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科技檔案管理的重要性范文1
1、科技檔案的管理有利于促進科研工作的發展。
信息與知識是經濟發展的重要因素，科技檔案是科研知識資源的存儲載體，它詳細記載了科研活動的全過程和具體成果。詳實的記錄又為以后的科技人員提供可信的依據。從這個意義上，完整、系統、準確的科技檔案對科學研究是必不可少的。
2、有利于促進科研管理的決策。
科技檔案具有依據憑證的功能，它直接反映了科研活動的原貌與進步，是提高科研管理水平的基礎和前提。有效地管理好科技檔案，可以為科研管理部門的決策提供重要憑證和依據，實現科技檔案管理的科學化、規范化、現代化，促進科研工作的持續發展。
3、有利于促進科研成果的利用和推廣。
科技檔案工作的管理，不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔的再利用，以實現科研成果的經濟效益和社會效益。有效地管理好科技檔案，既可完整、系統、準確的記錄科研活動的全過程，更為重要的是為進一步的項目開發和成果推廣提供技術資源，從而實現科研成果的經濟效益和社會效益。
二、科技檔案管理中存在的問題
科技檔案不僅具有成套性、階段性、集體性、專業性強的特點，又有載體多、內容多、范圍廣等方面的特點，這些特點對科技檔案的管理提出了更高的要求。但人們由于對科技檔案的重要性認識不夠、管理意識不到位等原因，雖然科研工作得到快速發展，但科技檔案管理工作中卻存在著種種弊端，嚴重影響了科技檔案的質量和開發利用。
1、檔案意識薄弱，科技檔案管理的重要性認識不足。
多數單位和部門把精力集中于基礎設施建設、提高科研創新能力上，卻忽視了檔案工作的發展，檔案意識薄弱，沒意識到檔案工作在科研發展中的作用。首先受傳統觀念的影響，部分科研人員沒意識到自己是科技檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項，以及科研成果的發表、獲獎，認為歸檔是檔案人員的事，與己無關；或認為在科研活動中形成的材料是個人資源，是否歸檔無關緊要；還有的是擔心交到檔案部門后自己查找利用不便而不愿上交。其次，科研管理部門重視的是項目的申報、評比，追求的是項目數量、經費的增加，只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、報獎即可，并不對科技檔案的歸檔提出具體的規定和要求，從而使科技人員只片面強調科學研究的重要性，卻對科技檔案工作的投入不夠、重視不足。
2、歸檔材料質量不高，完整性、系統性較差。
科技檔案的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的首要條件。一套完整齊全的科研項目檔案應包括：科研準備階段的項目申請書、可行性研究報告、審批文件、論證材料、項目計劃任務書和相關協議等文件材料；研究試驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料；總結驗收鑒定階段的工作總結、技術報告、論文專著、驗收鑒定意見等材料；還有部分課題申請報獎的成果材料、申請報獎的審批材料、獲獎材料、推廣應用的效益證明等。然而在實際歸檔中，其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多，科研記錄少；文字材料多，光盤、照片實物少；復印件多，原件少等問題。
3、檔案制度缺失，歸檔工作職責不明確。
科技檔案管理過程中，科研管理部門、檔案管理員、項目科技人員之間的職責不明確，科研管理部門對項目文件形成和積累的管理把關不嚴；科技人員配合性差；檔案管理員是別人交什么就收什么。
4、檔案管理人員業務素質偏低，專業性較差。
長期以來，因一些單位和部門對檔案管理工作缺乏應有的重視，對檔案管理各方面投入的力度不夠，業務指導不到位。多數檔案管理人員都是身兼數職，沒有經過正規檔案管理部門的教育與培訓，以至于業務素質偏低，專業性不強。對科技檔案歸檔內容不明確，歸檔范圍把握不準，基本上處于你交多少我管多少的情況；再加上他們還要承擔其他工作，投入到檔案管理上的時間有限，以至于影響到項目材料歸檔的質量和數量。
三、加強科技檔案管理的對策
針對當前科技檔案管理中存在的問題，我們必須采取一系列的措施加強科技檔案的管理，充分發揮科技檔案的作用。
1、增強檔案意識，提高科技人員歸檔工作的主動性。
檔案意識是人們對檔案工作的認識及思想觀念。首先要讓科技人員認識到檔案管理工作的重要性，理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔起科技檔案歸檔的職責；其次，檔案管理部門要積極開發科技檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科技人員的利用提供方便，使他們逐步意識到科技檔案的作用，主動支持和配合科技檔案歸檔工作。
2、完善管理制度，促進科技檔案工作的規范化。
建立《科技檔案管理辦法》《科技檔案歸檔制度》等規章制度，制度應包括科研項目從開始到結題過程中材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如：項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業務環節有章可循，從而使科技檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。
3、提升檔案管理人員綜合素質，強化工作服務能力。
科技檔案管理的重要性范文2
