前言：中文期刊網精心挑選了電子化檔案管理范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。
電子化檔案管理范文1
電子檔案主要是利用計算機來對檔案信息進行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。相較于紙質檔案來講，電子檔案在安全性方面還存在一定的不足之處。但由于電子檔案的便捷性和高效性，有利于為人們提供更優質的檔案服務，因此需要對檔案管理電子化給予充分的重視，并對檔案管理電子化實施過程中存在的問題進行有效解決和完善，從而使檔案工作能夠更好的服務于人們的工作和生活。
一、檔案管理電子化實施中存在的問題
（一）沒有統一的檔案管理系統。當前我國檔案還處于紙質檔案和電子檔案共存發展的局面下，在當前檔案網絡建設過程中，還沒有統一的檔案管理系統，不僅建設標準缺乏統一性，而且沒有數據交換的機讀目錄檔案系統，這就對檔案開發、服務和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實現檔案資源的共享。
（二）不具備通用性。長期以來我國檔案一直采用紙質載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計算機型號和規格不統一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當前檔案管理系統軟件開發存在一定的滯后性，當前還沒有開發出來一個能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實現，也給我國檔案管理電子化的發展帶來了較大的阻礙。
（三）檔案管理缺乏標準性和規范性。檔案管理電子化的實現，需要從強化檔案管理標準化和規范化的工作入手。但當前檔案管理中，長期以來對紙質檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質量不高，缺乏規范性，各類檔案著錄細則缺乏相容性，而且系統軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統都是針對自身的需求來對檔案信息進行歸納管理，從而導致檔案管理缺乏標準性和規范性。
（四）檔案管理人員的素質有待提高。在檔案管理電子化實施過程中需要由具有較強綜合素質的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，而且能夠對計算機進行操作，掌握各類先進的技術。但在當前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術水平較低，復合型人才缺乏，部分人員對接技術接受能力較差，因此即使配置了現代化的檔案管理設備，也無法有效的發揮出設備的重要作用，這對檔案管理電子化的實現帶來了較大的影響。
二、檔案管理電子化實現的路徑
（一）加強檔案管理的標準化、規范化。在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節，做到檔案標準化、規范化，才能發揮系統的作用。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺。建立統一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內部的局域網服務器上建立一個專門的區域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結果編寫檔案目錄，把相關的檔案放在相應的目錄之下，并對不同等級設置不同的訪問權限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。
（三）重視檔案信息數據庫的建設。檔案管理電子化實施過程中，需要以檔案信息數據庫作為重要的核心和基礎。通過構建檔案信息數字庫，形成檔案信息數據集合，以此來推動檔案管理電子化的實現。在具體實施過程中，檔案管理軟件開發人員需要加強與檔案管理人員的溝通和聯系，對檔案數據收集來源進行我，并針對不同檔案信息的來源和類型來對檔案進行數字化處理和歸檔，為后續檔案的開發利用奠定良好的基礎。另外，在檔案信息數據庫建設過程中，還需要針對當前計算機軟件和硬件平臺的快速發展變化情況，做數據庫內容結構的完善工作。
（四）加強對電子檔案管理人員的培養。在檔案管理電子化建設過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進即懂計算機技術又懂檔案專業知識的復合型人才，同時加強對現有檔案管理人員的培訓，加大培訓的投入力度，努力提高檔案管理人員的計算機專業技能，增強自身的專業知識的積累，能夠熟練操作各種先進的檔案電子管理的設備，加快推進檔案管理電子化目標的實現。
（五）做好硬件設施的維護、更新工作。由于科技的不斷進步，計算機也在不斷地更新換代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術和軟件技術也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設施的維護和更新工作是相當重要的。
