就要建立健全檔案鑒定機制，設立鑒定領導小組和專家鑒定專門小組，制定切合實際的鑒定原則和標準，采用平時鑒定與定期鑒定相結合，開展以直接鑒定為主，其它方法為輔的做法，確保鑒定工作的順利進行。
（三）服務手段要不斷創新
隨著信息技術的飛速發展，以手工為主的服務模式已越來越不適應城市發展的需求。坐等上門的服務方式，單一和落后的服務手段嚴重限制了城建檔案的服務領域和服務質量，城建檔案的價值得不到有效的開發和利用。因此我們必須在服務手段上有所創新和突破。
1、拓寬服務領域城建檔案部門應面向社會，以各種方式方法開展形式多樣、豐富多彩的宣傳活動，盡可能多的向社會提供城建檔案信息，用檔案信息來刺激起社會對城建檔案更多的需求。我們同樣可以通過面向社會，進一步的了解社會對城建檔案的需求，主動向社會提供城建檔案服務。
2、加強信息化建設工作，促進服務手段的提高過去，城建檔案利用是以手工直接查詢為主，對外查詢方式主要是為上門的利用者查找所需檔案，對原件進抄錄、復制，以提供原始信息為主。隨著社會的進步科技的發展，城建檔案利用現代化成了這個工作的迫切要求。
首先我們必須充分利用信息技術，將其與城建檔案利用工作的特點、國家有關的標準、規范相結合，系統的開發出一套完整的，切合實際的城建檔案管理信息系統，建立城建檔案管理內部局域網。其次要加強自身技術和信息化基礎設施建設，努力縮短數據庫的建設與當令信息需求的差距，克服檔案資源共享觀念淡薄，追求自我實體擁有的弊端。城建檔案館要盡最大努力走出自我封閉狀態，將檔案資源深度開發納入議事日程，使信息化水平盡可能的與城市發展保持平衡，為城建檔案更加方使、快捷地為城市規劃、建沒、管理服務創造條件，以適應社會的發展和城市現代化建設對城建檔案利用工作的要求，以優質的管理創造優質的服務。
（四）編研工作要不斷創新
編研工作是主動、廣泛、系統的開發利用城建檔案信息資源的一種有效方式，也是重要手段。用戶對城建檔案的信息需求大體分為以下幾種情況：第一種是理性的需求，這種需求的用戶會利用自己所掌握的知識、方法，了解的情況去查找所需的檔案信息；第二種是盲目的需求，這種需求的用戶對城建檔案有所了解，但不多，他們有這方面的需求，但是又不知道該如何去索取，在什么地方去索取，城建檔案在他們的心目中處于模糊狀態，在索取的過程中，到處碰壁，一無所獲；第三種是潛在的需求，這種需求的用戶則需要通過一定的信息刺激和引導，才能把潛在需求激發出來，而這種需求一旦被激發出來，作用是非常明顯的，產生的經濟效益和社會效益之大是無法估量的。針對以上三種不同的需求，第一種只需要我們提供足夠熱情和耐心的服務就能夠基本的解決問題，而第二種和第三種則需要通過我們的編研工作和優質的服務共同來努力，也就是說城建檔案利用工作要變“被動服務”為“主動服務”，城建檔案編研工作不僅要加強，而且要創新。
（五）培養創新型的城建檔案管理人才
當今社會的競爭，說到底就是人才的競爭，任何一項事業的發展離不開人才。誰擁有了一流人才，誰就擁有未來。城建檔案的利用工作是一項專業性、管理性、服務性的工作。說它是專業性的工作是因為其所涉及到的檔案都是些專業性較強的城建檔案，如果不具備一定的專業知識就不能根據用戶的需求及時準確地為其查找信息；說它是管理性的工作，是因為作為工作人員，我們必須熟悉管理業務，館藏情況，管理標準，規范，有關政策等，并按一定的程序和手續，熟練地為用戶提供有關檔案信息；說它是服務性的工作，是因為它有服務領域和對象。隨著服務領域越來越廣泛，它已成為城市建設的重要窗口。在將來從事城建檔案利用工作并不是隨便幾個人湊合在一起的單打獨斗，而應是一個從接收、編研、管理到提供利用的一個優秀團隊組合。