關鍵詞 加強管理；科技檔案；措施
中圖分類號 G275.3
文獻標識碼 A
文章編號 （2014）13-0029-01
引言：
科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。與一般的檔案相比，它具有專業性、種類和類型多樣性、成套性、實用性等特點。科技檔案是無數科技工作人員的勞動結晶，對新的科學研究具有重要的參考價值。21世紀是信息化時代、知識經濟時代，科技檔案顯得更加重要，因而，科技檔案管理工作也被提上日程。但是，目前的科技檔案管理工作中存在著種種問題。例如，科技檔案管理人員專業能力不強，檔案管理出現混亂的情況，科研單位對科技檔案工作不夠重視，管理的各項設施不齊全等。因此，在新形勢下，加強科技檔案管理工作勢在必行。
一、加強科技檔案管理意識提高工作人員能力
近年來，雖然社會經濟在發展，科技水平在進步，企業的科技檔案管理技術也在不管的提升，可是目前仍然有一些問題，存在于科技檔案管理工作當中，這與相關人員對科技檔案管理的重要性認識不夠，當然同時也與工作人員自身能力弱有密切聯系。第一點，就是科技檔案管理單位領導不重視?？萍紮n案是科技工作人員智慧的結晶，對新技術、新研究具有重要的參考價值。在知識經濟時代，科技檔案的作用更加突出。但是，在許多科技檔案管理單位，單位領導沒有意識到科技檔案管理工作的重要意義，對科技檔案管理工作的關注、支持力度不夠。因此，檔案管理部門不能及時購買先進的管理設備，不能對工作人員定期進行業務能力培訓等。第二點，科技檔案管理工作人員對其工作重要性認識不夠，工作能力不足。單位領導不重視，下級檔案工作人員更不用說。他們對自身工作的意義認識不夠，科技檔案管理意識薄弱，工作態度不端正，有些人對于日常工作敷衍應付、似是而非。針對這些情況，單位領導首先要加強這方面的學習，深刻認識到在新形勢下科技檔案的重要性，端正工作態度，嚴肅工作作風。第三點，單位領導加強對科技檔案管理工作的支持力度和關注程度，一方面加強科技檔案管理工作重要性的宣傳，使全體員工意識到科技檔案的重要作用。另一方面，單位領導要采取相應的措施，改善科技檔案工作環境，加大工作的硬件和軟件投入；為工作人員提供更多的培訓和學習機會，提高他們的業務能力和素質。
二、完善管理制度確保證科技檔案管理工作順利進行
任何一個企業單位，如果沒有制度的保障，那么工作運行無章可循，就會出現混亂?？萍紮n案管理工作也不例外。完善的規章制度可以使科技檔案工作井井有條地進行。完善科技檔案管理制度，具體可以從以下幾個方面著手：
（一）完善科技檔案保管制度
科技檔案與其他檔案有所不同，它具有具有專業性、多樣性、實用性等特點。專業性特點使科技檔案管理工作難度加大；多樣性特點使科技檔案的歸類、整理工作更加繁瑣；實用性特點使科技檔案經常被借閱，而不是像其他檔案那樣，可能很久都不動。因此，科技檔案管理部門，要針對這些情況，制定和完善相應的制度，確保工作有序進行，比如，整理、歸類制度，借閱和歸還制度等。
（二）健全科技檔案安全和保密制度
科技檔案也具有一般檔案所要求的安全、保密特點。安全、保密是檔案工作的基本要求?？萍紮n案更要做好這方面的工作，因為它有時涉及到科技機密，關系到企業發展，甚至國家安全。完善和健全科技檔案安全制度，是做好科技檔案工作最基本也是最重要的一個環節。比如，科技檔案管理單位要建立健全科技檔案保密工作制度、科技檔案保密守則、檔案庫房管理制度、密傳機房工作制度、泄密事件查處辦法等一系列規章制度，使科技檔案保密工作有章可循、有法可依。
三、改善科技檔案管理工作環境
（一）運用現代技術管理手段
目前，我們已經步入信息化時代，科學技術已經在我們的生活中得到廣泛應用。在科技檔案的管理工作中，也應該改善傳統的管理手段，把新技術、新設備運用到檔案管理工作中去，提高工作效率?！稒n案法》明確規定：“檔案管理應采用先進技術，實現檔案管理現代化”。以法律的方式規定了科技檔案管理工作要適應時代要求實現信息化。采用現代化管理，更加簡單、方便、快捷，節省人力資源。如今，隨著社會經濟的發展，科技成就的數量和種類越來越多，更新的速度也越來越快。科技檔案工作管理只有采用現代科技技術，才能滿足當前的工作需要。
（二）建設科技檔案網站，實現資源共享
科技的進步，使得網絡成為一種新的工作平臺。建立科技檔案網站，一方面，科技檔案管理工作可以改變傳統檔案的存儲媒介，建立科技信息資源數據庫，使有些可以公開的科技檔案實現資源共享。另一方面，方便檔案管理人員及時更新檔案信息和進行檔案管理工作服務等。
科技檔案管理的重要性范文3
[關鍵詞]科技檔案；管理和利用；規范化
科技檔案是在各項生產、基建、科研設計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關內容的基本構思方案和設計方法。其種類較多，如工程技術檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能。科技檔案的有效管理和設計方案、實驗開發及項目研究之間存在一定的聯系，其管理內容具有多樣性，在實踐中必須以科學技術為依托，重視科學信息技術的利用，達到提升檔案管理與有效利用之目的。
一、科技檔案的特點與重要性
科技檔案具有專業性強、種類多樣、成套性、現實性的特點。首先，不同專業形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規律地形成一系列成套的相關科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。