電子化檔案管理范文2
醫院科研檔案特點主要表現為以下幾個方面：①形成周期長且強連續性?？蒲谢顒咏洑v的時間均比較長，涉及到的范圍較廣且內容也比較多，資料較為復雜，從立項一直到完成科研課題均需要經歷一個較長時間，為多次失敗和成功所獲結果；②學科突出且專業性強。醫院所開展的科研課題均是根據專業來實施，比如基礎研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內科、婦科以及外科等。醫學研究中針對不同的專業所開展的科研活動均有著各自的特點，對此在科研檔案的分類上也應凸顯出其專業性特點；③項目協作較多且學科綜合性也比較強。隨著社會經濟不斷的發展，信息技術的進步，各種邊緣學科以及交叉學科的出現，在醫學研究中大量創新技術也被廣泛地應用，而這些也使得很多醫學科研課題并非某個獨立的專業或者學科就可完成，而是多個學科和專業共同聯合以及研究才可完成。對此，在這種形式下所進行課題研究，不管是數量還是載體均比較大且多樣，同時綜合性也相對較強，而這也就要求在分類的過程中除了要確保各學科自身的獨立性，同時還要確保課題研究的整體性以及完整性。
2基于電子化實施醫院科研檔案管理的重要性
在醫院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數據以及圖表等科技資料，真實且準確地記錄著科研活動的整個過程，為醫院檔案重要構成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學資料、記錄、實驗數據以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉化應用等。每個科研項目自申報、課題立項、執行、成果鑒定、評獎以及到應用推廣均離不開管理。不管是在醫院社會服務上，還是在醫院內部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫院管理和醫務工作人員有關信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務聘任、科技決策、職稱晉升、科學研究以及技術交流等提供比較可靠且真實的信息依據，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應的科研信息給醫院領導，為其在選擇科學建設內容和方向上提供合理的決策依據。加強醫院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫院學科發展以及提高醫院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫院科研水平的提高，醫院科研項目的增多，檔案的數量也相應的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學地對科研檔案實施管理，需尋求一種現代化管理方式，即電子化管理。
3在電子化的基礎上所實施的醫院科研檔案管理
3．1信息管理系統的開發以及應用
隨著科研項目的增多，醫院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發一種信息管理系統，這一系統具備錄入以及查詢科研項目有關信息的功能，不僅能進行科研項目有關信息的錄入，同時還便于全院某學科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關科研項目的信息錄入至信息管理系統，比如科研項目編號、項目負責人、科研經費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關于科研項目的信息導入系統中。此外，該系統還能隨時增添數據模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫院領導和有關管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統設置了相應的查詢功能。只要輸入相應的時間就可進行有關信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導出來，并直接發送給需要的有關部門和領導，或者直接將其打印成報表；②學科科研項目。醫院學科評估、建設以及重要學科的申報，一般需提供某學科科研項目實施情況的有關信息，該系統具有某時間段某學科科研項目有關信息資料的查詢功能?；谝樵兊膶W科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學科項目查詢就可得到該學科有關報表。此外，其還具備電子報表導出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫院職務評聘或者職稱評審等相關情況提供給科研工作人員時，利用該系統能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。
3．2科研檔案的電子化分析
（1）實現科研檔案電子化管理，必須要具備兩個條件，即硬件條件和軟件條件。