在生產領域、科學研究、工程設計、基礎建設、或企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發展的催化劑，是知識形態的生產力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。
二、科技檔案規范化管理的內容分析
根據科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規范化管理的內容著手進行分析。
1.建檔管理規范化
科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關重要。由于材料自身的形成規律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發條件對其進行規范化管理[1]。
2.科技檔案信息資源的應用
不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內容，必須保證信息資源的內容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發和利用建設。根據實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發現問題，總結問題，進而達到檔案管理的規范化[2]。
3.管理崗位與制度規范化
科技檔案管理除了包括常規性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規范，信息錄入不全面，沒有統一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規范化的發展理念，提供內容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉化。
二、科技檔案的管理方式及利用服務
規范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產活動。
1.加強業務建設
科技檔案業務建設是根本，檔案開發利用的效果直接反映了檔案資源規范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎性業務的重要性，要求相關工作人員做好日常管理工作，禁止出現內容單一、管理不規范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。
2.提升管理人員的素質
科技檔案管理現代化是規范化管理的前提，管理人員應接受專業的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全。或者只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現代管理學方面的知識，在最短的時間內，優化自身知識結構和能力水平。同時要積極學習計算機和網絡技術，將電子化、網絡化現代辦公技術和檔案管理結合起來，進而達到優化管理形式的目的。
3.創新服務方式
科技檔案管理也需要不斷創新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現以人為本、以最大化利用為目的，利用現代信息技術建立檔案管理中心，充分利用網絡技術、實現無紙化科技檔案管理，可設置專業的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數據管理中心，通過電子檔案數據中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現檔案信息資源的共享?？筛鶕嶋H情況，設計信息訪問權限，設置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現檔案資源管理上的創新，并不斷擴展應用領域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。
4.擴大服務領域
隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域中有關鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領域。科技的方案管理已經逐漸滲透到各個領域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領域的發展需要。在知識經濟的發展背景下，為了實現信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。
結束語
科技檔案管理正逐漸滲透到各個領域，為了突出其本質作用，在實踐中根據其發展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術的影響下，實現檔案管理創新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發揮檔案管理的功能，實現資源共享，進而推動科技檔案管理事業的可持續發展。建立規范的科技檔案管理流程，為后續管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現有的發展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態進展。科技檔案的有效管理與利用，將對社會發展起到推動化作用。
參考文獻
[1]汪志遠.淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.
科技檔案管理的重要性范文4
1.1檔案管理分散
由于每個學生歸檔時間不一致，導致他們的檔案有的存放在成教管理處，有的則在成教學生管理處，這種現象就造成了對檔案不能夠集中管理.再加上對學生檔案的歸檔采用的是年度制，然而像一些學生的成績表，是按照學制來劃分歸檔的，這就造成一些學生的資料無法按照年度來進行歸檔.
1.2檔案管理的變動比較頻繁
對學生檔案的查閱本來就是一件動態的工作，成人教育學生的學習地點也經常有變動，這就造成了學生學籍會時常發生變動，因而檔案也就隨之變化，由于近幾年學歷造假現象越來越嚴重，因而全國性的學歷打假也在持續進行中，企業單位對學生檔案的查閱就更加頻繁了，這樣相應提高了成人教育學生檔案的作用.
2高校成人教育學生檔案管理工作中存在的一些弊端
2.1忽視檔案管理的重要性、管理制度不健全
由于歷史因素的限制，目前一些高校對于成人教育學生檔案管理工作的認識存在一些問題，對成人教育定位的繼續教育以及崗位培訓的重要性有所忽視，因而對于成人教育學生檔案管理工作有所欠缺，缺乏自主性和積極性.在2008年國家檔案局以及教育部頒發的《高等學校檔案管理辦法》中雖然對學生檔案的管理做了明確的方向指示，但是并沒有提及具體的管理措施以及流程，因而就造成各高校在學生檔案管理制度上存在缺陷，導致一些高校的成教學生檔案管理工作存在隨意性，像一些工作人員就沒有把學生檔案管理當作是一件必要的工作來做，他們自身就認為這工作沒有意義，因為學生畢業之后檔案就自然會轉走，所以根本不需要進行管理，對學生自己來說，他們對個人檔案的重要性也認識不足，以致他們在填寫自己檔案的時候也抱著無所謂、不認真的態度.
2.2學生檔案管理工作人員缺乏專業性、檔案管理機構不完善
對檔案管理的重要性認識不足這一現象普遍存在于各高校中，許多高校的教學系統中并沒有進行檔案管理的專門部門，檔案管理的工作人員也并非專業人員，大多是由其他行政人員兼職的，他們對檔案管理工作既不具備檔案業務的基本知識和使用信息化技術管理檔案的能力，也沒有經過系統全面的專業培訓，因而在日常的學生檔案管理工作中也不會懂得專業化的管理，再加上他們有其他的工作事項，這就導致在學生檔案管理過程中時常會發生一些問題，比如文件材料丟失等等，另外對學生檔案管理也不集中，一些成教學生的檔案還存放在不同的教學站點，有的學生對個人檔案的重要性也認識不足，在填寫個人檔案時態度比較隨意，學校的一些部門對學生填寫的檔案不加審查就進行直接歸檔，極其不負責任.