硬件條件就是要具備相應的計算機、照相機或者掃描儀。所用計算機其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負片掃描儀來進行掃描以得到電子化檔案。若為紙質文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時掌握相應的計算機操作技能。
（2）規范科研檔案電子化。
結合本院實際情況和科研項目的具體情況，制定相應的檔案管理規范準則和標準，若有必要可附上相應的說明。在管理中要求科研項目的實驗數據、申報資料、實驗過程記錄情況、科研總結、實驗圖片以及驗收鑒定等應以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負責的科研立項相關文件、科研專利、獲獎證書或者科研論文等均由科研管理者進行負責掃描，且借助于PDF的格式進行存檔。
（3）歸檔。
由科研檔案管理者對電子化科研檔案實施歸檔，并制作相應的檔案目錄，規范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應用。除此之外，每天還需對科研檔案實施備份，保障數據和檔案的安全。
（4）宣傳。
加強電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報、網絡平臺等方式進行宣傳，確?？蒲泄ぷ魅藛T明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。
4總結
電子化檔案管理范文3
關鍵詞：文書檔案;信息電子化應用;應對措施;
文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01
一、信息電子化的文書檔案應用優點分析
1、提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
2、辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
3、文件和文字信息得到充分交流與共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
4、電子文件保存的穩定性。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
二、信息電子化的文書檔案應用存在的問題
1、電子文件保密性受限制。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2、對檔案綜合管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、信息電子化的文書檔案應用的應對措施
針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1、信息化系統內、外網隔離。在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據;管理進、出網絡的訪問行為;封堵某些禁止的業務;記錄通過防火墻的信息內容和活動;對網絡攻擊的檢測和告警。
2、提高檔案人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
四、結束語
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。
參考文獻：
[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J].平頂山師專學報，2001，5
電子化檔案管理范文4
關鍵詞：新形勢 檔案管理工作 規范化 電子化
一、前言
幾年來，我在縣民政局從事低保工作，整理完善低保檔案，在檔案管理工作的規范化、電子化上進行了有益的嘗試，體會頗深，有了一些新的見解和認知，與大家進行共同探討。
城鄉居民最低生活保障，簡稱低保，包括城鎮低保和農村低保。低保政策是一項對低于當地最低生活標準的城鄉貧困人口實行差額補貼的社會救助制度，也是一項很重要的惠民政策，它是保證貧困群眾的生存之本。
貧困對象向戶口所在地即村委會（或社區居委會）提出書面申請和身份證等相關材料，村委會（或社區居委會）通過開會評議，評選出符合條件的對象上交鄉鎮民政所（或社區辦），調查核實該戶情況是否屬實后上交我們低保股，統一入戶調查并在村級政務公開欄公示7天無異議，才可享受低保待遇。
二、檔案管理工作的規范化電子化策略
1.保證信息資料健全
低保檔案包括城鄉居民最低生活申請表和審批表、身份證和戶口本復印件，均一式三份，由縣、鄉（或社區辦）、村委會（或社區居委會）三級分別保管，政務公開欄公示照片和收入證明等相關材料一份由我們低保股保管。
城鄉最低生活保障申請表、審批表，身份證和戶口本復印件公示照片缺一不可，且申請表、審批表需填寫低保對象的戶主信息，如姓名、性別、身份證號碼、家庭住址、家庭成員的詳細信息、有無勞動能力、家庭收入、住房情況和土地等，審批表上除填寫低保戶信息外，還有村級委員會（或社區委員會）主管領導簽字蓋章，鄉鎮民政所（或社區辦）主管領導簽字蓋章。
2.加強低保檔案的規范化管理