2.3學生檔案管理不嚴謹、查閱和利用效率低下
一些高校成教對學生檔案的管理認識不到位，沒有將學生檔案安置到專門的地方存放，只是隨意地與其他資料放在一起，造成學生檔案的丟失、損壞等，由于前期管理不嚴，導致一些檔案的內容不齊全、一些需要有公章的地方沒有蓋章等現象.加上如今社會科技化、信息化的發展，網絡的運用大大提高了辦工的效率，然而各高校對檔案的記錄仍停留在紙質上，沒有利用信息化科技去管理學生檔案，因而在對學生檔案的查閱和利用效率上就有所影響，企業單位對學生檔案信息資源的發掘也存在困難，這就造成檔案管理者跟信息需求者之間不能有良好的互動.
3改進高校成人教育學生檔案管理工作中存在問題的一些措施
3.1加強學校領導對學生檔案管理工作重要性的認識
領導的重視與否，直接關系到檔案管理工作的好壞.因而要想做好成人教育學生檔案管理工作，必須要加強學校領導對它重要性的認識，這樣學校領導才能把檔案管理當作是一項必要的工作來看待.學校服務的對象是學生，學生是檔案的主要對象，學生檔案能將學生在校學習期間的各方面信息記錄在冊，因而學生檔案的重要性遠超過學校的任何資料，學生檔案是學校教學管理中必不可少的一個組成部分，具備參考和保存價值.因而各高校領導必須加強對學生檔案的管理意識.
3.2加大對學生檔案管理的宣傳力度、調動全校師生參與檔案管理的積極性
學生檔案的內容記載的是學生從小學、初中、高中、大學中的主要活動，這其中包括學生的考試成績、平時在校的表現等等，這些資料的記載，對于學生日后到社會上參加工作有非常重要的作用，因而對學生檔案的可靠性要求比較高，加強檔案管理的宣傳力度，不僅是讓老師，還要讓學生充分認識到檔案的重要性，讓他們積極主動地參與到檔案管理中來.成人教育中的學生一般是社會上的在職人員或是一些從技校、中專畢業的學生，因而從其自身意識來說，他們認為成教的含金量不高，自然對自己的個人檔案也不予重視，其實這樣的觀念是完全錯誤的，學生檔案作為學生在校期間的重要憑證，其重要性不言而喻.學生要自覺認識到檔案的重要性，在檔案填寫時要抱著對自己認真負責的態度，并且主動配合老師對檔案進行管理，讓完備的檔案成為自己進入社會崗位的墊腳石.
3.3建立健全完善的檔案管理制度，完善成人教育檔案管理體系
加強學生檔案管理工作的前提是要建立健全檔案管理制度，要讓檔案管理工作有制度可依.目前各高校的檔案管理制度普遍存在不健全的現象，對學生檔案的管理隨意化，很容易造成學生檔案的丟失、損壞等，另外對檔案的處理不完善，經常出現檔案不齊全、歸檔不及時等現象，因而建立健全完善的檔案管理制度迫在眉睫.對于檔案的管理工作，首先要有專業的工作人員進行收集整理、管理材料，其次要完善檔案管理工作的規章制度，加強檔案工作的保密性，最后要建立嚴格的檔案歸檔、借閱以及使用制度，全面提高成人教育學生檔案管理工作的質量.
3.4提高成人教育學生檔案管理工作人員的專業素質
學生檔案的管理是一項至關重要的工作，對于其進行管理的工作人員必須要具備專業的素質，學校要選擇專業、優秀的檔案管理人員來任職這項工作，而不能為了減少成本，選擇一些其他崗位上的人員來兼任，學生檔案管理工作需要工作人員具備較高的熱情以及業務能力，因而學校要對檔案管理的工作人員進行定期的專業培訓，提高他們工作的積極性，加強他們管理檔案的能力.另外學校要針對檔案管理人員建立相對應的監督機制、獎懲制度、考評體系，通過對檔案管理人員工作的監督檢查，來提高他們工作的質量，對于工作效率高的人員給予一定的獎勵，然后按照優上劣下的原則，根據工作質量的高低來決定工作人員的職務與職稱，通過這三種方式來激發工作人員的工作積極性，提高他們工作的效率，從而推動整個檔案管理隊伍整體專業素質的提高.
3.5完善檔案管理方式，創新檔案管理方法
隨著社會信息化、科技化的發展，成人教育學生檔案管理中以紙質形式記載學生信息的方式已不能滿足高校對檔案的管理需求，因而對于成人教育學生檔案管理應在紙質形式保存的基礎上，充分發揮信息化科技的作用，實現檔案數字化、電子化、科學化.
4結語
科技檔案管理的重要性范文5
【關鍵詞】醫院綜合檔案信息化；重要性；措施
【中圖分類號】R197.32 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）01-0332-01
1 醫院綜合檔案管理的現狀
醫院檔案涵蓋了醫院管理的各個方面，包括文書、人事、病歷、財務、基建等很多重要檔案。但由于醫院對檔案管理的意義認識不足，重視不夠，醫院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段，存在著設備技術落后、存儲空間有限、資料容易遺漏、檢索困難、查找麻煩的諸多不足，使檔案開發利用率低，發揮的作用不大，醫院綜合檔案管理已跟不上醫院日趨發展的需求。檔案工作隊伍存在著專業知識老化，知識面窄，知識結構不合理、缺少高層次的檔案專業人才等問題。這些情況已嚴重阻礙了醫院檔案事業的發展。
2實現醫院檔案管理信息化的重要性
2.1 檔案信息化是發展醫療衛生事業的必然要求
檔案信息化可以促進醫院信息化建設和規范化管理，提高醫院信息化管理水平。
2.2 檔案信息化是加強醫療衛生工作的需要
醫院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫務人員的醫、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫院領導的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數據，而檔案信息化在充分發揮檔案的這些功能方面有著獨特優勢。
2.3 檔案信息化可為醫療業務工作提供高效、優質的服務
實現檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能改變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為醫院的醫療、教學、科研等業務工作服務。
3醫院檔案信息化管理的應對措施
3.1 醫院檔案管理納入醫院發展規劃
檔案信息化管理應緊密聯系醫院的發展戰略，醫院領導要充分認識到，醫院多年積累的檔案對醫院發展的重要性，只有醫院領導足夠重視和支持，把醫院檔案管理納入發展規劃，才能把醫院綜合檔案管信息化落到實處。
3.2 加強檔案信息化建設中軟件配套工作
建立相對穩定的檔案信息化管理體系，這是檔案工作向信息化邁進的必由之路。檔案信息化建設應與醫院的網絡建設同步進行，實現資源互補。
3.3 加大資金投入，完善信息化設備
在檔案信息化管理中，首先需要配置穩定、可靠、安全和較高性能的信息化硬件設施，以滿足信息化環境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求。
3.4 加強檔案管理人員培訓
要實現醫院檔案信息化，提高檔案管理的質量和檔案資源開發利用的效率，需要利用現代科學技術手段和方法進行管理，這就要求醫院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業知識素養，還要具備熟練掌握現代化信息技術的能力。通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發展的需要。
3.5 信息化檔案安全防范
科技檔案管理的重要性范文6
[關鍵詞]事業單位；檔案管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02
事業單位在日益發展中，體系制度、人才任用都向著更加健全全面的方向進步，但是唯有檔案管理似乎在幾年內都很少明顯的變動，很多人認為檔案管理工作簡單、創新性小，所以事業單位本身也沒有投入太多的精力在檔案管理方面進行改革，但是我們不難發現近年來事業單位的檔案管理問題層出不窮，而且很多問題都是歷史遺留的，一直沒有改進，所以檔案管理一直沒有進步，也沒有好的發展。
一、事業單位檔案管理的范圍
第一部分是行政檔案管理。這一部分檔案中涉及到上級下發的文件，本單位發出的文件，各部門的工作計劃、總結等，還有一些信函、會議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業單位行政工作的主要內容。對于上級的檔案文件一般會下發給部門進行學習貫徹，比如針對十的召開，開展一些關于學習十精神的演講比賽或者相關活動的通知等都屬于上級文件；本單位的文件比如說針對上級文件我們單位自己將要組織什么樣的對應活動，或者為了提高單位工作人員的素質，促進工作更好地開展，單位進行一些諸如演講之類的比賽，這都是本單位的一些行政檔案。工作計劃或者總結之類的內容是總體衡量一個部門、一段時間工作得失的一個標準，各單位根據自己的不同情況不定時間的要求部門編寫工作總結或者針對前一陣的部門發展撰寫下一階段的工作計劃，這是讓部門工作不斷完善、不斷進步的一種方式，也是我們事業單位行政檔案的一部分，還有一些信函會議記錄，這都是對單位發展的一種監測監督。