低保戶的申請表和審批表均由黑色碳素筆手寫，字跡工整，文字周正，大小寫要區分。低保金按月發放，且我們低保股已于2008年底實行社會化發放。我縣共13個鄉鎮，232個村，我們低保股已更換成新鐵皮柜，實行每鄉一檔案柜，每戶一檔案袋，以村委會（社區居委會）為單位附上索引，明顯標志編號。且我們低保股已安裝防盜門窗，以保障低保檔案的安全，并設定出專人專崗來管理檔案。為了進一步加強低保檔案規范化管理，筆者認為應當建立和完善納入檔案管理體系的領導負責制、綜合計劃制以及目標管理制和部門及個人考核制。在單位內部，分工職責一定要明確；在目標管理以及考核實施細則、目標管理考核結果以及任務分解表中，應當體現出檔案管理工作的重要性；在制定綜合計劃時，應當充分考慮低保檔案以及軟硬件客觀要求，確保檔案管理設施的齊全、資金充足。
3.低保檔案的電子化
我縣人口眾多，紙質檔案翻閱起來費時費力，我們低保股也在全面進行全縣幾千低保戶檔案的電子化，包含低保戶的姓名、性別、身份證號碼、家庭成員信息等。這樣也為查找單個低保戶信息大大節省了時間，提高了效率，且為低保檔案又上了一份保險。建立統一的低保檔案管理制度，以做實做細低保檔案為抓手，在紙質檔案的基礎上，不斷完善電子檔案信息內容，并將每月城鄉低保對象與現有低保戶檔案進行比對，對不符合條件的低保對象堅決予以取消，對新增的對象及時進行調整，將低保信息系統里的數據進行清查復審，全力做到電子檔案與城鄉最低生活保障信息保持一致。
4.低保檔案的動態管理
低保戶并不是永久性不變，而是動態管理，每個月有條件好轉的或去世的低保對象進行刪減，對條件不好的貧困對象予以增加進來，隨之縣鄉村三級的低保檔案也要相應增減。檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。檔案作為一種特殊的“產品”，其設計、開發以及利用全過程，都應當符合質量要求。檔案管理工作的規范化和電子化，要求從文件形成的具體環節入手，對齊進行動態化管理。從某種意義上講，檔案管理中的問題，雖然比較容易解決，但是文件材料的形成辦理問題，卻是比較棘手的。比如，有些問題當時得到了補救，但是文件材料的原始憑證以及依據作用等都會喪失，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規范化管理才可持續性改進。
總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機制的改進，并非一蹴而就的，需要合理的規劃，從思想觀念、制度以及人員和技術管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實現規范化、電子化。
參考文獻
[1]陳文天.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J]城建檔案，2015（10）
[2]何彥.關于文書檔案管理工作的規范化思考[J]辦公室業務，2016（1）
[3]張洋.芻議如何加強管理檔案管理工作的規范化管理[J]科技創新與應用，2015（12）
[4]王樹云.淺談檔案管理的發展趨勢――檔案管理的信息化[J]赤子（上中旬），2015（1）
電子化檔案管理范文5
關鍵詞：事業單位；人事檔案；電子化
事業單位人事檔案管理工作關系著單位員工的個人發展，人事檔案中記錄了員工的個人工作情況，績效情況等等，是單位對員工進行調動的依據。檔案管理工作發展已久，如今，傳統的檔案管理工作方式已經不能夠滿足社會發展的需求，越來越多的單位開始嘗試并踐行電子化檔案管理，這也是未來檔案管理工作發展的一個趨勢。
一、當前事業單位人事檔案管理的電子化建設趨勢
電子化建設是當前我國社會發展中檔案管理工作的發展趨勢，相比于傳統的紙質版檔案的管理，電子化檔案管理能夠提高檔案管理的工作效率，一切的檔案管理流程采用信息化的檔案管理方式，通過計算機就可以完成，這大大提升了檔案管理的工作效率，縮短了檔案管理的時間，同時也簡化了一些檔案管理的流程，對于檔案管理工作而言，是非常好的一種管理方式。
此外，電子化檔案建設也是顛覆了傳統檔案管理工作模式的一種檔案管理工作方式。傳統的紙質檔案不僅內容復雜，檔案保管還需要占用一定的空間，需要管理人員花費很大的精力和很多時間去整理檔案，人財物的耗費量都是比較大的。如今，電子化檔案建設的趨勢越來越突出，人們更加傾向于電子檔案的運用，同時，也簡化了工作流程，降低了工作壓力。相比于紙質檔案的管理，電子化檔案管理也能夠提高檔案的準確性，減少一些人為的錯誤，對于檔案的保管更加細致，提高了檔案保管的整體水平，是順應當今社會的發展需求的，同時，也是未來檔案管理工作的發展趨勢。
二、事業單位人事檔案管理存在的問題
事業單位在人事檔案管理方面的壓力較大，人事檔案管理工作復雜，事業單位的人員數量多，檔案存量大，同時，檔案管理工作人員的工作能力有限，因此，在人事檔案的管理工作開展中還面臨著一些問題，具體分析，事業單位人事檔案管理工作發展中存在的問題主要表現在以下幾個方面。
（1）電子化程度不高