第二部分是人事檔案管理。這里面的內容是每一個在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎勵處分等信息。人事檔案是對每個人來說最重要的物品，個人要晉職稱、轉調或者一些行動都需要個人檔案作為支撐。如果沒有個人檔案，或者經查有不屬實的地方，這些行為都將視為無效，所以個人檔案也受到每個人最大程度的重視，以至于很多時候當我們說起檔案，一部分人僅認為是個人檔案。
第三部分是財務檔案管理。事業單位不同于行政單位，所以財務管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財務檔案中包含有日常的財務支出憑證，每一次財務支出的目的、用途、金額等內容都要做好全面的記錄，也要有相關的發票等作為支出用途的依據；還有各種財政收入，每一筆款項從何而來都要做好詳細記錄；對年度預算、預算調整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財務總結預算工作的依據；年度季度的財務分析報告也是財務檔案的重要內容，通過財務分析了解財務使用效率，還有諸如繳納的各種社會費用、收支的立項計劃和執行情況等，總之，單位的一切財務支出由財務部門進行的整理分析都是事業單位的財務檔案。
第四部分是業務檔案。這里主要內容就是業務學習、業務考核、業務會議記錄等內容，像現在每年都會進行的事業單位招考就屬于業務范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業務檔案，還有單位組織進行的業務培訓，因業務需要采購的圖書雜志等這些資料、材料都是業務檔案管理的重要內容，這些屬于業務范疇的工作內容，有關資料的記錄就是以后類似工作的一個依據參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內容。
二、事業單位檔案管理問題
首先，檔案管理混論，沒有形成有效合理的管理方案。檔案作為一個人最為重要的證明，很多單位對其重要性并沒有認識到。很多事業單位檔案管理混亂，比如說我們現在每年都會有地方的事業單位招考，這時候大批的人才被招進事業單位，但是問題在于很多單位并沒有及時地進行檔案整理存檔。在一些大的單位這種現象還稍微好一些，對招進的人才能夠及時了解調查，然后把檔案整理歸類存檔；一些小的單位或者地區比較偏遠的單位，這樣的存檔管理就比較懈怠，混亂的情況也就時常存在。
其次，檔案管理員素質不高，缺少專門的檔案管理專員。檔案管理看似簡單，其實蘊含著豐富的學問，但是現在我們看來，很多的事業單位沒有專門從事檔案管理的專員，在進行事業單位考試的時候檔案管理員一欄的專業限制很多都是不限，而且大多數事業單位沒有意識到應該派專門人員從事檔案管理，更有甚者很多單位派一些退居二線年齡較大的人員從事檔案管理，所以很多情況下事業單位的檔案管理人員素質較低，缺少專業性。
第三，事業單位檔案管理制度落后，并且缺少科學性和技術性?，F在單位發展注重效益，辦公室、財務部才是主要的改革發展部門，大部分單位都忽視了檔案管理部門的制度改革。一般人會認為，檔案管理就是簡單的存檔調動，但是檔案管理的過程步驟卻是非常重要、周全的，一個環節出現錯誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學技術在各行業都有應用，但是在事業單位的管理部門卻沒有很好地利用起來，檔案入網、跟隨記錄這些都沒有做到位，所以龐雜的檔案也就得過且過地管理著，沒有形成很好的制度體系。
第四，對檔案管理的重要性沒有認識到位，思想態度懈怠。檔案分為很多不同的類型，事業單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來說，涉及到國家政府部門的文件方針；從微觀來說，有各自單位的文件和人事檔案。國家政策方針關系到國家發展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個人來說，每個人的檔案就是自己人生經歷的一個證明，如果這個證明出了問題后果將不堪設想。不論從哪個角度來說，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒與對此有所重視。筆者認為態度決定一切，正是因為單位中沒有人足夠地重視檔案的重要性，所以檔案管理才會一直比較松散，制度化、信息化一直得不到落實，這樣就使得檔案工作長期處在被忽略的狀態下，工作人員也是應付了事，長此以往檔案管理就會陷入混亂，文件丟失、秘密外泄，這樣不可想象的嚴重后果總有一天也會接踵而至。
三、如何促進事業單位檔案管理的更好發展