人事檔案的電子化管理如今已經成為檔案管理工作的一個發展趨勢，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時也能夠提高檔案內容的準確性，減少一些人為因素導致的出現錯誤的情況，從這一點上來講，電子檔案管理方式的優勢是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前事業單位人事檔案管理工作的發展情況來看，很多事業單位中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現在事業單位人事檔案管理中的軟件和硬件設施不夠完善。
電子化的檔案管理工作不僅需要依托事業單位對檔案管理工作的足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關部門對檔案管理的工作有足夠的軟硬件設施的支持，這是電子化檔案管理工作實現的最重要的依托。當前，很多事業單位中對于人事檔案的電子化管理的關注度不夠，重視程度比較低，因此，在這樣的情況下，很多事業單位忽視了對單位內部的人事檔案電子化建設的硬件和軟件設施建設的支持。此外，事業單位對檔案電子化建設支持力度不夠還表現在，事業單位沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設工作，這一點也導致了電子檔案建設和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設中的軟硬件設施的建設工作，制約了事業單位檔案管理電子化的建設和發展。
（2）缺乏檔案電子化管理人才
人才是檔案管理工作發展中的重要支持，人才對電子檔案管理工作的支持也是事業單位檔案管理電子化的軟件支持，當前，在一些事業單位中，單位內部對于檔案電子化管理工作的支持力度不足，突出表現在缺乏專業的檔案管理人才，特別是缺乏具備電子檔案管理工作的專業人才。
當前在一些事業單位中，從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，很多事業單位中檔案管理工作沒有專業的部門來開展，而是交給人力資源部門負責打理檔案相關事宜，這一點就導致了事業單位中沒有專業的人才來負責檔案管理工作，人力資源部門還需要管理績效考核以及人員招聘等工作，在這樣的情況下，對于檔案管理工作也是有心無力。同時，人力資源管理工作人員對于檔案管理工作的認識有限，在一定程度上也缺乏專業的檔案管理知識，更不用說電子化檔案管理方面的能力，同樣也存在很多的不足，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作缺乏專業的管理人才，已經成為影響事業單位人事檔案管理工作開展的重要因素。
（3）檔案資源開發與利用不成熟
檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時代的來臨，在檔案管理工作中，使用者需要對檔案有一定的權限了解到員工的檔案中記載的信息，因此，這種需求的導向下，社會對于檔案管理的流動性需求也就加強了。
對于檔案資源的開發和利用也需要在電子化檔案管理的基礎上，破解流動性需求無法滿足的難題，對于檔案資源進行開發和利用。但是，就目前情況來看，電子化檔案管理工作實現的過程中，還面臨著檔案管理流動性需求的滿足有限，檔案資源的共享性標準還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發利用都不夠成熟。
三、事業單位人事檔案管理電子化建設
事業單位在未來的發展中，要充分了解和認識到檔案的電子化管理對于未來人事檔案管理工作的重要意義，當前在我國的事業單位發展中，檔案的電子化管理標準的需求還得不到很好的滿足，未來可以從以下幾個方面入手，實現檔案的電子化管理。
（1）加快檔案管理系統的電子化建設
在電子化檔案管理工作的開展中，首先要做好的就是檔案管理系統的建設，未來，在事業單位的人事檔案管理工作方面，要充分重視起電子檔案系統建設的需求，單位內部要針對性的對電子檔案管理系統進行建設，建立更加先進的檔案管理系統，同時，有針對性的適應本單位對檔案管理工作的需求，提升系統對檔案管理工作的適應性。
電子化檔案管理建設工作的開展中，系統的建設要注重實用性，保證人事檔案管理工作人員能夠更快的適應系統。此外，系統的建設還需要更加保密，做好對人事檔案的保密工作。
（2）加快檔案管理的軟硬件建設
未來在檔案管理工作中，要更加重視軟硬件設施的建設，事業單位內要提升對電子化檔案建設工作的重視，增加對電子化檔案管理硬件設施的配備能力，從資金方面加大對硬件設施建設的投入力度。此外，還需要設定專門的機構和人員負責人事檔案的管理，切實實現對檔案管理的層次化和細化，將檔案管理工作規范起來。合理運用硬件設施，提升檔案管理工作的軟實力。
（3）加快建設檔案管理電子化人才
檔案管理人才的吸納和培養也是未來事業單位檔案電子化管理工作中需要關注的重點問題。針對當前人才投入力度和人才人員短缺的情況，未來，單位內部要加強對現有的檔案管理人員的培訓工作，提升他們的檔案管理工作能力，強化技能培訓，讓他們更好地掌握電子化檔案管理的工作技能。此外，還可以吸引一些專業的電子化檔案管理工作人才，豐富檔案管理工作人才隊伍，提升檔案管理工作的整體水平。
電子化檔案管理范文6
關鍵詞：稅務機關 稅收征管檔案 電子化管理
1.當前稅收征管檔案管理中存在的問題
1.1數字化程度不高，費時費力。目前，大多數稅務系統稅收征管檔案歸檔方式主要是分類序時歸檔。雖然便于整理、裝訂和排列，但它沒有遵循稅收征管檔案形成的規律，破壞了它們之間的有機聯系，不利于檔案查閱利用，在此種方式下歸檔，著想了解某個納稅人的納稅情況，就得查遍幾卷、甚至幾十卷檔案，然后還要把有關內容綜合在一起，工作量可想而知，結果還有可能漏檢。
1.2檔案管理分散，歸檔質量無法保證。不同的檔案，分散在不同的部門、不同的人員管理，造成檔案散落，查詢極其不便，致使檔案利用率低，檔案管理沒有充分體現全過程記錄的原則。
1.3檔案分類歸檔標準不統一?，F行征管資料歸集，一般只對納稅戶的申報資料的歸檔時限，審核要求作了規定，對登記類、認定類、核定類及其他涉稅文書的歸檔時限沒有明確，以致造成當前的征管資料盒中大多數只歸集到納稅申報資料和登記資料，其它資料收集到了，也較為零散。
1.4手工操作與電子信息不對稱。手工歸集后，紙質資料與計算機中的電子信息內容很容易出現不一致的現象，因為當前歸集資料的人基本上不可能將紙質資料逐戶逐份與業務系統中的信息逐項核對。
1.5缺乏稅收征管檔案電子化管理理念。雖然各級稅務部門普遍意識到稅收信息化對于稅收征管的重要作用，投入了大量的人力、物力、財力，開發建設各種稅源監控、納稅服務、稅務檢查系統及軟件，但在制定信息化建設發展規劃時，并未將檔案管理納入其中，使得檔案管理電子化無法真正介入信息化方面規劃和系統實施中，造成電子檔案管理制度、管理方式、服務層次上的滯后，盲目和無序狀態。
2.建立稅收征管檔案電子化管理的必要性
所謂“征管電子檔案”，就是指稅收征管過程中形成的各種檔案資料經過掃描儀、采集卡等進行數字化處理，轉化為存儲于計算機數據庫中的電子信息。通過數據庫管理系統、計算機網絡以及相應的管理軟件，統一對電子數據進行分類、編目、歸檔，實現征管資料電子數據的高密度存儲、快速傳輸和無地域、無時限資源共享以及查詢利用。其內容包括基礎管理類、征收報表類、稽查文書類、發票使用類、其他類等文書資料，基本上涵蓋了稅收征管的全過程，處在地稅系統局域網覆蓋下的任何一臺計算機經合理授權，只需輸入密碼即可對企業日管、申報、征收以及發票領購、使用、繳銷等情況進行查詢和統計。
2.1征管檔案電子化管理是稅收征管改革的必然要求。按照傳統的做法，征管檔案屬于管理服務范疇，其業務歸屬于管理局看上去比較合適。然而，根據新一輪稅收征管改革的要求是：在稅收信息化、網絡化條件下，在地級市乃至省級范圍內實現集中征收和一級稽查，各縣區局成立專業管理分局。在這樣的管理模式下，按照傳統的檔案管理辦法，征管檔案就面臨被分割的可能，納稅人的資料需要分別放置三個部門，無法保證納稅人征管檔案的完整性和全面性。因此，有必要對征管檔案實行電子化管理，充分利用網絡資源保證納稅人基本信息的全面性和完整性。
2.2征管檔案電子化管理是強化稅收征管工作的需要。稅收征管檔案管理是稅務機關實現科學化、規范化、信息化管理的基礎和手段，是開發征管檔案資源，提高檔案利用率的基礎，是監控征納雙方稅收行為，考核征管質量好壞的重要手段和依據。根據稅收管理發展新趨勢的要求，只有對納稅人基本信息和履行納稅義務情況進行科學、有效的分析監控，才能進一步提高稅收征管質量。
2.3征管檔案電子化管理是是開展納稅評估工作的需要。實行稅收征管檔案電子化管理，有利于評估人員通過電子檔案，對納稅人當期履行納稅義務情況和扣繳義務人當期履行代扣代繳義務情況的真實性、準確性和合法性進行綜合評定，查找申報錯誤和分析具有普遍性、規律性的異常申報問題，及時糾正和處理納稅人納稅行為中的錯誤，同時為稽查環節提供案源信息，并為評定納稅信譽等級提供依據確定納稅評估對象，保證納稅評估工作的成效。
3.實現稅收征管檔案電子化管理的作用
3.1有利于檔案管理的規范化。將征管資料檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式在稅收征管檔案電子管理系統中進行規范，不按規定流程整理便無法歸檔，解決了目前紙質征管檔案資料管理中的標準不統一、內容不齊全，整理質量不高，整理的規格不統一等問題。
3.2有利于提高征管檔案的歸檔率和完整率。實行電子檔案管理可以在納稅人涉稅事宜時立即掃描錄入微機，解決了有些單位平時不注意征管資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。另外，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了征管檔案的歸檔率和完整率。
3.3有利于檔案的日常管理。一是電子檔案以電子數據的形式存儲紙質檔案資料，幾百甚至幾千本紙質資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設施，節約了人力和財力，管理起來十分方便；二是凡是經過授權的微機，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類征管資料，提升了稅務機關的征管基礎信息管理水平，提高了征管資料檔案利用價值；三是紙質資料一旦按某種分類方法歸檔裝訂后，就很難再改變，而運用數據編程技術卻可任意地對電子檔案進行排序、組合和檢索，輕而易舉地實現了“一戶式”與“分類式”檔案管理模式的結合。