（一）加強制度化管理，促進事業單位檔案管理的有序發展
“檔案管理是整個行政事業單位協調、有序、高效運行的有效保證?！薄?〕制度是任何單位正常運轉的保障之一，沒有規矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進行也必須進行一些制度化的管理控制。首先，對在職人員的檔案管理應該認真整理，按照單位的要求根據不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進人員的檔案應該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應該按照程序整理歸類。其次，對于一些轉調人員的檔案，應該制定嚴格的提取檔案，轉走檔案的轉接制度，保證檔案在轉接過程中沒有中間漏洞，不會因為中間環節沒有監管到造成檔案的遺失。檔案整理應該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應該記錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細致的記錄，歸還后應該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。檔案歸還時應該檢查好檔案內容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責任，用嚴密的管理制度和嚴格的法律規范，規范檔案管理行為。
（二）提高檔案管理人員素質，提高檔案管理質量
管理人員的素質是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。在招聘的時候，事業單位應該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業化；另外，單位人員在安排崗位時，要認識到檔案管理的職位不是隨便一個人就可以勝任的，要選擇接受能力強、邏輯能力強的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運行。比如說，檔案一般是紙質的形式存在于檔案館內，我們在進行檔案管理的時候要注意室溫、防潮、防蟲，這些工作都應該由專業人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質是十分必要的。
（三）增強檔案管理的科技性，讓檔案管理與現代科技接軌
“計算機網絡技術的飛速發展和廣泛運用使檔案信息管理逐漸邁入了現代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發展創造了契機?！蔽覀儜撟⒁庾屖聵I單位的檔案管理入網，并且單位之間可以結成全部事業單位的整體檔案網絡，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運行的問題，也讓檔案有一個備份，這樣也可以方便單位之間的人事調動檔案轉接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設備都可以根據實際應用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學性和嚴謹性。比如，現在很多企業投資讓云技術進入檔案管理領域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學性和效率，這為我們檔案管理提供了一個新的借鑒，科技進入檔案管理是一個發展趨勢，只有把科技與檔案管理良好的結合才能促進檔案管理的優質發展。
（四）提高思想意識，重視檔案管理
各事業單位尤其是單位領導應該做好帶頭表率作用，重視檔案管理工作，把檔案管理作為日常管理的重要一環，尤其是一些重要檔案的管理要納入日常的工作議題中。在辦公會議上，應該適時對檔案管理的方式方法、遇到的問題等內容進行討論，共同解決問題研究方案，把單位的檔案管理工作放在與其他工作平行的位置上?？梢猿闪ｉT的檔案管理負責領導班子，定期對檔案室的有關情況進行調查了解，及時發現問題、解決問題。對于提高管理的一些可行性方案，領導應給與足夠的支持與肯定，加強檔案室硬件管理，定期對檔案管理工作作出考核評定，在全單位樹立起重視檔案管理的意識和作風。
我們通過上文的分析，首先找到了檔案管理存在的一些問題，這些問題并不是太大的問題，但是時間太久又遲遲沒有改進所以改變起來會有一些阻礙，但是我們根據這些情況提出了建議措施。如果事業單位能夠進行一番大刀闊斧的改革，事業單位的檔案管理會有一次大的進步，也可以為以后的檔案管理發展提供更好的環境和基礎。
〔參 考 文 獻〕
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〔3〕程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析〔J〕.科技創新導報，2011，（20）.
